Hebt u een fase wel eens verward met een proces? Of een portfolio met een resultaat? Misschien niet, maar terminologie van projectmanagement kan verwarrend zijn, en dit artikel kan u helpen om dit op te lossen.
In dit artikel
- Wegwijs worden: fasen, processen, portfolio's en producten
- De uitvoer: de af te leveren producten van uw project
- Hoe past Microsoft Project in uw projectmanagementsysteem?
- Heb je er nog niet genoeg van? Wilt u nog meer informatie?
Wegwijs worden: fasen, processen, portfolio's en producten
Een project bestaat uit een reeks activiteiten die plaatsvinden volgens een schema en die een bepaalde vorm van uitvoer produceren. Sommige projecten staan op zichzelf en hebben geen relatie met ander werk in een organisatie. Sommige projecten maken daarentegen deel uit van grotere inspanningen, zoals fasen, processen, programma's en portfolio's.
Fasen
Projecten kunnen gefaseerd worden gepland, zodat meerdere projecten met hetzelfde doel gezamenlijk kunnen worden beheerd. Een liefdadigheidsinstelling houdt bijvoorbeeld elk jaar een inzamelingsactie. Voor het beheren van alle projecten die aan de functie zijn gekoppeld, worden de projecten gegroepeerd in drie fasen: Planning, Gebeurtenisdag en Follow-up. Elke fase bevat meerdere projecten.
| Fase | Projecten | Fase uitgang |
|---|---|---|
| Planning |
|
Voltooid gebeurtenisplandocument |
| Dag van het evenement |
|
Gebeurtenis wordt uitgevoerd zoals gepland |
| Follow-Up |
|
Voltooid post-mortemdocument |
Processen
De activiteiten in twee verschillende projecten kunnen met elkaar in verband worden gebracht om een proces te vormen. U hebt bijvoorbeeld twee projecten: het ene project bevat de activiteiten die nodig zijn om een ticketsysteem voor een callcenter te produceren en het andere project bevat de activiteiten die nodig zijn voor het aannemen en trainen van ondersteunend personeel voor een callcenter.
| Project 1 | Project 2 |
|---|---|
Activiteiten:
|
Activiteiten:
|
|
Uitvoer: Ticketsysteem voor callcenters |
Uitvoer: Ondersteunend personeel callcenter |
De gecombineerde reeks activiteiten uit de twee projecten vormt een proces voor het opzetten van een callcenter. Het proces heeft een output van een volledig functionerend callcenter.
| Proces |
|---|
Project 1-activiteiten:
|
Activiteiten van Project 2:
|
|
Proces output: Volledig functionerend callcenter |
Programma's
Een programma is een groep projecten die samen worden beheerd om optimaal gebruik te maken van hun onderling verbonden status. Een bouwbedrijf dat bijvoorbeeld aan een nieuwe verkaveling werkt, beheert elk huis in de verkaveling als een afzonderlijk project. Door de projecten te groeperen in een programma voor de hele onderverdeling, kan het bedrijf gemakkelijk de voortgang van de onderverdeling als geheel zien en plannen maken voor het inschakelen van middelen van derden, zoals betonwagens of landschapsarchitecten.
| Programma | Projecten |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Portefeuilles
Sommige projectmanagers gebruiken portfolio's om projecten en programma's te koppelen aan hun bijbehorende strategische bedrijfsdoelstellingen. Een softwareontwikkelingsbedrijf heeft bijvoorbeeld drie strategische bedrijfsdoelstellingen geïdentificeerd: "Innoveren in de branche", "Veilige software ontwikkelen" en "Eersteklas klantenondersteuning bieden". De organisatie stelt portfolio's op voor elk van deze doelstellingen (Innovatie, Veiligheid en Ondersteuning) en stemt de huidige projecten en programma's binnen deze portfolio's op elkaar af.
| Portefeuille | Projecten en programma's |
|---|---|
| Innovatie |
|
| Beveiliging |
|
| Ondersteuning |
|
Naar boven
De uitvoer: de af te leveren producten van uw project
Projecten, fasen en processen leveren allemaal een bepaalde vorm van uitvoer op, die een product wordt genoemd. Een product is meestal een tastbaar item, zoals een document of een voltooid product. Deliverables kunnen producten of goederen zijn, maar het kunnen ook resultaten of diensten zijn. De volgende tabel bevat enkele voorbeelden van deze producttypen.
| Type product | Beschrijving | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Product | Een tastbaar item dat de uitvoer is van een project, fase of proces. Producten kunnen op zichzelf staande producten zijn, maar ze kunnen ook deel uitmaken van een groter product. | Document, softwareprogramma, huis |
| Resultaat | De uitvoer van een voltooid project, een fase of een voltooid proces. | Herzien bug-triageproces, nieuwe organisatiestructuur, richtlijnen voor groen bouwen |
| Service | Een uitvoer van een project, fase of proces waarmee een organisatie een bedrijfsfunctie kan uitvoeren. | Volledig functionerend callcenter, bemande tafel op een conferentie, radiodienst |
Naar boven
Hoe past Microsoft Project in uw projectmanagementsysteem?
Een projectmanagementsysteem verwijst naar de geïntegreerde set processen, technieken, methodologieën en hulpprogramma's die worden gebruikt voor het plannen en bijhouden van projecten. Microsoft Project is een hulpmiddel binnen het grotere projectmanagementsysteem. Projecten, ook wel projectplannen genoemd, worden opgeslagen als afzonderlijke bestanden in Project 2010 en kunnen worden gegroepeerd in grotere eenheden, zoals fasen, processen, programma's en portfolio's.
Naar boven