De werkstromen die deel uitmaken van SharePoint-producten, zijn functies waarmee u uw bedrijfsprocessen kunt automatiseren, waardoor ze consistenter en efficiënter worden. U kunt een werkstroom Feedback verzamelen van SharePoint gebruiken om documenten en andere items die zijn opgeslagen in SharePoint-producten voor feedback door te sturen naar een of meer personen. En met een SharePoint-werkstroom die het proces voor u afhandelt, hebt u meer tijd voor alle andere dingen die u moet doen.
Opmerking
- SharePoint 2010-werkstromen zijn sinds 1 augustus 2020 buiten gebruik gesteld voor nieuwe tenants en verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, raden wij u aan te migreren naar Power Automate of andere ondersteunde oplossingen. Zie SharePoint 2010-werkstroom buitengebruikstelling voor meer informatie.
- SharePoint 2013-werkstroom is afgeschaft sinds april 2023 en wordt vanaf 2 april 2024 uitgeschakeld voor nieuwe tenants. Het wordt verwijderd uit bestaande tenants en wordt volledig buiten gebruik gesteld vanaf 2 april 2026. Als u een SharePoint 2013-werkstroom gebruikt, raden we u aan te migreren naar Power Automate of een andere ondersteunde oplossing. Zie SharePoint 2013-werkstroom buitengebruikstelling in Microsoft 365 voor meer informatie.
Zie Overzicht van werkstromen in SharePoint voor meer informatie.
Belangrijk
Standaard is de werkstroom Feedback verzamelen niet geactiveerd en wordt deze niet weergegeven in de keuzelijst Selecteer een werkstroomsjabloon van het koppelingsformulier. Als sitebeheerders de site beschikbaar willen maken voor gebruik, moet deze worden geactiveerd op het niveau van de siteverzameling.
U hoeft alleen maar een werkstroomtaak Feedback verzamelen uit te voeren Schuif omlaag naar het segment COMPLEET en vouw het uit. Mogelijk hebt u op dit moment geen van de andere segmenten nodig.
SharePoint-werkstromen zijn:
- Efficiënt en consistent Een werkstroom Feedback verzamelen stuurt het document of item automatisch door, wijst controletaken toe, houdt de voortgang ervan bij en stuurt zo nodig herinneringen en meldingen. De activiteit in een werkstroom kan worden bewaakt en aangepast vanaf een centrale statuspagina, en de geschiedenis van gebeurtenissen in een werkstroomuitvoering wordt gedurende 60 dagen na voltooiing bijgehouden.
- Minder werk voor u Een werkstroom Feedback verzamelen bespaart u en uw collega's tijd en moeite, en stroomlijnt en standaardiseert tegelijkertijd uw feedbackproces.
Hier ziet u een diagram van een eenvoudige versie van de werkstroom Feedback verzamelen.
Tips voor het gebruik van dit artikel
De informatie in dit artikel wordt gepresenteerd in tien uitvouwbare segmenten.
Klik hier voor een paar tips om het meeste uit dit artikel te halen
U hoeft alleen maar een werkstroomtaak Feedback verzamelen uit te voeren Schuif omlaag naar het segment COMPLEET en vouw het uit. Mogelijk hebt u op dit moment geen van de andere segmenten nodig.
Als u werkstromen wilt toevoegen, starten, bewaken en onderhouden Als u nog niet bekend bent met deze taken, is het misschien handig om dit artikel segment voor segment door te nemen wanneer u voor het eerst een werkstroom ontwerpt en toevoegt. Als je eenmaal bekend bent met de informatie en de lay-out van het artikel, kun je bij eventuele volgende bezoeken direct naar het segment gaan dat je nodig hebt.
Een opmerking over de graphics Schermafbeeldingen en conceptuele diagrammen in deze reeks werkstroomartikelen zijn over het algemeen gebaseerd op het type Werkstroom Goedkeuring. Waar nodig voor conceptuele of educatieve duidelijkheid, zijn afbeeldingen en diagrammen in dit artikel echter aangepast voor werkstromen voor het verzamelen van feedback.
Een woordje over het afdrukken van dit artikel Dit is een lang artikel. Als u alleen geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen die segmenten worden uitgevouwen wanneer u afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen wilt opnemen in het afgedrukte exemplaar, drukt u bovendien zowel liggend als niet staand af.)
En wat over zoeken Controleer voordat u naar een tekst of term in dit artikel zoekt of alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgevouwen.
Wat wilt u doen?
|
MEER INFORMATIE over werkstromen voor het verzamelen van feedback |
|---|
Meer informatie over werkstromen voor het verzamelen van feedback
Een werkstroom Feedback verzamelen is een SharePoint-functie waarmee een document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek naar een of meer personen stuurt voor hun feedback. De workflow automatiseert, stroomlijnt en standaardiseert het hele proces.
De basiswerkstroom Feedback verzamelen die deel uitmaakt van SharePoint-producten functioneert als sjabloon. Met deze sjabloon kunt u meerdere werkstromen voor het verzamelen van feedback toevoegen aan uw sites. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de basiswerkstroom voor het verzamelen van feedback, met elke een eigen, gespecialiseerde manier van werken, gebaseerd op de instellingen die u opgeeft bij het toevoegen.
Secties in dit segment
- Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen voor mij betekenen?
- Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen niet?
- Wie kan dit type werkstroom gebruiken?
- Hoe kunt u dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?
1. Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen voor mij betekenen?
- Wanneer u voor het eerst een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegt aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt opnemen en aangeven of hun taken een voor een (in seriematig) of allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen. U kunt zelfs bepalen of de taken van de deelnemers in twee of meer afzonderlijke fasen moeten worden verdeeld. U kunt ook een einddatum opgeven en/of de toegestane tijd voor het voltooien van elke taak. En elke keer dat u de werkstroom handmatig start voor een item, kunt u deze instellingen wijzigen.
- In de werkstroom wordt aan elke opgegeven deelnemer een taak toegewezen. Elke deelnemer kiest uit verschillende mogelijke antwoorden: feedback over het item verzenden, een wijziging in het item aanvragen, de taak opnieuw toewijzen of de taak verwijderen.
- Terwijl de werkstroom actief is, kunt u de voortgang volgen en aanpassingen maken (indien nodig) vanaf één centrale pagina Werkstroomstatus.
- Gedurende 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, is de lijst met alle werkstroomgebeurtenissen die hebben plaatsgevonden in de loop van deze uitvoering (of instantie) van de werkstroom nog steeds beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus, voor informele naslag.
2. okt. Wat kan een werkstroom Feedback verzamelen niet?
De werkstroom Feedback verzamelen is niet bedoeld om goedkeuringen en weigeringen voor een item te verzamelen of om de publicatie op webpagina's voor een website te beheren. Als u een werkstroom wilt toevoegen waarin deelnemers het item dat ze controleren, goedkeuren of afkeuren, raadpleegt u het artikel Alles over goedkeuringswerkstromen, in de sectie Zie ook .
Bovendien zijn werkstromen voor het verzamelen van feedback niet bedoeld voor het verzamelen van handtekeningen. Als u een werkstroom wilt gebruiken om handtekeningen te verzamelen in een Microsoft Word-document, een Microsoft Excel-werkmap of een Microsoft InfoPath-formulier, raadpleegt u het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen in de sectie Zie ook.
Zie het Help-systeem voor Microsoft Software Developer Network (MSDN) voor meer informatie over hoe u Microsoft SharePoint Designer 2013 kunt gebruiken om de werkstromen van SharePoint-producten verder aan te passen.
3. okt. Wie kan dit type werkstroom gebruiken?
Een werkstroom toevoegen U moet standaard beschikken over de machtiging Lijsten beheren om een werkstroom toe te voegen . (De groep Eigenaren beschikt standaard over de machtiging Lijsten beheren. De groep Leden en de groep Bezoekers beschikken niet over deze machtiging.)
Een werkstroom starten U moet ook standaard de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Leden en de groep Eigenaren hebben beide standaard de machtiging Items bewerken; de groep Bezoekers niet.)
Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen zo te configureren dat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Hiervoor schakelt u op de eerste pagina van het koppelingsformulier het selectievakje Machtigingen voor lijsten beheren vereisen om deze werkstroom te starten in.)
4. okt. Hoe kunt u dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?
Dit zijn de basisfasen:
-
VOORDAT de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)
Voordat u een werkstroom toevoegt, plant u waar u deze wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek, of voor de hele siteverzameling) en bepaalt u in welke details hoe deze gaat werken. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd en geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom starten voor een specifiek item. De werkstroom kan ook zo worden ingesteld dat deze automatisch wordt uitgevoerd. Automatisch uitvoeren kan worden geactiveerd op basis van twee of beide van twee triggerende gebeurtenissen: wanneer een item wordt toegevoegd aan of gemaakt in een lijst of bibliotheek, of wanneer een item in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd. -
TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooien, controleren, aanpassen)
Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voeren individuele deelnemers de toegewezen taken uit. Er worden automatische herinneringen verzonden naar deelnemers die de deadline van een taak niet halen. Ondertussen kan de voortgang van de werkstroom worden gecontroleerd vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen aan de workflow terwijl deze draait, kunnen vanaf dezelfde pagina worden gedaan; En indien nodig kan de werkstroom daar worden geannuleerd of beëindigd. -
NADAT de werkstroom is uitgevoerd (controleren, rapporteren, wijzigen)
Wanneer de werkstroom is voltooid, kan de volledige geschiedenis van die uitvoering (of instantie) gedurende maximaal 60 dagen worden bekeken op de pagina Werkstroomstatus. Op dezelfde pagina kunt u statistische rapporten over de prestaties van deze werkstroomversie maken. Tot slot, als u ooit iets wilt wijzigen aan de werking van de werkstroom, kunt u het koppelingsformulier openen en bewerken dat u hebt ingevuld toen u de werkstroom voor het eerst toevoegde.
In het volgende stroomdiagram ziet u deze fasen vanuit het perspectief van degene die een nieuwe werkstroom toevoegt.
Volgende stappen
Voordat u een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback plant, bekijkt u eerst het ALLOW-segment van dit artikel en gaat u daarna verder met het segment PLANNEN .
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
FEEDBACK alleen in taakformulier of ook in item TOESTAAN |
|---|
Feedback alleen toestaan in het taakformulier of ook in het item
De volgende twee vragen kunnen u helpen bij het nemen van een fundamentele beslissing over uw werkstroom:
- Mogen deelnemers alleen feedback geven in het veld Opmerkingen op het taakformulier of kunnen ze bijgehouden wijzigingen en opmerkingen ook in het item zelf invoegen?
- Als deelnemers bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf kunnen invoegen, doen ze dit dan in een samenwerkingsomgeving , waarin meerdere deelnemers tegelijkertijd aan het document kunnen werken, of checkt elke deelnemer het document uit en heeft deze als enige bewerkingsrechten voor de duur van een eigen revisie?
Hier ziet u een diagram dat deze alternatieven verduidelijkt.
Houd bij het lezen rekening met de volgende punten:
- Er kan geen werkstroom worden gestart voor een item dat momenteel is uitgecheckt.
- Het werkstroomtype Feedback verzamelen bevat een optie waarmee u de werkstroom onmiddellijk kunt annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd.
- U kunt alleen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen invoegen in een item wanneer dit is geopend in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het is gemaakt en niet wanneer het is geopend in een webtoepassingsversie van dat programma.
Secties in dit segment
- Feedback alleen toestaan in het taakformulier
- Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (samenwerkingsversie)
- Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (versie met enige toegang)
1. Feedback alleen toestaan in het taakformulier
Deze opstelling heeft het voordeel dat het mechanisch de eenvoudigste is. Deelnemers kunnen op slechts twee manieren wijzigingen voorstellen, die beide betrekking hebben op het taakformulier:
- Opmerkingen indienen.
- Een aanvraag indienen om het item te wijzigen terwijl de werkstroom nog loopt.
Het grootste nadeel is natuurlijk dat deelnemers specifieke wijzigingen niet direct in het item kunnen aangeven. Hoe groter het aantal voorgestelde wijzigingen, hoe groter de kans dat de deelnemers rechtstreeks aan het item willen werken.
Opmerking over het beveiligen van items tegen wijzigingen De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat deelnemers geen wijzigingen in het item zelf aanbrengen, is door het item voor de duur van de uitvoering uit te checken. Maar zoals we zojuist hebben gezegd, kunnen werkstromen niet worden gestart voor een item dat momenteel is uitgecheckt.
U kunt dit op twee manieren omzeilen:
- U kunt wachten totdat de werkstroom is gestart en vervolgens het item uitchecken voor de duur van de uitvoering. (Als de werkstroom automatisch wordt gestart, zorg er dan voor dat u wordt vermeld in het veld CC op de tweede pagina van het koppelingsformulier. Wanneer u vervolgens de melding krijgt dat de werkstroom is gestart voor een item, kunt u dat item uitchecken.) Eén beperking van deze methode is dat er geen andere werkstroom aan hetzelfde item kan worden gestart terwijl u het hebt uitgecheckt.
- U kunt het item ook ingecheckt laten, maar zorg ervoor dat de deelnemers weten dat het belangrijk is dat ze het item niet uitchecken of er wijzigingen in aanbrengen. Het is natuurlijk een goed idee om deze instructie op te nemen in de notities die u opneemt in de taakmeldingen. Als uw deelnemers voor het eerst werken met werkstromen voor het verzamelen van feedback, is het misschien een goed idee om dit punt nog duidelijker te maken, bijvoorbeeld door een aparte e-mail te sturen voordat de werkstroom wordt gestart of door persoonlijk met de deelnemers te praten.
2. okt. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (samenwerkingsversie)
Deze opstelling houdt het item te allen tijde beschikbaar voor alle deelnemers. Niemand hoeft te wachten tot iemand anders klaar is met zijn of haar beoordeling voordat hij of zij aan zijn of haar eigen beoordeling begint. Deze flexibiliteit wordt mogelijk gemaakt door de samenwerkingsfuncties in SharePoint-producten.
Zorg er wel voor dat uw deelnemers weten dat ze het volgende moeten doen:
- Laat het item ingecheckt terwijl ze de wijzigingen aanbrengen.
- Open het item in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het is gemaakt, en niet in een webtoepassingsversie van dat programma.
- Schakel het bijhouden van wijzigingen in voordat ze wijzigingen aanbrengen of opmerkingen invoegen.
- Sla de wijzigingen op de server op.
Het werkstroomtype Feedback verzamelen bevat een optie waarmee u de werkstroom onmiddellijk kunt annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de werkstroom onmiddellijk geannuleerd wanneer een deelnemer voor het eerst wijzigingen aan het item opslaat, zelfs bijgehouden wijzigingen en/of opmerkingen.
Als u wijzigingen in het item zelf wilt toestaan, moet u er ook voor zorgen dat in de Instellingen voor versies voor de lijst of bibliotheek, Vereisen dat documenten moeten worden uitgecheckt voordat ze kunnen worden bewerkt , is ingesteld op Nee.
3. okt. Feedback toestaan in zowel het taakformulier als het item (versie met enige toegang)
In deze indeling kan slechts één deelnemer het item uitchecken en er tegelijkertijd wijzigingen in aanbrengen:
- Als de taken in de werkstroom één voor één worden toegewezen (in serie), is dit waarschijnlijk geen probleem.
- Als de taken allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen, moeten deelnemers soms wachten tot ze toegang krijgen tot het item terwijl een andere deelnemer klaar is met het item.
Omdat de werkstroom niet kan beginnen voor een item wanneer dit is uitgecheckt, moet u ervoor zorgen dat items zijn ingecheckt voordat u deze werkstroom erop uitvoert.
Laat de deelnemers weten dat ze het volgende moeten doen:
- Check het item uit voordat ze het openen.
- Open het item in de geïnstalleerde versie van het programma waarin het is gemaakt, en niet in een webtoepassingsversie van dat programma.
- Schakel het bijhouden van wijzigingen in voordat ze wijzigingen aanbrengen of opmerkingen invoegen.
- Sla de wijzigingen op de server op en check het item weer in zodra ze klaar zijn met bewerken.
Vergeet ook weer dat het werkstroomtype Feedback verzamelen een optie bevat waarmee u de werkstroom onmiddellijk kunt annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de werkstroom onmiddellijk geannuleerd wanneer een deelnemer voor het eerst wijzigingen aan het item opslaat, zelfs bijgehouden wijzigingen en/of opmerkingen.
Volgende stappen
Als u klaar bent om een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback te plannen, gaat u verder met het PLAN-segment van dit artikel.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
Een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback PLANNEN |
|---|
Een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback plannen
In dit segment identificeren we de beslissingen die u moet nemen en de gegevens die u moet verzamelen voordat u een versie van de werkstroom Feedback verzamelen toevoegt.
Als u al weet hoe u dit type werkstroom kunt toevoegen en alleen herinnerd wilt worden aan de specifieke stappen, kunt u rechtstreeks naar het juiste ADD-segment (Lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel gaan.
Secties in dit segment
De werkstromen die deel uitmaken van SharePoint-producten, fungeren als hoofdsjablonen waarop de specifieke, afzonderlijke werkstromen zijn gebaseerd die u aan uw lijsten, bibliotheken en siteverzameling toevoegt.
Elke keer dat u bijvoorbeeld een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegt, voegt u in feite een versie toe van de algemene werkstroomsjabloon voor het verzamelen van feedback. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen op, die u opgeeft in het koppelingsformulier wanneer u die betreffende versie toevoegt. Op die manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, alle versies gebaseerd op de werkstroommodelsjabloon Feedback verzamelen, maar elke versie heeft een naam en is afgestemd op de specifieke manier waarop u deze gaat gebruiken.
In deze afbeelding zijn drie werkstromen toegevoegd die gebaseerd zijn op de werkstroomsjabloon Goedkeuring: één voor alle inhoudstypen in één bibliotheek, één voor één inhoudstype in één bibliotheek en één voor één inhoudstype in een hele siteverzameling.
2. okt. Introductie van het koppelingsformulier
Wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt die is gebaseerd op een van de beschikbare werkstroomsjablonen, vult u een koppelingsformulier in om aan te geven hoe de nieuwe versie moet werken.
In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen die u voorbereiden op het invullen van het koppelingsformulier. Neem echter eerst even de tijd om het formulier en de velden te bekijken.
Eerste pagina van het koppelingsformulier
Tweede pagina van het koppelingsformulier
Opmerking
De velden in het rode vak op deze tweede pagina worden ook weergegeven op het startformulier, dat elke keer dat de werkstroom handmatig wordt gestart, wordt weergegeven en hier kan worden bewerkt voor die ene uitvoering.
3. okt. Twaalf vragen om te beantwoorden
Zodra u de antwoorden op alle vragen in deze sectie hebt, kunt u uw werkstroom toevoegen.
- Is dit het juiste type werkstroom?
- Eén lijst of bibliotheek, of de hele siteverzameling? (en) Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?
- Wat is een goede naam?
- Takenlijsten en geschiedenislijsten: bestaande of nieuwe?
- Hoe (en door wie) kan deze workflow worden gestart?
- Krijgen inhoudstypen die kenmerken overnemen van dit type ook deze werkstroom?
- Deelnemers: Welke mensen, in welke volgorde?
- Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?
- Feedback alleen in het taakformulier of ook in het item?
- Wanneer moeten taken voltooid zijn?
- Wanneer eindigt deze werkstroom?
- Wie moet op de hoogte worden gesteld?
01. Is dit het juiste type workflow?
Dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die in het menu wordt weergegeven als Feedback verzamelen - SharePoint 2010. Als u niet zeker weet of dit type werkstroom de beste keuze voor u is, gaat u terug naar het gedeelte LEREN van dit artikel. Zie het artikel over de werkstromen van SharePoint in de sectie Zie ook voor meer informatie over de andere beschikbare werkstroomsjablonen.
02. okt. Eén lijst of bibliotheek, of de hele siteverzameling? (en) Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?
U kunt uw nieuwe versie van de werkstroom Feedback verzamelen beschikbaar maken in slechts één lijst of bibliotheek, of u kunt deze beschikbaar maken in de hele siteverzameling.
- Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u deze zodanig instellen dat deze wordt uitgevoerd voor alle inhoudstypen of voor slechts één inhoudstype.
- Als u de werkstroom toevoegt voor de gehele siteverzameling, moet u deze echter zo instellen dat deze wordt uitgevoerd voor slechts één site-inhoudstype.
Wat is een inhoudstype?
Elk document of ander item dat in een SharePoint-lijst of -bibliotheek is opgeslagen, behoort tot een of ander inhoudstype. Een inhoudstype kan zo eenvoudig en generiek zijn als Document of Excel-spreadsheet, of zeer gespecialiseerd als Juridisch contract of Productontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn standaard beschikbaar in SharePoint-producten, maar u kunt deze aanpassen en andere inhoudstypen toevoegen die u zelf hebt gemaakt.
03. okt. Wat is een goede naam?
Geef uw werkstroomversie een naam die:
- Geeft duidelijk aan waarvoor het wordt gebruikt.
- Onderscheidt het duidelijk van andere workflows.
Een voorbeeld
Stel dat u lid bent van een groep editors. Uw groep wil twee verschillende werkstromen voor het verzamelen van feedback gebruiken:
- U voert de eerste werkstroom uit voor elk document dat wordt ingediend door een lid van uw eigen groep. Deze werkstroom verzamelt alleen feedback van de manager van uw groep.
- U voert de tweede werkstroom uit voor elk document dat wordt ingediend door personen buiten uw eigen groep. Met deze werkstroom wordt feedback verzameld van elk lid van uw groep.
U kunt de eerste werkstroom Inside Submission Feedback noemen en de tweede Outside Submission Feedback.
Tip
Zoals gewoonlijk is het raadzaam om consistente naamgevingsconventies vast te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij uw werkstromen, bekend is met deze conventies.
04. okt. Takenlijsten en geschiedenislijsten: bestaande of nieuwe?
U kunt de standaardtakenlijst en -geschiedenislijst van de site gebruiken, andere bestaande lijsten gebruiken of nieuwe lijsten aanvragen voor deze werkstroom.
- Als uw site talrijke werkstromen heeft, of als sommige werkstromen uit veel taken bestaan, kunt u overwegen om nieuwe lijsten voor elke werkstroom aan te vragen. (Het beheren van te lange lijsten is een van de dingen die de prestaties kunnen vertragen. Het is sneller en gemakkelijker voor het systeem om meerdere kortere lijsten bij te houden dan één hele lange.)
- Als de taken en de geschiedenis van deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene lijsten, moet u in ieder geval aangeven dat u nieuwe, aparte lijsten voor deze werkstroom wilt. (Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd, moet u ervoor zorgen dat de juiste machtigingen zijn ingesteld voor de nieuwe lijsten.)
05. okt. Hoe (en door wie) kan deze workflow worden gestart?
Een werkstroom kan alleen handmatig worden gestart, alleen automatisch of op beide manieren:
- Wanneer u handmatig een werkstroom Feedback verzamelen start voor een specifiek document of item, wordt een ander formulier weergegeven, het startformulier. Het startformulier bevat de meeste instellingen van de tweede pagina van het koppelingsformulier . De persoon die de werkstroom start, kan een van deze instellingen wijzigen (alleen voor het huidige exemplaar) en kan dit doen voordat hij of zij op Start klikt.
- Met een automatische start is er natuurlijk geen mogelijkheid om een startformulier te presenteren, dus de standaardinstellingen die in het koppelingsformulier zijn opgegeven, worden zonder wijzigingen gebruikt.
In de volgende afbeelding ziet u het verschil tussen handmatig starten en automatisch starten.
Wijzigingen die u in het startformulier aanbrengt, worden alleen toegepast tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u de permanente standaardinstellingen van de werkstroom wilt wijzigen, bewerkt u het oorspronkelijke koppelingsformulier , zoals wordt uitgelegd in het CHANGE-segment van dit artikel.
Handmatig starten
Als u handmatig starten toestaat, kan iedereen met de benodigde machtigingen op elk gewenst moment de werkstroom starten voor elk item dat daarvoor in aanmerking komt.
De voordelen van handmatig starten zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen kunnen uitvoeren wanneer en als u dat wilt, en dat u bij elke uitvoering de kans hebt om enkele instellingen te wijzigen met behulp van het startformulier.
Een snel voorbeeld Als u uw werkstroom alleen wilt uitvoeren op items die zijn geschreven door iemand buiten uw team, dan zal het alleen handmatig starten voorkomen dat de werkstroom automatisch wordt uitgevoerd op items die door u en uw teamleden zijn gemaakt. (Een andere oplossing: houd één lijst of bibliotheek bij voor items van auteurs in uw team en een afzonderlijke lijst of bibliotheek voor items van alle andere auteurs. Op die manier kunt u de werkstroom automatisch uitvoeren, maar alleen voor de lijst met externe auteurs.)
Het belangrijkste nadeel van handmatig starten is dat iemand eraan moet denken om de werkstroom uit te voeren wanneer dit gepast is.
Automatisch starten
U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart door een of meer van de volgende gebeurtenissen:
- Er wordt een nieuw item gemaakt in of geüpload naar de lijst of bibliotheek.
- Een item dat al in de lijst of bibliotheek is opgeslagen, is gewijzigd.
Het voordeel van een automatische start is dat niemand eraan hoeft te denken om de workflow te starten. Deze wordt telkens uitgevoerd wanneer een triggerende gebeurtenis plaatsvindt.
Een snel voorbeeld Stel dat de accountant van uw organisatie elk budget moet controleren dat wordt geüpload naar of gemaakt in uw budgetbibliotheek. U kunt een werkstroom voor het verzamelen van feedback aan die bibliotheek toevoegen en uw accountant als de enige deelnemer opgeven. U kunt de werkstroom zo instellen dat deze automatisch wordt gestart wanneer een nieuw item wordt toegevoegd aan ('gemaakt in') de lijst. Zo blijft uw accountant altijd up-to-date.
Twee nadelen van automatisch starten:
- U kunt het uitvoeren van de werkstroom niet stoppen wanneer er een triggerende gebeurtenis plaatsvindt.
- U kunt geen instellingen wijzigen aan het begin van een afzonderlijk exemplaar.
06. okt. Krijgen inhoudstypen die kenmerken overnemen van dit type ook deze werkstroom?
Wanneer u een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype voor de hele siteverzameling, krijgt u de optie om de werkstroom ook toe te voegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die kenmerken overnemen van het inhoudstype waaraan u de werkstroom toevoegt. (Als u een werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, wordt deze optie niet weergegeven in het koppelingsformulier.)
Notities
- Het kan lang duren voordat de bewerking waarmee alle extra toevoegingen worden uitgevoerd, is voltooid.
- Als de overname is uitgeschakeld voor sites of subsites waarop u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren van elk van die sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.
07. okt. Deelnemers: Welke mensen, in welke volgorde?
U moet de naam of het e-mailadres opgeven van elke persoon aan wie de nakijktaken worden toegewezen.
Eén fase of meerdere fasen? U kunt ervoor kiezen slechts één fase van controletaken te hebben of voor meerdere fasen. Als u meer dan één fase hebt, worden de fasen na elkaar uitgevoerd.
Parallelle beoordelingen of seriële beoordelingen? Voor de deelnemers aan een bepaald stadium kunt u kiezen of ze hun controletaken allemaal tegelijk (parallel) willen toewijzen of dat hun controletaken na elkaar (in serie) worden toegewezen in de door u aangegeven volgorde. De seriële optie kan handig zijn als u bijvoorbeeld de werkstroom zo instelt dat deze eindigt na de eerste afwijzing of als u wilt dat deelnemers verderop de opmerkingen van eerdere deelnemers kunnen zien als onderdeel van de context van hun beoordelingen.
Een voorbeeld
Dit eenvoudige scenario illustreert enkele van de voordelen van zowel meerdere fasen als seriële beoordelingen:
Stel dat Frank een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegt. Hij wil dat zijn collega's Anna en Sean elk item eerst beoordelen, voordat hij het zelf beoordeelt. Op die manier kan hij hun opmerkingen zien voordat hij aan zijn eigen beoordeling begint. Frank kan dit op twee manieren instellen:
-
Door een seriële beoordeling te gebruiken, zet Frank een seriële recensie in één fase op waarin Anna en Sean de eerste twee deelnemers zijn en hij de derde.
In deze regeling moet Anna haar feedback indienen voordat de taak van Sean wordt toegewezen; en dan moet Sean haar feedback indienen voordat de taak van Frank wordt toegewezen.
Dit is hoe Frank zijn eentraps seriële recensie instelt.
-
Met behulp van twee fasen Als Frank wil dat Anna en Sean hun beoordelingen op hetzelfde moment toegewezen krijgen, zodat Stefan niet hoeft te wachten totdat Anna klaar is voordat ze kan beginnen, kan hij twee fasen in de werkstroom instellen: de eerste een parallelle fase voor de beoordelingen van Anna en Jan en de tweede een afzonderlijke fase voor alleen zijn eigen beoordeling. Als de eerste fase niet wordt voltooid, begint de tweede fase nooit.
Dit is hoe Frank zijn parallelle beoordeling in twee fasen instelt.
Hier ziet u diagrammen van beide oplossingen.
Deelnemers van buiten Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als een proxy voor de externe deelnemer.
Hier volgt een diagram van dat proces:
Eén taak toewijzen aan elke hele groep of één taak aan elk groepslid? Als u een groepsadres of distributielijst opneemt onder de deelnemers aan de werkstroom, kunt u de werkstroom één taak laten toewijzen aan elk lid van de groep, of slechts één taak toewijzen aan de hele groep (maar toch een melding van die ene taak naar elk lid sturen). Wanneer er slechts één taak is toegewezen aan de hele groep, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en voltooien. (Instructies voor het claimen van een groepstaak vindt u in het gedeelte VOLLEDIG van dit artikel.)
08. okt. Welke aanvullende informatie hebben deelnemers nodig?
Er is een tekstveld in het koppelingsformulier waarin u instructies, informatie over vereisten, resources, enzovoort kunt opgeven.
Vragen die u in dit tekstveld kunt beantwoorden:
- Als deelnemers moeilijkheden of vragen hebben, met wie moeten ze dan contact opnemen?
- Kunnen revisoren feedback alleen verzenden in het taakformulier of kunnen ze bijgehouden wijzigingen en opmerkingen ook invoegen in het item zelf?
- Als revisoren bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf kunnen invoegen, moeten ze het item dan uitchecken voordat ze er wijzigingen in aanbrengen, of moeten ze het ingecheckt laten, zodat meerdere revisoren er tegelijkertijd aan kunnen werken?
- Als uw werkstroom slechts één taak aan elke groep of distributielijst toewijst, moet u hier vermelden dat één lid van elke dergelijke groep de taak moet claimen voordat deze kan worden voltooid. Op die manier verspillen andere leden van de groep geen tijd door aan dezelfde taak te beginnen. (Instructies voor het claimen van een groepstaak vindt u in het gedeelte VOLLEDIG van dit artikel.)
09. okt. Feedback alleen in het taakformulier of ook in het item?
Er zijn verschillende overwegingen met betrekking tot deze belangrijke vraag. Als u dit nog niet hebt gedaan, opent en leest u het ALLOW-segment van dit artikel voor meer informatie.
10. okt. Wanneer moeten taken voltooid zijn?
U kunt op twee manieren aangeven wanneer werkstroomtaken moeten zijn voltooid:
Op kalenderdatum U kunt één kalenderdatum opgeven waarop alle taken moeten zijn voltooid.
- Als u uw werkstroom zo instelt dat deze automatisch wordt gestart, moet u deze optie meestal niet gebruiken. Dit komt omdat de opgegeven datumwaarde niet automatisch wordt aangepast ten opzichte van de huidige datum wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart.
Op taakduur U kunt het aantal dagen, weken of maanden opgeven dat is toegestaan voor elke taak, vanaf het moment dat die taak is toegewezen.
- Een vervaldatum in de agenda overschrijft een opgegeven taakduur. Dat wil zeggen: als het vandaag 10 juni is en ik vandaag een taak toegewezen krijg toegewezen die een duur van drie dagen heeft, maar die ook de kalendervervaldatum van 11 juni heeft, dan moet de taak op 11 juni (de kalendervervaldatum) zijn en niet op 13 juni (de laatste dag van de duur van drie dagen).
11. okt. Wanneer eindigt deze werkstroom?
Om tijdverspilling aan onnodige beoordelingen te voorkomen, kunt u ervoor kiezen om de werkstroom onmiddellijk te laten annuleren als er een wijziging wordt aangebracht in het item.
Als u deze optie selecteert, kunnen deelnemers alleen feedback geven in hun taakformulieren. Dat wil zeggen dat ze geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf kunnen invoegen, omdat hierdoor het item zou worden gewijzigd, waardoor de werkstroom zou worden geannuleerd. Als u deze optie selecteert, moet u een notitie toevoegen in het veld Aanvraag , waarin u de deelnemers instrueert om geen wijzigingen rechtstreeks in het te controleren item aan te brengen.
Opmerking
Een werkstroom kan niet worden gestart voor een item dat momenteel is uitgecheckt. Nadat de werkstroom is gestart, kan het te controleren item worden uitgecheckt om te voorkomen dat wijzigingen worden aangebracht. (Als het item is uitgecheckt, kan er geen andere werkstroom voor worden gestart.)
12. okt. Wie moet op de hoogte worden gesteld?
In het veld CC , op de tweede pagina van het koppelingsformulier, kunt u namen of adressen opgeven van iedereen die een melding moet ontvangen wanneer deze werkstroom wordt gestart of beëindigd.
- Als u hier een naam invoert, wordt er geen werkstroomtaak toegewezen aan die persoon.
- Als de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.
- Als de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die deze oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.
Volgende stappen
Als u klaar bent om uw nieuwe werkstroom Feedback verzamelen toe te voegen aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, gaat u naar het juiste ADD-segment (Lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback TOEVOEGEN (voor slechts één lijst of bibliotheek) |
|---|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegen
(voor slechts één lijst of bibliotheek)
Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om de voorgaande segmenten LEARN,ALLOW en PLAN in dit artikel door te nemen voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.
Secties in dit segment
U kunt pas een werkstroom toevoegen als er twee zaken in orde zijn:
Email Als u wilt dat vanuit de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen worden verzonden, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u er niet zeker van bent of dit al is gebeurd, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder.
Machtigingen Voor de standaardinstellingen moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren beschikt standaard over de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet. Zie het LEARN-gedeelte van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)
2. okt. De werkstroom toevoegen
Voer de volgende stappen uit:
Open de lijst of bibliotheek waaraan u de werkstroom wilt toevoegen.
Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.
Opmerking
De naam van het tabblad is afhankelijk van het lijst- of bibliotheektype. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Calendar.
Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.
Geef op de pagina Werkstroominstellingen één inhoudstype op waarop de werkstroom moet worden uitgevoerd of Alles (voor alle inhoudstypen) en klik vervolgens op Een werkstroom toevoegen.
Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
(Instructies volgen op de afbeelding.)
|
Inhoudstype Laat de standaardselectie op Alle staan of selecteer een specifiek inhoudstype. |
|---|---|
|
Werkstroom Selecteer de sjabloon Feedback verzamelen - SharePoint 2010 . Opmerking: Als de sjabloon Feedback verzamelen - SharePoint 2010 niet in de lijst voorkomt, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te vragen of u de sjabloon kunt activeren voor uw siteverzameling of werkruimte. |
|
Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam maakt deze werkstroom duidelijk voor gebruikers van deze lijst of bibliotheek. Zie het PLAN-segment van dit artikel voor suggesties over het benoemen van werkstromen. |
|
Takenlijst Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het PLAN-gedeelte van dit artikel voor meer informatie over de redenen om een nieuwe takenlijst te maken (in plaats van een bestaande takenlijst te kiezen). |
|
Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst die u wilt gebruiken met deze werkstroom. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het PLAN-gedeelte van dit artikel voor meer informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande). |
|
Opties voor Starten Geef de wijze of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het PLAN-gedeelte van dit artikel voor informatie over de verschillende opties. |
Als alle instellingen in dit formulier naar wens zijn, klikt u op Volgende.
Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
(Instructies volgen op de afbeelding.)Opmerking
SharePoint-producten toont u de eerste opties op deze tweede pagina van het koppelingsformulier — de getallen één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Toewijzen aan tot en met CC — elke keer dat u de werkstroom handmatig start, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in deze opties voor slechts één exemplaar.
|
|
Toewijzen aan Voer namen of adressen in van de personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.
|
|---|---|
|
|
volgorde Geef op of de taken één voor één (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen. Zie het PLAN-segment van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen. |
|
|
Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe naast de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd.
|
|
|
Groepen uitvouwen
|
|
|
Reserveer Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die de werkstroom verzendt. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen toe te voegen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:
|
|
|
Einddatums en duur van taken Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment dat deze is toegewezen.
|
|
CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.
|
|
De werkstroom beëindigen Selecteer deze optie als u wilt dat de werkstroom wordt gestopt en geannuleerd zodra er een wijziging is aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als u deze optie selecteert, kunnen revisoren geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen aan het item toevoegen zonder de werkstroom te beëindigen. |
- Wanneer alle instellingen op deze pagina naar wens zijn, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.
De nieuwe versie van de werkstroom wordt gemaakt door SharePoint-producten.
Volgende stappen
Als u klaar bent, gaat u naar het START-segment van dit artikel en start u het eerste exemplaar om uw nieuwe werkstroom te testen.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback (voor een hele siteverzameling) TOEVOEGEN |
|---|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback toevoegen
(voor een hele siteverzameling)
Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om de voorgaande segmenten LEARN,ALLOW en PLAN in dit artikel door te nemen voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.
Secties in dit segment
U kunt pas een werkstroom toevoegen als er twee zaken in orde zijn:
Email Als u vanuit de werkstroom e-mailmeldingen en herinneringen wilt verzenden, moet e-mail voor uw site zijn ingeschakeld. Als u er niet zeker van bent of dit al is gebeurd, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder.
Machtigingen Voor de standaardinstellingen van SharePoint moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren beschikt standaard over de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet. Zie het LEARN-gedeelte van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)
2. okt. De werkstroom toevoegen
Voer de volgende stappen uit:
Ga naar de startpagina van de siteverzameling (niet de startpagina van een site of subsite binnen de verzameling).
Klik op het pictogram Instellingen
en klik vervolgens op Site-instellingen.Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.
Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een werkstroom wilt toevoegen.
Opmerking
Een werkstroom die wordt toegevoegd aan de hele siteverzameling, moet alleen worden toegevoegd voor items van één inhoudstype.
- Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingen op Werkstroominstellingen.
- Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Werkstroom toevoegen .
- Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
(Instructies volgen op de afbeelding.)
- Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingen op Werkstroominstellingen.
|
|
Werkstroom Selecteer de sjabloon Goedkeuring - SharePoint 2013 . Opmerking: Als de sjabloon Goedkeuring - SharePoint 2013 niet in de lijst voorkomt, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te vragen of u de sjabloon kunt activeren voor uw siteverzameling of werkruimte. |
|---|---|
|
|
Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam maakt deze werkstroom duidelijk voor gebruikers van deze siteverzameling. Zie het PLAN-segment van dit artikel voor suggesties over het benoemen van werkstromen. |
|
|
Takenlijst Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het PLAN-gedeelte van dit artikel voor meer informatie over de redenen om een nieuwe takenlijst te maken (in plaats van een bestaande takenlijst te kiezen). |
|
|
Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst die u wilt gebruiken met deze werkstroom. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het PLAN-gedeelte van dit artikel voor meer informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande). |
|
|
Opties voor Starten Geef de wijze of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het PLAN-gedeelte van dit artikel voor informatie over de verschillende opties. |
|
|
Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken? Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd aan (geassocieerd met) alle andere site- en lijstinhoudstypen die kenmerken overnemen van dit inhoudstype.
|
Wanneer alle instellingen op deze pagina naar wens zijn, klikt u op Volgende.
Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
(Instructies volgen op de afbeelding.)Opmerking
SharePoint-producten toont u de eerste opties op deze tweede pagina van het koppelingsformulier (de nummers één tot en met zeven in de volgende afbeelding, van Revisoren tot en met CC ), telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in deze opties voor slechts één exemplaar.
|
|
Toewijzen aan Voer namen of adressen in van de personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.
|
|---|---|
|
|
volgorde Geef op of de taken in deze fase één voor één (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen. Zie het PLAN-segment van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen. |
|
|
Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe naast de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd.
|
|
|
Groepen uitvouwen
|
|
|
Reserveer Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die de werkstroom verzendt. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen toe te voegen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:
|
|
|
Einddatums en duur van taken Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment dat deze is toegewezen.
|
|
|
CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.
|
|
|
De werkstroom beëindigen Selecteer deze optie als u wilt dat de werkstroom wordt gestopt en geannuleerd zodra er een wijziging is aangebracht in het item dat wordt gecontroleerd. Als u deze optie selecteert, kunnen revisoren geen bijgehouden wijzigingen en opmerkingen aan het item toevoegen zonder de werkstroom te beëindigen. |
- Wanneer alle instellingen op deze pagina naar wens zijn, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.
De nieuwe versie van de werkstroom wordt gemaakt door SharePoint-producten.
Volgende stappen
Als u klaar bent, gaat u naar het START-segment van dit artikel en start u het eerste exemplaar om uw nieuwe werkstroom te testen.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback starten |
|---|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback starten
Een werkstroom kan alleen handmatig worden gestart, alleen automatisch of op beide manieren:
- Handmatig op elk gewenst moment, door iedereen die over de benodigde machtigingen beschikt.
-
Automatisch wanneer een opgegeven triggergebeurtenis plaatsvindt, dat wil zeggen zodra een item wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek en/of wanneer een item in de lijst op enigerlei wijze wordt gewijzigd.
(De triggerende gebeurtenis of gebeurtenissen worden opgegeven op de eerste pagina van het koppelingsformulier, tijdens de oorspronkelijke toevoeging en configuratie van de werkstroom. Zie het PLAN-gedeelte van dit artikel voor meer informatie.)
Opmerking
Een werkstroom kan niet worden gestart voor een item dat op dat moment is uitgecheckt. (Een item kan worden uitgecheckt nadat er een werkstroom voor is gestart, maar daarna kunnen er geen verdere werkstromen voor dat item worden gestart totdat het weer is ingecheckt.)
Secties in dit segment
- De werkstroom automatisch starten
- De werkstroom handmatig starten
- Handmatig beginnen vanuit de lijst of bibliotheek
- Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma
1. De werkstroom automatisch starten
Als de werkstroom is geconfigureerd om automatisch te starten, wordt de werkstroom telkens uitgevoerd op het item dat deze heeft geactiveerd.
Wanneer de werkstroom wordt gestart, worden de eerste taak of taken toegewezen en wordt een taakmelding verzonden naar elke toegewezen persoon. Ondertussen worden ook startmeldingen (los van taakmeldingen) verzonden naar degene die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd en naar iedereen die in het veld CC op de tweede pagina van het koppelingsformulier staat.
Opmerking
Wanneer een nieuwe werkstroom die automatisch wordt gestart voor het eerst wordt toegevoegd, wordt het veld Vervaldatum voor alle taken (op de tweede pagina van het koppelingsformulier) meestal leeg gelaten, omdat een expliciete datumwaarde die hier wordt opgegeven, niet automatisch wordt aangepast aan de datum waarop de werkstroom wordt gestart. Zie het PLAN-segment van dit artikel voor meer informatie.
2. okt. De werkstroom handmatig starten
Opmerking over machtigingen Normaal gesproken moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten. (Standaard hebben de groep Leden en de groep Eigenaren beide deze machtiging, maar de groep Bezoekers niet. Een eigenaar kan er echter ook voor kiezen om per werkstroom de machtiging Lijsten beheren te vereisen voor personen die de werkstroom starten. Door deze optie te kiezen kunnen eigenaren in feite opgeven dat alleen zij en andere eigenaren een bepaalde werkstroom kunnen starten. Zie het Learn-gedeelte van dit artikel voor meer informatie.)
Twee plaatsen om te beginnen
U kunt een werkstroom handmatig starten vanaf een van de volgende twee locaties:
- Uit de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen
- Vanuit het item zelf, geopend in het Microsoft Office-programma waarin het is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit het volledige, geïnstalleerde programma moet zijn en geen webtoepassingsversie.)
De resterende twee secties in dit segment bevatten instructies voor beide methoden.
3. okt. Handmatig beginnen vanuit de lijst of bibliotheek
Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen waarop u de werkstroom wilt uitvoeren.
Klik op het pictogram vóór de naam van het item om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Files van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.
Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Een nieuwe werkstroom starten op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
Breng in het startformulier alle wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.
Opmerking
De wijzigingen die hier, in het startformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Zie het gedeelte WIJZIGEN van dit artikel als u wijzigingen wilt aanbrengen die telkens worden toegepast wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven.
|
|
Toewijzen aan Breng eventuele wijzigingen aan in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen door de werkstroom.
|
|---|---|
|
|
volgorde Zorg ervoor dat de specificaties met betrekking tot het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u ze wilt. Zie het PLAN-segment van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen. |
|
|
Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe naast de fase of stadia die momenteel zijn geconfigureerd.
|
|
|
Groepen uitvouwen
|
|
|
Reserveer Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die de werkstroom verzendt. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen toe te voegen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:
|
|
|
Einddatums en duur van taken Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment dat deze is toegewezen. Zie het gedeelte PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer van de duur van taken. |
|
|
CC Breng de gewenste toevoegingen of verwijderingen aan. Vergeet het volgende:
|
- Wanneer het startformulier alle gewenste instellingen bevat, klikt u op Start om de werkstroom te starten.
De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en iedereen die in het veld CC van het startformulier staat vermeld.
4. okt. Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma
Open het item in het geïnstalleerde Office-programma op de computer.
Klik in het geopende item op het tabblad Bestand , klik op Opslaan & verzenden en klik vervolgens op de werkstroom die u op het item wilt uitvoeren.
Als het volgende bericht wordt weergegeven waarin wordt aangegeven dat het bestand moet worden ingecheckt voor de werkstroom, klikt u op de knop Check In.
Klik op de grote knop Werkstroom starten .
Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het startformulier de wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.
Opmerking
De wijzigingen die hier, in het startformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Zie het gedeelte WIJZIGEN van dit artikel als u wijzigingen wilt aanbrengen die telkens worden toegepast wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven.
|
|
Toewijzen aan Breng eventuele wijzigingen aan in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen door de werkstroom.
|
|---|---|
|
|
volgorde Zorg ervoor dat de specificaties met betrekking tot het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u ze wilt. Zie het PLAN-segment van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen. |
|
|
Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe naast de fase of stadia die momenteel zijn geconfigureerd.
|
|
|
Groepen uitvouwen
|
|
|
Reserveer Alle tekst die u hier opneemt, wordt opgenomen in elke taakmelding die de werkstroom verzendt. Vergeet niet om eventuele aanvullende instructies of bronnen toe te voegen die deelnemers mogelijk nodig hebben, zoals:
Instructies voor het claimen van een groepstaak vindt u in het gedeelte VOLLEDIG van dit artikel. |
|
|
Einddatums en duur van taken Geef een einddatum op voor de hele werkstroom en/of geef het aantal dagen, weken of maanden op dat is toegestaan voor de voltooiing van elke taak vanaf het moment dat deze is toegewezen. Zie het gedeelte PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van einddatums en wanneer van de duur van taken. |
|
|
CC Breng de gewenste toevoegingen of verwijderingen aan. Vergeet het volgende:
|
- Wanneer de instellingen in het startformulier naar wens zijn, klikt u op Start om de werkstroom te starten.
De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en iedereen die in het veld CC van het startformulier staat vermeld.
Volgende stappen
- Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom wordt uitgevoerd, hebben de andere deelnemers dan informatie en ondersteuning nodig om de aan hen toegewezen taken te voltooien? (Misschien vinden ze het COMPLETE-segment van dit artikel nuttig.)
- Het is ook een goed idee om te controleren of deelnemers hun e-mailmeldingen ontvangen en vooral of de meldingen niet verkeerd worden verwerkt door hun filters voor ongewenste e-mail.
- En natuurlijk moet u misschien een of meer werkstroomtaken zelf uitvoeren. Ga naar het VOLLEDIGE deel van dit artikel voor meer informatie.
- Als u ondertussen wilt weten hoe u de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom kunt bijhouden, gaat u naar het MONITOR-segment van dit artikel.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
Een werkstroomtaak voor het verzamelen van feedback VOLTOOIEN |
|---|
De taak in de werkstroom Feedback verzamelen voltooien
Als dit de eerste keer is dat u een taak krijgt toegewezen in een werkstroom voor het verzamelen van feedback, is het misschien handig om dit gedeelte van het artikel in zijn geheel door te nemen voordat u de taak voltooit. Op die manier bent u op de hoogte van alle opties die voor u mogelijk openstaan.
Opmerking
Als u weet dat er een werkstroomtaak aan u is toegewezen, maar het bericht niet in uw Postvak IN is weergegeven, controleert u of de melding niet verkeerd is doorgestuurd door het filter voor ongewenste e-mail. Als dat zo is, past u de instellingen van het filter dienovereenkomstig aan.
Controleer eerst of u het juiste artikel hebt
Verschillende typen werkstromen vereisen verschillende taakacties.
Controleer dus voordat u begint of de taak die aan u is toegewezen inderdaad een werkstroomtaak voor het verzamelen van feedback is en niet een taak voor een ander type werkstroom.
Zoek naar de tekst Controleer op een van de volgende locaties:
- In het onderwerp van de taakmelding
- Op de berichtenbalk in het item dat moet worden beoordeeld
- In de taaktitel op de pagina Werkstroomstatus
Als u op deze locaties de optie Controleer tekst niet ziet, neemt u contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of oorspronkelijk heeft toegevoegd om erachter te komen op welke werkstroomsjabloon deze is gebaseerd en of het een aangepaste werkstroom is. In de sectie Zie ook van dit artikel vindt u koppelingen naar artikelen over het gebruik van de andere soorten werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint-producten.
Als de taak een taak voor het verzamelen van feedback is , lees dan verder.
Secties in dit segment
- Een overzicht van het proces
- Naar het item en het taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak
- Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek
- Het item controleren
- Het taakformulier invullen en verzenden
- Achterstallige meldingen
- Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit (optioneel)
- Een wijziging van het item aanvragen (optioneel)
- De taak aan iemand anders toewijzen (optioneel)
- Voer een taak uit namens een externe deelnemer (optioneel)
1. Een overzicht van het proces
Wanneer u een taak toegewezen krijgt in een werkstroom, komt u meestal op een van de volgende drie manieren achter de taak:
- U ontvangt een e-mailmelding voor de taak.
- U opent een Microsoft Office-document en ziet een berichtenbalk met de mededeling dat u een gerelateerde taak is toegewezen.
- U controleert de SharePoint-site en ontdekt dat een of meer taken aan u zijn toegewezen.
Wanneer u erachter komt dat er een werkstroomtaak voor het verzamelen van feedback aan u is toegewezen, moet u meestal twee dingen doen:
- Het item controleren U opent en controleert het item.
- Voltooi de taak U gebruikt het taakformulier om de resultaten van uw beoordeling in te dienen.
Vaak zijn daarom de volgende drie items betrokken bij het voltooien van de taak:
- Het meldingsbericht (dat u ontvangt als e-mail)
- Het item dat ter beoordeling is ingediend (dat u opent en bekijkt)
- Het taakformulier (dat u opent, voltooit en indient)
Deze drie items zien er als volgt uit.
Opmerking
De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het wordt geopend in de Outlook Web Access-webtoepassing.
2. okt. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit het meldingsbericht voor de taak
Voer de volgende stappen uit:
- Klik in het meldingsbericht voor de taak in de instructies voor het voltooien van deze taak op de koppeling naar het item.
- Klik in het geopende item op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.
Opmerking
De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het wordt geopend in de Outlook Web Access-webtoepassing.
3. okt. Naar het item en het taakformulier gaan vanuit de lijst of bibliotheek
Voer de volgende stappen uit:
- Klik in de lijst of bibliotheek waarin het te controleren item is opgeslagen, op de koppeling Wordt uitgevoerd die bij het item en de werkstroom hoort.
- Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van de taak.
- Klik in het taakformulier in de Deze werkstroomtaak is van toepassing op de berichtenbalk op de koppeling naar het item.
In dit voorbeeld is het een Microsoft Word-document.
Tip
Als dit een groepstaak is, dat wil zeggen één taak die wordt toegewezen aan een hele groep of distributielijst, zodat een enkel groepslid de taak voor de hele groep kan voltooien, is het een goed idee om de taak te claimen voordat u het item gaat bekijken. Op die manier verklein je de kans dat een ander lid van je groep het artikel ook beoordeelt. Zie sectie 7 in dit segment, Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit, voor instructies.
U ziet de twee gele berichtenbalken boven aan het document:
Server lezen-Alleen dit document is geopend in de modus Alleen-lezen. Dat wil zeggen dat u het document kunt lezen, maar er geen wijzigingen in kunt aanbrengen.
De persoon die de werkstroom uitvoert, heeft de keuze om feedback alleen toe te staan in het taakformulier of om bijgehouden wijzigingen en opmerkingen ook toe te staan in het item zelf. Als u niet zeker weet of u in het item zelf moet werken, neemt u contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of met de persoon die het item oorspronkelijk heeft toegevoegd. Als u bijgehouden wijzigingen en opmerkingen wilt invoegen, klikt u op de knop Document bewerken .
Een paar dingen om zeker van te zijn:
- Zorg dat u weet of u het document moet uitchecken voordat u bijgehouden wijzigingen en opmerkingen invoegt, of dat u het ingecheckt moet laten, zodat meerdere revisoren tegelijk aan het document kunnen werken.
- Zorg ervoor dat u het bijhouden van wijzigingen inschakelt voordat u wijzigingen of opmerkingen invoegt. Zie het segment ALLOW in dit artikel voor meer informatie.
- Zorg ervoor dat u uw wijzigingen opslaat op de server wanneer u klaar bent met uw werk aan het item. Als u het item hebt uitgecheckt, checkt u het opnieuw in.
Werkstroom Taak Wanneer u klaar bent om het taakformulier in te vullen en in te dienen, klikt u op de knop Deze taak openen .
5. okt. Het taakformulier invullen en verzenden
Het taakformulier voor een werkstroomtaak voor het verzamelen van feedback ziet er ongeveer als volgt uit.
De eerste twee besturingselementen (Item verwijderen en Deze werkstroomtaak is van toepassing op Itemtitel) worden niet weergegeven in het taakformulier wanneer dit wordt geopend vanuit het item voor revisie.
|
|
Item verwijderen Klik op deze koppeling als u deze taak uit het huidige exemplaar van de werkstroom wilt verwijderen.
Opmerking: Als u dit exemplaar van de werkstroom niet hebt gestart, kunt u dit het beste controleren bij de persoon die de werkstroom wel heeft gestart voordat u de taak verwijdert. |
|---|---|
|
|
Deze werkstroomtaak is van toepassing op Artikeltitel Klik op de koppeling om het item te openen voor revisie. |
|
|
Status, aangevraagd door, Geconsolideerde opmerkingen, vervaldatum U kunt geen items in deze vier velden bewerken of wijzigen, maar de informatie in deze velden vindt u misschien nuttig. Het vak Geconsolideerde opmerkingen bevat niet alleen eventuele aanvullende instructies voor het voltooien van de taak, maar ook alle opmerkingen die in het formulier worden ingediend door deelnemers die hun taken al in dit exemplaar van de werkstroom hebben voltooid. Op dezelfde manier wordt na het indienen van uw eigen formulier de tekst die u in het opmerkingenvak (4) opneemt, ook weergegeven in het vak Geconsolideerde opmerkingen voor volgende deelnemers. |
|
|
Opmerkingen Typ of plak hier uw feedback. Alle tekst die u hier invoert, wordt opgenomen in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Geconsolideerde opmerkingen (3) voor volgende deelnemers. |
|
|
Feedback verzenden Wanneer u feedback voor een bijdrage hebt getypt in het veld Opmerkingen (4) en/of bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in het item zelf hebt ingevoegd, klikt u op deze knop om uw feedback in te dienen en uw taak te voltooien. Opmerking:Voordat u wijzigingen aanbrengt in het document zelf, moet u ervoor zorgen dat u dit moet doen. Zie sectie 4 in dit segment voor meer informatie,Beoordeel het item. |
|
|
Annuleren Klik op deze knop als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of reacties op te slaan. De taak blijft onvolledig en aan u toegewezen. |
|
|
Wijziging aanvragen Klik op deze knop om een wijziging aan te vragen voor het item dat u beoordeelt. Voor een afbeelding van het formulier waar u de details van uw aanvraag invoert, en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 8 in dit segment, Een wijziging aan het item aanvragen. Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor bepaalde werkstroomtaken. |
|
|
Taak opnieuw toewijzen Klik op deze knop als u deze taak aan iemand anders wilt toewijzen. Voor een afbeelding van de pagina waar u de details van de nieuwe toewijzing invoert, en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 9 in dit segment, Uw taak aan iemand anders opnieuw toewijzen. Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor bepaalde werkstroomtaken. |
6. okt. Achterstallige meldingen
Als een taak of een volledig werkstroomexemplaar te laat is om te worden voltooid, worden automatisch meldingen verzonden naar:
- De persoon aan wie de taak is toegewezen.
- De persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de werkstroom automatisch is gestart, de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd).
7. okt. Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit (optioneel)
Als er slechts één taak is toegewezen aan de hele groep waartoe u behoort, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en namens de hele groep uitvoeren.
Claim de taak voordat u het item beoordeelt. Zodra u de taak hebt geclaimd, wordt deze aan u toegewezen en kan geen enkel ander lid van de groep deze voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)
- Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan uw groep is toegewezen, totdat een pijl wordt weergegeven.
- Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Taak claimen .
Wanneer de pagina Werkstroomstatus wordt vernieuwd, ziet u dat de taak niet meer is toegewezen aan de groep, maar nu specifiek aan u.
Als u de taak later weer wilt vrijgeven aan de groep zonder deze af te maken, gebruikt u dezelfde stappen om terug te keren naar het taakformulier, maar klikt u nu op de knop Taak vrijgeven .
Terug om het item te controleren
8. okt. Een wijziging van het item aanvragen (optioneel)
Voordat u met dit proces begint, moet u er rekening mee houden dat de werkstroom mogelijk zo wordt ingesteld dat deze onmiddellijk wordt beëindigd als het item wordt gewijzigd. Het is raadzaam om bij de persoon die de werkstroom heeft gestart of oorspronkelijk heeft toegevoegd, te controleren of een wijziging in orde is en de werkstroom op dat moment wordt beëindigd.
We demonstreren de optie voor het aanvragen van wijzigingen door deze in een scenario te plaatsen:
Stel je eerst voor dat je Frank heet.
Stel dan dat een collega met de naam Anna een werkstroom voor het verzamelen van feedback heeft gestart voor een document dat ze heeft gemaakt.
Wanneer u Anna's nieuwe document bekijkt, vindt u dat de inleiding te lang is.
U klikt op de knop Wijziging aanvragen onder aan het werkstroomtaakformulier en vult dit formulier in.
|
|
Wijziging aanvragen bij Voer de naam of het e-mailadres in van de persoon bij wie u de wijziging aanvraagt. (Als u uw aanvraag wilt verzenden naar degene die deze uitvoering van de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, naar degene die deze werkstroom voor het verzamelen van feedback heeft toegevoegd, kunt u dit veld ook leeg laten.) |
|---|---|
|
|
Nieuwe aanvraag Beschrijf de wijziging die u wilt aanbrengen en geef eventuele informatie op die de persoon die de wijziging aanbrengt nodig heeft. (Alle tekst die u hier invoert, wordt toegevoegd in het gebied Geconsolideerde opmerkingen .) |
|
|
Nieuwe duur Ga op een van deze drie manieren te werk:
|
|
|
Nieuwe duureenheden Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode aan te geven voordat de taak moet zijn voltooid. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.) |
Als u alle formulieritems op de gewenste manier hebt, klikt u op Verzenden, waarna de huidige taak wordt gemarkeerd alsvoltooid. (Maar u bent nog niet klaar. U krijgt opnieuw een controletaak toegewezen als Anna klaar is met de taak om te wijzigen.)
Ondertussen ontvangt Anna de volgende e-mailmelding:
Na een blik op de onderwerpregel (nummer 1 in de afbeelding) kan Anna zien dat dit geen gewone melding is om feedback te verzamelen, maar een verzoek om iets aan het item te wijzigen. Ze vindt de informatie over de specifieke wijziging die is aangevraagd in de Wijziging aangevraagd van tekst (nummer 2).
Marjan checkt het item uit, maakt de aangevraagde wijzigingen (of niet), slaat haar eventuele wijzigingen op en checkt het item weer in. (Als de werkstroom is ingesteld om te eindigen zodra er een wijziging in het item wordt aangebracht, wordt de werkstroom beëindigd.)
Vervolgens gaat Anna naar de pagina Werkstroomstatus en opent daar haar taak met de wijzigingsaanvraag in het gebied Taken .
Anna voegt alle gewenste informatie toe aan het veld Opmerkingen en klikt op Antwoord verzenden. De werkstroom voert twee acties uit:
- Hiermee wordt Anna's taak voor de wijzigingsaanvraag gemarkeerd als Voltooid.
- U krijgt een nieuwe revisietaak toegewezen (waaraan Anna's opmerkingen zijn toegevoegd in het gebied Geconsolideerde opmerkingen ) en u ontvangt een melding over deze taak.
Nu kunt u doorgaan en uw beoordeling van het gewijzigde item voltooien.
Ondertussen worden al deze acties bijgehouden en zijn ze zichtbaar in de sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding.
Hier ziet u een diagram van het hele proces.
9. okt. De taak aan iemand anders toewijzen (optioneel)
Als u wilt dat iemand anders een werkstroomtaak uitvoert die aan u is toegewezen, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het formulier voor werkstroomtaken.
Dit formulier wordt weergegeven.
|
|
Taak opnieuw toewijzen aan Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen. Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die de werkstroom heeft gestart (of, als de werkstroom automatisch is gestart, aan degene die deze werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd), laat u dit veld leeg. |
|---|---|
|
|
Nieuwe aanvraag Geef alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, nodig heeft om de taak te voltooien. (Alle tekst die u hier invoert, wordt toegevoegd in het gebied Geconsolideerde opmerkingen .) |
|
|
Nieuwe duur Ga op een van deze drie manieren te werk:
|
|
|
Nieuwe duureenheden Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode aan te geven voordat de taak moet zijn voltooid. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.) |
Wanneer het formulier is voltooid, klikt u op Verzenden. Uw taak wordt gemarkeerd als voltooid, een nieuwe taak wordt toegewezen aan de persoon die nu verantwoordelijk is voor de taak en er wordt een melding voor de taak verzonden.
Alle nieuwe informatie die u hebt opgegeven, wordt opgenomen in de tekst Gedelegeerd door in de melding voor de nieuwe taak (nummer 1 in de volgende afbeelding).
Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgehouden en zijn ze zichtbaar in de secties Taken en Geschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals u hier kunt zien.
10. okt. Voer een taak uit namens een externe deelnemer (optioneel)
Er is een speciaal proces voor het opnemen van deelnemers die geen lid zijn van uw SharePoint-organisatie. In dit proces fungeert een sitelid als plaatsvervanger voor de externe deelnemer:
- Neem het e-mailadres van de externe deelnemer op in de bijbehorende fase Toewijzen aan op de tweede pagina van het koppelingsformulier.
- In de werkstroom wordt de taak van de externe deelnemer toegewezen aan het sitelid dat de werkstroom start of, als de werkstroom automatisch wordt gestart, aan het lid dat de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd. Deze persoon aan wie de taak feitelijk is toegewezen, fungeert als de proxy voor de externe deelnemer.
- Dit sitelid ontvangt een taakmelding met instructies voor het verzenden van een kopie van het item voor revisie naar de externe deelnemer. (Ondertussen ontvangt de externe deelnemer een kopie van de taakmelding, die kan fungeren als een nuttige waarschuwing of als waarschuwing.)
- Het sitelid aan wie de taak feitelijk is toegewezen, stuurt een kopie van het item naar de externe deelnemer.
- De externe deelnemer beoordeelt het item en stuurt het antwoord terug naar het sitelid.
- Wanneer het antwoord van de externe deelnemer binnenkomt, voert het sitelid de taak in SharePoint-producten uit namens de externe deelnemer.
Hier volgt een diagram van het proces.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
Een actieve werkstroom Feedback verzamelen BEWAKEN, AANPASSEN of stoppen |
|---|
Een actieve werkstroom Feedback verzamelen bewaken, aanpassen of stoppen
De centrale locatie van waaruit u een actieve werkstroom kunt controleren, aanpassen of stoppen, is de pagina Werkstroomstatus van dat exemplaar van de werkstroom.
Eerst laten we u zien hoe u naar die pagina gaat en vervolgens laten we u zien hoe u de opties en de informatie gebruikt die u daar vindt. Ten slotte laten we u nog twee pagina's zien waar u aanvullende controle-informatie kunt krijgen.
Secties in dit segment
- Naar de pagina Werkstroomstatus gaan
- De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te volgen
- Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)
- Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)
- De uitvoering van deze werkstroom annuleren of beëindigen
- Achterhalen welke werkstromen worden uitgevoerd op een item
- Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren
1. Naar de pagina Werkstroomstatus gaan
Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt op de koppeling Wordt uitgevoerd voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.
In dit voorbeeld is het item het document genaamd Keynote Concept en is de werkstroom Goedkeuring 3.
De pagina Werkstroomstatus wordt geopend.
Opmerking
- Als uw lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u sorteren en/of filteren gebruiken om het gezochte item sneller te vinden. Als u merkt dat u herhaaldelijk op dezelfde manier sorteert en/of filtert, is het misschien handig om een aangepaste weergave te maken waarmee deze rangschikking wordt geautomatiseerd.
- Als u naar de pagina Werkstroomstatus wilt gaan, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een e-mailbericht waarin de werkstroom is gestart of op de koppeling Werkstroomgeschiedenis bekijken in een e-mailmelding waarin de werkstroom is voltooid voor het specifieke exemplaar waarin u geïnteresseerd bent.
2. okt. De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te volgen
Hier, onder de illustratie van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus, vindt u de controlevragen die door de sectie worden beantwoord.
De sectie Werkstroomgegevens
Beantwoorde vragen:
- Wie heeft dit exemplaar van de werkstroom gestart?
- Wanneer is dit exemplaar gestart?
- Wanneer heeft de laatste actie in dit geval plaatsgevonden?
- Op welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?
- Wat is de huidige status van dit exemplaar?
Sectie Taken
Beantwoorde vragen:
- Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen, en wat is hun huidige status?
- Welke taken zijn al voltooid en wat was het resultaat voor elk van die taken?
- Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen?
Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen , worden niet weergegeven in deze sectie.
De sectie Werkstroomgeschiedenis
Beantwoorde vragen:
- Welke gebeurtenissen hebben zich al voorgedaan in dit exemplaar van de werkstroom?
- Houd er rekening mee dat achterstallige taken en meldingen over achterstallige taken niet worden weergegeven in dit gebied.
3. okt. Actieve taken wijzigen (taken die al zijn toegewezen)
Taken die al zijn toegewezen, maar nog niet zijn voltooid, kunnen op twee manieren worden gewijzigd:
- Eén actieve taak wijzigen
- Alle actieve taken wijzigen
Eén actieve taak wijzigen
Machtigingen Als u wijzigingen wilt aanbrengen in één taak die is toegewezen aan iemand anders dan uzelf, moet u de machtiging Lijsten beheren hebben. (De groep Eigenaren beschikt standaard over de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u wel machtigingen hebt waarmee u een werkstroom kunt starten maar geen wijzigingen in de taak van een andere deelnemer kunt aanbrengen.)
Als u over de benodigde machtigingen beschikt:
- Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van de taak in de takenlijst.
- Gebruik het taakformulier om de taak te voltooien, te verwijderen of opnieuw toe te wijzen, of om een wijziging van het item aan te vragen.
Zie het gedeelte VOLTOOIEN van dit artikel voor gedetailleerde instructies over het gebruik van het taakformulier.
Alle actieve taken wijzigen
Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaar heeft gestart, maar de koppelingDeze werkstroom beëindigenwordt pas weergegeven als die persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Ook hier heeft de groep Eigenaren standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)
Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de Actieve taken bijwerken van de koppeling Feedback verzamelen .
Breng de gewenste wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik op OK.
- Berichten met uw wijzigingen worden verzonden naar de personen aan wie momenteel taken in deze uitvoering zijn toegewezen.
- Wijzigingen die u in dit formulier aanbrengt, zijn niet van invloed op reeds voltooide of verwijderde taken en taken die nog niet zijn toegewezen.
- Als u wijzigingen wilt aanbrengen in taken die nog niet zijn toegewezen, raadpleegt u de volgende sectie in dit segment, Toekomstige taken wijzigen.
|
|
Duur per taak, duureenheden Als u de bestaande vervaldatum wilt behouden , laat u Duur per taak leeg en wijzigt u Duureenheden niet. De vervaldatum verwijderen, zodat er geen is Typ het getal 0 bij Duur per taak. De vervaldatum verschuiven door de taakduur te verlengen Gebruik beide duurvelden om het aantal en het type eenheden op te geven waarmee u de duur wilt verlengen. |
|---|---|
|
|
Reserveer De tekst van het verzoek wijzigen : Breng de gewenste wijzigingen aan in het tekstvak. |
- Wanneer u alle velden in het formulier naar wens hebt, klikt u op OK.
Alle actieve taken in het huidige exemplaar worden bijgewerkt.
4. okt. Toekomstige taken wijzigen (taken die nog niet zijn toegewezen)
Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaar heeft gestart, maar de koppelingDeze werkstroom beëindigenwordt pas weergegeven als die persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Ook hier heeft de groep Eigenaren standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)
Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Revisoren van Feedback verzamelen toevoegen of bijwerken .
Breng de gewenste wijzigingen aan in het formulier dat wordt geopend en klik vervolgens op Bijwerken.
Opmerking
Wijzigingen in dit formulier zijn niet van invloed op taken die al zijn gemaakt en toegewezen.
|
|
Deelnemers, Volgorde, Groepen uitvouwen
Opmerking: U kunt het selectievakjeGroepen uitvouwen gebruiken om op te geven of aan de distributiegroepen in de lijst slechts één taak voor de hele groep of één taak per lid moet worden toegewezen. Zie het segment PLAN en het desbetreffende segment ADD (Lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van deze velden. |
|---|---|
|
|
Reserveer
|
|
|
Einddatum voor alle taken, duur per taak, duureenheden
|
- Wanneer alle velden in het formulier naar wens zijn, klikt u op OK.
Uw wijzigingen worden doorgevoerd in alle toekomstige taken in het huidige exemplaar.
5. okt. De uitvoering van deze werkstroom annuleren of beëindigen
Er zijn twee manieren waarop u een actief werkstroomexemplaar kunt stoppen voordat dit op normale wijze is voltooid:
- De werkstroom annuleren Alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.
- Beëindig deze werkstroom Alle taken worden geannuleerd en verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Deze worden echter nog steeds weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)
Hieronder volgen instructies voor beide methoden.
Annuleren (alle taken geannuleerd, maar behouden in zowel de takenlijst als de geschiedenis)
Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaar heeft gestart, maar de koppelingDeze werkstroom beëindigenwordt pas weergegeven als die persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Ook hier heeft de groep Eigenaren standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)
Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet meer nodig of gewenst is, kan deze worden gestopt.
- Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle feedbacktaken verzamelen annuleren .
Alle huidige taken worden geannuleerd en de werkstroom wordt afgesloten met de status Geannuleerd. De geannuleerde taken worden nog steeds weergegeven in het gebied Taken en in het gebied Werkstroomgeschiedenis .
Beëindigen (alle taken verwijderd uit de takenlijst maar behouden in de geschiedenis)
Machtigingen Alle vier de opdrachtkoppelingen in de volgende afbeelding worden weergegeven op de pagina Werkstroomstatus van iedereen met de machtiging Lijsten beheren. De eerste drie koppelingen worden weergegeven op de pagina van de persoon die het werkstroomexemplaar heeft gestart, maar de koppelingDeze werkstroom beëindigenwordt pas weergegeven als die persoon ook de machtiging Lijsten beheren heeft. (Ook hier heeft de groep Eigenaren standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groepen Bezoekers niet.)
Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt en niet meer reageert, kan deze worden beëindigd.
- Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de visualisatie van de werkstroom op de koppeling Deze werkstroom beëindigen .
Alle taken die door de werkstroom worden gemaakt, worden geannuleerd en verwijderd uit het gebied Taken op de pagina Werkstroomstatus. Ze worden echter nog wel weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis . De werkstroom eindigt met de status Geannuleerd.
6. okt. Achterhalen welke werkstromen worden uitgevoerd op een item
Op de pagina Werkstromen vindt u voor een item een lijst met de werkstromen die momenteel voor dat item worden uitgevoerd.
- Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.
- Klik op het pictogram vóór de naam van het item om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Files van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.
- Op de pagina Werkstromen: Itemnaam , onder Werkstromen, vindt u een lijst met werkstroomexemplaren die momenteel voor het item worden uitgevoerd.
Opmerking
Houd er rekening mee dat meerdere exemplaren van één werkstroomversie niet tegelijkertijd op hetzelfde item kunnen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: Er zijn twee werkstromen toegevoegd, beide gebaseerd op de sjabloon Feedback verzamelen. De ene heet Feedback op plan en de andere heet Feedback op budget. Op een item tegelijk kan één exemplaar van Planfeedback en Budgetfeedback worden uitgevoerd, maar niet twee exemplaren van beide werkstromen.
7. okt. Werkstromen voor de hele siteverzameling controleren
Beheerders van siteverzamelingen kunnen in één oogopslag het volgende bekijken:
- Het aantal werkstromen op basis van elke werkstroomsjabloon dat momenteel in de siteverzameling bestaat.
- Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.
- Hoeveel exemplaren van werkstroomversies op basis van elke werkstroomsjabloon momenteel in de siteverzameling worden uitgevoerd.
Dit doet u als volgt:
- Open de startpagina van de siteverzameling (niet de startpagina van een site of subsite in de verzameling).
- Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.
- Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheer op Werkstromen.
De pagina Werkstromen wordt geopend met de informatie.
Volgende stappen
Als dit de eerste keer is dat deze werkstroomversie wordt uitgevoerd, kunt u de instructies in het REVIEW-segment van dit artikel gebruiken om de gebeurtenissen in het exemplaar te bekijken en te ontdekken of de werkstroom naar wens functioneert.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
CONTROLEREN Feedback-werkstroomresultaten verzamelen en rapporten maken |
|---|
Werkstroomresultaten voor het verzamelen van feedback controleren en rapporten maken
Nadat uw werkstroomexemplaar is voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die zijn vastgelegd in de geschiedenis. (U hebt toegang tot de record voor elk exemplaar tot 60 dagen nadat het exemplaar is voltooid.)
Belangrijk
De werkstroomgeschiedenis is alleen bedoeld als informele referentie. Het mag niet worden gebruikt voor officiële audits of voor andere juridische, bewijsdoeleinden.
U kunt ook rapporten uitvoeren over de algehele prestaties van de werkstroom in verschillende instanties.
Secties in dit segment
- Gebeurtenissen controleren in het meest recente exemplaar
- Maximaal 60 dagen toegang tot de geschiedenis van exemplaren
- Prestatierapporten voor werkstromen maken
1. Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar bekijken
Zolang een item in dezelfde lijst of bibliotheek aanwezig is en totdat dezelfde werkstroom opnieuw wordt uitgevoerd op hetzelfde item, kan de geschiedenis van het meest recente exemplaar worden geraadpleegd vanuit de lijst of bibliotheek.
Als u de pagina Werkstroomstatus wilt weergeven van het meest recente exemplaar van een werkstroom die op een item is uitgevoerd, gaat u als volgt te werk:
- Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt op de statuskoppeling voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.
In dit voorbeeld is het item het document met de naam Keynote-concept en is de werkstroom Nieuw document goedkeuren.
Op de pagina Werkstroomstatus bevindt de sectie Werkstroomgeschiedenis zich onderaan.
2. okt. Maximaal 60 dagen toegang tot de geschiedenis van exemplaren
Wat moet u doen als u de geschiedenis van een exemplaar wilt bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw hebt uitgevoerd op hetzelfde item?
U kunt dit doen gedurende maximaal 60 dagen vanaf een van de twee toegangspunten: de lijst of bibliotheek, of de melding over het voltooien van de werkstroom. (Zestig dagen is hoelang het taakoverzicht voor werkstromen in SharePoint-producten wordt bewaard.)
Uit de lijst of bibliotheek
- Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.
- Klik op het pictogram vóór de naam van het item om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Files van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.
- Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Voltooide werkstromen op de naam of de status van het werkstroomexemplaar dat u wilt bekijken.
De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.
Vanuit de melding over het voltooien van de werkstroom
- Open de melding dat de werkstroom is voltooid voor het exemplaar dat u wilt bekijken en klik vervolgens op de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven .
De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.
Als u alle voltooiingsmeldingen wilt bewaren, kunt u een Outlook-regel maken. Stel de regel in om alle inkomende berichten met de tekst in de onderwerpregel naar een eigen, aparte map te kopiëren. (Zorg ervoor dat met uw Outlook-regel de inkomende berichten worden gekopieerd en niet worden verplaatst , anders worden ze niet ook weergegeven in uw Postvak IN.) Zie het artikel E-mailberichten beheren met regels voor meer informatie over het maken van Outlook-regels.
3. okt. Prestatierapporten voor werkstromen maken
Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies in het algemeen presteert (in de loop van de tijd en via meerdere instanties), kunt u een of beide van de twee vooraf gedefinieerde rapporten maken:
- Rapport Activiteitsduur Gebruik dit rapport om gemiddelden te zien van hoe lang het duurt voordat elke activiteit binnen een werkstroom is voltooid en hoe lang het duurt om elke volledige uitvoering of elk exemplaar van die werkstroom te voltooien.
- Annulerings- en foutenrapport Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom regelmatig wordt geannuleerd of fouten ervaart voordat deze is voltooid.
De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken
- Klik in de lijst of bibliotheek, in de kolom Status voor die werkstroom, op een koppeling met statusinformatie.
- Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenis op Werkstroomrapporten weergeven.
- Zoek de werkstroom waarvan u een rapport wilt bekijken en klik op de naam van het rapport dat u wilt bekijken.
- Behoud of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt. Klik vervolgens op OK.
Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie. - Als het rapport klaar is, kunt u klikken op de koppeling in de volgende afbeelding om het te bekijken. Klik anders op OK om te voltooien en het dialoogvenster te sluiten. (Wanneer u het rapport later wilt bekijken, vindt u dit op de locatie die u in de vorige stap hebt opgegeven.)
Volgende stappen
Als uw werkstroom precies zo werkt als u wilt, bent u klaar om deze te gebruiken.
Als er iets is dat u wilt wijzigen aan de werking ervan, raadpleegt u het VERANDERING-segment van dit artikel.
Bovenkant van segment | Naar begin van artikel
|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback WIJZIGEN, uitschakelen of verwijderen |
|---|
Een werkstroom voor het verzamelen van feedback wijzigen, uitschakelen of verwijderen
Nadat u het eerste exemplaar van de nieuwe werkstroom Feedback verzamelen hebt uitgevoerd en de resultaten hebt bekeken, wilt u mogelijk een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.
Mogelijk wilt u in de toekomst ook verdere wijzigingen aanbrengen in de configuratie.
Ten slotte zou je op een gegeven moment de workflow voor een kortere of langere periode willen uitschakelen, maar niet verwijderen - of je zou er zelfs voor kunnen kiezen om hem helemaal te verwijderen.
Secties in dit segment
1. Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen
Als u blijvende wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen van een bestaande werkstroom, opent en bewerkt u het koppelingsformulier dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen.
Als de werkstroom in slechts één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd
Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.
Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek .
Opmerking
De naam van het tabblad is afhankelijk van het lijst- of bibliotheektype. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Calendar.
Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.
Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik om instellingen te wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen.
Opmerking
Als de gewenste werkstroom voor het verzamelen van feedback niet in de lijst voorkomt, is deze mogelijk slechts aan één inhoudstype gekoppeld. Welke werkstromen in deze lijst worden weergegeven, wordt bepaald door het besturingselement Werkstroomkoppelingen van dit type weergeven , dat zich net boven de lijst bevindt. (Zie de afbeelding.) Klik door de opties voor inhoudstypen in de vervolgkeuzelijst om te ontdekken welke optie de gewenste werkstroom weergeeft. Wanneer de gewenste werkstroom in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam van de werkstroom.
Maak de gewenste wijzigingen in hetzelfde koppelingsformulier van twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze op.
Zie het segment PLAN en het desbetreffende ADD-segment (Lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.
Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling
- Open de startpagina van de siteverzameling (niet de startpagina van een site of subsite in de verzameling).
- Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.
- Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieën op Site-inhoudstypen.
- Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
- Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingen opWerkstroominstellingen.
- Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik om instellingen te wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen.
- Maak de gewenste wijzigingen in hetzelfde koppelingsformulier van twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze op.
Zie het segment PLAN en het desbetreffende ADD-segment (Lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.
2. okt. Een werkstroom uitschakelen of verwijderen
Als de werkstroom in slechts één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd
Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.
Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek .
Opmerking
De naam van het tabblad is afhankelijk van het lijst- of bibliotheektype. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Calendar.
Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.
Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen .
Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
Het formulier bevat vijf kolommen:
- Werkstroom Naam van de werkstroom.
- Exemplaren Aantal exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd voor items.
- Toestaan Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.
- Geen nieuwe exemplaren Optie waardoor alle momenteel actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door deze niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie kan ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)
- Verwijderen Optie waarmee de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek wordt verwijderd. Alle actieve exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.)
Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling
- Open de startpagina van de siteverzameling (niet de startpagina van een site of subsite in de verzameling).
- Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.
- Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieën op Site-inhoudstypen.
- Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
- Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingen op Werkstroominstellingen.
- Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen .
- Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
Het formulier bevat vijf kolommen:
- Werkstroom Naam van de werkstroom.
- Exemplaren Aantal exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd voor items.
- Toestaan Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.
- Geen nieuwe exemplaren Optie waardoor alle momenteel actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door deze niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie kan ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)
- Verwijderen Optie waarmee de werkstroom volledig uit de siteverzameling wordt verwijderd. Alle actieve exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.)
Volgende stappen
Als u wijzigingen hebt aangebracht, voert u een testexemplaar van de werkstroom uit om het effect van de wijzigingen te controleren.
Verder aanpassen
Er zijn allerlei manieren om de werkstromen van SharePoint-producten verder aan te passen.
U kunt zelfs zelf aangepaste werkstromen maken.
U kunt een of meer van de volgende programma's gebruiken:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Pas werkstroomformulieren, acties en gedrag aan.
- Microsoft Visual Studio Bouw uw eigen aangepaste werkstroomacties.
Zie het Help-systeem voor Microsoft Software Developer Network (MSDN) voor meer informatie.