Begin eerst met het plannen van uw SharePoint-communicatiesite. In de planningsfase leert u hoe u nadenkt over sitenavigatie, machtigingen en aanpassingen om u voor te bereiden op het bouwen van een SharePoint-communicatiesite. In dit artikel leest u hoe u een SharePoint-communicatiesite bouwt.
Wilt u een teamsite maken? U kunt nog steeds de richtlijnen in dit artikel volgen, maar u begrijpt dat een teamsite over het algemeen een veel kleinere doelgroep heeft met zeer specifieke doelen en taken die moeten worden uitgevoerd. Communicatiesites zijn ontworpen voor brede communicatie.
Uw site bouwen
U kunt uw communicatiesite maken met behulp van een van de standaardontwerpen (Onderwerp, Showcase, leeg) of een aangepast site-ontwerp dat voor uw organisatie is gemaakt. Als u Beheer machtigingen hebt, kunt u ook een van de siteontwerpen in het lookbook inrichten als uitgangspunt voor uw site.
Bekijk dit begeleide scenario voor het maken van een communicatiesite.
Of ga verder met het maken van een communicatiesite.
Het uiterlijk aanpassen
U kunt het thema, de koptekst en het sitelogo aanpassen aan uw organisatie of sitemerk. Meer informatie over het aanpassen van het uiterlijk van uw SharePoint-site. Als uw site deel uitmaakt van een hub, kunt u het sitethema niet wijzigen. Als u geen opties ziet om het uiterlijk van uw site te wijzigen, heeft uw beheerder mogelijk de mogelijkheid om dit te doen uitgeschakeld.
Toegang tot deze wijzigingen in instellingen > Het uiterlijk wijzigen
Specificaties voor logo's:
- Uw sitelogo kan een JPG, GIF of PNG zijn. Het gebruik van een PNG-bestand zorgt voor een transparante achtergrond
- Als u een vierkant logo voor uw site wilt, zijn de minimale afmetingen 64 x 64 pixels
- Voor een rechthoekig logo zijn de afmetingen 192 x 64
- Verdubbel deze afmetingen voor het beste beeldscherm in hoge resolutie
- Gebruik geen afbeelding die groter is dan 300 MB voor uw sitelogo om de impact op de prestaties van uw site te minimaliseren
De bibliotheek Sitepagina's instellen
De bibliotheek Sitepagina's is een speciaal type documentbibliotheek dat wordt gebruikt voor het hosten van alle pagina's op uw site. U kunt slechts één bibliotheek sitepagina's op uw site hebben. Nieuwsberichten worden opgeslagen in de bibliotheek Sitepagina's op uw site, omdat ze slechts een speciaal type sitepagina zijn.
Tip: Als u gemakkelijker wilt zien welke pagina's Nieuws en welke pagina's 'gewone' sitepagina's zijn, voegt u de kolom Gepromoveerde status toe aan de weergaven in uw bibliotheek Sitepagina's. Nieuwsberichten zijn Gepromoveerde status = 2. 'Normale' sitepagina's zijn Gepromoveerde status = 0.
Tip: Stel de weergave Alle pagina's in als standaardweergave voor sitepagina's. In deze weergave worden naast Type en Naam de volgende kolommen weergegeven: Titel (gekoppeld aan item met het bewerkingsmenu), Gepromoveerde status, Versie, Aantal vind ik leuk en Aantal opmerkingen. U kunt al deze kolommen behalve Versie toevoegen door de vervolgkeuzelijst voor + Kolom toevoegen te selecteren en kolommen weergeven/verbergen te kiezen. Selecteer de kolommen die u wilt weergeven en klik op Toepassen. Als u Versie wilt toevoegen aan uw weergave, selecteert u de vervolgkeuzelijst weergave en kiest u De huidige weergave bewerken. Schakel vervolgens het selectievakje voor Versie in en druk op OK om de weergave op te slaan.
Informatie over de inhoud van de site
Elke communicatiesite bevat verschillende standaardlijsten en bibliotheken:
- Documentbibliotheek : een locatie voor het uploaden van bestanden. Uw site wordt geleverd met één standaardbibliotheek, maar u kunt er indien nodig meer toevoegen.
- Lijst met gebeurtenissen : de lijst waarin agenda-items worden opgeslagen.
- Bibliotheek voor sitepagina's : de bibliotheek waar al uw sitepagina's zich bevinden.
- Formuliersjablonen en stijlbibliotheek : deze bibliotheken zijn verouderde bibliotheken die zijn overgedragen van vaste versies van SharePoint
Tips voor het configureren van site-inhoud:
- Voeg de paginatitel toe voordat u een afbeelding aan de pagina toevoegt. Als u niet eerst de paginatitel toevoegt, is de naam van de submap Siteactiva (te vinden in Siteactiva) voor uw pagina mogelijk een reeks willekeurige tekens, waardoor het veel moeilijker is om de afbeeldingen te vinden die aan uw pagina zijn gekoppeld.
- Upload geen documenten via het webonderdeel Snelle koppelingen. Upload ze altijd naar een documentbibliotheek en koppel ze vervolgens vanuit Snelle koppelingen. Als u een document uploadt terwijl u een koppeling in Snelle koppelingen toevoegt, wordt het document opgeslagen in de bibliotheek Siteactiva, waardoor het veel moeilijker te vinden is als u het later moet bijwerken.
- Plaats spaties (geen streepjes of onderstrepingstekens) tussen woorden in bestandsnamen om de leesbaarheid te verbeteren. Bestandsnamen en documenttitels moeten zinvol zijn voor gebruikers, omdat deze informatie belangrijk wordt wanneer gebruikers op uw site naar inhoud zoeken.
- Vermijd het gebruik van datums en versienummers in bestandsnamen. SharePoint houdt automatisch versies voor u bij. Als u een datum toevoegt aan een bestandsnaam en vervolgens een nieuwere kopie van het bestand toevoegt, worden uw koppelingen naar het oude bestand niet automatisch bijgewerkt. Als u een nieuwe versie van een bestand uploadt met dezelfde naam als een bestaand bestand, worden uw koppelingen automatisch bijgewerkt.
- Gebruik herkenbare labels voor alle hyperlinks. Verzin geen termen wanneer u een koppeling naar inhoud op uw site maakt. Raadpleeg de richtlijnen voor labels in Navigatie plannen voor de moderne SharePoint-ervaring voor aanvullende richtlijnen over koppelingslabels. De richtlijnen voor labelnamen in dit artikel zijn niet alleen van toepassing op de bovenste navigatielabels, maar op elke koppeling op uw pagina.
Bepalen hoe u wilt dat gebruikers uw pagina's gebruiken
Een belangrijk voordeel van moderne SharePoint-ervaringen is dat bezoekers op een aantal ingebouwde manieren kunnen deelnemen aan uw site en op uw pagina's:
- Paginaopmerkingen. Elke pagina wordt gemaakt met de wisselknop paginaopmerkingen ingeschakeld. U kunt ervoor kiezen om dit ingeschakeld te laten of uit te schakelen. Als u paginaopmerkingen ingeschakeld laat, controleert u of u regelmatig opmerkingen bekijkt om zo nodig te reageren.
- Opslaan voor later. Met deze functie kan elke lezer de pagina opslaan voor later onderzoek. Opgeslagen pagina's worden weergegeven op de startpagina van SharePoint of in de mobiele app.
- Vind ik leuk. Met deze functie kunnen bezoekers affiniteit met uw pagina aangeven. Het totale aantal vind-ik-leuks wordt weergegeven voor elke pagina en elk nieuwsartikel.
- Weergaven. Deze functie laat site-eigenaren en bezoekers zien hoe vaak de pagina is bekeken.
- Yammer-gesprekken. Door het webonderdeel Yammer toe te voegen, kunnen paginabezoekers een Yammer-communitygesprek bekijken, starten en eraan deelnemen vanaf uw SharePoint-pagina.
Inhoud op een bepaalde doelgroep richten
Een goede manier om ervoor te zorgen dat de inhoud van uw site relevanter is voor bezoekers, is door de manier aan te passen waarop uw bezoekers pagina's en nieuws bekijken met behulp van doelgroeptargeting. Doelgroeptargeting maakt het mogelijk om inhoud te richten op gebruikers die deel uitmaken van een specifieke doelgroep. Met doelgroepen kan nieuws ook worden geprioriteerd op doelgroepleden op de startpagina van SharePoint, nieuws in de mobiele app en in het webonderdeel Nieuws.
Doelgroeptargeting wordt eerst geconfigureerd in de bibliotheek Sitepagina's en vervolgens in de webonderdelen Nieuws of Gemarkeerde inhoud. Als een doelgroep is opgegeven voor een pagina, wordt de pagina in deze webonderdelen alleen weergegeven voor personen die lid zijn van de doelgroep. Een niet-lid kan de inhoud vinden met behulp van zoeken, omdat het richten op een pagina niet hetzelfde is als een pagina beveiligen. Het niet-lid krijgt echter niet de pagina of het nieuwsartikel te zien .
Doelgroeptargeting kan ook worden toegevoegd aan de navigatie voor uw site. Hiermee kunt u kiezen wie welke inhoud in uw sitenavigatie ziet met behulp van dezelfde doelgroepen die beschikbaar zijn voor pagina's.
Automatische paginagoedkeuringen maken
Wilt u dat iemand of een groep pagina's goedkeurt voordat deze worden gepubliceerd? Primaire en secundaire versies zijn standaard ingeschakeld in de bibliotheek Sitepagina's. Als deze functie is ingeschakeld, kunt u eenvoudig paginagoedkeuring configureren vanuit de vervolgkeuzelijst Automatiseren in de bibliotheek Sitepagina's. Dit kan een goed idee zijn als u van plan bent om meerdere auteurs te hebben en u de laatste pagina's wilt bekijken voordat ze worden gepubliceerd. Houd er rekening mee dat zelfs zonder goedkeuring van pagina's alleen leden en eigenaren pagina's kunnen bekijken die niet zijn gepubliceerd (hoewel Bezoekers de laatst gepubliceerde versie van de pagina kunnen bekijken).
Machtigingen voor lijsten en bibliotheken aanpassen
Wilt u een aantal lijsten of bibliotheken hebben waar sitebezoekers een bijdrage kunnen leveren? U kunt machtigingen aanpassen voor een of meer lijsten of bibliotheken op uw site om machtigingen voor Bijdragen toe te wijzen aan uw bezoekersgroep. Als best practice kunt u proberen te voorkomen dat machtigingen worden verbroken in de bibliotheek Sitepagina's. Het verbreken van machtigingen in de bibliotheek Sitepagina's kan leiden tot complexe en verwarrende gebruikerservaringen en moet zeer zorgvuldig worden beheerd om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk machtigingen verwijdert van een pagina die alle gebruikers nodig hebben. U kunt ook het webonderdeel Microsoft Forms gebruiken om een formulier toe te voegen aan een pagina waar bezoekers kunnen bijdragen of het webonderdeel Power Apps om een app toe te voegen die u hebt geconfigureerd.
Speciale overwegingen voor het moderniseren van een klassieke site
Als u een bestaande klassieke SharePoint-site moderniseert om uw communicatiesite te maken of converteert van een ander platform naar SharePoint, hebt u waarschijnlijk inhoud die u naar uw nieuwe site wilt migreren.
Aanbevolen procedures voor migratie:
Gebruik de verplaatsing naar een nieuwe communicatiesite om het verhaal van uw site opnieuw na te denken en ervoor te zorgen dat de inhoud nog steeds relevant is. Plan uw nieuwe site aan de hand van de richtlijnen die eerder zijn beschreven. Dit betekent niet dat u moet vergeten wat u al hebt, vooral als de inhoud wordt gebruikt en up-to-date is gehouden. Maar is dit het geval voor al uw huidige inhoud?
Praat met de bezoekers van uw site. Ontdek wat ze echt nodig hebben. Voldoet de inhoud van uw voormalige site nog steeds aan de doelstellingen voor uw nieuwe site? Bekijk de gebruiksgegevens voor de bestaande site. Gebruik deze informatie om te bepalen welke inhoud moet worden gemigreerd naar uw nieuwe site.
Maak en controleer de inhoudsinventaris voor uw huidige site. Bepaal voor elk element in de inventaris of dit het volgende moet zijn:
- Verwijderd- zo ja, doe het dan nu!
- Gearchiveerd- omdat het een zakelijke record is
- Gemigreerd omdat deze actueel is en u het nog steeds nodig hebt
- Bijgewerkt en vervolgens gemigreerd
- Op een andere site geplaatst en gekoppeld op uw eigen site
Inhoud moet zijn plaats op uw nieuwe site krijgen.
- Voegt deze inhoud waarde toe aan het bedrijf/de bezoeker?
- Wil ik het up-to-date houden?
- Is mijn bedrijfsgroep verantwoordelijk voor deze inhoud? Zo niet, dan is het tijd om afscheid te nemen van de inhoud. Als dit niet van u is, vraagt u de eigenaar om het toe te voegen aan zijn of haar site en maakt u een koppeling naar de inhoud op uw site.
Zoek een 'thuis' voor nieuwe inhoud. Zorg ervoor dat elk element een thuis heeft en, als dat niet het geval is, bedenk dan of u misschien een categorie in uw planning hebt gemist.