SharePoint biedt een schaalbare, functierijke ervaring voor het beheren van inhoud. Als u een groot aantal bestanden wilt beheren, kunt u overwegen om een sitesjabloon voor documentencentrum te gebruiken. Deze sjabloon is geoptimaliseerd voor documentbeheer op grote schaal. Het kan tijd besparen en u helpen efficiënter te werken. Versies, document-id's, documentensets, navigatie met metagegevens en inhoudstypen zijn opgenomen in de sjabloon.
Een documentcentrumsite werkt voor beide scenario's:
- Ontwerpomgeving In een ontwerpomgeving voor documentencentrum maken en bewerken gebruikers duizenden documenten of media-assets die zijn opgeslagen in een centrale opslagplaats.
- Inhoudsarchief In een inhoudsarchief, zoals een Knowledge Base, slaan gebruikers documenten op of bekijken ze deze.
In dit artikel vindt u informatie over de functies in een sjabloon voor een documentcentrumsite.
Zie Sjablonen gebruiken om verschillende soorten SharePoint-sites te maken als u een documentcentrum wilt maken
Wat staat er op een documentcentrumsite?
De sjabloon Voor documentencentrumsite bevat functies waarmee u gemakkelijker en efficiënter grote sets documenten kunt maken en beheren. In de meeste gevallen kan een site-eigenaar elk van deze functies afzonderlijk toevoegen. Met de sjabloon voor de documentcentrumsite worden automatisch de aanbevolen functies voor documentbeheer ingeschakeld. In de volgende secties worden deze functies kort beschreven.
U kunt een site voor een documentencentrum gebruiken als een ontwerpomgeving of een opslagarchief voor inhoud. In een ontwerpomgeving checken gebruikers bestanden regelmatig in en uit en maken ze mapstructuren voor die bestanden. Versiebeheer is ingeschakeld en eerdere versies van elk document worden bewaard. Bovendien kunnen werkstromen de levenscyclus van documenten beheren.
In een inhoudsarchief vindt daarentegen weinig creatie plaats. Gebruikers bekijken en uploaden documenten alleen. De sjabloon voor de documentcentrumsite ondersteunt het maken van een type inhoudsarchief met de naam Knowledge Base archieven. Knowledge Bases bevatten doorgaans één versie van documenten en een site kan worden geschaald tot miljoenen bestanden. In een typisch scenario, zoals een technisch ondersteuningscentrum voor een grote organisatie, kunnen duizenden mensen toegang krijgen tot de inhoud, voornamelijk om deze te lezen. Slechts enkele zouden nieuwe inhoud naar de site uploaden.
In de volgende items worden enkele SharePoint-functies beschreven die u kunt opnemen in een documentencentrumsite. Naast deze mogelijkheden passen sommige organisaties het uiterlijk en de navigatie van een documentencentrum aan. Sommige voegen aangepaste webonderdelen toe.
Navigatie van metagegevens
Beheerde metagegevens is een systeem dat bepaalde termen toewijst aan documenten in SharePoint. Vervolgens kunt u deze termen gebruiken om de documenten te classificeren. U kunt ook metagegevens gebruiken om een krachtig navigatieprogramma voor gebruikers te maken waarmee ze snel kunnen vinden wat ze willen.
Stel dat uw bedrijf een Knowledge Base heeft die artikelen bevat die mensen helpen problemen met producten op te lossen. U kunt metagegevenstermen maken waarmee gebruikers informatie kunnen filteren op product, op probleemtype of andere eigenschappen.
Document-id's
Op een documentcentrumsite krijgt elk stukje inhoud een unieke id die niet is gerelateerd aan de locatie van het document, zoals een URL-koppeling. Dit betekent dat als u het document verplaatst of de naam ervan wijzigt, de id hetzelfde blijft. U kunt de id gebruiken om een permanente koppeling voor het document te maken en verbroken koppelingen te minimaliseren.
Versies
Versies worden automatisch ingeschakeld op een documentcentrumsite. Dit betekent dat u automatisch een geschiedenis hebt van alle verschillende versies van een bestand. In een documentbeoordelingsproces betekent dit bijvoorbeeld dat u een record hebt van alle updates die tijdens de beoordelingscyclus zijn ingevoerd. U kunt updates bijhouden, contact opnemen met responders, enzovoort. Als er bovendien een probleem optreedt met de huidige versie van een artikel, kunt u snel terugkeren naar de laatst bekende goede versie.
Inhoudstypen
Een inhoudstype is een specifiek type inhoud, samen met een groep instellingen voor de inhoud. Wanneer iemand een document van een gedefinieerd inhoudstype maakt, ontvangt het automatisch alle juiste instellingen voor dat inhoudstype. Een documentencentrum kan een verzameling inhoudstypen hebben: verschillende soorten documenten, video, sjablonen, enzovoort.
Inhoudsbeheer
Inhoudsbeheer wordt niet automatisch opgenomen in een documentcentrumsite, maar veel gebruikers voegen deze toe. Inhoudsbeheer is een SharePoint-functie waarmee u de algehele organisatie en structuur van items kunt beheren. Door metagegevens of inhoudstypen te gebruiken, kan inhoudsbeheer documenten en andere items automatisch doorsturen naar specifieke locaties. In een Knowledge Base kunt u bijvoorbeeld inhoudsbeheer alle nieuwe inzendingen automatisch laten routeren naar een speciale bibliotheek die artikelen voor een specifiek product verzamelt.