SharePoint biedt een schaalbare ervaring met veel functies voor het beheren van inhoud. Als u een grote hoeveelheid bestanden moet beheren, kunt u overwegen een sitesjabloon voor Documentencentrum te gebruiken. Deze sjabloon is geoptimaliseerd voor grootschalig documentbeheer. Het kan tijd besparen en u helpen efficiënter te werken. Versies, document-id's, documentensets, navigatie via metagegevens en inhoudstypen zijn opgenomen in de sjabloon.
Een documentcentrumsite is geschikt voor beide scenario's:
- Ontwerpomgeving In een ontwerpomgeving voor documentencentrum maken en bewerken gebruikers duizenden documenten of media-assets die zijn opgeslagen in een centrale opslagplaats.
- Inhoudsarchief In een inhoudsarchief, zoals een Knowledge Base, kunnen gebruikers documenten opslaan of bekijken.
In dit artikel worden de functies van een sitesjabloon voor Documentencentrum beschreven.
Zie Sjablonen gebruiken om verschillende soorten SharePoint-sites te maken als u een documentencentrum wilt maken
Wat vind ik op een site voor Documentencentrum?
De sitesjabloon Documentencentrum bevat functies waarmee u gemakkelijker en efficiënter grote sets documenten kunt maken en beheren. In de meeste gevallen kan een site-eigenaar elk van deze functies afzonderlijk toevoegen. De sitesjabloon Documentencentrum schakelt automatisch de aanbevolen functies voor documentbeheer in. In de volgende secties worden deze functies kort beschreven.
U kunt een site voor een documentencentrum gebruiken als een ontwerpomgeving of een opslagarchief voor inhoud. In een ontwerpomgeving checken gebruikers bestanden regelmatig in en uit en maken ze mapstructuren voor die bestanden. Versiebeheer is ingeschakeld en eerdere versies van elk document worden bewaard. Daarnaast kunnen werkstromen de levenscyclus van documenten controleren.
In een inhoudsarchief vinden echter weinig schrijfactiviteiten plaats. Gebruikers bekijken en uploaden documenten alleen. De sitesjabloon Documentencentrum ondersteunt het maken van een type inhoudsarchief dat Knowledge Base-archieven wordt genoemd. Knowledge Bases bevatten meestal één versie van documenten en een site kan uiteindelijk wel miljoenen bestanden bevatten. In een typisch scenario, zoals in een technisch onderhoudscentrum voor een grote organisatie, kunnen duizenden personen toegang tot de inhoud opvragen, meestal om deze te lezen. Slechts een aantal mensen uploadde nieuwe inhoud naar de site.
In de volgende items worden enkele SharePoint-functies beschreven die u kunt opnemen in een documentcentrumsite. Naast deze functies passen sommige organisaties het uiterlijk en de navigatie van een Documentencentrum aan. Sommigen voegen aangepaste webonderdelen toe.
Navigatie metagegevens
Beheerde metagegevens zijn een systeem dat bepaalde termen toewijst aan documenten in SharePoint. Vervolgens kunt u deze termen gebruiken om de documenten te classificeren. U kunt metagegevens ook gebruiken om een krachtig navigatieprogramma voor gebruikers te maken waarmee ze snel kunnen vinden wat ze zoeken.
Stel dat uw bedrijf een Knowledge Base heeft met artikelen die mensen helpen bij het oplossen van problemen met producten. U kunt metagegevenstermen maken waarmee gebruikers gegevens kunnen filteren op product, probleemtype of andere eigenschappen.
Document-id's
Op een site voor een documentencentrum krijgt elk stukje inhoud een unieke id die niet is gerelateerd aan de locatie van het document, zoals een URL-koppeling. Dit betekent dat als u het document verplaatst of de naam ervan wijzigt, de id hetzelfde blijft. U kunt de id gebruiken om een permanente koppeling voor het document te maken en verbroken koppelingen tot een minimum te beperken.
Versies
Versies worden automatisch ingeschakeld in een documentcentrumsite. Dit betekent dat u automatisch een geschiedenis hebt van alle verschillende versies van een bestand. In een documentrevisieproces betekent dit bijvoorbeeld dat u een record hebt van alle updates die tijdens de revisiecyclus zijn ingevoerd. U kunt updates bijhouden, contact opnemen met hulpverleners, enzovoort. Daarnaast kun je, als er zich een probleem voordoet met de huidige versie van een artikel, snel terugkeren naar de laatst bekende goede versie.
Inhoudstypen
Een inhoudstype is een specifiek soort inhoud, samen met een groep instellingen voor de inhoud. Wanneer iemand een document maakt met een gedefinieerd inhoudstype, worden automatisch alle instellingen voor dat inhoudstype ingevuld. Een Documentencentrum kan een verzameling inhoudstypen hebben, zoals verschillende soorten documenten, video's, sjablonen, enzovoort.
Inhoudsbeheer
Inhoudsbeheer wordt niet automatisch opgenomen in een site voor Documentencentrum, maar veel gebruikers voegen Inhoudsbeheer toe. Inhoudsbeheer is een SharePoint-functie waarmee u de algehele indeling en structuur van items kunt beheren. Met behulp van metagegevens of inhoudstypen kan Inhoudsbeheer documenten en andere items automatisch doorsturen naar specifieke locaties. Stel dat in een Knowledge Base Inhoudsbeheer alle nieuwe inzendingen automatisch doorstuurt naar een speciale bibliotheek waarin artikelen voor een specifiek product worden verzameld.