In dit artikel wordt uitgelegd hoe u antwoorden op uw gegevensverzameling kunt bekijken, hoe u uw instellingen voor e-mailverwerking kunt controleren en hoe u kunt uitvoeren om veelvoorkomende typen foutberichten of problemen met de antwoorden op te lossen.
Het dialoogvenster Berichten voor gegevensverzameling beheren helpt u bij het beheren van zowel de berichten voor gegevensverzameling die u hebt verzonden naar e-mailontvangers als de antwoorden die u hebt ontvangen voor elk van deze berichten in uw Postvak IN van Outlook.
Als het dialoogvenster niet wordt weergegeven, gaat u als volgt te werk om het te openen:
-
Open de database met het bericht dat u wilt beheren.
-
Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren.
Wat wilt u doen?
Reacties weergeven
Dit gebeurt er nadat u het formulier voor gegevensverzameling via e-mail hebt verzonden. De geadresseerden reageren op het bericht door op Beantwoorden te klikken, het formulier in te vullen en vervolgens op Verzenden te klikken. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u de antwoorden kunt bekijken en wat u moet doen als een van deze niet correct wordt verwerkt. Of u ervoor kiest om de antwoorden automatisch of handmatig te laten verwerken, u kunt de antwoorden handmatig openen of erachter komen wie heeft gereageerd. Zie het artikel De gegevens die zijn verzameld via e-mailberichten toevoegen aan uw Access-database voor meer informatie over het instellen van opties voor antwoordprocessing.
Ga als volgt te werk om de antwoorden weer te geven:
-
Open Microsoft Outlook 2007 of 2010 en blader naar de map die u hebt opgegeven voor het opslaan van antwoorden op gegevensverzameling.
Tip: Als u de naam van de map niet meer weet, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. In het dialoogvenster Berichten voor gegevensverzameling beheren vindt u de mapnaam in de kolom Outlook-map , in de rij die overeenkomt met het bericht waarvan u de antwoorden wilt weergeven.
-
Dubbelklik op het antwoord om een antwoord te openen in Outlook. U ziet het formulier, zoals het is ingevuld door de afzender.
In Access worden geen antwoorden op een antwoordbericht verwerkt. Als u ziet dat een of meer formulieren van geadresseerden leeg, onvolledig of niet correct zijn ingevuld, moet u het oorspronkelijke e-mailbericht opnieuw verzenden naar deze gebruikers, in plaats van de opdracht Beantwoorden te gebruiken. Zie Een bericht voor gegevensverzameling opnieuw verzenden voor meer informatie over het opnieuw verzenden van een bericht voor gegevensverzameling.
Als u de aanvraag naar andere personen wilt verzenden, moet u het oorspronkelijke bericht opnieuw verzenden in plaats van het door te sturen.
Instellingen controleren voor het automatisch verwerken van antwoorden
Als u ervoor kiest om uw antwoorden automatisch te laten verwerken, gaat u als volgt te werk om ervoor te zorgen dat de antwoorden correct worden verwerkt:
-
Controleer voor elk antwoord de waarden in de kolommen Opvolgingsvlag, Status van gegevensverzameling en Categorieën .
Tip: Als u de kolommen Opvolgingsvlag, Status van gegevensverzameling en Categorieën niet ziet in uw weergave, voegt u deze toe met behulp van de veldkiezer. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en klik vervolgens op Veldkiezer. Sleep in het dialoogvenster Veldkiezer elk veld naar rechts of links van een bestaande kolomkop.
Als in de outlook-map de opvolgingsvlag is ingesteld op de bewerking Gegevensverzameling, de kolom Status van gegevensverzameling leeg is en er een groene indicator in de kolom Categorieën staat, is het antwoord verwerkt.
-
Daarnaast kunt u de inhoud van de doeltabellen controleren om ervoor te zorgen dat de verzamelde gegevens worden opgeslagen als nieuwe records of als updates van bestaande records.
Opmerking: U kunt de gegevens uit een e-mailantwoord niet toevoegen als de geadresseerde Hotmail of Yahoo heeft gebruikt om u het formulier voor gegevensverzameling toe te sturen.
Problemen met automatisch verwerkte antwoorden oplossen
Uw e-mailontvangers kunnen melden dat ze de formulieren hebben ingevuld en als antwoord naar u hebben teruggestuurd. U ziet echter niet de verwachte resultaten in Access of Outlook. Bijvoorbeeld:
-
U ziet de gegevens niet in de doeltabellen in Access. Nieuwe records worden niet toegevoegd of bestaande records worden niet bijgewerkt.
-
In de kolom Status van gegevensverzameling voor het bericht in Outlook wordt een foutbericht of de tekenreeks Bericht niet verwerkt weergegeven. Bovendien geeft de kolom Categorieën voor het bericht een rood vierkantje weer of is leeg.
Als u dit soort problemen ondervindt, raadpleegt u de stappen voor probleemoplossing in Mijn antwoorden op gegevensverzameling worden niet automatisch verwerkt.
Zie Bovendien De gegevens die via e-mailberichten zijn verzameld toevoegen aan uw Access-database als u wilt controleren of u de automatische verwerking correct hebt ingesteld.
Antwoorden handmatig verwerken
Handmatige verwerking van een antwoord omvat het starten van de exportbewerking vanuit Outlook. U kunt slechts één antwoord tegelijk exporteren. Vermijd antwoorden waarvoor de kolom Status van gegevensverzameling is ingesteld op Gegevens verzamelen via e-mail is geslaagd. Deze status geeft aan dat het antwoord al is verwerkt. Antwoorden waarvoor de kolom Status van gegevensverzameling is ingesteld op Bericht onverwerkt , moeten handmatig worden verwerkt. Een antwoord dat een foutbericht in deze kolom bevat, kan niet automatisch worden verwerkt en vereist enige probleemoplossing voordat u het handmatig kunt exporteren. Zie Mijn antwoorden op gegevensverzameling worden niet automatisch verwerkt voor hulp bij het oplossen van problemen.
-
Klik in Outlook met de rechtermuisknop op het antwoord dat u handmatig wilt verwerken.
-
Klik op Gegevens exporteren naar Microsoft Office Access.
-
Controleer in het dialoogvenster Gegevens exporteren naar Microsoft Access de details van het antwoord en klik vervolgens op OK om te exporteren. Als de exportbewerking is geslaagd, ziet u het bericht Gegevens zijn geëxporteerd naar de database. Als de bewerking mislukt, ziet u het bericht Kan gegevens niet importeren vanwege fouten, gevolgd door een beschrijving van de problemen die de fout hebben veroorzaakt. De volgende tabel bevat de problemen die ertoe kunnen leiden dat een exportbewerking mislukt.
Problemen met handmatig verwerkte antwoorden oplossen
|
Kolombericht Probleem of status van gegevensverzameling |
Oorzaak |
Oplossing |
|
Wanneer ik met de rechtermuisknop op een antwoord klik, zie ik de opdracht Gegevens exporteren naar Microsoft Access niet. |
Het geselecteerde bericht is geen geldig antwoord op gegevensverzameling. |
Verwijder berichten die geen antwoorden voor gegevensverzameling zijn uit de aangewezen map. |
|
Een antwoord gaat niet naar de juiste map. |
Alleen oorspronkelijke antwoorden op een bericht gaan naar de aangewezen map. Uw antwoorden op uw eigen berichten (tenzij u de kopie van het bericht in de map Verzonden items hebt gebruikt om het antwoord te genereren) en antwoorden die deel uitmaken van een e-mailberichtthread die wordt gebruikt voor discussie, worden mogelijk niet verplaatst naar de aangewezen map. Andere mogelijke redenen zijn: dat Access niet is geïnstalleerd of dat de invoegtoepassing die is vereist voor het verwerken van de antwoorden ontbreekt of beschadigd is. |
Als een van uw antwoorden niet wordt verwerkt, vult u het formulier in dat zich in het verzonden bericht bevindt in de map Verzonden items. Als een gebruiker een formulier heeft ingevuld in een antwoord op een antwoord, vraagt u de gebruiker om het oorspronkelijke bericht te beantwoorden. Als u vermoedt dat de invoegtoepassing ontbreekt of beschadigd is, schakelt u over naar Outlook en voert u de volgende stappen uit:
Als u de vermelding ziet onder Uitgeschakelde toepassingsinvoegtoepassingen, klikt u op de pijl in het vak Beheren , selecteert u Uitgeschakelde items en selecteert u vervolgens in het dialoogvenster Uitgeschakelde itemsde optie Microsoft Access Outlook-invoegtoepassing voor gegevensverzameling en -publicatie en klikt u op Inschakelen. Als u de Microsoft Access Outlook-invoegtoepassing voor gegevensverzameling en -publicatie niet ziet, probeert u Access opnieuw te installeren. |
|
Kan de database niet vinden. Zoek de database en importeer de gegevens handmatig. |
De database is verplaatst naar een andere locatie, de naam ervan is gewijzigd of verwijderd, of is beschadigd. |
Herstel de database naar de oorspronkelijke locatie en probeer het opnieuw. |
|
De database is al in gebruik. |
De database is geopend in de exclusieve modus en wijzigingen in de database kunnen pas worden aangebracht als de exclusieve vergrendeling is vrijgegeven. |
Vraag de gebruiker die de database in de exclusieve modus heeft geopend om de database te sluiten en te openen in de normale modus. Probeer het antwoord vervolgens handmatig te exporteren. |
|
Tabel, query of een veld ontbreekt. |
Een doeltabel of query is verwijderd of de naam ervan is gewijzigd, of de structuur ervan is zodanig gewijzigd dat de inhoud van het formulier niet kan worden toegevoegd aan de tabellen. |
Maak de ontbrekende doeltabellen en query's of maak en verzend een nieuw bericht over gegevensverzameling. |
|
Formulier is beschadigd of is gewijzigd. |
Het formulier in het antwoord is beschadigd of iemand (de geadresseerde of de afzender) heeft het formulier gewijzigd. |
Als de geadresseerde het formulier heeft gewijzigd, vraagt u hem of haar het formulier opnieuw naar u te verzenden en exporteert u het antwoord handmatig. Als het formulier in het oorspronkelijke bericht beschadigd of ongeldig is, moet u een nieuw bericht maken en verzenden. |
|
Informatie die nodig is om de verwerking te voltooien, ontbreekt. |
De informatie die nodig is voor het toewijzen van het antwoord aan de bestaande record die moet worden bijgewerkt, ontbreekt. |
De berichtinstellingen moeten worden gesynchroniseerd met Outlook. Ga in Access naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Selecteer het bericht in het dialoogvenster Antwoorden beheren . Onder Berichtdetails wordt een waarschuwingsvenster weergegeven. Klik op de waarschuwing om de instellingen te synchroniseren en sluit het dialoogvenster. Ga terug naar Outlook en exporteer het antwoord handmatig. |
|
Kan geen gegevens toevoegen of bijwerken omdat de gegevens resulteren in een dubbele waarde in een veld dat alleen unieke waarden accepteert. |
Een veld waarvan de eigenschap Geïndexeerd is ingesteld op Ja (Geen duplicaten) mag geen dubbele waarden bevatten. Als de waarde die is toegewezen aan het formulierveld al bestaat in het bijbehorende veld in de tabel, mislukt de bewerking. |
Vraag geadresseerden om nog een antwoord te verzenden, met een andere waarde in het formulierveld. |
|
De waarde die u hebt ingevoerd, is geen item in de lijst met opties. |
Het formulier bevat een vereist veld dat waarden opgeeft, maar de gebruiker heeft geen waarde voor het veld opgegeven, of de eigenschap LimitToList van het veld is ingesteld op Ja en de gebruiker heeft een waarde opgegeven die niet in de lijst voorkomt. |
Vraag geadresseerden het antwoord opnieuw te verzenden nadat ze alle velden hebben ingevuld, of het formulier invullen en opslaan en vervolgens opnieuw exporteren. |
|
Ongeldige waarde in een formulierveld. |
De ontvanger heeft ongeldige gegevens ingevoerd in een of meer velden. |
Vraag geadresseerden om het antwoord opnieuw te verzenden nadat ze alle velden hebben ingevuld, of vul het formulier in en sla het op en probeer het opnieuw te exporteren. |
|
Antwoord bevat een formulier dat u moet invullen. Wanneer u klaar bent, verzendt u het naar de afzender van dit e-mailbericht. |
De ontvanger heeft het formulier niet ingevuld. |
Vraag de geadresseerden om na het invullen van het formulier nog een antwoord te verzenden. |
Als het oorspronkelijke bericht sommige gebruikers niet heeft bereikt, probeert u het bericht opnieuw te verzenden in plaats van het door te sturen. Zie Een bericht voor gegevensverzameling opnieuw verzenden voor meer informatie over het opnieuw verzenden van een bericht.
