De wizard Diagram maken van gegevens gebruiken

Maak verbinding met een Excel-werkmap om het diagram te maken

Gebruik deze pagina van de wizard om het gewenste type Visio-stroomdiagram op te geven, de Excel-werkmap en de Excel-tabel met de kolommen en rijen die de basis vormen voor het Visio-diagram. Het is vaak eenvoudiger om uw Excel-werkmap te baseren op de Excel-gegevensvoorbeeldsjabloon, die u kunt openen door de koppeling in het voorbeeld van de sjabloon te selecteren. U kunt ook uw eigen aangepaste Excel-sjabloon downloaden, toewijzingen opgeven in de volgende stappen en automatisch het diagram maken.

Als u de Excel-voorbeeldsjablonen wilt raadplegen die in dit artikel worden gebruikt, kunt u deze downloaden via de volgende koppelingen:

• Kaart met basisstroomdiagram
• Kaart met Functiestroomdiagramprocessen

1. Selecteer een van deze typen onder Welk diagram wilt u maken van de gegevens?:

   • Basisstroomdiagram
   • Functiestroomdiagram (horizontaal)
   • Functiestroomdiagram (verticaal)

2. Voer een van de volgende handelingen uit onder Excel-werkmap selecteren:

   • Selecteer de pijl-omlaag om een lijst met recent geopende werkmappen weer te geven.
   • Selecteer Bladeren om een werkmap te zoeken.

3. Voer een van de volgende handelingen uit onder Tabel of aangepast bereik in de werkmap selecteren:

   • Maak een keuze uit de lijst met tabelnamen in de werkmap.
   • Als u een bereik met gegevens wilt opgeven, selecteert u Aangepast bereik.
     Gebruik een bereik met cellen met daarin de kolomkoppen en -waarden als u geen Excel-tabel kunt maken of opgeven.

   Tip Gebruik een Excel-tabel en niet een aangepast bereik als u uw diagram en de gegevens gesynchroniseerd wilt houden.

4. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Selecteer Voltooien om voor de overige pagina's van de wizard de standaardwaarden te accepteren.
   • Selecteer Volgende als u de manier wilt aanpassen waarop het diagram wordt gemaakt.

Kies de kolommen in de gegevens om de functies en fasen in het diagram te maken

Gebruik deze pagina van de wizard om de kolommen toe te wijzen die de functie- of fasewaarden bevatten voor een functiestroomdiagram. Als u op de eerste pagina van de wizard Basisstroomdiagram selecteert, wordt deze pagina niet weergegeven. Aan de linkerkant bevat het deelvenster Beschikbare kolommen alle kolommen uit de Excel-tabel. Aan de rechterkant ziet u in de afbeelding hoe de kolomtoewijzingen van invloed zijn op het diagram.

Ga als volgt te werk onder Toewijzing:

1. Sleep onder Functie of zwembaan (vereist) een kolomnaam uit het deelvenster Beschikbare kolommen of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
   De waarden in deze kolom worden gebruikt om de functies in het diagram te maken. U moet ten minste één waarde hebben.

2. Sleep onder Fase of tijdlijn een kolomnaam uit het deelvenster Beschikbare kolommen of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
   De waarden in deze kolom worden gebruikt om de fasen in het diagram te maken.

3. Selecteer Meer opties en ga daarna als volgt te werk onder Behoud de volgorde van de kolomwaarden uit de gegevens om het volgende te maken:

   • Selecteer Functie of zwembaan.
   • Selecteer Fase of tijdlijn.

   Als u een optie selecteert, betekent dit dat de functies of fasen in het diagram worden gemaakt in de volgorde waarin ze in de Excel-tabel staan. Gebruik deze optie als u wilt dat de functies en fasen consequent in een bepaalde volgorde worden weergegeven.

4. Selecteer desgewenst Alles wissen om voor alle opties op de pagina de standaardwaarden te herstellen.

Kies de kolommen in de gegevens om de processtappen/activiteiten in het diagram te maken

Gebruik deze pagina van de wizard om de kolommen toe te wijzen die waarden bevatten voor Processtap-id, Beschrijving, Shapetype en Beschrijving van alternatieve tekst. Aan de linkerkant bevat het deelvenster Beschikbare kolommen alle kolommen uit de Excel-tabel. Aan de rechterkant ziet u in de afbeelding hoe de kolomtoewijzingen van invloed zijn op het diagram.

Ga als volgt te werk onder Toewijzing:

1. Sleep onder Processtap-id/activiteits-id (vereist) een kolomnaam uit het deelvenster Beschikbare kolommen of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
   Deze kolom is vereist en de waarden in deze kolom moeten uniek zijn.
2. Sleep onder Beschrijving van processtap/activiteit een kolomnaam uit het deelvenster Beschikbare kolommen of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
   De waarden in deze kolom worden als shapetekst weergegeven in het diagram.
3. Sleep onder Shapetype voor processtappen/activiteiten een kolomnaam uit het deelvenster Beschikbare kolommen of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
   Deze kolom wordt gebruikt voor het definiëren van de toewijzing van shapetypen op de volgende pagina van de wizard.
4. Sleep onder Toegankelijkheid een kolomnaam uit het deelvenster Beschikbare kolommen of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
   Deze kolom wordt gebruikt om debeschrijving van de alternatieve tekst voor de shape te maken.
   Standaard wordt er geen alternatieve tekst toegevoegd aan een shape. Als u alternatieve tekst wilt toevoegen aan een shape, voegt u aan de Excel-tabel een kolom toe met de waarden voor de alternatieve tekst. Als u wilt controleren of de alternatieve tekst correct is toegevoegd, klikt u met de rechtermuisknop op de vorm, selecteert u Vorm opmaken en selecteert u vervolgens Grootte & Eigenschappen .
5. Selecteer desgewenst Alles wissen om voor alle opties op de pagina de standaardwaarden te herstellen.

Een geschikte shape kiezen voor elke waarde die wordt vermeld bij Shapetype

Gebruik deze pagina van de wizard om de shapes aan te passen die in het stroomdiagram worden gebruikt door verschillende waarden toe te wijzen aan de kolom Shapetype .

• Aan de linkerkant bevat het deelvenster Shapetype shapes die zijn afgeleid van de kolom die is opgegeven in de optie Shapetype voor processtappen/activiteiten, op de vorige pagina van deze wizard. De standaardkolom is Shapetype.
• In het midden ziet u in het deelvenster Shapes hoe elke shape is toegewezen voor elke waarde in de kolom Shapetype. U kunt voor elk shapetype verschillende shapes opgeven. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u moet voldoen aan een stroomdiagramstandaard waarin andere shapes worden gebruikt voor Externe gegevens. Als hier geen shape is opgegeven, is Proces de standaardshape.
• Aan de rechterkant bevat het deelvenster Shapes voor basisstroomdiagrammen beschikbare shapes, zodat u makkelijker een shape kunt selecteren voor de kolom Shapetype.
• Selecteer Meer shapes als u een ander gewenst stencil wilt toevoegen om shapes aan te passen.

Ga als volgt te werk onder Shapes:

1. Sleep voor elke shape die u wilt wijzigen een kolomnaam uit het deelvenster Shapetype of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
2. Selecteer desgewenst Alles wissen om voor alle opties op de pagina de standaardwaarden te herstellen.

Kies de kolommen in de gegevens om de processtappen/activiteiten te verbinden

Gebruik deze pagina van de wizard om de kolommen toe te wijzen die de opeenvolging van het stroomdiagram en de vertakking van de shapes van het stroomdiagram aangeven. Aan de linkerkant bevat het deelvenster Beschikbare kolommen alle kolommen uit de Excel-tabel. Aan de rechterkant ziet u in de afbeelding hoe de kolomtoewijzingen van invloed zijn op het diagram.

Ga als volgt te werk onder Toewijzing:

1. Selecteer een van de volgende opties onder Opgeven hoe de processtappen/activiteiten moeten worden verbonden:

   • Verbinding met behulp van kolomreeks Geef op welke kolom moet worden gebruikt om verbinding te maken met de volgende shape in de opeenvolging van het stroomdiagram. Dit is standaard de kolom Id van volgende.
   • Opeenvolgend verbinden Hiermee geeft u aan dat u wilt verbinden volgens de volgorde van de rijen in de Excel-tabel, van boven naar beneden.
     Wijzigingen die u aanbrengt binnen de container van het diagram, met inbegrip van de verbindingslijnen, gaan verloren wanneer u het diagram vernieuwt.
   • Geen verbinding maken De shapes maken zonder verbindingen.

   Belangrijk Selecteer Verbinden met kolom in plaats van Opeenvolgend verbinden om te voorkomen dat de volgorde van de gegevenswaarden verloren gaat wanneer u Ontwerp>Brongegevens bijwerken selecteert en selecteer vervolgens Overschrijven in het dialoogvenster Brongegevens bijwerken .

2. Selecteer onder De relatie opgeven die wordt geïdentificeerd in de toegewezen kolom een van de volgende opties:

   • Volgende stap Selecteer deze optie als de kolom die is opgegeven bij Verbinden met kolominstellingen de volgende shape in de opeenvolging van het stroomdiagram voorstelt. Dit is de standaardactie.
   • Vorige stap Selecteer deze optie als de kolom die is opgegeven bij Verbinden met kolominstellingen de vorige shape in de opeenvolging van het stroomdiagram vertegenwoordigt.

3. Selecteer onder Scheidingsteken een van de volgende tekens om de nummers te scheiden die een vertakkende actie aangeven:

   • Geen
   • Komma (,)
   • Puntkomma (;)
   • Dubbele punt (:)
   • Spatie ( )
      

   U kunt ook een aangepast scheidingsteken definiëren door een teken in het vak te typen.

4. Sleep onder Label voor verbindingslijn een kolomnaam uit het deelvenster Beschikbare kolommen of selecteer een kolomnaam in de vervolgkeuzelijst.
   Gebruik deze kolom om labels op te geven voor de verbindingslijnen voor shapes die naar andere shapes vertakken.

5. Selecteer desgewenst Alles wissen om voor alle opties op de pagina de standaardwaarden te herstellen.