Podczas konfigurowania programu SharePoint na platformie Microsoft 365 na platformie Microsoft 365 prawdopodobnie masz dokumenty i pliki, które chcesz dodać do witryny zespołu. Oto kilka sposobów dodawania różnego rodzaju zawartości do witryny.
Uwaga
Aby zapoznać się z artykułem na temat konfigurowania usługi OneDrive w pracy lub szkole oraz witryn zespołów, aby można było używać ich razem, zobacz Konfigurowanie przechowywania i udostępniania plików w usłudze Office 365.
W tym artykule
- Przed rozpoczęciem
- Tworzenie folderów, bibliotek i podwitryn
- Przekazywanie dokumentów, obrazów i plików
- Rozważ możliwość utworzenia list programu SharePoint zawierających kontakty, kalendarze i arkusze kalkulacyjne
- Rozważ rozwiązania programu SharePoint na potrzeby typowo biznesowe
- Ułatwianie użytkownikom witryny znajdowania zawartości
Przed rozpoczęciem
Przed rozpoczęciem przenoszenia plików sprawdź, ile masz miejsca dla programu SharePoint na platformie Microsoft 365 na platformie Microsoft 365. Aby uzyskać informacje dotyczące limitów magazynowania dla programu SharePoint na platformie Microsoft 365, zobacz Limity programu SharePoint.
Porada
Należy pamiętać, że na platformie Microsoft 365 limity miejsca do magazynowania dla programu SharePoint na platformie Microsoft 365 (witryna zespołu) różnią się od limitów miejsca dla usługi Exchange Online (dla kont e-mail). Aby uzyskać więcej informacji na temat limitów magazynowania skrzynek pocztowych, zobacz Adresaci w opisach usługi Microsoft 365 dla usługi Exchange Online.
Następnym krokiem jest przeanalizowanie bieżącej zawartości. Dotyczy to dokumentów, obrazów, formularzy i tak dalej.
Porada
W eksplorator plików wyszukaj istniejące pliki według rozmiaru i daty. Może to pomóc w szybkim zidentyfikowaniu plików, które były ostatnio używane lub są bardzo duże.
Zastanów się, jaka część zawartości jest używana regularnie i czy chcesz przechowywać ją całą na platformie Microsoft 365. Podobnie jak w przypadku przeprowadzki do mniejszego domu, celem jest podjęcie decyzji, co będzie pasować w nowym miejscu. Jeśli na przykład Twoja organizacja używa teraz więcej miejsca do magazynowania niż limit platformy Microsoft 365 dla programu SharePoint na platformie Microsoft 365, musisz podjąć następujące decyzje:
- Jakie pliki chcesz przenieść?
- Chcesz kupić więcej miejsca do magazynowania?
- Czy powinieneś planować miejsce na rozwój swojej witryny? (Na pewno będzie)
Jeśli Twoja organizacja jest duża lub złożona, rozważ skorzystanie z pomocy eksperta. Renomowaną pomoc można znaleźć w witrynie Microsoft Pinpoint. Witryna Pinpoint to szybki i łatwy sposób dla firm na całym świecie na znalezienie certyfikowanych ekspertów i specjalistów ds. usług firmy Microsoft
Tworzenie folderów, bibliotek i podwitryn
Po zidentyfikowaniu zawartości, która ma zostać przeniesiona, zastanów się, jak chcesz ją zorganizować. Prawdopodobnie warto zacząć od przekazania plików do biblioteki Dokumenty w witrynie zespołu. Warto zorganizować zawartość, zwłaszcza jeśli spodziewasz się, że w końcu będziesz mieć wiele plików. Wraz ze wzrostem ilości zawartości można tworzyć dodatkowe biblioteki dokumentów, biblioteki formularzy i biblioteki obrazów do przechowywania tej zawartości. Można również tworzyć podwitryny dla różnych rodzajów dokumentów lub projektów.
Aby uzyskać więcej informacji na temat planowania struktury służącej do organizowania zawartości witryny, zobacz Planowanie zawartości witryny zespołu.
Przekazywanie dokumentów, obrazów i plików
Aby przekazać pliki, takie jak dokumenty programu Word, pliki PDF lub zdjęcia JPG, przekaż je do biblioteki lub folderu w bibliotece.
Uwaga
Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku, który można przekazać do biblioteki programu SharePoint na platformie Microsoft 365, wynosi obecnie 2 GB. Ponadto jednorazowo można przekazywać maksymalnie najwyżej 100 plików.
Sposób, w jaki najlepiej to zrobić, zależy od liczby plików. Najpierw przejdź do biblioteki docelowej, a następnie wybierz metodę za pomocą poniższej tabeli:
| Liczba plików | Metoda przekazywania |
|---|---|
| Pojedynczy dokument | Wybierz pozycję Nowy dokument>PRZEKAŻ ISTNIEJĄCY PLIK, a następnie odszukaj plik na komputerze. |
| Wiele dokumentów i folderów | Wybierz przycisk Otwórz w Eksploratorze na karcie Biblioteka wstążki. Następnie przeciągnij i upuść pliki za pomocą eksploratora plików. |
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przekazywanie, tworzenie lub usuwanie plików w bibliotece.
Uwaga
Pewnych typów plików nie można przekazywać do biblioteki. Aby uzyskać ich listę, zobacz artykuł Typy plików, których nie można dodawać do listy ani do biblioteki.
Rozważ możliwość utworzenia list programu SharePoint zawierających kontakty, kalendarze i arkusze kalkulacyjne
Każda firma przechowuje dane w wielu postaciach, takich jak kalendarze, zadania i arkusze kalkulacyjne. W przypadku danych tego typu możesz przenieść zawartość lub przekonwertować ją na listę w witrynie. Możesz na przykład przekonwertować listę kontaktów biznesowych na listę kontaktów. Ponadto często można konwertować kalendarze na Calendar programu SharePoint, który jest szczególnym rodzajem listy.
- Aby dowiedzieć się, jak utworzyć kalendarz grupy w programie SharePoint na platformie Microsoft 365, obejrzyj ten klip wideo: Klip wideo: tworzenie własnego kalendarza.
Jeśli teraz używasz arkuszy kalkulacyjnych programu Microsoft Excel do śledzenia informacji, możesz przekazać te arkusze kalkulacyjne bezpośrednio do biblioteki dokumentów w programie SharePoint na platformie Microsoft 365. Można też zaimportować arkusz kalkulacyjny jako listy programu SharePoint. Ponieważ wiele osób może aktualizować listę jednocześnie, listy programu SharePoint zachęcają do współpracy. Można tworzyć różne widoki list, aby udostępniać dokładnie te informacje, które są potrzebne.
- Aby dowiedzieć się więcej na temat pracy z listami, zobacz Szkolenie: tworzenie i konfigurowanie listy.
Rozważ rozwiązania programu SharePoint na potrzeby typowo biznesowe
Innym sposobem przenoszenia zawartości jest użycie rozwiązania programu SharePoint w celu lepszego zarządzania istniejącym zadaniem. Na przykład większość organizacji chce rejestrować i udostępniać codzienną wiedzę osób, które w niej pracują. Witryna typu wiki w witrynie może doskonale nadawać się do takiego właśnie udostępniania.
W poniższej tabeli opisano funkcje programu SharePoint, które mogą ułatwić zarządzanie procesami biznesowymi.
| Proces biznesowy | Opis |
|---|---|
| Używanie witryny typu wiki do udostępniania wiedzy zespołu i współpracy | Witryny typu wiki to specjalne witryny, w których społeczność użytkowników tworzy i przechowuje informacje. Witryny typu wiki mogą być doskonałym narzędziem do przechwytywania i udostępniania informacji o procesach lub ogólnych informacji referencyjnych istotnych dla Twojej pracy. |
| Przenoszenie planowania zasobów do kalendarzy grupy programu SharePoint | Kalendarz grupy może być dobrym sposobem na zaplanowanie wspólnych zasobów, takich jak między innymi sale konferencyjne czy sprzęt audiowizualny. Ponieważ kalendarz grupy znajduje się w witrynie programu SharePoint na platformie Microsoft 365, wszyscy członkowie zespołu mogą go łatwo wyświetlać w programie SharePoint lub w programie Outlook. |
| Konwertowanie programów baz danych na aplikacje programu Access | Za pomocą programu Microsoft Access 2013 można zaprojektować i opublikować bazę danych, a następnie utworzyć aplikację programu Access do używania tej bazy danych w witrynie zespołu. |
| Automatyzowanie procesów biznesowych za pomocą przepływów pracy | Przepływy pracy automatyzują i śledzą najważniejsze zadania w procesie biznesowym. Świetnie sprawdzają się w zadaniach takich jak procesy zatwierdzania czy zbieranie informacji zwrotnych. |
Ułatwianie użytkownikom witryny znajdowania zawartości
Po przeniesieniu dokumentów i plików do witryny zespołu powiadom o tym innych użytkowników witryny. Istnieje możliwość zaproponowania kilku różnych sposobów znajdowania zawartości w witrynie.
W poniższej tabeli opisano różne metody, których można użyć.
| Metoda | Opis |
|---|---|
| Znajdowanie zawartości za pomocą funkcji wyszukiwania | Najprostszym sposobem znajdowania zawartości w witrynie programu SharePoint na platformie Microsoft 365 jest użycie funkcji wyszukiwania.
|
| Konfigurowanie widoków list i bibliotek w celu umożliwienia odnajdowania zawartości | Możesz wybierać elementy wyświetlane w widoku. Na przykład w jednym widoku możesz wyświetlić tytuł i autora. W innym widoku mogą być potrzebne pokazywanie tylko elementów dodanych po określonej dacie. |
| Dostosowywanie nawigacji w witrynie | Nawigację witryny zespołu można dostosować, aby ułatwić użytkownikom znajdowanie zawartości przez jej użytkowników. |
| Wyszukiwanie zawartości online w trybie offline | Możesz używać usługi OneDrive używanej w pracy lub szkole albo programu Outlook, aby wyszukiwać zawartość znajdującą się w witrynie programu SharePoint na platformie Microsoft 365, gdy jesteś w trybie offline |
| Śledzenie aktualizacji zawartości |
Aby dowiedzieć się więcej o sposobach, które można ułatwić użytkownikom znajdowania zawartości witryny, zobacz artykuł w przewodniku dotyczącym planowania: Planowanie zawartości witryn zespołów .
Zostaw komentarz
Czy ten artykuł był przydatny? Jeśli tak, zaznacz to na dole tej strony. Jeśli nie był pomocny, napisz, co było w nim niejasne lub co pominięto. Skorzystamy z Twojej opinii, aby dokładnie sprawdzić wszystkie fakty, dodać informacje i zaktualizować ten artykuł.