Plany wewnątrz planów — projekty główne i podprojekty

Projekty mogą szybko znaleźć się w rękach. Zanim się zorientujesz, prosty projekt budowlany staje się kolażem mniejszych projektów, takich jak projektowanie, wykopy, prace fundamentowe i marketing. Możesz mieć większą kontrolę nad projektem, tworząc mniejsze projekty w programie Project, a następnie łącząc je w jeden plik programu Project, aby wyświetlić ich miejsce w projekcie głównym.

W tym artykule

• Omówienie projektów głównych
• Praca z podprojektami w projekcie głównym
• Jaki wpływ na zasoby ma połączenie plików
• Inne sposoby łączenia plików

Omówienie projektów głównych

Projekt główny można porównać do zbioru skonsolidowanych projektów ukazujących hierarchię obejmującą wiele powiązanych ze sobą projektów. Projekty wstawione do projektu głównego są nazywane podprojektami.

Podczas wstawiania podprojektu małe ikony programu Project odróżniają go od zadań sumarycznych należących do projektu głównego.

W projekcie głównym podprojekty są wyświetlane jako zadania sumaryczne, które można łatwo rozmieścić w konspekcie.

Kliknij znak plus obok podprojektu, aby rozwinąć zadania tego podprojektu do wyświetlania.

Każdy podprojekt reprezentuje inną fazę lub inną grupę funkcjonalną w projekcie głównym.

Po wstawieniu podprojektu do projektu głównego oba projekty zostają połączone i można przeglądać wszystkie informacje z projektu głównego znajdujące się w podprojekcie.

Aktualizowanie podprojektu z projektu głównego powoduje również aktualizację w jego pliku źródłowym. Jeśli chcesz połączyć pliki tylko w celu utworzenia raportu lub wydrukowania widoku połączonych informacji o projekcie, możesz również tymczasowo skonsolidować je w widoku.

Utworzenie projektu głównego i podprojektów umożliwia podzielenie dużego projektu i oddelegowanie jego części do odpowiednich osób. Z punktu widzenia zarządzania projektami, przydzielanie podprojektów w ten sposób nakłada odpowiedzialność na tych, którzy wykonują pracę i dopasowuje autorytet do odpowiedzialności. W kontekście programu Project tworzenie podprojektów w projekcie głównym ułatwia menedżerom projektów uzyskanie dostępu do części harmonogramu i kontrolę nad nimi.

Aby określić, czy podzielić duży projekt na projekt główny i podprojekty, rozważ następujące kwestie:

• Twój projekt jest bardzo duży i szczegółowy. Jeśli projekt zawiera kilkaset zadań, podzielenie go na podprojekty może ułatwić zarządzanie nim. Jeśli niektóre części projektu zawierają pracę podzieloną na więcej szczegółów niż inne, warto zrobić z tych części podprojekty, tak aby większość użytkowników widziała tylko rzutowany opis podprojektu, ale zainteresowane osoby mogły zobaczyć go bardziej szczegółowo. Pojedynczy plik jest prawie zawsze szybszą alternatywą, ale możliwość skupienia się tylko na części projektu może być warta kompromisu.
• Twoja organizacja nie jest scentralizowana. W organizacji zdecentralizowanej lub rozproszonej projekt główny i podprojekty zapewniają pracownikom większą kontrolę nad ich własną pracą niż jeden scentralizowany plik projektu.
• Chcesz zwiększyć skuteczność metod planowania stosowanych w organizacji. Jeśli menedżerowie niższego szczebla są odpowiedzialni za zadania w projekcie i wiedzą, jakie zadania są potrzebne w projekcie, bardziej sensowne może być umożliwienie im planowania pracy swoich zespołów, a następnie skonsolidowania plików projektu w projekt główny. Jeśli planowanie zstępujące jest normą, podczas jego wdrażania warto zreorganizować początkowy plan w podprojekty, tak aby poszczególni menedżerowie projektu lub zespoły miały dostęp do własnych harmonogramów i kontrolę nad nimi.
• Pracujesz nad wieloma projektami. Menedżerowie projektów mogą mieć zestaw projektów, nad którymi pracują cały czas, niezależnie od tego, czy są one ze sobą powiązane. Zamiast otwierać je pojedynczo, można otworzyć jednocześnie wszystkie podprojekty podczas otwierania projektu głównego. Takie podejście ułatwia również generowanie raportów dotyczących wielu projektów. Jeśli projekty są ze sobą powiązane, menedżer projektu może utworzyć współzależności między zadaniami w różnych projektach. Tworzenie zależności między projektami ułatwia poszczególnym menedżerom projektów sprawdzanie, jak praca innych menedżerów projektów wpływa na ich harmonogramy.
• Niektóre projekty są podporządkowane innym. Możesz dokładnie odzwierciedlić hierarchię wielu projektów, wstawiając różne projekty do innych plików. Wynikowa struktura podprojektów powinna odzwierciedlać priorytety i obowiązki członków zespołu, a także wzajemne relacje między zadaniami w różnych obszarach i ogólny termin realizacji.
• Projekt może modyfikować kilka osób. Najlepiej jest, gdy jeden menedżer projektu jest własnością jednego menedżera projektu, jest zarządzany i przez niego modyfikowany. Często jednak projekt jest częścią większego programu, którym mogą być zarządzani menedżerowie wyższego poziomu. Członkowie zespołu projektu mogą skupić się na swojej pracy, wyświetlając go w osobnym pliku, a menedżer projektu, który kontroluje projekt główny, może koordynować harmonogram każdego zespołu podprojektu.
  Być może warto ustawić punkty kontrolne projektu głównego jako napęd dla punktów kontrolnych poszczególnych podprojektów w celu zachowania koordynacji harmonogramów w odniesieniu do terminu ostatecznego. Punkty kontrolne można koordynować, tworząc współzależności między nimi lub kopiując i wklejając zadania punktów kontrolnych z projektu głównego do każdego podprojektu.
• Projekt ma wielu uczestników projektu, którzy troszczą się o różne części projektu. Jeśli użytkownicy chcą przejrzeć różne szczegóły, menedżerowie projektu mogą umieścić wszystkie pliki projektu na serwerze i dostosować różne widoki dla różnych uczestników projektu. Ten sam plik projektu może być używany jako podprojekt w różnych projektach głównych w celu dostosowania wyświetlanych informacji.
• Podprojekty mają być tylko do odczytu. Przenosząc zadania do podprojektu i ograniczając dostęp dla kluczowych osób, można zachować dodatkową kontrolę nad częściami projektu.
• Oprócz całego projektu trzeba przeanalizować ścieżkę krytyczną dla każdej fazy. Każdy pojedynczy projekt zawiera ścieżkę krytyczną. Konsolidacja wielu projektów w jeden projekt główny ułatwia postrzeganie ogólnego obrazu jako wielu ścieżek krytycznych w projekcie głównym przy zachowaniu oddzielnych ścieżek krytycznych dla każdego podprojektu.

Dowiedz się więcej

• Tworzenie projektu głównego przez łączenie projektów
• Zobacz, co wpływa na datę zakończenia projektu (ścieżka krytyczna)

Praca z podprojektami w projekcie głównym

Podprojekt wstawiony do projektu głównego jest przedstawiany na liście zadań jako zadanie sumaryczne, a w polu Wskaźniki jest wyświetlany wskaźnik ikony projektu. Podprojekt jest wcięty na poziomie konspektu wiersza, w którym został wstawiony, ale możesz go zwiększać i zmniejszać tak samo jak w przypadku każdego innego zadania. Podprojekt jest reprezentowany jako zadanie sumaryczne, dlatego nie można edytować jego informacji podsumowujących, ale można rozwinąć konspekt, aby wyświetlić zadania podprojektu i edytować informacje o projekcie w głównym pliku projektu.

Podczas zapisywania projektu głównego zmiany wprowadzone w podprojekcie są również zapisywane w pliku źródłowym podprojektu. Jeśli chcesz pracować bezpośrednio w pliku źródłowym bez otwierania pliku projektu głównego, zmiany w pliku źródłowym podprojektu będą automatycznie aktualizowane w pliku projektu głównego.

Dowiedz się więcej

• Tworzenie projektu głównego przez łączenie projektów

Jaki wpływ na zasoby ma połączenie plików

Po skonsolidowaniu plików w głównym pliku projektu zasoby obu plików pozostają rozdzielone, podobnie jak zadania w podprojekcie pozostają w podprojekcie. Możesz zmienić informacje o zasobach w projekcie głównym, a zmiany zostaną zreplikowane w pliku źródłowym podprojektu. W widoku Arkusz zasobów można wyświetlić razem wszystkie zasoby projektu głównego i podprojektów, ale nie można przypisać zasobu do żadnego innego projektu niż podprojekt, z którego pochodzi.

Inne sposoby łączenia plików

• Konsolidowanie niepowiązanych plików
• Tworzenie obszaru roboczego dla plików projektu

Projekty główne i podprojekty umożliwiają utworzenie hierarchii projektów odzwierciedlającej relacje między nimi oraz, w niektórych przypadkach, strukturę organizacji. Mogą jednak istnieć inne powody konsolidowania plików projektu. Na przykład możesz tymczasowo połączyć je w celu szybkiego przeglądu lub wydrukowania.

Konsolidowanie niepowiązanych plików

Użyj plików skonsolidowanych, jeśli masz wiele plików, które chcesz połączyć w jednym oknie, niezależnie od tego, czy są powiązane, czy nie. Łączenie niepowiązanych plików w skonsolidowanym projekcie ułatwia wyświetlanie informacji z wielu projektów w różnych widokach oraz ich drukowanie. Konsolidacja plików projektu jest przydatna w przypadku konieczności śledzenia wielu bieżących projektów, na przykład podczas równoczesnego opracowywania różnych produktów. Możesz sortować i grupować według nazw produktów, terminów projektów i menedżerów, aby znaleźć i ocenić konkretne informacje, których potrzebujesz. Można na przykład wydrukować widok Wykres Gantta zawierający wszystkie projekty.

Tworzenie obszaru roboczego

Alternatywą dla konsolidowania projektów jest utworzenie obszaru roboczego zawierającego osobne pliki projektu, z których każdy jest otwarty w osobnym oknie. Użyj obszaru roboczego, jeśli często pracujesz z tymi samymi plikami projektu i nie chcesz konsolidować ich w jeden duży projekt.

Po otwarciu plików i zapisaniu ich jako obszaru roboczego program Project zapisuje pliki i ich bieżące ustawienia w pojedynczym pliku obszaru roboczego. Dzięki temu po otwarciu pliku obszaru roboczego zostaną jednocześnie otwarte wszystkie dołączone pliki. Każdy projekt ma własny przycisk na pasku zadań, co ułatwia przełączanie się między projektami.

Aby utworzyć obszar roboczy, wybierz lub otwórz pliki projektu, a następnie wybierzobszar roboczy zapisywaniapliku>.

Początek strony