Czy podczas korzystania z rodziny produktów pakietu Office należy używać programu Excel, czy programu Access do zarządzania danymi tabelarycznymi? W artykule towarzyszącym, Za pomocą programu Access lub Excel do zarządzania danymi, omówiono zalety każdego produktu i zawartość tabeli. Ale dlaczego wybierać między jednym lub drugim? Jeśli przechowujesz dane w programie Access i łączysz się z nimi za pomocą programu Excel, zyskujesz zalety obu tych funkcji. Oto dziesięć powodów, dla których używanie programu Excel i programu Access razem ma wiele sensu.
Mimo że program Excel nie jest bazą danych, jest powszechnie używany do przechowywania danych i jest często używany do rozwiązywania prostych problemów z bazą danych. Program Excel jest jednak płaską bazą danych, a nie relacyjną bazą danych. Gdy proste tabele muszą ewoluować w wiele tabel powiązanych danych, program Access jest pierwszym wyborem dla pracowników przetwarzający informacje, aby szybko utworzyć aplikację bazy danych. Program Access zawsze był doskonałym "padem danych" do zbierania i konsolidowania różnych danych w całym przedsiębiorstwie, z których większość mieści się w skoroszytach programu Excel. Gdy dane są w programie Access, możesz dodać więcej tabel i połączyć je, tworzyć zapytania (lub widoki danych), określać dane i definiować typy danych, aby zapewnić integralność danych, udostępniać i aktualizować dane wśród wielu użytkowników oraz tworzyć zaawansowane raporty i formularze.
W przeciwieństwie do prostego układu arkusza kalkulacyjnego programu Excel program Access jest uporządkowany inaczej z kilkoma powiązanymi obiektami, co na początku może wydawać się trudne. Nie musisz jednak być ekspertem, aby korzystać z programu Access. Program Access jest przeznaczony dla wszystkich rodzajów użytkowników i można go zabrać tylko w miarę potrzeb.
Odklej program Access po warstwie naraz.
1. Korzystaj z programu Access na trzy sposoby: od czasu do czasu jako użytkownik, użytkownik potęgi lub deweloper.
2. Tabele, zapytania, formularze i raporty bazują na sobie nawzajem i stanowią podstawę aplikacji bazy danych.
3. Sporadyczni użytkownicy mają kreatorów, budowniczych właściwości, interfejs użytkownika Office Fluent i funkcje podobne do programu Excel, aby szybko wykonać zadanie.
4. Użytkownicy zaawansowani mają makra, okienko właściwości, wyrażenia i narzędzia do projektowania baz danych, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje i zrobić więcej.
5. Deweloperzy mogą pracować z modułami i opracowywać kod VBA w celu tworzenia niestandardowych rozwiązań baz danych i wdrażania aplikacji środowiska uruchomieniowego.
Dobrym sposobem na rozpoczęcie pracy jest skopiowanie danych z programu Excel do programu Access. Można utworzyć tabelę programu Access i wyświetlić ją w widoku arkusza danych, który przypomina arkusz programu Excel. Typowe zadania związane z tworzeniem tabel, takie jak definiowanie typu danych, nazwy pola lub nowego pola, można wykonywać bezpośrednio w widoku arkusza danych. Jeśli na przykład wprowadzisz datę w pustym polu, program Access ustawi dla tego pola typ danych Data/Godzina. W przypadku wprowadzenia tekstu, takiego jak nazwa, program Access zastosuje typ danych Tekst do pola. Jeśli chcesz przenieść pole, po prostu kliknij je i przeciągnij.
Po skopiowaniu danych z programu Excel i wklejeniu ich do programu Access nie trzeba najpierw tworzyć tabeli ani otwierać tabeli w widoku arkusza danych. Program Access automatycznie zapyta, czy dane zawierają nagłówki, zgaduje, czy używa właściwego typu danych, i tworzy tabelę programu Access. To nie może być prostsze.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Otwieranie pustego arkusza danych.
Jednym z najłatwiejszych sposobów na uzyskanie korzyści płynących zarówno z programu Excel, jak i programu Access jest połączenie arkusza programu Excel z tabelą programu Access. Aby zachować dane w programie Excel, użyj linku programu Access, ale regularnie korzystaj z wielu funkcji programu Access, takich jak raportowanie i wykonywanie zapytań. Łączysz dane z programu Access, a nie z programu Excel.
Program Access obsługuje dwa zasadniczo różne sposoby tworzenia tabel baz danych. Użytkownicy mogą tworzyć nowe natywne tabele do przechowywania danych w bazie danych programu Access lub tworzyć linki do istniejących danych poza bazą danych programu Access. Dane w tabelach połączonych są wyświetlane i działają na wiele sposobów, podobnie jak natywne tabele. Kreator Menedżera tabel połączonych ułatwia śledzenie, znajdowanie i aktualizowanie arkusza programu Excel lub innego źródła danych, jeśli zostanie on przeniesiony, a link zostanie przerwany.
Po utworzeniu linku do arkusza programu Excel lub nazwanego zakresu program Access tworzy nową tabelę połączoną z danymi programu Excel. Aby dodać, edytować lub usunąć dane, należy wprowadzić zmiany w programie Excel i odświeżyć (lub ponownie wykonać zapytanie) dane w tabeli programu Access. Nie można jednak edytować zawartości tabeli w programie Access. Dzięki danym połączonym z programem Excel możesz tworzyć raporty, zapytania i formularze tylko do odczytu w programie Access.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w skoroszycie programu Excel.
Jeśli zdecydujesz się na wycięcie kabla danych, możesz przenieść dane do programu Excel, importując je do programu Access. Zwróć uwagę, że importowanie wyrazu ma dwa różne znaczenia między programami Excel i Access. W programie Excel podczas importowania (lub łączenia) nawiązujesz trwałe połączenie z danymi, które można odświeżyć. W programie Access podczas importowania dane są wprowadzane do programu Access raz, ale bez trwałego połączenia danych. Podczas importowania danych program Access przechowuje dane w nowej lub istniejącej tabeli bez modyfikowania danych w programie Excel. W programie Access można zaimportować dowolny lub wszystkie arkusze w skoroszycie programu Excel w ramach jednej operacji.
Kreator importu przeprowadzi Cię przez kroki importowania i pomoże Ci podjąć ważne decyzje dotyczące zmieniania typów danych i dodawania nagłówków. Jeśli podczas importowania danych wystąpią błędy, program Access wyświetli alerty i zapisze błędy w tabeli, dzięki czemu będzie można je szybko znaleźć i poprawić. Na przykład kod pocztowy alfanumeryczny może znajdować się głęboko w kolumnie, która według Ciebie była liczbą, lub wykryto zduplikowany identyfikator pola klucza podstawowego. Możesz wprowadzić zmiany w skoroszycie programu Excel i ponownie zaimportować dane lub wprowadzić zmiany w nowej tabeli programu Access. Po zakończeniu operacji możesz zapisać użyte kroki, a nawet utworzyć zadanie programu Outlook, aby przypomnieć Ci, kiedy należy regularnie wykonywać operację importowania.
Po zaimportowaniu danych są one teraz natywne dla programu Access i można je dodawać, edytować i usuwać za pomocą arkuszy danych i formularzy. Po zaimportowaniu danych możesz zdecydować, czy usunąć dane z programu Excel. Zwykle warto mieć tylko jedną lokalizację do aktualizowania danych.
Uwaga: Importowanie danych z programu Excel do programu Access nie powoduje zaimportowania formuł, tylko wyników tych formuł.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
Możesz również ponownie połączyć dane programu Access z programem Excel. W tym celu utwórz połączenie w programie Excel, często przechowywane w pliku połączenia danych pakietu Office (odc), z bazą danych programu Access i pobierz wszystkie dane z tabeli lub zapytania. Po nawiązaniu połączenia z danymi można również automatycznie odświeżać (lub aktualizować) skoroszyty programu Excel z oryginalnej bazy danych programu Access za każdym razem, gdy baza danych zostanie zaktualizowana o nowe informacje.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
Gdy dane są w programie Access, możesz skorzystać z wspaniałej gamy narzędzi do tworzenia raportów i dostosowywania. Chcesz utworzyć raport za pomocą kilku kliknięć? Użyj Kreatora raportów. Chcesz zaprojektować i zmodyfikować układ raportu w czasie rzeczywistym za pomocą dynamicznych danych, przenieść bloki danych i zmienić ich rozmiar, dodać i usunąć pola oraz natychmiast zobaczyć zmiany podczas ich tworzenia? Korzystanie z widoku układu. Chcesz wchodzić w interakcje z raportem w celu wyszukiwania, filtrowania i sortowania danych na żywo? Użyj widoku Raport. Chcesz samodzielnie dodać przyciski poleceń, numery stron, obrazy, hiperlinki i profesjonalnie wyglądające style? Użyj wielu kreatorów kontrolek i galerii w grupach Kontrolki i układ na karcie Projektowanie na Wstążce. Program Access umożliwia łatwe tworzenie prostych raportów, raportów grupowych i podsumowujących, etykiet wysyłkowych, raportów graficznych i podzbiorów.
Po utworzeniu raportu użyj programu Access do elektronicznego rozpowszechniania raportu. Możesz na przykład wysłać raport przy użyciu wiadomości e-mail lub zapisać raport w różnych formatach, takich jak migawka programu Access lub plik PDF, aby dodać go do strony sieci Web lub witryny programu SharePoint.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
Gdy dane będą już dostępne w programie Access, możesz skorzystać z wielu narzędzi do tworzenia i dostosowywania formularzy. Chcesz utworzyć formularz zaledwie kilkoma kliknięciami? Użyj Kreatora formularzy. Chcesz zaprojektować i zmodyfikować układ formularza w czasie rzeczywistym za pomocą dynamicznych danych, przenieść bloki danych i zmienić ich rozmiar, dodać i usunąć pola oraz natychmiast zobaczyć zmiany podczas ich tworzenia? Korzystanie z widoku układu. Chcesz samodzielnie dodać przyciski poleceń, pola list, pola kombi, grupy opcji, obrazy, maski wprowadzania, wykresy, hiperlinki i profesjonalnie wyglądające style? Użyj wielu kreatorów kontrolek i galerii w grupach Kontrolki i układ na karcie Projektowanie na Wstążce. Za pomocą programu Access można łatwo tworzyć proste formularze, formularze na kartach, formularze ciągłe, formularze wyskakujące, modalne okna dialogowe i podformularze.
W programie Access można łatwo utworzyć formularz dzielony, w którym jest wyświetlany zsynchronizowany arkusz danych i widok formularza, dzięki czemu można uzyskać najlepsze z obu tych możliwości. Po utworzeniu dopracowanego formularza można łatwo przewijać, filtrować, a nawet przeszukiwać dane za formularzem za pomocą standardowych przycisków nawigacyjnych i pola wyszukiwania u dołu formularza.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
Niezależnie od produktu, którego używasz, filtrujesz dane, aby pracować z podzbiorem danych, i sortujesz dane, aby uporządkować je w odpowiedni sposób. W programie Access użytkownicy programu Excel mogą filtrować i sortować dane w widoku arkusza danych bez konieczności ponownego poznania zupełnie nowego interfejsu użytkownika. Ikony, menu poleceń, polecenia, kryteria i okna dialogowe są bardzo podobne niezależnie od tego, czy pracujesz z tekstem, liczbami, datami, czy pustymi elementami. Możesz nawet zapisać filtry i sortować razem z widokiem arkusza danych.
Możesz utworzyć zapytanie w programie Access, a nawet nie wiedzieć, co oznacza język SQL. Czterech kreatorów zapytań ułatwia tworzenie prostych zapytań, znajdowanie duplikatów, znajdowanie niedopasowanych rekordów i tworzenie zapytań krzyżowych. Nie musisz nawet tworzyć zapytania. Po prostu przefiltruj i posortuj dane tak, jak mają wyglądać i są zapisywane w arkuszu danych.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
Teraz, gdy Twoja rodzina wzrosła, lista kart wakacyjnych nagle stała się większa i musisz śledzić o wiele więcej urodzin i rocznic. Żaden problem. Możesz użyć tabeli lub zapytania programu Access jako źródła danych korespondencji seryjnej i utworzyć operację korespondencji seryjnej przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej Word listów, kart, wiadomości e-mail i kopert. Jeśli chcesz tylko utworzyć etykiety wysyłkowe, utwórz i wydrukuj etykiety na podstawie utworzonego raportu za pomocą Kreatora etykiet w programie Access. Możesz nawet automatycznie dodać kod kreskowy odpowiadający każdemu adresowi klienta.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
Zarówno program Access, jak i program Excel udostępniają polecenia służące do łączenia się z danymi na listach programu SharePoint. Program Excel zapewnia połączenie tylko do odczytu (jednokierunkowe) z połączonymi listami programu SharePoint. natomiast program Access umożliwia odczytywanie i zapisywanie (dwukierunkowych) danych na połączonych listach programu SharePoint. Listy programu Access i programu SharePoint współpracują ze sobą bardzo dobrze. Typy danych programu Access i programu SharePoint — takie jak tekst sformatowany, tylko dołączanie (w celu obsługi śledzenia historii poprawek w polu noty), załączniki, autonumerowanie, odnośniki i pola wielowartościowe — ułatwiają bezproblemową integrację i niewiele niespójności danych (jeśli istnieją).
Po połączeniu danych listy programu SharePoint z bazą danych programu Access możesz nawet przełączyć dane listy programu SharePoint do trybu offline w lokalnej bazie danych programu Access, pracować z danymi lokalnie, a następnie ponownie połączyć się z witryną programu SharePoint w celu przekazania wszelkich zmian. Wszelkie zmiany danych powodujące konflikt wprowadzone przez innych użytkowników będą obsługiwane przez kreatora rozwiązywania konfliktów. Formularze i raporty utworzone w programie Access są oparte na tych samych danych, ale są połączone z listami programu SharePoint.
Program Excel udostępnia następujące punkty integracji z programem SharePoint Server.
1. Jednorazowe importowanie danych arkusza programu Excel do listy programu SharePoint lub eksportowanie danych arkusza programu Excel do listy programu SharePoint w celu utworzenia trwałego, jednokierunkowego połączenia danych.
2. Odświeżanie danych arkusza programu Excel z listy programu SharePoint za pomocą trwałego, jednokierunkowego połączenia danych.
3. Publikowanie skoroszytów programu Excel w Usługi programu Excel oraz wyświetlanie danych i interakcja z nimi przy użyciu składnika Web Part programu Excel Web Access na stronie składników Web Part.
4. Importowanie (łączenie) danych do skoroszytu programu Excel z serwerów OLAP, baz danych SQL Server i programu Access oraz plików płaskich.
Program Access udostępnia następujące punkty integracji z programem SharePoint Server.
1. Wykonywanie jednorazowego importu lub eksportu danych między widokami programu Access a listą programu SharePoint.
2. Łączenie danych między tabelami programu Access i listą programu SharePoint przez utworzenie trwałego połączenia dwukierunkowego. Zaktualizowane dane listy są widoczne w tabeli programu Access. Zaktualizowane dane tabeli programu Access są widoczne na liście.
3. Przełączanie danych listy do trybu offline, aktualizowanie ich w programie Access, przełączanie ich z powrotem do trybu online, synchronizowanie aktualizacji i rozwiązywanie konfliktów.
4. Wyświetlanie i edytowanie danych listy w widokach arkusza danych, formularza i raportu programu Access.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:
Możesz tworzyć dość zaawansowane aplikacje baz danych dla komputerów stacjonarnych bez pisania jednego wiersza kodu VBA. Każdy obiekt programu Access ma obszerny zestaw właściwości i zdarzeń łatwo dostępnych z poziomu arkusza właściwości, co ułatwia dostosowanie rozwiązania. Każdy obiekt zawiera szczegółowych projektantów, którzy ujawniają wszystkie dostępne funkcje. Dodatkowe szablony baz danych są dostępne w aplikacjach Office Online. Szablony pól i tabel ułatwiają szybkie tworzenie i dostosowywanie nowych tabel. Możesz zaprojektować nową bazę danych od podstaw za pomocą wbudowanych narzędzi do projektowania baz danych.
Makra programu Access używają środowiska deklaratywnego, które nie wymaga pisania kodu VBA, więc nie musisz być deweloperem. Każda akcja makra wykonuje zadanie, takie jak otwieranie formularza, uruchamianie zapytania, znajdowanie rekordów lub wyświetlanie komunikatu. Makra można osadzać w dowolnym przypadku raportu, formularza lub kontrolki. Większość makr ma argumenty i można dodać do nich logikę warunkową, aby ułatwić im wykonywanie odpowiednich czynności. Możesz nawet zdefiniować zmienne i ponownie wykonać sprawdzanie błędów bez pisania kodu VBA.
Zaprojektuj prototyp i uruchom go przez dział IT. Utwórz rozwiązanie dla zespołu, gdy będzie potrzebne jak najszybciej, i zrób to na sznurku z gołymi kośćmi personelu. Śledź bilety sprzedane na imprezę firmową, śledź czas przydatności do spożycia materiałów produkcyjnych lub drukuj tagi akceptacji dla części. Śledzenie zadań, problemów i elementów dostarczanych w projektach zespołowych. Utwórz bazę danych planowanej sprzedaży, aby monitorować potencjalną sprzedaż w niewielkiej grupie sprzedawców.
