Cel dotyczący zarządzania projektem: dzielenie się informacjami o projekcie

Dzielenie się informacjami o projekcie często jest trudne, zarówno wtedy, gdy jest wymagane uzyskanie informacji o stanie projektu od zespołu, jak i wówczas, gdy trzeba przekazać te informacje kierownikom. Dowiedz się, kiedy i jak dzielić się informacjami o projekcie oraz tworzyć raporty z tymi informacjami. Nieznajomość tych zasad może prowadzić do zmniejszenia skuteczności współpracy i powodować zagrożenie dla powodzenia Twojego projektu. Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami.

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

• Sporządzenie listy uczestników projektu Przed rozpoczęciem projektu dowiedz się, kto ma brać w nim udział. Zapomnienie o ważnym uczestniku projektu, który może decydować o kontynuowaniu lub zatrzymaniu jego prac, najczęściej prowadzi do zablokowania tego projektu.
• Wczesne wdrożenie planu komunikacji Wkomponuj strategie i procesy komunikacyjne w swój projekt przed jego rozpoczęciem. Jeszcze lepiej zrobisz, umieszczając procesy komunikacyjne jako zadanie w pierwszych wierszach projektu, aby w ten istotny element współpracy angażowali się wszyscy uczestnicy projektu.
• Odpowiednio częste dzielenie się informacjami Zbieranie informacji o stanie zadań raz w tygodniu zwykle wystarcza do tego, aby rozwiązywać problemy przed ich eskalacją. W przypadku częstszej komunikacji członkowie zespołu mogą przestać wysyłać aktualizacje z powodu nadmiernie długiego czasu poświęcanego na ich przygotowanie.
• Wyszukiwanie problemów Jeśli wydaje się, że wszystko idzie dobrze, ponieważ nie słyszysz żadnych złych informacji, prawdopodobnie masz przed sobą kłopoty. Problemy pojawiają się nawet w przypadku najlepiej zarządzanych projektów. Twoim zadaniem jest znajdowanie drobnych problemów, zanim zmienią się w poważne problemy.
• Korzystanie z odpowiedniej technologii Postaraj się zrozumieć potrzeby komunikacyjne członków swojego zespołu i innych uczestników projektu. Na przykład członkowie zespołu składający raporty dotyczące stanu zadań mogą preferować korzystanie z poczty e-mail lub usługi Project Online, podczas gdy kierownik może preferować dobrze przedstawiony wykres lub tabelę przestawną. Poniżej znajduje się lista programów ułatwiających komunikację.

Aplikacja	Zalety	Wady
Project	Zawiera wbudowane narzędzia do prowadzenia prezentacji dla uczestników projektu każdego szczebla. Zawiera łatwe do opanowania widoki osi czasu i terminarza zespołu. Umożliwia eksportowanie danych do programów Excel i Visio na potrzeby komunikacji dotyczącej złożonych danych.	Twoja firma może nie korzystać z programu Project. Niewielki rozmiar projektów realizowanych w Twojej firmie może uniemożliwiać wykorzystanie zaawansowanego oprogramowania do planowania.
Project Online	Najlepsze oprogramowanie do zaawansowanej komunikacji i raportowania informacji o projekcie w organizacji. Umożliwia porównywanie stanów w kilku projektach lub w portfelu projektów.	W przypadku mniejszych firm może być potrzebna pomoc konsultantów w zakresie instalacji i używania usługi Project Online.
Excel	Program Project umożliwia eksportowanie danych do programu Excel na potrzeby zaawansowanych analiz, takich jak obliczenia ANOVA czy analiza wartości wypracowanej. Jest to idealne narzędzie do wczesnego planowania projektów lub opracowywania elementów dostarczanych wysokiego poziomu, które później można dodać do programu Project.	Program Excel nie zawiera zautomatyzowanych funkcji planowania dla bardziej złożonych projektów.
Word	Jest to idealne narzędzie podczas etapu początkowego, gdy trzeba udostępniać dokumenty zawierające plany, takie jak budżety i elementy dostarczane.	Nie nadaje się raczej do prezentacji wizualnych dla kierowników biorących udział w projekcie. Zamiast niego lepiej korzystać z funkcji raportowania programów Excel, Visio, PowerPoint i Project.
SharePoint	Oferuje funkcje synchronizacji bez korzystania z programu Project Server. Zmiany wprowadzane na jednej liście zadań są odzwierciedlane na drugiej liście zadań.	Wdrożenie tego programu w firmie jest drogie. Jeśli nie masz zasobów firmy potrzebnych do instalacji programu SharePoint, możesz korzystać z platformy Microsoft 365 z usługą SharePoint Online.
PowerPoint	Idealne narzędzie do tworzenia skutecznych prezentacji dla kierowników biorących udział w projekcie.	Dla analityków i inżynierów może być potrzebne rozwiązanie oferujące bardziej szczegółowe wykresy na potrzeby złożonej analizy budżetowej.
Visio	Idealne rozwiązanie w początkowych fazach projektu, gdy trzeba dzielić się informacjami o procesach biznesowych i produkcyjnych za pomocą schematów blokowych lub innych diagramów.	Ilość prezentowanych informacji może być zbyt duża w przypadku, gdy odbiorcami są kierownicy. Zamiast tego programu użyj wbudowanych funkcji raportowania programu Project.
Microsoft Teams	Idealne narzędzie w przypadku zespołów pracujących w różnych lokalizacjach. Umożliwia udostępnianie informacji o projekcie za pomocą wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych i wideo lub w trakcie spotkań online.	Może wymagać wdrożenia przez dział informatyczny.

Przekazywanie informacji o projekcie

Sprawdzanie aktualizacji stanu z poziomu usługi Project Online	Jeśli Twój zespół korzysta z usługi Project Online, pobierz aktualizacje stanu zadań z serwera, zanim skontaktujesz się z zespołem na temat postępu projektu.
Śledzenie postępu harmonogramu — od nowicjusza do eksperta	Metody śledzenia postępu różnią się — mogą być one proste lub bardziej złożone. Dobierz metodę najlepiej dopasowaną do Twojego projektu i zespołu.
Przekazywanie informacji o wartości wypracowanej	Rejestrowanie informacji o wartości wypracowanej jest bardziej zaawansowanym, ale bardzo zaawansowanym krokiem w kierunku odkrywania zalet i wad wydajności projektu. Uzyskane w ten sposób ogólne fakty są tym, czego oczekują Twoi interesariusze.
Tworzenie raportu o projekcie	Za pomocą programu Project możesz tworzyć i dostosowywać przyciągające uwagę raporty graficzne dowolnych danych projektu, bez użycia żadnego innego oprogramowania. Gdy pracujesz nad projektem, raporty się zmieniają w celu odzwierciedlenia najnowszych informacji — nie są konieczne ręczne aktualizacje.
Synchronizowanie z listą zadań programu SharePoint	Członkowie zespołu mogą przeglądać harmonogram i aktualizować swoje prace w programie SharePoint, a Ty zobaczysz te zmiany w programie Project. I odwrotnie.
Korzystanie z platformy Microsoft 365	Przekazywanie informacji o projekcie przy użyciu platformy Microsoft 365. O ile pracujesz na komputerze z połączeniem internetowym, możesz pracować nad dokumentami, korzystając z pełnych wersji programów Word, Excel, PowerPoint lub OneNote — na żądanie i w dowolnym miejscu.
Publikowanie zmian zadań na serwerze	Po wprowadzeniu zmian w zadaniach opublikuj te zmiany w usłudze Project Online, aby wszyscy mogli kontynuować pracę, mając prawidłowe informacje.
Komunikowanie się za pomocą aplikacji Microsoft Teams	Jeśli jakieś osoby nie mogą przyjść na spotkanie, udostępnij informacje o projekcie za pomocą usługi Teams. Udostępnij slajdy programu PowerPoint, arkusze programu Excel lub notes programu OneNote, aby podzielić się planami dotyczącymi projektu. Poszczególne osoby mogą uczestniczyć w spotkaniach online, przebywając w biurze bądź w domu lub korzystając z urządzeń przenośnych.

Wróć do Przewodnika po zarządzaniu projektami