Wartość wypracowana to przydatna funkcja śledzenia i budżetowania w programie Project. Pomimo mnóstwa zastraszających akronimów, które go definiują (takich jak AC, BCWP, TPI, EV i tym podobne), nie jest to szczególnie skomplikowane. Wartość wypracowana pomaga znaleźć odpowiedź na pytania, takie jak: „Patrząc na ilość pracy wykonanej do tej pory w projekcie, ile pieniędzy należało wydać?” Co z kolei prowadzi do innych pytań, takich jak: "Czy skończymy na czas?"
Prosty przykład Pracujesz nad projektem ogrodniczym dla 10 domów w ślepej uliczce i spodziewasz się, że cały projekt 10 domów zostanie ukończony w ciągu 10 miesięcy. Co więcej, w każdym miesiącu musisz ukończyć jeden ogród domowy. Przyjrzyjmy się niektórym szczegółom dotyczącym tego projektu.
- 10 000 USD to całkowity budżet dla wszystkich 10 domów.
- Na każdy dom przeznaczono 1000 zł, co oznacza, że na cały projekt planujemy przeznaczyć 1000 zł miesięcznie. Obejmuje to pieniądze wydane na rośliny, narzędzia i ogrodnika.
- Prosisz swoje konto o raport po upływie 2 miesięcy. Księgowy mówi, że do tej pory na projekt wydano 1500 dolarów. Myślisz sobie: "Świetnie, oszczędzam pieniądze".
- Wtedy zdajesz sobie sprawę ze swojego błędu. Po 2 miesiącach 20 procent projektu powinno być już ukończone, ponieważ 2 miesiące to 20 procent z 10 miesięcy, które pierwotnie planowano poświęcić na projekt. Ale w rzeczywistości robi się tylko półtora ogrodu, a nie dwa.
- Tak więc po dwóch miesiącach powinieneś był wydać 20 procent x 10 000 USD (lub 2000 USD) na projekt, aby ukończyć go na czas, a dwa ogrody powinny być ukończone, a nie 1500 USD za półtora ogrodu. Teraz zdajesz sobie sprawę, że masz opóźnienie . Ojej! Czas porozmawiać z ogrodnikiem.
Oto najtrudniejsza rzecz (i wspaniała rzecz) związana z wartością wypracowaną. Łączy czas z pieniędzmi, ponieważ mnoży walutę przez zaplanowany czas (lub procent wykonania, używając żargonu profesjonalnych menedżerów projektów).
Jaki z tego morał? "Czas to pieniądz", jak mówi stare przysłowie. Nie możesz jeszcze pochwalić się swoją sprawnością w postaci wartości wypracowanej. Musisz czytać dalej . . .
Więcej informacji na temat wartości wypracowanej
Wyświetlanie wartości wypracowanej
Program Project wyświetla informacje o wartości wypracowanej na dwa sposoby: za pomocą widoków i raportów. Najpierw jednak musisz wykonać kilka czynności, aby skonfigurować wartość wypracowaną na potrzeby raportowania.
- Ustawianie planu bazowego
- Ustawianie daty stanu
- Określanie metody obliczania wartości wypracowanej jako procentu wykonania (opcjonalne)
Korzystanie z raportów
- > Wybierzpozycję Project Reports>(Więcej raportów).
- Wybierz pozycję Koszty, a następnie wybierz pozycję Wartość wypracowana.
Korzystanie z widoków
- Wybierz pozycję Wyświetl>tabelę, a następnie wybierz pozycję Więcej tabel.
- Wybierz z listy pozycje Wartość wypracowana, Wskaźniki kosztu wartości wypracowanej lub Wskaźniki harmonogramu wartości wypracowanej.
Jeśli nie wiesz, której tabeli, po prostu wybierz tabelę Wartość wypracowana. - Wybierz pozycję Zastosuj.
Interpretowanie wartości wypracowanej
U podstaw analizy wartości wypracowanej leżą trzy wartości kluczowe, a aby używać wartości wypracowanej, trzeba znać co najmniej te trzy wartości.
Ważnym motywem przewijającym się przez te typowe terminy dotyczące wartości wypracowanej jest data stanu. W analizie wartości wypracowanej założono, że chcesz wyświetlić postęp projektu przed określonym przez siebie punktem w czasie.
Ponieważ obraz jest wart tysiąca słów, spójrzmy na to graficznie. Oto wykres przedstawiający stałą akumulację kosztów w całym okresie życia projektu. Linia kropkowana oznacza wydatki stałe w całym okresie życia projektu.
Po rozpoczęciu pracy nad projektem wykres kluczowych wartości analizy wartości wypracowanej może wyglądać następująco.
Data stanu określa wartości obliczane w programie Project. Koszt rzeczywisty tego projektu przekroczył koszt zaplanowany w budżecie. Wartość wypracowana (EV) odzwierciedla rzeczywistą wartość wykonanej pracy. W takim przypadku wartość wykonanej pracy jest mniejsza niż kwota wydana na jej wykonanie.
Kilka porad dotyczących korzystania z wartości wypracowanej
| Czynność | Jak to zrobić |
|---|---|
| Natychmiastowe działanie | Im wcześniej w cyklu życia projektu zostaną zidentyfikowane takie rozbieżności między kosztami rzeczywistymi, kosztami budżetowymi i wartością wypracowaną, tym szybciej będzie można podjąć kroki w celu rozwiązania problemu. |
| Cięższa praca | Łatwiej powiedzieć niż zrobić. Im więcej pracy zostanie wykonanej przed kolejną datą stanu określania wartości wypracowanej, tym lepiej. Samo zatrudnienie większej liczby pracowników może nie pomóc, ale zatrudnienie tańszych pracowników już tak. Być może będziesz musiał "przejść się po podłodze", aby dowiedzieć się, dlaczego pracownicy nie są bardziej produktywni. A może problem tkwi w menedżerach, którzy dostarczają maszyny, które wymagają więcej konserwacji niż oczekiwano. Powodów może być wiele, ale chodzi o to, że zastosowanie "podejścia liczbowego" z wartością wypracowaną pomoże Ci dostrzec negatywne trendy. |
| Wydajniejsza praca | Nie goń za problemami z produktywnością w tych zadaniach, które są mniej ważne niż inne. Sprawdź najpierw zadania na ścieżce krytycznej pod kątem największego wpływu na dodatnią wartość wypracowaną. |
| Ponowne uruchamianie raportów | Analiza wartości wypracowanej na końcu projektu ma naprawdę niewielką wartość. Źródła problemów związanych z projektem prawdopodobnie znajdują się na wczesnym etapie projektu i prawdopodobnie będą miały zbyt duży wpływ, aby można było je usunąć bez dużych kosztów i frustracji ze strony zespołu, menedżera i innych uczestników projektu. Wyrób sobie nawyk publikowania comiesięcznych raportów wartości wypracowanej, jeśli w ogóle zamierzasz to robić. |
| Nie przejmuj się wczesnymi rzeczami | Jeśli widzisz problemy na bardzo wczesnym etapie projektu, mogą to być po prostu koszty zwiększenia wydajności lub koszty szkoleń, wdrożenia wszystkich, licznej, ale koniecznej wczesnej współpracy z zespołem i innych obowiązków domowych. Nie ignoruj tych wczesnych oznak problemów, ale mogą one być bardziej zrozumiałe na wczesnym etapie projektu niż później. |