Zarządzanie projektami zazwyczaj jest trudne. Ten przewodnik ułatwia jednak zrozumienie zarządzania projektami podczas korzystania z programu Project. Poniższe łącza prowadzą do stron z artykułami i krótkimi samouczkami dotyczących poszczególnych aspektów zarządzania projektami.
Rozpoczęcie tworzenia planu projektu
Tym bardziej złożony staje się projekt, tym więcej należy zaplanować przed rozpoczęciem korzystania z programu Project. Aby ułatwić analizy w początkowej fazie projektu, zazwyczaj korzysta się z takich aplikacji jak Word, Excel i SharePoint.
| CEL PROJEKTU | OPIS |
|---|---|
| Rozpoczęcie tworzenia planu projektu | Projekty, w przypadku których nie przeprowadzono analiz w początkowej fazie, często kończą się niepowodzeniem. Na tym etapie należy określić uczestników i sponsorów projektu, wytyczne dla zespołu, wstępne specyfikacje i być może budżet. W przypadku małych projektów większość tych zadań można wykonać w programie Microsoft Project. W przypadku większych projektów można też korzystać z programu Word, Excel lub SharePoint albo z telefonu. |
| Przekazanie planów uczestnikom | Czasami komunikacja z uczestnikami nie jest łatwa. Jest ona jednak wymagana do powodzenia projektu. |
| Utworzenie i udostępnienie raportów o projekcie | Program Project zawiera wiele raportów dostępnych za jednym kliknięciem, które pomagają w czasochłonnej komunikacji. Umożliwiają one rejestrowanie wstępnych planów, głównych punktów kontrolnych projektu oraz wymagań dotyczących budżetu i personelu. |
Tworzenie harmonogramu projektu
Tworzenie harmonogramu projektu może być czasochłonne. Tworzenie projektu może być łatwiejsze, jeśli podzielisz etapy na cztery kategorie:
- Dodawanie zadań
- Organizowanie zadań
- Dodawanie osób
- Komunikowanie się z zespołem
| CEL PROJEKTU | OPIS |
|---|---|
| Utworzenie nowego harmonogramu projektu | Po przeprowadzeniu początkowej analizy można uruchomić program Project i utworzyć nowy harmonogram. Można rozpocząć od utworzenia pustego projektu lub użyć szablonów utworzonych przez innych menedżerów projektów — niektóre z nich zostały utworzone przez specjalistów w zakresie zarządzania projektami lub specjalistów z podobnej branży. |
| Dodawanie zadań | Zadania to czynności wykonywane w projekcie. Dowiedz się, jak dodawać zadania, zmieniać ich właściwości i szacować ich czas trwania. |
| Organizowanie zadań | Dodane zadania mogą nie być wyświetlane w kolejności odpowiedniej do zarządzania nimi. Dowiedz się, jak je organizować przy użyciu zadań sumarycznych i podzadań oraz przez ich łączenie. |
| Dodanie osób i przypisanie ich do zadań | Po dodaniu zadań do projektu określ osoby, które mają pracować nad tymi zadaniami. Dodawanie osób i przydzielanie ich do zadań to różne czynności w programie Project. |
| Udostępnienie zasobów za pomocą pul zasobów i projektów głównych | Aby ułatwić zarządzanie osobami w wielu projektach, umieść informacje o wszystkich uczestnikach projektu w jednym pliku projektu. Ten plik pełni funkcję puli zasobów. Z pliku puli zasobów można udostępniać zasoby w różnych projektach (bez programu Project Server). |
| Określenie kosztów projektu | Określenie kosztów projektu może być trudne dla każdego kierownika projektu. Program Project może to ułatwić. Poznaj porady ułatwiające utrzymanie się w granicach budżetu. |
Zarządzanie projektem
Utworzenie harmonogramu to nie wszystko. Zarządzanie projektem to nie tylko jego utworzenie. Obejmuje to też zmienianie zadań, dodawanie osób, ustalanie daty zakończenia i inne działania. Program Project udostępnia wszystkie narzędzia służące do monitorowania postępu i wprowadzania zmian, dzięki czemu projekt może zakończyć się powodzeniem.
| CEL | OPIS |
|---|---|
| Wybranie odpowiedniego widoku harmonogramu | Znalezienie odpowiedniego widoku pozwala zwiększyć czytelność złożonego harmonogramu. Wykres Gantta to jeden z widoków przedstawiających postęp projektu. Można też użyć widoku Kalendarz, diagramu sieciowego lub osi czasu w celu przedstawienia szczegółowych informacji na różnych poziomach. |
| Śledzenie postępu harmonogramu | Po utworzeniu początkowego harmonogramu warto zacząć sprawdzać, jak to działa. Utworzenie planu bazowego i użycie odpowiednich widoków ułatwi ci śledzenie postępów projektu. |
| Śledzenie wartości procentowych wykonania zadań | Śledzenie postępu może wydawać się skomplikowane, ale oto szybki sposób na pokazanie procentu ukończenia przy użyciu paska postępu na wykresie Gantta. |
| Rozwiązywanie problemów z alokacją zasobów | Aby uzyskać najlepszą wydajność i wyniki z zasobów, musisz zarządzać obciążeniami zasobów, aby uniknąć nadmiernych alokacji i niedostatecznej alokacji. |
| Określanie daty zakończenia projektu | Największym problemem menedżera projektu jest ryzyko niedotrzymania daty zakończenia po wprowadzeniu zmian w harmonogramie. Poznaj strategie pozwalające na zachowanie kontroli nad datą zakończenia projektu. |
| Utworzenie raportu o stanie projektu | Komunikacja często jest trudna — zwłaszcza wtedy, gdy raport zawiera złe wiadomości. W celu ułatwienia komunikacji z uczestnikami i kierownikami program Project udostępnia atrakcyjne i profesjonalne raporty, które można utworzyć i wysłać w kilku prostych krokach. |
| Zarządzanie kosztami projektu | Czy budżet został przekroczony? Czy konieczne jest dostosowanie kosztów? Dowiedz się, jak rozwiązać problemy z kosztami w harmonogramie. |
| Wyświetlanie raportów z analizą wartości wypracowanej | Wartość wypracowana jest zaawansowaną metodą śledzenia. Nie jest ona jednak przeznaczona tylko dla specjalistów. Ty też możesz monitorować projekt za jej pomocą. |
| Zarządzanie ryzykiem | Czynniki ryzyka są wszędzie w projekcie. Dowiedz się, jak odpowiednio wcześnie przewidywać problemy i reagować na nie, zanim spowodują poważne szkody. |
| Praca z wieloma projektami | Program Project udostępnia narzędzia ułatwiające zarządzanie współzależnościami między projektami, a nawet zadaniami w jednym projekcie, które są zależne od ukończenia innego projektu. |