Jednym z pierwszych kroków zarządzania projektem jest dodanie zadań umożliwiających wykonanie projektu. Lista zadań może być tak prosta, jak lista kontrolna rzeczy, które trzeba wykonać, lub może być nieco bardziej związana z datami rozpoczęcia i zakończenia, relacjami z innymi zadaniami i innymi skojarzonymi informacjami o zadaniach. Prosta lista kontrolna zadań i zaplanowana lista zadań używają tej samej listy w witrynie, dzięki czemu możesz zacząć od prostej listy kontrolnej, a następnie dodać szczegóły do zadań później, aby utworzyć listę zadań zaplanowanych.
Dodawanie prostej listy kontrolnej zadań
Jeśli dopiero zaczynasz planować projekt lub nie przewidujesz, że ten projekt jest szczególnie skomplikowany, wystarczy prosta lista kontrolna zadań, aby skutecznie zarządzać projektem. Lista kontrolna może zawierać daty ukończenia zadań projektu i przydziały dla członków zespołu projektu.
Aby dodać prostą listę kontrolną zadań:
- Na pasku Szybkie uruchamianie witryny kliknij pozycję Zadania.
- Na stronie Zadania kliknij pozycję Edytuj.
- W kolumnie Nazwa zadania wpisz nazwę każdego zadania, które musi zostać ukończone w projekcie. Naciśnij klawisz Enter , aby przejść do następnego wiersza po dodaniu zadania.
Porada
Czy chcesz dodać nowe zadanie między dwoma zadaniami, które już znajdują się na liście? Kliknij spację po lewej stronie pola wyboru istniejącego zadania, a następnie naciśnij klawisz Insert. Nad zaznaczonym zadaniem zostanie dodany nowy wiersz. Możesz również kliknąć pozycję Wstaw w grupie Hierarchia na karcie Zadania .
W kolumnie Data ukończenia wpisz lub wybierz datę ukończenia każdego zadania na liście. Jeśli nie masz pewności, kiedy zadanie musi zostać ukończone, pozostaw tę kolumnę pustą dla tego zadania.
W kolumnie Przypisane do wpisz lub wybierz imię i nazwisko każdej osoby, która będzie pracować nad każdym zadaniem na liście.
Porada
Najlepszym rozwiązaniem jest przypisanie tylko jednej osoby do każdego zadania. Jeśli chcesz przypisać więcej niż jedną osobę, może to prowadzić do problemów z oznaczaniem zadań jako ukończonych. Jeśli Anna zakończy pracę nad zadaniem, warto ją zaznaczyć jako ukończoną na stronie Moje zadania. Spowoduje to jednak oznaczenie zadania jako ukończonego dla wszystkich przydzielonych osób, a nie tylko Ann. Ktoś inny nad zadaniem może nadal mieć pracę do wykonania. Jeśli zdecydujesz, że nadal musisz przydzielić do zadania więcej niż jedną osobę, możesz oddzielić imiona i nazwiska średnikami (;).
Po zakończeniu dodawania prostej listy kontrolnej zadań kliknij pozycję Zatrzymaj.
Innym szybkim sposobem na dodanie prostej listy kontrolnej zadań jest wklejenie listy z arkusza programu Excel. O ile kolumny używane w arkuszu są zgodne z kolumnami wyświetlanymi na stronie Zadania , możesz po prostu kliknąć listę zadań i wkleić dane arkusza. Nazwy zostaną sparowane z kontami, jeśli to możliwe, w kolumnie Przypisane do .
Podczas pracy nad projektem możesz zaznaczyć pole wyboru obok nazwy każdego zadania po zakończeniu zadania.
Jeśli okaże się, że potrzebujesz większej kontroli nad zadaniami na prostej liście kontrolnej, możesz skorzystać z kroków w następnej sekcji, aby dodać szczegóły do zadań, aby zwiększyć niezawodność listy zaplanowanych.
Dodawanie zaplanowanej listy zadań
Jeśli projekt jest nieco złożony, może się okazać, że zaplanowana lista zadań ułatwia śledzenie pracy w bardziej czytelny sposób.
Aby dodać zaplanowaną listę zadań:
Na pasku Szybkie uruchamianie witryny kliknij pozycję Zadania.
Na stronie Zadania kliknij pozycję Nowe zadanie. Ewentualnie na karcie Zadania na wstążce kliknij pozycję Nowy element.
Uwaga
Jeśli początkowo utworzono prostą listę kontrolną zadań, ale projekt stał się nieco bardziej zaangażowany, możesz łatwo dodać więcej szczegółów do istniejących zadań. Aby zaznaczyć zadanie, kliknij miejsce po lewej stronie pola wyboru, a następnie na karcie Zadania na wstążce kliknij pozycję Edytuj element. Spowoduje to otwarcie zadania, dzięki czemu będzie można dodać więcej szczegółów harmonogramu.
Wpisz nazwę zadania w polu Nazwa zadania .
Wpisz lub wybierz datę rozpoczęcia i zakończenia zadania w polach Data rozpoczęcia i Data ukończenia . Jeśli nie masz pewności co do którejkolwiek z tych dat, pozostaw te informacje na razie. Zawsze możesz wrócić później i dodać informacje, edytjąc zadanie.
Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail osoby, którą chcesz pracować nad zadaniem, w polu Przydzielone do .
Porada
Najlepszym rozwiązaniem jest przypisanie tylko jednej osoby do każdego zadania. Jeśli chcesz przypisać więcej niż jedną osobę, może to prowadzić do problemów z oznaczaniem zadań jako ukończonych. Jeśli Anna zakończy pracę nad zadaniem, warto ją zaznaczyć jako ukończoną na stronie Moje zadania. Spowoduje to jednak oznaczenie zadania jako ukończonego dla wszystkich przydzielonych osób, a nie tylko Ann. Ktoś inny nad zadaniem może nadal mieć pracę do wykonania. Jeśli zdecydujesz, że nadal musisz przydzielić do zadania więcej niż jedną osobę, możesz oddzielić imiona i nazwiska średnikami (;).
Jeśli nad zadaniem rozpoczęto już pracę, wprowadź wartość procentową w polu Wykonano % , aby wskazać w przybliżeniu, ile pracy wykonano i co pozostało do wykonania.
Porada
Jest to doskonałe pole, które członkowie zespołu projektu mogą regularnie aktualizować. Ułatwia zrozumienie postępu pracy nad projektem i sprawdzanie, czy projekt jest na dobrej drodze do zakończenia w terminie.
Wpisz krótki opis zadania w polu Opis , jeśli chcesz podać bardziej szczegółowe informacje na temat pracy, która jest związana z tym zadaniem. Może to być pomocne dla kadry kierowniczej lub innych uczestników projektu, którzy próbują zrozumieć Projekt.
Użyj pól i przycisków obok pozycji Poprzedniki , aby wskazać, które zadania w projekcie muszą zostać ukończone, zanim będzie można rozpocząć bieżące zadanie.
Załóżmy na przykład, że tworzysz zadanie o nazwie "Publikowanie informacji prasowych", które nie może się rozpocząć, dopóki zadanie "Napisz informacje prasowe" nie zostanie ukończone. Wybierz zadanie "Napisz informacje prasowe" z pola po lewej stronie, a następnie kliknij przycisk Dodaj , aby przenieść je do pola po prawej stronie. Oznacza to, że zadanie "Napisz informacje prasowe" jest zadaniem poprzednikiem (to jest poprzedzony) zadaniem "Publikowanie informacji prasowych".Wybierz odpowiedni poziom priorytetu z listy Priorytet .
Wybierz odpowiedni poziom stanu z listy Stan zadania .
Porada
Jest to kolejne pole, które jest pomocne w regularnych aktualizacjach członków zespołu projektu. Dzięki niej możesz być na bieżąco z blokadami pracy, opóźnieniami w harmonogramie i innymi krytycznymi problemami z planowaniem.
Kliknij przycisk Zapisz.
Praca z listą zadań
Gdy pracujesz z listą zadań, te z datami ukończenia wymienionymi na czerwono są opóźnione. Po oznaczeniu zadania jako ukończonego po terminie przez zaznaczenie pola wyboru obok zadania data ukończenia nie będzie już wyświetlana jako czerwony tekst.
Możesz też przełączać się między różnymi widokami listy zadań, klikając linki widoku powyżej listy. Możesz wybrać pozycję Wszystkie zadania, Calendar, Wykonane, Wykres Gantta, Zadania opóźnione, Moje zadania i Nadchodzące albo zmodyfikować istniejący widok lub utworzyć własny widok listy zadań. Jeśli widok, którego chcesz użyć, nie znajduje się powyżej listy zadań, kliknij pozycję Kliknij, aby wyświetlić dodatkowe opcje (...) obok linków widoku i wybierz widok, którego chcesz użyć. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia własnego widoku, zobacz Tworzenie, zmienianie lub usuwanie widoku listy lub biblioteki.
Po dodaniu szczegółowych zadań do projektu warto wykonać następujące czynności: