Ustawianie reguł dla korespondencji seryjnej

Podczas wysyłania listów do listy adresowej możesz dostosować wiadomość. Na przykład uwzględnij wyrazy "Zaległe" dla niektórych adresatów na podstawie wartości w niektórych polach źródła danych. Dostosowanie jest oparte na regułach uruchamianych podczas tworzenia korespondencji seryjnej.

W przykładzie "Zaległość" użyto argumentu Jeżeli... Następnie... Reguła Inaczej określająca uwzględnianie tekstu "Zaległe" dla adresatów, dla których wartość pola Data ukończenia jest przeszła.

Konfigurowanie reguł odbywa się po wybraniu adresatów korespondencji seryjnej i wstawieniu pól korespondencji seryjnej do dokumentu.

Przejdź dopozycji Regułakorespondencji> i wybierz regułę na podstawie poniższych opisów.

Zapytaj

Na przykład wysyłasz to samo zaproszenie na spotkanie kwartalne. Źródło danych nie przechowuje dat spotkania, a data spotkania jest wyświetlana więcej niż raz w zaproszeniu.

Umieszczając zakładki w dokumencie i uwzględniając pole Zapytaj, możesz uruchomić tę samą korespondencję seryjną dla każdego spotkania. Jedyną rzeczą, którą musisz wpisać, jest data spotkania i wpiszesz ją tylko raz.

1. W dokumencie korespondencji seryjnej naciśnij klawisze Ctrl+F9, a następnie wpisz nazwę, aby utworzyć zakładkę. Powtórz tę czynność, używając tej samej nazwy, we wszystkich miejscach, w których ma być wyświetlana odpowiedź na pole Zapytaj w dokumencie.
2. Umieść kursor w miejscu w dokumencie przed utworzoną przed chwilą pierwszą zakładką.
3. Przejdź dotematu Reguły>korespondencji>Zapytaj.
4. Wybierz utworzoną zakładkę (lub wpisz jej nazwę) i wprowadź monit, na przykład "Data zdarzenia?" w polu Monit .
5. Wybierz przycisk OK, a następnie ponownie przycisk OK .
6. Po zakończeniu tego procesu po wybraniu pozycji Zakończ & scalanie wybierz pozycję Edytuj poszczególne dokumenty. Zostanie wyświetlony monit o odpowiedź dla każdego adresata. Ta odpowiedź zostanie wstawiona do określonych zakładek w dokumentach będących wynikiem korespondencji seryjnej.

Więcej informacji: Kody pól: pole Ask

Wypełnij

Na przykład wysyłasz to samo zaproszenie na spotkanie kwartalne. Źródło danych nie przechowuje dat spotkania, a data spotkania jest wyświetlana tylko raz w zaproszeniu.

Umieszczając w dokumencie pole Wypełnij, możesz uruchomić tę samą korespondencję seryjną dla każdego spotkania. Jedyną rzeczą, którą musisz wpisać, jest data spotkania.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić tekst.
2. Na karcie Korespondencja przejdź do pozycjiWypełnianiereguł>.
3. W polu Monituj wprowadź monit, na przykład "Data zdarzenia?".
4. Wybierz przycisk OK, a następnie ponownie przycisk OK .
5. Po zakończeniu tego procesu po przejściu do pozycji Zakończ & scalanie wybierz pozycję Edytuj poszczególne dokumenty. Zostanie wyświetlony monit o odpowiedź dla każdego adresata. Ta odpowiedź zostanie wstawiona w polu Wypełnij w dokumentach wynikających z korespondencji seryjnej.

Więcej informacji: Kody pól: pole Fill-In

Jeśli... Następnie... Innego

Na przykład wysyłasz korespondencję do listy uczestników konferencji podróżujących zarówno w kraju, jak i za granicę. Pole Kraj/region w źródle danych może być puste dla uczestników krajowych. Możesz użyć funkcji Jeżeli... Następnie... Innego... , aby spersonalizować wiadomość dla wszystkich adresatów. Adresaci, których pole Kraj/Region jest puste, mogą zobaczyć komunikat "Zostaniesz powitany przy bramie po przyjeździe", podczas gdy wszyscy inni adresaci mogą zobaczyć: "Zostaniesz powitany przy biurku w pobliżu służb celnych".

1. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić tekst warunkowy.
2. Przejdź doreguł>korespondencji>, jeśli... Następnie... Inaczej.
3. Na liście Nazwa pola wybierz pole ze źródła danych, które określi tekst warunkowy.
4. Z listy Porównanie wybierz sposób porównywania wartości danych.
5. W polu Porównaj z wprowadź wartość porównania (pomiń ją, jeśli wybrano opcję jest pusta lub nie jest pusta jako porównanie).
6. W polu Wstaw ten tekst wprowadź tekst, który będzie się pojawiał w dokumencie po spełnieniu kryteriów porównania.
7. W polu Inaczej wstaw ten tekst wprowadź tekst, który będzie się pojawiał w dokumencie, gdy nie zostanie spełnione kryteria porównania.
8. Wybierz przycisk OK.

Więcej informacji: Kody pól: pole JEŻELI

Nr scalanego rekordu

Na przykład chcesz, aby korespondencja pokazywała każdemu adresatowi ich pozycje na liście oczekujących. Możesz posortować listę adresatów w porządku chronologicznym rejestracji, a następnie użyć reguły Scal rekord # w celu wyświetlenia pozycji numerowanej adresata na liście.

Numer rekordu odzwierciedla wszelkie sortowanie lub filtrowanie zastosowane do źródła danych przed scaleniem.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić numer rekordu.
2. Przejdź dopozycji Rekord korespondencji seryjnejreguł>korespondencji> seryjnej #.

Więcej informacji: Kody pól: pole MergeRec

Nr rekordu w sekwencji

Na przykład chcesz, aby korespondencja pokazywała każdemu adresatowi łączną liczbę osób, które utworzyły konto w zdarzeniu. Reguła Scal sekwencję # umożliwia zliczanie rekordów w scalonym dokumencie.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić numer rekordu.
2. Przejdź do pozycji Sekwencja korespondencji> seryjnej reguł >korespondencji seryjnej #.

Więcej informacji: Kody pól: pole MergeSeq

Następny rekord

Na przykład lista kontaktów jest drukowana na jednym arkuszu papieru za pomocą funkcji korespondencji seryjnej. Użyj reguły Next Record (Następny rekord), aby Word przejść do następnego rekordu bez rozpoczynania nowej strony.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić dane z następnego rekordu.
2. Przejdź do pozycji Następnyrekordreguł>korespondencji>.
3. Wstawianie pola korespondencji seryjnej dla danych, które mają być następne
   Lista nazw firm może wyglądać następująco:
   «Company_Name»
   «Następny rekord»«Company_Name»
   «Następny rekord»«Company_Name»

Więcej informacji: Kody pól: następne pole

Następny rekord, jeśli...

Na przykład chcesz, aby lista uczestników konferencji krajowych podróży była na jednym arkuszu papieru, a uczestnicy podróży międzynarodowych wymienili się na innym arkuszu papieru. Pole Kraj/region w źródle danych może być puste dla podróżnych krajowych. Reguła Następny rekord Jeśli umożliwia uniemożliwienie Word rozpoczynania nowej strony do momentu dotarcia do adresatów, których pole Kraj/Region nie jest puste. Aby to osiągnąć, należy najpierw posortować źródło danych według kraju/regionu.

1. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić dane z następnego rekordu.
2. Przejdź do pozycjiReguły>korespondencji>Następny rekord Jeżeli.
3. Na liście Nazwa pola wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, na przykład Miasto.
4. Z listy Porównanie wybierz sposób porównywania wartości danych. Aby na przykład wyodrębnić adresatów z określonego miasta, wybierz operator Równe.
5. W polu Porównaj z wprowadź wartość, która ma zostać użyta. Na przykład, aby wyróżnić adresatów w Tokio, wpisz Tokyo (pomiń to, jeśli wybrano puste lub nie jest puste jako porównanie).

Więcej informacji: Kody pól: pole NextIf

Przypisz zakładkę

Na przykład przygotowujesz zaproszenia na konferencję, na której prelegent nie został jeszcze sfinalizowany. Możesz pozostawić symbole zastępcze nazwy prelegenta w całym dokumencie i dołączyć regułę Ustaw zakładkę, w której wprowadzono nazwę prelegenta raz i jest ona wyświetlana we wszystkich symbolach zastępczych.

Symbole zastępcze to pola odw. Reguła Ustaw zakładkę powoduje wstawienie pola, które nie jest wyświetlane w dokumencie (chyba że naciśniesz klawisze Alt+F9, aby wyświetlić kody pól).

1. Umieść kursor w dowolnym miejscu w dokumencie.
2. Przejdź do pozycjiZestaw zakładek zestawu reguł>korespondencji>, wpisz nazwę, a następnie wybierz przycisk OK.
3. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić tekst zakładki.
4. Przejdź do pozycji Wstaw>pole szybkich części> i wybierz pozycję Adres.
5. Wybierz nazwę zakładki, którą właśnie utworzono, a następnie wybierz przycisk OK.
6. Wstaw pole Ref wszędzie, gdzie chcesz umieścić tekst zakładki.
7. Przed uruchomieniem korespondencji seryjnej kliknij prawym przyciskiem myszy pole Ustaw, wybierz pozycję Edytuj pole i wprowadź odpowiedni tekst w polu Tekst .
8. Wybierz przycisk OK.

Więcej informacji: Kody pól: Ustaw pole 

Pomiń rekord, jeśli...

Na przykład masz sklep odzieżowy i okazuje się, że masz za dużo określonej koszulki, ale nie w najpopularniejszych rozmiarach. Gdy przygotujesz się do wysłania ulotki sprzedaży, zamierzasz wykluczyć klientów, którzy noszą określony rozmiar. Użyj reguły Skip Record If (Pomiń rekord), aby porównać zawartość danych o rozmiarze klientów z rozmiarem, który chcesz wykluczyć.

1. Przejdź do pozycjiReguły>korespondencji>pomiń rekord, jeśli.
2. Na liście Nazwa pola wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, na przykład Rozmiar.
3. Z listy Porównanie wybierz sposób porównywania wartości danych. Aby na przykład wyróżnić klientów noszących określony rozmiar, wybierz pozycję Równe.
4. W polu Porównaj z wprowadź wartość, która ma zostać użyta. Aby na przykład wyróżnić klientów noszących bardzo małe rozmiary, wybierz pozycję XS (pomiń to, jeśli wybrana opcja jest pusta lub nie jest pusta jako porównanie).

Więcej informacji: Kody pól: pole SkipIf