Używaj reguł do dostosowywania korespondencji seryjnej na podstawie informacji w źródle danych. Na przykład można użyć reguły, aby dodać kategorię Zaległe , gdy data ukończenia adresata już minęła.
Skonfiguruj reguły po wybraniu adresatów korespondencji seryjnej i wstawieniu pól korespondencji seryjnej do dokumentu.
Przejdź do okna Reguły korespondencji> i wybierz regułę na podstawie poniższych opisów.
Zapytaj
Użyj reguły Pytaj, jeśli chcesz wprowadzić informacje raz i wyświetlić je w wielu miejscach w scalonym dokumencie. Jeśli na przykład w źródle danych nie ma daty spotkania, możesz wprowadzić tę datę raz i pokazać ją w każdym miejscu, w którym zostanie dodana odpowiednia zakładka.
- W dokumencie korespondencji seryjnej naciśnij klawisze Ctrl+F9, a następnie wpisz nazwę, aby utworzyć zakładkę. Powtórz te czynności, używając tej samej nazwy, we wszystkich miejscach dokumentu, w których chcesz umieścić odpowiedź na pole Pytaj.
- Umieść kursor w dowolnym miejscu w dokumencie przed pierwszą utworzoną zakładką.
- Przejdź dopozycji Zapytaj reguły>korespondencji>.
- Wybierz właśnie utworzoną zakładkę (lub wpisz jej nazwę) i wprowadź polecenie, na przykład "Data zdarzenia?" w polu Monituj .
- Wybierz przycisk OK, a następnie ponownie przycisk OK .
- Na końcu procesu, po wybraniu pozycji Zakończ & Scalanie wybierz pozycję Edytuj poszczególne dokumenty. Zostanie wyświetlony monit o podanie odpowiedzi dla każdego adresata. Ta odpowiedź zostanie wstawiona do określonych zakładek w dokumentach powstałych w wyniku scalania.
Więcej informacji: Kody pól: pole Ask
Wypełnij
Na przykład wysyłasz to samo zaproszenie na spotkanie kwartalne. W źródle danych nie są przechowywane daty spotkań, a data spotkania jest wyświetlana w zaproszeniu tylko raz.
Umieszczenie pola Wypełnij w dokumencie umożliwia przeprowadzenie tej samej korespondencji seryjnej dla każdego spotkania. Jedyne, co musisz wpisać, to data spotkania.
Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić tekst wypełniania.
Na karcie Korespondencja przejdź do pozycji Reguły>wypełniania.
W polu Monituj wprowadź polecenie, na przykład Data zdarzenia?
Wybierz przycisk OK, a następnie ponownie przycisk OK .
Wybierz pozycję Zakończ & Scal>, edytuj poszczególne dokumenty.
Po wyświetleniu monitu wprowadź odpowiedzi dla każdego adresata. Odpowiedź zostanie wstawiona w polu Wypełnij i wyświetlona obok zakładek w scalonym dokumencie.
Jeśli... Następnie... W przeciwnym razie
Korzystanie z funkcji Jeżeli... Następnie... Reguła Inaczej wyświetlająca inny tekst na podstawie informacji zawartych w źródle danych. Można na przykład wyświetlić jeden komunikat o nadejściu, gdy pole Kraj/region jest puste, a inny, gdy nie jest puste.
Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić tekst warunkowy.
Przejdź doReguł>korespondencji>, jeśli... Następnie... W przeciwnym razie.
Wybierz pole Nazwa pola i porównanie.
W polu Porównaj z wprowadź wartość, którą chcesz porównać. Pomiń ten krok, jeśli została zaznaczona opcja jest pusta lub nie jest pusta.
W polu Wstawten tekst wprowadź tekst, który ma być pokazany, gdy warunek jest spełniony.
W polu W przeciwnym razie wstaw ten tekst wprowadź tekst, który ma być wyświetlany, gdy warunek nie jest spełniony.
Wybierz przycisk OK.
Więcej informacji: Kody pól: pole IF
Nr scalanego rekordu
Użyj polecenia Merge Record #, aby wyświetlić pozycję każdego adresata na liście oczekujących. Na przykład można posortować listę adresatów w kolejności chronologicznej rejestracji, a następnie użyć reguły # scal rekordy w celu wyświetlenia numerowanej pozycji adresata na liście.
Numer rekordu odzwierciedla wszelkie sortowanie lub filtrowanie zastosowane przed scaleniem.
Porada
Użyj reguły Merge rec # obok pola Data drukowania, aby utworzyć unikatowe numery faktur.
- Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić numer rekordu.
- Przejdź do pozycji Korespondencja>>,reguły, scalanie rekordów #.
Więcej informacji: Kody pól: pole MergeRec
Nr rekordu w sekwencji
Sekwencja scalania # służy do wyświetlania numeru każdego rekordu w scalonym dokumencie. Na przykład możesz ponumerować poszczególnych adresatów w kolejności, w jakiej zostały scalone.
- Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić numer rekordu.
- Przejdź dopozycji Kolejność scalaniareguł>korespondencji> #.
Więcej informacji: Kody pól: pole MergeSeq
Następny rekord
Użyj reguły Następny rekord, aby nakazać programowi Word przejście do następnego rekordu bez rozpoczynania nowej strony. Na przykład używasz korespondencji seryjnej do drukowania listy kontaktów na pojedynczym arkuszu papieru.
Uwaga
Arkusz etykiet wysyłkowych jest ułożony jako tabela w programie Word. Aby umieścić następny adres na etykiecie, program Word używa reguły Następny rekord w każdej komórce tabeli.
- Umieść kursor w miejscu, w którym mają się pojawić dane z następnego rekordu.
- Przechodzenie do następnegorekordureguł>korespondencji>.
- Wstawianie pola korespondencji seryjnej dla danych, które chcesz umieścić w dalszej części
Lista nazw firm może wyglądać następująco:
«Company_Name»
«Następny rekord»«Company_Name»
«Następny rekord»«Company_Name»
Więcej informacji: Kody pól: pole Next
Następny rekord, jeśli...
Użyj opcji Następny rekord Jeżeli, aby określić, kiedy program Word przechodzi do następnego rekordu na podstawie warunku. Możesz na przykład użyć pola Kraj/region, aby oddzielić uczestników krajowych i zagranicznych.
- Umieść kursor w miejscu, w którym mają się pojawić dane z następnego rekordu.
- Przejdź do pozycji Reguły korespondencji>,>następny rekord Jeżeli.
- Z listy Nazwa pola wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, na przykład Miasto.
- Z listy Porównanie wybierz sposób porównania wartości danych. Aby na przykład wyodrębnić adresatów z określonego miasta, wybierz operator Równe.
- W polu Porównaj z wprowadź wartość, której chcesz użyć. Na przykład, aby wyodrębnić adresatów z Warszawy, wpisz Warszawa (pomiń ten wynik, jeśli wybrano jako porównanie pole puste lub nie jest puste ).
Więcej informacji: Kody pól: pole NextIf
Przypisz zakładkę
Funkcja Ustaw zakładkę służy do jednokrotnego wprowadzania informacji i używania ich w wielu miejscach w dokumencie. Na przykład możesz wprowadzić nazwę osoby mówiącej raz i używać jej wszędzie tam, gdzie zostało dodane odpowiadające jej pole Ref.
- Umieść kursor w dowolnym miejscu w dokumencie.
- Przejdź do pozycjiReguły>korespondencji>,ustaw zakładkę, wpisz nazwę, a następnie wybierz przycisk OK.
- Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić tekst zakładki.
- Przejdź dopolaWstaw>szybkie części> i wybierz pozycję Odwołanie.
- Wybierz nazwę zakładki, która właśnie została utworzona, a następnie wybierz przycisk OK.
- Wstaw pole Ref w każdym miejscu, w którym ma się pojawić tekst zakładki.
- Przed uruchomieniem korespondencji seryjnej kliknij prawym przyciskiem myszy pole Zestaw, wybierz pozycję Edytuj pole i wprowadź odpowiedni tekst w polu tekstowym .
- Wybierz przycisk OK.
Więcej informacji: Kody pól: pole Ustaw
Pomiń rekord, jeśli...
Użyj opcji Pomiń rekord, jeżeli, aby wykluczyć adresatów z korespondencji seryjnej na podstawie informacji zawartych w źródle danych. Na przykład można wykluczyć klientów, których pole Rozmiar odpowiada określonemu rozmiarowi.
- Przejdź dopozycji Reguły>korespondencji>, pomiń rekord, jeżeli.
- Na liście Nazwa pola wybierz nazwę pola korespondencji seryjnej, taką jak Rozmiar.
- Z listy Porównanie wybierz sposób porównania wartości danych. Na przykład, aby wyróżnić klientów noszących określony rozmiar, wybierz pozycję Równe.
- W polu Porównaj z wprowadź wartość, której chcesz użyć. Na przykład, aby wyróżnić klientów noszących rozmiar bardzo mały, wybierz XS (pomiń to, jeśli wybrałeś puste lub nie jest puste jako porównanie).
Więcej informacji: Kody pól: pole SkipIf