O uso de uma consulta facilita a exibição, adição, exclusão ou alteração de dados no banco de dados do Access. Alguns outros motivos para usar consultas:
Localizar dados rápidos específicos filtrando critérios específicos (condições)
Calcular ou resumir dados
Automatizar tarefas de gerenciamento de dados, como revisar os dados mais atuais de forma recorrente.
Consultas ajudam você a encontrar e trabalhar com seus dados
Consultas ajudam você a encontrar e trabalhar com seus dados
Em um banco de dados bem projetado, os dados que você deseja apresentar por meio de um formulário ou relatório geralmente estão localizados em várias tabelas. Uma consulta pode extrair as informações de várias tabelas e montá-la para exibição no formulário ou no relatório. Uma consulta pode ser uma solicitação de resultados de dados do banco de dados ou para ações nos dados ou para ambos. Uma consulta pode dar uma resposta a uma pergunta simples, executar cálculos, combinar dados de tabelas diferentes, adicionar, alterar ou excluir dados de um banco de dados. Como as consultas são tão versáteis, há muitos tipos de consultas e você criaria um tipo de consulta com base na tarefa.
| Principais tipos de consulta | Uso |
|---|---|
| Seleção | Recuperar dados de uma tabela ou fazer cálculos. |
| Ação | Adicionar, alterar ou excluir dados. Cada tarefa tem um tipo específico de consulta ação. |
Criar uma consulta seleção
Se você quiser examinar dados de apenas determinados campos em uma tabela ou examinar dados de várias tabelas simultaneamente ou talvez apenas ver os dados com base em determinados critérios, um tipo de consulta selecionado será sua escolha. Para obter mais informações, consulte criar uma consulta de seleção simples.
Examinar dados de campos selecionados
Por exemplo, se seu banco de dados tiver uma tabela com muitas informações sobre produtos e você quiser examinar uma lista de produtos e seus preços, veja como você criaria uma consulta selecionada para retornar apenas os nomes do produto e o respectivo preço:
- Abra o banco de dados e, na guia Criar , clique em Design de Consulta.
- Na guia Tabelas , clique duas vezes na tabela Produtos .
- Na tabela Produtos, digamos que você tenha os campos Nome do Produto e Preço de Lista. Clique duas vezes no Nome do Produto e no Preço de Lista para adicionar esses campos à grade de design de consulta.
- Na guia Design de Consulta , clique em Executar. A consulta é executada e exibe uma lista de produtos e seus preços.
Examinar dados de várias tabelas relacionadas simultaneamente
Por exemplo, se você tem um banco de dados para uma loja que vende alimentos e deseja revisar pedidos para clientes que moram em uma determinada cidade. Diga que os dados sobre pedidos e dados sobre clientes são armazenados em duas tabelas chamadas Clientes e Pedidos, respectivamente. Se cada tabela tiver um campo ID do cliente, que forma a base de uma relação de um para muitos entre as duas tabelas. Você pode criar uma consulta que retorna pedidos para clientes em uma determinada cidade, por exemplo, Las Vegas, usando o seguinte procedimento:
- Abra o banco de dados. Na guia Criar , no grupo Consulta , clique em Design de Consulta.
- Na guia Tabelas , clique duas vezes em Clientes e Pedidos.
Observe a linha (chamada de junção) que conecta o campo ID na tabela Clientes e o campo ID do cliente na tabela Pedidos. Essa linha mostra a relação entre as duas tabelas. - Na tabela Clientes, clique duas vezes em Empresa e Cidade para adicionar esses campos à grade de design de consulta.
- Na grade de design da consulta, na coluna Cidade, desmarque a caixa marcar na linha Mostrar.
- Na linha Critérios da coluna City , digite Las Vegas.
Limpar a caixa Mostrar marcar impede que a consulta exiba a cidade em seus resultados e digitar Las Vegas na linha Critérios especifica que você deseja ver apenas registros em que o valor do campo da cidade é Las Vegas. Nesse caso, a consulta retorna apenas os clientes localizados em Las Vegas. Você não precisa exibir um campo para usá-lo com um critério. - Na tabela Pedidos, clique duas vezes em ID de Pedido e Data do Pedido para adicionar esses campos às duas próximas colunas da grade de design da consulta.
- Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e exibe uma lista de pedidos para clientes em Las Vegas.
- Pressione CTRL+S para salvar a consulta.
Criar uma consulta parâmetro
Se você quiser executar com frequência variações de uma consulta específica, considere usar uma consulta de parâmetro. Quando você executa uma consulta de parâmetro, a consulta solicita valores de campo e, em seguida, usa os valores fornecidos para criar critérios para sua consulta.
Continuando com o exemplo anterior em que você aprendeu a criar uma consulta selecionada que retorna pedidos para clientes localizados em Las Vegas, você pode modificar a consulta selecionada para solicitar que você especifique a cidade sempre que executar a consulta. Para acompanhar, abra o banco de dados que você criou no exemplo anterior:
No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta chamada Orders by City (que você criou na seção anterior) e clique em Design View no menu de atalho.
Na grade de design de consulta, na linha Critérios da coluna Cidade, exclua Las Vegas e digite [Para qual cidade?].
A cadeia de caracteres [Para qual cidade?] é o prompt de parâmetro. Os colchetes indicam que você deseja que a consulta peça entrada e o texto (nesse caso, Para qual cidade?) é a pergunta que o prompt de parâmetro exibe.Observação
Nem um período (.) nem um ponto de exclamação (!) podem ser usados como texto em um prompt de parâmetro.
Selecione a caixa marcar na linha Mostrar da coluna Cidade para que os resultados da consulta exibam a cidade.
Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta solicita que você insira um valor para o City.
Digite Nova York e pressione ENTER para ver pedidos para clientes em Nova York.
E se você não souber quais valores pode especificar? Você pode usar caracteres curinga como parte do prompt:Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.
Na grade de design de consulta, na linha Critérios da coluna Cidade , digite Como [Para qual cidade?]&"*".
Neste prompt de parâmetro, o Like palavra-chave, o ampersand (&) e o asterisco (*) entre aspas permitem que o usuário digite uma combinação de caracteres, incluindo caracteres curinga, para retornar uma variedade de resultados. Por exemplo, se o usuário digitar *, a consulta retornará todas as cidades; se o usuário digitar L, a consulta retornará todas as cidades que começam com a letra "L;" e se o usuário digitar *s*, a consulta retornará todas as cidades que contêm a letra "s".Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar e, no prompt de consulta, digite Novo e pressione ENTER.
A consulta é executada e, em seguida, exibe pedidos para clientes em Nova York.
Especificar tipos de dados de parâmetro
Você também pode especificar que tipo de dados um parâmetro deve aceitar. É possível definir o tipo de dados de qualquer parâmetro, mas é especialmente importante definir o tipo de dados para dados numéricos, de moeda ou de data/hora. Quando você especificar o tipo de dados que um parâmetro deve aceitar, os usuários verão uma mensagem de erro mais útil caso insiram o tipo errado de dados, como inserir texto quando se espera moeda.
Se um parâmetro estiver definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada será interpretada como texto e nenhuma mensagem de erro será exibida.
Para especificar o tipo de dados para parâmetros em uma consulta, use o seguinte procedimento:
- Com a consulta aberta no modo Design, na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Parâmetros.
- Na caixa de diálogo Parâmetros da Consulta, na coluna Parâmetro, digite o prompt correspondente a cada parâmetro para o qual você deseja especificar o tipo de dados. Verifique se cada parâmetro corresponde ao prompt usado na linha Critérios da grade de design da consulta.
- Na coluna Tipo de Dados, selecione o tipo de dados de cada parâmetro.
Para obter mais informações, confira usando parâmetros para solicitar entrada ao executar uma consulta.
Criar uma consulta de totais
A linha Total em uma planilha de dados é muito útil, mas para perguntas mais complexas, você usa uma consulta total. Uma consulta de totais é uma consulta selecionar que lhe permite agrupar e resumir dados, como quando pretende ver o total de vendas por produto. Numa consulta de totais, pode utilizar a função Soma (uma função de agregação) para ver o total de vendas por produto.
Utilize o procedimento seguinte para modificar a consulta Subtotais do Produto que criou no exemplo anterior para resumir os subtotais de produto por produto.
- No separador Base , clique em Ver Vista>Estrutura.
A consulta Subtotais do Produto é aberta na vista Estrutura. - No separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.
A linha Totais é apresentada na grelha de estrutura da consulta.
Observação
Apesar de terem nomes semelhantes, a linha Totais na grelha de estrutura e a linha Total numa folha de dados não são as mesmas:
- Pode agrupar por valores de campo com a linha Totais na grelha de estrutura.
- Pode adicionar uma linha Total de folha de dados aos resultados de uma consulta de totais.
- Quando utiliza a linha Totais na grelha de estrutura, tem de escolher uma função de agregação para cada campo. Se não quiser efetuar um cálculo num campo, pode agrupar pelo campo.
- Na segunda coluna da grelha de estrutura, na linha Total , selecione Soma na lista pendente.
- No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos com subtotais.
- Pressione CTRL+S para salvar a consulta. Deixe a consulta aberta.
Para obter mais informações, veja Apresentar totais de colunas numa folha de dados com uma linha Totais.
Efetuar cálculos com base nos seus dados
Normalmente, não utilizaria tabelas para armazenar valores calculados, como subtotais, mesmo que se baseiem em dados na mesma base de dados, porque os valores calculados podem ficar desatualizados se os valores em que se baseiam forem alterados. Por exemplo, não armazenaria a idade de alguém numa tabela, porque todos os anos teria de atualizar o valor; Em vez disso, armazena a data de nascimento da pessoa e, em seguida, utiliza uma consulta para calcular a idade da pessoa.
Por exemplo, se tiver uma base de dados para alguns produtos que gostaria de vender. Esta base de dados tem uma tabela denominada Detalhes das Encomendas que tem informações sobre os produtos em campos como, por exemplo, o preço de cada produto e as quantidades. Pode calcular o subtotal ao utilizar uma consulta que multiplica a quantidade de cada produto pelo preço unitário desse produto, multiplica a quantidade de cada produto pelo preço unitário unitário e, em seguida, subtrai o desconto total do preço unitário total. Se tiver criado a base de dados de exemplo no exemplo anterior, abra-a e siga-a:
- Na guia Criar, clique em Design da Consulta.
- No separador Tabelas , faça duplo clique em Detalhes da Encomenda.
- Na tabela Detalhes da Encomenda, faça duplo clique em ID do Produto para adicionar este campo à primeira coluna da grelha de estrutura da consulta.
- Na segunda coluna da grelha, clique com o botão direito do rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho.
- Na caixa Zoom , escreva ou cole o seguinte: Subtotal: ([Quantidade]*[Preço Unitário])-([Quantidade]*[Preço Unitário]*[Desconto])
- Clique em OK.
- No separador Estrutura da Consulta , clique em Executar. A consulta é executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos e subtotais, por encomenda.
- Prima CTRL+S para guardar a consulta e, em seguida, atribua um nome aos Subtotais do Produto da consulta.
Para obter mais informações, veja Apresentar totais de colunas numa folha de dados com uma linha Totais.
Apresentar dados resumidos ou agregados
Quando utiliza tabelas para registar transações ou armazenar dados numéricos que ocorrem regularmente, é útil poder rever esses dados de forma agregada, como somas ou médias. No Access, pode adicionar uma linha Totais a uma folha de dados. A linha total é uma linha na parte inferior da folha de dados que pode apresentar um total corrente ou outro valor agregado.
- Execute a consulta Subtotais do Produto que criou anteriormente e deixe os resultados abertos na vista Folha de Dados.
- Na guia Início, clique em Totais. É apresentada uma nova linha na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.
- Clique na célula na última linha da folha de dados denominada Total.
- Clique na seta para ver as funções de agregação disponíveis. Uma vez que a coluna contém dados de texto, existem apenas duas opções: Nenhuma e Contar.
- Selecione Contar. O conteúdo da célula muda de Total para uma contagem dos valores da coluna.
- Clique na célula adjacente (a segunda coluna). Tenha em atenção que é apresentada uma seta na célula.
- Clique na seta e, em seguida, clique em Soma. O campo apresenta uma soma dos valores da coluna.
- Deixe a consulta aberta na vista Folha de Dados.
Criar uma consulta de tabela de referência cruzada
Agora, suponha que pretende rever os subtotais do produto, mas também quer agregar por mês, para que cada linha mostre subtotais de um produto e cada coluna mostre subtotais de produtos durante um mês. Para mostrar subtotais de um produto e mostrar subtotais de produtos durante um mês, utilize uma consulta cruzada.
Pode modificar novamente a consulta Subtotais do Produto para que a consulta devolva linhas de subtotais de produtos e colunas de subtotais mensais.
- Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.
- No grupo Configuração da Consulta , clique em Adicionar Tabelas.
- Faça duplo clique em Encomendas e, em seguida, clique em Fechar.
- No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Cruzada. Na grelha de estrutura, a linha Mostrar está oculta e a linha Cruzada é apresentada.
- Na terceira coluna da grelha de estrutura, clique com o botão direito do rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho. A caixa Zoom é aberta.
- Na caixa Zoom , escreva ou cole o seguinte: Mês: "Mês " & DatePart("m", [Data da Encomenda])
- Clique em OK.
- Na linha Cruzada , selecione os seguintes valores na lista pendente: Cabeçalho de Linha para a primeira coluna, Valor para a segunda coluna e Cabeçalho de Coluna para a terceira coluna.
- No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. A consulta é executada e, em seguida, apresenta os subtotais do produto, agregados por mês.
- Pressione CTRL+S para salvar a consulta.
Para obter mais informações sobre consultas cruzadas, consulte Tornar os dados de resumo mais fáceis de ler com uma consulta cruzada.
Criar uma consulta criar tabela
Pode utilizar uma consulta criar tabela para criar uma nova tabela a partir de dados armazenados noutras tabelas.
Por exemplo, suponha que pretende enviar dados para encomendas de Chicago a um parceiro empresarial de Chicago que utilize o Access para preparar relatórios. Em vez de enviar todos os dados da encomenda, quer restringir os dados que envia para dados específicos das encomendas de Chicago.
Pode criar uma consulta selecionar que contenha dados de encomendas de Chicago e, em seguida, utilizar a consulta selecionar para criar a nova tabela com o seguinte procedimento:
Abra a base de dados de exemplo do exemplo anterior.
Para executar uma consulta criar tabela, poderá ter de ativar o conteúdo da base de dados.Observação
Se vir uma mensagem abaixo do Friso sobre como ativar a base de dados, clique em **Ativar conteúdo.**Se a base de dados já estiver numa localização fidedigna, não verá a Barra de Mensagens.
No separador Criar , no grupo Consulta , clique em Estrutura da Consulta.
Faça duplo clique em Detalhes e Encomendas da Encomenda.
Na tabela Encomendas , faça duplo clique em ID do Cliente e Cidade do Envio para adicionar estes campos à grelha de estrutura.
Na tabela Detalhes da Encomenda , faça duplo clique em ID da Encomenda, ID do Produto, Quantidade, Preço Unitário e Desconto para adicionar estes campos à grelha de estrutura.
Na coluna Cidade do Envio da grelha de estrutura, desmarque a caixa na linha Mostrar . Na linha Critérios , escreva "Chicago" (inclua as plicas). Verifique os resultados da consulta antes de os utilizar para criar a tabela.
No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Prima Ctrl + S para guardar a consulta.
Na caixa Nome da Consulta , escreva Consulta Encomendas de Chicago e, em seguida, clique em OK.
Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.
No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Criar Tabela.
Na caixa de diálogo Criar Tabela , na caixa Nome da Tabela , escreva Encomendas de Chicago e, em seguida, clique em OK.
No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Na caixa de diálogo de confirmação, clique em Sim e veja a nova tabela apresentada no Painel de Navegação.
Observação
Se já existir uma tabela com o mesmo nome que especificou, o Access elimina essa tabela antes de executar a consulta.
Para obter mais informações sobre como utilizar consultas criar tabela, consulte Criar uma consulta criar tabela.
Criar uma consulta de acréscimo
Pode utilizar uma consulta de acréscimo para obter dados de uma ou mais tabelas e adicionar esses dados a outra tabela.
Por exemplo, suponha que criou uma tabela para partilhar com um associado de negócios de Chicago, mas percebe que o associado também trabalha com clientes na área de Milwaukee. Quer adicionar linhas que contenham dados da área de Milwaukee à tabela antes de partilhar a tabela com o seu associado. Pode adicionar dados da área de Milwaukee à tabela Encomendas de Chicago através do seguinte procedimento:
- Abra a consulta denominada "Consulta Encomendas de Chicago" que criou anteriormente na vista Estrutura.
- No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Acrescentar. É aberta a caixa de diálogo Acrescentar .
- Na caixa de diálogo Acrescentar , clique na seta na caixa Nome da Tabela , selecione Encomendas de Chicago na lista pendente e, em seguida, clique em OK.
- Na grelha de estrutura, na linha Critérios da coluna Cidade dos Navios, elimine "Chicago" e, em seguida, escreva "Milwaukee".
- Na linha Acrescentar A , selecione o campo adequado para cada coluna.
Neste exemplo, os valores da linha Acrescentar a devem corresponder aos valores da linha Campo , mas isso não é necessário para que as consultas de acréscimo funcionem. - No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Observação
Ao executar uma consulta que retorna uma grande quantidade de dados, você pode receber uma mensagem de erro indicando que não será possível desfazer a consulta. Tente aumentar o limite no segmento da memória para 3 MB para permitir que a consulta seja executada.
Para saber mais sobre consultas acréscimo, confira Adicionar registros a uma tabela usando uma consulta acréscimo.
Criar uma consulta de atualização
Pode utilizar uma consulta de atualização para alterar os dados nas tabelas e pode utilizar uma consulta de atualização para introduzir critérios para especificar as linhas que devem ser atualizadas. Uma consulta de atualização dá-lhe a oportunidade de rever os dados atualizados antes de efetuar a atualização.
Importante
Não é possível anular uma consulta de ação. Deve considerar fazer uma cópia de segurança de quaisquer tabelas que irá atualizar através de uma consulta de atualização.
No exemplo anterior, anexou linhas à tabela Encomendas de Chicago. Na tabela Encomendas de Chicago, o campo ID do Produto mostra o ID do Produto numérico. Para tornar os dados mais úteis nos relatórios, pode substituir os IDs de produto por nomes de produto, utilize o seguinte procedimento:
Abra a tabela Encomendas de Chicago na vista Estrutura.
Na linha ID do Produto, altere o Tipo de Dados de Número para Texto.
Guarde e feche a tabela Encomendas de Chicago.
No separador Criar , no grupo Consulta , clique em Estrutura da Consulta.
Faça duplo clique em Encomendas e Produtos de Chicago.
No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Atualizar.
Na grelha de estrutura, as linhas Ordenar e Mostrar desaparecem e é apresentada a linha Atualizar Para .
Na tabela Encomendas de Chicago , faça duplo clique em ID do Produto para adicionar este campo à grelha de estrutura.
Na grelha de estrutura, na linha Atualizar Para da coluna ID do Produto , escreva ou cole o seguinte: [Produtos].[ Nome do Produto]
Dica
Pode utilizar uma consulta de atualização para eliminar valores de campo através de uma cadeia vazia ("") ou NULL na linha Atualizar Para .
Na linha Critérios , escreva ou cole o seguinte: [ID do Produto] Como ([Produtos].[ ID])
Pode rever os valores que serão alterados por uma consulta de atualização ao ver a consulta na vista Folha de Dados.
No separador Estrutura , clique em Ver Vista>de Folha de Dados. A consulta devolve uma lista de IDs de Produto que serão atualizados.
No separador Estrutura da Consulta , clique em Executar.
Quando abrir a tabela Encomendas de Chicago, verá que os valores numéricos no campo ID do Produto foram substituídos pelos nomes dos produtos da tabela Produtos.
Para saber mais sobre consultas atualização, veja Criar e executar uma consulta atualização.
Criar uma consulta exclusão
Pode utilizar uma consulta eliminar para eliminar dados das tabelas e pode utilizar uma consulta eliminar para introduzir critérios para especificar as linhas que devem ser eliminadas. Uma consulta eliminar dá-lhe a oportunidade de rever as linhas que serão eliminadas antes de efetuar a eliminação.
Por exemplo, imagine que, enquanto se preparava para enviar a tabela Encomendas de Chicago do exemplo anterior para o seu associado de negócios de Chicago, repara que algumas das linhas contêm vários campos vazios. Decidiu remover estas linhas antes de enviar a tabela. Pode simplesmente abrir a tabela e eliminar as linhas manualmente, mas se tiver muitas linhas para eliminar e tiver critérios claros para os quais as linhas devem ser eliminadas, poderá considerar útil utilizar uma consulta eliminar.
Pode utilizar uma consulta para eliminar linhas na tabela Encomendas de Chicago que não têm um valor para o ID da Encomenda através do seguinte procedimento:
- Na guia Criar, clique em Design da Consulta.
- Faça duplo clique em Encomendas de Chicago.
- No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Eliminar. Na grelha de estrutura, as linhas Ordenar e Mostrar desaparecem e é apresentada a linha Eliminar .
- Na tabela Encomendas de Chicago , faça duplo clique em ID da Encomenda para adicioná-lo à grelha.
- Na grelha de estrutura, na linha Critérios da coluna ID da Encomenda, escreva É Nulo.
- No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.
Para obter mais informações sobre como eliminar consultas, consulte Criar e executar uma consulta eliminar.