Ao configurar o SharePoint no Microsoft 365 no Microsoft 365, provavelmente você tem documentos e arquivos que deseja adicionar ao Site da Equipe. Aqui estão algumas maneiras de adicionar diferentes tipos de conteúdo ao seu site.
Observação
Para obter um artigo sobre como configurar o OneDrive para sites de trabalho ou de escola e de equipe para que você possa usá-los juntos, consulte Configurar Office 365 armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Neste artigo
- Antes de você começar
- Criar pastas, bibliotecas e subsites
- Carregar documentos, imagens e arquivos
- Considere criar listas do SharePoint para contatos, calendários e planilhas
- Considere soluções do SharePoint para necessidades comerciais comuns
- Ajudar os usuários do site a encontrar seu conteúdo
Antes de começar
Antes de começar a mover arquivos, marcar quanto armazenamento você tem para o SharePoint no Microsoft 365 no Microsoft 365. Para encontrar informações sobre os limites de armazenamento do SharePoint no Microsoft 365, confira Limites do SharePoint.
Dica
É importante lembrar que, no Microsoft 365, os limites de armazenamento do SharePoint no Microsoft 365 (site da equipe) diferem dos limites de armazenamento para Exchange Online (para contas de email). Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento da caixa de correio, consulte Destinatários, nas Descrições do Serviço do Microsoft 365 para Exchange Online.
A próxima etapa é analisar o conteúdo que você tem atualmente. Isso inclui documentos, imagens, formulários e assim por diante.
Dica
Em Explorador de Arquivos, pesquise seus arquivos existentes por tamanho e por data. Isso pode ajudá-lo a identificar rapidamente os arquivos que foram usados recentemente ou são muito grandes.
Pense em quanto do conteúdo é usado regularmente e se você deseja armazená-lo no Microsoft 365. Assim como você faria quando se muda para uma casa menor, o objetivo é decidir o que caberá no novo site. Por exemplo, se sua organização agora usa mais armazenamento do que o limite do Microsoft 365 para SharePoint no Microsoft 365, você precisa tomar decisões como estas:
- Quais arquivos você deseja mover?
- Deseja comprar mais espaço de armazenamento?
- Você deve planejar ter espaço para o seu site crescer? (Ele definitivamente vai)
Se sua organização for grande ou complexa, considere convidar um especialista para ajudá-lo. Você pode encontrar uma assistência respeitável no Microsoft Identifique. Identificar é uma maneira rápida e fácil para empresas em todo o mundo encontrarem especialistas e serviços profissionais certificados da Microsoft
Criar pastas, bibliotecas e subsites
Depois de identificar o conteúdo que deseja mover, pense em como você deseja organizá-lo. Você pode querer começar carregando arquivos na biblioteca de documentos em seu Site de Equipe. É uma boa ideia organizar o conteúdo, especialmente se você espera que você eventualmente tenha muitos arquivos. À medida que o volume de conteúdo aumenta, você pode criar bibliotecas de documentos adicionais, bibliotecas de formulários e bibliotecas de imagens para armazenar esse conteúdo. Você também pode criar subsites para diferentes tipos de documentos ou projeto.
Para obter mais informações sobre como planejar uma estrutura para organizar o conteúdo em seu site, consulte Planejar o conteúdo para seu Site de Equipe.
Carregar documentos, imagens e arquivos
Para carregar arquivos, como Word documentos, arquivos PDF ou fotos JPG, carregue-os em uma biblioteca ou uma pasta em uma biblioteca.
Observação
O tamanho máximo do arquivo para um único arquivo que pode ser carregado em um SharePoint na biblioteca do Microsoft 365 atualmente é de 2GB. Além disso, você só pode carregar 100 ou menos arquivos por vez.
A melhor maneira de fazer isso depende do número de arquivos. Primeiro navegue até a biblioteca de destino e use esta tabela para escolher um método:
| Número de arquivos | Método upload |
|---|---|
| Documento único | Selecione Novo Documento>CARREGAR ARQUIVO EXISTENTE e, em seguida, navegue pelo arquivo em seu computador. |
| Muitos documentos e pastas | Selecione o botão Abrir com Explorer na guia Biblioteca da faixa de opções. Em seguida, arraste e solte os arquivos usando Explorador de Arquivos. |
Para obter mais informações, consulte Carregar, criar ou excluir arquivos em uma biblioteca.
Observação
Há certos tipos de arquivo que não podem ser carregados em uma biblioteca. Para obter uma lista destes, consulte o artigo Tipos de arquivos que não podem ser adicionados a uma lista ou biblioteca.
Considere criar listas do SharePoint para contatos, calendários e planilhas
Cada empresa tem dados em muitas formas, como calendários, tarefas e planilhas. Para esse tipo de dados, você pode mover ou converter esse conteúdo em uma lista em seu site. Por exemplo, você pode converter sua lista de contatos comerciais em uma lista contatos. Além disso, muitas vezes você pode converter calendários em um Calendar do SharePoint, que é um tipo especial de lista.
- Para saber como criar um calendário de grupos no SharePoint no Microsoft 365, assista a este vídeo: Vídeo: Criar seu próprio calendário.
Se agora você usar planilhas do Microsoft Excel para acompanhar as informações, poderá carregar essas planilhas diretamente em uma biblioteca de documentos no SharePoint no Microsoft 365. Ou você pode importar uma planilha como listas do SharePoint. Como muitas pessoas podem atualizar uma lista ao mesmo tempo, as listas do SharePoint ajudam a incentivar a colaboração. Você pode criar diferentes exibições de listas para expor exatamente as informações desejadas.
- Para saber mais sobre como trabalhar com listas, confira Treinamento: Criar e configurar uma lista.
Considere soluções do SharePoint para necessidades comerciais comuns
Outra maneira de mover conteúdo é usar uma solução do SharePoint para gerenciar melhor uma tarefa existente. Por exemplo, a maioria das organizações deseja capturar e compartilhar o conhecimento diário das pessoas que trabalham lá. Uma wiki em seu site pode ser ótima para exatamente esse tipo de compartilhamento.
Esta tabela descreve recursos do SharePoint que podem ajudá-lo a gerenciar processos de negócios.
| Processo comercial | Descrição |
|---|---|
| Usar uma wiki para compartilhar conhecimento de equipe e colaborar | Wikis são sites especiais onde uma comunidade de usuários cria e mantém informações. O Wikis pode ser uma ótima ferramenta para capturar e compartilhar informações do processo ou informações de referência gerais importantes para o seu trabalho.
|
| Mover agendamento de recursos para calendários de grupo do SharePoint | Um calendário de grupos pode ser uma boa maneira de agendar recursos comuns, como salas de conferência, equipamentos audiovisuais e assim por diante. Como um calendário de grupo vive em um SharePoint no site do Microsoft 365, todos na sua equipe podem exibi-lo facilmente no SharePoint ou no Outlook.
|
| Converter programas de banco de dados em um aplicativo access | Você pode usar Microsoft Access 2013 para projetar e publicar um banco de dados e, em seguida, criar um aplicativo access para usar o banco de dados em seu site de equipe. |
| Automatizar processos de negócios com fluxos de trabalho | Os fluxos de trabalho automatizam e acompanham as principais tarefas em um processo de negócios. Eles são ótimos para tarefas como processos de aprovação ou coleta de comentários. |
Ajudar os usuários do site a encontrar seu conteúdo
Depois de mover seus documentos e arquivos para o Site da Equipe, informe outros usuários do site sobre isso. Você pode oferecer várias maneiras diferentes que eles podem usar para encontrar conteúdo no site.
Esta tabela descreve diferentes métodos que você pode usar.
| Método | Descrição |
|---|---|
| Usar a pesquisa para localizar conteúdo | A maneira mais fácil de localizar conteúdo em um site do SharePoint no Microsoft 365 é usar o recurso de pesquisa.
|
| Configurar exibições em listas e bibliotecas para tornar o conteúdo detectável | Você pode selecionar os elementos que aparecem em um modo de exibição. Por exemplo, em uma exibição, você pode mostrar o título e o autor. Em uma exibição diferente, talvez você queira mostrar apenas os itens que foram adicionados após uma determinada data.
|
| Personalizar a navegação no site | Você pode personalizar a navegação para seu site da Equipe para facilitar a localização de conteúdo pelos usuários do site. |
| Pesquisar conteúdo online quando estiver offline | Você pode usar o OneDrive para trabalho ou escola ou Outlook para pesquisar conteúdo que está no Site do SharePoint no Microsoft 365 quando estiver offline |
| Manter o controle das atualizações de conteúdo |
Para saber mais sobre as maneiras pelas quais você pode ajudar os usuários do site a encontrar conteúdo facilmente, consulte o artigo Guia de Planejamento Planejar o conteúdo para seus sites de equipe .
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