Criar um espaço de colaboração de projetos no SharePoint

O SharePoint permite que as organizações encontrem soluções para problemas comerciais comuns usando web parts e aplicativos prontos. Seus cenários de negócios exclusivos determinarão o tipo de site e web parts que serão usados.

Examine a história do exemplo abaixo para saber mais sobre o processo de criação do site. Use as histórias para ver como diferentes tipos de funções e departamentos em qualquer organização podem trabalhar juntos para atender às necessidades de seus usuários e objetivos de negócios. Entenda os estágios de criação do site – planejar, compilar e gerenciar – e os tipos de tarefas em cada estágio. Em seguida, comece a criar seu site do SharePoint.

Considere usar e personalizar o modelo do site de gerenciamento de projetos para começar rapidamente.

Recursos mais inspiradores:

Veja o que é possível com o livro de aparência do SharePoint
Obter instruções de criação de site passo a passo com passo a passo guiados
Leia mais histórias de criação de site do SharePoint

Cenário: uma equipe de produtos precisa criar um espaço compartilhado e seguro para armazenar documentos, compartilhar status atualizações e se comunicar

Megan é uma gerente de projeto responsável por liderar uma equipe que está trabalhando para lançar um novo produto nos próximos 6 meses. Ela sabe que precisa de um lugar para armazenar documentos da equipe, colaborar no conteúdo, compartilhar atualizações em notícias do projeto e se comunicar com a equipe. Atualmente, a equipe de Megan está usando o email como a principal forma de comunicação e alguns documentos do projeto são armazenados em um local compartilhado, mas não podem ser acessados com segurança fora do escritório ou em um dispositivo móvel.

Novo site da equipe:

Imagem de um site de equipa com um temporizador de contagem de inatividade, artigo de notícias e Planner

Metas de cenário:

Estabelecer um local unificado para notícias do projeto, colaboração em equipe e comunicação de projeto
Habilitar maneiras mais eficientes de se comunicar usando chat em tempo real e videoconferência
Unificar recursos de equipe como um calendário de equipe, endereço de email, OneNote e ferramenta de gerenciamento de tarefas
Armazenar arquivos e pastas com segurança em um só lugar que pode ser acessado remotamente em qualquer dispositivo

Etapas para criar o site:

Planejar o site – 1/2 dia

Megan começa pensando em ideias com outro gerente de projeto que criou um site semelhante no passado. Ela aprende que a melhor maneira de iniciar seu site de projeto é pedir comentários à sua equipe sobre como eles preferem se comunicar, colaborar e os tipos de recursos que serão os mais valiosos para o novo site do projeto. Megan identifica as principais prioridades de suas equipes e começa a reunir documentos, imagens e outros conteúdos.

Megan determina que um site de equipe do SharePoint atenderá melhor às necessidades de sua equipe e projeto. No entanto, um site de equipe do SharePoint não permite chat em tempo real, a menos que você integre o Microsoft Teams. Megan trabalha ao lado do administrador de locatários do SharePoint para garantir que o Microsoft Teams esteja disponível. Ela descobre que sua organização já tem permissão para usar o Microsoft Teams e tudo o que ela precisa fazer é garantir que seu site de equipe esteja conectado a um grupo de Office 365.

Agora, Megan está pronta para começar a construir seu Office 365 espaço de projeto conectado e site da equipe.

Criar o site – 1/2 dia

Megan cria um site de equipe do SharePoint, conecta o site a um grupo de Office 365 e cria um Microsoft Team conectado. Ao se conectar ao grupo, ela automaticamente dá à sua equipe acesso a recursos compartilhados, como um calendário de grupo, OneNote, Planner e endereço de email.

Usando a Web Part do Planner, a equipe pode acompanhar e compartilhar detalhes do progresso do projeto
A Web Part do News ajuda a comunicar atualizações e marcos do projeto para a organização
A equipe tem fácil acesso à disponibilidade um do outro usando a Web Part do calendário de grupo
Usando a Web Part de Links Rápidos, os links internos usados com frequência são realçados para facilitar o acesso
A integração das equipes da Microsoft permite novas maneiras de se comunicar e colaborar com chat em tempo real, videoconferência, opções para gravar reuniões e armazenar recursos compartilhados no site da equipe do SharePoint

Gerenciar o site – Em andamento

Semanalmente, Megan posta o projeto status atualizações na forma de postagens de notícias que podem ser pesquisadas, exibidas na Web Part de Notícias e postadas automaticamente no canal do Teams
Megan revisa o site da equipe semestralmente para garantir que os prazos e as notícias do projeto estejam atualizados
Quando o projeto for iniciado, Megan planeja revisar partes do conteúdo do site e web parts para se ajustar ao novo ritmo de negócios de suporte ao produto
Mensalmente, Megan hospeda sessões de Q&A ao vivo hospedadas pelo Microsoft Stream e sincronizadas automaticamente com a guia Stream no canal do Teams

Resultados:

Capacita os membros da equipe a se manterem conectados em atualizações importantes e estender conversas por meio de chat persistente e videoconferência
Aumento da produtividade da equipe, permitindo que os membros da equipe colaborem no conteúdo no Teams ou no SharePoint onde eles possam estar trabalhando
Diminuiu o volume de reuniões e emails antes do lançamento do site da equipe aumentando a conscientização das informações
Membros da equipe remota habilitados para trabalhar de forma mais eficaz