A entrada de dados é mais rápida e precisa quando você restringe os valores em uma célula às opções de uma lista suspensa.

Comece fazendo uma lista de entradas válidas em uma planilha e classifique ou reorganize as entradas para que elas apareçam na ordem desejada. Em seguida, você pode usar as entradas como a origem da sua lista suspensa de dados. Se a lista não for grande, você poderá consultá-la com facilidade e digitar as entradas diretamente na ferramenta de validação de dados.

1. Crie uma lista de entradas válidas para a lista suspensa, digitada em uma planilha em uma única coluna ou linha, sem células em branco.

2. Selecione as células nas quais você deseja restringir a entrada de dados.

3. Na guia Dados, em Ferramentas, clique em Validação de Dados ou Validar.

   

   Observação: Quando o comando de validação não está disponível, a planilha pode estar protegida ou a pasta de trabalho compartilhada. Não será possível alterar as configurações de validação de dados se sua pasta de trabalho for compartilhada ou se sua planilha estiver protegida. Confira mais informações sobre a proteção de pastas de trabalho em Proteger uma pasta de trabalho.

4. Clique na guia Configurações e, no menu Permitir, clique em Lista.

5. Clique na caixa Origem e, na planilha, selecione a lista de entradas válidas.

   A caixa de diálogo é minimizada para facilitar a visualização da planilha.

6. Pressione ENTER ou clique no botão Expandir para restaurar a caixa de diálogo e, em seguida, clique em OK.

   Dicas: 

   • Você também pode digitar valores diretamente na caixa Origem, separados por uma vírgula.

   • Para modificar a lista de entradas válidas, basta alterar os valores na lista de fontes ou editar o intervalo na caixa Origem.

   • Você pode especificar sua própria mensagem de erro para responder a entradas de dados inválidas. Na guia Dados, clique em Validação de Dados ou Validar e clique na guia Alerta de Erro.

1. Em uma nova planilha, digite as entradas que você deseja que sejam exibidas na sua lista suspensa. O ideal é que você coloque os itens da lista em uma tabela do Excel.

   Observações: 

   • Por que você deveria inserir dados em uma tabela? Quando seus dados estiverem em uma tabela, quando você adicionar ou remover itens da lista, todos os menus suspensos baseados nessa tabela serão atualizados automaticamente. Você não precisa fazer mais nada.

   • Agora é um ótimo momento para Classificar os dados na ordem em que você deseja que eles apareçam em sua lista suspensa.

2. Selecione a célula da planilha em que você quer colocar a lista suspensa.

3. Acesse a guia Dados na faixa de opções e clique em Validação de Dados.

4. Na guia Configurações, na caixa Permitir, clique em Lista.

5. Se você já criou uma tabela com as entradas suspensas, clique na caixa Origem e, em seguida, clique e arraste as células que contêm essas entradas. No entanto, não inclua a célula de cabeçalho. Simplesmente inclua as células que devem aparecer na lista suspensa. Você também pode simplesmente digitar uma lista de entradas na caixa Origem, separadas por uma vírgula como esta:

   Frutas,Legumes,Grãos,Laticínios,Lanches

6. Se não for um problema deixar a célula vazia, marque a caixa Ignorar em branco.

7. Marque a caixa Menu suspenso na célula.

8. Clique na guia Mensagem de Entrada.

   • Se você quiser que uma mensagem seja exibida quando a célula for clicada, marque a caixa de seleção Mostrar mensagem e digite um título e uma mensagem nas caixas (até 225 caracteres). Se você não quiser que uma mensagem apareça, desmarque a caixa de seleção.

9. Clique na guia Alerta de Erro.

   • Se você quiser que uma mensagem seja exibida quando alguém inserir algo que não esteja na lista, marque a caixa de seleção Mostrar Alerta, escolha uma opção em Digitar e digite um título e uma mensagem. Se você não quiser que uma mensagem apareça, desmarque a caixa de seleção.

10. Clique em OK.

Depois de criar sua lista suspensa, verifique se ela funciona da maneira desejada. Por exemplo, você pode querer experimentar Alterar a largura da coluna e a altura da linha para mostrar todas as suas entradas. Se você decidir alterar as opções na sua lista suspensa, confira Adicionar ou remover itens de uma lista suspensa. Para excluir uma lista suspensa, confira Remover uma lista suspensa.