Tudo sobre fluxos de trabalho Coletar Assinaturas

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint são recursos que você pode usar para automatizar seus processos de negócios, tornando-os mais consistentes e eficientes. Você pode usar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas do SharePoint para encaminhar documentos criados no Excel, Word ou InfoPath para uma ou mais pessoas para suas assinaturas.

Para obter mais informações, consulte Visão geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas Basta ir para o segmento COMPLETO e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Os fluxos de trabalho do SharePoint são:

• Eficiente e consistente Um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas roteia automaticamente o documento, atribui tarefas de assinatura e rastreia seu progresso. A atividade no fluxo de trabalho pode ser monitorada e ajustada a partir de uma página de status central, e o histórico de eventos na execução do fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.
• Menos trabalho para você Um fluxo de trabalho de coleta de assinaturas economiza tempo e problemas para você e seus colegas e, ao mesmo tempo, agiliza e padroniza seu processo de assinatura.

Aqui está um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas.

Dicas para usar este artigo

As informações deste artigo são apresentadas em segmentos expansíveis.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas Basta ir para o segmento COMPLETO e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho Se você ainda não estiver familiarizado com essas tarefas, pode ser útil percorrer este artigo, segmento por segmento, na primeira vez que projetar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de se familiarizar com as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento de que precisa em qualquer revisita.

Uma nota sobre os gráficos Imagens de tela e diagramas conceituais nesta série de artigos sobre fluxo de trabalho geralmente se baseiam no tipo de fluxo de trabalho Aprovação. Sempre que necessário para clareza conceitual ou instrucional, no entanto, imagens e diagramas neste artigo foram personalizados para fluxos de trabalho de Coletar Assinaturas.

Uma palavra sobre a impressão deste artigo Este é um artigo longo. Se você quiser imprimir somente os segmentos selecionados, certifique-se de que somente esses segmentos sejam expandidos ao imprimir. (Além disso, se você quiser incluir os gráficos completos em sua cópia impressa, imprima na orientação paisagem e não na orientação retrato.)

E uma palavra sobre pesquisa Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, verifique se todos os segmentos nos quais você deseja pesquisar estão expandidos.

Saiba mais sobre os fluxos de trabalho Coletar Assinaturas

Um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas é um recurso de produtos do SharePoint que encaminha um documento ou formulário criado no Word, Excel ou InfoPath para uma ou mais pessoas assinarem. O fluxo de trabalho automatiza, agiliza e padroniza todo o processo.

O fluxo de trabalho básico Coletar Assinaturas incluído nos produtos do SharePoint funciona como um modelo. Usando esse modelo, você pode adicionar um ou mais fluxos de trabalho Coletar assinaturas aos seus sites. Cada fluxo de trabalho adicionado é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico de Coleta de Assinaturas, cada um com sua própria maneira especializada de trabalhar, com base nas configurações especificadas ao adicioná-lo.

O que um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas pode fazer por mim?

• Quando você adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, pode especificar quantos participantes incluir e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até decidir se deseja dividir as tarefas dos participantes em duas ou mais etapas separadas. E cada vez que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um documento, poderá modificar qualquer uma dessas configurações.
• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: assinar (ou não assinar) o documento, reatribuir a tarefa de assinatura ou excluir a tarefa.
• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página central de Status do Fluxo de Trabalho.
• Por 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram no decorrer dessa execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Status do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

O que um fluxo de trabalho de Coleta de Assinaturas não pode fazer?

O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas não foi projetado para coletar aprovações e rejeições de um documento ou para controlar a publicação de páginas da Web de um site. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovam ou rejeitam o documento que revisam, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho de Aprovação.

Além disso, os fluxos de trabalho de Coleta de Assinaturas não são projetados para coletar comentários. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar comentários sobre um documento, consulte o artigo Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários.

Você também pode usar o Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais qualquer um dos fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint.

Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalhoPor padrão, você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalhoAlém disso, por padrão, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados somente por membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, marque a caixa de marcar Exigir permissões de gerenciamento de listas para iniciar este fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

Quais são os benefícios do uso de assinaturas digitais?

Mais e mais transações comerciais estão sendo realizadas eletronicamente. Consequentemente, as assinaturas digitais estão sendo usadas cada vez mais para vincular legalmente as partes confiáveis às suas transações. Uma assinatura digital é usada para verificar a identidade da pessoa que assinou o documento e confirma que o conteúdo não foi modificado depois que a assinatura digital foi aplicada ao documento. As assinaturas digitais fornecem segurança baseada em tecnologias de criptografia e ajudam a mitigar o risco associado a transações comerciais eletrônicas. Com melhorias na assinatura digital, o Office visa atender às necessidades de segurança da informação de empresas e entidades do setor público em todo o mundo.

Para criar uma assinatura digital, você deve ter um certificado digital, que comprove sua identidade para as partes confiáveis e que deve ser obtido de uma autoridade de certificação (CA) respeitável. Se você não tiver um certificado digital, a Microsoft também tem parceiros que fornecem certificados digitais, bem como outras assinaturas avançadas.

Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as etapas básicas:

• ANTES da execução do fluxo de trabalho (planejar, adicionar, iniciar)
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeje onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para todo o conjunto de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um documento específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em um ou ambos os eventos de acionamento: quando um documento é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer documento em uma lista ou biblioteca é alterado.
• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorar, ajustar)
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem suas tarefas atribuídas. Enquanto isso, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorado a partir de uma página central de Status do fluxo de trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Os ajustes no fluxo de trabalho durante a execução podem ser feitos na mesma página; E, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.
• APÓS as execuções do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)
  Quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisado por até 60 dias na página Status do Fluxo de Trabalho. Se houver algo que você queira alterar na maneira como o fluxo de trabalho funciona, você pode abrir e editar o formulário de associação que você preencheu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O fluxograma a seguir ilustra esses estágios da perspectiva da pessoa que está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Planejar um novo fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações que você precisa reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Coletar assinaturas.

Se você já está familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e só precisa de um lembrete sobre as etapas específicas, pode ir direto para o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.

Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint funcionam como modelos master nos quais os fluxos de trabalho individuais específicos que você adiciona às suas listas, bibliotecas e conjunto de sites são baseados.

Cada vez que você adiciona um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, por exemplo, você está realmente adicionando uma versão do modelo geral de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas. Você dá a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que são especificadas no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, você pode adicionar vários fluxos de trabalho, cada um deles uma versão baseada no modelo master de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, mas cada versão nomeada e adaptada para a maneira específica que você a usará.

Nesta ilustração, três fluxos de trabalho baseados no modelo de fluxo de trabalho Aprovação foram adicionados: um para todos os tipos de conteúdo em uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo em uma única biblioteca e um para um único tipo de conteúdo em um conjunto de sites inteiro.

Apresentando o formulário de associação

Sempre que você adiciona uma nova versão do fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar a maneira como deseja que sua nova versão funcione.

Na seção a seguir, você encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para preencher o formulário de associação. Primeiro, porém, dedique um ou dois instantes a examinar o formulário e os seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado nesse momento apenas para essa única execução.

Nove perguntas para responder

Assim que tiver as respostas a todas as perguntas nesta secção, estará pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.

Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar Assinaturas – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

É importante saber que linhas de assinatura do tipo que estamos a falar aqui só podem ser inseridas em documentos criados no Word, Excel ou InfoPath.

Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? e) Um ou todos os tipos de conteúdo?

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Folha de Cálculo do Excel, ou altamente especializado como Contrato Jurídico ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdos estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros criados por si.

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho Recolher Assinaturas numa única lista ou biblioteca ou pode disponibilizá-lo para toda a coleção de sites.

• Se adicionar o fluxo de trabalho a uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.
• No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho a toda a coleção de sites, tem de configurá-lo para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.
• Em todos os casos, cada documento no qual um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas é executado tem de ser um ficheiro criado no Word, Excel ou InfoPath.

Qual é um bom nome?

Dê um nome à sua versão do fluxo de trabalho que:

• Indica claramente para que é utilizado.
• Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. O seu grupo pretende utilizar dois fluxos de trabalho de Recolha de Feedback diferentes:

• Irá executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido por um membro do seu grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback apenas do gestor do seu grupo.
• Irá executar o segundo fluxo de trabalho em cada documento submetido por pessoas fora do seu grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback de todos os membros do seu grupo.

Poderá atribuir o nome Feedback Interno da Submissão ao primeiro fluxo de trabalho e ao segundo Feedback Externo da Submissão.

Listas de tarefas e listas do histórico: existentes ou novas?

Pode fazer com que o fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site, a lista Histórico utilize outras listas existentes ou peça novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

• Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverão várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (A gestão de listas demasiado longas é uma das coisas que podem abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma lista muito longa.)
• Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais que pretende manter separados das listas gerais, deve indicar definitivamente que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. Após adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.

Quem adiciona as linhas de assinatura e quando?

As linhas de assinatura podem ser inseridas no documento em qualquer uma das duas ocasiões:

• Antes de o fluxo de trabalho ser iniciado no documento.
• Após o fluxo de trabalho ser iniciado, mas antes de o primeiro participante adicionar a sua assinatura a uma linha de assinatura.

Adicionar uma assinatura digital a um documento é um processo de dois passos:

1. Primeiro, alguém insere uma linha de assinatura no corpo do documento.
   
2. Em seguida, alguém adiciona a sua assinatura à linha inserida.
   

Tenha isto em conta A partir do momento em que o primeiro participante adiciona a sua assinatura ao documento, o documento fica bloqueado contra edição. Qualquer alteração adicional ao documento depois desse ponto — exceto outros signatários que tenham adicionado as respetivas assinaturas — invalida ou elimina todas as assinaturas que tenham sido adicionadas. E porque a inserção de uma linha de assinatura conta como uma alteração no documento, todas as linhas de assinatura já têm de estar presentes no documento antes de o primeiro participante adicionar a sua assinatura real a uma dessas linhas.

Então, existem três maneiras simples de responder a essa pergunta:

• Para qualquer um dos tipos de arranque O documento baseia-se num modelo ou formulário que já tem linhas de assinatura, para que ninguém tenha de adicioná-las por cada fluxo de trabalho executado individualmente.
• Para um início manual A pessoa que inicia o fluxo de trabalho insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de iniciar o fluxo de trabalho.
• Para um início automático O primeiro participante que abrir o documento insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de adicionar a sua própria assinatura.

Aqui está um breve resumo gráfico do ponto principal.

Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em um documento específico, outro formulário, o formulário de iniciação, é apresentado. O formulário de iniciação contém as configurações da segunda página apenas do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (apenas para a instância atual), poderá fazê-lo antes de clicar em Iniciar.
• Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, então as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem qualquer alteração.

A ilustração seguinte mostra a diferença entre inícios manuais e automáticos.

Quaisquer alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrão e permanentes do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento ALTERAR deste artigo.

Inícios manuais

Se permitir os inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer documento elegível em qualquer altura.

As vantagens de um início manual são que você e os seus colegas podem executar o fluxo de trabalho apenas quando e se assim o desejarem e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.

É claro que, com um início manual, alguém tem que se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.

Inícios automáticos

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por um ou cada um dos seguintes eventos:

• Um novo documento é criado ou carregado para a lista ou biblioteca.
• Um documento já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Executa sempre que ocorre um evento de acionamento.

Considerações especiais para inícios automáticos com fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas

Ao contrário de alguns dos outros fluxos de trabalho incluídos, não é possível adicionar mais tarefas depois de um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas ter começado. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, atribui apenas as tarefas de assinatura já especificadas nas predefinições. Cada uma dessas tarefas pode, de facto, ser reatribuída durante a execução do fluxo de trabalho, mas não podem ser criadas e atribuídas tarefas adicionais . Por outras palavras, um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas só deve ser executado automaticamente quando a identidade ou, pelo menos, o número de participantes for conhecida de antemão.

O que é possível após um início automático é eliminar ou cancelar tarefas que já estejam atribuídas, mas tenha em atenção que cancelar uma tarefa não remove a linha de assinatura associada do documento.

Seguem-se três cenários em que é utilizado um início automático. Tenha em atenção que, em cada cenário:

• O fluxo de trabalho é executado numa biblioteca para a qual as pessoas carregam documentos que têm de ser assinados.
• O conjunto de pessoas às quais foram atribuídas tarefas de assinatura mantém-se estável ao longo do tempo e não precisa de ser revisto ou editado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado.

É claro que, em cada um desses cenários, se o item que é carregado for um documento ou formulário que já contenha as linhas de assinatura apropriadas, não há necessidade de os participantes do fluxo de trabalho inserirem linhas de assinatura durante a execução do fluxo de trabalho.

Cenário 1: tarefa única, signatário único

As novas declarações de despesas precisam ser assinadas por Anna, então Anna cria uma biblioteca chamada New Expense Claims. Qualquer pessoa na organização pode criar ou carregar uma reclamação.

A Ana cria um fluxo de trabalho e atribui-lhe o mesmo nome: Novas Declarações de Despesas. O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, atribuindo apenas uma tarefa de assinatura — à Ana, claro.

Cenário 2: várias tarefas, vários signatários

Desta vez, os contratos precisam ser assinados por Anna, Sean e Frank - por todos os três.

Sean cria uma biblioteca chamada Contratos para assinaturas. Ela cria um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas chamado Assinaturas (annaAndseanAndfrank). O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, atribuindo uma tarefa de assinatura a cada uma das três pessoas.

O primeiro signatário a abrir o documento insere as linhas de assinatura para todos os três signatários antes de adicionar sua própria assinatura.

Cenário 3: várias tarefas, signatário único

Nesta versão, os contratos precisam ser assinados por Anna, Sean ou Frank - por apenas um dos três.

Sean cria uma biblioteca chamada Contratos para assinatura e um fluxo de trabalho chamado Assinatura (annaORseanORfrank). Ela também cria uma lista de discussão ou grupo de distribuição, também chamado annaORseanORfrank, que inclui todos os três.

Novamente, o fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento na biblioteca, mas desta vez ele atribui apenas uma tarefa de assinatura ao grupo annaORseanORfrank .

Esse tipo de tarefa é chamado de tarefa de grupo e funciona assim: O fluxo de trabalho envia uma notificação de tarefa por email para cada membro do grupo, mas cria apenas uma única tarefa, que qualquer membro individual do grupo pode reivindicar e concluir em nome de todo o grupo.

Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Os tipos de conteúdo que herdam deste também recebem esse fluxo de trabalho?

Ao adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para todo o conjunto de sites, você recebe a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo no conjunto de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual você está adicionando o fluxo de trabalho. (Observe que, se você estiver adicionando um fluxo de trabalho apenas para uma única lista ou biblioteca, essa opção não será exibida.)

Participantes: Quais pessoas, em que ordem?

Você precisará fornecer o nome ou o endereço de email de cada pessoa a quem uma tarefa de assinatura será atribuída.

Tarefas de grupo ou individuais? Se você atribuir uma tarefa a um grupo ou lista de distribuição, uma tarefa de grupo será atribuída: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Um estágio ou vários estágios?Você pode optar por ter apenas um estágio de tarefas de assinatura ou ter vários estágios. Se você tiver mais de uma etapa, as etapas serão executadas uma após a outra.

Revisões paralelas ou revisões em série?Para os participantes em qualquer estágio, você pode optar por ter suas tarefas de assinatura atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas atribuídas uma após a outra (em série) na ordem indicada. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, um dos signatários for o verdadeiro tomador de decisões sobre o documento e não fizer sentido para nenhum dos outros signatários concluir suas tarefas de assinatura se o tomador de decisão decidir não assinar.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens dos estágios múltiplos e das atribuições de tarefas seriais:

Imagine que Frank está adicionando um novo fluxo de trabalho Coletar assinaturas para uma biblioteca de contratos. Como Frank é o verdadeiro tomador de decisões, ele quer ser a primeira pessoa a assinar cada contrato. Se ele decidir não assinar, nem Anna nem Sean receberão uma tarefa de assinatura. Frank pode configurar isso de duas maneiras:

• Usando uma revisão em sérieFrank monta um único estágio em série no qual ele é o primeiro participante e Anna e Sean são o segundo e o terceiro.
  Veja como Frank configura sua revisão em série de estágio único.
  
• Usando dois estágiosSe Frank quiser que Anna e Sean sejam atribuídos a suas tarefas ao mesmo tempo, para que Sean não precise esperar que Anna adicione sua assinatura antes que ela possa adicionar a sua própria, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho. O primeiro estágio inclui apenas sua própria tarefa de assinatura, e o segundo é um estágio paralelo contendo as tarefas de Anna e Sean. Se o primeiro estágio não for concluído, o segundo estágio não será iniciado.
  Veja como Frank configura sua revisão paralela em dois estágios.
  

Aqui estão os diagramas de ambas as soluções. Em ambas as versões, se Frank não concluir sua tarefa de assinatura, as tarefas nunca serão atribuídas a Anna ou Sean.

Quem precisa ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, você pode inserir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que esse fluxo de trabalho for iniciado ou terminar.

• Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.
• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar ser especificado neste campo.
• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar ser especificada neste campo.

Adicionar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas (para apenas uma lista ou biblioteca)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil examinar os segmentos anteriores LEARN e PLAN neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email, o email deve estar habilitado para seu site do SharePoint. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, Marque com o administrador do SharePoint.

Permissões As configurações padrão dos produtos do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou conjuntos de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento APRENDER deste artigo.)

Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Abra a lista ou biblioteca à qual você deseja adicionar o fluxo de trabalho.

2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .
   O nome da guia pode variar de acordo com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia é chamada de Calendário.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho ser executado ou Todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

   Observação

   Os fluxos de trabalho de Coleta de Assinaturas só podem ser executados em documentos criados no Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

	Tipo de conteúdo Mantenha a seleção padrão como Todos ou selecione um tipo de conteúdo específico.
	Fluxo de trabalho Selecione o modelo Coletar Assinaturas – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Coletar Assinaturas – SharePoint 2010 não aparecer na lista, entre em contato com o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo em seu conjunto de sites ou espaço de trabalho. Se você tiver permissões de conjunto de sites, consulte Habilitar modelos de fluxo de trabalho do SharePoint.
	Nome Digite um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho para os usuários dessa lista ou biblioteca. Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para usar com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (novo) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Lista de histórico Selecione uma lista de histórico para usar com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Opções de Inicialização Especifique a maneira ou as maneiras pelas quais esse fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.

1. Quando todas as configurações deste formulário estiverem como você deseja, clique em Avançar.
2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)
   Os produtos SharePoint apresentam todas as opções nesta segunda página do formulário de associação sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.

	Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série) Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual pretende atribuir as tarefas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma a uma (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da primeira que acabou de configurar. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho começar ou terminar. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão do fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para começar e testar o seu novo fluxo de trabalho, aceda ao segmento INICIAR deste artigo.

Encontrará instruções para inserir linhas de assinatura num documento no segmento INSERIR deste artigo.

Adicionar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas (para uma coleção de sites inteira)

Se ainda não está familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever os segmentos APRENDER e PLANEAR neste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.

Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email, o e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint.

Permissões As predefinições dos produtos SharePoint exigem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho de listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Aceda à home page da coleção de sites (não à home page de um site ou subsite existente na coleção).

2. Clique no e, em seguida, clique em Definições do Site.
   No SharePoint no Microsoft 365, clique no botão Definições e, em seguida, clique em Conteúdo do site. A partir do Conteúdo do site, clique em Definições do site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Design, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
   

4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

   Observação

   Os fluxos de trabalho de recolha de assinaturas só podem ser executados em documentos criados no Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
      
   2. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
      
   3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

	Fluxo de trabalho Selecione o modelo Recolher Assinaturas – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Recolher Assinaturas – SharePoint 2010 não for apresentado na lista, contacte o seu administrador do SharePoint para saber se ativou para a sua área de trabalho ou coleção de sites. Se você tiver permissões de conjunto de sites, consulte Habilitar modelos de fluxo de trabalho do SharePoint.
	Nome Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção de sites. Para obter sugestões sobre como atribuir um nome ao seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANEAR deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (nova) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Lista de histórico Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Nova lista do histórico para criar uma nova. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Opções de Início Especifique a forma ou formas de iniciar este fluxo de trabalho. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Atualizar os tipos de conteúdo de lista e site? Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo. A operação que realiza todas as adições adicionais pode levar muito tempo para ser concluída. Se a herança tiver sido interrompida em quaisquer sites ou subsites em que pretenda que este fluxo de trabalho seja adicionado à herança de tipos de conteúdo, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

1. Quando todas as definições desta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.
2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)
   Os produtos SharePoint apresentam-lhe todas as opções nesta segunda página do formulário de associação sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a estas opções apenas para essa instância.

	Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série) Insira os nomes ou endereços na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se você incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Especifique se as tarefas neste estágio devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Adicionar um novo estágio Adicione os estágios desejados além do primeiro que acabou de configurar. Para excluir uma etapa inteira, clique no campo Atribuir a dessa etapa e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	CC Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que o fluxo de trabalho iniciar ou terminar. Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar ser especificado neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar ser especificada neste campo.

1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira desejada, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam sua nova versão do fluxo de trabalho.

O que vem em seguida?

Se você estiver pronto para iniciar e testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento INICIAR deste artigo.

Você encontrará instruções para inserir linhas de assinatura em um documento no segmento INSERIR deste artigo.

Inserir linhas de assinatura

Antes que um participante do fluxo de trabalho possa adicionar sua assinatura, uma linha de assinatura deve ser inserida no documento. A inserção da linha e a adição da assinatura em si são duas ações separadas.

É importante lembrar que:

• Uma vez que uma assinatura tenha sido adicionada a qualquer linha de assinatura, o documento é bloqueado para todas as alterações adicionais, exceto para a adição de outras assinaturas às linhas de assinatura já presentes.
• Se qualquer alteração for feita após a primeira assinatura ter sido adicionada, todas as assinaturas já adicionadas serão invalidadas ou removidas do documento.
• Inserções e exclusões de linhas de assinatura são tratadas como alterações no documento.
• Portanto, antes que o primeiro participante adicione sua assinatura, todas as adições e exclusões de linhas de assinatura já devem estar concluídas.

Aqui está um rápido resumo gráfico de tudo isso.

Inserir ou excluir uma linha de assinatura (Word ou Excel)

Para inserir uma linha de assinatura no Word ou Excel:

1. No documento ou planilha, clique para localizar o cursor onde deseja inserir uma linha de assinatura.

2. Na guia Inserir , no grupo Texto , clique em Linha de Assinatura.

3. Na caixa de diálogo Configuração de Assinatura , preencha qualquer, todos ou nenhum destes quatro campos:

   • Signatário sugerido
     Nome completo do signatário.
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Título do signatário sugerido
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Endereço de email do signatário sugerido
     (Não exibido na assinatura completa.)
   • Instruções para o signatário
     Qualquer informação útil ou necessária para o signatário.
     (Não exibido na assinatura completa.)
     

4. Ainda na mesma caixa de diálogo, marque ou desmarque as seguintes caixas de marcação:

   • Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar
     Permita que o signatário digite a finalidade da assinatura.
     (O que os tipos de signatário não será exibido na assinatura completa.)
   • Mostrar data da assinatura na linha de assinatura
     A data em que a assinatura é adicionada.
     (Exibido na assinatura completa.)

5. Clique em OK.

Repita o mesmo procedimento para adicionar mais linhas de assinatura.

Para excluir uma linha de assinatura no Word ou no Excel:

1. Clique na linha de assinatura para selecioná-la.
2. Pressione Delete.

Inserir ou excluir uma linha de assinatura (InfoPath)

Para inserir uma linha de assinatura no InfoPath:

1. No formulário, clique para localizar o cursor onde deseja inserir uma linha de assinatura.

2. Na guia Página Inicial da faixa de opções, no grupo Controles , clique em Linha de Assinatura.

3. Clique na linha de assinatura para selecioná-la, clique com o botão direito do mouse nela e, no menu de atalho, clique em Propriedades da Linha de Assinatura.

4. Na caixa de diálogo Propriedades da Linha de Assinatura , na guia Geral , preencha qualquer, todos ou nenhum destes quatro campos:

   • Mensagem que os signatários verão antes de assinar
     Qualquer informação útil ou necessária para o signatário.
     (Não exibido na assinatura completa.)
   • Nome do signatário
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Título do signatário
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Endereço de email do signatário
     (Não exibido na assinatura completa.)
     

5. Faça os ajustes que desejar na guia Tamanho e na guia Avançado .

6. Clique em OK.

Para excluir uma linha de assinatura no InfoPath:

• Clique no controle para selecioná-lo e pressione DELETE.

O que vem em seguida?

Se você estiver pronto para testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento INICIAR deste artigo.

Se você estiver concluindo uma tarefa de fluxo de trabalho, vá (ou retorne) para o segmento COMPLETO deste artigo.

Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Um lembrete sobre o processo de assinaturas: Todas as alterações devem ser feitas no documento — incluindo todas as inserções e exclusões de linhas de assinatura — antes que o primeiro participante adicione sua assinatura a uma linha de assinatura. (Para obter mais detalhes, consulte o segmento PLAN neste artigo.)

Além disso, certifique-se de que as pessoas a quem o fluxo de trabalho atribuirá tarefas entendam como adicionar suas assinaturas e preencher seus formulários de tarefa. Eles podem achar útil o segmento COMPLETO deste artigo.

Duas maneiras de iniciar um fluxo de trabalho Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer maneira:

• Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.
• Automaticamente sempre que ocorre um evento de acionamento especificado — ou seja, sempre que um documento é adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um documento que já consta da lista é alterado de alguma forma.
  (O evento ou eventos de acionamento são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição e configuração originais do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento PLAN deste artigo.)

Não é possível iniciar um fluxo de trabalho em qualquer documento para o qual tenha sido dada saída. (Pode ser dada saída de um documento depois de ter sido iniciado um fluxo de trabalho; no entanto, após dar saída, não podem ser iniciados mais fluxos de trabalho nesse documento até que seja novamente dada entrada do documento.)

Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, sempre que ocorrer um evento acionador, o fluxo de trabalho será executado no documento que o acionou.

Quando é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada cessionário. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (diferente das notificações de tarefa) para a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e para qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Se as linhas de assinatura necessárias ainda não estiverem presentes no documento antes da ação acionante iniciar o fluxo de trabalho, elas deverão ser inseridas antes que a primeira assinatura seja adicionada ao documento.

Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode optar, num fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, por exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao selecionar esta opção, os Proprietários podem essencialmente especificar que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)

Dois locais a partir dos quais pode começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:

• A partir da lista ou biblioteca onde o documento está armazenado.
• A partir do próprio documento, aberto no programa Microsoft Office em que foi criado. (Note que este deve ser o programa completo, instalado, e não uma versão de aplicação Web.)

As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes de qualquer participante adicionar a sua assinatura a uma das linhas.

2. Aceda à lista ou biblioteca onde está armazenado o documento em que pretende executar o fluxo de trabalho.

3. Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Files do friso, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
    

4. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Documento , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
   

5. No formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação

   As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

	Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas vão ser atribuídas uma a uma Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento, uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo), são as que pretende. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes de qualquer participante adicionar a sua assinatura a uma das linhas.

2. Abra o documento no programa do Office instalado no seu computador.

   Observação

   Este método não pode ser usado quando o documento está aberto em uma versão de aplicativo Web do programa do Microsoft Office. Ele deve ser aberto na versão completa e instalada do programa no seu computador.

3. No documento aberto, clique no separador Ficheiro , clique em Guardar & Enviar e, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no documento.

4. Se vir a seguinte mensagem, a informar que o fluxo de trabalho necessita que seja dada entrada do ficheiro, clique no botão Check In.
   (Se não vir esta mensagem, avance para o passo 5.)

5. Clique no grande botão Iniciar Fluxo de Trabalho .

6. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação

   As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

	Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas vão ser atribuídas uma a uma Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento, uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo), são as que pretende. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação do jeito que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

• Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir as tarefas atribuídas? (Eles podem achar útil o segmento COMPLETO deste artigo.)
• Além disso, é uma boa ideia marcar se os participantes estão recebendo suas notificações por email e, principalmente, se as notificações não estão sendo mal tratadas pelos filtros de lixo eletrônico.
• E, claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir sozinho. Vá para o segmento COMPLETO deste artigo para obter detalhes.
• Enquanto isso, para descobrir como você pode acompanhar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento MONITOR deste artigo.

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Se esta for a primeira vez que você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, talvez seja útil revisar este segmento do artigo na íntegra antes de concluir sua tarefa. Dessa forma, você estará ciente de todas as opções que podem estar abertas para você.

Primeiro, verifique se você tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem diferentes ações de tarefa.

Portanto, antes de começar, certifique-se de que a tarefa atribuída é de fato uma tarefa de fluxo de trabalho de coleta de assinaturas, e não uma tarefa para algum outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Este documento exige sua assinatura em qualquer um dos seguintes locais:

• Na linha Assunto da notificação de tarefa
  
• Na barra de mensagens do documento a ser revisado
  
• No título da tarefa na página Status do Fluxo de Trabalho
  

Se você não vir a opção Este documento requer seu texto de assinatura nesses locais, Marque com a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para descobrir em qual modelo de fluxo de trabalho ele se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado.

Se sua tarefa é uma tarefa de coleta de assinaturas, no entanto, continue lendo!

Uma visão geral do processo

Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, geralmente descobre sobre a tarefa de uma das três maneiras:

• Você recebe uma notificação de tarefa por email.
• Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens informando que você recebeu uma tarefa relacionada.
• Você marca o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas estão atribuídas a você no momento.

Quando descobre que uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas lhe foi atribuída, você geralmente faz duas coisas:

• Examinar o documento Você abre e revisa o documento e o assina (ou não).
• Conclua a tarefa Você preenche e envia o formulário de tarefa.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que você recebe como email)
• O documento enviado para sua assinatura (que você abre e assina ou não)
• O formulário de tarefa (que você abre, preenche e envia)

Veja como esses três itens se parecem.

Acessar o documento e o formulário de tarefa por meio da mensagem de notificação de tarefa

(Observe que, se a tarefa não for atribuída a você pessoalmente, mas a um grupo inteiro ou lista de distribuição da qual você é membro, você deverá reivindicar a tarefa antes de concluí-la. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la neste segmento.)

Siga as seguintes etapas:

1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções para concluir esta tarefa , clique no link para o documento.
2. No documento aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

Acessar o documento e o formulário de tarefa na lista ou biblioteca

(Observe que, se a tarefa não for atribuída a você pessoalmente, mas a um grupo inteiro ou lista de distribuição da qual você é membro, você deverá reivindicar a tarefa antes de concluí-la. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la neste segmento.)

Siga as seguintes etapas:

1. Na lista ou biblioteca em que o documento a ser revisado está armazenado, clique no link Em Andamento associado ao documento e ao fluxo de trabalho.
2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.
3. No formulário de tarefa, no Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica à barra de mensagens , clique no link para o documento.

Assinar o documento

Observe que, se a tarefa não for atribuída a você pessoalmente, mas a todo um grupo ou lista de distribuição da qual você é membro, você deverá reivindicar a tarefa antes de concluí-la. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la neste segmento.

Lembre-se também de que, se a linha de assinatura estiver configurada para um usuário específico e você a assinar enquanto estiver conectado como um usuário diferente , a discrepância poderá ficar visível na linha de assinatura. Neste exemplo, a linha de assinatura foi configurada para Frank Martinez, mas a assinatura foi adicionada por alguém conectado como Anna Lidman.

No exemplo a seguir, o documento foi criado no Word.

Observe as três barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:

Marcado como FinalEssa barra de mensagens informa que pelo menos uma pessoa já adicionou sua assinatura em uma linha de assinatura.

Assinaturas Você pode clicar no botão Exibir assinaturas para abrir o painel Assinaturas . Em Assinaturas solicitadas, clique na seta ao lado do seu nome e, no menu suspenso, clique em Assinar.

Se você vir uma mensagem sobre provedores de serviços de assinatura digital de terceiros, clique em OK para continuar. (Para evitar ver a mensagem no futuro, marque a caixa de marcação.)

A caixa de diálogo Assinar é aberta.

Para assinar o documento, basta digitar seu nome na caixa ao lado do X grande, clicar em Assinar e em OK na caixa de diálogo Confirmação de Assinatura .

Lembre-se: se seu nome aparecer mais de uma vez na lista Assinaturas solicitadas , haverá mais de uma linha de assinatura para você adicionar sua assinatura. Use este mesmo procedimento para adicionar cada assinatura.

Tarefa de fluxo de trabalhoQuando estiver pronto para concluir e enviar o formulário de tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens da Tarefa de Fluxo de Trabalho .

Preencha e envie o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas é semelhante a este.

Observe que os dois primeiros controles (Excluir Item e Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Documento) não aparecem no formulário de tarefa quando ele é aberto de dentro do documento a ser assinado. Eles aparecem somente quando o formulário de tarefa é aberto diretamente da mensagem de notificação de tarefas ou da lista de tarefas na página Status do fluxo de trabalho.

	Excluir Item Para excluir essa tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique no link aqui. Excluir a tarefa não exclui o documento a ser assinado. Uma tarefa que foi excluída não aparece mais na área Tarefas da página Status do fluxo de trabalho. (No entanto, a exclusão ainda é registrada na área Histórico da página.) Observação: Se você não iniciou essa instância do fluxo de trabalho, convém marcar com a pessoa que a iniciou — ou, se ela foi iniciada automaticamente, com a pessoa que a adicionou originalmente — antes de excluir a tarefa.
	Esta tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Documento Para abrir o documento a ser assinado, clique no link aqui.
	status, solicitado por, comentários consolidados, data de conclusão Você não pode editar ou alterar entradas nesses quatro campos, mas pode achar as informações neles úteis Observe que a caixa Comentários Consolidados contém todos os comentários enviados no formulário pelos participantes que já concluíram suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Da mesma forma, depois de enviar seu próprio formulário, qualquer texto que você incluir na caixa Comentários (4) também aparecerá na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes.
	Comentários Qualquer texto que você inserir aqui será registrado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes.
	Assine Depois de assinar o documento e digitar os comentários com os quais deseja contribuir no campo Comentários , clique nesse botão para enviar o formulário e concluir a tarefa.
	Cancelar Para fechar o formulário de tarefa sem salvar as alterações ou respostas, clique nesse botão. A tarefa permanecerá incompleta e será atribuída a você.
	Reatribuir Tarefa Para reatribuir esta tarefa a outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página em que você inserirá os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, vá para a seção 7 neste segmento, Reatribuir sua tarefa a outra pessoa. Observação: Essa opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Solicitar uma tarefa de grupo antes de concluí-la (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual você pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Solicite a tarefa antes de abrir e assinar o documento. Assim que você reivindicar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá concluí-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até que uma seta apareça.
2. Clique na seta, clique em Editar Item e, no formulário de tarefa, clique no botão Reivindicar Tarefa .
   

Quando a página Status do fluxo de trabalho é atualizada, você pode ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas agora especificamente a você.

Mais tarde, se quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem concluí-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Liberar Tarefa .

Reatribuir sua tarefa a outra pessoa (opcional)

Se quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que foi atribuída a você, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é exibido.

	Reatribuir Tarefa a Insira o nome ou endereço da pessoa a quem você deseja atribuir esta tarefa. Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho — ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho — deixe este campo em branco.
	Nova Solicitação Forneça todas as informações de que a pessoa a quem você está atribuindo a tarefa precisará para concluir a tarefa. (Qualquer texto que você inserir aqui será adicionado à área Comentários Consolidados .)
	Nova duração Siga uma destas três ações: Para manter a data de vencimento existente Deixe este campo em branco. Para remover totalmente a data de conclusão Digite o número 0. Para especificar uma nova data de conclusão Digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Juntas, as duas entradas identificam o período antes do vencimento da tarefa de alteração. Observe que, por padrão, as tarefas de Coleta de Assinaturas não recebem datas de vencimento ou durações de tarefas.
	Novas unidades de duração Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use esse campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes do vencimento da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário estiver preenchido, clique em Enviar. Sua tarefa é marcada como Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Qualquer nova informação fornecida é incluída no texto Delegado por na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração a seguir).

Enquanto isso, todas essas alterações são rastreadas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do fluxo de trabalho, conforme mostrado aqui.

Monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução Coletar Assinaturas

O local central a partir do qual você pode monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Status do fluxo de trabalho para essa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro, mostraremos como chegar a essa página e, em seguida, mostraremos como usar as opções e as informações que você encontra lá. Por fim, mostraremos duas outras páginas onde você pode obter informações adicionais de monitoramento.

Acessar a página Status do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e o fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Rascunho de apresentação e o fluxo de trabalho é a Aprovação 3.

A página Status do fluxo de trabalho é aberta.

• Se sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, você poderá usar a classificação e/ou filtragem para encontrar o item que procura mais rapidamente. Se você descobrir que está classificando e/ou filtrando repetidamente da mesma maneira, pode ser útil criar uma exibição personalizada que automatize essa disposição específica.
• Para acessar a página Status do fluxo de trabalho, você também pode clicar no link Exibir o status deste fluxo de trabalho em uma notificação por email "começou" ou no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho em uma notificação por email "foi concluído" para a instância específica em que você está interessado.

Use a página Status do Fluxo de Trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, na ilustração de cada seção da página Status do fluxo de trabalho, você encontrará as perguntas de monitoramento respondidas pela seção.

Seção de Informações do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?
• Quando essa instância foi iniciada?
• Quando ocorreu a última ação neste caso?
• Em qual item esta instância está sendo executada?
• Qual é o status atual desta instância?

Seção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o seu status atual?
• Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?
• Qual é a data de conclusão para cada tarefa que já foi criada e atribuída? (Observe que, por padrão, as tarefas de Coletar Assinaturas não recebem datas de conclusão ou durações de tarefas.)

As tarefas que foram excluídas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do fluxo de trabalho

Perguntas respondidas:

• Quais eventos já ocorreram nessa instância do fluxo de trabalho?
• Observe que tarefas vencidas e notificações de tarefas vencidas não aparecem nesta área.

Cancelar ou encerrar esta execução de fluxo de trabalho

Há duas maneiras de interromper uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de sua conclusão normal:

• Cancelar o fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Status do fluxo de trabalho.
• Encerrar este fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas e excluídas da área Tarefas da página Status do fluxo de trabalho. (No entanto, continuam a estar refletidas na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)

Seguem-se as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas mas mantidas na Lista de Tarefas e no Histórico)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária, pode ser cancelada.

Por predefinição, este procedimento pode ser executado pela pessoa que iniciou esta instância do fluxo de trabalho ou por qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, ao passo que o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

• Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas Coletar assinaturas .

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com uma status de Cancelado. As tarefas canceladas continuam listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxo de Trabalho .

Fim (todas as tarefas são eliminadas da lista Tarefas, mas mantidas no Histórico)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser terminado.

Por predefinição, este procedimento só pode ser executado por alguém que tenha a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, ao passo que o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

• Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Terminar este fluxo de trabalho .

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, apesar de serem refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com uma status de Cancelado.

Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
2. Aponte para o nome do item, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.
3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho em Execução, você encontrará uma lista de instâncias de fluxo de trabalho atualmente em execução no item.

Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites

Os administradores de coleções de sites podem ver rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.
• Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo na coleção de sites.
• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Veja como:

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.
   Na página Configurações do Site, em Administração do Site, clique em Fluxos de Trabalho.
   

A página Fluxos de Trabalho é aberta e exibe as informações.

O que vem a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão do fluxo de trabalho foi executada, convém usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como você quer.

Rever os resultados do fluxo de trabalho Recolher Assinaturas e criar relatórios

Depois de concluir a instância de fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados no histórico. (Você pode acessar o registro para qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho em várias instâncias.

Rever eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, é possível aceder ao histórico da instância mais recente a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde se encontra o item, clique na ligação status para o item e fluxo de trabalho pretendidos.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho do Keynote e o fluxo de trabalho é Aprovação de Novo Documento.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico do Fluxo de Trabalho encontra-se junto à parte inferior.

Acessar histórico de instâncias por até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de qualquer um dos dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias é o tempo durante o qual os produtos SharePoint mantêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

A partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
2. Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Files do friso, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou status da instância de fluxo de trabalho que você deseja revisar.
   
   É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho .

É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

Para manter todas as notificações de conclusão, convém criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens recebidas cujo texto tenha sido concluído noassunto da mensagem para uma pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente, ou que também não aparecem na sua Caixa de Entrada.)

Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para obter informações sobre o desempenho geral de uma das versões do fluxo de trabalho (ao longo do tempo e em várias instâncias), pode criar um ou ambos os dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração de Atividade Utilize este relatório para ver médias de quanto tempo cada atividade num fluxo de trabalho demora a ser concluída, bem como quanto tempo demora cada execução ou instância completa desse fluxo de trabalho a concluir.
• Relatório de Cancelamentos e Erros Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está a ser cancelado frequentemente ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação status informações.
   
2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico do Fluxo de Trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   
3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
   
4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado na localização especificada.
5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Em alternativa, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar exatamente como pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.

Se houver algo que pretenda alterar acerca do seu funcionamento, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para obter informações sobre o desempenho geral de uma das versões do fluxo de trabalho (ao longo do tempo e em várias instâncias), pode criar um ou ambos os dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração de Atividade Utilize este relatório para ver médias de quanto tempo cada atividade num fluxo de trabalho demora a ser concluída, bem como quanto tempo demora cada execução ou instância completa desse fluxo de trabalho a concluir.
• Relatório de Cancelamentos e Erros Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está a ser cancelado frequentemente ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação status informações.
   
2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico do Fluxo de Trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   
3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que deseja exibir.
   
4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e salvo no local especificado.
5. Quando o relatório estiver concluído, você poderá clicar no link mostrado na ilustração a seguir para exibi-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para exibir o relatório, você o encontrará no local especificado na etapa anterior.)
   

O que vem em seguida?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar da maneira desejada, você estará pronto para começar a usá-lo.

Se houver algo que você deseja alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

Alterar, desabilitar ou remover um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Depois de executar a primeira instância do novo fluxo de trabalho Coletar Assinaturas e examinar os resultados, talvez você queira fazer uma ou mais alterações na forma como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, você pode, em vários momentos no futuro, querer fazer mais alterações na configuração.

Por fim, você pode, em algum momento, querer desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo - ou pode, de fato, optar por removê-lo completamente.

Alterar configurações permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que foi originalmente usado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. Na Faixa de Opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .

   Observação

   O nome da guia pode variar de acordo com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia é chamada de Calendário.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual você deseja alterar as configurações.

   Observação

   Se o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas que você deseja não aparecer na lista, ele pode estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho aparecem nesta lista são controlados pelo controle Mostrar associações de fluxo de trabalho desse tipo , localizado logo acima da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para descobrir qual delas exibe o fluxo de trabalho desejado. Quando o fluxo de trabalho desejado aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

5. No mesmo formulário de associação de duas páginas originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações desejadas.
   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

1. Abra a página inicial do conjunto de sites (não a página inicial de um site ou subsite dentro do conjunto).
2. Clique no ícone Configurações do e clique em Configurações do Site.

Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

1. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   
2. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique emConfigurações do Fluxo de Trabalho.
   
3. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual você deseja alterar as configurações.
4. No mesmo formulário de associação de duas páginas originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações desejadas.
   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.

Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.
2. Na Faixa de Opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .
   O nome da guia pode variar de acordo com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia é chamada de Calendário.
3. No grupo Configurações , clique em Configurações do Fluxo de Trabalho
4. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho .
5. Use o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho Nome do fluxo de trabalho.
• do SQL Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução nos itens no momento.
• Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.
• Não há novas instâncias Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho em execução no momento, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para execução de novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)
• Remover Opção que remove o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente, e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

1. Abra a página inicial do conjunto de sites (não a página inicial de um site ou subsite dentro do conjunto).
2. Clique em Configurações, e, em seguida, clique em Configurações do Site.
   No SharePoint no Microsoft 365, clique em Configurações do , clique em Conteúdo do site e em Configurações do site.
3. Na página Configurações do Site, em Galerias do Web Designer, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
   
4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   
5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.
6. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho .
7. Use o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
   

O que vem em seguida?

Se você tiver feito alguma alteração, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para marcar novamente os efeitos das alterações.

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho Nome do fluxo de trabalho.
• do SQL Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução nos itens no momento.
• Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.
• Não há novas instâncias Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho em execução no momento, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para execução de novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)
• Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho do conjunto de sites. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente, e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação não é reversível.)

Personalizar ainda mais

Há uma ampla variedade de maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint.

Você pode até criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar um ou todos os seguintes programas:

• SharePoint Designer 2013 Personalize formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.
• Microsoft Visual Studio Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).