Este artigo explica como ver as respostas de recolha de dados, como pode verificar as definições de processamento de e-mail e os passos que pode seguir para resolver tipos comuns de mensagens de erro ou problemas com as respostas.
A caixa de diálogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados ajuda-o a gerir as mensagens de recolha de dados que enviou para os destinatários de e-mail e as respostas que recebeu para cada uma dessas mensagens na sua Caixa de Entrada do Outlook.
Se a caixa de diálogo não estiver visível, faça o seguinte para abri-la:
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Abra a base de dados que contém a mensagem que pretende gerir.
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No separador Dados Externos , no grupo Recolher Dados , clique em Gerir Respostas.
O que você deseja fazer?
Ver respostas
Eis o que acontece depois de enviar o formulário de recolha de dados por e-mail. Os destinatários respondem à mensagem ao clicar em Responder, preencher o formulário e, em seguida, clicar em Enviar. Esta secção explica como pode ver as respostas e o que fazer se alguma delas não for processada corretamente. Quer tenha optado por processar as respostas automaticamente ou manualmente, pode abrir as respostas manualmente ou descobrir quem respondeu. Para obter mais informações sobre como configurar as opções de procissão de respostas, consulte o artigo Adicionar os dados recolhidos através de e-mails à sua base de dados do Access.
Para ver as respostas, faça o seguinte:
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Abra o Microsoft Outlook 2007 ou 2010 e navegue para a pasta que designou para armazenar respostas de recolha de dados.
Dica: Se não se lembrar do nome da pasta, no separador Dados Externos , no grupo Recolher Dados , clique em Gerir Respostas. Na caixa de diálogo Gerir Mensagens de Recolha de Dados , encontrará o nome da pasta na coluna Pasta do Outlook , na linha correspondente à mensagem cujas respostas pretende ver.
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Para abrir uma resposta no Outlook, faça duplo clique na resposta. Verá o formulário, uma vez que foi concluído pelo remetente.
O Access não processará respostas a uma mensagem de resposta. Por conseguinte, se vir que um ou mais formulários de destinatários estão vazios, incompletos ou não foram preenchidos corretamente, tem de reenviar a mensagem de e-mail original para esses utilizadores, em vez de utilizar o comando Responder . Para obter mais informações sobre como reenviar uma mensagem de recolha de dados, consulte Reenviar uma mensagem de recolha de dados.
Da mesma forma, se quiser enviar o pedido a outras pessoas, tem de reenviar a mensagem original, em vez de a reencaminhar.
Verificar as definições para processar respostas automaticamente
Se optar por processar as suas respostas automaticamente, faça o seguinte para garantir que as respostas são processadas corretamente:
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Para cada resposta, reveja os valores nas colunas Sinalizador de Seguimento, Estado da Recolha de Dados e Categorias .
Dica: Se não vir as colunas Sinalizador de Seguimento, Estado da Recolha de Dados e Categorias na vista, adicione-as utilizando o Seletor de Campos. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Escolher Campo. Na caixa de diálogo Seletor de Campos , arraste cada campo e largue-o à direita ou à esquerda de um cabeçalho de coluna existente.
Na pasta Outlook, se o Sinalizador de Seguimento estiver definido como A operação de Recolha de Dados foi bem-sucedida, a coluna Estado da Recolha de Dados está em branco e existe um indicador verde na coluna Categorias , a resposta foi processada com êxito.
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Além disso, poderá querer rever os conteúdos das tabelas de destino para se certificar de que vê os dados recolhidos armazenados como novos registos ou como atualizações para os registos existentes.
Observação: Não poderá adicionar os dados de uma resposta por e-mail se o destinatário tiver utilizado o Hotmail ou o Yahoo para lhe enviar o formulário de recolha de dados.
Resolver problemas de respostas processadas automaticamente
Os destinatários do seu e-mail poderão informar que preencheram os formulários e enviá-los de volta para si como respostas. No entanto, não está a ver os resultados esperados no Access ou no Outlook. Por exemplo:
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Não vê os dados nas tabelas de destino no Access. Não estão a ser adicionados novos registos ou os registos existentes não estão a ser atualizados.
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A coluna Estado da Recolha de Dados da mensagem no Outlook apresenta uma mensagem de erro ou a cadeia "Mensagem não processada". Além disso, a coluna Categorias da mensagem apresenta um quadrado vermelho ou está em branco.
Se estiver a deparar-se com estes tipos de problemas, veja os passos de resolução de problemas em As minhas respostas de recolha de dados não estão a ser processadas automaticamente.
Além disso, consulte Adicionar os dados recolhidos através de e-mails à sua base de dados do Access se quiser verificar se configurou corretamente o processamento automático.
Processar respostas manualmente
O processamento manual de uma resposta envolve iniciar a operação de exportação a partir do Outlook. Só pode exportar uma resposta de cada vez. Evite respostas para as quais a coluna Estado da Recolha de Dados está definida como A recolha de dados através de correio eletrónico foi efetuada com êxito. Este status indica que a resposta já foi processada com êxito. As respostas para as quais a coluna Estado da Recolha de Dados está definida como Mensagem não processada têm de ser processadas manualmente. Uma resposta que tenha uma mensagem de erro nesta coluna não foi processada automaticamente e precisará de alguma resolução de problemas antes de poder exportá-la manualmente. Para obter ajuda com a resolução de problemas, consulte As minhas respostas de recolha de dados não estão a ser processadas automaticamente.
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No Outlook, clique com o botão direito do rato na resposta que pretende processar manualmente.
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Clique em Exportar dados para o Microsoft Office Access.
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Na caixa de diálogo Exportar dados para o Microsoft Access , reveja os detalhes da resposta e, em seguida, clique em OK para exportar. Se a operação de exportação for bem-sucedida, verá a mensagem Dados exportados com êxito para a base de dados. Se a operação falhar, verá a mensagem Não é possível importar dados devido a erros, seguido de uma descrição dos problemas que causaram a falha. A tabela seguinte lista os problemas que podem causar uma falha numa operação de exportação.
Resolver problemas de respostas processadas manualmente
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Mensagem da coluna Estado da Recolha de Dados ou Problema |
Causa |
Resolução |
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Quando clico com o botão direito do rato numa resposta, não vejo o comando Exportar dados para o Microsoft Access . |
A mensagem selecionada não é uma resposta de recolha de dados válida. |
Eliminar mensagens que não sejam respostas de recolha de dados da pasta designada. |
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Uma resposta não vai para a pasta certa. |
Apenas as respostas originais a uma mensagem serão enviadas para a pasta designada. As suas respostas às suas próprias mensagens (a menos que tenha utilizado a cópia da mensagem na pasta Itens Enviados para gerar a resposta) e as respostas que fazem parte de um tópico de mensagem de e-mail utilizado para debate podem não ser movidas para a pasta designada. Outras razões possíveis incluem: que o Access não está instalado ou que o suplemento necessário para processar as respostas está em falta ou danificado. |
Se uma das suas respostas não estiver a ser processada, preencha o formulário que se encontra na mensagem enviada encontrada na pasta Itens Enviados. Se um utilizador preencheu um formulário numa resposta a uma resposta, peça ao utilizador para responder à mensagem original. Se suspeitar que o suplemento está em falta ou está danificado, mude para o Outlook e conclua os seguintes passos:
Se vir a entrada em Suplementos da Aplicação Desativados, clique na seta na caixa Gerir , selecione Itens Desativados e, em seguida, na caixa de diálogo Itens Desativados , selecione Suplemento outlook do Microsoft Access para Recolha e Publicação de Dados e clique em Ativar. Se não vir o Suplemento Outlook do Microsoft Access para Recolha e Publicação de Dados , tente instalar o Access novamente. |
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Não é possível localizar a base de dados. Localize a base de dados e importe manualmente os dados. |
A base de dados foi movida para outra localização, foi renomeada ou eliminada ou ficou danificada. |
Restaure a base de dados para a localização original e, em seguida, tente novamente. |
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A base de dados já está a ser utilizada. |
A base de dados está aberta no modo exclusivo e não é possível efetuar alterações à base de dados até que o bloqueio exclusivo seja lançado. |
Peça ao utilizador que tem a base de dados aberta em modo exclusivo para fechar e abrir a base de dados no modo normal. Em seguida, tente exportar manualmente a resposta. |
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A tabela, a consulta ou um campo estão em falta. |
Uma consulta ou tabela de destino foi eliminada ou renomeada ou a sua estrutura foi modificada de forma a que os conteúdos do formulário não possam ser adicionados às tabelas. |
Crie as consultas e tabelas de destino em falta ou crie e envie uma nova mensagem de recolha de dados. |
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O formulário está danificado ou foi modificado. |
O formulário na resposta está danificado ou alguém (o destinatário ou o remetente) modificou o formulário. |
Se o destinatário modificou o formulário, peça-lhe para lhe reenviar o formulário e, em seguida, exporte manualmente a resposta. Se o formulário na mensagem original estiver danificado ou não for válido, tem de criar e enviar uma nova mensagem. |
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Faltam as informações necessárias para concluir o processamento. |
Faltam as informações necessárias para mapear a resposta para o registo existente que tem de ser atualizado. |
As definições da mensagem têm de ser sincronizadas com o Outlook. No Access, no separador Dados Externos , no grupo Recolher Dados , clique em Gerir Respostas. Na caixa de diálogo Gerir Respostas , selecione a mensagem. Em Detalhes da Mensagem, o Access exibe uma caixa de aviso. Clique no aviso para sincronizar as configurações e feche a caixa de diálogo. Volte para o Outlook e tente exportar manualmente a resposta. |
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Não é possível adicionar ou atualizar dados porque os dados resultariam em um valor duplicado em um campo que aceita apenas valores exclusivos. |
Um campo cuja propriedade Indexada está definida como Sim (Sem Duplicatas) não pode conter valores duplicados. Se o valor atribuído ao campo de formulário já existir no campo correspondente na tabela, a operação falhará. |
Peça aos destinatários que enviem outra resposta, com um valor diferente no campo de formulário. |
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O valor inserido não é um item na lista de opções. |
O formulário inclui um campo obrigatório que procura valores, mas o usuário não especificou um valor para o campo ou a propriedade LimitToList do campo é definida como Sim e o usuário especificou um valor que não está na lista. |
Peça aos destinatários para reenviar a resposta depois de preencher todos os campos ou preencher e salvar o formulário e, em seguida, tentar exportar novamente. |
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Valor inválido em um campo de formulário. |
O destinatário inseriu dados inválidos em um ou mais campos. |
Peça aos destinatários para reenviar a resposta depois de preencher todos os campos ou preencher e salvar o formulário e, em seguida, tentar exportar novamente. |
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A resposta contém um formulário que você precisa preencher. Quando terminar, envie-o para o remetente desta mensagem de email. |
O destinatário não preencheu o formulário. |
Peça aos destinatários que enviem outra resposta depois de preencher o formulário. |
Se a mensagem original não chegou a alguns usuários, tente reenviar a mensagem em vez de encaminhá-la. Para obter mais informações que reenviam uma mensagem, consulte Reenviar uma mensagem de coleta de dados.
