Uma base de dados bem estruturada não só ajuda a garantir a integridade dos dados, como também é mais fácil de manter e atualizar. Uma base de dados do Access não é um ficheiro da mesma forma que um documento do Microsoft Word ou um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, é uma coleção de objetos — tabelas, formulários, relatórios, consultas, entre outros — que devem trabalhar em conjunto para funcionar corretamente.
Os utilizadores introduzem dados principalmente através de controlos. O que pode fazer com um determinado controlo depende do tipo de dados definido para o campo da tabela subjacente, das propriedades definidas para esse campo e das propriedades definidas para o controlo. Por fim, pondere utilizar técnicas adicionais de bases de dados, como validação, valores predefinidos, listas e pesquisas e atualizações em cascata.
Para obter mais informações sobre como atualizar dados do ponto de vista do usuário, consulte Maneiras de adicionar, editar e excluir registros.
Neste artigo
- Como a estrutura da base de dados afeta a introdução de dados
- Definir um valor predefinido para um campo ou controlo
- Utilizar regras de validação para limitar dados
- Trabalhar com listas de valores e campos de Pesquisa
- Eliminar os dados de uma lista ou campos de Pesquisa
- Como os tipos de dados afetam a forma como introduz dados
- Como as propriedades dos campos da tabela afetam a forma como introduz dados
- Utilizar atualizações em cascata para alterar valores de chaves primárias e externas
- Por que razão os números de ID parecem por vezes ignorar um número
- Atualização de dados em massa utilizando consultas
Como a estrutura da base de dados afeta a introdução de dados
As informações que guarda numa base de dados são armazenadas em tabelas, que contêm dados sobre um assunto específico, tal como recursos ou contactos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item, tal como um contacto específico. Um registo é constituído por campos, como o nome, a morada e o número de telefone. Normalmente, um registo denomina-se linha e um campo é normalmente designado por coluna. Estes objetos têm de cumprir um conjunto de princípios de estrutura ou a base de dados irá funcionar corretamente ou falhar completamente. Por sua vez, estes princípios de estrutura afetam a forma como introduz dados. Tenha em conta o seguinte:
- Tabelas O Access armazena todos os dados numa ou mais tabelas. O número de tabelas que utiliza depende da estrutura e complexidade da base de dados. Apesar de poder ver os dados num formulário, relatório ou nos resultados devolvidos por uma consulta, o Access só armazena os dados em tabelas e os outros objetos na base de dados são criados sobre essas tabelas. Cada tabela deve basear-se num assunto. Por exemplo, uma tabela de informações de contacto profissional não deve conter informações de vendas. Se isso acontecer, encontrar e editar as informações corretas pode se tornar difícil, se não impossível.
-
Tipos de dados Normalmente, cada um dos campos numa tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, não pode armazenar notas num campo definido para aceitar números. Se tentar introduzir texto nesse campo, o Access apresenta uma mensagem de erro. No entanto, essa não é uma regra rígida e rápida. Por exemplo, pode armazenar números (como códigos postais) num campo configurado para o tipo de dados Texto Breve, mas não pode efetuar cálculos com base nesses dados porque o Access os considera uma porção de texto.
Com algumas exceções, os campos num registo deverão aceitar apenas um único valor. Por exemplo, não pode introduzir mais do que um endereço num campo de endereço. Isto contrasta com o Microsoft Excel, que permite introduzir qualquer número de nomes, endereços ou imagens numa única célula, a menos que defina essa célula para aceitar tipos de dados limitados. - Campos de valores múltiplos O Access fornece uma funcionalidade denominada campo de valores múltiplos para anexar vários dados a um único registo e criar listas que aceitam múltiplos valores. É sempre possível identificar uma lista de valores múltiplos porque o Access apresenta uma caixa de verificação junto a cada item da lista. Por exemplo, pode anexar um conjunto de diapositivos do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registo na sua base de dados. Também pode criar uma lista de nomes e selecionar quantos nomes quiser. A utilização de campos de valores múltiplos poderá parecer quebrar as regras de estrutura de bases de dados, uma vez que pode armazenar mais do que um registo por campo de tabela. Mas o Access impõe as regras "nos bastidores", ao armazenar os dados em tabelas especiais e ocultas.
- Utilizar formulários Normalmente, cria formulários quando pretende facilitar a utilização de uma base de dados e para ajudar a garantir que os utilizadores introduzem os dados corretamente. A forma como utiliza um formulário para editar dados depende da estrutura do formulário. Os formulários podem conter um grande número de controlos, como listas, caixas de texto, botões e até folhas de dados. Por sua vez, cada um dos controlos no formulário lê ou escreve dados para um campo de tabela subjacente.
Para obter mais informações, consulte Noções básicas de design de banco de dados e Criar uma tabela e adicionar campos.
Definir um valor predefinido para um campo ou controlo
Se um grande número de registos partilhar o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou um país/região, pode poupar tempo ao definir um valor predefinido para o controlo vinculado a esse campo ou para o próprio campo. Quando abre o formulário ou tabela para criar um novo registo, o valor predefinido é apresentado nesse controlo ou campo.
Numa tabela
- Abra a tabela na Vista Estrutura.
- Na parte superior da vista, selecione o campo.
- Na parte inferior da vista, selecione o separador Geral .
- Defina a propriedade Valor Predefinido para o valor pretendido.
Num formulário
- Abra o formulário na Vista de Esquema ou de Estrutura.
- Clique com o botão direito do rato no controlo com o qual pretende trabalhar e, em seguida, clique em Propriedades.
- No separador Dados , defina a propriedade Valor Predefinido para o valor pretendido.
Utilizar regras de validação para limitar dados
Pode validar os dados em bases de dados de ambiente de trabalho do Access conforme são introduzidos através das regras de validação. As regras de validação podem ser definidas na vista de estrutura de tabela ou de folha de dados de tabela. Existem três tipos de regras de validação no Access:
- Regra de Validação de Campo Pode utilizar uma regra de validação de campo para especificar um critério que todos os valores de campo válidos têm de cumprir. Não deverá ter que especificar o campo atual como parte da regra, a menos que utilize o campo numa função. As restrições dos tipos de carateres que podem ser introduzidos num campo poderão ser mais fáceis de aplicar com uma Máscara de Introdução. Por exemplo, um campo de data poderá ter uma regra de validação que não permita valores no passado.
- Regra de Validação de Registo Pode utilizar uma regra de validação de registo para especificar uma condição que todos os registos válidos devem satisfazer. Pode comparar os valores nos diferentes campos com uma regra de validação de registo. Por exemplo, um registo com dois campos de data pode exigir que os valores de um dos campos sejam sempre anteriores aos valores do outro campo (por exemplo, DataDeInício é anterior à DataDeFim).
- Validação num formulário Pode utilizar a propriedade Regra de Validação de um controlo num formulário para especificar um critério que todos os valores introduzidos nesse controlo têm de cumprir. A propriedade de controlo Regra de Validação funciona como uma regra de validação de campo. Normalmente, utiliza uma regra de validação de formulário em vez de uma regra de validação de campo se a regra for específica apenas para esse formulário e não para a tabela, independentemente de onde for utilizada.
Para obter mais informações, consulte Restringir a entrada de dados usando regras de validação.
Trabalhar com listas de valores e campos de Pesquisa
Existem dois tipos de dados de lista no Access:
- Listas de valores Estes contêm um conjunto de valores codificados que introduz manualmente. Os valores residem na propriedade Origem da Linha do campo.
-
Campos de pesquisa Estas utilizam uma consulta para obter valores de outra tabela. A propriedade Origem da Linha do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores codificada. A consulta obtém valores de uma ou mais tabelas numa base de dados. Por predefinição, o campo de pesquisa apresenta-lhe esses valores sob a forma de uma lista. Dependendo da forma como define o campo de pesquisa, pode selecionar um ou mais itens dessa lista.
Observação Os campos de pesquisa podem confundir os novos utilizadores do Access, dado que é apresentada uma lista de itens numa localização (a lista que o Access cria a partir dos dados no campo de pesquisa), mas os dados podem residir noutra localização (a tabela que contém os dados).
Por predefinição, o Access apresenta dados de lista num controlo de caixa de combinação, embora possa especificar um controlo de caixa de listagem. É aberta uma caixa de combinação para apresentar a lista, que é fechada assim que fizer uma seleção. Por outro lado, uma caixa de listagem permanece sempre aberta.
Para editar listas, também pode executar o comando Editar Itens de Lista ou pode editar os dados diretamente na propriedade Origem da Linha da tabela de origem. Ao atualizar os dados num campo de pesquisa, atualiza a tabela de origem.
Caso a propriedade Tipo de Origem de Linha da sua caixa de listagem ou caixa de combinação esteja definida como Lista de Valores, pode editar a lista de valores enquanto o formulário está aberto na vista Formulário — ao evitar a necessidade de mudar para a vista Estrutura ou vista Esquema, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Origem de Linha do controlo sempre que necessitar de fazer uma alteração à lista. Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação tem de estar definida para Sim.
Para obter mais informações, consulte Criar uma lista de opções usando uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação.
Evitar a edição da lista de valores na vista Formulário
- Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e clique em Vista Estrutura ou Vista Esquema.
- Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.
- No separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores para Não.
- Clique em Arquivo e, em seguida, clique em Salvar ou pressione Ctrl+S
.
Especificar um formulário diferente para editar a lista de valores
Por predefinição, o Access fornece-lhe um formulário incorporado com o objetivo de editar a lista de valores. Caso possua outro formulário que prefira utilizar para este propósito, pode introduzir o nome do formulário na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens da seguinte forma:
- Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista Estrutura e Vista Esquema no menu de atalho.
- Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.
- No separador Dados da folha de propriedades, clique na seta pendente na caixa de propriedade Listar Formulário de Edição de Itens.
- Clique no formulário que pretende utilizar para editar a lista de valores.
- Clique no ficheiro e, em seguida, clique em Guardar ou prima a Ctrl+S .
Examinar um campo de pesquisa num formulário
Abra o formulário na Vista de Esquema ou de Estrutura.
Clique com o botão direito do rato na caixa de listagem ou controlo de caixa de combinação e clique em Propriedades.
Na folha de propriedades, clique no separador Tudo e localize as propriedades Tipo de Origem de Linha e Origem de Linha . A propriedade Tipo de Origem de Linha deve conter Lista de Valores ou Tabela/Consulta, e a propriedade Origem de Linha deve conter uma lista de itens separados por ponto e vírgula ou uma consulta. Para obter mais espaço, clique com o botão direito do rato na propriedade e selecione Zoom ou prima Shift +F2.
Normalmente, as listas de valores utilizam a seguinte sintaxe básica: "item";" item";" item"
Neste caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto e vírgula.
As consultas Select utilizam esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name**] DE [table_or_query_name]**.
Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Eis um ponto importante a ter em atenção: as cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e têm de conter o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de fazer referência a uma tabela ou consulta. Por isso, pode sempre localizar a tabela de origem ou a consulta de origem de um campo de pesquisa ao ler a cláusula FROM.Efetue um dos seguintes procedimentos.
- Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que coloca cada item entre aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.
- Se a consulta na lista de pesquisa fizer referência a outra consulta, abra a segunda consulta na Vista Estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta no Painel de Navegação e clique em Vista Estrutura). Observe o nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, avance para o passo seguinte.
Caso contrário, se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e avance para o passo seguinte.
Abra a tabela na Vista de Folha de Dados e, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.
Examinar um campo de pesquisa numa tabela
Abra a tabela na Vista Estrutura.
Na secção superior da grelha de estrutura da consulta, na coluna Tipo de Dados , clique ou coloque o foco em qualquer campo de Texto, Número ou Sim/Não.
Na secção inferior da grelha de estrutura da tabela, clique no separador Pesquisa e, em seguida, observe as propriedades Tipo de Origem de Linha e Origem de Linha .
A propriedade Tipo de Origem de Linha tem de ler Valor, Lista ou Tabela/Consulta. A propriedade Origem da Linha deve conter uma lista de valores ou uma consulta.
As listas de valores utilizam a seguinte sintaxe básica: "item";" item";" item"
Neste caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto e vírgula.
Normalmente, as consultas select utilizam a seguinte sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name**] DE [table_or_query_name]**.
Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Eis um ponto importante a ter em atenção: as cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e têm de conter o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de fazer referência a uma tabela ou consulta. Por isso, pode sempre localizar a tabela de origem ou a consulta de origem de um campo de pesquisa ao ler a cláusula FROM.Efetue um dos seguintes procedimentos.
- Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de que coloca cada item entre aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.
- Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta na vista Estrutura (clique com o botão direito do rato na consulta e clique em Vista Estrutura). Observe o nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, avance para o passo seguinte.
Caso contrário, se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e avance para o passo seguinte.
Abra a tabela na Vista de Folha de Dados e, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.
Eliminar os dados de uma lista de valores ou campo de Pesquisa
Os itens numa lista de valores residem na mesma tabela que os restantes valores num registo. Por outro lado, os dados num campo de pesquisa residem numa ou mais tabelas. Para remover dados de uma lista de valores, abra a tabela e edite os itens.
A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer passos adicionais e estes variam consoante a consulta das listas de pesquisa obtenha os respetivos dados a partir de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada numa tabela, identifique essa tabela e o campo com os dados que são apresentados na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados nesse campo. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada noutra consulta, terá de abrir a consulta secundária, localizar a tabela de origem e o campo do qual a consulta secundária obtém os seus dados e alterar os valores nessa tabela.
Remover dados de uma lista de valores
- Abra a tabela na Vista Estrutura.
- Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.
- Na secção inferior da grelha, clique no separador Pesquisa e, em seguida, localize a propriedade Origem da Linha.
Por predefinição, os itens numa lista de valores são colocados entre aspas e os pontos e vírgulas separam cada item:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor" - Conforme necessário, remova os itens da lista. Lembre-se de eliminar as aspas que circundam cada item eliminado. Além disso, não deixe um ponto e vírgula à esquerda, não deixe pares de pontos e vírgulas juntos (;;) e, se remover o último item da lista, elimine o ponto e vírgula final.
Importante Se eliminar um item de uma lista de valores e já existirem registos na tabela que utilizam esse item eliminado, este último continuará a fazer parte do registo até que o altere. Por exemplo, imaginemos que a sua empresa tem um armazém na Cidade A, mas decide vender esse edifício posteriormente. Se remover o item "Cidade A" da lista de armazéns, continuará a vê-lo na sua tabela até alterar esses valores.
Remover dados de um campo de pesquisa
Abra a tabela na Vista Estrutura.
Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo de pesquisa.
Na secção inferior da grelha de estrutura, clique no separador Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha.
A propriedade Tipo de Origem da Linha deve apresentar o valor Tabela/Consulta e a propriedade Origem da Linha tem de conter uma consulta que faça referência a uma tabela ou a outra consulta. As consultas dos campos de pesquisa começam sempre com a palavra SELECT.
Normalmente (embora nem sempre), uma consulta selecionar utiliza a seguinte sintaxe base: SELECT [table_or_query_name].[ field_name*] FROM [table_or_query_name]*.
Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e a um campo nessa tabela; Em contrapartida, a segunda cláusula refere-se apenas ao quadro. Tenha em atenção que a cláusula FROM irá indicar-lhe sempre o nome da tabela ou consulta de origem. A cláusula SELECT poderá nem sempre conter o nome de uma tabela ou consulta, embora contenha sempre o nome de, pelo menos, um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM têm de fazer referência a uma tabela ou consulta.Efetue um dos seguintes procedimentos:
- Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a outra consulta, clique no botão Construir (No separador Dados da folha de propriedades, clique no
seguinte) para abrir a vista Estrutura. Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, prossiga para o passo 5. - Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, aponte o nome da tabela e, em seguida, prossiga para o passo 5.
- Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a outra consulta, clique no botão Construir (No separador Dados da folha de propriedades, clique no
Abra a tabela de origem na Vista de Folha de Dados.
Localize o campo que contém os dados utilizados na lista de pesquisa e, em seguida, edite-os conforme necessário.
Como os tipos de dados afetam a forma como introduz dados
Ao criar uma tabela de base de dados, seleciona um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir uma introdução de dados mais precisa.
Ver tipos de dados
Siga um dos seguintes procedimentos:
Utilizar a Vista de Folha de Dados
- Abra a tabela na Vista Folha de Dados.
- No separador Campos , no grupo Formatação , veja o valor na lista Tipo de Dados. O valor muda ao colocar o cursor nos vários campos da tabela:
Utilizar a Vista de Estrutura
- Abra a tabela na Vista Estrutura.
- Observe a grelha de estrutura. A secção superior da grelha mostra o nome e tipo de dados de cada campo de tabela.
Como os tipos de dados afetam a entrada de dados
O tipo de dados que define para cada campo da tabela fornece o primeiro nível de controlo sobre o tipo de dados que é permitido num campo. Em alguns casos, como um campo de Texto Longo, pode introduzir os dados que pretender. Noutros casos, como um campo de Numeração Automática, a definição de tipo de dados para o campo impede a introdução de qualquer informação. A tabela seguinte lista os tipos de dados fornecidos pelo Access e descreve a forma como afetam a introdução de dados.
Para obter mais informações, consulte Tipos de dados para bancos de dados da área de trabalho do Access e Modificar ou alterar a configuração de tipo de dados de um campo.
| Tipo de dados | Efeito na introdução de dados |
|---|---|
| Texto Breve | Os campos Texto Breve aceitam texto ou carateres numéricos, incluindo listas delimitadas de itens. Um campo de texto aceita um número menor de carateres do que um campo de Texto Longo – de 0 a 255 carateres. Em alguns casos, pode utilizar funções de conversão para efetuar cálculos com base nos dados num campo Texto Breve. |
| Texto Longo | Pode introduzir grandes quantidades de texto e dados numéricos neste tipo de campo, até 64 000 carateres. Além disso, define o campo para suportar a formatação RTF, pode aplicar os tipos de formatação que encontra normalmente em programas de processamento de texto, como o Word. Por exemplo, pode aplicar diferentes tipos e tamanhos de tipo de letra a carateres específicos no seu texto, torná-los negrito ou itálico, entre outros. Também pode adicionar etiquetas de linguagem HTML (Hypertext Markup Language) aos dados. Para obter mais informações, consulte Inserir ou adicionar um campo de rich text. Para além disso, os campos Texto Longo têm uma propriedade chamada Apenas Anexar. Quando ativar essa propriedade, pode acrescentar novos dados a um campo de Texto Longo, mas não pode alterar os dados existentes. A funcionalidade destina-se a ser utilizada em aplicações como bases de dados de controlo de problemas, nas quais poderá ter de manter um registo permanente que permanece inalterável. Quando coloca o cursor num campo Texto Longo com a propriedade Apenas Acréscimo ativada, por predefinição, o texto no campo desaparece. Não pode aplicar formatação ou outras alterações ao texto. Tal como os campos Texto Breve, também pode executar funções de conversão nos dados num campo Texto Longo. |
| Número | Só é possível introduzir números neste tipo de campo e efetuar cálculos com base nos valores num campo Número. |
| Número Grande Tenha em atenção que os tipos de dados Número Grande só estão disponíveis na versão de subscrição do Microsoft 365 do Access. |
Só é possível introduzir números neste tipo de campo e pode efetuar cálculos com base nos valores num campo Número Grande. Para mais informações, consulte Utilizar o tipo de dados Número Grande. |
| Data e Hora | Apenas pode introduzir datas e horas neste tipo de campo. Pode definir uma máscara de introdução para o campo (uma série de carateres literais e de marcador de posição que aparecem quando seleciona o campo), tem de introduzir dados nos espaços e no formato que a máscara fornece. Por exemplo, se vir uma máscara como MMM_DD_YYYY, tem de escrever 11 de outubro de 2017 nos espaços fornecidos. Não pode introduzir um nome de mês completo ou um valor de ano de dois dígitos. Para obter mais informações, consulte Controlar formatos de entrada de dados com máscaras de entrada. Se não criar uma máscara de introdução, pode introduzir o valor utilizando qualquer formato de data ou hora válido. Por exemplo, pode escrever 11 de outubro de 2017, 10/11/17, 11 de outubro de 2017 e assim sucessivamente. Também pode aplicar um formato de apresentação ao campo. Nesse caso, se não estiver presente nenhuma máscara de introdução, pode introduzir um valor em praticamente qualquer formato, mas o Access apresenta as datas de acordo com o formato de apresentação. Por exemplo, pode introduzir 11/10/2017, mas o formato de apresentação pode estar definido de forma a apresentar o valor como 11-Out-2017. Para obter mais informações, consulte Inserir a data de hoje. |
| Moeda | Apenas pode introduzir valores de moeda neste tipo de campo. Além disso, não tem de introduzir manualmente um símbolo de moeda. Por predefinição, o Access aplica o símbolo de moeda (¥, ¥, $, etc.) especificado nas definições regionais do Windows. Pode alterar este símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário. |
| Numeração Automática | Não é possível introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em nenhum momento. O Access incrementa os valores num campo Numeração Automática sempre que adicionar um novo registo a uma tabela. |
| Calculado | Não é possível introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo em nenhum momento. Os resultados deste campo são determinados por uma expressão definida por si. O Access atualiza os valores num campo Calculado sempre que adicionar ou editar um novo registo a uma tabela. |
| Sim/Não | Ao clicar num campo definido para este tipo de dados, o Access apresenta uma caixa de verificação ou uma lista pendente, dependendo da forma como formatou o campo. Se formatar o campo para mostrar uma lista, pode selecionar Sim ou Não, Verdadeiro ou Falso ou Ativado ou Desativado na lista, dependendo do formato aplicado ao campo. Não pode introduzir valores na lista ou alterar os valores na lista diretamente a partir de um formulário ou tabela. |
| Objeto OLE | Este tipo de campo é utilizado quando pretende apresentar dados de um ficheiro criado com outro programa. Por exemplo, pode apresentar um ficheiro de texto, um gráfico do Excel ou um conjunto de diapositivos do PowerPoint num campo Objeto OLE. Os anexos fornecem uma forma mais rápida, fácil e flexível de ver dados de outros programas. |
| Hiperligação | Pode introduzir dados neste tipo de campo e o Access inclui-os num endereço Web. Por exemplo, se escrever um valor no campo, o Access coloca o seu texto em http://www.your_text**.com**. Se introduzir um endereço Web válido, a ligação funcionará. Caso contrário, a sua ligação resultará numa mensagem de erro. Além disso, a edição de hiperligações existentes pode ser difícil porque clicar num campo de hiperligação com o rato inicia o browser e direciona-o para o site especificado na ligação. Para editar um campo de hiperligação, selecione um campo adjacente, utilize a tecla de TABULAÇÃO ou as teclas de seta para mover o foco para o campo de hiperligação e, em seguida, prima F2 para ativar a edição. |
| Anexo | Pode anexar dados de outros programas a este tipo de campo, mas não pode escrever ou introduzir texto ou dados numéricos. Para obter mais informações, consulte Anexar arquivos e gráficos aos registros em seu banco de dados. |
| Assistente de Pesquisas | O Assistente de Pesquisas não é um tipo de dados. Em vez disso, utilize o assistente para criar dois tipos de listas pendentes: listas de valores e campos de pesquisa. Uma lista de valores utiliza uma lista delimitada de itens que introduz manualmente quando utiliza o Assistente de Pesquisas. Esses valores podem ser independentes de quaisquer outros dados ou objetos existentes na base de dados. Por outro lado, um campo de pesquisa utiliza uma consulta para obter dados de uma ou mais das outras tabelas numa base de dados. Em seguida, o campo de pesquisa apresenta os dados numa lista pendente. Por predefinição, o Assistente de Pesquisas define o campo de tabela para o tipo de dados Número. Pode trabalhar com campos de pesquisa diretamente em tabelas e também em formulários e relatórios. Por predefinição, os valores num campo de pesquisa aparecem num tipo de controlo de lista denominado caixa de combinação, uma lista que tem uma seta pendente: 
Também pode utilizar uma caixa de listagem que apresenta vários itens com uma barra de deslocamento para ver mais itens: 
Dependendo da forma como define o campo de pesquisa e a caixa de combinação, pode editar os itens na lista e adicionar itens à lista ao desativar a propriedade Limitar à Lista do campo de pesquisa. Se não puder editar diretamente os valores numa lista, terá de adicionar ou alterar os dados na lista de valores predefinida ou na tabela que serve de origem para o campo de pesquisa. Por fim, quando cria um campo de pesquisa, pode defini-lo opcionalmente para suportar múltiplos valores. Quando o fizer, a lista resultante apresenta uma caixa de verificação junto a cada item de lista e pode selecionar ou desmarcar quantos itens forem necessários. Esta ilustração mostra uma lista de valores múltiplos típica: 
Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa de valores múltiplos e usar as listas resultantes, consulte Criar ou excluir um campo de valores múltiplos. |
Como as propriedades dos campos da tabela afetam a forma como introduz dados
Além dos princípios de estrutura que controlam a estrutura de uma base de dados e dos tipos de dados que controlam o que pode introduzir num determinado campo, várias propriedades de campo também podem afetar a forma como introduz dados numa base de dados do Access.
Ver propriedades de um campo de tabela
O Access fornece duas formas de ver as propriedades de um campo de tabela.
Na vista de Folha de Dados
- Abra a tabela na Vista Folha de Dados.
- Clique no separador Campos e utilize os controlos no grupo Formatação para ver as propriedades de cada campo da tabela.
Na vista Estrutura
- Abra a tabela na Vista Estrutura.
- Na parte inferior da grelha, clique no separador Geral , se ainda não estiver selecionado.
- Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique no separador Pesquisa .
Como as propriedades afetam a entrada de dados
A seguinte tabela lista as propriedades que têm o maior impacto na introdução de dados e explica como afetam a introdução de dados.
| Propriedade | Localização na grelha de estrutura da tabela | Valores possíveis | Comportamento ao tentar introduzir dados |
|---|---|---|---|
| Tamanho do Campo | Separador Geral | 0-255 | O limite de carateres aplica-se apenas aos campos definidos para o tipo de dados Texto. Se tentar introduzir mais do que o número de carateres especificado, o campo corta-os. |
| Obrigatório | Separador Geral | Sim/Não | Quando ativada, esta propriedade força-o a introduzir um valor num campo e o Access não lhe permite guardar novos dados até preencher um campo obrigatório. Quando desativado, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo pode permanecer em branco. Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor em falta, indefinido ou desconhecido. |
| Permitir cadeias de comprimento zero | Separador Geral | Sim/Não | Quando ativada, pode introduzir cadeias de comprimento zero, ou seja, cadeias que não contêm carateres. Para criar uma cadeia de comprimento zero, introduza um par de aspas no campo (""). |
| Indexado | Separador Geral | Sim/Não | Quando indexa um campo de tabela, o Access impede-o de adicionar valores duplicados. Também pode criar um índice a partir de mais de um campo. Se o fizer, pode duplicar os valores num campo, mas não em ambos. |
| Máscara de Introdução | Separador Geral | Conjuntos predefinidos ou personalizados de carateres literais e de marcador de posição | As máscaras de introdução forçam a introdução de dados num formato predefinido. As máscaras aparecem quando seleciona um campo numa tabela ou um controlo num formulário. Por exemplo, suponhamos que clica num campo Data e vê este conjunto de carateres: MMM-DD-AAAA. Trata-se de uma máscara de introdução. Ela força você a inserir valores de mês como abreviaturas de três letras, como OCT, e o valor de ano como quatro dígitos, por exemplo, OCT-15-2017. As máscaras de introdução apenas controlam a forma como introduz dados e não a forma como o Access armazena ou apresenta esses dados. Para obter mais informações, consulte Controlar formatos de entrada de dados com máscaras de entrada e Formatar um campo de data e hora. |
| Limitar à lista | Separador Pesquisa | Sim/Não | Ativa ou desativa alterações efetuadas aos itens num campo de pesquisa. Por vezes, os utilizadores tentam alterar manualmente os itens num campo de pesquisa. Quando o Access o impede de alterar os itens num campo, esta propriedade é definida como Sim. Se esta propriedade estiver ativada e precisar de alterar os itens numa lista, tem de abrir a lista (se quiser editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se quiser editar um campo de pesquisa) e alterar os valores aí. |
| Permitir Edições da Lista de Valores | Separador Pesquisa | Sim/Não | Ativa ou desativa o comando Editar Itens de Lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para ativar esse comando para campos de pesquisa, introduza um nome de formulário válido na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens . O comando Permitir Edições da Lista de Valores aparece num menu de atalho que é aberto ao clicar com o botão direito do rato numa caixa de listagem ou controlo de caixa de combinação. Quando executa o comando, é apresentada a caixa de diálogo Editar Itens de Lista . Em alternativa, se especificar o nome de um formulário na propriedade Listar Formulário de Edição , o Access irá iniciar esse formulário em vez de apresentar a caixa de diálogo. Pode executar o comando Editar Itens de Lista a partir de controlos de caixa de listagem e de caixa de combinação localizados em formulários e a partir de controlos de caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Os formulários têm de estar abertos na vista Estrutura ou na vista Procurar; as tabelas e os conjuntos de resultados da consulta têm de estar abertos na vista de Folha de Dados. |
| Listar Formulário de Edição de Itens | Separador Pesquisa | Nome de um formulário de introdução de dados | Se introduzir o nome de um formulário de introdução de dados como o valor nesta propriedade de tabela, esse formulário é aberto quando um utilizador executa o comando Editar Itens de Lista . Caso contrário, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista aparece quando os utilizadores executam o comando. |
Utilizar atualizações em cascata para alterar valores de chaves primárias e externas
Por vezes, poderá ser necessário atualizar um valor de chave primária. Se utilizar essa chave primária como chave externa, pode atualizar automaticamente as suas alterações através de todas as instâncias subordinadas da chave externa.
Como lembrete, uma chave primária é um valor que identifica exclusivamente cada linha (registo) numa tabela de base de dados. Uma chave externa é uma coluna que corresponde à chave primária. Normalmente, as chaves externas residem noutras tabelas e permitem-lhe criar uma relação (uma ligação) entre os dados nas tabelas.
Por exemplo, suponhamos que utiliza um número de ID do produto como chave primária. Um número de ID identifica exclusivamente um produto. Também pode utilizar esse número de ID como uma chave externa numa tabela de dados de encomendas. Desta forma, pode encontrar todas as encomendas que envolvem cada produto, pois sempre que alguém faz uma encomenda desse produto, o ID torna-se parte da encomenda.
Por vezes, esses números de ID (ou outros tipos de chaves primárias) mudam. Quando aumentarem, pode alterar o valor da chave primária e fazer com que essa alteração seja propagada automaticamente em todos os registos subordinados relacionados. Para ativar este comportamento, ative a integridade referencial e as atualizações em cascata entre as duas tabelas.
Lembre-se destas regras importantes:
- Só pode ativar as atualizações em cascata para campos de chave primária definidos com os tipos de dados Texto ou Número. Não pode utilizar atualizações em cascata para campos definidos com o tipo de dados Numeração Automática.
- Só pode ativar as atualizações em cascata entre tabelas com uma relação um-para-muitos.
Para obter mais informações sobre como criar relações. consulte Guia para relações de tabelas e Criar, editar ou eliminar uma relação.
Os procedimentos seguintes andam lado a lado e explicam como criar primeiro uma relação e, em seguida, ativar as atualizações em cascata para essa relação.
Criar a relação
- No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.
- No separador Estrutura , no grupo Relações , clique em Adicionar Tabelas (Mostrar Tabela no Access).
- Selecione o separador Tabelas , selecione as tabelas que pretende alterar, clique em Adicionar e, em seguida, clique em Fechar.
Pode premir SHIFT para selecionar múltiplas tabelas ou pode adicionar cada tabela individualmente. Selecione apenas as tabelas nos lados "um" e "muitos" da relação. - Na janela Relações , arraste a chave primária da tabela no lado "um" da relação e largue-a no campo de Chave externa da tabela no lado "muitos" da relação.
É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A seguinte figura mostra a caixa de diálogo:
- Marque a caixa de seleção Impor Integridade Referencial e clique em Criar.
Ativar atualizações em cascata em chaves primárias
- No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.
- A janela Relações é apresentada e apresenta as associações (apresentadas como linhas de ligação) entre as tabelas na base de dados. A seguinte figura mostra uma relação típica:
- Clique com o botão direito do rato na linha de associação entre as tabelas principal e subordinada e clique em Editar Relação.
É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A seguinte figura mostra a caixa de diálogo:
- Selecione Propagar Atualização dos Campos Relacionados, certifique-se de que a caixa de verificação Impor Integridade Referencial está selecionada e, em seguida, clique em OK.
Por que razão os números de ID parecem por vezes ignorar um número
Quando cria um campo que está definido para o tipo de dados Numeração Automática, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registo. O valor é incrementado por predefinição, para que cada novo registo obtenha o número sequencial seguinte disponível. O objetivo do tipo de dados Numeração Automática é fornecer um valor que seja adequado para utilização como uma chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.
Quando elimina uma linha de uma tabela que contém um campo definido para o tipo de dados Numeração Automática, o valor no campo Numeração Automática dessa linha não é sempre reutilizado automaticamente. Por esse motivo, o número que o Access gera pode não ser o número que espera ver e podem aparecer lacunas na sequência de números de ID – isto acontece por predefinição. Só deve confiar na exclusividade dos valores num campo de Numeração Automática e não na respetiva sequência.
Atualização de dados em massa utilizando consultas
As consultas Acrescentar, Atualizar e Eliminar são formas avançadas de adicionar, alterar ou remover registos em massa. Além disso, as atualizações em massa são mais fáceis e eficientes de executar quando você usa bons princípios de design de banco de dados. Utilizar uma consulta acrescentar, atualizar ou eliminar pode poupar tempo porque também pode reutilizar a consulta.
Importante Faça uma cópia de segurança dos seus dados antes de utilizar estas consultas. Ter uma cópia de segurança à mão pode ajudá-lo a corrigir rapidamente quaisquer erros que possa inadvertidamente.
Acrescentar consultas Utilize para adicionar vários registos a uma ou mais tabelas. Uma das utilizações mais frequentes de uma consulta de acréscimo é adicionar um grupo de registos de uma ou mais tabelas numa base de dados de origem a uma ou mais tabelas numa base de dados de destino. Por exemplo, imaginemos que adquire alguns clientes novos e uma base de dados com uma tabela de informações acerca desses clientes. Para evitar introduzir esses novos dados manualmente, pode acrescentá-los à tabela ou tabelas adequadas na sua base de dados. Para obter mais informações, consulte Adicionar registros a uma tabela usando uma consulta de acréscimo.
Atualizar consultas Utilize para adicionar, alterar ou eliminar parte (mas não todos) de muitos registos existentes. Pode pensar nas consultas de atualização como um formulário eficaz da caixa de diálogo Localizar e Substituir. Introduza um critério de seleção (o equivalente aproximado de uma cadeia de pesquisa) e um critério de atualização (o equivalente aproximado de uma cadeia de substituição). Ao contrário da caixa de diálogo, as consultas atualização podem aceitar vários critérios, permitir atualizar um grande número de registos de uma só vez e alterar registos em mais do que uma tabela. Para obter mais informações, consulte Criar e executar uma consulta atualização.
Eliminar consultas Quando quiser eliminar rapidamente muitos dados ou eliminar um conjunto de dados regularmente, a eliminação é útil porque as consultas permitem especificar critérios para localizar e eliminar os dados rapidamente. Para obter mais informações, consulte Maneiras de adicionar, editar e excluir registros.