Introdução às bibliotecas

Introdução às bibliotecas

Uma biblioteca é uma localização num site onde pode fazer upload, criar, atualizar e colaborar em ficheiros com membros da equipa. Cada biblioteca apresenta uma lista de ficheiros e informações chave sobre os ficheiros, tais como quem foi a última pessoa a modificar um ficheiro. A maioria dos sites incluem uma biblioteca quando cria o site. Por exemplo, um site de equipa tem uma biblioteca de documentos onde pode organizar e partilhar os seus documentos.

Biblioteca Documentos

À medida que precisa de mais bibliotecas, pode escolher entre várias aplicações de biblioteca prontas a usar e adicioná-las ao seu site. Também pode personalizar bibliotecas de várias maneiras. Por exemplo, pode controlar como os documentos são vistos, geridos e criados. ou rastrear versões de ficheiros, incluindo quantos e que tipo de versão. Pode até criar vistas, formulários e fluxos de trabalho personalizados para ajudá-lo a gerir os seus projetos e processos de negócio.

Uma equipa de marketing da Contoso cria um site de equipa onde planeiam gerir projetos e documentos. Escolhem um dono do site para gerir o site. O proprietário do site obtém o nível de permissão de Controlo Total quando é adicionada ao grupo Proprietários para o site. Ela partilha o site e dá a todos permissão para contribuir para ele. A equipa decide utilizar a biblioteca de documentos para gerir comunicados de imprensa, ficheiros orçamentais, contratos, propostas e outros documentos da equipa.

O proprietário do site envia documentos importantes para que a equipa inicie a utilização da biblioteca como localização central. Depois liga a versão, para que a equipa tenha um historial de como os ficheiros evoluem e possa restaurar uma versão anterior, se necessário. O proprietário do site também adiciona modelos padrão à biblioteca para relatórios de marketing, contratos de vendas, planos de campanha e folhas de cálculo orçamentais. Cada modelo contém o logótipo da empresa e um formato que todos concordaram em usar. Quando os membros criam um novo ficheiro a partir da biblioteca de documentos, podem facilmente selecionar qual o modelo que pretendem utilizar.

À medida que os membros da equipa adicionam ficheiros e colaboram em documentos, organizam a biblioteca adicionando colunas e criando pontos de vista para ajudá-los a encontrar documentos rapidamente. Por exemplo, o proprietário do site adiciona uma coluna "Nome do Projeto" para que os membros possam filtrar ou classificar por essa coluna. Outros membros da equipa acrescentam opiniões públicas que grupo por trimestre fiscal, e filtram para contratos que expiram no prazo de seis meses. Cada membro também cria pontos de vista pessoais para ajudá-los a encontrar informações rapidamente e completar o seu trabalho.

Depois de muita discussão numa reunião de pessoal, a equipa decide definir alertas ao nível da biblioteca para reportar atualizações uma vez por semana. Cada membro pode decidir como configurar alertas adicionais ou feeds RSS em ficheiros específicos, se necessário.

Separador Biblioteca com alerta de RSS realçado

A equipa compromete-se ainda a uma importante "boa prática" neste novo mundo de colaboração. Quando os membros querem partilhar um documento, resistem à tentação de o anexar a uma mensagem de correio eletrónico e, em vez disso, enviarem um link para o documento. Enviar um link por e-mail é fácil de fazer a partir da biblioteca e aponta as pessoas para a versão mais recente no site da equipa.

Uma responsabilidade crítica para esta equipa é propor campanhas de marketing para impulsionar vendas e receitas. Quando os membros da equipa desenvolvem um novo plano de campanha, coautores de documentos e rastreiam versões menores dos ficheiros. A coautoria permite que várias pessoas editem um documento ao mesmo tempo, sem ter que se preocupar em conciliar mudanças. Se cometerem um erro numa versão de um documento, podem restaurar uma versão anterior. Quando terminarem o plano de campanha, podem criar uma versão importante e enviá-la para aprovação pelo seu departamento jurídico e pelo seu gestor. Quando o ficheiro é aprovado, outros colaboradores da empresa podem ver o ficheiro.

O proprietário do site pesquisa a documentação e formação online, e aprende a configurar um fluxo de trabalho, associá-lo à biblioteca, e automatizar o processo de recolha de feedback, recolha de assinaturas e publicação do documento final.

Após três meses de utilização, a biblioteca e o site documents tornaram-se críticos para a equipa de marketing e ajudaram a melhorar a sua produtividade e visibilidade em toda a sua empresa. Não conseguem imaginar trabalhar sem ele, e estão a explorar outras formas de usar as tecnologias SharePoint para colaborar melhor.

Aqui estão algumas formas de trabalhar com bibliotecas e torná-las mais úteis para o seu grupo (organizadas vagamente do básico para o mais avançado):

Use e crie vistas     Pode utilizar um vista para ver os ficheiros de uma biblioteca que são mais importantes para si ou que melhor se adequam a um propósito. O conteúdo da biblioteca não muda, mas cada vista organiza ou filtra os ficheiros para facilitar a sua visão e navegar de forma significativa. Para obter mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Barra de visualização da biblioteca de imagem com Visualização modificada selecionada

Controlar versões     Se necessitar de manter versões anteriores de ficheiros, as bibliotecas podem ajudar a controlar, armazenar e restaurar os ficheiros. Pode optar por controlar todas as versões da mesma forma. Ou pode optar por designar algumas versões como principais (por exemplo, a adição de um novo capítulo a um manual) e algumas versões como secundárias (por exemplo, a correção de um erro de ortografia). Para ajudar a gerir o espaço de armazenamento, pode escolher opcionalmente o número de cada tipo de versão que pretende armazenar.

Sugestão: Se a sua equipa planeia usar a coautoria, recomendamos ligar pelo menos grandes versões na biblioteca, caso alguém se engane e carrede um documento com o mesmo nome numa biblioteca onde todos são coautoria. Desta forma, se perder alterações, pode restaurar uma versão anterior do documento.

Para obter mais informações sobre a versão, consulte Ativar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Coautor ou check-out de ficheiros     Quando edita um documento Microsoft Word ou PowerPoint a partir de uma biblioteca sem o verificar, outras pessoas podem editá-lo ao mesmo tempo (isto é coautoria). Quando dar saída um ficheiro, certifique-se de que apenas uma pessoa pode editar o ficheiro até que seja dado o seu check-in. Pode exigir que os documentos sejam verificados em bibliotecas que contenham documentos sensíveis, ou quando pretender acompanhar cuidadosamente a evolução dos documentos. Mas esteja ciente de que exigir o check-out tornará impossível para as pessoas coautorar documentos. Usando o check-out, as pessoas serão solicitadas a deixar um comentário sobre o que mudaram no documento, mas o check-out também irá abrandar os processos de edição e revisão. Para obter mais informações, consulte a colaboração documental e coautoria ou Check-out, check-in ou descartar alterações nos ficheiros de uma biblioteca.

Editar ficheiros de programas de desktop    Quando armazena documentos num site do SharePoint, pode criar, editar e co-autorizar documentos diretamente de programas de ambiente de trabalho compatíveis, como o Microsoft Word ou PowerPoint, sem sequer ir ao site. Por exemplo, pode editar uma apresentação de PowerPoint ao mesmo tempo que outras pessoas estão a editá-la (também conhecida como coautoria). Também pode gerir o check-in e o check-out diretamente a partir do PowerPoint. Além disso, pode utilizar OneDrive para o trabalho ou para a escola ou Outlook para desativar os conteúdos da biblioteca, trabalhar com eles a partir de um local remoto e, em seguida, sincronizar suavemente as alterações quando voltar a estar online.

Manter-se informado sobre as alterações    Para se manter atualizado quando os documentos numa biblioteca mudarem, configurar alertas, subscrever feeds RSS ou seguir documentos. A principal diferença entre alertas, RSS e seguintes são onde recebe as notificações. Tanto os alertas como os feeds RSS informam-no sobre as atualizações, e ambos permitem personalizar a quantidade de informação que recebe. Pode configurar alertas ou RSS para saber quando algo muda numa biblioteca. Se se preocupa apenas com um documento específico, crie um alerta ou siga o documento. Os alertas podem chegar como e-mail ou mensagens de texto. As notificações RSS chegam num feed consolidado que pode ler no Outlook ou noutro leitor de feed. Se seguir um documento, receberá uma notificação no seu Newsfeed (se a sua organização estiver a utilizar o Newsfeed). Para obter mais informações sobre notificações, consulte Criar um alerta ou subscrever um feed RSS.

Exigir a aprovação de documentos     Pode exigir que os documentos sejam aprovados antes que todos possam vê-los. Os documentos permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para tal. Pode controlar que grupos de utilizadores podem ver um documento antes de ser aprovado. Esta funcionalidade pode ser útil se a biblioteca contiver procedimentos ou diretrizes importantes que necessitem de ser finais antes de serem vistos por outras pessoas.

Definir permissões    Os grupos SharePoint e os níveis de permissão ajudam-no a gerir eficientemente o acesso aos conteúdos. Por predefinição, as permissões nas bibliotecas, pastas dentro das bibliotecas e documentos são herdadas do site. Atribuir permissões únicas a uma biblioteca ou documento específico pode ajudá-lo a proteger conteúdos sensíveis, tais como contratos ou informações orçamentais, sem restringir o acesso ao resto do site. Para obter mais informações sobre permissões, consulte os níveis de permissões de compreensão no SharePoint.

Criar fluxos de trabalho     Uma biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo pode utilizar fluxos de trabalho definidos pela organização para processos de negócio, tais como gerir a revisão ou aprovação de documentos. O seu grupo pode aplicar processos de negócio nos seus documentos, conhecidos como fluxos de trabalho, que especificam ações que devem ser tomadas numa sequência, como a aprovação de documentos. Um fluxo de trabalho SharePoint é uma forma automatizada de mover documentos ou itens através de uma sequência de ações ou tarefas. Por predefinição, estão disponíveis três fluxos de trabalho para bibliotecas: Aprovação, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para aprovação; Recolher Comentários, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para obter comentários e devolve o documento à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho como uma compilação; e Recolher Assinaturas, que encaminha um documento para um grupo de pessoas para recolher as assinaturas digitais delas.

Nota: Apenas o fluxo de trabalho de três estados está disponível na SharePoint Foundation.

Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho, consulte sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Definir tipos de conteúdo     Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de ficheiro, tais como folhas de cálculo, apresentações e documentos, pode expandir a funcionalidade da biblioteca ativando e definindo vários tipos de conteúdo. Os tipos de conteúdo acrescentam flexibilidade e consistência em várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e até mesmo fluxo de trabalho processos. Os modelos funcionam como ponto de partida para formatação e qualquer texto automático e para propriedades que se apliquem aos documentos desse tipo, tais como o nome do departamento ou o número do contrato.

Controlo de Auditoria    Se tiver um grupo de ficheiros sensíveis, e seria útil saber como os documentos estavam a ser usados, pode definir uma política que lhe permite permitir o rastreio de auditoria de eventos, tais como alterações de ficheiros, cópias ou eliminação.

Definir políticas    As definições de política permitem a expiração do documento, a eliminação automática ou a revisão periódica (através de um fluxo de trabalho) de documentos que atingiram uma idade específica. À medida que as bibliotecas evoluem, a utilização destas definições de disposição pode economizar tempo e esforço ao tentar limpar manualmente o espaço do disco rígido que está embalado cheio ou para evitar atingir limites de quota.

Nota: As definições de política não estão disponíveis na SharePoint Foundation.

Utilizar um site do Centro de Documentos    Pode utilizar um site do Centro de Documentos quando quiser criar, gerir e armazenar uma grande quantidade de documentos. Um Centro de Documentos é projetado para servir como um repositório centralizado para a gestão de muitos documentos. Funcionalidades, como metadados e navegação de vista de árvores, tipos de conteúdo e Peças Web, ajudam-no a organizar e a recuperar documentos. Os "administradores de conteúdo" podem configurar rapidamente a navegação orientada por metadados para ter um bom desempenho para a maioria das bibliotecas sem criar explicitamente índices. Ou os administradores de conteúdo podem criar índices para melhorar o desempenho sobre uma ampla gama de filtros e vistas. Pode utilizar um site do Document Center como um ambiente de autoria (onde os utilizadores verificam ficheiros dentro e fora e criam estruturas de pastas para esses ficheiros) ou como arquivo de conteúdo (onde os utilizadores apenas visualizam ou carregam documentos).

Nota: O Centro de Documentos não está disponível na Fundação SharePoint.

A forma como organiza os seus ficheiros numa biblioteca depende das necessidades do seu grupo e da forma como prefere armazenar e procurar as suas informações. Algum planeamento pode ajudá-lo a criar a estrutura que funciona melhor para o seu grupo. As bibliotecas têm várias funcionalidades que o ajudam a trabalhar com vários ficheiros numa biblioteca. No entanto, várias bibliotecas podem servir melhor o seu grupo.

Pode querer que uma biblioteca sirva diversas necessidades. Por exemplo, você pode ter vários projetos dentro do mesmo grupo, ou vários grupos trabalhando no mesmo projeto. Considere usar uma única biblioteca quando:

  • O seu grupo precisa de ver informações sumárias sobre, ou diferentes pontos de vista, sobre o mesmo conjunto de ficheiros. Por exemplo, um gestor pode querer ver todos os ficheiros agrupados por departamento ou até a data de vencimento.

  • As pessoas querem procurar os ficheiros no mesmo local de um site.

  • Pretende aplicar as mesmas definições em ficheiros, tais como versões de rastreio de ficheiros ou necessidade de aprovação.

  • Os grupos que trabalham com a biblioteca partilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão.

  • Pretende analisar informações sobre os ficheiros numa folha de cálculo ou receber atualizações consolidadas sobre os ficheiros.

Para trabalhar eficientemente com documentos numa biblioteca, pode organizar ficheiros numa biblioteca adicionando colunas, definindo vistas ou criando pastas.

Pode querer criar várias bibliotecas quando há diferenças distintas entre os conjuntos de ficheiros que pretende armazenar e gerir, ou entre os grupos de pessoas que trabalham com os ficheiros. Utilize várias bibliotecas quando:

  • Os tipos de ficheiros que pretende armazenar e gerir são distintos, e não espera que as pessoas vejam frequentemente resumos dos ficheiros ou procurem os ficheiros em conjunto.

  • Os grupos de pessoas que usam os ficheiros são distintos e têm níveis de permissão distintamente diferentes.

  • É necessário aplicar diferentes configurações, tais como ver versão ou aprovação, a diferentes conjuntos de ficheiros.

  • Não precisa de analisar os ficheiros em conjunto ou de receber atualizações consolidadas sobre os ficheiros.

  • Pretende fornecer diferentes conjuntos de opções para a criação de novos ficheiros, ou pretende que as opções no menu Novo de uma biblioteca apareçam numa ordem diferente.

Seguem-se algumas formas de trabalhar eficientemente com várias bibliotecas.

Configurar modelos e colunas de site    Se a sua organização quiser estabelecer algumas configurações consistentes nas suas bibliotecas, pode configurar modelos de site e colunas de sites. Pode partilhar as definições em várias bibliotecas para que não tenha de recriar as definições de cada vez.

Enviar ficheiros para outro local    Se quiser que um ficheiro esteja disponível em várias bibliotecas, pode armazená-lo numa biblioteca e, em seguida, enviar uma cópia para outras bibliotecas. Pode optar por ser lembrado para atualizar quaisquer cópias do documento quando então então escove o original.

Criar modelos de biblioteca    Se pretender estabelecer algumas definições uniformes para bibliotecas ou reutilizar características através de bibliotecas, pode guardar uma biblioteca como modelo. Os modelos da biblioteca estão disponíveis como opção na página 'Adicionar uma Aplicação' no seu site.

Há várias formas de organizar ficheiros numa biblioteca. Pode adicionar colunas, definir pontos de vista e criar pastas. Cada abordagem tem as suas próprias vantagens, e pode combinar cada abordagem em conjunto para se adaptar às necessidades únicas da sua biblioteca e da sua equipa.

Por predefinição, as bibliotecas rastreiam o nome de um ficheiro, bem como informações sobre o estado de um ficheiro, tais como se é check-in. Mas, pode especificar colunas adicionais que ajudam o seu grupo a categorizar e rastrear ficheiros, como um nome de campanha ou um número de projeto, ou outras informações que são importantes para a sua equipa. Tem várias opções para o tipo de coluna que cria, incluindo uma única linha de texto, uma lista de opções, um número que é calculado a partir de outras colunas, ou mesmo o nome e imagem de uma pessoa no seu site.

As colunas fornecem cabeçalhos de coluna que facilitam a classificação e filtragem de documentos. Quando exibe ficheiros numa biblioteca, pode ordenar ou filtrar temporariamente os ficheiros apontando para o nome de uma coluna e, em seguida, clicar na seta para baixo ao lado do nome. Isto é útil se precisar de ver os ficheiros de uma determinada forma, mas tem de repetir os passos da próxima vez que vir a biblioteca.

Para obter mais informações sobre a adição de colunas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Será que os utilizadores vão querer ver muitas vezes: todos os documentos relacionados com um projeto específico, todos os documentos que pertencem a um determinado departamento, ou agrupar os documentos até ao mês em que são devidos? Se espera ver os ficheiros de uma determinada forma com frequência, pode definir uma vista. Pode usar esta vista sempre que trabalhar com a biblioteca. Quando cria uma vista, é adicionada à lista de drop-down 'Vistas Actuais' localizada na fita da biblioteca.

Uma vista de biblioteca é uma seleção de colunas numa página que exibe itens numa biblioteca, e muitas vezes define uma ordem de classificação específica, filtro, agrupamento e layout personalizado. As bibliotecas podem ter pontos de vista pessoais e opiniões públicas. Qualquer pessoa que tenha sido atribuída ao grupo de membros no site (que tem o nível de permissão do Contribute) pode criar uma visão pessoal para ver os ficheiros de uma determinada forma ou filtrar apenas os ficheiros que eles querem ver. Se tiver permissão para desenhar uma biblioteca, pode criar uma visão pública que qualquer pessoa pode usar ao visualizar a biblioteca. Também pode fazer qualquer visualização pública da vista padrão, para que as pessoas vejam automaticamente essa vista da biblioteca.

Se os membros do seu grupo visualizarem as bibliotecas num dispositivo móvel, pode até criar vistas móveis que forneçam limites, como o número de itens exibidos numa vista, que são ideais para a largura de banda e limitações dos dispositivos.

Para obter mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

As pastas são recipientes que podem ser utilizados para agrupar e gerir conteúdos numa biblioteca ou lista. Se as pastas estiverem ativadas para a biblioteca, pode adicionar pastas à maioria dos tipos de bibliotecas. Se a sua biblioteca contiver muitos itens, as pastas também melhoram a eficiência de acesso a esses itens. Quando cria uma pasta, está a criar um índice interno em segundo plano. Este índice interno também é criado para a pasta raiz, ou nível superior de uma biblioteca ou lista. Quando acede a itens numa pasta, está a utilizar realmente este índice interno para aceder aos dados.

Se uma biblioteca contiver muitos itens que podem ser agrupados de uma forma particular, pode utilizar pastas para organizar conteúdos dentro da biblioteca. Bons exemplos de grupos incluem projetos, equipas, departamentos, categorias de produtos, faixas etárias, listagens alfabéticas e subgrupos alfabéticos (A-C, D-F, e assim por diante). As pastas podem ajudar as pessoas a digitalizar e gerir muitos ficheiros de uma forma familiar.

Pastas na biblioteca

Por predefinição, uma biblioteca com pastas ativadas exibe pastas na vista predefinida da biblioteca sem filtros. Isto é útil porque os utilizadores podem escolher a pasta apropriada quando inserirem novos documentos. A exibição de todas as pastas também torna menos provável que os itens sejam incorretamente adicionados fora das pastas da biblioteca. Pode reorganizar facilmente os documentos em diferentes pastas da biblioteca utilizando o comando Open with Explorer disponível na fita da biblioteca.

Nota: Uma vista de biblioteca só pode ser definida por critérios especificados,caso em que as pastas não aparecem primeiro antes de quaisquer itens na vista. Pode não querer utilizar esta opção de classificação de vista se pretender que os utilizadores localizem facilmente a pasta correta.

Embora as pastas da biblioteca não sejam exibidas na navegação do site, o proprietário do site ou um utilizador com permissão para conceber um site pode ativar a Vista de Árvores, que exibe uma secção de Conteúdo do Site na navegação do site, e permite expandir, colapsar e navegar facilmente nas pastas das bibliotecas.

Vista em Árvore no Site

Para obter mais informações sobre pastas, consulte Criar uma pasta numa biblioteca de documentos ou eliminar uma pasta numa biblioteca.

Todas as três abordagens podem funcionar juntas. As mesmas colunas que utiliza para rastrear documentos na vista predefinitiva de uma biblioteca podem ser usadas para criar uma visão com vários critérios de filtro. As pessoas podem classificar e filtrar uma vista dinamicamente clicando nos cabeçalhos da coluna para encontrar conteúdo no impulso do momento. Se uma estrutura de pasta tiver sido definida na biblioteca, pode "achatar" uma vista de biblioteca definindo todos os itens sem opção de pastas na secção Pastas quando criar ou modificar a vista. Cada abordagem pode complementar a outra para obter o conteúdo certo no momento certo e da maneira certa para si.

Algumas bibliotecas são criadas para si quando cria um novo site, como a biblioteca documents num site de equipa. Pode personalizar estas bibliotecas para os seus propósitos, ou pode criar as suas próprias bibliotecas adicionais. Cada tipo de biblioteca tem um propósito específico e alguns têm um conjunto diferente de comportamentos e características.

Importante: Pode ter menos ou mais bibliotecas disponíveis no seu site, dependendo da versão do SharePoint em que o seu site se baseia, do plano de Microsoft 365 a qual a sua organização subscreve ou se determinadas funcionalidades estão ativadas no seu site.

Biblioteca de ativos     Para partilhar e gerir ativos de meios digitais, como ficheiros de imagem, áudio e vídeo, utilize uma biblioteca de ativos. Uma biblioteca de ativos facilita aos utilizadores a descoberta e reutilização de ficheiros de mídia digital que outros já criaram, como logotipos e imagens corporativas. Uma biblioteca de ativos também fornece tipos de conteúdo com propriedades e vistas para gerir e navegar ativos de mídia, tais como miniaturas e palavras-chave de metadados. Por exemplo, é possível que pretenda gerir e armazenar imagens de marca e fragmentos de conteúdo reutilizáveis a partir de aplicações para que estejam disponíveis em toda a sua empresa e utilizados de forma consistente.

Biblioteca de painéis    Contém páginas de Parte Web, páginas de Partes Web com listas de estado e dashboards implantados no PerformancePoint.

Biblioteca de Ligações a Dados     Para simplificar a manutenção e gestão de ligações de dados, utilize uma biblioteca de ligação de dados. Uma biblioteca de ligação de dados é um local centralizado para armazenar ficheiros de Ligação de Dados do Office (ODC). Cada um destes ficheiros (.odc) contém informações sobre como localizar, iniciar sessão, consultar e aceder a uma fonte de dados externa. Centralizar ficheiros ODC numa biblioteca de ligação de dados também permite partilhar, gerir e pesquisar ficheiros de ligação de dados a partir de um site do SharePoint, e ajuda a garantir que os dados e relatórios do negócio, especialmente as folhas de cálculo, mantenham um conjunto consistente de valores e resultados de fórmula como "uma versão da verdade".

Nota: Para simplificar a manutenção e gestão de ficheiros de ligação de dados para o PerformancePoint, utilize a biblioteca de ligação de dados para o PerformancePoint. Nesta biblioteca, pode armazenar ficheiros de ligação ODC e Universal Data (UDC).

Biblioteca Documentos     Para muitos tipos de ficheiros, incluindo documentos e folhas de cálculo, utilize uma biblioteca de documentos. Pode armazenar outros tipos de ficheiros numa biblioteca de documentos, embora alguns tipos de ficheiros estejam bloqueados por razões de segurança. Quando trabalha com programas que não estão bloqueados, pode criar esses ficheiros a partir da biblioteca. Por exemplo, a sua equipa de marketing pode ter a sua própria biblioteca de documentos para materiais de planeamento, lançamentos de notícias e publicações.

Biblioteca de formulários    Se precisar de gerir um grupo de formulários de negócio baseados em XML, utilize uma biblioteca de formulários. Por exemplo, a sua organização pode querer usar uma biblioteca de formulários para relatórios de despesas. A criação de uma biblioteca de formulários requer um programa de design de formulários XML ou XML, como o Microsoft InfoPath. O formulário que as pessoas preenchem é apenas um ficheiro .xml que contém os dados (e apenas os dados) que foram introduzidos no formulário, como a data de despesa e o montante. Tudo o resto que compõe o relatório de despesas é fornecido pelo modelo de formulário. Depois de as pessoas preencherem formulários, pode fundir os dados do formulário ou exportá-lo para análise.

Biblioteca de imagens    Para partilhar uma coleção de imagens ou gráficos digitais, use uma biblioteca de imagens. Embora as imagens possam ser armazenadas noutros tipos de bibliotecas sharePoint, as bibliotecas de imagens têm várias vantagens. Por exemplo, a partir de uma biblioteca de imagens pode ver imagens numa apresentação de diapositivos, baixar imagens para o seu computador e editar imagens com programas gráficos compatíveis, como o Microsoft Paint. Considere criar uma biblioteca de imagens se quiser armazenar fotos de eventos de equipa ou lançamentos de produtos. Também pode ligar-se a imagens na sua biblioteca de outros locais do seu site, como por exemplo, a partir de wikis, e blogs.

Biblioteca de discos     Para manter um repositório central para armazenar e gerir os registos da sua organização ou documentos comerciais importantes, utilize uma biblioteca de registos. Por exemplo, a sua organização pode precisar de cumprir os regulamentos de conformidade que requerem um processo organizado para gerir documentos pertinentes. Um site do Centro de Registos pode conter uma série de bibliotecas de registos para armazenar diferentes tipos de registos. Para cada biblioteca pode definir políticas que determinam que registos armazenar, como encaminhar e gerir os documentos, e quanto tempo estes registos devem ser mantidos.

Biblioteca de relatórios     Para simplificar a criação, gestão e entrega de páginas web, documentos e indicadores-chave de desempenho (KPI) de métricas e objetivos, utilize uma biblioteca de relatórios. A biblioteca de relatórios é um local central onde você pode criar e guardar relatórios, tais como livros de excel, e páginas de painel de instrumentos. Quando publica um livro do Excel numa biblioteca de relatórios, é um único clique habilitado a abrir na vista do navegador, o que é uma forma conveniente de ver o livro sem o adicionar a uma página de Peças Web.

Biblioteca de diagramas de processo (Unidades métricas e americanas)    Para armazenar e partilhar documentos de processo de diagrama, como os criados com o Microsoft Visio, utilize uma Biblioteca de Diagramas de Processo. As bibliotecas métricas e americanas são adaptadas às respetivas medições.

Biblioteca Wiki Page    Para criar uma coleção de páginas wiki conectadas, utilize uma biblioteca de páginas wiki. Um wiki permite que várias pessoas recolham informações num formato que seja fácil de criar e modificar. Também pode adicionar páginas wiki que contenham imagens, tabelas, hiperligações e ligações internas, à sua biblioteca. Por exemplo, se a sua equipa criar um site wiki para um projeto, o site pode armazenar dicas e truques numa série de páginas que se ligam entre si.

Nota: Dependendo do seu site e configuração, bibliotecas adicionais do sistema, como a biblioteca de estilos, biblioteca de sites e biblioteca de páginas de site, são automaticamente criadas para si. No entanto, não é possível criar estas bibliotecas específicas através da interface do utilizador.

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