Partilhar ficheiros ou pastas do SharePoint

Normalmente, os ficheiros que armazena num site do SharePoint estão disponíveis para todas as pessoas com permissões para o site, mas poderá querer partilhar ficheiros ou pastas específicas com pessoas que de outra forma não têm acesso ao site. Quando partilha ficheiros e pastas, pode decidir se quer permitir que as pessoas editem ou apenas visualizarem os ficheiros. Pode ver com quem um ficheiro do SharePointé partilhado e parar de partilhar ficheiros ou pastas do SharePointou alterar permissões em qualquer altura.

(Quer partilhar todo o site?)

Partilhar um ficheiro ou pasta

Eis como pode partilhar ficheiros ou pastas no SharePoint:

  1. Selecione o ficheiro ou pasta que pretende partilhar e, em seguida, selecione Partilhar.

    Captura de ecrã da caixa de diálogo Partilhar a mostrar uma ligação de partilha para as pessoas pertencentes à organização.

  2. (Opcional) Selecione a lista única para alterar o tipo de ligação. O painel Detalhes é aberto. Nele pode alterar quem tem acesso à ligação e se as pessoas podem editar o item que está a partilhar.

    Opções disponíveis em Para quem pretende que esta ligação funcione? (as opções poderão variar consoante as definições de administrador):

    • A opção Qualquer pessoa dá acesso a todas as pessoas que receberem a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador. Isto poderá incluir pessoas fora da sua organização.

      Nota: Esta opção não está disponível no SharePoint Server 2019.

    • A opção Pessoas na <A Sua Organização> dá acesso ao ficheiro a todas as pessoas na sua organização que tenham a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador.

    • A opção Pessoas com acesso existente pode ser utilizada por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta. Utilize esta opção se quiser enviar uma ligação a alguém que já tem acesso. 

    • A opção Pessoas específicas dá acesso apenas às pessoas que especificar, no entanto, outras pessoas poderão já ter acesso. Se as pessoas reencaminharem o convite de partilha, apenas as pessoas que já têm acesso ao item poderão utilizar a ligação.

    Nota: Se a opção de partilha estiver indisponível, os administradores da sua organização podem tê-la restringido. Por exemplo, eles podem optar por desativar a opção Qualquer Pessoa, para impedir que ligações utilizáveis sejam reencaminhadas para outros utilizadores.

    Por predefinição, a opção Permitir edição está ativada. Se quiser que as pessoas apenas consigam ver os seus ficheiros, desmarque a caixa. Quando terminar, selecione Aplicar.  

    Com OneDrive para contas escolares ou de trabalho, também pode selecionar rapidamente permissões de edição sem ter de abrir as definições da ligação de partilha. Basta selecionar o ícone de lápis junto à caixa Nome,grupo ou e-mail e, em seguida, dar permissão de edição ou só de leitura aos destinatários.  

    Na parte inferior da janela Enviar ligação, a lista Partilhado com mostra todas as pessoas que têm acesso ao ficheiro. Cada item redondo tem uma fotografia de um indivíduo ou as iniciais de um grupo com o qual o ficheiro foi partilhado. Se quiser editar o nível de acesso de um indivíduo ou grupo, selecione uma fotografia ou as iniciais de grupo para abrir a página Gerir Acesso.

    Não irá ver nenhuma lista Partilhado com nesta janela se o ficheiro ou pasta selecionados não estiverem atualmente partilhados com alguém.

    Opções de permissão de partilha do OneDrive, com opções de edição ou apenas de visualização.

  3. Introduza os nomes das pessoas com quem pretende partilhar e, caso queira, escreva uma mensagem.

  4. Quando estiver pronto para enviar a ligação, selecione Enviar.

Obter uma ligação para um ficheiro ou pasta que pode copiar

Outra forma de partilhar é obter uma ligação para um ficheiro ou pasta que pode copiar e colar numa mensagem de texto ou num site. As pessoas com quem partilhar esta ligação também a poderão reencaminhar para outros utilizadores.

  1. No SharePoint, selecione Copiar ligação. A ligação é automaticamente copiada para a área de transferência.

    Captura de ecrã a mostrar a caixa de diálogo Copiar ligação

  2. (Opcional) Selecione a lista única para alterar o tipo de ligação. O painel Detalhes é aberto. Nele pode alterar quem tem acesso à ligação e se as pessoas podem editar o item que está a partilhar.

    Opções disponíveis em Para quem pretende que esta ligação funcione? (as opções poderão variar consoante as definições de administrador):

    • A opção Qualquer pessoa dá acesso a todas as pessoas que receberem a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador. Isto poderá incluir pessoas fora da sua organização.

    • A opção Pessoas na <A Sua Organização> dá acesso ao ficheiro a todas as pessoas na sua organização que tenham a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador.

    • A opção Pessoas com acesso existente pode ser utilizada por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta. Esta opção não altera as permissões no item. Utilize esta opção se quiser enviar uma ligação a alguém que já tem acesso. 

    • A opção Pessoas específicas dá acesso apenas às pessoas que especificar, no entanto, outras pessoas poderão já ter acesso. Se as pessoas reencaminharem o convite de partilha, apenas as pessoas que já têm acesso ao item poderão utilizar a ligação.

    Por predefinição, a opção Permitir edição está ativada. Se quiser que as pessoas apenas consigam ver os seus ficheiros, desmarque a caixa. Isto pode ser ainda mais restrito se selecionar a opção para Bloquear a transferência, o que significa que não poderão guardar uma cópia local. Quando terminar, selecione Aplicar

    Com OneDrive para contas escolares ou de trabalho, também pode selecionar rapidamente permissões de edição sem ter de abrir as definições da ligação de partilha. Basta selecionar o ícone de lápis junto à caixa Nome,grupo ou e-mail e, em seguida, dar permissão de edição ou só de leitura aos destinatários.    

  3. Colar a ligação (Ctrl+V) onde quiser, como uma mensagem de texto ou um site.

Notas: 

  • A permissão concedida por uma ligação de partilha é válida enquanto a ligação existir. Por exemplo, se uma ligação estiver desativada, o acesso é revogado (embora as pessoas possam continuar a ter acesso ao ficheiro através de outros meios).

  • As pessoas só podem aceder ao ficheiro ou pasta ao seguir uma ligação que lhes foi enviada. Até seguirem a ligação, não terão acesso ao ficheiro ou pasta e não o conseguirão encontrar através da Pesquisa.

  • Se a caixa de verificação Permitir edição estiver selecionada: após iniciarem sessão, as pessoas na sua organização podem editar, copiar ou transferir os ficheiros. Se a caixa de verificação Permitir edição não estiver selecionada: as pessoas na sua organização podem ver e poderão conseguir copiar ou transferir os ficheiros.

  • Os administradores de sites podem restringir a partilha de forma a que apenas os proprietários possam partilhar ficheiros e sites.

  • Se os administradores de site não restringirem a partilha aos proprietários do site, qualquer pessoa com permissões de Edição para um ficheiro ou pasta pode partilhar esse ficheiro ou pasta com outras pessoas ao selecionar Partilhar ou Copiar ligação . As pessoas que não têm permissões de edição podem utilizar a ligação Copiar para obter uma ligação que funcionará para as pessoas que já têm permissões para o ficheiro ou pasta.

  • A opção para criar ou abrir ligações "Qualquer pessoa" para páginas .aspx não é suportada.

Tenho outra pergunta

Para saber como partilhar com um grupo, consulte Partilhar ficheiros e pastas com Outlook grupos.

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