Descrição geral: Governação, permissão e partilha do sítio para os proprietários do sítio

Estrutura moderna de navegação no site SharePoint

Os sites SharePoint mais eficazes ajudam os usuários a encontrar o que precisam rapidamente para que possam usar as informações que encontram para tomar decisões, aprender sobre o que está acontecendo, acessar as ferramentas que precisam ou se envolver com colegas para ajudar a resolver um problema. Saiba mais sobre como planejar a navegação do site no SharePoint.

Parte da sua arquitetura de informação pode incluir a classificação da informação. Se as informações que está a publicar tiverem um valor elevado para a empresa, necessitarem de segurança especial ou estiverem abrangidas pelas regras de conformidade regulamentar, considere configurar um esquema de classificação para identificar tipos específicos de conteúdo que têm de ser geridos cuidadosamente. Depois de organizar as informações em listas e bibliotecas específicas, pode utilizar as funcionalidades de governação para gerir a forma como os conteúdos são visualizados.

A arquitetura moderna do SharePoint foi projetada para ser flexível e adaptável às mudanças das necessidades de sua organização. Os sites modernos podem ser associados a sites centrais. Os sites associados partilham a navegação e a imagem corporativa com o hub. Se ativado pelo proprietário do site do hub e os proprietários do site aprovarem, os sites associados também podem partilhar permissões do hub.

Considere o seguinte ao determinar a estrutura de navegação do seu site:

• Que tipo de conteúdo terá no site? Como é que isso se vai traduzir em páginas, listas e bibliotecas?

• Como será apresentada a informação no site?

• De que forma os utilizadores do site navegarão no mesmo?

• Como a informação será dirigida a públicos específicos?

• Como a pesquisa será configurada e otimizada?

Gestão de permissões em sites modernos

A integridade, confidencialidade e privacidade das informações fundamentais para a missão da sua organização baseiam-se na segurança do seu site, especificamente, a quem opta por conceder acesso ao seu site. A gestão de permissões em sites modernos envolve tanto utilizadores como grupos de utilizadores. As permissões em comunicação moderna e sites de equipa vêm dos modelos do site que fornecem diferentes opções. para cada site.

Os sites de comunicação não estão associados a Microsoft 365 grupos e têm três funções padrão - proprietários do site, membros do site e visitantes do site.

Seguem-se algumas sugestões a ter em conta quando estiver a desenvolver uma estratégia de permissões:

• Siga o Princípio do Menos Privilégio: Conceda às pessoas os níveis mais baixos de permissão de que precisam para realizar as tarefas que lhes foram atribuídas.

• Use grupos padrão: Conceda acesso às pessoas ao adicioná-las a grupos padrão predefinidos (tais como Membros, Visitantes e Proprietários).

• Considere segmentar o seu conteúdo por nível de segurança: Crie um site ou uma biblioteca especificamente para documentos confidenciais, em vez de os ter espalhados numa biblioteca maior e protegidos por permissões únicas.

Permissões de sites modernos por título

Mais recursos para os proprietários do site:

• Personalizar o seu site do SharePoint

• Personalize a navegação para o seu site SharePoint

• Pesquisar no SharePoint moderno

• Configurar um site central do SharePoint

• Gerencie seu site de comunicação SharePoint

• Gerencie as configurações do seu site SharePoint

• Partilhe o seu site

• Editar permissões para uma lista, biblioteca ou item individual

Criação de subsites

Poderá pretender que os membros da sua equipa possam criar subsites sob o site de equipa para utilização em projetos específicos.

A capacidade de criar espontaneamente novos subsites pode ser uma grande vantagem para o grupo, mas a criação de sites sem restrições poderá tornar-se impossível de controlar. A livre proliferação de subsites poderá originar problemas. Por exemplo:

• É difícil para os utilizadores encontrarem o subsite certo ou certificarem-se de que o fizeram.

• As informações podem ficar duplicadas em vários subsites, esgotando espaço de armazenamento dispendioso e exigindo o dobro do esforço de manutenção.

• Os subsites podem conter informações desatualizadas, possivelmente durante anos, que são apresentadas nos resultados da pesquisa. Pode ser difícil saber qual a versão das informações correta.

• Gerir permissões para uma infinidade de subsites pode tornar-se uma tarefa importante, e os utilizadores podem inadvertidamente acabar com acesso a informações que realmente não deveriam ter.

• À medida que os empregados abandonam o grupo, os subsites por eles criados poderão ser abandonados, criando confusão e resultados da pesquisa pouco claros para os restantes utilizadores do site.

Pode poupar tempo e energia se definir algumas políticas para a criação de sites que abordem as seguintes áreas:

• Quem tem permissão para criar subsites?

• É necessário aprovar previamente os novos subsites? Se for o caso, quais os critérios de aprovação e quem concede a aprovação?

• Os novos subsites devem utilizar modelos e temas estabelecidos?

• Que quantidade de informação pode ser armazenada num site? (Isto é, quanto espaço em disco do servidor pode ocupar?)

• Quais as regras para incluir estratégias de navegação no site?

• Durante quanto tempo a informação deve ficar armazenada nos subsites antes de ser eliminada ou arquivada?

Consulte Criar um site ou subsite para mais informações.

Gestão de permissões

A integridade, confidencialidade e privacidade das informações fundamentais para a missão da sua organização baseiam-se na segurança do seu site, especificamente, a quem opta por conceder acesso ao seu site.

Conceder e restringir o acesso ao seu site chama-se gerir permissões e é uma das suas responsabilidades mais importantes enquanto proprietário do site.

Seguem-se algumas sugestões a ter em conta quando estiver a desenvolver uma estratégia de permissões.

• Siga o Princípio de Menor Privilégio: atribua às pessoas os níveis de permissões mais baixos de que necessitam para efetuar as tarefas que lhes são atribuídas.

• Conceda acesso às pessoas adicionando-as a grupos padrão predefinidos (tais como Membros, Visitantes e Proprietários). Torne a maior parte das pessoas membros dos grupos Membros ou Visitantes e limite o número de pessoas no grupo Proprietários.

• Utilize a herança de permissões para criar uma hierarquia simples e de fácil visualização. Isto é, evite conceder permissões a utilizadores individuais e trabalhe antes com grupos. Sempre que possível, faça com que os subsites herdem simplesmente as permissões do seu site de equipa, em vez de terem permissões exclusivas.

• Organize o seu conteúdo de modo a tirar partido da herança de permissões: considere segmentar o seu conteúdo por nível de segurança – crie um site ou uma biblioteca especificamente para documentos confidenciais, em vez de os ter dispersos numa biblioteca maior e protegidos por permissões exclusivas.

Consulte Compreender os níveis de permissões no SharePoint ou Editar permissões de uma lista, biblioteca ou item individual para obter informações sobre a configuração de permissões.

Arquitetura da informação

A arquitetura de informações de um site é como o índice de um livro: determina como as informações nesse site (páginas Web, documentos, listas e dados) são organizadas e apresentadas aos utilizadores do site. A arquitetura da informação é frequentemente registada como uma lista hierárquica do conteúdo do site, palavras-chave de pesquisa, tipos de dados e outros conceitos.

Para criar uma arquitetura da informação, é necessário analisar a informação a apresentar no site. Eis algumas das perguntas que pode utilizar para desenvolver uma arquitetura da informação:

• Que tipo de conteúdo terá no site? De que forma será convertido em subsites, listas, bibliotecas e outros?

• Como será apresentada a informação no site?

• De que forma os utilizadores do site navegarão no mesmo?

• De que forma a informação será direcionada para audiências específicas?

• Como será configurada e otimizada a pesquisa?

Parte da sua arquitetura da informação poderá incluir a classificação da informação.

Se as informações com que está a lidar tiverem um valor elevado para a empresa, necessitarem de segurança especial ou estiverem abrangidas pelas regras de conformidade regulamentar, poderá querer configurar um esquema de classificação para identificar tipos específicos de conteúdo que precisam de ser geridos cuidadosamente.

Depois de organizar as informações em listas e bibliotecas específicas, pode utilizar as funcionalidades de governação para gerir a forma como os conteúdos são geridos. Por exemplo:

Exigir a saída dos ficheiros

Quando exige que seja dada saída de um ficheiro, garante que apenas uma pessoa pode editar o ficheiro até que seja dada entrada do ficheiro. Exigir que seja dada saída de documentos evita que várias pessoas efetuem alterações ao mesmo tempo, o que poderia criar conflitos de edição e provocar confusões. Exigir a saída também pode ajudar a fazer com que os membros da equipa se lembrem de adicionar um comentário quando dão entrada de um ficheiro, para que seja mais fácil controlar o que foi alterado em cada versão. Para mais informações, consulte Configura uma biblioteca para exigir saída dos ficheiros.

Controlar versões

Se necessitar de manter versões anteriores de ficheiros, as bibliotecas podem ajudar a controlar, armazenar e restaurar os ficheiros. Pode optar por controlar todas as versões da mesma forma. Ou pode optar por designar algumas versões como principais (por exemplo, a adição de um novo capítulo a um manual) e algumas versões como secundárias (por exemplo, a correção de um erro de ortografia). Para ajudar a gerir o espaço de armazenamento, pode escolher o número de cada tipo de versão que pretende armazenar. Para mais informações sobre o controlo de versões, consulte Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca?.

Ciclo de vida e extinção de sites

É comum deixar ficar sites como, por exemplo, sites de trabalho de documentos e sites de debate, quando estes já não são úteis, ocupando espaço de armazenamento importante e criando resultados da pesquisa pouco claros. Recomendamos que defina uma agenda para rever sites e os respetivos conteúdos (pelo menos uma vez por ano) para ver se vale a pena mantê-lo.

É bom ter também em mente que o modelo de governação maior da sua organização também pode estar atento a sites obsoletos. Por exemplo, um administrador pode eliminar automaticamente sites que não foram alterados durante 90 dias. Enquanto proprietário do site, receberia uma mensagem de e-mail a avisá-lo deste procedimento. Para mais informações acerca do ciclo de vida e de políticas de extinção, consulte Políticas de encerramento de site.