Tudo sobre fluxos de trabalho de recolha de assinaturas

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint são funcionalidades que pode utilizar para automatizar os seus processos de negócio, tornando-os mais consistentes e eficientes. Pode utilizar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas do SharePoint para encaminhar documentos criados no Excel, Word ou InfoPath para uma ou mais pessoas para obterem as respetivas assinaturas.

Para obter mais informações, consulte Descrição geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Se apenas precisar de concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Assinaturas Basta ir ao segmento COMPLETO e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Os fluxos de trabalho do SharePoint são:

• Eficiente e consistente Um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas encaminha automaticamente o documento, atribui tarefas de assinatura e regista o seu progresso. A atividade no fluxo de trabalho pode ser monitorizada e ajustada a partir de uma página de estado central e o histórico de eventos na execução do fluxo de trabalho é mantido durante 60 dias após a conclusão.
• Menos trabalho para si Um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas poupa-lhe a si e aos seus colegas tempo e problemas e, ao mesmo tempo, simplifica e normaliza o processo de assinatura.

Eis um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho Recolher Assinaturas.

Sugestões para utilizar este artigo

As informações contidas neste artigo são apresentadas em segmentos expansíveis.

Se apenas precisar de concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Assinaturas Basta ir ao segmento COMPLETO e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se pretende adicionar, iniciar, monitorizar e manter fluxos de trabalho Se ainda não estiver familiarizado com estas tarefas, poderá considerar útil analisar este artigo, segmento por segmento, da primeira vez que criar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de se familiarizar com as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento que precisa em qualquer visita de retorno.

Uma nota sobre os gráficos Imagens de tela e diagramas conceituais nesta série de artigos de fluxo de trabalho geralmente são baseados no tipo de fluxo de trabalho Aprovação. Sempre que necessário para clareza conceitual ou instrucional, no entanto, as imagens e diagramas neste artigo foram personalizados para fluxos de trabalho de coleta de assinaturas.

Uma palavra sobre a impressão deste artigo Este é um artigo longo. Se pretender imprimir apenas segmentos selecionados, certifique-se de que apenas esses segmentos são expandidos ao imprimir. (Além disso, se quiser incluir os gráficos completos na sua cópia impressa, imprima na orientação horizontal e não na orientação vertical.)

E uma palavra sobre a pesquisa Antes de procurar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos em que pretende procurar estão expandidos.

Saiba mais sobre fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas

Um fluxo de trabalho Recolher Assinaturas é uma funcionalidade de produtos do SharePoint que encaminha um documento ou formulário criado no Word, Excel ou InfoPath para uma ou mais pessoas para a respetiva assinatura. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.

O fluxo de trabalho Recolher Assinaturas básico que está incluído nos produtos SharePoint funciona como um modelo. Com este modelo, pode adicionar um ou mais fluxos de trabalho de recolha de assinaturas aos seus sites. Cada fluxo de trabalho adicionado é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico de Recolha de Assinaturas, cada um com a sua própria forma de trabalho especializada, baseada nas definições que especificar ao adicioná-lo.

O que um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas pode fazer por mim?

• Quando adicionar um fluxo de trabalho Recolher Assinaturas pela primeira vez à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, pode especificar o número de participantes a incluir e indicar se as respetivas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Pode até decidir se quer dividir as tarefas dos participantes em duas ou mais etapas separadas. Além disso, cada vez que iniciar o fluxo de trabalho manualmente num documento, pode modificar qualquer uma destas definições.
• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: assinar (ou não) o documento, reatribuir a tarefa de assinatura ou eliminar a tarefa.
• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página central de Estado do Fluxo de Trabalho.
• Durante 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram no decurso desta execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Estado do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

O que um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas não pode fazer?

O fluxo de trabalho Recolher Assinaturas não foi concebido para recolher aprovações e rejeições de um documento ou para controlar a publicação de páginas Web de um site. Se quiser adicionar um fluxo de trabalho em que os participantes aprovam ou rejeitam o documento que analisam, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação.

Além disso, os fluxos de trabalho de recolha de assinaturas não foram concebidos para recolher comentários. Se pretender utilizar um fluxo de trabalho para recolher comentários sobre um documento, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho de recolha de comentários.

Também pode utilizar o Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalhoPor predefinição, tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalhoTambém por predefinição, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm ambos a permissão Editar Itens por predefinição; o grupo Visitantes não.)

Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para o fazer, selecione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar este fluxo de trabalho na primeira página do formulário de associação.)

Quais são as vantagens da utilização de assinaturas digitais?

Cada vez mais transações comerciais são realizadas eletronicamente. Consequentemente, as assinaturas digitais estão a ser cada vez mais utilizadas para vincular juridicamente as partes confiadoras às suas transações. Uma assinatura digital é utilizada para verificar a identidade da pessoa que assinou o documento e confirma que o conteúdo não foi modificado depois de a assinatura digital ter sido aplicada ao documento. As assinaturas digitais proporcionam segurança baseada em tecnologias de encriptação e ajudam a reduzir os riscos associados às transações comerciais eletrónicas. Com as melhorias à assinatura digital, o Office visa satisfazer as necessidades de segurança da informação das empresas e entidades do setor público em todo o mundo.

Para criar uma assinatura digital, tem de ter um certificado digital que comprove a sua identidade perante as entidades confiadoras e que deve ser obtido através de uma autoridade de certificação (AC) fidedigna. Se não tiver um certificado digital, a Microsoft também tem parceiros que fornecem certificados digitais, bem como outras assinaturas avançadas.

Como planear, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as etapas básicas:

• ANTES da execução do fluxo de trabalho (planear, adicionar, iniciar)
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeia o local onde o pretende adicionar (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como irá funcionar. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num documento específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em um ou em ambos os eventos acionadores: quando um documento é adicionado ou criado numa lista ou biblioteca ou quando um documento numa lista ou biblioteca é alterado.
• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorizar, ajustar)
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem as tarefas atribuídas. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página Estado do Fluxo de Trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes no fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitos a partir dessa mesma página; E, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.
• APÓS a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)
  Quando o fluxo de trabalho estiver concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisto por até 60 dias na página Status do Fluxo de Trabalho. Se houver alguma coisa que pretenda alterar relativamente ao funcionamento do fluxo de trabalho, pode abrir e editar o formulário de associação que preencheu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O seguinte fluxograma ilustra estas etapas da perspetiva da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.

Planear um novo fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações que precisa reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Coletar assinaturas.

Se já estiver familiarizado com como adicionar este tipo de fluxo de trabalho e apenas precisar de um lembrete sobre os passos específicos, pode ir diretamente para o segmento ADD adequado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint funcionam como modelos principais nos quais se baseiam os fluxos de trabalho individuais específicos que adiciona às suas listas, bibliotecas e coleções de sites.

Cada vez que adiciona um fluxo de trabalho Recolher Assinaturas, por exemplo, está na verdade a adicionar uma versão do modelo de fluxo de trabalho Recolher Assinaturas geral. Você dá a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Desta forma, pode adicionar vários fluxos de trabalho, cada um deles uma versão baseada no modelo principal de fluxo de trabalho Recolher Assinaturas, mas cada versão tem um nome e foi adaptada à forma específica que irá utilizar.

Nesta ilustração, foram adicionados três fluxos de trabalho baseados no modelo de fluxo de trabalho Aprovação — um para todos os tipos de conteúdo numa única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo numa única biblioteca e um para um único tipo de conteúdo numa coleção de sites inteira.

Apresentação do formulário de associação

Sempre que adicionar uma nova versão do fluxo de trabalho com base num dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar como quer que a nova versão funcione.

Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para preencher o formulário de associação. Primeiro, porém, dedique um ou dois instantes a examinar o formulário e os seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado nesse momento apenas para essa única execução.

Nove perguntas para responder

Assim que tiver as respostas a todas as perguntas nesta secção, estará pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.

Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar Assinaturas – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

É importante saber que linhas de assinatura do tipo que estamos a falar aqui só podem ser inseridas em documentos criados no Word, Excel ou InfoPath.

Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? e) Um ou todos os tipos de conteúdo?

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Folha de Cálculo do Excel, ou altamente especializado como Contrato Jurídico ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdos estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros criados por si.

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho Recolher Assinaturas numa única lista ou biblioteca ou pode disponibilizá-lo para toda a coleção de sites.

• Se adicionar o fluxo de trabalho a uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.
• No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho a toda a coleção de sites, tem de configurá-lo para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.
• Em todos os casos, cada documento no qual um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas é executado tem de ser um ficheiro criado no Word, Excel ou InfoPath.

Qual é um bom nome?

Dê um nome à sua versão do fluxo de trabalho que:

• Indica claramente para que é utilizado.
• Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. O seu grupo pretende utilizar dois fluxos de trabalho de Recolha de Feedback diferentes:

• Irá executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido por um membro do seu grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback apenas do gestor do seu grupo.
• Irá executar o segundo fluxo de trabalho em cada documento submetido por pessoas fora do seu grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback de todos os membros do seu grupo.

Poderá atribuir o nome Feedback Interno da Submissão ao primeiro fluxo de trabalho e ao segundo Feedback Externo da Submissão.

Listas de tarefas e listas do histórico: existentes ou novas?

Pode fazer com que o fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site, a lista Histórico utilize outras listas existentes ou peça novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

• Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverão várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (A gestão de listas demasiado longas é uma das coisas que podem abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma lista muito longa.)
• Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais que pretende manter separados das listas gerais, deve indicar definitivamente que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. Após adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.

Quem adiciona as linhas de assinatura e quando?

As linhas de assinatura podem ser inseridas no documento em qualquer uma das duas ocasiões:

• Antes de o fluxo de trabalho ser iniciado no documento.
• Após o fluxo de trabalho ser iniciado, mas antes de o primeiro participante adicionar a sua assinatura a uma linha de assinatura.

Adicionar uma assinatura digital a um documento é um processo de dois passos:

1. Primeiro, alguém insere uma linha de assinatura no corpo do documento.
   
2. Em seguida, alguém adiciona a sua assinatura à linha inserida.
   

Tenha isto em conta A partir do momento em que o primeiro participante adiciona a sua assinatura ao documento, o documento fica bloqueado contra edição. Qualquer alteração adicional ao documento depois desse ponto — exceto outros signatários que tenham adicionado as respetivas assinaturas — invalida ou elimina todas as assinaturas que tenham sido adicionadas. E porque a inserção de uma linha de assinatura conta como uma alteração no documento, todas as linhas de assinatura já têm de estar presentes no documento antes de o primeiro participante adicionar a sua assinatura real a uma dessas linhas.

Então, existem três maneiras simples de responder a essa pergunta:

• Para qualquer um dos tipos de arranque O documento baseia-se num modelo ou formulário que já tem linhas de assinatura, para que ninguém tenha de adicioná-las por cada fluxo de trabalho executado individualmente.
• Para um início manual A pessoa que inicia o fluxo de trabalho insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de iniciar o fluxo de trabalho.
• Para um início automático O primeiro participante que abrir o documento insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de adicionar a sua própria assinatura.

Aqui está um breve resumo gráfico do ponto principal.

Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em um documento específico, outro formulário, o formulário de iniciação, é apresentado. O formulário de iniciação contém as configurações da segunda página apenas do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (apenas para a instância atual), poderá fazê-lo antes de clicar em Iniciar.
• Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, então as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem qualquer alteração.

A ilustração seguinte mostra a diferença entre inícios manuais e automáticos.

Quaisquer alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrão e permanentes do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento ALTERAR deste artigo.

Inícios manuais

Se permitir os inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer documento elegível em qualquer altura.

As vantagens de um início manual são que você e os seus colegas podem executar o fluxo de trabalho apenas quando e se assim o desejarem e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.

É claro que, com um início manual, alguém tem que se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.

Inícios automáticos

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por um ou cada um dos seguintes eventos:

• Um novo documento é criado ou carregado para a lista ou biblioteca.
• Um documento já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Executa sempre que ocorre um evento de acionamento.

Considerações especiais para inícios automáticos com fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas

Ao contrário de alguns dos outros fluxos de trabalho incluídos, não é possível adicionar mais tarefas depois de um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas ter começado. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, atribui apenas as tarefas de assinatura já especificadas nas predefinições. Cada uma dessas tarefas pode, de facto, ser reatribuída durante a execução do fluxo de trabalho, mas não podem ser criadas e atribuídas tarefas adicionais . Por outras palavras, um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas só deve ser executado automaticamente quando a identidade ou, pelo menos, o número de participantes for conhecida de antemão.

O que é possível após um início automático é eliminar ou cancelar tarefas que já estejam atribuídas, mas tenha em atenção que cancelar uma tarefa não remove a linha de assinatura associada do documento.

Seguem-se três cenários em que é utilizado um início automático. Tenha em atenção que, em cada cenário:

• O fluxo de trabalho é executado numa biblioteca para a qual as pessoas carregam documentos que têm de ser assinados.
• O conjunto de pessoas às quais foram atribuídas tarefas de assinatura mantém-se estável ao longo do tempo e não precisa de ser revisto ou editado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado.

É claro que, em cada um desses cenários, se o item que é carregado for um documento ou formulário que já contenha as linhas de assinatura apropriadas, não há necessidade de os participantes do fluxo de trabalho inserirem linhas de assinatura durante a execução do fluxo de trabalho.

Cenário 1: tarefa única, signatário único

As novas declarações de despesas precisam ser assinadas por Anna, então Anna cria uma biblioteca chamada New Expense Claims. Qualquer pessoa na organização pode criar ou carregar uma reclamação.

A Ana cria um fluxo de trabalho e atribui-lhe o mesmo nome: Novas Declarações de Despesas. O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, atribuindo apenas uma tarefa de assinatura — à Ana, claro.

Cenário 2: várias tarefas, vários signatários

Desta vez, os contratos precisam ser assinados por Anna e Sean e Frank — pelos três.

Sean cria uma biblioteca chamada Contratos para Assinaturas. Ela cria um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas chamado Assinaturas (annaANDseanANDfrank). O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, atribuindo uma tarefa de assinatura a cada uma das três pessoas.

O primeiro signatário a abrir o documento insere as linhas de assinatura dos três signatários antes de adicionar a sua própria assinatura.

Cenário 3: várias tarefas, signatário único

Nesta versão, os contratos precisam ser assinados por Anna ou Sean ou Frank — por apenas um dos três.

Sean cria uma biblioteca chamada Contratos para Assinatura e um fluxo de trabalho chamado Assinatura (annaORseanORfrank). Ela também cria uma lista de discussão ou grupo de distribuição, também chamado annaORseanORfrank, que inclui todos os três.

Mais uma vez, o fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento na biblioteca, mas desta vez atribui apenas uma tarefa de assinatura ao grupo annaORseanORfrank .

Este tipo de tarefa chama-se tarefa de grupo e funciona da seguinte forma: O fluxo de trabalho envia uma notificação de tarefa por correio eletrónico a cada membro do grupo, mas cria apenas uma única tarefa, que qualquer membro individual do grupo pode reivindicar e concluir em nome de todo o grupo.

Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?

Quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de toda a coleção de sites, tem a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual está a adicionar o fluxo de trabalho. (Tenha em atenção que se estiver a adicionar um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, esta opção não será apresentada.)

Participantes: Que pessoas, em que ordem?

Terá de fornecer o nome ou endereço de e-mail de cada pessoa a quem será atribuída uma tarefa de assinatura.

Tarefas de grupo ou individuais? Se atribuir uma tarefa a um grupo ou lista de distribuição, será atribuída uma tarefa de grupo : Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reclamar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Uma etapa ou várias etapas?Pode optar por ter apenas uma fase das tarefas de assinatura ou ter múltiplas fases. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão realizados um após o outro.

Avaliações paralelas ou em série?Para os participantes em qualquer etapa, você pode optar por ter suas tarefas de assinatura atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas atribuídas uma após a outra (em série) na ordem que você indicar. A opção de série pode ser útil se, por exemplo, um dos signatários for o verdadeiro decisor em relação ao documento e não fizer sentido para nenhum dos outros signatários completar as suas tarefas de assinatura se o decisor decidir não assinar.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens das atribuições de tarefas em série e de múltiplas fases:

Imagine que o Tiago está a adicionar um novo fluxo de trabalho Recolher Assinaturas a uma biblioteca de contratos. Porque Frank é o verdadeiro decisor, ele quer ser a primeira pessoa a assinar cada contrato. Se ele decidir não assinar, nem Anna nem Sean receberão uma tarefa de assinatura. Frank pode configurar isso de duas maneiras:

• Usando uma revisão em sérieFrank monta uma única fase seriada em que ele é o primeiro participante e Anna e Sean são o segundo e o terceiro.
  Veja como Frank define sua revisão de série em um único estágio.
  
• Utilizando dois estágiosSe o Tiago quiser que a Ana e o Luís recebam as tarefas em simultâneo, para que o João não tenha de esperar que a Ana adicione a sua assinatura antes de poder adicionar a sua, pode configurar duas fases no fluxo de trabalho. O primeiro estágio inclui apenas sua própria tarefa de assinatura, e o segundo é um estágio paralelo contendo as tarefas de Anna e Sean. Se a primeira etapa não for concluída, a segunda etapa não será iniciada.
  Veja como Frank define sua revisão paralela de dois estágios.
  

Aqui estão diagramas de ambas as soluções. Em ambas as versões, se Frank não concluir sua tarefa de assinatura, as tarefas nunca serão atribuídas a Anna ou Sean.

Quem tem de ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, pode introduzir os nomes ou endereços de todas as pessoas que devem ser notificadas sempre que este fluxo de trabalho começa ou termina.

• Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.
• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo.
• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

Adicionar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas (para apenas uma lista ou biblioteca)

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever os segmentos APRENDER e PLANEAR anteriores neste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.

Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho possa enviar notificações por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.

Permissões As predefinições dos produtos SharePoint exigem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho de listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

1. Abra a lista ou biblioteca à qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.
   O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador tem o nome Calendar.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho ser executado ou Todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

   Nota

   Os fluxos de trabalho de recolha de assinaturas só podem ser executados em documentos criados no Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

	Tipo de conteúdo Mantenha a seleção predefinida como Todos ou selecione um tipo de conteúdo específico.
	Fluxo de Trabalho Selecione o modelo Recolher Assinaturas – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Recolher Assinaturas – SharePoint 2010 não for apresentado na lista, contacte o seu administrador do SharePoint para saber se ativou para a sua área de trabalho ou coleção de sites. Se você tiver permissões de conjunto de sites, consulte Habilitar modelos de fluxo de trabalho do SharePoint.
	Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca. Para obter sugestões sobre como atribuir um nome ao seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANEAR deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (nova) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Nova lista do histórico para criar uma nova. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Opções de Início Especifique a forma ou formas de iniciar este fluxo de trabalho. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.

1. Quando todas as configurações deste formulário estiverem como você deseja, clique em Avançar.
2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)
   Os produtos SharePoint apresentam todas as opções nesta segunda página do formulário de associação sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.

	Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série) Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual pretende atribuir as tarefas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma a uma (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da primeira que acabou de configurar. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho começar ou terminar. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão do fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para começar e testar o seu novo fluxo de trabalho, aceda ao segmento INICIAR deste artigo.

Encontrará instruções para inserir linhas de assinatura num documento no segmento INSERIR deste artigo.

Adicionar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas (para uma coleção de sites inteira)

Se ainda não está familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever os segmentos APRENDER e PLANEAR neste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.

Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.

Permissões As predefinições dos produtos SharePoint exigem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho de listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

1. Aceda à home page da coleção de sites (não à home page de um site ou subsite existente na coleção).

2. Clique no e, em seguida, clique em Definições do Site.
   No SharePoint no Microsoft 365, clique no botão Definições e, em seguida, clique em Conteúdo do site. A partir do Conteúdo do site, clique em Definições do site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Design, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
   

4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

   Nota

   Os fluxos de trabalho de recolha de assinaturas só podem ser executados em documentos criados no Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
      
   2. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
      
   3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

	Fluxo de Trabalho Selecione o modelo Recolher Assinaturas – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Recolher Assinaturas – SharePoint 2010 não for apresentado na lista, contacte o seu administrador do SharePoint para saber se ativou para a sua área de trabalho ou coleção de sites. Se você tiver permissões de conjunto de sites, consulte Habilitar modelos de fluxo de trabalho do SharePoint.
	Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção de sites. Para obter sugestões sobre como atribuir um nome ao seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANEAR deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (nova) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Nova lista do histórico para criar uma nova. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Opções de Início Especifique a forma ou formas de iniciar este fluxo de trabalho. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Atualizar os tipos de conteúdo de lista e site? Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo. A operação que realiza todas as adições adicionais pode levar muito tempo para ser concluída. Se a herança tiver sido interrompida em quaisquer sites ou subsites em que pretenda que este fluxo de trabalho seja adicionado à herança de tipos de conteúdo, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

1. Quando todas as definições desta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.
2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)
   Os produtos SharePoint apresentam-lhe todas as opções nesta segunda página do formulário de associação sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a estas opções apenas para essa instância.

	Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série) Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual pretende atribuir as tarefas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Especifique se as tarefas nesta fase devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da primeira que acabou de configurar. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho começar ou terminar. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão do fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para começar e testar o seu novo fluxo de trabalho, aceda ao segmento INICIAR deste artigo.

Encontrará instruções para inserir linhas de assinatura num documento no segmento INSERIR deste artigo.

Inserir linhas de assinatura

Para que um participante do fluxo de trabalho possa adicionar a respetiva assinatura, tem de ser inserida uma linha de assinatura no documento. A inserção da linha e a adição da assinatura em si são duas ações separadas.

É importante lembrar que:

• Quando uma assinatura é adicionada a qualquer linha de assinatura, o documento é bloqueado contra todas as alterações posteriores, exceto para a adição de assinaturas adicionais às linhas de assinatura já presentes.
• Se forem efetuadas alterações após a primeira assinatura ter sido adicionada, todas as assinaturas já adicionadas são invalidadas ou removidas do documento.
• As inserções e eliminações de linhas de assinatura são tratadas como alterações no documento.
• Por conseguinte, antes de o primeiro participante adicionar a sua assinatura, todas as adições e eliminações de linhas de assinatura têm de estar concluídas.

Aqui está um rápido resumo gráfico de tudo isso.

Inserir ou eliminar uma linha de assinatura (Word ou Excel)

Para inserir uma linha de assinatura no Word ou Excel:

1. No documento ou folha de cálculo, clique para localizar o cursor onde pretende inserir a linha de assinatura.

2. No separador Inserir , no grupo Texto , clique em Linha de Assinatura.

3. Na caixa de diálogo Configuração da Assinatura , preencha qualquer um, todos ou nenhum destes quatro campos:

   • Signatário sugerido:
     o nome completo do signatário.
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Título do signatário sugerido:
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Endereço de e-mail do signatário sugerido:
     (Não exibido na assinatura concluída.)
   • Instruções para o signatário:
     Todas as informações úteis ou necessárias para o signatário.
     (Não exibido na assinatura concluída.)
     

4. Ainda na mesma caixa de diálogo, selecione ou desmarque as seguintes caixas de verificação:

   • Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar:
     Permita que o signatário escreva a finalidade para a assinatura.
     (O que o signatário escrever não será apresentado na assinatura completa.)
   • Mostrar a data de assinatura na linha de assinatura
     A data em que a assinatura é adicionada.
     (Exibido na assinatura completa.)

5. Clique em OK.

Repita o mesmo procedimento para adicionar mais linhas de assinatura.

Para eliminar uma linha de assinatura no Word ou Excel:

1. Clique na linha da assinatura para a selecionar.
2. Prima DELETE.

Inserir ou excluir uma linha de assinatura (InfoPath)

Para inserir uma linha de assinatura no InfoPath:

1. No formulário, clique para localizar o cursor onde pretende inserir uma linha de assinatura.

2. No separador Base do friso, no grupo Controlos , clique em Linha de Assinatura.

3. Clique na linha de assinatura para selecioná-la, clique com o botão direito do mouse nela e, no menu de atalho, clique em Propriedades da Linha de Assinatura.

4. Na caixa de diálogo Propriedades da Linha de Assinatura , no separador Geral , preencha qualquer um, todos ou nenhum destes quatro campos:

   • Mensagem que os signatários verão antes de assinar
     Todas as informações úteis ou necessárias para o signatário.
     (Não exibido na assinatura concluída.)
   • Nome do signatário
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Título do signatário
     (Exibido na assinatura completa.)
   • Endereço de e-mail do signatário
     (Não exibido na assinatura concluída.)
     

5. Faça os ajustes que pretender no separador Tamanho e no separador Avançadas .

6. Clique em OK.

Para eliminar uma linha de assinatura no InfoPath:

• Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima Delete.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para testar o seu novo fluxo de trabalho, aceda ao segmento INICIAR deste artigo.

Se estiver a concluir uma tarefa de fluxo de trabalho, aceda (ou regresse) ao segmento CONCLUÍDO deste artigo.

Iniciar um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

Um lembrete sobre o processo de assinaturas: todas as alterações têm de ser feitas ao documento — incluindo todas as inserções e eliminações de linhas de assinatura — antes de o primeiro participante adicionar a sua assinatura a uma linha de assinatura. (Para obter mais detalhes, consulte o segmento PLANEJAR neste artigo.)

Além disso, certifique-se de que as pessoas a quem o fluxo de trabalho atribuirá tarefas compreendem como adicionar as respetivas assinaturas e preenchem os respetivos formulários de tarefas. Eles podem considerar o segmento COMPLETO neste artigo útil.

Duas formas de iniciar um fluxo de trabalho Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Manualmente , a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.
• Automaticamente sempre que ocorrer um evento acionador especificado, ou seja, sempre que um documento for adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um documento já existente na lista for de alguma forma alterado.
  (O evento ou eventos desencadeadores são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição e configuração original do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.)

Não é possível iniciar um fluxo de trabalho em qualquer documento para o qual tenha sido dada saída. (Pode ser dada saída de um documento depois de ter sido iniciado um fluxo de trabalho; no entanto, após dar saída, não podem ser iniciados mais fluxos de trabalho nesse documento até que seja novamente dada entrada do documento.)

Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, sempre que ocorrer um evento acionador, o fluxo de trabalho será executado no documento que o acionou.

Quando é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada cessionário. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (diferente das notificações de tarefa) para a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e para qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Se as linhas de assinatura necessárias ainda não estiverem presentes no documento antes da ação acionante iniciar o fluxo de trabalho, elas deverão ser inseridas antes que a primeira assinatura seja adicionada ao documento.

Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode optar, num fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, por exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao selecionar esta opção, os Proprietários podem essencialmente especificar que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)

Dois locais a partir dos quais pode começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:

• A partir da lista ou biblioteca onde o documento está armazenado.
• A partir do próprio documento, aberto no programa Microsoft Office em que foi criado. (Note que este deve ser o programa completo, instalado, e não uma versão de aplicação Web.)

As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes de qualquer participante adicionar a sua assinatura a uma das linhas.

2. Aceda à lista ou biblioteca onde está armazenado o documento em que pretende executar o fluxo de trabalho.

3. Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Files do friso, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
    

4. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Documento , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
   

5. No formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota

   As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

	Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas vão ser atribuídas uma a uma Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento, uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo), são as que pretende. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes de qualquer participante adicionar a sua assinatura a uma das linhas.

2. Abra o documento no programa do Office instalado no seu computador.

   Nota

   Este método não pode ser usado quando o documento está aberto em uma versão de aplicativo Web do programa do Microsoft Office. Ele deve ser aberto na versão completa e instalada do programa no seu computador.

3. No documento aberto, clique no separador Ficheiro , clique em Guardar & Enviar e, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no documento.

4. Se vir a seguinte mensagem, a informar que o fluxo de trabalho necessita que seja dada entrada do ficheiro, clique no botão Check In.
   (Se não vir esta mensagem, avance para o passo 5.)

5. Clique no grande botão Iniciar Fluxo de Trabalho .

6. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota

   As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

	Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas vão ser atribuídas uma a uma Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se incluir um grupo ou lista de distribuição Uma tarefa de grupo será atribuída: cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento, uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo), são as que pretende. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação do jeito que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

• Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir as tarefas atribuídas? (Eles podem achar útil o segmento COMPLETO deste artigo.)
• Além disso, é boa ideia verificar se os participantes estão a receber as respetivas notificações por e-mail e, especialmente, se as notificações não estão a ser mal tratadas pelos filtros de e-mail de lixo.
• E, claro, poderá ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir por si próprio. Vá para o segmento COMPLETO deste artigo para obter detalhes.
• Entretanto, para saber como pode controlar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, aceda ao segmento MONITOR deste artigo.

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

Se esta for a primeira vez que lhe foi atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas, poderá considerar útil rever este segmento do artigo na íntegra antes de concluir a tarefa. Dessa forma, estará ciente de todas as opções que podem estar abertas para si.

Primeiro, certifique-se de que tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefa diferentes.

Por isso, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que lhe foi atribuída é, de facto, uma tarefa de fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas e não uma tarefa de outro tipo de fluxo de trabalho.

Procurar o texto Este documento necessita da sua assinatura em qualquer uma das seguintes localizações:

• Na linha Assunto da notificação de tarefa
  
• Na barra de mensagens do documento a rever
  
• No título da tarefa na página Estado do Fluxo de Trabalho
  

Se não vir a mensagem Este documento requer o texto da sua assinatura nestas localizações, contacte a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para saber em que modelo de fluxo de trabalho se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado.

No entanto, se a sua tarefa for de Recolher Assinaturas, continue mesmo a ler!

Uma visão geral do processo

Quando lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, normalmente fica a saber mais sobre a mesma de uma de três formas:

• Receber uma notificação de tarefa por correio eletrónico.
• Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que o informa que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.
• Aceda ao site do SharePoint e descubra que uma ou mais tarefas lhe estão atualmente atribuídas.

Quando descobre que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Assinaturas, normalmente faz duas coisas:

• Rever o documento Abre e revê o documento e, em seguida, assina-o (ou não).
• Concluir a tarefa Você preenche e envia o formulário de tarefa.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)
• O documento enviado para a sua assinatura (que abre e depois assina, ou não)
• O formulário da tarefa (que abre, preenche e submete)

Estes três itens terão o seguinte aspeto.

Aceder ao documento e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação da tarefa

(Tenha em atenção que, se a tarefa não lhe for atribuída pessoalmente, mas sim a um grupo completo ou lista de distribuição de que é membro, deverá reclamar a tarefa antes de a concluir. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la neste segmento.)

Siga estes passos:

1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções Para concluir esta tarefa , clique no link para o documento.
2. No documento aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

Aceder ao documento e ao formulário de tarefas a partir da lista ou biblioteca

(Tenha em atenção que, se a tarefa não lhe for atribuída pessoalmente, mas sim a um grupo completo ou lista de distribuição de que é membro, deverá reclamar a tarefa antes de a concluir. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la neste segmento.)

Siga estes passos:

1. Na lista ou biblioteca onde está armazenado o documento a rever, clique na ligação Em Curso associada ao documento e fluxo de trabalho.
2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.
3. No formulário de tarefa, na barra de mensagens Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se a , clique na ligação para o documento.

Assinar o documento

Tenha em atenção que, se a tarefa não lhe for atribuída pessoalmente, mas a um grupo completo ou lista de distribuição de que seja membro, deve reclamar a tarefa antes de a concluir. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la neste segmento.

Tenha também em atenção que se a linha de assinatura estiver configurada para um utilizador específico e se a assinar com sessão iniciada como um utilizador diferente , a discrepância poderá ser visível na linha de assinatura. Neste exemplo, a linha de assinatura foi configurada para Bernardo Martinez, mas a assinatura foi adicionada por uma pessoa com sessão iniciada como Anna Lidman.

No exemplo seguinte, o documento foi criado no Word.

Repare nas três barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:

Marcado como FinalEsta barra de mensagens indica-lhe que pelo menos uma pessoa já adicionou a sua assinatura numa linha de assinatura.

Assinaturas Pode clicar no botão Ver Assinaturas para abrir o painel Assinaturas . Em Assinaturas Solicitadas, clique na seta ao lado do seu nome e, em seguida, no menu suspenso, clique em Assinar.

Se vir uma mensagem sobre fornecedores de serviços de assinatura digital de terceiros, clique em OK para continuar. (Para evitar ver a mensagem no futuro, selecione a caixa de verificação.)

A caixa de diálogo Assinar é aberta.

Para assinar o documento, basta escrever o seu nome na caixa junto ao grande X, clicar em Assinar e, em seguida, clicar em OK na caixa de diálogo Confirmação da Assinatura .

Lembre-se: se o seu nome aparecer mais do que uma vez na lista Assinaturas Pedidas , existe mais do que uma linha de assinatura à qual pode adicionar a sua assinatura. Utilize este mesmo procedimento para adicionar cada assinatura.

Tarefa de Fluxo de TrabalhoQuando estiver pronto para preencher e submeter o formulário de tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens da Tarefa de Fluxo de Trabalho .

Preencher e submeter o formulário de tarefa

O formulário de uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Assinaturas tem o seguinte aspeto.

Tenha em atenção que os dois primeiros controlos (Eliminar Item e Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Documento) não aparecem no formulário de tarefa quando este é aberto a partir do documento a assinar. Só aparecem quando o formulário de tarefa é aberto diretamente a partir da mensagem de notificação da tarefa ou da lista de tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho.

	Eliminar Item Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique na ligação aqui. Eliminar a tarefa não elimina o documento a assinar. Uma tarefa que tenha sido eliminada deixa de aparecer na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a exclusão ainda é registrada na área Histórico da página.) Observação: Se não iniciou esta instância do fluxo de trabalho, convém contactar a pessoa que a iniciou (ou, se tiver sido iniciada automaticamente, a pessoa que a adicionou originalmente) antes de eliminar a tarefa.
	Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Documento Para abrir o documento a ser assinado, clique no link aqui.
	Estado, Pedido por, Comentários consolidados, Data de vencimento Não pode editar ou alterar as entradas nestes quatro campos, mas poderá considerar útil a informação neles contida. Observe que a caixa Comentários consolidados contém todos os comentários enviados no formulário pelos participantes que já concluíram suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Do mesmo modo, depois de enviar o seu próprio formulário, qualquer texto que inclua na caixa Comentários (4) também aparecerá na caixa Comentários consolidados para os participantes seguintes.
	Comentários Qualquer texto que introduzir aqui será registado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes seguintes.
	Sinal Depois de assinar o documento e escrever o feedback que pretende enviar no campo Comentários , clique neste botão para submeter o formulário e concluir a tarefa.
	Cancelar Para fechar o formulário da tarefa sem guardar as alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa ficará incompleta e atribuída a si.
	Reatribuir Tarefa Para reatribuir esta tarefa a outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página onde irá introduzir os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, aceda à secção 7 deste segmento, Reatribuir a sua tarefa a outra pessoa. Observação: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Reivindique uma tarefa de grupo antes de a concluir (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reivindique a tarefa antes de abrir e assinar o documento. Assim que reclama a tarefa, esta é-lhe atribuída e nenhum outro membro do grupo a pode concluir. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até aparecer uma seta.
2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão Reivindicar Tarefa .
   

Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas agora especificamente a si.

Mais tarde, se pretender libertar a tarefa para o grupo novamente sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário de tarefas, mas clique no botão Libertar Tarefa .

Reatribuir a sua tarefa a outra pessoa (opcional)

Se pretender que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe foi atribuída, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é apresentado.

	Reatribuir Tarefa A Introduza o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa. Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que o adicionou originalmente), deixe este campo em branco.
	Novo Pedido Forneça as informações de que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa irá precisar para concluir a tarefa. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado à área Comentários consolidados .)
	Nova Duração Faça uma das seguintes três coisas: Para manter a data para conclusão existente Deixe este campo em branco. Para remover totalmente a data para conclusão Introduza o número 0. Para especificar uma nova data para conclusão Introduza um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Em conjunto, as duas entradas identificam o período antes da conclusão da tarefa de alteração. Tenha em atenção que, por predefinição, não são atribuídas datas para conclusão ou durações de tarefas às tarefas de Recolha de Assinaturas.
	Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias ou 1 Mês ou 2 Semanas.)

Quando o formulário estiver completo, clique em Enviar. A tarefa é marcada como Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Todas as novas informações fornecidas são incluídas no texto Delegado por na notificação de nova tarefa (número 1 na ilustração seguinte).

Entretanto, todas estas alterações são registadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado aqui.

Monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho Recolher Assinaturas em execução

A localização central a partir da qual pode monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro, mostraremos como chegar a essa página e, em seguida, mostraremos como usar as opções e informações que você encontrar lá. Finalmente, mostraremos outras duas páginas onde você pode obter informações adicionais de monitoramento.

Aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e fluxo de trabalho desejado.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

A página Estado do Fluxo de Trabalho é aberta.

• Se a sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, pode utilizar a ordenação e/ou filtragem para encontrar o item que procura mais rapidamente. Se verificar que está a ordenar e/ou filtrar repetidamente da mesma forma, poderá considerar útil criar uma vista personalizada que automatize essa disposição específica.
• Para aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho, também pode clicar na ligação Ver o estado deste fluxo de trabalho numa notificação por e-mail "começou" ou na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho numa notificação por e-mail "concluiu" para a instância específica em que está interessado.

Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, abaixo da ilustração de cada secção da página Estado do Fluxo de Trabalho, encontrará as perguntas de monitorização às quais a secção responde.

Secção Informações do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?
• Quando foi iniciada esta instância?
• Quando ocorreu a última ação neste caso?
• Em que item está esta instância a ser executada?
• Qual é o estado atual desta instância?

Secção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Que tarefas já foram criadas e atribuídas, e qual é o seu estado atual?
• Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?
• Qual é a data para conclusão de cada tarefa que já tenha sido criada e atribuída? (Tenha em atenção que, por predefinição, não são atribuídas datas de conclusão ou durações de tarefas às tarefas de Recolha de Assinaturas.)

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?
• Note que as notificações de tarefas em atraso e de tarefas em atraso não são apresentadas nesta área.

Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho

Existem duas formas de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes da sua conclusão normal:

• Cancelar o fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.
• Terminar este fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas e eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, continuam a estar refletidas na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)

Seguem-se as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas mas mantidas na Lista de Tarefas e no Histórico)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária, pode ser cancelada.

Por predefinição, este procedimento pode ser executado pela pessoa que iniciou esta instância do fluxo de trabalho ou por qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, ao passo que o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

• Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas Coletar assinaturas .

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com o estado Cancelado. As tarefas canceladas continuam listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxo de Trabalho .

Fim (todas as tarefas são eliminadas da lista Tarefas, mas mantidas no Histórico)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser terminado.

Por predefinição, este procedimento só pode ser executado por alguém que tenha a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, ao passo que o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

• Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Terminar este fluxo de trabalho .

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, apesar de serem refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com o estado Cancelado.

Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
2. Aponte para o nome do item, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.
3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho em Execução, você encontrará uma lista de instâncias de fluxo de trabalho atualmente em execução no item.

Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites

Os administradores de coleções de sites podem ver rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.
• Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo na coleção de sites.
• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Faça o seguinte:

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.
   Na página Configurações do Site, em Administração do Site, clique em Fluxos de Trabalho.
   

A página Fluxos de Trabalho é aberta e exibe as informações.

O que vem a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão do fluxo de trabalho foi executada, convém usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como você quer.

Rever os resultados do fluxo de trabalho Recolher Assinaturas e criar relatórios

Depois de concluir a instância de fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados no histórico. (Você pode acessar o registro para qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho em várias instâncias.

Rever eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, é possível aceder ao histórico da instância mais recente a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde se encontra o item, clique na ligação de estado do item e fluxo de trabalho pretendido.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho do Keynote e o fluxo de trabalho é Aprovação de Novo Documento.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico do Fluxo de Trabalho encontra-se junto à parte inferior.

Acessar histórico de instâncias por até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de qualquer um dos dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias é o tempo durante o qual os produtos SharePoint mantêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

A partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
2. Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Files do friso, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou no status da instância de fluxo de trabalho que você deseja revisar.
   
   É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho .

É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

Para manter todas as notificações de conclusão, convém criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens recebidas cujo texto tenha sido concluído noassunto da mensagem para uma pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente, ou que também não aparecem na sua Caixa de Entrada.)

Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para obter informações sobre o desempenho geral de uma das versões do fluxo de trabalho (ao longo do tempo e em várias instâncias), pode criar um ou ambos os dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração de Atividade Utilize este relatório para ver médias de quanto tempo cada atividade num fluxo de trabalho demora a ser concluída, bem como quanto tempo demora cada execução ou instância completa desse fluxo de trabalho a concluir.
• Relatório de Cancelamentos e Erros Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está a ser cancelado frequentemente ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação de informação de estado.
   
2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico do Fluxo de Trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   
3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
   
4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado na localização especificada.
5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Em alternativa, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar exatamente como pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.

Se houver algo que pretenda alterar acerca do seu funcionamento, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para obter informações sobre o desempenho geral de uma das versões do fluxo de trabalho (ao longo do tempo e em várias instâncias), pode criar um ou ambos os dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração de Atividade Utilize este relatório para ver médias de quanto tempo cada atividade num fluxo de trabalho demora a ser concluída, bem como quanto tempo demora cada execução ou instância completa desse fluxo de trabalho a concluir.
• Relatório de Cancelamentos e Erros Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está a ser cancelado frequentemente ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação de informação de estado.
   
2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico do Fluxo de Trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   
3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
   
4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado na localização especificada.
5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Em alternativa, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar exatamente como pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.

Se houver algo que pretenda alterar acerca do seu funcionamento, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

Alterar, desativar ou remover um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas

Depois de executar a primeira instância do fluxo de trabalho Recolher Assinaturas e rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações à forma como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, em vários momentos no futuro, você pode querer fazer mais alterações na configuração.

Finalmente, em algum momento você pode querer desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo - ou você pode, de fato, optar por removê-lo completamente.

Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que foi usado originalmente para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Nota

   O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador tem o nome Calendar.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.

   Nota

   Se o fluxo de trabalho Recolher Assinaturas pretendido não aparecer na lista, poderá estar associado apenas a um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho que aparecem nesta lista são controlados pelo controlo Mostrar associações deste tipo de fluxos de trabalho , localizado imediatamente acima da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu pendente para descobrir qual delas apresenta o fluxo de trabalho pretendido. Quando o fluxo de trabalho pretendido aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente utilizado para adicionar o fluxo de trabalho, efetue e guarde as alterações que pretende.
   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLANEJAR e o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.

Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

1. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   
2. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique emConfigurações de Fluxo de Trabalho.
   
3. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.
4. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente utilizado para adicionar o fluxo de trabalho, efetue e guarde as alterações que pretende.
   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLANEJAR e o segmento ADD apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.

Desativar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.
2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .
   O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador tem o nome Calendar.
3. No grupo Configurações , clique em Configurações do Fluxo de Trabalho
4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover um fluxo de trabalho .
5. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de Trabalho Nome do fluxo de trabalho.
• Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.
• Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.
• Nenhuma instância nova Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)
• Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
2. Clique no botão Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.
   No SharePoint no Microsoft 365, clique no botão Definições , clique em Conteúdo do site e, em seguida, clique em Definições do site.
3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Designer da Web, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
   
4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   
5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
6. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover um fluxo de trabalho .
7. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

O que vem a seguir?

Se tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar novamente os efeitos das alterações.

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de Trabalho Nome do fluxo de trabalho.
• Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.
• Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.
• Nenhuma instância nova Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)
• Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Personalização adicional

Existem várias formas de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Pode até criar fluxos de trabalho personalizados a partir do zero.

Pode utilizar qualquer um ou todos os seguintes programas:

• SharePoint Designer 2013 Personalize formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.
• Microsoft Visual Studio Crie as suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do MSDN (Software Developer Network).