Tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação

Os fluxos de trabalho do SharePoint podem ajudá-lo a automatizar os seus processos de negócio, tornando-os mais consistentes e eficientes. O fluxo de trabalho de Aprovação permite-lhe encaminhar documentos e outros itens armazenados no SharePoint para uma ou mais pessoas para aprovação. 

Para obter mais informações, consulte Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint. 

Se apenas precisar de concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação Basta rolar para baixo até o segmento Completo e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Os fluxos de trabalho do SharePoint são:

• Eficiente e consistente Um fluxo de trabalho de Aprovação encaminha automaticamente o documento ou item, atribui tarefas de revisão e controla o seu progresso e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade num fluxo de trabalho pode ser monitorizada e ajustada a partir de uma página de estado central e o histórico de eventos numa execução de fluxo de trabalho é mantido durante 60 dias após a conclusão.
• Menos trabalho para si Um fluxo de trabalho de Aprovação poupa tempo e problemas a si e aos seus colegas e, ao mesmo tempo, simplifica e normaliza o seu processo de aprovação.

Eis um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho de Aprovação.

Sugestões para utilizar este artigo

As informações deste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

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Se apenas precisar de concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação Basta rolar para baixo até o segmento Completo e expandi-lo. Você pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se pretende adicionar, iniciar, monitorizar e manter fluxos de trabalho Se ainda não estiver familiarizado com estas tarefas, poderá considerar útil analisar este artigo, segmento por segmento, da primeira vez que criar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de se familiarizar com as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento que precisa em qualquer visita de retorno.

Aprovação de conteúdo e aprovação de publicação Poderá ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou as novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão dos conteúdos ou à adequação da forma e do estilo, antes de ficarem visíveis para todos os que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é denominado aprovação de conteúdo e pode utilizar um fluxo de trabalho de Aprovação para controlar a aprovação de conteúdo numa lista ou biblioteca. (Também existe um fluxo de trabalho de Aprovação de Publicação muito semelhante, criado especialmente para utilização em sites SharePoint que publicam páginas Web na Internet.)

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Saiba mais sobre fluxos de trabalho de aprovação

Um fluxo de trabalho de Aprovação é uma funcionalidade do SharePoint que encaminha um documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para aprovação ou rejeição. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.

O fluxo de trabalho básico de Aprovação incluído nos produtos SharePoint funciona como um modelo. Com este modelo, pode adicionar múltiplos fluxos de trabalho de Aprovação aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que adicionar é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho de Aprovação básico, cada um com a sua própria forma de trabalhar especializada, baseada nas definições que especificar ao adicioná-lo.

Secções neste segmento

1. O que um fluxo de trabalho de Aprovação pode fazer por mim?
2. O que não pode fazer um fluxo de trabalho de Aprovação?
3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?
4. Como planear, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho de Aprovação pode fazer por mim?

• Quando adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho Aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, pode especificar o número de participantes a incluir e indicar se as respetivas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas em simultâneo (em paralelo). Pode ainda decidir se pretende dividir as tarefas dos participantes em duas ou mais etapas separadas, bem como especificar uma data final para conclusão e/ou o tempo permitido para que cada tarefa seja concluída. E cada vez que iniciar o fluxo de trabalho manualmente num item, pode modificar qualquer uma destas definições.
• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: aprovar ou rejeitar o item, pedir uma alteração ao item, reatribuir a tarefa ou cancelar ou eliminar a tarefa.
• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página central de Estado do Fluxo de Trabalho.
• Durante 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram no decurso desta execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Estado do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

Também pode utilizar um fluxo de trabalho Aprovação para gerir um processo de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca. Para obter mais informações, consulte o segmento Controle deste artigo.

2. O que não pode fazer um fluxo de trabalho de Aprovação?

Geralmente, os participantes num fluxo de trabalho de Aprovação não têm permissão para fazer alterações no item que está a ser revisto. Em vez disso, os participantes podem pedir que sejam efetuadas alterações ao item no decurso da instância de fluxo de trabalho. Se pretender adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes inserem comentários e alterações registadas no próprio item, consulte o artigo, Tudo sobre fluxos de trabalho de Recolha de Feedback, na secção Consulte Também .

Além disso, os fluxos de trabalho de Aprovação não foram concebidos para recolher assinaturas. Se pretender utilizar um fluxo de trabalho para recolher assinaturas num documento do Microsoft Word, num livro do Microsoft Excel ou num formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho de recolha de assinaturas, na secção Consulte também.

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3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalhoPor predefinição, tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalhoTambém por predefinição, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm ambos a permissão Editar Itens por predefinição; o grupo Visitantes não.)

Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para o fazer, selecione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar este fluxo de trabalho na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como planear, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as etapas básicas:

• ANTES da execução do fluxo de trabalho (planear, adicionar, iniciar)
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeia o local onde o pretende adicionar (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como irá funcionar. Após adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em um ou em ambos os eventos de acionamento: quando um item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.
• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorizar, ajustar)
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem as tarefas atribuídas. São enviados lembretes automáticos aos participantes que não cumpram os prazos das tarefas. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página Estado do Fluxo de Trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes no fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitos a partir dessa mesma página; E, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.
• APÓS a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)
  Quando o fluxo de trabalho estiver concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisto por até 60 dias na página Status do Fluxo de Trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho desta versão do fluxo de trabalho. Por fim, se quiser alterar alguma coisa em relação ao funcionamento do fluxo de trabalho, pode abrir e editar o formulário de associação que preencheu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O seguinte fluxograma ilustra estas etapas da perspetiva da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.

PLANEAR um novo fluxo de trabalho de Aprovação

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações que precisa reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho de Aprovação.

Se já estiver familiarizado com como adicionar este tipo de fluxo de trabalho e apenas precisar de um lembrete sobre os passos específicos, pode ir diretamente para o segmento Adicionar adequado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Secções neste segmento

1. Modelos e versões
2. Apresentação do formulário de associação
3. Doze perguntas para responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint funcionam como modelos principais nos quais se baseiam os fluxos de trabalho individuais específicos que adiciona às suas listas, bibliotecas e coleções de sites.

Cada vez que adiciona um fluxo de trabalho de Aprovação, por exemplo, está a adicionar uma versão do modelo de fluxo de trabalho Aprovação geral. Você dá a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões baseadas no modelo principal de fluxo de trabalho Aprovação, mas cada uma das versões tem o nome e foi adaptada à forma específica que irá utilizar. As versões nomeadas também podem ser referidas como instâncias de fluxo de trabalho.

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2. Apresentação do formulário de associação

Sempre que você adiciona uma nova versão do fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar a maneira como deseja que sua nova instância funcione.

Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para preencher o formulário de associação. Primeiro, porém, dedique um ou dois instantes a examinar o formulário e os seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos na caixa vermelha nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado para essa única execução.

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3. Doze perguntas para responder

Assim que tiver a resposta a todas as perguntas nesta secção, estará pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.

1. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?
2. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? e Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?
3. Qual é um bom nome?
4. Listas de tarefas e listas do histórico: existentes ou novas?
5. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?
6. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?
7. Participantes: Que pessoas, em que ordem?
8. De que informações adicionais necessitam os participantes?
9. Quando são esperadas as tarefas?
10. Quando termina este fluxo de trabalho?
11. Quem tem de ser notificado?
12. Este fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

01. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Existem vários modelos de fluxo de trabalho que têm a palavra "Aprovação" nos nomes. Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Aprovação – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo, Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na seção Consulte também .

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02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? e) Um ou todos os tipos de conteúdo?

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho Aprovação numa única lista ou biblioteca ou pode disponibilizá-la para toda a coleção de sites.

• Se adicionar o fluxo de trabalho a uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.
• No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho a toda a coleção de sites, tem de configurá-lo para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Folha de Cálculo do Excel, ou altamente especializado como Contrato Jurídico ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdos estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros criados por si. Para obter mais informações, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo de site e Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca.

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03. Qual é um bom nome?

Dê um nome à sua versão do fluxo de trabalho que:

• Indica claramente para que é utilizado.
• Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. O seu grupo pretende utilizar dois fluxos de trabalho de Aprovação diferentes para gerir submissões de documentos de colaboradores externos:

• Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado para decidir se deseja aceitá-lo para o processo de edição.
• Depois de aceitar e editar um documento submetido, irá executar o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se o quer aceitar como final.

Poderá atribuir o nome Aceitar Aprovação de Submissão ao primeiro fluxo de trabalho e o segundo Aprovação de Rascunho Final.

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04. Listas de tarefas e listas do histórico: existentes ou novas?

Pode fazer com que o fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site, a lista Histórico utilize outras listas de Tarefas e Histórico existentes ou peça novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

• Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverão várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerir listas demasiado longas pode abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma lista muito longa.)
• Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais que pretende manter separados da lista de Tarefas geral, deve indicar sem dúvida que pretende criar novas listas separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, ou apenas automaticamente, ou de qualquer uma das formas:

• Quando inicia manualmente um fluxo de trabalho de Aprovação num documento ou item específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação. O formulário de iniciação contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (apenas para a instância atual), poderá fazê-lo antes de clicar em Iniciar. Ir para a lista > Menu de contexto do item >Fluxos de Trabalho> Selecione o fluxo de trabalho para iniciá-lo manualmente.
• Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, então as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem alterações.

A ilustração seguinte mostra a diferença entre inícios manuais e automáticos.

Quaisquer alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrão e permanentes do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento ALTERAR deste artigo.

Inícios manuais

Se permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível em qualquer altura.

As vantagens de um início manual são que você e os seus colegas podem executar o fluxo de trabalho apenas quando e se assim o desejarem e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.

Um breve exemplo Se quiser executar o fluxo de trabalho apenas em itens criados por um autor externo à sua equipa, iniciá-lo apenas manualmente impedirá que este seja executado automaticamente em itens criados por si e pelos seus colegas. (Uma solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para itens de autores da sua equipe e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, você pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores externos. Outra solução: adicionar uma condição SE e definir Criado Por para a pessoa específica.

A principal desvantagem dos inícios manuais é que alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for adequado fazê-lo.

Inícios automáticos

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:

• Alguém tenta publicar uma versão principal de um item.
• Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.
• Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Executa sempre que ocorre um evento de acionamento.

Um breve exemplo Se for responsável pela precisão e adequação dos itens numa lista, pode adicionar um fluxo de trabalho Aprovação a essa lista e especificar-se como o único participante. Pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente sempre que um item na lista for alterado e sempre que for adicionado um novo item. Desta forma, manter-se-á sempre atualizado.

Duas desvantagens dos arranques automáticos:

• Não é possível impedir a execução do fluxo de trabalho sempre que ocorrer um evento acionador.
• Não é possível alterar nenhuma definição no início da instância individual.

Para obter mais informações sobre como executar o fluxo de trabalho Aprovação automaticamente sempre que alguém tentar publicar uma versão principal de um item, consulte o segmento Controle deste artigo.

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06. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?

Apenas quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de toda a coleção de sites é que tem a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual está a adicionar o fluxo de trabalho.

Notas

• A operação que realiza todas as adições adicionais pode levar muito tempo para ser concluída.
• Se a herança tiver sido interrompida em quaisquer sites ou subsites em que pretenda que este fluxo de trabalho seja adicionado à herança de tipos de conteúdo, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

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07. Participantes: Que pessoas, em que ordem?

Terá de fornecer o nome ou endereço de e-mail de cada pessoa a quem serão atribuídas as tarefas de revisão.

Uma etapa ou várias etapas? Pode optar por ter apenas uma fase de revisão de tarefas ou por ter múltiplas fases. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão realizados um após o outro.

Avaliações paralelas ou em série? Para os participantes em qualquer etapa, você pode optar por ter suas tarefas de revisão atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas uma após a outra (em série) na ordem que você indicar. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição ou se quiser que os participantes mais adiante possam ver os comentários de participantes anteriores como parte do contexto de suas avaliações.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de revisões em vários estágios e séries:

Imagine que Frank adiciona um novo fluxo de trabalho de Aprovação. Ele quer que seus colegas de trabalho Anna e Sean revisem cada item primeiro, antes que ele mesmo o reveja. Ele também quer que o fluxo de trabalho termine antes de sua própria revisão se Anna ou Sean rejeitarem o item. Frank pode configurar isso de duas maneiras:

• Usando uma revisão em sérieFrank monta uma revisão em série de estágio único em que Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro; e ele seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição .
  Nesta disposição, Anna deve aprovar o item antes que a tarefa de Sean seja atribuída e, em seguida, Sean deve aprovar o item antes que a tarefa de Frank seja atribuída. Se Anna rejeitar o item, nem Sean nem Frank receberão uma tarefa; e se Anna aprovar, mas Sean rejeitar, o fluxo de trabalho ainda termina antes que a tarefa de revisão de Frank seja atribuída.
  Veja como Frank define sua revisão de série em um único estágio.
  
  
• Utilizando dois estágiosSe Frank quiser que Anna e Sean recebam suas avaliações ao mesmo tempo, para que Sean não precise esperar que Anna termine antes que ela possa começar, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para as avaliações de Anna e Sean, e o segundo um estágio separado apenas para sua própria revisão. Mais uma vez, ele seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição . A segunda etapa não começará até que a primeira etapa seja concluída; então, novamente, se Anna ou Sean rejeitarem o item, a tarefa de revisão de Frank nunca será atribuída.
  Veja como Frank define sua revisão paralela de dois estágios.
  
  

Aqui estão diagramas de ambas as soluções.

Participantes externos Existe um processo especial para incluir participantes que não sejam membros da sua organização SharePoint. Neste processo, um membro do site age como um representante do participante externo.

Eis um diagrama desse processo:

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma tarefa a cada membro do grupo? Se incluir um endereço de grupo ou lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, pode fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ou atribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda assim enviar uma notificação dessa única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa única tarefa. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

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08. De que informações adicionais necessitam os participantes?

Existe um campo de texto no formulário de associação onde pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos, entre outros.

Duas coisas que você pode incluir:

• Informações de contacto, caso os participantes tenham dificuldades ou dúvidas.
• Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencione aqui que um único membro de cada um desses grupos deverá reclamar a tarefa antes de a concluir. Dessa forma, os outros membros do grupo não perdem tempo iniciando a mesma tarefa. Encontrará os detalhes sobre como reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo

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09. Quando são esperadas as tarefas?

Pode indicar quando as tarefas de fluxo de trabalho devem ser concluídas de uma ou de ambas as formas:

Por data do calendário Pode especificar uma única data de calendário até à qual todas as tarefas deverão estar concluídas.

• Se configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deverá utilizar esta opção. Isto deve-se ao facto de o valor de data que especificar não se ajustar automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa Pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, a partir do momento em que essa tarefa é atribuída.

• A data de conclusão de um calendário substitui uma duração de tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho e me for atribuída uma tarefa hoje que tem uma duração de três dias, mas que também tem uma data de conclusão de calendário de 11 de junho, então a tarefa vencerá em 11 de junho (a data de vencimento do calendário) e não em 13 de junho (o fim da duração de três dias).

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10. Quando termina este fluxo de trabalho?

Para evitar desperdício de tempo em revisões desnecessárias, pode optar por terminar o fluxo de trabalho imediatamente (antes da data de conclusão especificada ou calculada) quando ocorrer um de dois eventos:

• Qualquer participante rejeita o item.
• O item será alterado de qualquer forma.

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11. Quem tem de ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, pode introduzir os nomes ou endereços de todas as pessoas que devam ser notificadas sempre que este fluxo de trabalho começar ou terminar.

• Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.
• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo.
• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.

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12. Este fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

Poderá ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou as novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão dos conteúdos ou à adequação da forma e do estilo, antes de ficarem visíveis para todos os que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint, pode utilizar um fluxo de trabalho Aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdos ainda mais fácil e eficiente. Para obter mais informações, consulte o segmento Controlar aprovação de conteúdo deste artigo.

O que se segue

Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho de Aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento Adicionar (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) adequado deste artigo.

Controlar a aprovação de conteúdo utilizando um fluxo de trabalho de Aprovação

Poderá ter listas e bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou as novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão do respetivo conteúdo ou à adequação da sua forma e estilo antes de ficarem visíveis para todos os que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint , pode controlar a aprovação de conteúdo manualmente, sem um fluxo de trabalho; mas um fluxo de trabalho de Aprovação do SharePoint pode tornar o processo ainda mais fácil e eficiente.

Se ainda não estiver familiarizado com as funcionalidades de controlo de versões e aprovação de conteúdo nos produtos SharePoint, recomendamos que comece com uma análise dos seguintes artigos:

• Exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca
• Aprovar ou rejeitar itens ou ficheiros numa lista ou biblioteca de site
• Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca

Existem duas formas pelas quais um fluxo de trabalho Aprovação pode controlar o processo de aprovação de conteúdo, cada uma associada a um único controlo nos formulários de associação que preenche ao adicionar o fluxo de trabalho pela primeira vez. Pode utilizar o fluxo de trabalho para um ou para ambos.

Controlo da publicação das versões principais

Na área Opções de Início da primeira página do formulário de associação, existe uma opção para Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Alguns aspetos a considerar:

• Esta opção está disponível apenas para um fluxo de trabalho de Aprovação que é executado em todos os tipos de conteúdo numa única lista ou biblioteca e não para qualquer fluxo de trabalho que é executado apenas em itens de um único tipo de conteúdo.
• Para que esta opção esteja disponível, a aprovação de conteúdo tem de estar ativada para a lista ou biblioteca na página Definições de Controlo de Versão e a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) tem de estar selecionada nessa mesma página.
• Se selecionar esta opção, as duas opções seguintes ficarão indisponíveis: Iniciar este fluxo de trabalho quando for criado um novo item e Iniciar este fluxo de trabalho quando um item for alterado.
• Se selecionar esta opção, o fluxo de trabalho só será executado automaticamente num item quando alguém tentar publicar uma versão principal desse item.
• Em qualquer lista ou biblioteca, só pode existir um fluxo de trabalho de Aprovação para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho na mesma lista ou biblioteca para esta função, ser-lhe-á pedido para escolher um ou outro.

Controlo não baseado no controlo de versões

Na área Ativar Aprovação de Conteúdo da segunda página do formulário de associação, existe uma opção para Atualizar o estado de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (utilize este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo).

Esta opção está disponível no formulário independentemente de ser ou não necessária a aprovação de conteúdo na lista ou biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo Aprovação do item é atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.

Ao utilizar esta opção, pode:

• Execute sempre o fluxo de trabalho manualmente ou
• Selecionar uma ou mais opções de início automático na primeira página do formulário de associação, ou
• Permitir arranques manuais e automáticos

Controlo de conteúdo para sites de publicação na Web

O controlo de conteúdo é um processo especializado em sites que publicam páginas na Web. Assim, existe um fluxo de trabalho de Aprovação de Publicação especializado para utilizar em sites de publicação, bem como um modelo de site (denominado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão desse fluxo de trabalho já personalizada para utilização na publicação na Web.

O que se segue

Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho de Aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento Adicionar (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) adequado deste artigo.

Adicionar um fluxo de trabalho Aprovação (para apenas uma lista ou biblioteca)

Se você ainda não está familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, pode achar útil revisar o segmento LEARN e o segmento PLANEJAR neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Secções neste segmento

1. Antes de começar
2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado no seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Step by Step by Step : Setup for Outgoing Email Setting.

Permissões As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho a listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

1. Abra a lista ou biblioteca à qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.

   Nota

   O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, o separador tem o nome Calendar.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo, especifique se pretende que o fluxo de trabalho seja executado no documento, lista ou pasta e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)
   

   	Tipo de conteúdo Mantenha a seleção predefinida como Todos ou selecione um tipo de conteúdo específico.
   	Modelo Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não for apresentado na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber se ativou para a área de trabalho ou coleção de sites. Se for administrador, aceda a Definições do> SiteFuncionalidades> da Coleçãode Sites Funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho.
   	Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca. Para obter sugestões sobre como atribuir um nome ao seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANEAR deste artigo.
   	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico do Fluxo de Trabalho (novo) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Opções de Início Especifique a forma ou formas de iniciar este fluxo de trabalho. Para obter informações sobre como selecionar opções de início, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo. Para obter informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controle deste artigo. Observe que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um itemnão aparece se você estiver adicionando o fluxo de trabalho para apenas um único tipo de conteúdo. Tenha também em atenção que, se selecionar Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item, as duas caixas de verificação seguintes ficarão indisponíveis.

6. Quando todas as configurações deste formulário estiverem como você deseja, clique em Avançar.

7. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   Nota

   Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação (números um a sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC) sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas para essa instância.

   

   	Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série) Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento completo deste artigo.
   	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma a uma (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar ordem serial e ordem paralela, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da primeira que acabou de configurar. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Expandir grupos Para atribuir uma tarefa a cada membro de cada grupo introduzido no campo Atribuir A , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para atribuir apenas uma tarefa a cadagrupo completo introduzido no campo Atribuir A , desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informações de contato. Se necessário, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, geralmente é aconselhável deixar o campo Data para Conclusão de Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para conclusão. Pode sempre fornecer uma data para conclusão precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas de vencimento e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho começar ou terminar. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.
   	Terminar o fluxo de trabalho Selecione nenhuma ou ambas as opções. Para obter mais informações sobre essas opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Ativar aprovação de conteúdo Selecione esta caixa de verificação se pretender utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdos. Para obter mais informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controle deste artigo.

8. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Adicionar um fluxo de trabalho Aprovação (para uma coleção de sites inteira)

Se você ainda não está familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, pode achar útil revisar o segmento LEARN e o segmento PLANEJAR neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Secções neste segmento

1. Antes de começar
2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Step by Step by Step : Setup for Outgoing Email Setting.

Permissões As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho a listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

1. Aceda à home page da coleção de sites (não à home page de um site ou subsite existente na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Designer da Web, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

   Nota

   Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites tem de ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
      
   2. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
      
   3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

   

   	Modelo Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 . Observação: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não for apresentado na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber se ativou para a área de trabalho ou coleção de sites. Se for administrador, aceda a Definições do> Site Funcionalidades > da Coleção de Sites Funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho.
   	Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção de sites. Para obter sugestões sobre como atribuir um nome ao seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANEAR deste artigo.
   	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico do Fluxo de Trabalho (novo) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Opções de Início Especifique a forma ou formas de iniciar este fluxo de trabalho. Para obter informações sobre como selecionar opções de início, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Adicionar este fluxo de trabalho aos tipos de conteúdo subordinado? Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo. A operação que realiza todas as adições adicionais pode levar muito tempo para ser concluída. Se a herança tiver sido interrompida em quaisquer sites ou subsites em que pretenda que este fluxo de trabalho seja adicionado à herança de tipos de conteúdo, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

5. Quando todas as definições desta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.

6. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   Nota

   Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação (números um a sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC) sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas para essa instância.

   

   	Atribuir a Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série) Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual pretende atribuir as tarefas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento completo deste artigo.
   	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma a uma (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar ordem serial e ordem paralela, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione quaisquer fases que pretenda para além da primeira que acabou de configurar. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Expandir grupos Para atribuir uma tarefa a cada membro de cada grupo introduzido no campo Atribuir A , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a um grupo inteiro que introduz no campo Atribuir A, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para pedir uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informações de contato. Se necessário, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Você encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, geralmente é aconselhável deixar o campo Data para Conclusão de Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para conclusão. Pode sempre fornecer uma data para conclusão precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas de vencimento e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho começar ou terminar. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e fim sem precisar de ser especificada neste campo.
   	Terminar o fluxo de trabalho Selecione nenhuma ou ambas as opções. Para obter mais informações sobre essas opções, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Ativar aprovação de conteúdo Selecione esta caixa de verificação se pretender utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdos. Para obter mais informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controle deste artigo.

7. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

O que se segue

Se estiver pronto, aceda ao segmento INICIAR deste artigo e inicie a primeira instância para testar o seu novo fluxo de trabalho.

Iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Manualmente , a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.
• Automaticamente sempre que ocorrer um evento acionador especificado. Ou seja, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou quando um item na lista é alterado de alguma forma e/ou quando alguém tenta publicar uma versão principal de um item).
  (O(s) evento(s) desencadeador(es) são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação e configuração originais do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.)

Secções neste segmento

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente
2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente
3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca
4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, sempre que ocorrer um evento acionador, o fluxo de trabalho será executado no item que o acionou.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada cessionário. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (diferente das notificações de tarefa) para a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e para qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Início do segmento

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode optar, num fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, por exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao selecionar esta opção, os Proprietários podem essencialmente especificar que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)

Dois locais a partir dos quais pode começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:

• A partir da lista ou biblioteca onde o item está armazenado
• De dentro do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual foi criado. (Note que este tem de ser o programa instalado e não uma versão de aplicação Web.)

As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Início do segmento

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde está armazenado o item em que pretende executar o fluxo de trabalho.

2. Clique nas reticências ao lado do nome do item e, na caixa de diálogo, clique nas reticências para abrir o menu do item e clique em Fluxos de Trabalho no menu suspenso.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
   

4. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota

   As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

   

   	Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas vão ser atribuídas uma a uma Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento completo deste artigo
   	Ordem Certifique-se de que as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão como pretende. Para obter mais informações sobre como usar ordem serial e ordem paralela, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione ou quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	Expandir grupos Para atribuir uma tarefa a cada membro de cada grupo introduzido no campo Atribuir A , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para atribuir apenas uma tarefa a cadagrupo completo introduzido no campo Atribuir A , desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para pedir uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informações de contacto para questões e problemas Se aplicável, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição (encontrará instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas de vencimento e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
   	CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Uma vez que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e paragem, quer esteja ou não listado neste campo.

5. Quando tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

Início do segmento

1. Abra o item no programa do Office instalado no seu computador.

2. No item aberto, clique no separador Ficheiro , clique em Guardar & Enviar e, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no item.

3. Se vir a seguinte mensagem, a informar que o fluxo de trabalho necessita que seja dada entrada do ficheiro, clique no botão Check In.

4. Clique no grande botão Iniciar Fluxo de Trabalho .

5. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota

   As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se pretender efetuar quaisquer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não são apresentadas neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

   

	Atribuir a Efetue quaisquer alterações na lista de pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série) Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento completo deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão como pretende. Para obter mais informações sobre como usar ordem serial e ordem paralela, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione ou quaisquer fases que pretenda para além da que se encontra atualmente configurada. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	Expandir grupos Para atribuir uma tarefa a cada membro de cada grupo introduzido no campo Atribuir A , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para atribuir apenas uma tarefa a cadagrupo completo introduzido no campo Atribuir A , desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para pedir uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
	Solicitar Qualquer texto incluído aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informações de contato para dúvidas e problemas. Se aplicável, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Você encontrará as instruções para reivindicar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
	Datas para conclusão e durações de tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas de vencimento e quando usar durações de tarefas, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.
	CC Faça as adições ou remoções que quiser. Lembre-se que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Uma vez que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e paragem, quer esteja ou não listado neste campo.

1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação do jeito que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

O que se segue

• Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes poderão precisar de informações e assistência para concluírem as tarefas que lhes foram atribuídas. (O segmento Completo deste artigo pode ser útil.)
• Além disso, é boa ideia verificar se os participantes estão a receber as respetivas notificações por e-mail e, especialmente, se as notificações não estão a ser mal tratadas pelos filtros de e-mail de lixo.
• E, claro, poderá ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir por si próprio. Aceda ao segmento Completo deste artigo para obter detalhes sobre como completá-las.
• Entretanto, para obter informações sobre como pode controlar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, aceda ao segmento MONITOR deste artigo.

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Aprovação

Se esta for a primeira vez que lhe foi atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho de Aprovação, poderá considerar útil rever este segmento do artigo na íntegra antes de concluir a tarefa. Dessa forma, estará ciente de todas as opções que podem estar abertas para si.

Primeiro, certifique-se de que tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefa diferentes.

Por isso, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que lhe foi atribuída é realmente uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação e não uma tarefa para outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Aprove em qualquer um dos seguintes locais:

• Na linha Assunto da notificação de tarefa
  
• Na barra de mensagens, no item a rever
  
• No título da tarefa na página Estado do Fluxo de Trabalho
  

Se não vir a opção Aprovar texto nestes locais, contacte a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para saber em que modelo de fluxo de trabalho se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Encontrará ligações para artigos sobre como utilizar os outros tipos de fluxo de trabalho incluídos nos produtos SharePoint na secção Consulte Também deste artigo.

No entanto, se a sua tarefa for uma tarefa de Aprovação, continue a ler!

Secções neste segmento

1. Uma visão geral do processo
2. Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação da tarefa
3. Aceder ao item e ao formulário de tarefas a partir da lista ou biblioteca
4. Rever o item
5. Preencher e submeter o formulário de tarefa
6. Notificações em atraso
7. Reivindicar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)
8. Pedir uma alteração ao item (opcional)
9. Reatribuir a sua tarefa de Aprovação a outra pessoa (opcional)
10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma visão geral do processo

Quando lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, normalmente fica a saber mais sobre a mesma de uma de três formas:

• Receber uma notificação de tarefa por correio eletrónico.
• Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que o informa que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.
• Aceda ao site do SharePoint e descubra que uma ou mais tarefas lhe estão atualmente atribuídas.

Quando descobre que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação, normalmente faz duas coisas:

• Rever o item Saiba se pode aprovar ou não o item no seu estado atual.
• Concluir a tarefa Utilize o formulário da tarefa para submeter os resultados da sua avaliação.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)
• O item submetido para sua aprovação (que você abre e revisa)
• O formulário da tarefa (que abre, preenche e submete)

Estes três itens terão o seguinte aspeto.

Início do segmento

2. Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação da tarefa

Siga estes passos:

1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções Para concluir esta tarefa , clique no link para o item.
2. No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

Início do segmento

3. Aceder ao item e ao formulário de tarefas a partir da lista ou biblioteca

Siga estes passos:

1. Na lista ou biblioteca onde o item a ser revisado está armazenado, clique no link Em andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.
2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.
3. No formulário de tarefa, na barra de mensagens Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se a , clique na ligação para o item.

Início do segmento

4. Rever o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Repare nas duas barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:

• Servidor Só de LeituraEste documento está aberto em modo só de leitura, ou seja, pode ler o documento mas não pode efetuar alterações ao mesmo.
  (Tenha em atenção que, ao concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação, normalmente não efetua alterações diretamente no item. Em vez disso, utilize o formulário de tarefa para registar todas as suas respostas.)
• Tarefa de Fluxo de TrabalhoQuando estiver pronto para registar a sua resposta no formulário da tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa .

Início do segmento

5. Preencher e submeter o formulário de tarefa

O formulário de uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação tem o seguinte aspeto.

Tenha em atenção que os dois primeiros itens (Eliminar Item e Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item) não aparecem no formulário de tarefa quando este é aberto a partir do item para revisão.

	Eliminar Item Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste botão. Eliminar a tarefa não elimina o item a ser revisto. Se eliminar a tarefa, essa ação funciona como (e fica registada no histórico como) uma rejeição do documento. Por isso, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar com a primeira rejeição, a eliminação da tarefa termina o fluxo de trabalho. Uma tarefa que tenha sido eliminada deixa de aparecer na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a eliminação e a consequente rejeição automática ainda estão registadas na área Histórico da página.)Se não iniciou esta instância do fluxo de trabalho, convém contactar a pessoa que a iniciou antes de eliminar a tarefa.
	Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item Para abrir o item para revisão, clique no link aqui.
	Estado, Pedido por, Comentários consolidados, Data de vencimento Não pode editar ou alterar entradas nestes quatro campos, mas poderá considerar útil a informação neles contida. Repare que a caixa Comentários Consolidados contém não só as instruções adicionais sobre como concluir a tarefa, mas também todos os comentários submetidos pelos participantes que já concluíram as respetivas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Do mesmo modo, depois de enviar o seu próprio formulário, quaisquer comentários que inclua na caixa Comentários (4) também aparecerão na caixa Comentários consolidados para os participantes seguintes.
	Comentários Qualquer texto que introduzir aqui será registado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes seguintes.
	Aprovar Para aprovar o item, escreva primeiro os comentários que pretende contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão.
	Rejeitar Para rejeitar o item, escreva primeiro os comentários que pretende contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão.
	Cancelar Para fechar o formulário da tarefa sem guardar as alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa ficará incompleta e atribuída a si.
	Pedir Alteração Para pedir uma alteração ao item que está a rever, clique neste botão. Para ilustrar o formulário onde irá introduzir os detalhes do seu pedido e para obter mais instruções, aceda à secção 8 deste segmento, Pedir uma alteração ao item. Observação: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.
	Reatribuir Tarefa Para reatribuir a tarefa de Aprovação a outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página onde você inserirá os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, vá para a seção 7 neste segmento, Reatribuir a tarefa de aprovação a outra pessoa. Observação: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Início do segmento

6. Notificações em atraso

Se a conclusão de uma tarefa ou de uma instância de fluxo de trabalho completa estiver em atraso, as notificações são enviadas automaticamente para:

• A pessoa a quem a tarefa é atribuída
• A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início foi automático, à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho)

Início do segmento

7. Reivindicar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reivindique a tarefa antes de rever o item. Assim que reclama a tarefa, esta é-lhe atribuída e nenhum outro membro do grupo a pode concluir. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até aparecer uma seta
2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão Reivindicar Tarefa .
   

Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas especificamente a si.

Mais tarde, se pretender libertar a tarefa para o grupo novamente sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário de tarefas, mas clique no botão Libertar Tarefa .

Início do segmento

8. Pedir uma alteração ao item (opcional)

Antes de começar este processo, tenha em atenção que o fluxo de trabalho pode estar configurado para terminar imediatamente se for feita qualquer alteração ao item. Poderá ser aconselhável contactar a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para se certificar de que está tudo correto para uma alteração ser efetuada e para que o fluxo de trabalho termine nessa fase.

Vamos demonstrar a opção de solicitação de alteração colocando-a em um cenário:

Primeiro, imagine que seu nome é Frank.

Então, imagine que uma colega de trabalho chamada Anna iniciou um fluxo de trabalho de Aprovação num documento que criou.

Ao rever o novo documento da Ana, sente que a Introdução é demasiado longa.

Clique no botão Solicitar Alteração na parte inferior do formulário de tarefa de fluxo de trabalho e preencha este formulário.

	Pedir alteração de Introduza o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem está a pedir a alteração. (Para enviar o seu pedido à pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho de Aprovação, também pode deixar este campo em branco.)
	Novo Pedido Descreva a alteração que pretende que seja efetuada e forneça as informações de que a pessoa que faz a alteração irá precisar. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado à área Comentários consolidados .)
	Nova Duração Faça uma das seguintes três coisas: Para manter a data para conclusão existente Deixe este campo em branco. Para remover totalmente a data para conclusão Introduza o número 0. Para especificar uma nova data para conclusão Introduza um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Em conjunto, as duas entradas identificam o período antes da conclusão da tarefa de alteração.
	Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias ou 1 Mês ou 2 Semanas.)

Quando tiver todas as entradas de formulário da forma que pretende, clique em Enviar e a sua tarefa atual é marcada comoConcluída. (Mas ainda não terminou. Ser-lhe-á novamente atribuída uma tarefa de aprovação depois de a Ana completar a tarefa de alteração).

Entretanto, a Amália recebe a seguinte notificação por e-mail:

A Amália percebe, depois de dar uma olhada na linha do Assunto (número 1 na ilustração), que não se trata de uma notificação de Aprovação comum, mas sim de um pedido para alterar algo sobre o item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica que foi solicitada na Alteração Solicitada do texto (número 2).

A Ana dá saída do item, efetua as alterações pedidas e, em seguida, guarda as alterações e volta a dar entrada do item.

Em seguida, acede à página Estado do Fluxo de Trabalho e abre a tarefa de pedido de alteração na área Tarefas.

        

A Ana adiciona as informações que pretender no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

• Marca a tarefa de pedido de alteração da Ana como Concluída.
• Ele atribui uma nova tarefa de aprovação a você (com os comentários de Anna adicionados no campo Comentários consolidados ) e envia uma notificação sobre essa tarefa.

Agora pode concluir a revisão do item alterado.

Entretanto, todas estas ações são controladas e ficam visíveis na secção Histórico de Fluxos de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado na seguinte ilustração.

Eis um diagrama de todo o processo.

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9. Reatribuir a sua tarefa de Aprovação a outra pessoa (opcional)

Se pretender que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe foi atribuída, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é apresentado.

	Reatribuir Tarefa A Introduza o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa. Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho, deixe este campo em branco.
	Novo Pedido Forneça as informações de que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa irá precisar para concluir a tarefa. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado à área Comentários consolidados .)
	Nova Duração Faça uma das seguintes três coisas: Para manter a data para conclusão existente Deixe este campo em branco. Para remover totalmente a data para conclusão Introduza o número 0. Para especificar uma nova data para conclusão Introduza um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Em conjunto, as duas entradas identificam o período antes da conclusão da tarefa de alteração.
	Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias ou 1 Mês ou 2 Semanas.)

Quando o formulário estiver completo, clique em Enviar. A tarefa é marcada como Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Todas as novas informações fornecidas são incluídas no texto Delegado por na notificação de nova tarefa (número 1 na ilustração seguinte).

Entretanto, todas estas alterações são registadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado aqui.

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10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Existe um processo especial para incluir participantes que não sejam membros da sua organização SharePoint. Neste processo, um membro do site age como representante do participante externo:

1. Inclua o endereço de e-mail do participante externo na etapa Atribuir A apropriada na segunda página do formulário de associação.
2. Na realidade, o fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que o inicia ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho. Esta pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída age como representante do participante externo.
3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão ao participante externo. (Enquanto isso, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta útil ou heads-up.)
4. O membro do site a quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.
5. O participante externo revê o item e envia a sua resposta ao membro do site.
6. Quando a resposta do participante externo é recebida, o membro do site conclui a tarefa em nome do participante externo.

Eis um diagrama do processo.

Monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho Aprovação em execução

A localização central a partir da qual pode monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro, mostraremos como chegar a essa página e, em seguida, mostraremos como usar as opções e informações que você encontrar lá. Finalmente, mostraremos outras duas páginas onde você pode obter informações adicionais de monitoramento.

Secções neste segmento

1. Aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho
2. Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho
3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)
4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)
5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho
6. Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item
7. Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites

1. Aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e fluxo de trabalho desejado.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

A página Estado do Fluxo de Trabalho é aberta.

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2. Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, abaixo da ilustração de cada secção da página Estado do Fluxo de Trabalho, encontrará as perguntas de monitorização às quais a secção responde.

Secção Informações do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?
• Quando foi iniciada esta instância?
• Quando ocorreu a última ação neste caso?
• Em que item está esta instância a ser executada?
• Qual é o estado atual desta instância?

Secção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Que tarefas já foram criadas e atribuídas, e qual é o seu estado atual?
• Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?
• Qual é a data para conclusão de cada tarefa que já tenha sido criada e atribuída?

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?
• Note que as notificações de tarefas em atraso e de tarefas em atraso não são apresentadas nesta área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Existem duas formas de alterar tarefas que já estão atribuídas, mas que ainda não foram concluídas:

• Alterar uma única tarefa ativa
• Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

PermissõesPara efetuar alterações a uma única tarefa atribuída a outra pessoa, tem de ter a permissão Gerir Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Assim, é possível, por exemplo, ter permissões que lhe permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não efetuar alterações à tarefa de outro participante.)

Se tiver as permissões necessárias:

1. Clique no título da tarefa na lista de Tarefas .
   
2. Utilize o formulário da tarefa para concluir, eliminar ou reatribuir a tarefa.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como usar o formulário de tarefa, consulte o segmento Completo deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões As quatro ligações de comandos na seguinte ilustração são apresentadas na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhosó é apresentada se essa pessoa também tiver a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

1. Na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas da Aprovação .

2. Faça as alterações no formulário aberto e clique em OK.

   • As mensagens que refletem as suas alterações são enviadas para as pessoas a quem estão atualmente atribuídas tarefas nesta execução.
   • As tarefas já concluídas ou eliminadas e as tarefas ainda não atribuídas não serão afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.
   • Se quiser efetuar alterações a tarefas que ainda não estejam atribuídas, consulte a secção seguinte, Alterar tarefas futuras.

Duração por tarefa, unidades de duração Para manter a data para conclusão existente Deixe em branco a Duração Por Tarefa e não altere as Unidades de Duração. Para remover a data para conclusão para que não exista nenhuma Introduza o número 0 em Duração Por Tarefa. Para mover a data para conclusão prolongando a duração da tarefa Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais pretende prolongar a duração.

Solicitar Para alterar o texto do pedido Faça as alterações que pretender na caixa de texto.

1. Quando tiver todos os campos no formulário da forma que pretende, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

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4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões As quatro ligações de comandos na seguinte ilustração são apresentadas na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalho agoranão é apresentada , a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar ou atualizar aprovadores de Aprovação .

2. Faça as alterações no formulário aberto e clique em ATUALIZAR.

   Nota

   As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações que efetuar neste formulário.

	Participantes, Ordenar, Expandir Grupos Para adicionar ou remover participantes ou para alterar a ordem das tarefas Adicione, remova e/ou reorganize a ordem dos nomes ou endereços dos participantes no campo Participantes . Para remover um estágio inteiro Clique no campo Atribuir a para esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Observação: Pode utilizar a caixa de verificação Expandir Grupos para especificar se aos grupos de distribuição listados deve ser atribuída apenas uma tarefa a todo o grupo ou a uma tarefa por membro. Para obter mais informações sobre como usar esses campos, consulte o segmento PLANEJAR e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Conjunto de Sites) deste artigo.
	Solicitar Para alterar o texto do pedido Efetue as alterações que pretender ao texto da caixa.
	Data para conclusão de todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração Para alterar ou remover a data para conclusão do calendário Elimine a data existente e, em seguida, forneça uma nova ou, para remover completamente a data de conclusão específica, deixe o campo em branco. (Não introduza um zero neste campo. Este campo tem de conter um valor de data do calendário ou estar vazio.) Para manter a duração existente Deixe em branco a Duração Por Tarefa e não altere as Unidades de Duração. Para remover a duração para que não exista nenhuma Introduza o número 0 em Duração Por Tarefa. Para prolongar a duração da tarefa Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais pretende prolongar a duração. (Para obter mais informações sobre como definir datas de vencimento e durações, consulte o segmento PLANEJAR deste artigo.)

1. Quando tiver todos os campos no formulário da forma que pretende, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão as suas alterações.

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5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho

Há duas maneiras de interromper uma instância de fluxo de trabalho em execução antes que ela seja concluída:

• Cancelar o fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.
• Terminar o fluxo de trabalho Todas as tarefas são canceladas e eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, continuam a estar refletidas na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)

Seguem-se as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas mas mantidas na Lista de Tarefas e no Histórico)

Permissões As quatro ligações de comandos na seguinte ilustração são apresentadas na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar o fluxo de trabalhonão é apresentada a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária, poderá ser interrompida.

• Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas de aprovação .
• Clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com o estado Cancelado. As tarefas canceladas continuam listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxo de Trabalho .

Cancelar (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas, mas mantidas no Histórico)

Permissões As quatro ligações de comandos na seguinte ilustração são apresentadas na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhosó é apresentada se essa pessoa também tiver a permissão Gerir Listas. (Uma vez mais, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser terminado.

Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique em Encerrar este fluxo de trabalho e clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, apesar de serem refletidas na área Histórico de Fluxo de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com o estado Fluxo de Trabalho Cancelado.

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6. Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
2. Aponte para o nome do item, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.
3. Na página Fluxos de trabalho: Nome do item , em Fluxos de trabalho em execução, você encontrará uma lista de instâncias atualmente em execução no item.

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7. Monitorar fluxos de trabalho para todo o conjunto de sites

Os administradores de coleções de sites podem ver rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.
• Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo na coleção de sites.
• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Faça o seguinte:

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.
3. Na página Configurações do site, em Administração do Site, clique em Fluxos de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho é aberta e exibe as informações.

O que se segue

Se esta for a primeira vez que esta versão do fluxo de trabalho foi executada, convém usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como você quer.

REVER resultados do fluxo de trabalho de aprovação e criar relatórios

Depois de concluir a instância de fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados no histórico. (Você pode acessar o registro para qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho em várias instâncias.

Secções neste segmento

1. Rever eventos na instância mais recente
2. Acessar histórico de instâncias por até 60 dias
3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Analisar eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, é possível aceder ao histórico da instância mais recente a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde se encontra o item, clique na ligação de estado do item e fluxo de trabalho pretendido.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho do Keynote e o fluxo de trabalho é Aprovação de Novo Documento.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico do Fluxo de Trabalho encontra-se junto à parte inferior.

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2. Acessar histórico de instâncias por até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de qualquer um dos dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.

A partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.
2. Aponte para o nome do item, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.
3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou no status da instância de fluxo de trabalho que você deseja revisar.
   
   É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho .

É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

Para manter todas as notificações de conclusão, convém criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens recebidas cujo texto tenha sido concluído na linha Assunto para uma pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente, ou que também não aparecem na sua Caixa de Entrada.)

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3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para obter informações sobre o desempenho geral de uma das versões do fluxo de trabalho — ao longo do tempo e em várias instâncias — pode criar um ou ambos os dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração de Atividade Utilize este relatório para ver médias de quanto tempo cada atividade num fluxo de trabalho demora a ser concluída, bem como quanto tempo demora cada execução ou instância completa desse fluxo de trabalho a concluir.
• Relatório de Cancelamentos e Erros Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está a ser cancelado frequentemente ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação de informação de estado.
   
2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico do Fluxo de Trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   
3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
   
4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado na localização especificada.
5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Em alternativa, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
   

O que se segue

Se o seu fluxo de trabalho funcionar exatamente como pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.

Se houver algo que pretenda alterar acerca do seu funcionamento, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

ALTERAR, desativar ou eliminar um fluxo de trabalho de Aprovação

Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho Aprovação e rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações à forma como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, em vários momentos no futuro, você pode querer fazer mais alterações na configuração.

Finalmente, em algum momento você pode desejar desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo — ou você pode, de fato, querer removê-lo completamente.

Secções neste segmento

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho
2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação usado originalmente para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Nota

   O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, o separador tem o nome Calendar.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.

   Nota

   Se o fluxo de trabalho de Aprovação pretendido não for apresentado na lista, poderá estar associado apenas a um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho que aparecem nesta lista são controlados pelo Estes fluxos de trabalho estão configurados para serem executados em itens deste tipo de controlo, localizados imediatamente abaixo da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu pendente para descobrir qual delas apresenta o fluxo de trabalho pretendido. Quando o fluxo de trabalho pretendido aparecer na lista, clique no respetivo nome.

5. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, efetue e guarde as alterações que pretende.
   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLANEAR e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.
3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Designer da Web, clique em Tipos de Conteúdo do Site.
4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   
5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
   
6. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.
   
7. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, efetue e guarde as alterações que pretende.
   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLANEAR e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Início do segmento

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Nota

   O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, o separador tem o nome Calendar.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .

5. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de Trabalho Nome do fluxo de trabalho.
• Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.
• Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.
• Nenhuma instância nova Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)
• Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).
2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.
3. Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo de Site.
4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   
5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
   
6. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .
7. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de Trabalho Nome do fluxo de trabalho.
• Instâncias Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução nos itens.
• Permitir Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.
• Nenhuma instância nova Opção que permite a conclusão de todas as instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)
• Remover Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

O que se segue

Se tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar novamente os efeitos das alterações.

Personalização adicional

Existem várias formas de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Pode até criar fluxos de trabalho personalizados a partir do zero.

Pode utilizar qualquer um ou todos os seguintes programas:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Personalize formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.
• Microsoft Visual Studio Crie as suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do MSDN (Software Developer Network).