Stabilirea de reguli pentru o îmbinare de corespondență

Atunci când trimiteți scrisori către lista de expediere poștală, puteți să personalizați mesajul. De exemplu, includeți cuvintele "Restant" pentru unii destinatari, pe baza valorilor din anumite câmpuri ale sursei de date. Particularizarea se bazează pe reguli care rulează atunci când efectuați îmbinarea.

Exemplul cu "Restant scadent" ar utiliza o eroare dacă... Apoi... Regula Else , specificând să includă textul "Restant" pentru destinatarii unde valoarea unui câmp Data scadentă este în trecut.

Configurarea regulilor se efectuează după selectarea destinatarilor pentru îmbinarea corespondenței și după inserarea câmpurilor de îmbinare în document.

Accesați regulade corespondență> și alegeți o regulă pe baza descrierilor de mai jos.

Cerere

De exemplu, trimiteți aceeași invitație pentru o întâlnire trimestrială. Sursa dvs. de date nu stochează datele întâlnirii, iar data întâlnirii apare de mai multe ori în invitație.

Plasând marcaje în document și incluzând un câmp Cerere, puteți rula aceeași îmbinare pentru fiecare întâlnire. Singurul lucru pe care va trebui să tastați este data întâlnirii și o veți tasta o singură dată.

1. În documentul de îmbinare, apăsați Ctrl+F9, apoi tastați un nume pentru a crea un marcaj în document. Repetați această operațiune, cu același nume, în fiecare loc în care doriți să apară răspunsul la câmpul Ask (Solicitare) din document.
2. Plasați cursorul undeva în document, înaintea primului marcaj în document pe care tocmai l-ați creat.
3. Accesațiregulile> de >corespondențăÎntrebați.
4. Selectați marcajul în document pe care tocmai l-ați creat (sau tastați numele său) și introduceți o solicitare, cum ar fi "Data evenimentului?" în caseta de solicitare .
5. Selectați OK, apoi din nou OK .
6. La sfârșitul procesului, când selectați Terminare & îmbinare, alegeți Editare documente individuale. Vi se va solicita un răspuns pentru fiecare destinatar. Răspunsul respectiv va fi inserat în marcajele în document pe care le-ați specificat, în documentele rezultate din îmbinare.

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul Ask

Inserare manuală

De exemplu, trimiteți aceeași invitație pentru o întâlnire trimestrială. Sursa dvs. de date nu stochează datele întâlnirii, iar data întâlnirii apare o singură dată în invitație.

Plasând un câmp Inserare manuală în document, puteți rula aceeași îmbinare pentru fiecare întâlnire. Singurul lucru pe care va trebui să îl tastați este data întâlnirii.

1. Plasați cursorul unde doriți să apară textul de completare.
2. În fila Corespondență, accesați Completare reguli>.
3. Introduceți o solicitare, cum ar fi "Data evenimentului?" în caseta de solicitare .
4. Selectați OK, apoi din nou OK .
5. La sfârșitul procesului, când apăsați Terminare & Îmbinare, selectați Editare documente individuale. Vi se va solicita un răspuns pentru fiecare destinatar. Răspunsul respectiv va fi inserat în câmpul Inserare manuală, în documentele rezultate din îmbinare.

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul Fill-In

Dacă... Apoi... Altfel

De exemplu, trimiteți corespondență unei liste de participanți la conferință care călătoresc atât în țară, cât și în străinătate. Câmpul Țară/Regiune din sursa de date poate fi necompletat pentru participanții interni. Puteți utiliza un dispozitiv dacă... Apoi... Altfel... regulă pentru a personaliza mesajul pentru toți destinatarii. Destinatarii ale căror câmp Țară/Regiune este necompletat pot vedea "Veți fi întâmpinați la poartă la sosire", în timp ce toți ceilalți destinatari pot vedea "Veți fi întâmpinați la biroul de lângă vamă".

1. Amplasați cursorul unde doriți să apară textul condiționat.
2. Mergeți laregulile> de >corespondențădacă... Apoi... Altfel.
3. În lista Nume câmp , alegeți câmpul din sursa de date care va determina textul condiționat.
4. În lista Comparație , alegeți o modalitate de a compara valoarea datelor.
5. În caseta Comparare cu , introduceți valoarea de comparație (omiteți aceasta dacă ați ales Este necompletat sau nu este necompletat ca comparație).
6. În caseta text Se inserează aceasta , introduceți textul care intră în document atunci când sunt îndeplinite criteriile de comparație.
7. În caseta text Altfel , introduceți textul care intră în document atunci când nu sunt îndeplinite criteriile de comparație.
8. Selectați OK.

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul IF

Îmbinare înregistrare #

De exemplu, doriți ca corespondența să-i arate fiecărui destinatar poziția sa într-o listă de așteptare. Puteți să sortați lista de destinatari în ordinea cronologică a înscrierilor, apoi să utilizați o regulă Îmbinare înregistrare # pentru a afișa poziția numerotată a destinatarului în listă.

Numărul înregistrării reflectă orice sortare sau filtrare pe care ați aplicat-o la sursa de date înainte de îmbinare.

1. Amplasați cursorul unde doriți să apară numărul înregistrării.
2. AccesațiReguli> de >corespondențăÎmbinare înregistrare #.

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul MergeRec

Îmbinare secvență #

De exemplu, doriți ca corespondența să afișeze fiecărui destinatar numărul total de persoane care s-au înscris la un eveniment. Regula Secvență îmbinare # vă oferă un număr de înregistrări din documentul îmbinat.

1. Amplasați cursorul unde doriți să apară numărul înregistrării.
2. AccesațiSecvență îmbinarereguli>corespondență> #.

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul MergeSeq

Înregistrarea următoare

De exemplu, utilizați îmbinarea corespondenței pentru a imprima lista de persoane de contact pe o singură foaie de hârtie. Utilizați regula Următoarea înregistrare pentru a-i spune programului Word să treacă la următoarea înregistrare fără a începe o pagină nouă.

1. Plasați cursorul unde doriți să apară datele din următoarea înregistrare.
2. Accesați înregistrareaurmătoare aregulilor> de >corespondență.
3. Inserarea unui câmp de îmbinare pentru datele dorite în continuare
   O listă cu nume de firme poate arăta astfel:
   «Company_Name»
   «Înregistrarea următoare»«Company_Name»
   «Înregistrarea următoare»«Company_Name»

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul Next

Înregistrarea următoare dacă

De exemplu, doriți o listă de participanți la conferințe pentru călătorii interne pe o foaie de hârtie și participanți la călătorii internaționale listați pe altă foaie de hârtie. Câmpul Țară/Regiune din sursa de date poate fi necompletat pentru cei care călătoresc intern. Puteți utiliza o regulă Următoarea înregistrare If pentru a împiedica Word să înceapă o pagină nouă până când ajunge la destinatarii ale căror câmpuri Țară/Regiune nu sunt necompletate. Pentru a realiza acest lucru, mai întâi sortați sursa de date după țară/regiune.

1. Plasați cursorul unde doriți să apară datele din următoarea înregistrare.
2. Accesațiregulile> de >corespondențăurmătoarea înregistrare dacă.
3. În lista Nume câmp , alegeți numele câmpului de îmbinare, cum ar fi Localitate.
4. În lista Comparație , alegeți o modalitate de a compara valoarea datelor. De exemplu, pentru a alege destinatarii dintr-o anumită localitate, alegeți Egal cu.
5. În caseta Comparare cu , introduceți valoarea pe care doriți să o utilizați. De exemplu, pentru a selecta destinatari din Tokyo, tastați Tokyo (omiteți această setare dacă ați ales Este necompletat sau nu este necompletat ca comparație).

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul NextIf

Stabilire marcaj în document

De exemplu, pregătiți invitații la o conferință în care vorbitorul principal nu a fost încă finalizat. Puteți să lăsați substituenți pentru numele vorbitorului în tot documentul și să includeți o regulă Setare marcaj în document, în care introduceți numele vorbitorului o dată și apare în toți substituenții.

Substituenții sunt câmpuri Ref; Regula Setare marcaj inserează un câmp care nu se afișează în document (dacă nu apăsați Alt+F9 pentru a afișa codurile de câmp).

1. Plasați cursorul oriunde în document.
2. AccesațiStabilire reguli>>corespondențăMarcaj în document și tastați un nume și selectați OK.
3. Amplasați cursorul oriunde doriți să apară textul marcajului.
4. Accesați Inserare>câmpPărți> rapide și alegeți Ref.
5. Alegeți numele marcajului în document pe care tocmai l-ați creat și selectați OK.
6. Inserați câmpul Ref oriunde doriți să apară textul marcajului.
7. Înainte de a rula îmbinarea, faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul Set, selectați Editare câmp, apoi introduceți textul dorit în caseta Text .
8. Selectați OK.

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul Set 

Ignorare înregistrare dacă

De exemplu, sunteți proprietarul unui magazin de îmbrăcăminte și observați că aveți un suprastoc de tricouri de un anumit fel, dar nu și cele de măsura cea mai solicitată. Atunci când sunteți gata să trimiteți un fluturaș publicitar, veți exclude clienții care poartă o anumită măsură. Utilizați regula Ignorare înregistrare If pentru a compara conținutul datelor despre Dimensiune client cu dimensiunea pe care doriți să o excludeți.

1. Accesațiregulile> de >corespondențăIgnorare înregistrare dacă.
2. În lista Nume câmp , alegeți numele câmpului de îmbinare, cum ar fi Dimensiune.
3. În lista Comparație , alegeți o modalitate de a compara valoarea datelor. De exemplu, pentru a alege clienții care poartă o anumită măsură, alegeți Egal cu.
4. În caseta Comparare cu , introduceți valoarea pe care doriți să o utilizați. De exemplu, pentru a alege clienții care poartă o mărime foarte mică, alegeți XS (omiteți acest lucru dacă alegeți este necompletat sau nu este necompletat ca comparație).

Mai multe informații: Coduri de câmp: câmpul SkipIf