Microsoft 365 Copilot poate produce rapid o primă schiță solidă, dar o schiță rafinată poate totuși să rateze ținta. Când rezultatul este aproape, dar nu tocmai corect, iterația vă ajută să o îmbunătățiți fără a o lua de la început.
În acest scenariu, veți consolida o propunere generată de Copilot, abordând cele mai mari lacune și făcând modificări direcționate pentru a ajuta părțile interesate din cadrul executivului să evalueze recomandarea.
Scenariu: Îmbunătățiți schița de propunere fără a o lua de la început
Lucrați cu aceeași propunere de conducere: automatizarea raportării săptămânale a stării în mai multe echipe. Propunerea urmărește să reducă efortul manual, să îmbunătățească coerența raportării și să ofere liderilor o mai bună vizibilitate asupra riscurilor și întârzierilor printr-o implementare pilot și pe scară mai largă, dacă are succes.
După diagnosticarea primei schițe, ați identificat cele mai mari probleme:
- Propunerea nu explică clar ce li se cere liderilor să aprobe.
- Riscurile și dependențele, inclusiv personalul, adoptarea și consistența datelor, sunt subestimate.
- Contextul despre problema de raportare, domeniul pilotului, proprietarii și cronologiile lipsește sau este inconsistent.
- Unele afirmații, în special în ceea ce privește creșterea eficienței, sunt prea largi pentru a părea credibile.
- Este posibil ca unele detalii să nu reflecte cel mai recent plan de implementare.
Schița este suficient de puternică pentru a construi pe ea. În loc să o luați de la capăt, concentrați-vă mai întâi pe cel mai mare decalaj, îmbunătățiți acea secțiune și păstrați ceea ce funcționează deja. După fiecare revizuire, verificați dacă propunerea este mai clară, mai credibilă și mai utilă pentru liderii care decid dacă să finanțeze proiectul.
Cum îmbunătățesc schița de propunere prin iterare?
Utilizați aceste verificări de iterație pentru a efectua modificări focalizate care să întărească schița: Obiectiv, Audiență, Restricții, Dovezile și Structura.
Obiectiv: Reorientați schița asupra deciziei de care aveți nevoie
| Înainte: Schiță Copilot | După: Versiunea revizuită |
|---|---|
| "Această propunere prezintă domeniul de aplicare și obiectivele unei inițiative de îmbunătățire a raportării." | "Această propunere recomandă o lansare pe etape pentru a automatiza raportarea săptămânală a stării pentru patru echipe, astfel încât liderii să poată vedea riscurile și întârzierile mai devreme, reducând în același timp munca manuală necesară pentru a pregăti actualizările." |
| Ce lasă neclar acest proiect: Rămâne general și nu spune clar ce decizie trebuie să ia participanții direct interesați. | Ce s-a îmbunătățit: Revizuirea denumește acțiunea, definește primul pas și explică imediat valoarea afacerii. |
Întrebați Copilot
"Revizuiți deschiderea, astfel încât recomandarea, domeniul de aplicare al primei faze și decizia executivă să fie clare în primele două propoziții."
Public: Ajustați schița pentru participanții direct interesați din cadrul executivului
| Înainte: Schiță Copilot | După: Versiunea revizuită |
|---|---|
| "De-a lungul timpului, mai multe echipe au folosit abordări diferite de raportare și au existat discuții în curs de desfășurare despre consecvența proceselor și calitatea actualizărilor." | "Astăzi, echipele colectează manual actualizări săptămânale și folosesc formate inconsecvente, ceea ce face mai dificil pentru lideri să identifice riscurile și întârzierile din programe." |
| Ce lasă neclar acest proiect: Acesta petrece timp pe fundalul general în loc să încadreze rapid problema de afaceri. | Ce s-a îmbunătățit: Revizuirea le oferă directorilor contextul de care au nevoie fără a întârzia ideea. |
Întrebați Copilot
"Rescrieți acest lucru pentru părțile interesate executive. Păstrați doar contextul care explică problema actuală a raportării și de ce este importantă acum."
Restricții: Decuparea la lungimea, domeniul și formatul potrivite
| Înainte: Schiță Copilot | După: Versiunea revizuită |
|---|---|
| "Această propunere include informații despre discuțiile anterioare despre raportare, considerații de proces, mai multe opțiuni de stare viitoare și mai multe observații din conversațiile echipei". | "Această propunere se concentrează pe patru puncte: problema actuală de raportare, faza pilot din prima fază, valoarea așteptată și decizia necesară acum". |
| Ce lasă neclar acest proiect: Secțiunea este prea largă și nu se potrivește cu formatul mai strâns de care au nevoie directorii. | Ce s-a îmbunătățit: Revizuirea restrânge domeniul de aplicare și face conținutul mai ușor de revizuit rapid. |
Întrebați Copilot
"Strângeți această secțiune pentru revizuire executivă. Eliminați fundalul de mică valoare și păstrați doar ceea ce susține recomandarea de fază unu."
Dovezi: Adăugați detalii concrete care să susțină recomandarea
| Înainte: Schiță Copilot | După: Versiunea revizuită |
|---|---|
| "Această inițiativă va crea câștiguri semnificative de eficiență și va îmbunătăți vizibilitatea între echipe." | "Această inițiativă ar automatiza colectarea săptămânală a stării pentru echipele pilot, ar reduce timpul petrecut cu compilarea actualizărilor și ar oferi liderilor o viziune mai consistentă asupra riscurilor, întârzierilor și proprietarilor pe parcursul ciclului de raportare săptămânală." |
| Ce lasă neclar acest proiect: Promite îmbunătățiri, dar nu explică ce modificări sau de ce afirmația ar trebui să pară credibilă. | Ce s-a îmbunătățit: Revizuirea leagă beneficiul de problema efectivă de raportare și explică valoarea specifică a automatizării. |
Întrebați Copilot
"Faceți această afirmație mai concretă utilizând punctele nevralgice actuale de raportare, domeniul de aplicare al pilotului și notele sursei."
Structură: reformatați schița astfel încât să fie mai ușor de scanat și de urmat
| Înainte: Schiță Copilot | După: Versiunea revizuită |
|---|---|
| "Această propunere recomandă începerea efortului de automatizare în prima fază cu echipele selectate, sub rezerva pregătirii de personal și implementare, și cere conducerii să revizuiască recomandarea și următoarea". |
Recomandare: Începeți un pilot de fază unu pentru patru echipe. Dependențe cheie: Confirmați personalul, raportarea intrărilor și pregătirea de implementare. Decizie necesară acum: Aprobarea scopului pilot și a planificării pentru următorul pas. |
| Ce lasă neclar acest proiect: Punctele cheie sunt prezente, dar sunt grupate împreună într-un mod care le face mai greu de scanat și de acționat rapid. | Ce s-a îmbunătățit: Revizuirea separă punctele principale într-un format pe care directorii îl pot revizui mai rapid. |
Întrebați Copilot
"Reformatați acest lucru ca un scurt rezumat executiv cu trei marcatori: recomandare, dependențele esențiale și decizia necesară acum."
Listă de verificare pentru pregătirea rapidă
Înainte de a continua, confirmați că fiecare revizuire a îmbunătățit una dintre cele cinci lentile:
✔️ Scop: Proiectul susține acum decizia pe care trebuie să o ia directorii.
✔️ Public: Tonul și nivelul de detaliu corespund părților interesate din cadrul executivului.
✔️ Restricții: lungimea , domeniul și formatul sunt controlate.
✔️ Dovezi: afirmațiile sunt concrete și se bazează pe scenariul de raportare.
✔️ Structură: Schița de propunere este ușor de scanat și de acționat.
Dacă o zonă este slabă, repetați iterați. O a doua sau a treia revizuire este normală. Descărcați rezultatul Iterați pe Copilot pentru a obține rezultate mai bune Ghidul de referințe rapide, o resursă practică pe care o puteți revizui în timp ce lucrați.
De ce contează iterația
O primă schiță nu trebuie să fie perfectă. Când direcția este corectă, iterația vă ajută să consolidați punctele slabe, să păstrați ceea ce funcționează și să îmbunătățiți propunerea fără a o lua de la început.
Sfat
Descărcați rezultatul Iterați pe Copilot pentru a obține rezultate mai bune Ghidul de referințe rapide, o resursă practică pe care o puteți revizui în timp ce lucrați.