Crearea și partajarea unui tablou de bord cu Excel și Microsoft Groups

Obțineți-vă datele

1. Puteți să copiați și să lipiți date direct în Excel sau să configurați o interogare dintr-o sursă de date. Pentru acest subiect, am utilizat interogarea Analiză vânzări din șablonul Northwind Traders pentru Microsoft Access. Dacă doriți să-l utilizați, puteți să deschideți Access și să accesați Fișier > Căutare > nouă și, în Căutare, introduceți "Northwind" și creați baza de date șablon. După ce ați făcut acest lucru, veți putea accesa oricare dintre interogările incluse în șablon. Am pus deja aceste date în registrul de lucru Excel pentru dvs., deci nu trebuie să vă faceți griji dacă nu aveți Access.

2. Verificați dacă datele sunt structurate corect, fără rânduri sau coloane lipsă. Fiecare rând trebuie să reprezinte o înregistrare individuală sau un element. Pentru ajutor la configurarea unei interogări sau pentru manipularea datelor, consultați Obținerea & transformare în Excel.

   

3. Dacă nu este deja, formatați datele ca tabel Excel. Când importați din Access, datele vor fi importate automat într-un tabel.

Crearea rapoartelor PivotTable

1. Selectați orice celulă din zona de date și accesați Inserare > PivotTable > Foaie de lucru nouă. Consultați Crearea unui raport PivotTable pentru a analiza datele foii de lucru pentru mai multe detalii.

2. Adăugați câmpurile PivotTable dorite, apoi formatați-le după cum doriți. Acest PivotTable va fi baza pentru alte persoane, așa că ar trebui să petreceți timp făcând acum ajustările necesare la stil, aspect raport și formatare generală, astfel încât să nu fiți nevoit să faceți acest lucru de mai multe ori. Pentru mai multe detalii, consultați: Proiectarea aspectului și formatului unui raport PivotTable.

   În acest caz, am creat un rezumat de nivel superior al vânzărilor după categoria de produse și am sortat după câmpul Vânzări în ordine descendentă.

   

   Consultați Sortarea datelor într-un raport PivotTable sau PivotChart pentru mai multe detalii.

3. După ce ați creat raportul PivotTable coordonator, selectați-l, apoi copiați-l și lipiți-l de câte ori este necesar pentru a goli zone din foaia de lucru. De exemplu, aceste rapoarte PivotTable pot modifica rânduri, dar nu și coloane, așa că le-am plasat pe același rând cu o coloană necompletată între ele. Cu toate acestea, este posibil să descoperiți că trebuie să amplasați rapoartele PivotTable una sub alta dacă acestea pot extinde coloanele.

   Important: Rapoartele PivotTable nu se pot suprapune între ele, deci asigurați-vă că proiectul va permite suficient spațiu între ele pentru a le permite să se extindă și să se contracteze pe măsură ce valorile sunt filtrate, adăugate sau eliminate.

   În acest moment, se recomandă să dați nume semnificative rapoartelor PivotTable, astfel încât să știți ce fac. În caz contrar, Excel le va denumi PivotTable1, PivotTable2 și așa mai departe. Puteți să le selectați pe fiecare, apoi să accesați Analiză PivotTable > PivotTable, apoi să introduceți un nume nou în caseta Nume PivotTable . Acest lucru va fi important atunci când este momentul să vă conectați rapoartele PivotTable la slicere și controale de cronologie.

   

Crearea de rapoarte PivotChart

1. Faceți clic oriunde în primul raport PivotTable și accesați Analiză PivotTable > Instrumente > PivotChart, apoi selectați un tip de diagramă. Am ales o diagramă combo cu vânzări ca diagramă coloană grupată și % total ca diagramă liniereprezentată pe axa secundară.

   

2. Selectați diagrama, apoi dimensionați și formatați după cum doriți din filele Analiză PivotChart, Proiectare și Format . Pentru mai multe detalii, consultați seria noastră despre formatarea diagramelor.

3. Repetați pentru fiecare raport PivotTable rămas.

4. Acum este momentul să vă redenumiți și rapoartele PivotChart. Accesați Analiză PivotChart > PivotChart, apoi introduceți un nume nou în caseta Nume diagramă .

Adăugarea slicerelor și a unei cronologii

Slicerele și cronologiile vă permit să filtrați rapid rapoartele PivotTable și PivotChart, astfel încât să puteți vedea doar informațiile semnificative pentru dvs.

1. Selectați orice raport PivotTable și accesați Analiză PivotTable > Filtru > Inserare slicer, apoi verificați fiecare element pe care doriți să-l utilizați pentru un slicer. Pentru acest tablou de bord, am selectat Categorie, Nume produs, Angajat și Nume client. Atunci când faceți clic pe OK, slicerele vor fi adăugate la mijlocul ecranului, stivuite unele peste altele, astfel încât va trebui să le aranjați și să le redimensionați după cum este necesar.

   

2. Opțiuni slicer: Dacă faceți clic pe orice slicer, puteți să accesați fila Slicer și să selectați diverse opțiuni, cum ar fi Stil și câte coloane se afișează. Puteți alinia mai multe slicere selectându-le cu Ctrl+clic stânga, apoi utilizați instrumentele Aliniere de pe fila Instrumente slicer .

3. Connections slicer: Slicerele vor fi conectate doar la raportul PivotTable pe care l-ați utilizat pentru a le crea, deci trebuie să selectați fiecare slicer, apoi să accesați Slicer > Slicer > Raport Connections și să verificați ce rapoarte PivotTable doriți să fiți conectat la fiecare. Slicerele și cronologiile pot controla rapoartele PivotTable din orice foaie de lucru, chiar dacă foaia de lucru este ascunsă.

   

4. Adăugați o cronologie: Selectați orice raport PivotTable și accesați Analiză PivotTable > Filtrare > Inserare cronologie, apoi verificați fiecare element pe care doriți să-l utilizați. Pentru acest tablou de bord, am selectat Data comenzii.

5. Opțiuni cronologie: Faceți clic pe Cronologie și accesați fila Cronologie și selectați opțiuni cum ar fi Stil, Antet și Legendă. Selectați opțiunea Raport Connections pentru a lega cronologia la rapoartele PivotTable dorite.

Aflați mai multe despre slicere și controalele cronologie .

Pașii următori

Tabloul de bord este acum complet din punct de vedere funcțional, dar probabil că va trebui să-l aranjați așa cum doriți și să efectuați ajustările finale. De exemplu, poate doriți să adăugați un titlu de raport sau un fundal. Pentru tabloul nostru de bord, am adăugat forme în jurul rapoartelor PivotTable și am dezactivat Titluri și linii de grilă din fila Vizualizare .

Aveți grijă să testați fiecare slicer și cronologie, pentru a vă asigura că rapoartele PivotTable și PivotChart se comportă așa cum doriți. Este posibil să găsiți situații în care anumite selecții cauzează probleme dacă un raport PivotTable dorește să se ajusteze și să se suprapună peste altul, ceea ce nu poate face și va afișa un mesaj de eroare. Aceste probleme ar trebui să fie corectate înainte de a distribui tabloul de bord.

După ce ați terminat configurarea tabloului de bord, puteți face clic pe fila Partajați tabloul de bord din partea de sus a acestui subiect pentru a afla cum să-l distribuiți.

Felicitări pentru crearea tabloului de bord! În acest pas, vă vom arăta cum să configurați un grup Microsoft pentru a partaja tabloul de bord. Ceea ce vom face este să fixăm tabloul de bord în partea de sus a bibliotecii de documente a grupului din SharePoint, astfel încât utilizatorii să o poată accesa cu ușurință în orice moment.

Stocați tabloul de bord în grup

Dacă nu ați salvat deja registrul de lucru al tabloului de bord în grup, se recomandă să-l mutați acolo. Dacă se află deja în biblioteca de fișiere a grupului, puteți omite acest pas.

1. Accesați grupul în Outlook 2016 sau în Outlook pe web.

2. Pe fișa grupului, selectați Fișiere pentru a accesa biblioteca de documente a grupului.

3. Selectați Fișiere > Încărcare > Fișiere, apoi răsfoiți și selectați registrul de lucru al tabloului de bord, apoi selectați Deschidere pentru a-l încărca în biblioteca de documente.

Adăugați-l la site-ul de echipă SharePoint Online al grupului dvs.

1. Accesați site-ul de echipă SharePoint Online al grupului. Din Outlook, în grupul Comunicații , selectați Fișiere.

2. În panoul de navigare din stânga, selectați Documente.

3. Găsiți registrul de lucru al tabloului de bord și selectați cercul de selecție aflat imediat la stânga numelui său.

4. Atunci când aveți registrul de lucru al tabloului de bord selectat, selectați Fixare în partea de sus.

Acum, de fiecare dată când utilizatorii dvs. accesează pagina Documente a site-ului de echipă SharePoint Online, foaia de lucru a tabloului de bord va fi chiar acolo, în partea de sus. Aceștia îl pot selecta și pot accesa cu ușurință versiunea curentă a tabloului de bord.