Totul despre fluxurile de lucru de aprobare

Totul despre fluxurile de lucru de aprobare

fluxurile de lucruSharePoint vă pot ajuta să automatizați procesele de afaceri, să le faceți mai coerente și mai eficiente. Fluxul de lucru aprobare vă permite să distribuiți documente și alte elemente stocate în SharePoint la una sau mai multe persoane pentru aprobare.

Notă: Fluxurile de lucru SharePoint 2010 au fost retrase din 1 august 2020 pentru entități găzduite noi și eliminate din entitățile găzduite existente pe 1 noiembrie 2020. Dacă utilizați fluxuri de lucru SharePoint 2010, vă recomandăm să migrați la Power automatizeaz sau la alte soluții acceptate. Pentru mai multe informații, consultați retragerea fluxului de lucru SharePoint 2010.

Pentru mai multe informații, consultați despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint.

Important: În mod implicit, fluxul de lucru aprobare nu este activat și nu este listat în caseta listă Selectați un șablon de flux de lucru din formularul de asociere. Pentru a-l face disponibil pentru utilizare, un administrator de site trebuie să le activeze la nivelul colecției de site-uri. Accesați Setări site > caracteristicile colecției de site-uri > activarea caracteristicii fluxuri de lucru . De asemenea, SharePoint 2013 furnizează aceste șabloane de flux de lucru pe baza modului de compatibilitate SharePoint 2010. Pentru a crea un flux de lucru bazat SharePoint 2013 cu logică similară, utilizați SharePoint Designer 2013.

Dacă tot ce trebuie să faceți este să finalizați o activitate de flux de lucru aprobare    Pur și simplu defilați în jos la segmentul complet și extindeți-l. Este posibil să nu mai aveți nevoie de niciunul dintre celelalte segmente pentru moment.

Comparație între procesul manual și fluxul de lucru automat

fluxurile de lucruSharePoint sunt:

  • Eficient și consecvent    Un flux de lucru aprobare rutează automat documentul sau elementul, atribuie revizuirea activităților și urmărește progresul și trimite mementouri și notificări atunci când este necesar. Activitatea dintr-un flux de lucru poate fi monitorizată și ajustată de pe o pagină de stare centrală, iar istoricul evenimentelor dintr-un flux de lucru este menținut timp de 60 de zile după terminare.

  • Mai puțin lucru pentru dvs.    Un flux de lucru aprobare vă salvează pe dumneavoastră și pe colegii dumneavoastră atât timp, cât și probleme și, în același timp, simplifică și standardizează procesul de aprobare.

Iată o diagramă a unei versiuni foarte simple a fluxului de lucru aprobare.

Diagrama unui flux de lucru Aprobare simplu

Informațiile din acest articol sunt prezentate în zece segmente extensibile.

Faceți clic aici pentru câteva sfaturi despre cum să beneficiați la maximum de acest articol

Dacă tot ce trebuie să faceți este să finalizați o activitate de flux de lucru aprobare    Pur și simplu defilați în jos la segmentul complet și extindeți-l. Este posibil să nu mai aveți nevoie de niciunul dintre celelalte segmente pentru moment.

Dacă doriți să adăugați, să porniți, să monitorizați și să mențineți fluxuri de lucru    Dacă nu sunteți deja familiarizat cu aceste activități, este util să lucrați în acest articol, segment după segment, prima dată când proiectați și adăugați un flux de lucru. După ce sunteți familiarizat cu informațiile și cu aspectul articolului, veți putea merge direct la segmentul de care aveți nevoie în orice vizite de retur.

Aprobare de conținut și aprobare de publicare    Este posibil să aveți liste sau biblioteci în care doriți ca elementele noi și/sau noile versiuni ale elementelor curente să fie revizuite pentru acuratețea conținutului lor sau pentru corectitudinea formei și stilului lor, înainte ca acestea să fie vizibile pentru toate persoanele care au acces la listă. Acest tip de proces de revizuire se numește aprobare conținut și puteți utiliza un flux de lucru aprobare pentru a controla aprobarea conținutului într-o listă sau într-o bibliotecă. (De asemenea, există un flux de lucru de aprobare foarte asemănător pentru publicare, creat special pentru a fi utilizat în site-urile SharePoint care publică pagini web pe Internet.)

Un cuvânt despre imprimarea acestui articol    Acesta este un articol lung. Dacă doriți să imprimați doar segmentele selectate, asigurați-vă că doar acele segmente sunt extinse atunci când imprimați. (De asemenea, dacă doriți să includeți elementele grafice complete în copia imprimată, imprimați în orientarea vedere și nu în orientarea portret.)

Și un cuvânt despre căutare    Înainte să căutați text sau termen în acest articol, asigurați-vă că toate segmentele în care doriți să căutați sunt extinse.

Un flux de lucru aprobare este o caracteristică SharePoint care direcționează un document sau alt element stocat într-o listă sau o bibliotecă SharePoint la una sau mai multe persoane pentru aprobare sau respingere. Fluxul de lucru automatizează, simplifică și standardizează întregul proces.

Diagrama unui flux de lucru Aprobare simplu

Fluxul de lucru aprobare de bază care este inclus cu produsele SharePoint funcționează ca șablon. Utilizând acest șablon, puteți adăuga mai multe fluxuri de lucru de aprobare la site-urile dvs. Fiecare flux de lucru pe care îl adăugați este o versiune unică a fluxului de lucru aprobare de bază, fiecare având propriul mod de lucru specializat, pe baza setărilor pe care le specificați atunci când îl adăugați.

Secțiuni din acest segment

  1. Ce poate face un flux de lucru aprobare pentru mine?

  2. Ce nu poate face un flux de lucru aprobare?

  3. Cine poate utiliza acest tip de flux de lucru?

  4. Cum Planificați, adăugați, execuți și mențineți acest tip de flux de lucru?

1. ce poate face un flux de lucru aprobare pentru mine?

  • Atunci când adăugați pentru prima dată un flux de lucru de aprobare la listă, la bibliotecă sau la colecția de site-uri, puteți specifica câți participanți să includă și să indice dacă activitățile lor sunt atribuite unul după altul (în serie) sau toate în același timp (în paralel). Puteți chiar decide dacă să împărțiți activitățile participanților în două sau mai multe etape separate, precum și să specificați o dată scadentă finală și/sau timpul permis pentru ca fiecare activitate să fie finalizată. De fiecare dată când porniți fluxul de lucru manual pentru un element, puteți modifica oricare dintre aceste setări.

  • Fluxul de lucru atribuie o activitate fiecărui participant specificat. Fiecare participant alege între mai multe răspunsuri posibile: pentru a aproba sau a respinge elementul, pentru a solicita o modificare în element, pentru a reatribui activitatea sau pentru a anula sau a șterge activitatea.

  • În timp ce rulează fluxul de lucru, puteți să monitorizați progresul și să faceți ajustări (dacă este necesar) dintr-o singură pagină de stare a fluxului de lucru central.

  • Pentru 60 de zile după finalizarea fluxului de lucru, lista tuturor evenimentelor fluxului de lucru care au avut loc în cursul acestei execuții (sau a unei instanțe) a fluxului de lucru este încă disponibilă în pagina stare flux de lucru, pentru referințe informale.

De asemenea, puteți utiliza un flux de lucru aprobare pentru a gestiona un proces de aprobare de conținut pentru o listă sau o bibliotecă. Pentru mai multe informații, consultați segmentul control din acest articol.

2. ce nu poate face un flux de lucru aprobare?

Participanții la un flux de lucru aprobare nu sunt autorizați de obicei pentru a face modificări în elementul revizuit. În schimb, participanții pot solicita ca modificările să fie aduse elementului în cursul instanței fluxului de lucru. Dacă doriți să adăugați un flux de lucru în care participanții să insereze comentarii și să urmărească modificările în element, consultați articolul despre fluxurile de lucru de feedback, în secțiunea consultați și .

De asemenea, fluxurile de lucru aprobare nu sunt proiectate pentru a colecta semnături. Dacă doriți să utilizați un flux de lucru pentru a colecta semnături într-un document Microsoft Word, un registru de lucru Microsoft Excel sau un formular Microsoft InfoPath, consultați articolul,totul despre fluxurile de lucru colectare semnături, în secțiunea consultați și .

Începutul segmentului

3. cine poate utiliza acest tip de flux de lucru?

Pentru a adăuga un flux de lucru   În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru. (Grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupul vizitatori nu.)

Pentru a porni un flux de lucru   De asemenea, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru a porni un flux de lucru care a fost deja adăugat. (Grupul membri și grupul proprietari au în mod implicit permisiunea Editare elemente; grupul vizitatori nu.)

Ca alternativă, proprietarii pot alege să configureze anumite fluxuri de lucru, astfel încât să poată fi inițiate doar de membrii grupului proprietari. (Pentru a face acest lucru, bifați caseta de selectare se solicită gestionarea listelor pentru a porni acest flux de lucru , pe prima pagină a formularului de asociere.)

Începutul segmentului

4. cum Planificați, adăugați, execuți și mențineți acest tip de flux de lucru?

Acestea sunt etapele de bază:

  • Înainte să ruleze fluxul de lucru (plan, Adăugare, pornire)   
    Înainte de a adăuga un flux de lucru, planificați locul în care doriți să-l adăugați (pentru o singură listă sau bibliotecă sau pentru întreaga colecție de site-uri) și detaliile despre modul în care va funcționa. După ce ați adăugat și ați configurat fluxul de lucru, oricine cu permisiunile necesare poate porni fluxul de lucru pentru un anumit element. De asemenea, fluxul de lucru poate fi configurat pentru rulare automat. Execuțiile automate pot fi activate pe baza uneia sau ambelor două evenimente de declanșare: atunci când se adaugă un element sau se creează într-o listă sau într-o bibliotecă sau când se modifică un element dintr-o listă sau o bibliotecă.

  • În timp ce rulează fluxul de lucru (terminați, monitorizați, ajustați)   
    În timp ce rulează fluxul de lucru, participanții individuali își finalizează activitățile atribuite. Mementourile automate sunt trimise participanților care nu respectă termenele limită ale activităților. Între timp, progresul fluxului de lucru poate fi monitorizat de pe o pagină centrală a fluxului de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru. Ajustări ale fluxului de lucru în timp ce rulează se pot efectua de la aceeași pagină; și, dacă este necesar, fluxul de lucru poate fi anulat sau reziliat de acolo.

  • După ce rulează fluxul de lucru (revizuire, raport, modificare)   
    Când fluxul de lucru s-a finalizat, întregul istoric al acelei execuții (sau exemplu) poate fi revizuit până la 60 de zile în pagina stare flux de lucru. Din aceeași pagină, se pot crea rapoarte statistice despre performanța acestei versiuni a fluxului de lucru. În cele din urmă, dacă doriți să modificați vreodată ceva despre modul în care funcționează fluxul de lucru, puteți să deschideți și să editați formularul de asociere pe care l-ați finalizat atunci când ați adăugat primul flux de lucru.

Următoarea diagramă flux ilustrează aceste etape din perspectiva persoanei care adaugă un flux de lucru nou.

Procesul fluxului de lucru

În acest segment identificăm deciziile pe care trebuie să le efectuați și informațiile pe care trebuie să le asamblați înainte de a adăuga o versiune a fluxului de lucru aprobare.

Dacă sunteți deja familiarizat cu modul de adăugare a acestui tip de flux de lucru și aveți nevoie doar de un memento despre pașii specifici, puteți merge direct la segmentul de Adăugare corespunzător (listă/bibliotecă sau colecție de site-uri) din acest articol.

Secțiuni din acest segment

  1. Șabloane și versiuni

  2. Prezentarea formularului de asociere

  3. Douăsprezece întrebări de răspuns

1. șabloane și versiuni

Fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint funcționează ca șabloane principale pe care se bazează fluxurile de lucru specifice individuale pe care le adăugați la liste, biblioteci și colecții de site-uri.

De fiecare dată când adăugați un flux de lucru aprobare, de exemplu, adăugați, de fapt, o versiune a șablonului flux de lucru aprobare generală. Dați fiecărei versiuni propriul nume și propriile sale setări, pe care le specificați în formularul de asociere atunci când adăugați acea versiune particulară. Astfel, puteți adăuga mai multe fluxuri de lucru, toate versiunile pe baza șablonului coordonator de flux de lucru aprobare, dar fiecare dintre versiunile numite și adaptate pentru modul specific în care îl veți utiliza. Versiunile numite pot fi, de asemenea, denumite instanțede flux de lucru.

Începutul segmentului

2. introducerea formularului de asociere

Atunci când adăugați o nouă versiune de flux de lucru pe baza unuia dintre șabloanele de flux de lucru incluse, completați un formular de asociere pentru a specifica modul în care doriți să funcționeze noua instanță.

În secțiunea următoare, veți găsi o listă de întrebări care vă vor pregăti să finalizați formularul de asociere. Mai întâi, totuși, luați un moment sau două pentru a vă uita peste formular și câmpurile sale.

Prima pagină a formularului de asociere

Primul formular de inițializare

A doua pagină a formularului de asociere

Formular pentru introducerea informațiilor despre rulare

Câmpurile din caseta roșie de pe această a doua pagină apar și în formularul de inițiere, care este prezentat de fiecare dată când fluxul de lucru este pornit manual și poate fi editat acolo pentru acea singură rulare.

Începutul segmentului

3. douăsprezece întrebări la care să răspundeți

Imediat ce aveți răspunsul la toate întrebările din această secțiune, sunteți gata să adăugați fluxul de lucru.

  1. Este acesta tipul corect de flux de lucru?

  2. O listă sau o bibliotecă sau întreaga colecție de site-uri? și un tip de conținut sau toate tipurile de conținut?

  3. Ce este un nume bun?

  4. Liste de activități și liste de istoric: existente sau noi?

  5. Cum (și de către cine) poate fi pornit acest flux de lucru?

  6. Tipurile de conținut care moștenesc de la acesta obțin, de asemenea, acest flux de lucru?

  7. Participanți: ce persoane, în ce ordine?

  8. Ce informații suplimentare au nevoie participanții?

  9. Când sunt scadente activitățile?

  10. Când se termină acest flux de lucru?

  11. Cine trebuie să fie notificat?

  12. Acest flux de lucru va controla aprobarea conținutului?

01. este acesta tipul corect de flux de lucru?

Există mai multe șabloane de flux de lucru care au cuvântul "aprobare" în numele lor. Acest articol se referă la șablonul de flux de lucru care apare în meniu ca aprobare-SharePoint 2010. Dacă nu sunteți sigur că acest tip de flux de lucru este cea mai bună alegere pentru dvs., reveniți la segmentul Aflați din acest articol. Pentru mai multe informații despre celelalte șabloane de flux de lucru care sunt disponibile, consultați articolul despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint, în secțiunea consultați și .

Începutul segmentului

02. o listă sau o bibliotecă sau întreaga colecție de site-uri? și Un tip de conținut sau toate tipurile de conținut?

Puteți face ca noua versiune a fluxului de lucru aprobare să fie disponibilă într-o singură listă sau bibliotecă sau o puteți face disponibilă în toată colecția de site-uri.

  • Dacă adăugați fluxul de lucru pentru o singură listă sau bibliotecă, puteți să îl configurați pentru a-l executa pentru toate tipurile de conținut sau pentru un singur tip de conținut.

  • Cu toate acestea, dacă adăugați fluxul de lucru pentru întreaga colecție de site-uri, trebuie să îl configurați pentru a se executa pe un singur tip de conținut de site.

Harta unei colecții de site-uri cu 3 moduri de adăugare explicate

Ce este un tip de conținut?

Fiecare document sau alt element stocat într-o listă sau într-o bibliotecă SharePoint aparține unuia sau altui tip de conținut. Un tip de conținut poate fi ca de bază și generic ca foaie de calculdocument sau Excel sau ca fiind extrem de specializat ca contract legal sau specificații de proiectare a produselor. Unele tipuri de conținut sunt disponibile în mod implicit în produsele SharePoint, dar puteți să le particularizați și să adăugați alte persoane pe care le creați singur. Pentru mai multe informații, consultați crearea sau particularizarea unui tip de conținut de site și adăugarea unui tip de conținut la o listă sau la o bibliotecă.

Începutul segmentului

03. ce este un nume bun?

Dați-i versiunii fluxului de lucru un nume care:

  • Indică clar la ce se utilizează.

  • O distinge în mod clar de alte fluxuri de lucru.

Un exemplu

Imaginați-vă că sunteți membru al unui grup de editori. Grupul dumneavoastră dorește să utilizeze două fluxuri de lucru de aprobare diferite pentru a gestiona transmiterea de documente de la colaboratori externi:

  • Veți rula primul flux de lucru pentru fiecare document remis pentru a decide dacă să-l acceptați pentru procesul de editare.

  • După ce acceptați și editați un document remis, veți executa al doilea flux de lucru în schița editată pentru a decide dacă să îl acceptați ca final.

Este posibil să denumiți primul flux de lucru acceptarea aprobării prezentării și a doua aprobare finală a proiectului.

Sfat: Ca de obicei, este o idee bună să stabiliți convenții consistente de denumire și să vă asigurați că toate persoanele implicate în fluxurile de lucru sunt familiare cu aceste convenții.

Începutul segmentului

04. liste de activități și liste de istoric: existente sau noi?

Este posibil ca fluxul de lucru să utilizeze lista de activități implicite a site-ului și lista istoric, să utilizeze alte activități și liste de istoric existente sau să solicite liste noi doar pentru acest flux de lucru.

  • Dacă site-ul va avea numeroase fluxuri de lucru sau dacă unele fluxuri de lucru vor implica numeroase activități, luați în considerare solicitarea de liste noi pentru fiecare flux de lucru. (Gestionarea listelor supra-lungi poate încetini performanța. Sistemul este mai rapid și mai ușor pentru a menține mai multe liste mai scurte decât una foarte lungă.)

  • Dacă activitățile și istoricul pentru acest flux de lucru vor conține date sensibile sau confidențiale pe care doriți să le păstrați separate de lista activități generale, ar trebui să indicați clar că doriți liste noi, separate pentru acest flux de lucru. (După ce adăugați fluxul de lucru, asigurați-vă că sunt setate permisiunile corespunzătoare pentru listele noi.)

Începutul segmentului

05. cum (și de către cine) poate fi pornit acest flux de lucru?

Un flux de lucru poate fi configurat pentru a fi pornit doar manual sau doar automat sau oricum:

  • Atunci când porniți manual un flux de lucru aprobare pentru un anumit document sau element, se prezintă un alt formular, formularul de inițiere. Formularul de inițiere conține majoritatea setărilor din a doua pagină a formularului de asociere . Astfel, dacă persoana care pornește fluxul de lucru dorește să modifice oricare dintre aceste setări (doar pentru instanța curentă), pot face acest lucru înainte de a face clic pe Start. Accesați meniul contextual al listei > element > fluxurile de lucru > selectați fluxul de lucru pentru a-l porni manual.

  • Cu un start automat, bineînțeles, nu există nicio șansă de a prezenta un formular de inițiere, astfel încât setările implicite specificate în formularul de asociere să fie utilizate fără modificări.

Ilustrația următoare arată diferența dintre Pornirea manuală și pornirea automată.

Formulare comparate pentru pornire manuală și pornire automată

Toate modificările pe care le efectuați în formularul de inițiere se aplică numai în timpul instanței curente a fluxului de lucru. Pentru a modifica setările permanente, implicite ale fluxului de lucru, editați formularul de asociere original, după cum se explică în segmentul modificare din acest articol.

Pornire manuală

Dacă permiteți Pornirea manuală, toți cei care au permisiunile necesare pot porni fluxul de lucru pentru orice element eligibil în orice moment.

Avantajele unui început manual sunt faptul că dumneavoastră și colegii puteți executa fluxul de lucru numai atunci când și, dacă alegeți, și că de fiecare dată când îl difuzați, veți avea șansa să modificați unele setări utilizând formularul de inițiere.

Un exemplu rapid    Dacă doriți să difuzați fluxul de lucru doar pentru elementele care sunt create de un scriitor din afara echipei, atunci pornirea sa doar manual va împiedica rularea automată a elementelor create de dumneavoastră și de colegii de echipă. (O soluție alternativă: menținerea unei liste sau a unei biblioteci pentru elemente din autori în echipă și o listă separată sau o bibliotecă separată pentru elemente de la toți ceilalți autori. Astfel, puteți să ruleze fluxul de lucru automat, dar numai în lista autori externi. O altă soluție: adăugați o condiție IF și set create de către persoana specifică. Vedeți referință rapidă condiții de flux de lucru pentru mai multe informații.)

Dezavantajul principal al pornirii manuale este acela că cineva trebuie să își amintească să ruleze fluxul de lucru de câte ori este necesar.

Pornire automată

Puteți configura fluxul de lucru pentru a fi pornit automat de oricare dintre evenimentele următoare:

  • Cineva încearcă să publice o versiune majoră a unui element.

  • Un element nou este creat în sau încărcat în listă sau bibliotecă.

  • Un element stocat deja în listă sau bibliotecă se modifică.

Avantajul unui start automat este faptul că nimeni nu trebuie să își amintească să pornească fluxul de lucru. Rulează de fiecare dată când are loc un eveniment de declanșare.

Un exemplu rapid    Dacă sunteți responsabil pentru acuratețea și caracterul adecvat al elementelor dintr-o listă, puteți să adăugați un flux de lucru aprobare la acea listă și să vă specificați ca singurul participant. Puteți configura fluxul de lucru să pornească automat de fiecare dată când se modifică un element din listă și de fiecare dată când se adaugă un element nou. Astfel, veți fi întotdeauna ținut la curent.

Două dezavantaje ale pornirii automate:

  • Nu puteți opri executarea fluxului de lucru de fiecare dată când apare un eveniment de declanșare.

  • Nu puteți modifica setările la începutul instanței individuale.

Pentru mai multe informații despre executarea automată a fluxului de lucru de aprobare atunci când cineva încearcă să publice o versiune majoră a unui element, consultați segmentul control din acest articol.

Începutul segmentului

06. tipurile de conținut care moștenesc de la acesta obțin, de asemenea, acest flux de lucru?

Numai atunci când adăugați un flux de lucru la un tip de conținut pentru întreaga colecție de site-uri, vi se oferă opțiunea de a adăuga și fluxul de lucru la toate celelalte tipuri de conținut din colecția de site-uri care moștenește din tipul de conținut la care adăugați fluxul de lucru.

Note

  • Operațiunea care realizează toate adăugarea suplimentară poate dura mult timp.

  • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru orice site-uri sau subsite-uri în care doriți să fie adăugat acest flux de lucru la moștenirea tipurilor de conținut, asigurați-vă că sunteți membru al grupului proprietari din fiecare site-uri sau subsite-uri înainte să rulați operațiunea.

Începutul segmentului

07. participanți: ce persoane, în ce ordine?

Va trebui să furnizați numele sau adresa de e-mail pentru fiecare persoană căreia i se vor atribui activități de revizuire.

O etapă sau mai multe etape?    Puteți alege să aveți o singură etapă a activităților de revizuire sau să aveți mai multe etape. Dacă aveți mai mult de o etapă, etapele vor fi efectuate unul după altul.

Revizuiri în paralel sau revizuiri în serie?    Pentru participanții într-o singură etapă, puteți alege fie să aveți activitățile de revizuire atribuite în același timp (în paralel), fie să le atribuiți activitățile de revizuire una după alta (în serie) în ordinea indicată. Opțiunea serial poate fi utilă dacă, de exemplu, configurați fluxul de lucru pentru a termina după prima respingere, sau dacă doriți ca participanții să poată consulta comentariile participanților anteriori, ca parte a cadrului revizuirilor.

Un exemplu

Acest scenariu simplu ilustrează câteva dintre avantajele ambelor etape și revizuiri în serie:

Imaginați-vă că Frank adaugă un flux de lucru aprobare nou. El vrea ca colegii săi, Anna și Sean, să revizuiască fiecare element mai întâi, înainte ca el însuși să-l examineze. El vrea, de asemenea, ca fluxul de lucru să se termine înainte de propria revizuire, dacă Anna sau Sean respinge elementul. Frank poate configura acest lucru în oricare dintre următoarele două moduri:

  • Prin utilizarea unei revizuiri în serie   Frank stabilește o revizuire în serie cu o singură etapă în care Anna și Sean sunt primii doi participanți, iar el este al treilea; și selectează opțiunea sfârșit la prima respingere .
    În acest aranjament, Anna trebuie să aprobe elementul înainte ca sarcina lui Sean să fie atribuită, apoi Sean trebuie să aprobe elementul înainte ca activitatea lui Frank să fie atribuită. Dacă Anna respinge elementul, nici lui Sean, nici lui Frank nu i se va atribui o activitate; Iar dacă Anna aprobă, dar Sean respinge, atunci fluxul de lucru încă se termină înainte ca activitatea de revizuire a lui Frank să fie atribuită vreodată.
    Iată cum își configurează Frank recenzia în serie cu o singură etapă.
    Formular cu setarea pentru etapa în serie evidențiată
    Opțiunea Se termină la prima respingere selectată

  • Utilizând două etape   Dacă Frank vrea ca Anna și Sean să li se atribuie recenzia în același timp, astfel încât Sean să nu trebuiască să aștepte ca Anna să termine înainte să poată începe, el poate configura două etape în fluxul de lucru: prima etapă paralelă a revizuirilor Annei și Sean, iar a doua etapă separată pentru propria sa revizuire. Din nou, el selectează opțiunea sfârșit la prima respingere . A doua etapă nu pornește până când nu se termină prima etapă; Așadar, din nou, dacă Anna sau Sean respinge elementul, activitatea de revizuire a lui Frank nu va fi atribuită niciodată.
    Iată cum își configurează Frank revizuirea în două etape.
    Formular cu starea pentru etapa în paralel evidențiată
    Opțiunea Se termină la prima respingere selectată

Iată diagramele ambelor soluții.

Flux de lucru în serie și flux de lucru în două etape, unul lângă celălalt

Participanții externi    Există un proces special pentru a include participanții care nu sunt membri ai organizației SharePoint. În acest proces, un membru al site-ului acționează ca proxy pentru participantul extern.

Iată o diagramă a procesului respectiv:

Schemă logică a procesului de includere a participantului extern

Atribuiți o activitate fiecărui grup întreg sau unuia fiecărui membru al grupului?    Dacă includeți o adresă de grup sau o listă de distribuire între participanții fluxului de lucru, puteți să aveți fluxul de lucru atribuiți o activitate fiecărui membru al grupuluisau să atribuiți o singură activitate întregului grup (dar să trimiteți încă o notificare despre acea activitate unică fiecărui membru). Atunci când este atribuită o singură activitate întregului grup, atunci orice membru al grupului poate revendica și finaliza acea activitate unică. (Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Începutul segmentului

08. ce informații suplimentare au nevoie participanții?

Există un câmp text în formularul de asociere unde puteți furniza instrucțiuni, detalii despre cerințe, resurse și așa mai departe.

Două lucruri pe care le-ați putea include:

  • Informații de contact, în cazul în care participanții au dificultăți sau întrebări.

  • Dacă fluxul de lucru va atribui o singură activitate în fiecare grup sau listă de distribuire, menționați aici că un singur membru al fiecărui astfel de grup trebuie să revendice activitatea înainte de a o finaliza. Astfel, alți membri ai grupului nu pierd timpul începând cu aceeași activitate. Veți găsi detaliile despre revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol

Începutul segmentului

09. când sunt scadente activitățile?

Puteți să indicați atunci când activitățile fluxului de lucru sunt scadente în ambele moduri sau două:

După data calendaristică    Puteți specifica o dată calendaristică unică până la care sunt scadente toate activitățile.

  • Dacă configurați fluxul de lucru pentru a porni automat, de obicei nu trebuie să utilizați această opțiune. Acest lucru se întâmplă deoarece valoarea dată specificată nu se va ajusta automat în raport cu data curentă de fiecare dată când fluxul de lucru pornește automat.

După durata activității    Aveți posibilitatea să specificați un număr de zile, săptămâni sau luni permise pentru finalizarea fiecărei activități, începând cu data la care este atribuită acea activitate.

  • O dată scadentă a calendarului suprascrie o durată de activitate specificată. Aceasta este: dacă astăzi este 10 iunie, și mi se atribuie o activitate astăzi care are o durată de trei zile, dar care are și o dată scadentă a calendarului din 11 iunie, atunci activitatea va fi scadentă pe 11 iunie (data scadentă a calendarului) și nu pe 13 iunie (la sfârșitul duratei de trei zile).

Începutul segmentului

10. când se termină acest flux de lucru?

Pentru a evita timpul irosit cheltuit pentru revizuiri inutile, puteți alege ca fluxul de lucru să se termine imediat (înainte de data scadentă specificată sau calculată) atunci când are loc oricare dintre cele două evenimente:

  • Orice participant respinge elementul.

  • Elementul este modificat în orice fel.

Notă: Un flux de lucru nu poate porni la un element care este extras în mod curent. Cu toate acestea, după ce pornește fluxul de lucru, elementul pentru revizuire poate fi extras pentru a-l proteja de modificări. (Dar până când elementul este Arhivat din nou, niciun alt flux de lucru nu poate porni la acesta.)

Începutul segmentului

11. cine trebuie să fie notificat?

În câmpul CC , pe a doua pagină a formularului de asociere, puteți să introduceți nume sau adrese pentru oricine ar trebui să fie notificat de fiecare dată când începe sau se termină acest flux de lucru.

  • Introducerea unui nume aici nu determină atribuirea unei activități de flux de lucru pentru acea persoană.

  • Atunci când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de sfârșit fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

  • Când fluxul de lucru este pornit automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de început și de sfârșit, fără a fi necesar să fie specificată în acest câmp.

Începutul segmentului

12. acest flux de lucru va controla aprobarea conținutului?

Este posibil să aveți liste sau biblioteci în care doriți ca elementele noi și/sau noile versiuni ale elementelor curente să fie revizuite pentru acuratețea conținutului lor sau pentru corectitudinea formei și stilului lor, înainte ca acestea să fie vizibile pentru toate persoanele care au acces la listă. Acest tip de proces de revizuire se numește aprobare conținut.

În produsele SharePoint, puteți utiliza un flux de lucru aprobare pentru a face procesul de aprobare a conținutului mai ușor și mai eficient. Pentru mai multe informații, consultați segmentul de aprobare de conținut control din acest articol.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să adăugați noul flux de lucru de aprobare la listă, la bibliotecă sau la colecția de site-uri, accesați segmentul de Adăugare corespunzător (listă/bibliotecă sau colecție de site-uri) din acest articol.

Este posibil să aveți liste și biblioteci în care doriți ca elementele noi și/sau noile versiuni ale elementelor curente să fie revizuite pentru acuratețea conținutului lor sau caracterul adecvat al formei și stilului lor înainte ca acestea să fie vizibile pentru toate persoanele care au acces la listă. Acest tip de proces de revizuire se numește aprobare conținut.

În produsele SharePoint, puteți să controlați manual aprobarea conținutului, fără un flux de lucru; Dar un flux de lucru aprobare SharePoint poate face procesul mai ușor și mai eficient.

Dacă nu sunteți deja familiarizat cu caracteristicile de versiune și de aprobare a conținutului din produsele SharePoint, vă recomandăm să începeți cu o revizuire a următoarelor articole:

Există două modalități în care un flux de lucru aprobare poate controla procesul de aprobare a conținutului, fiecare mod asociat cu un singur control din formularele de asociere pe care le completați atunci când adăugați pentru prima dată fluxul de lucru. Puteți utiliza fluxul de lucru pentru ambele sau pentru ambele.

Controlul publicării versiunilor principale

În zona Opțiuni de pornire din prima pagină a formularului de asociere, există o opțiune pentru a porni acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element. Câteva lucruri de reținut:

  • Această opțiune este disponibilă doar pentru un flux de lucru aprobare care rulează pe toate tipurile de conținut dintr-o singură listă sau bibliotecă, nu și pentru un flux de lucru care rulează pe elemente cu un singur tip de conținut.

  • Pentru ca această opțiune să fie disponibilă, trebuie să fie activată aprobarea conținutului pentru listă sau bibliotecă în pagina Setări versiune, iar opțiunea Creare versiuni majore și minore (Ciorne) trebuie să fie selectată pe aceeași pagină.

  • Dacă selectați această opțiune, cele două opțiuni care urmează devin indisponibile: porniți acest flux de lucru atunci când este creat un element nou și porniți acest flux de lucru atunci când se modifică un element.

  • Dacă selectați această opțiune, fluxul de lucru va fi rulat automat pentru un element numai atunci când cineva încearcă să publice o versiune majoră a acelui element.

  • În orice listă sau bibliotecă, există un flux de lucru aprobare care este utilizat pentru aprobarea publicării versiunilor principale. Dacă încercați să desemnați un al doilea flux de lucru în aceeași listă sau bibliotecă pentru această funcție, vi se va solicita să alegeți unul sau altul.

Controlul nu se bazează pe versiuni

În zona Activare aprobare conținut din a doua pagină a formularului de asociere, există o opțiune pentru a actualiza starea aprobării după finalizarea fluxului de lucru (utilizați acest flux de lucru pentru a controla aprobarea conținutului).

Această opțiune este disponibilă în formular dacă este necesară sau nu aprobarea de conținut în listă sau bibliotecă. În orice caz, valoarea din câmpul aprobare pentru element se actualizează pe baza rezultatului fluxului de lucru.

Utilizând această opțiune, puteți fie:

  • Rulează întotdeauna fluxul de lucru manual sau

  • Selectați una sau mai multe dintre opțiunile de pornire automată din prima pagină a formularului de asociere sau

  • Se permite pornirea manuală și automată

Control conținut pentru site-urile de publicare web

Control conținut este un proces specializat în site-uri care publică pagini pe web. Prin urmare, există un flux de lucru de aprobare de publicare specializat pentru utilizare în site-uri de publicare, precum și un șablon de site (denumit site de publicare cu flux de lucru) care include o versiune a fluxului de lucru care este deja personalizată pentru a fi utilizată în publicarea pe web.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să adăugați noul flux de lucru de aprobare la listă, la bibliotecă sau la colecția de site-uri, accesați segmentul de Adăugare corespunzător (listă/bibliotecă sau colecție de site-uri) din acest articol.

Dacă nu sunteți încă familiarizat cu adăugarea fluxurilor de lucru, este util să revizuiți atât segmentul de învățare , cât și segmentul planului din acest articol înainte de a continua pașii din acest segment.

Secțiuni din acest segment

  1. Înainte de a începe

  2. Adăugarea fluxului de lucru

1. înainte de a începe

Două aspecte trebuie să fie în ordine înainte de a putea adăuga un flux de lucru:

E-mail    Pentru ca fluxul de lucru să trimită notificări prin e-mail și mementouri, e-mailul trebuie să fie activat pentru site-ul SharePoint. Dacă nu sunteți sigur că s-a făcut deja acest lucru, consultați administratorul SharePoint. De asemenea, consultați SharePoint 2013 pas cu pas: Configurarea pentru setarea de e-mail de ieșire.

Permisiuni    Setările implicite SharePoint necesită să aveți permisiunea gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci sau colecții de site-uri. (Grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupurile de vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul Aflați din acest articol.)

Începutul segmentului

2. Adăugarea fluxului de lucru

Urmați acești pași:

  1. Deschideți lista sau biblioteca pentru care doriți să adăugați fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă.

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul de listă sau de bibliotecă. De exemplu, într-o listă de calendare, fila este denumită Calendar.

  3. În grupul Setări , faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Afișați asocierile de flux de lucru de acest tip, Specificați dacă doriți ca fluxul de lucru să ruleze în document, listă sau folder, apoi faceți clic pe Adăugare flux de lucru.

  5. Finalizați prima pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

    Informații de bază despre Adăugare flux de lucru cu secțiuni explicate

    Explicația numărul unu

    Tip de conținut

    Păstrați selecția implicită ca totalăsau selectați un anumit tip de conținut.

    Explicația numărul doi

    Șablon

    Selectați șablonul aprobare-SharePoint 2010 .

    Notă: Dacă șablonul aprobare-SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla despre activarea acestuia pentru colecția de site-uri sau pentru spațiul de lucru. Dacă sunteți administrator, accesați Setări site > caracteristicile colecției de site-uri > activarea caracteristicii fluxuri de lucru .

    Explicația numărul trei

    Nume

    Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii din această listă sau bibliotecă.

    Pentru sugestii despre denumirea fluxului de lucru, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Listă de activități

    Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Aveți posibilitatea să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe listă de activități nouă pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru care creați o nouă listă de activități (spre deosebire de alegerea unui utilizator existent), consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul cinci

    History List

    Selectați o listă istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe istoric flux de lucru (nou) pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru crearea unei liste de istoric nou (spre deosebire de alegerea unui utilizator existent), consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul șase

    Opțiuni de pornire

    Specificați modul sau modalitățile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

    Pentru informații despre selectarea opțiunilor de pornire, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Pentru informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicarea versiunilor majore, consultați segmentul control din acest articol.

    • Rețineți că opțiunea porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element nu apare dacă adăugați fluxul de lucru doar pentru un singur tip de conținut.

    • De asemenea, rețineți că, dacă selectați porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element, cele două casete de selectare care urmează devin indisponibile.

  6. Când toate setările din acest formular sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Următorul.

  7. Finalizați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

    Notă: Produsele SharePoint vă prezintă primele câteva opțiuni din această a doua pagină a formularului de asociere-numerele de la unu la șapte în Ilustrația următoare, de la aprobatori prin CC -de fiecare dată când porniți fluxul de lucru manual, astfel încât să puteți efectua modificări la acele opțiuni doar pentru acea instanță.

    Valorile implicite Adăugare flux de lucru cu câmpurile explicate

    Explicația numărul unu

    Atribuire la

    Introduceți nume sau adrese pentru persoanele cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

    • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
      Introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

    • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
      Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

    • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
      Pentru mai multe informații despre includerea participanților externi, consultați segmentul finalizare din acest articol.

    Explicația numărul doi

    Ordine

    Specificați dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel).

    Pentru mai multe informații despre utilizarea comenzii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Adăugați o etapă nouă

    Adăugați toate etapele pe care le doriți după prima pe care tocmai ați configurat-o.

    • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul atribuire la pentru acea etapă, apoi apăsați Ctrl + Delete.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Extinderea grupurilor

    • Pentru a avea o activitate atribuită fiecărui membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate și fiecare membru va avea activitatea sa completă.)

    • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecărui grup întreg pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar un membru poate revendica și finaliza activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

    Explicația numărul cinci

    Solicitare

    Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni suplimentare sau resurse de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

    • Informații de contact.

    • Dacă este cazul, o notă despre activitățile unice atribuite grupurilor întregi sau listelor de distribuire. (Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

    Explicația numărul șase

    Date scadente și durate de activitate

    Specificați o dată scadentă finală pentru întregul flux de lucru și/sau Specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru finalizarea fiecărei activități din momentul atribuirii.

    • Dacă acest flux de lucru va porni vreodată automat, de obicei, este o idee bună să lăsați necompletat data scadentă pentru toate activitățile și să utilizați cele două câmpuri durată pentru a controla data scadenței. Puteți furniza întotdeauna o dată scadentă exactă în formularul de inițiere dacă și când porniți fluxul de lucru manual.

    Pentru mai multe informații despre când să utilizați datele scadente și când să utilizați duratele de activitate, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul șapte

    CC

    Introduceți numele sau adresele de e-mail ale persoanelor care ar trebui să fie notificate de fiecare dată când începe sau se termină fluxul de lucru.

    • Introducerea unui nume aici nu determină atribuirea unei activități de flux de lucru.

    • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

    • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

    Explicația numărul opt

    Terminarea fluxului de lucru

    Selectați nici, fie sau ambele opțiuni.

    Pentru mai multe informații despre aceste opțiuni, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul nouă

    Activare aprobare conținut

    Bifați această casetă de selectare dacă veți utiliza acest flux de lucru pentru a gestiona aprobarea conținutului.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicarea versiunilor majore, consultați segmentul control din acest articol.

  8. Atunci când aveți toate setările din această pagină așa cum le doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Dacă nu sunteți încă familiarizat cu adăugarea fluxurilor de lucru, este util să revizuiți atât segmentul de învățare , cât și segmentul planului din acest articol înainte de a continua pașii din acest segment.

Secțiuni din acest segment

  1. Înainte de a începe

  2. Adăugarea fluxului de lucru

1. înainte de a începe

Două aspecte trebuie să fie în ordine înainte de a putea adăuga un flux de lucru:

E-mail    Pentru ca fluxul de lucru să trimită notificări prin e-mail și mementouri, e-mailul trebuie să fie activat pentru site-ul dvs. Dacă nu sunteți sigur că s-a făcut deja acest lucru, consultați administratorul SharePoint. De asemenea, consultați SharePoint 2013 pas cu pas: Configurarea pentru setarea de e-mail de ieșire.

Permisiuni    Setările implicite SharePoint necesită să aveți permisiunea gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci sau colecții de site-uri. (Grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupurile de vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul Aflați din acest articol.)

Începutul segmentului

2. Adăugarea fluxului de lucru

Urmați acești pași:

  1. Accesați pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. Pe pagina Setări site, sub galerii designer web, faceți clic pe tipuri de conținut de site.

  4. Pe pagina tipuri de conținut de site, faceți clic pe numele tipului de conținut de site pentru care doriți să adăugați un flux de lucru.

    Notă: Un flux de lucru adăugat la întreaga colecție de site-uri trebuie adăugat pentru elementele unui singur tip de conținut.

    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

    1. În pagina pentru tipul de conținut selectat, sub Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.
      Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

    2. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Adăugați un flux de lucru .
      Linkul Adăugare flux de lucru

    3. Finalizați prima pagină a formularului de asociere.
      (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

    Pagina de configurare a fluxului de lucru

    Explicația numărul unu

    Șablon

    Selectați șablonul aprobare-SharePoint 2010 .

    Notă: Dacă șablonul aprobare-SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla despre activarea acestuia pentru colecția de site-uri sau pentru spațiul de lucru. Dacă sunteți administrator, accesați Setări site > caracteristicile colecției de site-uri > activarea caracteristicii fluxuri de lucru.

    Explicația numărul doi

    Nume

    Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii acestei colecții de site-uri.

    Pentru sugestii despre denumirea fluxului de lucru, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Listă de activități

    Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Aveți posibilitatea să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe listă de activități nouă pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru care creați o nouă listă de activități (spre deosebire de alegerea unui utilizator existent), consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul patru

    History List

    Selectați o listă istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe istoric flux de lucru (nou) pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru crearea unei liste de istoric nou (spre deosebire de alegerea unui utilizator existent), consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul cinci

    Opțiuni de pornire

    Specificați modul sau modalitățile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

    Pentru informații despre selectarea opțiunilor de pornire, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul șase

    Adăugați acest flux de lucru la tipurile de conținut pentru copii?

    Specificați dacă acest flux de lucru ar trebui să fie adăugat la (asociat cu) toate celelalte tipuri de conținut de site și listă care moștenesc de la acest tip de conținut.

    • Operațiunea care realizează toate adăugarea suplimentară poate dura mult timp.

    • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru orice site-uri sau subsite-uri în care doriți să fie adăugat acest flux de lucru la moștenirea tipurilor de conținut, asigurați-vă că sunteți membru al grupului proprietari din fiecare site-uri sau subsite-uri înainte să rulați această operațiune.

  5. Când toate setările din această pagină sunt așa cum le doriți, faceți clic pe Următorul.

  6. Finalizați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmăresc ilustrația.)

    Notă:  produseleSharePoint vă prezintă primele câteva opțiuni din această a doua pagină a formularului de asociere-numerele de la unu la șapte în Ilustrația următoare, de la aprobatori prin CC -de fiecare dată când porniți fluxul de lucru manual, astfel încât să puteți face modificări la acele opțiuni doar pentru acea instanță.

    Valorile implicite Adăugare flux de lucru cu câmpurile explicate

    Explicația numărul unu

    Atribuire la

    Introduceți nume sau adrese pentru persoanele cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

    • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
      Introduceți numele sau adresele în ordinea în care doriți să fie atribuite activitățile.

    • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
      Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

    • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
      Pentru mai multe informații despre includerea participanților externi, consultați segmentul finalizare din acest articol.

    Explicația numărul doi

    Ordine

    Specificați dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel).

    Pentru mai multe informații despre utilizarea comenzii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Adăugați o etapă nouă

    Adăugați toate etapele pe care le doriți după prima pe care tocmai ați configurat-o.

    • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul atribuire la pentru acea etapă, apoi apăsați Ctrl + Delete.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Extinderea grupurilor

    • Pentru a avea o activitate atribuită fiecărui membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate și fiecare membru va avea activitatea sa completă.)

    • Pentru a avea o singură activitate atribuită unui întreg grup pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar un membru poate revendica și finaliza activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiunile pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

    Explicația numărul cinci

    Solicitare

    Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni suplimentare sau resurse de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

    • Informații de contact.

    • Dacă este cazul, o notă despre activitățile unice atribuite grupurilor întregi sau listelor de distribuire. (Veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

    Explicația numărul șase

    Date scadente și durate de activitate

    Specificați o dată scadentă finală pentru întregul flux de lucru și/sau Specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru finalizarea fiecărei activități din momentul atribuirii.

    • Dacă acest flux de lucru va porni vreodată automat, de obicei, este o idee bună să lăsați necompletat data scadentă pentru toate activitățile și să utilizați cele două câmpuri durată pentru a controla data scadenței. Puteți furniza întotdeauna o dată scadentă exactă în formularul de inițiere dacă și când porniți fluxul de lucru manual.

    Pentru mai multe informații despre când să utilizați datele scadente și când să utilizați duratele de activitate, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul șapte

    CC

    Introduceți numele sau adresele de e-mail ale persoanelor care ar trebui să fie notificate de fiecare dată când începe sau se termină fluxul de lucru.

    • Introducerea unui nume aici nu determină atribuirea unei activități de flux de lucru.

    • Când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

    • Când fluxul de lucru pornește automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificări de pornire și de oprire fără să fie nevoie să fie specificată în acest câmp.

    Explicația numărul opt

    Terminarea fluxului de lucru

    Selectați nici, fie sau ambele opțiuni.

    Pentru mai multe informații despre aceste opțiuni, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul nouă

    Activare aprobare conținut

    Bifați această casetă de selectare dacă veți utiliza acest flux de lucru pentru a gestiona aprobarea conținutului.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicarea versiunilor majore, consultați segmentul control din acest articol.

  7. Atunci când aveți toate setările din această pagină așa cum le doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata, accesați segmentul Start din acest articol și porniți prima instanță pentru a testa noul flux de lucru.

Un flux de lucru poate fi configurat pentru a fi pornit doar manual, doar automat sau oricum:

  • Manual în orice moment, de către orice persoană care are permisiunile necesare.

  • Automat atunci când apare un eveniment de declanșare specificat. Aceasta înseamnă că, atunci când un element este adăugat la listă sau bibliotecă și/sau când un element din listă este modificat în vreun fel și/sau când cineva încearcă să publice o versiune majoră a unui element).
    (Evenimentul sau evenimentele de declanșare sunt specificate pe prima pagină a formularului de asociere, în timpul asocierii inițiale și configurării fluxului de lucru. Pentru mai multe informații, consultați segmentul planificare din acest articol.)

Notă: Un flux de lucru nu poate porni la un element care este extras în mod curent. Cu toate acestea, după ce pornește fluxul de lucru, elementul pentru revizuire poate fi extras pentru a-l proteja de modificări. (Dar până când elementul este Arhivat din nou, niciun alt flux de lucru nu poate porni la acesta.)

Secțiuni din acest segment

  1. Pornirea automată a fluxului de lucru

  2. Pornirea manuală a fluxului de lucru

  3. Porniți manual din listă sau din bibliotecă

  4. Pornirea manuală din cadrul unui program Microsoft Office

1. Porniți fluxul de lucru automat

Dacă fluxul de lucru este configurat pentru a porni automat, atunci de fiecare dată când apare un eveniment de declanșare, fluxul de lucru rulează pe elementul care l-a declanșat.

Atunci când pornește fluxul de lucru, acesta atribuie prima activitate sau activități și trimite o notificare de activitate fiecărui cesionar. Între timp, acesta trimite, de asemenea, notificări de pornire (distincte de notificările de activitate) persoanei care a adăugat inițial fluxul de lucru și persoanelor listate în câmpul CC din a doua pagină a formularului de asociere.

Notă: Atunci când se adaugă un flux de lucru nou care va porni automat, câmpul dată scadentă pentru toate activitățile de pe a doua pagină a formularului de asociere ar trebui, de obicei, să fie necompletat, deoarece orice valoare dată explicită specificată acolo nuse ajusteazăautomat în raport cu data la care începe fluxul de lucru de fiecare dată. Pentru mai multe informații, consultați segmentul planificare din acest articol.

Începutul segmentului

2. Porniți fluxul de lucru manual

O notă despre permisiuni    În mod normal, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru a porni un flux de lucru. (În mod implicit, grupul membri și grupul proprietari au această permisiune, dar grupul vizitatori nu face acest lucru. Cu toate acestea, un proprietar poate alege, de asemenea, într-o bază de flux de lucru-cu-flux de lucru, pentru a solicita permisiunea gestionare liste pentru persoanele care pornesc fluxul de lucru. Alegând această opțiune, proprietarii pot specifica în esență că doar aceștia și alți proprietari pot porni un anumit flux de lucru. Pentru mai multe detalii, consultați segmentul învățare din acest articol.)

Două locuri de la care să începeți

Puteți să porniți un flux de lucru manual din oricare dintre cele două locuri:

  • Din lista sau biblioteca unde este stocat elementul

  • Din interiorul elementului propriu-zis, deschis în programul Microsoft Office în care a fost creat. (Rețineți că acesta trebuie să fie programul instalat, nu o versiune de aplicație Web.)

Cele două secțiuni rămase din acest segment oferă instrucțiuni pentru ambele metode.

Începutul segmentului

3. porniți manual din listă sau din bibliotecă

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul pentru care doriți să ruleze fluxul de lucru.

  2. Faceți clic pe punctele de suspensie de lângă numele elementului, apoi, în caseta de dialog, faceți clic pe punctele de suspensie pentru a deschide meniul element, apoi faceți clic pe fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. În pagina fluxuri de lucru: nume element , sub pornire flux de lucru nou, faceți clic pe fluxul de lucru pe care doriți să-l difuzați.
    Link către pornirea fluxului de lucru

  4. În pagina Modificare flux de lucru, în formularul de inițiere, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă: Modificările efectuate aici, în formularul de inițiere, sunt utilizate numai în timpul instanței curente a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați modificări care se vor aplica de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați setările fluxului de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul modificare din acest articol.

    Formular de inițializare

    Explicația numărul unu

    Atribuire la

    Efectuați orice modificări în lista de persoane cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

    • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe   
      rând Introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

    • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp   
      Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

    • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
      Pentru mai multe informații despre includerea participanților externi, consultați segmentul finalizare din acest articol

    Explicația numărul doi

    Ordine

    Asigurați-vă că specificațiile dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel) sunt modul în care le doriți.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea comenzii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Adăugați o etapă nouă

    Adăugați sau toate etapele pe care le doriți dincolo de cel sau de cele care sunt configurate în prezent.

    • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul atribuire la pentru acea etapă, apoi apăsați Ctrl + Delete.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Extinderea grupurilor

    • Pentru a avea o activitate atribuită fiecărui membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi notificarea de activitate și fiecare membru va avea activitatea sa completă.)

    • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecărui grup întreg pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar un membru poate revendica și finaliza activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiunile pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

    Explicația numărul cinci

    Solicitare

    Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni suplimentare sau resurse de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

    • Informații de contact pentru întrebări și probleme

    • Dacă este cazul, o notă despre activitățile unice atribuite grupurilor întregi sau listelor de distribuire (veți găsi instrucțiuni pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

    Explicația numărul șase

    Date scadente și durate de activitate

    Specificați o dată scadentă finală pentru întregul flux de lucru și/sau Specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru finalizarea fiecărei activități din momentul atribuirii.

    Pentru mai multe informații despre când să utilizați datele scadente și când să utilizați duratele de activitate, consultați segmentul planificare din acest articol.

    Explicația numărul șapte

    CC

    Efectuați orice completări sau eliminări dorite. Rețineți:

    • Introducerea unui nume aici nu determină atribuirea unei activități de flux de lucru.

    • Pentru că porniți fluxul de lucru manual, veți primi notificări de pornire și de oprire indiferent dacă sunteți sau nu listat în acest câmp.

  5. Atunci când aveți toate setările din formularul de inițiere așa cum le doriți, faceți clic pe pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau activități și, între timp, vă trimite notificări de pornire și tuturor persoanelor listate în câmpul CC al formularului de inițiere.

Începutul segmentului

  1. Deschideți elementul în programul Office instalat pe computer.

  2. În elementul deschis, faceți clic pe fila fișier , faceți clic pe Salvare & trimitere, apoi faceți clic pe fluxul de lucru pe care doriți să-l difuzați pentru element.

  3. Dacă vedeți următorul mesaj, spunându-vă că fluxul de lucru necesită ca fișierul să fie arhivat, faceți clic pe butonul arhivare .

  4. Faceți clic pe butonul mare pornire flux de lucru .

  5. În pagina Modificare flux de lucru, în formularul de inițiere, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă: Modificările efectuate aici, în formularul de inițiere, sunt utilizate numai în timpul instanței curente a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați modificări care se vor aplica de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați setările fluxului de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul modificare din acest articol.

    Formular de inițializare

Explicația numărul unu

Atribuire la

Efectuați orice modificări în lista de persoane cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

  • Dacă activitățile vor fi atribuite câte una pe rând (în serie)   
    Introduceți numele sau adresele în ordinea în care ar trebui să fie atribuite activitățile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
    Pentru mai multe informații despre includerea participanților externi, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Asigurați-vă că specificațiile dacă activitățile trebuie să fie atribuite câte una pe rând (în serie) sau toate în același timp (în paralel) sunt modul în care le doriți.

Pentru mai multe informații despre utilizarea comenzii în serie și a ordinii în paralel, consultați segmentul planificare din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugați o etapă nouă

Adăugați sau toate etapele pe care le doriți dincolo de cel sau de cele care sunt configurate în prezent.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul atribuire la pentru acea etapă, apoi apăsați Ctrl + Delete.

Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul planificare din acest articol.

Explicația numărul patru

Extinderea grupurilor

  • Pentru a avea o activitate atribuităfiecărui membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi notificarea de activitate și fiecare membru va avea activitatea sa completă.)

  • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecărui grup întreg pe care îl introduceți în câmpul atribuire la , debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar un membru poate revendica și finaliza activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiunile pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul cinci

Solicitare

Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni suplimentare sau resurse de care ar putea avea nevoie participanții, inclusiv:

  • Informații de contact pentru întrebări și probleme.

  • Dacă este cazul, o notă despre activitățile unice atribuite grupurilor întregi sau listelor de distribuire. (Veți găsi instrucțiunile pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul finalizare din acest articol.)

Explicația numărul șase

Date scadente și durate de activitate

Specificați o dată scadentă finală pentru întregul flux de lucru și/sau Specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru finalizarea fiecărei activități din momentul atribuirii.

Pentru mai multe informații despre când să utilizați datele scadente și când să utilizați duratele de activitate, consultați segmentul planificare din acest articol.

Explicația numărul șapte

CC

Efectuați orice completări sau eliminări dorite. Rețineți:

  • Introducerea unui nume aici nu determină atribuirea unei activități de flux de lucru.

  • Pentru că porniți fluxul de lucru manual, veți primi notificări de pornire și de oprire indiferent dacă sunteți sau nu listat în acest câmp.

  1. Atunci când aveți setările în formularul de inițiere așa cum le doriți, faceți clic pe pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau activități și, între timp, vă trimite notificări de pornire și tuturor persoanelor listate în câmpul CC al formularului de inițiere.

Ce urmează?

  • Dacă aceasta este prima dată când acest flux de lucru a fost rulat, ceilalți participanți pot avea nevoie de informații și asistență pentru a finaliza activitățile atribuite. (S-ar putea să găsească un segment complet al acestui articol util.)

  • De asemenea, este o idee bună să verificați dacă participanții primesc notificările prin e-mail și mai ales că notificările nu sunt gestionate greșit de filtrele de e-mail nedorit.

  • Și, bineînțeles, este posibil să aveți una sau mai multe activități de flux de lucru pentru a finaliza singur. Accesați segmentul finalizare din acest articol pentru detalii despre cum să le finalizați.

  • Între timp, pentru informații despre cum puteți să urmăriți progresul instanței curente a fluxului de lucru, accesați segmentul Monitor din acest articol.

Dacă este prima dată când vi s-a atribuit o activitate într-un flux de lucru aprobare, este util să revizuiți complet acest segment al articolului înainte de a finaliza activitatea. În acest fel, veți fi conștient de toate opțiunile care pot fi deschise pentru dvs.

Notă: Dacă știți că v-a fost atribuită o activitate a fluxului de lucru, dar mesajul de notificare nu a apărut în inboxul de e-mail, asigurați-vă că notificarea nu a fost direcționată în mod nepotrivit de filtrul de e-mail nedorit. Dacă are, ajustați setările filtrului în mod corespunzător.

Mai întâi, asigurați-vă că ați primit articolul potrivit

Tipurile diferite de fluxuri de lucru necesită acțiuni de activitate diferite.

Așadar, înainte de a începe, asigurați-vă că activitatea care vi s-a atribuit este într-adevăr o activitate de flux de lucru de aprobare, nu o activitate pentru un alt tip de flux de lucru.

Căutați textul, vă rugăm să aprobați în oricare dintre următoarele locații:

  • În linia de subiect a Notificare de activitate cu textul Aprobați explicat notificării de activitate

  • Pe bara de mesaje din elementul de revizuit
    Element de examinat cu textul Examinați explicat

  • În titlul activității de pe pagina stare flux de lucru
    Activitate în lista paginii Stare flux de lucru, cu Examinați explicat

Dacă nu vedeți textul aprobat în aceste locații, consultați persoana care a început sau a adăugat inițial fluxul de lucru pentru a afla ce șablon de flux de lucru se bazează pe-sau dacă este un flux de lucru particularizat. Veți găsi linkuri către articole despre cum să utilizați celelalte tipuri de fluxuri de lucru incluse cu produsele SharePoint în secțiunea consultați și din acest articol.

Cu toate acestea, dacă activitatea dumneavoastră este o activitate de aprobare, continuați să citiți!

Secțiuni din acest segment

  1. O prezentare generală a procesului

  2. Accesați elementul și formularul de activități din mesajul de notificare de activitate

  3. Accesați elementul și formularul de activități din listă sau din bibliotecă

  4. Revizuirea elementului

  5. Finalizați și remiteți formularul de activități

  6. Notificări scadente

  7. Revendicarea și finalizarea unei activități de grup (opțional)

  8. Solicitarea unei modificări la element (opțional)

  9. Reatribuiți activitatea de aprobare altei persoane (opțional)

  10. Finalizarea unei activități în numele unui participant extern (opțional)

1. o prezentare generală a procesului

Atunci când vi se atribuie o activitate într-un flux de lucru, de obicei Aflați despre activitate în una dintre următoarele trei moduri:

  • Primiți o notificare de activitate de e-mail.

  • Deschideți un document Microsoft Office și vedeți o bară de mesaje care vă informează că vi s-a atribuit o activitate asociată.

  • Verificați site-ul SharePoint și descoperiți că una sau mai multe activități v-au fost atribuite în prezent.

Atunci când aflați că vi s-a atribuit o activitate de flux de lucru de aprobare, procedați de obicei la două lucruri:

  • Revizuirea elementului    Aflați dacă puteți sau nu să aprobați elementul în starea sa curentă.

  • Finalizați-vă activitatea    Utilizați formularul de activități pentru a remite rezultatele revizuirii.

Prin urmare, deseori, următoarele trei elemente sunt implicate în finalizarea activității:

  • Mesajul de notificare (pe care îl primiți ca e-mail)

  • Elementul prezentat pentru aprobare (pe care îl deschideți și îl examinați)

  • Formularul de activități (pe care îl deschideți, îl finalizați și îl remiteți)

Iată cum arată aceste trei elemente.

Mesaj de notificare de activitate, element de examinat și formular de activități

Notă: Butonul Deschidere activitate de pe panglică în mesajul de notificare de activitate apare doar atunci când mesajul este deschis în versiunea completă, instalată de Outlook și nu atunci când este deschis în aplicația Web Outlook Web Access.

Începutul segmentului

2. ajungeți la elementul și la formularul de activități din mesajul de notificare de activitate

Urmați acești pași:

  1. În mesajul de notificare de activitate, în instrucțiunile pentru a finaliza această activitate , faceți clic pe linkul către element.

  2. În elementul deschis, faceți clic pe butonul Deschidere activitate din bara de mesaje.

Accesarea elementului și formularului de activități din mesajul de notificare prin e-mail

Notă: Butonul Deschidere activitate de pe panglică în mesajul de notificare de activitate apare doar atunci când mesajul este deschis în versiunea completă, instalată de Outlook și nu atunci când este deschis în aplicația Web Outlook Web Access.

Începutul segmentului

3. ajungeți la elementul și la formularul de activități din listă sau bibliotecă

Urmați acești pași:

  1. În lista sau biblioteca unde este stocat elementul de revizuit, faceți clic pe linkul în desfășurare asociat cu elementul și fluxul de lucru.

  2. Pe pagina stare flux de lucru, faceți clic pe titlul activității dvs.

  3. În formularul de activități, în bara de mesaje această activitate de flux de lucru se aplică la , faceți clic pe linkul către element.

Accesarea elementului și formularului de activități din listă sau bibliotecă

Începutul segmentului

4. examinați elementul

În acest exemplu, elementul este un document Microsoft Word.

Sfat: Dacă aceasta este o activitate de grup-adică o singură activitate atribuită unui grup întreg sau unei liste de distribuire, astfel încât un singur membru al grupului să poată finaliza activitatea pentru întregul grup, atunci este o idee bună să revendicați activitatea înainte de a revizui elementul. În acest fel, veți reduce șansa ca un alt membru al grupului să revizuiască, de asemenea, articolul. Pentru instrucțiuni, consultați secțiunea 7 din acest segment, revendicarea și finalizarea unei activități de grup.

Element de examinat deschis și cu bare galbene afișate

Observați cele două bare de mesaje galbene din partea de sus a documentului:

  • Server doar în citire   Acest document este deschis în modul doar în citire, adică puteți citi documentul, dar nu puteți efectua modificări în acesta.
    (Rețineți că, atunci când finalizați o activitate de flux de lucru aprobare, nu efectuați modificări direct în element. În schimb, utilizați formularul de activități pentru a înregistra toate răspunsurile.)

  • Activitate flux de lucru   Atunci când sunteți gata să înregistrați răspunsul în formularul de activități, faceți clic pe butonul Deschidere activitate .

Începutul segmentului

5. finalizați și remiteți formularul de activități

Formularul de activități pentru o activitate de flux de lucru aprobare Arată cam așa.

Formular de activități al fluxului de lucru

Rețineți că primele două elemente (Ștergere element și această activitate a fluxului de lucru se aplică la titlul elementului) nu apar în formularul de activități atunci când este deschis din interiorul elementului pentru examinare.

Explicația numărul unu

Ștergere element

Pentru a șterge această activitate din instanța curentă a fluxului de lucru, faceți clic pe acest buton.

  • Ștergerea activității nu șterge elementul de revizuit.

  • Dacă ștergeți activitatea, acea acțiune funcționează ca (și este înregistrată în istoric ca) o respingere a documentului. Așadar, dacă fluxul de lucru este configurat să se termine la prima respingere, atunci ștergerea activității termină fluxul de lucru.

  • O activitate care a fost ștearsă nu mai apare în zona activități din pagina stare flux de lucru. (Totuși, ștergerea și respingerea automată prin urmare sunt încă înregistrate în zona istoric a paginii.)

    Notă: Dacă nu ați pornit această instanță a fluxului de lucru, se recomandă să verificați cu persoana care l-a pornit înainte de a șterge activitatea.

Explicația numărul doi

Această activitate a fluxului de lucru se aplică la titlul elementului

Pentru a deschide elementul pentru revizuire, faceți clic pe linkul de aici.

Explicația numărul trei

Stare, solicitat de, comentarii consolidate, dată scadentă

Nu puteți edita sau modifica intrările din aceste patru câmpuri, însă este posibil să găsiți informațiile utile.

Observați că caseta comentarii consolidate nu conține doar instrucțiuni suplimentare despre cum să vă finalizați activitatea, ci și toate comentariile trimise de participanții care și-au finalizat deja activitățile în aceeași instanță a fluxului de lucru.

În același fel, după ce trimiteți propriul formular, toate comentariile pe care le includeți în caseta comentarii (4) vor apărea, de asemenea, în caseta comentarii consolidate pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul patru

Comentarii

Orice text pe care îl introduceți aici va fi înregistrat în istoricul fluxului de lucru și va apărea, de asemenea, în câmpul comentarii consolidat (3) pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul cinci

Aprobare

Pentru a aproba elementul, mai întâi tastați toate comentariile pe care doriți să le contribuiți în câmpul comentarii (4), apoi faceți clic pe acest buton.

Explicația numărul șase

Respinge

Pentru a respinge elementul, mai întâi tastați toate comentariile pe care doriți să le contribuiți în câmpulcomentarii (4), apoi faceți clic pe acest buton.

Explicația numărul șapte

Anulare

Pentru a închide formularul de activități fără a salva modificările sau răspunsurile, faceți clic pe acest buton. Activitatea va rămâne incompletă și atribuită dvs.

Explicația numărul opt

Solicitare modificare

Pentru a solicita o modificare la elementul pe care îl revizuiți, faceți clic pe acest buton.

Pentru o ilustrație a formularului în care veți introduce detaliile solicitării și pentru instrucțiuni suplimentare, accesați secțiunea 8 din acest segment, Solicitați o modificare la element.

Notă: Această opțiune poate fi dezactivată pentru unele activități de flux de lucru.

Explicația numărul nouă

Reatribuiți activitatea

Pentru a reatribui activitatea de aprobare altei persoane, faceți clic pe acest buton.

Pentru o ilustrație a paginii unde veți introduce detaliile reatribuirii și, pentru instrucțiuni suplimentare, accesați secțiunea 7 din acest segment, reatribuiți activitatea de aprobarealtei persoane.

Notă: Această opțiune poate fi dezactivată pentru unele activități de flux de lucru.

Începutul segmentului

6. notificări scadente

Dacă o activitate sau o întreagă instanță a fluxului de lucru este depășită pentru finalizare, notificările sunt trimise automat la:

  • Persoana căreia i s-a atribuit activitatea

  • Persoana care a pornit fluxul de lucru (sau, dacă pornirea a fost automată, la persoana care a adăugat inițial fluxul de lucru)

Începutul segmentului

7. revendicarea și finalizarea unei activități de grup (opțional)

Dacă o singură activitate este atribuită unui grup întreg din care aparțin, atunci orice membru al grupului poate revendica și finaliza acea activitate unică în numele întregului grup.

Revendicați activitatea înainte de a revizui elementul. Imediat ce revendicați activitatea, vi se atribuie și niciun alt membru al grupului nu îl poate finaliza. (În acest fel, o singură persoană face lucrul necesar.)

  1. Pe pagina stare flux de lucru, indicați spre numele activității atribuite grupului până când apare o săgeată

  2. Faceți clic pe săgeată, faceți clic pe Editare element , apoi, în formularul de activități, faceți clic pe butonul activitate revendicare .
    Cum se revendică o activitate de grup

Atunci când pagina stare flux de lucru este reîmprospătată, puteți vedea că activitatea nu mai este atribuită grupului, ci în special pentru dvs.

Mai târziu, dacă doriți să eliberați din nou activitatea în grup fără a o finaliza, utilizați aceiași pași pentru a reveni la formularul de activități, dar acum faceți clic pe butonul Lansare activitate .

Butonul Eliberare activitate în formularul de activități

Începutul segmentului

8. solicitarea unei modificări la element (opțional)

Înainte de a începe acest proces, rețineți că fluxul de lucru poate fi configurat să se termine imediat dacă se face vreo modificare la element. Poate fi o idee bună să verificați cu persoana care a început sau a adăugat inițial fluxul de lucru, pentru a vă asigura că este în regulă să se efectueze o modificare și ca fluxul de lucru să se termine în acel moment.

Vom demonstra opțiunea modificare-solicitare, punându-l într-un scenariu:

Mai întâi, imaginați-vă că numele dumneavoastră este Frank.

Apoi, imaginați-vă că un coleg pe nume Anna a început un flux de lucru aprobare pentru un document pe care l-a creat.

Atunci când examinați documentul nou al Annei, simțiți că introducerea este prea lungă.

Faceți clic pe butonul modificare solicitare din partea de jos a formularului de activitate flux de lucru, apoi completați acest formular.

Formular pentru solicitarea unei modificări în element

Explicația numărul unu

Solicitare modificare de la

Introduceți numele sau adresa de e-mail a persoanei din care solicitați modificarea.

(Pentru a trimite solicitarea persoanei care a pornit această rulare a fluxului de lucru-sau, dacă fluxul de lucru a fost pornit automat, persoanei care a adăugat inițial acest flux de lucru de aprobare, puteți lăsa, de asemenea, acest câmp necompletat.)

Explicația numărul doi

Solicitare nouă

Descrieți modificarea pe care o doriți și furnizați informațiile de care va avea nevoie persoana care efectuează modificarea. (Orice text pe care îl introduceți aici va fi adăugat în zona comentarii Consolidated .)

Explicația numărul trei

Durată nouă

Faceți unul dintre aceste trei lucruri:

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați acest câmp necompletat.

  • Pentru a elimina complet data scadentă    Tastați numărul 0.

  • Pentru a specifica o dată scadentă nouă    Tastați un număr aici, apoi specificați unitățile durată în câmpul următor. Împreună, cele două intrări identifică perioada înainte ca activitatea de modificare să fie scadentă.

Explicația numărul patru

Unități de durată noi

Dacă specificați o nouă durată de activitate, utilizați acest câmp împreună cu câmpul durată nouă pentru a identifica perioada înainte ca activitatea să fie scadentă. (De exemplu: 3 zile sau 1 lună sau 2 săptămâni.)

Atunci când aveți toate intrările de formular așa cum le doriți, faceți clic pe Trimitereși activitatea curentă este marcată cafinalizată. (Dar nu ați terminat încă. Vi se va atribui din nou o activitate de aprobare după ce Anna termină activitatea de modificare).

Între timp, Anna primește următoarea notificare prin e-mail:

Notificare trimisă când se solicită o modificare la un element

Anna poate spune după o scurtă privire la linia de subiect (numărul 1 din ilustrație) că aceasta nu este o notificare de aprobare obișnuită, ci o solicitare de a schimba ceva despre element. Găsește informațiile despre modificarea specifică solicitată în modificarea solicitată a textului (numărul 2).

Anna verifică elementul, face modificările solicitate, apoi îi salvează modificările și verifică elementul din nou.

Apoi, ea merge la pagina stare flux de lucru și deschide activitatea de solicitare de modificare din zona activități de acolo.


Formular remis după ce modificarea solicitată este efectuată

Anna adaugă toate informațiile dorite în câmpul comentarii , apoi face clic pe trimiteți un răspuns. Fluxul de lucru efectuează două acțiuni:

  • Marchează activitatea de solicitare de modificare a Annei ca terminată.

  • Vă atribuie o nouă activitate de aprobare (cu comentariile Annei adăugate în câmpul comentarii consolidate ) și vă trimite o notificare despre acea activitate.

Acum puteți continua și finaliza revizuirea elementului modificat.

Între timp, toate aceste acțiuni sunt urmărite și vizibile în secțiunea istoric flux de lucru din pagina stare flux de lucru, așa cum se arată în Ilustrația următoare.

Istoric flux de lucru afișând acțiuni din solicitarea de modificare

Iată o diagramă a întregului proces.

Schemă logică pentru solicitarea de modificare

Începutul segmentului

9. reatribuiți activitatea de aprobare altei persoane (opțional)

Dacă doriți ca altcineva să finalizeze o activitate de flux de lucru care v-a fost atribuită, faceți clic pe butonul reatribuiți activitatea din formularul de activitate flux de lucru.

Se afișează acest formular.

Formular de reatribuire a activității

Explicația numărul unu

Reatribuiți activitatea la

Introduceți numele sau adresa persoanei căreia doriți să îi atribuiți această activitate.

Pentru a atribui această activitate persoanei care a pornit fluxul de lucru-sau, dacă fluxul de lucru a pornit automat, persoanei care a adăugat inițial acest flux de lucru, lăsați acest câmp necompletat.

Explicația numărul doi

Solicitare nouă

Furnizați orice informații pe care persoana căreia îi atribuiți activitatea va trebui să finalizeze activitatea. (Orice text pe care îl introduceți aici va fi adăugat în zona comentarii Consolidated .)

Explicația numărul trei

Durată nouă

Faceți unul dintre aceste trei lucruri:

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați acest câmp necompletat.

  • Pentru a elimina complet data scadentă    Tastați numărul 0.

  • Pentru a specifica o dată scadentă nouă    Tastați un număr aici, apoi specificați unitățile durată în câmpul următor. Împreună, cele două intrări identifică perioada înainte ca activitatea de modificare să fie scadentă.

Explicația numărul patru

Unități de durată noi

Dacă specificați o nouă durată de activitate, utilizați acest câmp împreună cu câmpul durată nouă pentru a identifica perioada înainte ca activitatea să fie scadentă. (De exemplu: 3 zile sau 1 lună sau 2 săptămâni.)

Când formularul este finalizat, faceți clic pe Trimitere. Activitatea este marcată finalizată, o nouă activitate este atribuită persoanei responsabile acum de activitate și se trimite o notificare de activitate.

Toate informațiile noi pe care le-ați furnizat sunt incluse în textul delegat în Noua notificare de activitate (numărul 1 din Ilustrația următoare).

Notificare de activitate pentru activitatea reatribuită

Între timp, toate aceste modificări sunt urmărite și vizibile în secțiunile activități și istoric ale paginii stare flux de lucru, așa cum se arată aici.

Zonele Activități și Istoric de pe pagina Stare flux de lucru pentru activitatea reatribuită

Începutul segmentului

10. finalizați o activitate în numele unui participant extern (opțional)

Există un proces special pentru a include participanții care nu sunt membri ai organizației SharePoint. În acest proces, un membru al site-ului acționează ca proxy pentru participantul extern:

  1. Includeți adresa de e-mail a participantului extern în secțiunea atribuire corespunzătoare de pe a doua pagină a formularului de asociere.

  2. Fluxul de lucru atribuie efectiv activitatea participantului extern la membrul site-ului care pornește fluxul de lucru-sau, dacă fluxul de lucru pornește automat, la membrul care a adăugat inițial fluxul de lucru. Această persoană căreia i se atribuie efectiv activitatea acționează ca proxy pentru participantul extern.

  3. Acest membru al site-ului primește o notificare de activitate, cu instrucțiuni pentru a trimite o copie a elementului pentru revizuire participantului extern. (Între timp, participantul extern primește o copie a notificării de activitate, care poate funcționa ca o avertizare utilă sau un heads-up.)

  4. Membrul site-ului căruia i se atribuie efectiv activitatea trimite o copie a elementului participantului extern.

  5. Participantul extern analizează elementul și trimite înapoi răspunsul la membrul site-ului.

  6. Atunci când sosește răspunsul participantului extern, membrul site-ului finalizează activitatea în numele participantului extern.

Iată o diagramă a procesului.

Schemă logică a procesului de includere a participantului extern

Locația centrală din care puteți să monitorizați, să ajustați sau să opriți un flux de lucru care rulează este pagina stare flux de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru.

Mai întâi vă vom arăta cum să ajungeți la acea pagină, apoi vă vom arăta cum să utilizați opțiunile și informațiile pe care le găsiți acolo. În cele din urmă, vă vom arăta alte două pagini în care puteți obține informații suplimentare despre monitorizare.

Secțiuni din acest segment

  1. Accesați pagina stare flux de lucru

  2. Utilizați pagina stare flux de lucru pentru a monitoriza progresul fluxului de lucru

  3. Modificarea activităților active (activități atribuite deja)

  4. Modificarea activităților viitoare (activități neatribuite încă)

  5. Anularea sau rezilierea acestei execuții a fluxului de lucru

  6. Aflați ce fluxuri de lucru se execută pentru un element

  7. Monitorizarea fluxurilor de lucru pentru întreaga colecție de site-uri

1. accesați pagina stare flux de lucru

În lista sau biblioteca unde este localizat elementul, faceți clic pe linkul în desfășurare pentru elementul și fluxul de lucru pe care îl doriți.

În acest exemplu, elementul este documentul denumit Keynote Draft și fluxul de lucru este aprobarea 3.

Cum se face clic pe linkul de stare a fluxului de lucru

Se deschide pagina stare flux de lucru.

Note: 

  • Dacă lista sau biblioteca conține un număr mare de elemente, puteți utiliza sortarea și/sau filtrarea pentru a găsi elementul pe care îl căutați mai rapid. Dacă descoperiți că sortați și/sau filtrați în mod repetat în același mod, este util să creați o vizualizare particularizată care automatizează un anumit aranjament.

  • Pentru a accesa pagina stare flux de lucru, puteți, de asemenea, să faceți clic pe vizualizarea starea acestui link de flux de lucru într-o notificare de e-mail "a început" sau vizualizarea linkul istoric flux de lucru într-o notificare de e-mail "a finalizat" pentru instanța specifică de care sunteți interesat.

Începutul segmentului

2. utilizați pagina stare flux de lucru pentru a monitoriza progresul fluxului de lucru

Aici, sub ilustrația fiecărei secțiuni a paginii stare flux de lucru, veți găsi întrebările de monitorizare la care răspunde secțiunea.

Secțiunea informații flux de lucru

Secțiunea Informații flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Răspunsuri la întrebări:

  • Cine a pornit această instanță a fluxului de lucru?

  • Când a început această instanță?

  • Când a avut loc ultima acțiune din această instanță?

  • Ce element rulează această instanță?

  • Care este starea curentă a acestei instanțe?

Secțiunea activități

Secțiunea de activități de pe pagina Stare flux de lucru

Răspunsuri la întrebări:

  • Ce activități au fost create și atribuite deja și care este starea lor curentă?

  • Ce activități au fost deja finalizate și care a fost rezultatul pentru fiecare dintre aceste activități?

  • Care este data scadentă pentru fiecare activitate care a fost deja creată și atribuită?

Activitățile care au fost șterse și activitățile care nu au fost atribuite încă nu apar în această secțiune.

Secțiunea istoric flux de lucru

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Răspunsuri la întrebări:

  • Ce evenimente au avut loc deja în această instanță a fluxului de lucru?

  • Rețineți că activitățile depășite și notificările de activitate depășite nu apar în această zonă.

Începutul segmentului

3. modificați activitățile active (activitățile atribuite deja)

Există două modalități de a modifica activitățile atribuite deja, dar nefinalizate încă:

  • Modificarea unei activități active unice

  • Modificarea tuturor activităților active

Modificarea unei activități active unice

Permisiuni   Pentru a face orice modificare la o singură activitate atribuită altei persoane decât dvs., trebuie să aveți permisiunea gestionare liste. (Grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupurile de vizitatori nu. De exemplu, este posibil să aveți permisiuni care vă permit să porniți un flux de lucru, dar nu să efectuați modificări la activitatea altui participant.)

Dacă aveți permisiunile necesare:

  1. Faceți clic pe titlul activității în lista activități .
    Cum se face clic pe titlul unei activități din listă

  2. Utilizați formularul de activități pentru a finaliza, a șterge sau a reatribui activitatea.

Pentru instrucțiuni mai detaliate despre cum să utilizați formularul de activități, consultați segmentul finalizare din acest articol.

Modificarea tuturor activităților active

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru a tuturor persoanelor care au permisiunea gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar sfârșitul acestui link de flux de lucru nu apare decât dacă acea persoană are, de asemenea, permisiunea gestionare liste. (Din nou, grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupurile de vizitatori nu.)

  1. În zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Actualizare activități active pentru aprobare .

  2. Efectuați modificările în formularul care se deschide, apoi faceți clic pe OK.

    • Mesajele care reflectă modificările sunt trimise persoanelor cărora le sunt atribuite în prezent activități în această execuție.

    • Activitățile deja finalizate sau șterse și activitățile neatribuite încă nu sunt afectate de modificările pe care le efectuați în acest formular.

    • Dacă doriți să efectuați modificări la activități neatribuite încă, consultați secțiunea următoare, Modificați activitățile viitoare.

Formular de modificare pentru activități active

Explicația numărul unu

Durată per activitate, unități durată

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați durata per activitate necompletată și nu efectuați modificări în unități durată.

  • Pentru a elimina data scadentă, astfel încât să nu existe niciuna    Tastați numărul 0 în Durată per activitate.

  • Pentru a muta data scadentă prin extinderea duratei activității    Utilizați ambele câmpuri durată pentru a specifica numărul și tipul de unități după care doriți să extindeți durata.

Explicația numărul doi

Solicitare

  • Pentru a modifica textul solicitării    Efectuați modificările dorite în caseta text.

  1. Când toate câmpurile din formular sunt așa cum le doriți, faceți clic pe OK.

Toate activitățile active din instanța curentă sunt actualizate.

Începutul segmentului

4. modificarea activităților viitoare (activități neatribuite încă)

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru a tuturor persoanelor care au permisiunea gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar linkul se termină acum acest flux de lucrunu apare decât dacă acea persoană are, de asemenea, permisiunea gestionare liste. (Din nou, grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupurile de vizitatori nu.)

  1. Pe pagina stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Adăugare sau actualizare aprobatori de aprobare .

  2. Efectuați modificările în formularul care se deschide, apoi faceți clic pe Actualizare.

    Notă: Activitățile create deja și atribuite nu sunt afectate de modificările pe care le efectuați în acest formular.

Formular de modificare pentru activități viitoare

Explicația numărul unu

Participanți, ordine, extindere grupuri

  • Pentru a adăuga sau a elimina participanți sau pentru a modifica ordinea activităților    Adăugați, eliminați și/sau rearanjați ordinea numelor sau adreselor participantilor în câmpulparticipanți .

  • Pentru a elimina o întreagă etapă    , Faceți clic în câmpul atribuire la pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Notă: Puteți utiliza caseta de selectare Extindere grupuri pentru a specifica dacă grupurile de distribuire listate ar trebui să i se atribuie o singură activitate pentru întregul grup sau pentru o activitate per membru.

Pentru mai multe informații despre utilizarea acestor câmpuri, consultați segmentul planificare și segmentul Adăugare corespunzător (listă/bibliotecă sau colecție de site-uri) din acest articol.

Explicația numărul doi

Solicitare

  • Pentru a modifica textul solicitării    Efectuați modificările dorite pentru textul din casetă.

Explicația numărul trei

Dată scadentă pentru toate activitățile, durată per activitate, unități durată

  • Pentru a modifica sau a elimina data scadentă a calendarului    Ștergeți data existentă, apoi fie furnizați una nouă, fie, pentru a elimina complet data scadentă specifică, lăsați câmpul necompletat. (Nu tastați un zero în acest câmp. Acest câmp trebuie să conțină o valoare de dată calendaristică sau să fie necompletat.)

  • Pentru a păstra durata existentă    Lăsați durata per activitate necompletată și nu efectuați modificări în unități durată.

  • Pentru a elimina durata, astfel încât să nu existe niciuna    Tastați numărul 0 în Durată per activitate.

  • Pentru a prelungi durata activității    Utilizați câmpurile durată ambele pentru a specifica numărul și tipul de unități după care doriți să extindeți durata. (Pentru mai multe informații despre setarea datelor scadente și a duratelor, consultați segmentul planificare din acest articol.)

  1. Când toate câmpurile din formular sunt așa cum le doriți, faceți clic pe OK.

Toate activitățile viitoare din instanța curentă vă vor reflecta modificările.

Începutul segmentului

5. anulați sau închideți această rulare a fluxului de lucru

Există două modalități prin care puteți opri o instanță de flux de lucru în execuție înainte ca aceasta să se termine:

  • Anularea fluxului de lucru    Toate activitățile sunt anulate, dar sunt păstrate în zona activități din pagina stare flux de lucru.

  • Încheierea fluxului de lucru    Toate activitățile sunt anulate și sunt șterse din zona activități din pagina stare flux de lucru. (Acestea sunt totuși încă reflectate în zona istoric flux de lucru.)

Instrucțiunile pentru ambele metode urmează.

Anulare (toate activitățile sunt anulate, dar păstrate atât în lista de activități, cât și în istoric)

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru a tuturor persoanelor care au permisiunea gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar capătul linkului fluxului de lucrunu apare decât dacă acea persoană are, de asemenea, permisiunea gestionare liste. (Din nou, grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupurile de vizitatori nu.)

Dacă nu mai este necesară instanța curentă a unui flux de lucru, aceasta poate fi oprită.

  • Pe pagina stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul se anulează toate activitățile de aprobare .

  • Faceți clic pe Da pentru a confirma.

Linkul Se anulează toate activitățile

Toate activitățile curente sunt anulate și fluxul de lucru se termină cu starea anulată. Activitățile revocate sunt încă listate atât în zona activități , cât și în zona istoric flux de lucru .

Terminare (toate activitățile șterse din lista activități, dar reținute în istoric)

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din Ilustrația următoare apar pe pagina stare flux de lucru a tuturor persoanelor care au permisiunea gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar sfârșitul acestui link de flux de lucru nu apare decât dacă acea persoană are, de asemenea, permisiunea gestionare liste. (Din nou, grupul proprietari are permisiunea gestionare liste în mod implicit; grupul membri și grupurile de vizitatori nu.)

Dacă apare o eroare sau dacă fluxul de lucru se oprește și nu mai răspunde, acesta poate fi reziliat.

Pe pagina stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe se termină acest flux de lucru, apoi faceți clic pe Da pentru a confirma.

Toate activitățile create de fluxul de lucru sunt anulate și sunt șterse din zona activități de pe pagina stare flux de lucru, deși sunt încă reflectate în zona istoric flux de lucru . Fluxul de lucru se termină cu o stare de flux de lucru anulată.

Începutul segmentului

6. Aflați ce fluxuri de lucru se execută pentru un element

În pagina fluxuri de lucru pentru orice element, veți găsi o listă cu fluxurile de lucru care se execută în prezent pe acel element.

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Indicați spre numele elementului, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. În pagina fluxuri de lucru: nume element , sub fluxuri de lucru care se execută, veți găsi o listă de instanțe care se execută în prezent pe element.

Notă: Rețineți că mai multe instanțe ale unei singure versiuni de flux de lucru nu potexecuta același element în același timp. De exemplu: două fluxuri de lucru, ambele pe baza șablonului de aprobare, au fost adăugate. Una este denumită aprobare plan, iar cealaltă este denumită aprobare bugetară. Pe orice element un singur moment, o instanță fiecare de aprobare a planului și aprobare bugetară poate fi în execuție, dar nu și două instanțe ale fluxului de lucru.

Începutul segmentului

7. monitorizarea fluxurilor de lucru pentru întreaga colecție de site-uri

Administratorii colecției de site-uri pot vedea dintr-o privire:

  • Câte fluxuri de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru există în prezent în colecția de site-uri.

  • Dacă fiecare șablon de flux de lucru este în prezent activ sau inactiv în colecția de site-uri.

  • Câte instanțe din versiunile de flux de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru se execută în prezent în colecția de site-uri.

Iată cum:

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. În pagina Setări site, sub Administrare site, faceți clic pe fluxuri de lucru.

Se deschide pagina fluxuri de lucru, afișând informațiile.

Ce urmează?

Dacă aceasta este prima dată când rulează această versiune de flux de lucru, se recomandă să utilizați instrucțiunile din segmentul revizuire din acest articol pentru a vizualiza evenimentele din instanță și a descoperi dacă fluxul de lucru funcționează așa cum doriți.

După ce instanța fluxului de lucru s-a finalizat, puteți revizui evenimentele înregistrate în istoricul său. (Puteți să accesați înregistrarea pentru orice instanță până la 60 de zile după ce se termină instanța.)

Important: Rețineți că istoricul fluxului de lucru este furnizat doar pentru referințe informale. Nu poate fi utilizat pentru audituri oficiale sau pentru niciun alt scop legal, pentru probe.

De asemenea, puteți rula rapoarte despre performanța generală a fluxului de lucru în toate instanțele.

Secțiuni din acest segment

  1. Examinarea evenimentelor în instanța cea mai recentă

  2. Istoricul instanțelor Access pentru până la 60 de zile

  3. Crearea rapoartelor de performanță a fluxului de lucru

1. revizuiți evenimentele din cea mai recentă instanță

Atâta timp cât un element rămâne în aceeași listă sau bibliotecă, iar până când același flux de lucru este rulat din nou pe același element, istoricul celei mai recente instanțe poate fi accesat din listă sau din bibliotecă.

Pentru a vizualiza pagina stare flux de lucru pentru instanța cea mai recentă a unui flux de lucru rulat pe orice element:

  • În lista sau biblioteca unde este localizat elementul, faceți clic pe linkul de stare pentru elementul și fluxul de lucru pe care îl doriți.

În acest exemplu, elementul este documentul intitulat Keynote Draft , iar fluxul de lucru este aprobare nouăpentru documente.

Clic pe linkul de stare al fluxului de lucru

În pagina stare flux de lucru, secțiunea istoric flux de lucru se află lângă partea de jos.

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Începutul segmentului

2. istoric instanță de acces pentru până la 60 de zile

Ce se întâmplă dacă doriți să revizuiți istoricul unei instanțe după ce ați rulat din nou același flux de lucru pe același element?

De fapt, puteți face acest lucru până la 60 de zile, din oricare dintre cele două puncte de intrare: listă sau bibliotecă sau notificarea de terminare a fluxului de lucru.

Din listă sau din bibliotecă

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Indicați spre numele elementului, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. În pagina fluxuri de lucru: nume element , sub fluxuri de lucru terminate, faceți clic pe numele sau starea instanței fluxului de lucru pe care doriți să o revizuiți.
    Lista Fluxuri de lucru finalizate pe pagina Fluxuri de lucru pentru element
    Se deschide pagina stare flux de lucru pentru acea instanță.

Din notificarea de terminare a fluxului de lucru

  • Deschideți notificarea de terminare a fluxului de lucru pentru instanța pe care doriți să o revizuiți, apoi faceți clic pe linkul Vizualizați istoricul fluxului de lucru .

Notificare de terminarea a fluxului de lucru, cu linkul către istoric evidențiat
Se deschide pagina stare flux de lucru pentru acea instanță.

Pentru a păstra toate notificările de finalizare, se recomandă să creați o regulă Outlook. Configurați regula pentru a copia toate mesajele primite care au finalizat textul pe linia de subiect în propriul folder separat. (Asigurați-vă că regula Outlook copiază mesajele primite și nu le mută pur și simplu sau nu va apărea și în Inbox.)

Începutul segmentului

3. crearea rapoartelor de performanță a fluxului de lucru

Pentru a afla cum se efectuează în general una dintre versiunile de flux de lucru, în timp și în mai multe instanțe, puteți crea unul sau ambele două rapoarte predefinite:

  • Raport durată activitate    Utilizați acest raport pentru a vedea mediile pe care le efectuează pentru fiecare activitate dintr -un flux de lucru pentru a se finaliza, precum și cât timp durează fiecare rulare completă sau instanță a fluxului de lucru.

  • Anularea și raportarea erorilor    Utilizați acest raport pentru a vedea dacă un flux de lucru este anulat frecvent sau întâmpină erori înainte de finalizare.

Crearea rapoartelor disponibile pentru un flux de lucru

  1. În listă sau bibliotecă, în coloana stare pentru acel flux de lucru, faceți clic pe orice link informații stare.
    Clic pe starea fluxului de lucru

  2. Pe pagina stare flux de lucru, sub istoric flux de lucru, faceți clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru.
    Clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru în secțiunea Istoric flux de lucru

  3. Găsiți fluxul de lucru pentru care doriți să vizualizați un raport, apoi faceți clic pe numele raportului pe care doriți să-l vizualizați.
    Clic pe linkul pentru Raportul de durată a activității

  4. Pe pagina Particularizare, păstrați sau modificați locația în care va fi creat fișierul raport, apoi faceți clic pe OK.
    Clic pe OK în locul de salvare a fișierului
    Raportul este creat și salvat în locația specificată.

  5. Când raportul este finalizat, puteți să faceți clic pe linkul afișat în Ilustrația următoare pentru a-l vizualiza. Altfel, faceți clic pe OK pentru a termina și a închide caseta de dialog. (Mai târziu, când sunteți gata să vizualizați raportul, îl veți găsi în locația specificată în pasul anterior.)
    Clic pe link pentru a vizualiza raportul

Ce urmează?

Dacă fluxul de lucru funcționează așa cum doriți, sunteți gata să începeți să îl utilizați.

Dacă doriți să modificați ceva în legătură cu modul în care funcționează, consultați segmentul modificare din acest articol.

După ce ați rulat prima instanță a fluxului de lucru aprobare nou și examinați rezultatele, se recomandă să efectuați una sau mai multe modificări la modul în care este configurat fluxul de lucru.

De asemenea, este posibil să doriți din când în când în viitor să efectuați modificări ulterioare în configurare.

În cele din urmă, este posibil să doriți la un moment dat să dezactivați fluxul de lucru pentru o perioadă mai scurtă sau mai lungă, dar nu să îl eliminați-sau este posibil, într-adevăr, să doriți să îl eliminați complet.

Secțiuni din acest segment

  1. Modificarea setărilor permanente pentru un flux de lucru

  2. Dezactivarea sau eliminarea unui flux de lucru

1. modificați setările permanente pentru un flux de lucru

Pentru a efectua modificări permanente ale setărilor pentru un flux de lucru existent, deschideți și editați formularul de asociere pe care l-ați utilizat inițial pentru a-l adăuga.

Dacă fluxul de lucru rulează într-o singură listă sau bibliotecă

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă .

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul de listă sau de bibliotecă. De exemplu, într-o listă de calendare, fila este denumită Calendar.

  3. În grupul Setări , faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările), faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.

    Notă: Dacă fluxul de lucru aprobare dorit nu apare în listă, acesta poate fi asociat cu un singur tip de conținut. Fluxurile de lucru care apar în această listă sunt controlate de aceste fluxuri de lucru sunt configurate să ruleze pe elemente de acest control de tip , situate chiar sub listă. (Vedeți ilustrația.) Faceți clic pe opțiunile de tip de conținut din meniul vertical pentru a descoperi care dintre ele afișează fluxul de lucru dorit. Atunci când fluxul de lucru pe care îl doriți apare în listă, faceți clic pe numele său.

  5. În aceleași două pagini ale formularului de asociere care au fost utilizate inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și Salvați modificările dorite.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul planificare și segmentul Adăugare corespunzător (listă/bibliotecă sau colecție de site-uri) din acest articol.

Dacă fluxul de lucru rulează în toate listele și bibliotecile din colecția de site-uri

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. Pe pagina Setări site, sub galerii designer web, faceți clic pe tipuri de conținut de site.

  4. Pe pagina tipuri de conținut de site, faceți clic pe numele tipului de conținut de site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  5. În pagina pentru tipul de conținut selectat, sub Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.
    Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

  6. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările), faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.
    Link pentru modificarea setărilor fluxului de lucru

  7. În aceleași două pagini ale formularului de asociere care au fost utilizate inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și Salvați modificările dorite.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul planificare și segmentul Adăugare corespunzător (listă/bibliotecă sau colecție de site-uri) din acest articol.

Începutul segmentului

2. Dezactivarea sau eliminarea unui flux de lucru

Dacă fluxul de lucru rulează într-o singură listă sau bibliotecă

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă .

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul de listă sau de bibliotecă. De exemplu, într-o listă de calendare, fila este denumită Calendar.

  3. În grupul Setări , faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminați, blocați sau restaurați un flux de lucru .

  5. Utilizați formularul de pe pagina eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, a reactiva sau a elimina fluxuri de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Există cinci coloane în formular:

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Cazuri    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care se execută în prezent pe elemente.

  • Permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să funcționeze normal.

  • Nicio instanță nouă    Opțiune care permite ca toate instanțele curente ale fluxului de lucru să se termine, dar dezactivează fluxul de lucru, făcând indisponibilă executarea oricăror instanțe noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva fluxul de lucru mai târziu, reveniți la această pagină și selectați se permite.)

  • Eliminare    Opțiunea care elimină cu totul fluxul de lucru din listă sau din bibliotecă. Toate instanțele care se execută sunt imediat închise, iar coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagina pentru listă sau bibliotecă. (Această acțiune nu este reversibilă.)

Dacă fluxul de lucru rulează în toate listele și bibliotecile din colecția de site-uri

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri (nu pagina de pornire pentru un site sau subsite din interiorul colecției).

  2. Faceți clic pe pictograma setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. Pe pagina Setări site, sub galerii, faceți clic pe tipuri de conținut de site.

  4. Pe pagina tipuri de conținut de site, faceți clic pe numele tipului de conținut de site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  5. În pagina pentru tipul de conținut selectat, subSetări, faceți clic pe Setări flux de lucru.
    Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

  6. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminați, blocați sau restaurați un flux de lucru .

  7. Utilizați formularul de pe pagina eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, a reactiva sau a elimina fluxuri de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Există cinci coloane în formular:

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Cazuri    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care se execută în prezent pe elemente.

  • Permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să funcționeze normal.

  • Nicio instanță nouă    Opțiune care permite ca toate instanțele curente ale fluxului de lucru să se termine, dar dezactivează fluxul de lucru, făcând indisponibilă executarea oricăror instanțe noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva fluxul de lucru mai târziu, reveniți la această pagină și selectați se permite.)

  • Eliminare    Opțiunea care elimină fluxul de lucru din colecția de site-uri. Toate instanțele care se execută sunt imediat închise, iar coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagina pentru listă sau bibliotecă. (Această acțiune nu este reversibilă.)

Ce urmează?

Dacă ați efectuat modificări, desfășurați o instanță de test a fluxului de lucru pentru a verifica de două ori efectele modificărilor.

Particularizarea ulterioară

Există o gamă largă de modalități de a particulariza și mai mult fluxurile de lucru incluse cu produsele SharePoint.

Puteți chiar să creați fluxuri de lucru particularizate de la zero.

Puteți utiliza oricare dintre următoarele programe:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Particularizați formulare, acțiuni și comportamente pentru fluxul de lucru.

  • Microsoft Visual Studio    Creați propriile acțiuni de flux de lucru particularizate.

Pentru mai multe informații, consultați sistemul de ajutor Microsoft software Developer Network (MSDN).

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×