Salt la conținutul principal
Asistență
Conectare

Totul despre fluxurile de lucru de aprobare

SharePoint de lucru vă pot ajuta să automatizați procesele de afaceri, făcându-le atât mai unitare, cât și mai eficiente. Fluxul de lucru Aprobare vă permite să rutați documentele și alte elemente stocate în SharePoint către una sau mai multe persoane pentru aprobarea lor.

Notă: Fluxurile de lucru SharePoint 2010 au fost retrase de la 1 august 2020 pentru entitățile găzduite noi și eliminate din entitățile găzduite existente la 1 noiembrie 2020. Dacă utilizați fluxuri de lucru SharePoint 2010, vă recomandăm să migrați la Power Automate sau la alte soluții acceptate. Pentru mai multe informații, consultați Retragerea fluxului de lucru SharePoint 2010.

Pentru mai multe informații, consultați Despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint.

Important: În mod implicit, fluxul de lucru Aprobare nu este activat și nu este listat în caseta listă Selectare șablon flux de lucru din formularul de asociere. Pentru a-l face disponibil pentru utilizare, un administrator de site trebuie să-l activeze la nivel de colecție de site-uri. Accesați Setări site > Caracteristici colecție de > a activa caracteristica Fluxuri de lucru. De asemenea, SharePoint 2013 furnizează aceste șabloane de flux de lucru pe baza modului SharePoint 2010 compatibilitate. Pentru a crea un flux SharePoint 2013 lucru bazat pe rezultate cu o logică similară, utilizați SharePoint Designer 2013.

Dacă tot ce trebuie să faceți este să finalizați o activitate flux de lucru Aprobare    Defilați în jos la segmentul Complete (Finalizat) și extindeți-l. Este posibil să nu aveți nevoie momentan de niciunul dintre celelalte segmente.

Comparație între procesul manual și fluxul de lucru automat

SharePoint de lucru sunt:

  • Eficient și consistent    Un flux de lucru Aprobare rutez automat documentul sau elementul, atribuie activitățile de revizuire și urmărește progresul acestora și trimite mementouri și notificări atunci când este necesar. Activitatea dintr-un flux de lucru poate fi monitorizată și ajustată de pe o pagină centrală de stare, iar istoricul evenimentelor dintr-un flux de lucru se păstrează timp de 60 de zile de la terminare.

  • Mai puțin de lucru pentru tine    Un flux de lucru Aprobare vă economisesc dvs. și colegilor dvs. atât timp, cât și probleme și, în același timp, vă simplifică și vă standardizează procesul de aprobare.

Iată o diagramă a unei versiuni foarte simple a fluxului de lucru Aprobare.

Diagrama unui flux de lucru Aprobare simplu

Informațiile din acest articol sunt prezentate în zece segmente extensibile.

Faceți clic aici pentru câteva sfaturi despre cum să obțineți la zi acest articol

Dacă tot ce trebuie să faceți este să finalizați o activitate flux de lucru Aprobare    Defilați în jos la segmentul Complete (Finalizat) și extindeți-l. Este posibil să nu aveți nevoie momentan de niciunul dintre celelalte segmente.

Dacă doriți să adăugați, să porniți, să monitorizați și să întrețineți fluxuri de lucru    Dacă nu sunteți familiarizat deja cu aceste activități, poate fi util să treceți prin acest articol, segmentat după segment, prima dată când proiectați și adăugați un flux de lucru. După ce vă familiarizați cu informațiile și cu aspectul articolului, veți putea merge direct la segmentul de care aveți nevoie la orice vizite efectuate.

Aprobarea conținutului și aprobarea publicării    Este posibil să aveți liste sau biblioteci în care doriți ca elementele noi și/sau versiunile noi ale elementelor curente să fie revizuite pentru acuratețea conținutului lor sau pentru a se bunătatea formularului și stilului lor, înainte să fie vizibile pentru toți cei care au acces la listă. Acest tip de proces de revizuire se numește aprobare de conținut și puteți utiliza un flux de lucru Aprobare pentru a controla aprobarea conținutului într-o listă sau o bibliotecă. (De asemenea, există un flux de lucru Aprobare publicare foarte asemănător, creat special pentru utilizarea în site-urile SharePoint care publică pagini web pe internet.)

Un cuvânt despre imprimarea acestui articol    Acesta este un articol lung. Dacă doriți să imprimați doar segmentele selectate, asigurați-vă că doar acele segmente sunt extinse atunci când imprimați. (De asemenea, dacă doriți să includeți elementele grafice complete în copia imprimată, imprimați în orientarea vedere și nu în orientarea portret.)

Și un cuvânt despre căutare    Înainte de a căuta orice text sau termen în acest articol, asigurați-vă că toate segmentele în care doriți să căutați sunt extinse.

Un flux de lucru Aprobare este o caracteristică SharePoint care distribuie un document sau alt element stocat într-o listă sau bibliotecă SharePoint către una sau mai multe persoane, pentru aprobare sau respingere. Fluxul de lucru automatizează, fluidizează și standardizează întregul proces.

Diagrama unui flux de lucru Aprobare simplu

Fluxul de lucru aprobare de bază, care este inclus în produsele SharePoint, funcționează ca șablon. Utilizând acest șablon, puteți adăuga mai multe fluxuri de lucru Aprobare pe site-urile dvs. Fiecare flux de lucru pe care îl adăugați este o versiune unică a fluxului de lucru Aprobare de bază, fiecare cu propriul mod de lucru specializat, pe baza setărilor pe care le specificați atunci când îl adăugați.

Sections in this segment

  1. Ce poate face un flux de lucru Aprobare pentru mine?

  2. Ce nu poate face un flux de lucru Aprobare?

  3. Cine poate utiliza acest tip de flux de lucru?

  4. Cum planificați, adăugați, rulați și mențineți acest tip de flux de lucru?

1. Ce poate face un flux de lucru Aprobare pentru mine?

  • Atunci când adăugați pentru prima dată un flux de lucru Aprobare la lista, biblioteca sau colecția de site-uri, puteți să specificați câți participanți să includeți și să indicați dacă activitățile lor sunt atribuite unul după altul (în serie) sau simultan (în paralel). De asemenea, puteți decide dacă să împărțiți activitățile participanților în două sau mai multe etape separate, de asemenea, să specificați o dată scadentă finală și/sau ora permisă pentru terminarea fiecărei activități. Și de fiecare dată când porniți manual fluxul de lucru pentru un element, puteți modifica oricare dintre aceste setări.

  • Fluxul de lucru atribuie o activitate fiecărui participant specificat. Fiecare participant alege între mai multe răspunsuri posibile: pentru a aproba sau a respinge elementul, a solicita o modificare a elementului, a reatribui activitatea sau a anula sau a șterge activitatea.

  • În timp ce fluxul de lucru rulează, puteți să monitorizați progresul și să faceți ajustări (dacă este necesar) dintr-o singură pagină centrală Stare flux de lucru.

  • Timp de 60 de zile după terminarea fluxului de lucru, lista cu toate evenimentele de flux de lucru care au avut loc în timpul acestei rării (sau a acestei instanțe)a fluxului de lucru este încă disponibilă pe pagina Stare flux de lucru, pentru referințe informale.

De asemenea, puteți utiliza un flux de lucru Aprobare pentru a gestiona un proces de aprobare a conținutului pentru o listă sau o bibliotecă. Pentru mai multe informații, consultați segmentul Control din acest articol.

2. Ce nu poate face un flux de lucru Aprobare?

De obicei, participanții la un flux de lucru Aprobare nu au permisiunea de a efectua modificări în elementul care este revizuit. În schimb, participanții pot solicita să se facă modificări la element în timpul instanței fluxului de lucru. Dacă doriți să adăugați un flux de lucru în care participanții inserează comentarii și modificări urmărite în elementul propriu-zis, consultați articolul Totul despre fluxurile de lucru Colectare feedback,în secțiunea Consultați și.

De asemenea, fluxurile de lucru de aprobare nu sunt proiectate pentru a colecta semnături. Dacă doriți să utilizați un flux de lucru pentru a colecta semnături într-un document Microsoft Word, un registru de lucru Microsoft Excel sau un formular Microsoft InfoPath, consultați articolul Totul despre fluxurile de lucru Colectaresemnături,în secțiunea Consultați și.

Începutul segmentului

3. Cine poate utiliza acest tip de flux de lucru?

Pentru a adăuga un flux de lucru   În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru. (Grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupul Vizitatori nu.)

Pentru a porni un flux de lucru   De asemenea, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru a porni un flux de lucru care a fost adăugat deja. (Grupul Membri și grupul Proprietari au permisiunea Editare elemente în mod implicit; grupul Vizitatori nu.)

Ca alternativă, Proprietarii pot alege să configureze anumite fluxuri de lucru astfel încât să poată fi pornite doar de către membrii grupului Proprietari. (Pentru a face acest lucru, bifați caseta de selectare Se solicită gestionarea listelor pentru a porni acest flux de lucru de pe prima pagină a formularului de asociere.)

Începutul segmentului

4. Cum planificați, adăugați, rulați și întrețineți acest tip de flux de lucru?

Acestea sunt etapele de bază:

  • ÎNAINTE de a rulează fluxul de lucru (plan, adăugare, pornire)   
    Înainte de a adăuga un flux de lucru, planificați unde doriți să-l adăugați (pentru o singură listă sau bibliotecă sau pentru întreaga colecție de site-uri) și detaliile despre cum va funcționa. După ce ați adăugat și ați configurat fluxul de lucru, oricine cu permisiunile necesare poate porni fluxul de lucru pentru un anumit element. Fluxul de lucru poate fi configurat și pentru a rula automat. Rulează automat poate fi activat pe baza fie a ambelor evenimente care declanșează: atunci când un element este adăugat sau creat într-o listă sau bibliotecă sau atunci când se modifică un element dintr-o listă sau bibliotecă.

  • ÎN TIMP ce rulează fluxul de lucru (terminat, monitor, ajustare)   
    În timp ce rulează fluxul de lucru, participanții individuali își finalează activitățile atribuite. Mementourile automate sunt trimise participanților care nu îndeplinesc termenele limită ale activității. Între timp, progresul fluxului de lucru poate fi monitorizat dintr-o pagină centrală Stare flux de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru. Ajustările fluxului de lucru în timp ce rulează se pot face de pe aceeași pagină; și, dacă este necesar, fluxul de lucru poate fi anulat sau terminat de acolo.

  • DUPĂ ce rulează fluxul de lucru (revizuire, raport, modificare)   
    Atunci când fluxul de lucru s-a terminat, întregul istoric al rularii (sau instanței) poate fi revizuit timp de până la 60 de zile pe pagina Stare flux de lucru. De pe aceeași pagină pot fi create rapoarte statistice cu privire la performanța acestei versiuni de flux de lucru. În sfârșit, dacă doriți vreodată să modificați ceva în legătură cu modul în care funcționează fluxul de lucru, puteți să deschideți și să editați formularul de asociere pe care l-ați finalizat atunci când ați adăugat pentru prima dată fluxul de lucru.

Următoarea schemă logică ilustrează aceste etape din perspectiva persoanei care adaugă un flux de lucru nou.

Procesul fluxului de lucru

În acest segment, identificăm deciziile pe care trebuie să le luați și informațiile pe care trebuie să le asamblați înainte de a adăuga o versiune a fluxului de lucru Aprobare.

Dacă deja vă familiarizați cu modul de adăugare a acestui tip de flux de lucru și aveți nevoie doar de un memento despre pașii specifici, puteți merge direct la segmentul Adăugare corespunzător (Listă/bibliotecă sau Colecție de site-uri )al acestui articol.

Sections in this segment

  1. Șabloane și versiuni

  2. Introducerea formularului de asociere

  3. Douăsprezece întrebări la care să răspundeți

1. Șabloane și versiuni

Fluxurile de lucru incluse în produsele SharePoint funcționează ca șabloane coordonatoare pe care se bazează fluxurile de lucru specifice, individuale pe care le adăugați la liste, biblioteci și colecții de site-uri.

De fiecare dată când adăugați un flux de lucru Aprobare, de exemplu, adăugați de fapt o versiune a șablonului de flux de lucru Aprobare general. Dați fiecărei versiuni propriul nume și propriile setări, pe care le specificați în formularul de asociere atunci când adăugați acea versiune. Astfel, puteți adăuga mai multe fluxuri de lucru, toate versiunile bazate pe șablonul coordonator de flux de lucru Aprobare, dar fiecare dintre versiunile denumite și ajustate pentru modul specific în care îl veți utiliza. Versiunile denumite mai pot fi denumite și instanțe de flux de lucru.

Începutul segmentului

2. Introducerea formularului de asociere

De fiecare dată când adăugați o versiune nouă de flux de lucru pe baza unuia dintre șabloanele de flux de lucru incluse, completați un formular de asociere pentru a specifica modul în care doriți să lucreze noua instanță.

În secțiunea următoare veți găsi o listă de întrebări care vă vor pregăti să completați formularul de asociere. Mai întâi, totuși, trebuie să vă uitați un moment sau două peste formular și câmpurile sale.

Prima pagină a formularului de asociere

Primul formular de inițializare

A doua pagină a formularului de asociere

Formular pentru introducerea informațiilor despre rulare

Câmpurile din caseta roșie de pe această a doua pagină apar, de asemenea, în formularul de inițializare, care este prezentat de fiecare dată când fluxul de lucru este pornit manual și pot fi editate acolo pentru o singură rulare.

Începutul segmentului

3. Douăsprezece întrebări la care să răspundeți

De îndată ce aveți răspunsul la toate întrebările din această secțiune, sunteți gata să adăugați fluxul de lucru.

  1. Acesta este tipul potrivit de flux de lucru?

  2. O singură listă sau bibliotecă sau întreaga colecție de site-uri? și Un singur tip de conținut sau toate tipurile de conținut?

  3. Ce este un nume bun?

  4. Liste de activități și liste de istoric: Existent sau nou?

  5. Cum poate fi pornit (și de către cine) acest flux de lucru?

  6. Tipurile de conținut care moștenesc de la acesta primesc, de asemenea, acest flux de lucru?

  7. Participanți: Care persoane, în ce ordine?

  8. De ce informații suplimentare au nevoie participanții?

  9. Când sunt scadente activitățile?

  10. Când se termină acest flux de lucru?

  11. Cine trebuie să fie notificat?

  12. Acest flux de lucru va controla aprobarea conținutului?

01. Este acesta tipul de flux de lucru potrivit?

Există mai multe șabloane de flux de lucru care au cuvântul "Aprobare" în numele lor. Acest articol se referă la șablonul de flux de lucru care apare în meniu ca Aprobare - SharePoint 2010. Dacă nu sunt sigur că acest tip de flux de lucru este cea mai bună alegere pentru dvs., consultați segmentul AFLAȚI din acest articol. Pentru informații suplimentare despre celelalte șabloane de flux de lucru disponibile, consultați articolul Despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint,în secțiunea Consultați și.

Începutul segmentului

02. O singură listă sau bibliotecă sau întreaga colecție de site-uri? (și) Un singur tip de conținut sau toate tipurile de conținut?

Puteți face noua versiune a fluxului de lucru Aprobare disponibil într-o singură listă sau bibliotecă sau o puteți face disponibilă în toată colecția de site-uri.

  • Dacă adăugați fluxul de lucru pentru o singură listă sau bibliotecă, îl puteți configura să ruleze fie pe toate tipurile de conținut, fie pe un singur tip de conținut.

  • Dacă adăugați, totuși, fluxul de lucru pentru întreaga colecție de site-uri, trebuie să îl configurați să ruleze doar pe un singur tip de conținut de site.

Harta unei colecții de site-uri cu 3 moduri de adăugare explicate

Ce este un tip de conținut?

Fiecare document sau alt element stocat într-o listă sau bibliotecă SharePoint aparține unui tip de conținut sau altui tip de conținut. Un tip de conținut poate fi la fel de simplu și generic ca Document sau Foaie de calcul Excelsau la fel de specializat ca Contract legal sau Specificație proiectare produs. Unele tipuri de conținut sunt disponibile în mod implicit în produsele SharePoint, dar puteți să le particularizați și să adăugați altele pe care le creați dvs. Pentru mai multe informații, consultați Crearea sau particularizarea unui tip de conținut de site și Adăugarea unui tip de conținut la o listă sau la o bibliotecă.

Începutul segmentului

03. Ce este un nume bun?

Dați versiunii fluxului dvs. de lucru un nume care:

  • Indică clar la ce se utilizează.

  • O diferențiază clar de alte fluxuri de lucru.

Un exemplu

Imaginați-vă că faceți parte într-un grup de editori. Grupul dvs. dorește să utilizeze două fluxuri de lucru Aprobare diferite pentru a gestiona remiterile de documente de la colaboratori externi:

  • Veți rula primul flux de lucru pentru fiecare document remis pentru a decide dacă să îl acceptați pentru procesul de editare.

  • După ce acceptați și editați un document remis, veți rula al doilea flux de lucru în schița editată pentru a decide dacă o acceptați ca finală.

Este posibil să de numiți primul flux de lucru Acceptați aprobarea remiterii și al doilea Aprobare ciornă finală.

Sfat: Ca de obicei, este o idee bună să stabiliți convenții de denumire unitare și să vă asigurați că toate persoanele implicate în fluxurile dvs. de lucru sunt familiarizate cu convențiile respective.

Începutul segmentului

04. Liste de activități și liste de istoric: Existent sau nou?

Puteți seta ca fluxul de lucru să utilizeze lista implicită activități de pe site și lista Istoric, să utilizeze alte liste Activități și Istoric existente sau să solicite liste noi doar pentru acest flux de lucru.

  • Dacă site-ul dvs. va avea numeroase fluxuri de lucru sau dacă unele fluxuri de lucru vor implica numeroase activități, luați în considerare solicitarea de liste noi pentru fiecare flux de lucru. (Gestionarea listelor lungi poate încetini performanța. Este mai rapid și mai ușor pentru sistem să păstreze mai multe liste mai scurte decât una foarte lungă.)

  • Dacă activitățile și istoricul pentru acest flux de lucru vor conține date sensibile sau confidențiale pe care se poate să doriți să le păstrați separate de lista Activități generale, atunci trebuie neapărat să indicați că doriți liste noi, separate pentru acest flux de lucru. (După ce adăugați fluxul de lucru, asigurați-vă că sunt setate permisiunile corespunzătoare pentru listele noi.)

Începutul segmentului

05. Cum poate fi pornit acest flux de lucru (și de către cine)?

Un flux de lucru poate fi configurat să fie pornit doar manual, doar automat sau în orice mod:

  • Atunci când porniți manual un flux de lucru Aprobare pentru un anumit document sau element, este prezentat un alt formular, formularulde inițializare. Formularul de inițializare conține majoritatea setărilor de pe a doua pagină a formularului de asociere. Astfel, dacă persoana care pornește fluxul de lucru dorește să modifice oricare dintre aceste setări (doar pentru instanța curentă), poate face acest lucru înainte să facă clic pe Pornire. Accesați lista și > contextual element > Fluxuri de lucru> Selectați fluxul de lucru pentru a-l porni manual.

  • Desigur, cu pornirea automată nu există posibilitatea de a prezenta un formular de inițializare, așadar, setările implicite specificate în formularul de asociere sunt utilizate fără nicio modificare.

Următoarea ilustrație arată diferența dintre pornește manual și pornește automat.

Formulare comparate pentru pornire manuală și pornire automată

Orice modificări pe care le efectuați în formularul de inițializare se aplică numai în timpul instanței curente a fluxului de lucru. Pentru a modifica setările permanente, implicite ale fluxului de lucru, editați formularul de asociere original, așa cum se explică în segmentul CHANGE din acest articol.

Manual starts

Dacă permiteți pornirea manuală, orice persoană care are permisiunile necesare poate porni fluxul de lucru pentru orice element eligibil în orice moment.

Avantajele pornirii manuale sunt că dvs. și colegii dvs. puteți rula fluxul de lucru numai când și dacă alegeți acest lucru și că, de fiecare dată când îl rulați, veți avea ocazia să modificați unele setări utilizând formularul de inițializare.

Un exemplu rapid    Dacă doriți să rulați fluxul de lucru doar pentru elemente care sunt autor de autor din afara echipei, pornirea doar manuală îl va face să ruleze automat pentru elemente în care dvs. și colegii de echipă puteți să-l porniți. (O soluție alternativă: Mențineți o listă sau o bibliotecă pentru elemente de la autorii din echipa dvs. și o listă sau o bibliotecă separată pentru elementele de la toți ceilalți autori. Astfel, puteți rula fluxul de lucru automat, dar numai în lista de autori externi. O altă soluție: adăugați o condiție IF și setați Creat de la la acea persoană. Consultați Referințe rapide privind condițiile fluxului de lucru pentru mai multe informații.)

Dezavantajul principal al începerii manuale este că cineva trebuie să-și amintească să ruleze fluxul de lucru ori de câte ori este cazul să facă acest lucru.

Pornește automat

Puteți configura fluxul de lucru să fie pornit automat de oricare dintre următoarele evenimente:

  • Cineva încearcă să publice o versiune majoră a unui element.

  • Un element nou este creat sau încărcat în listă sau în bibliotecă.

  • Un element stocat deja în listă sau bibliotecă este modificat.

Avantajul pornirii automate este că nimeni nu trebuie să-și amintească să pornească fluxul de lucru. Aceasta rulează de fiecare dată când are loc un eveniment declanșator.

Un exemplu rapid    Dacă aveți responsabilitatea și acuratețea elementelor dintr-o listă, puteți să adăugați un flux de lucru Aprobare la acea listă și să vă specificați singur ca singurul participant. Puteți să configurați fluxul de lucru să pornească automat de fiecare dată când un element din listă este modificat și de fiecare dată când este adăugat un element nou. Astfel, veți fi întotdeauna la zi.

Două dezavantaje ale începerii automate:

  • Nu puteți opri fluxul de lucru de fiecare dată când are loc un eveniment de declanșare.

  • Nu puteți modifica nicio setări la începutul instanței individuale.

Pentru mai multe informații despre rularea automată a fluxului de lucru Aprobare de fiecare dată când cineva încearcă să publice o versiune importantă a unui element, consultați segmentul Control din acest articol.

Începutul segmentului

06. Tipurile de conținut care moștenesc de la acesta primesc, de asemenea, acest flux de lucru?

Doar atunci când adăugați un flux de lucru la un tip de conținut pentru întreaga colecție de site-uri, aveți opțiunea de a adăuga fluxul de lucru și la toate celelalte tipuri de conținut din colecția de site-uri care moștenesc de la tipul de conținut la care adăugați fluxul de lucru.

Note

  • Operațiunea care realizează toate adăugarea suplimentară poate dura mult timp.

  • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru toate site-urile sau subsite-urile în care doriți să fie adăugat acest flux de lucru la tipurile de conținut moștenite, asigurați-vă că fiți membru al grupului Proprietari în fiecare dintre aceste site-uri sau subsite-uri înainte de a rula această operațiune.

Începutul segmentului

07. Participanți: Care persoane, în ce ordine?

Va trebui să furnizați numele sau adresa de e-mail pentru fiecare persoană căreia îi vor fi atribuite activități de revizuire.

O singură etapă sau mai multe etape?    Puteți alege să aveți o singură etapă de revizuire a activităților sau să aveți mai multe etape. Dacă aveți mai multe etape, etapele vor fi efectuate una după alta.

Recenzii paralele sau recenzii în serie?    Pentru participanții dintr-o etapă, puteți alege fie să li se atribuie activitățile de revizuire în același timp (în paralel), fie să li se atribuie activitățile de revizuire una după cealaltă (în serie), în ordinea indicată. Opțiunea de serie poate fi utilă dacă, de exemplu, configurați fluxul de lucru să se termine după prima respingere sau dacă doriți ca participanții să poată vedea în continuare comentariile de la participanții anteriori, ca parte a contextului recenziilor lor.

Un exemplu

Acest scenariu simplu ilustrează câteva dintre avantajele etapelor multiple și al recenziilor de serie:

Imaginați-vă că Daniel adaugă un nou flux de lucru Aprobare. Dorește ca colegii săi, Anna și Sean, să revizuiască mai întâi fiecare element, înainte să-l examinați. De asemenea, dorește ca fluxul de lucru să se termine înainte de propria revizuire, dacă Anna sau Sean respinge elementul. Daniel poate configura acest lucru în oricare dintre cele două moduri:

  • Utilizând o revizuire în serie   Daniel configurează o examinare în serie cu o singură etapă în care Anna și Daniel sunt primii doi participanți, iar el este al treilea; și selectează opțiunea Se termină la prima respingere.
    În această aranjare, Anna trebuie să aprobe elementul înainte să fie atribuită activitatea lui Daniel, apoi Daniel trebuie să aprobe elementul înainte de a fi atribuită activitatea lui Daniel. Dacă Anna nu respinge elementul, nici Daniel, nici Daniel nu vor primi o activitate; Iar dacă Anna aprobă, dar Daniel îl respinge, fluxul de lucru se termină încă înainte ca activitatea de revizuire a lui Daniel să fie atribuită vreodată.
    Iată cum își configurează Daniel recenzia în serie pe o singură etapă.
    Formular cu setarea pentru etapa în serie evidențiată
    Opțiunea Se termină la prima respingere selectată

  • Prin utilizarea a două etape   Dacă Daniel dorește ca Anna și Daniel să li se atribuie recenziile în același timp, pentru ca Daniel să nu aștepte ca Anna să termine înainte ca ea să poată începe, poate configura două etape în fluxul de lucru: prima etapă în paralel pentru recenziile Anei și ale lui Daniel și a doua etapă separată pentru revizuirea sa. Din nou, acesta selectează opțiunea Se termină la prima respingere. A doua etapă va începe abia după ce se încheie prima etapă; așadar, dacă Anna sau Daniel respinge elementul, activitatea de revizuire a lui Daniel nu va fi atribuită niciodată.
    Iată cum își configurează Daniel revizuirea în paralel, în două etape.
    Formular cu starea pentru etapa în paralel evidențiată
    Opțiunea Se termină la prima respingere selectată

Iată diagrame cu ambele soluții.

Flux de lucru în serie și flux de lucru în două etape, unul lângă celălalt

Participanți externi    Există un proces special pentru includerea de participanți care nu sunt membri ai organizației SharePoint. În acest proces, un membru al site-ului acționează ca proxy pentru participantul extern.

Iată o diagramă a acestui proces:

Schemă logică a procesului de includere a participantului extern

Atribuiți o activitate fiecărui grup întreg sau câte una pentru fiecare membru al grupului?    Dacă includeți o adresă de grup sau o listă de distribuire între participanții la fluxul de lucru, puteți face ca fluxul de lucru să atribuie o activitate fiecărui membru al grupului sau să atribuie o singură activitate întregului grup (dar să trimită totuși o notificare despre acea activitate unică fiecărui membru). Atunci când este atribuită o singură activitate întregului grup, orice membru al grupului poate să revendice și să finalizeze acea activitate unică. (Veți găsi instrucțiuni pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

Începutul segmentului

08. De ce informații suplimentare sunt necesare participanții?

Există un câmp text în formularul de asociere, unde puteți să furnizați instrucțiuni, detalii despre cerințe, resurse și așa mai departe.

Două lucruri pe care le puteți include:

  • Informații de contact, în cazul în care participanții au dificultăți sau întrebări.

  • Dacă fluxul de lucru va atribui o singură activitate fiecărui grup sau listă de distribuire, menționți aici că un singur membru al fiecărui astfel de grup ar trebui să revendice activitatea înainte de a o finaliza. Astfel, alți membri ai grupului nu pierd timp începând cu aceeași activitate. Veți găsi detalii despre solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol

Începutul segmentului

09. Când sunt scadente activitățile?

Puteți indica când sunt scadente activitățile fluxului de lucru în oricare dintre cele două moduri sau în ambele:

După data calendarului    Puteți specifica o singură dată de calendar până la care sunt scadente toate activitățile.

  • Dacă vă configurați fluxul de lucru să pornească automat, de obicei nu ar trebui să utilizați această opțiune. Aceasta deoarece valoarea de dată specificată nu se va ajusta automat în raport cu data curentă de fiecare dată când fluxul de lucru pornește automat.

După durata activității    Puteți specifica un număr de zile, săptămâni sau luni care să fie permise pentru terminarea fiecărei activități, începând de la atribuirea activității.

  • O dată scadentă pentru calendar suprascrie o durată specificată a unei activități. Aceasta înseamnă: dacă astăzi este 10 iunie și mi se atribuie o activitate astăzi care are o durată de trei zile, dar care are și o dată scadentă pentru calendar din 11 iunie, activitatea va fi scadentă pe 11 iunie (data scadentă a calendarului) și nu pe 13 iunie (sfârșitul duratei de trei zile).

Începutul segmentului

10. Când se termină acest flux de lucru?

Pentru a evita risipa de timp petrecută cu recenziile inutile, puteți alege ca fluxul de lucru să se termine imediat (înainte de data scadentă specificată sau calculată) atunci când are loc oricare dintre cele două evenimente:

  • Orice participant respinge elementul.

  • Elementul se modifică în orice fel.

Notă: Un flux de lucru nu poate porni de la un element care este extras în prezent. Însă, după ce pornește fluxul de lucru, elementul de examinat poate fi extras pentru a-l proteja împotriva modificărilor. (Dar până când acel element nu este arhivat din nou, niciun alt flux de lucru nu poate porni la acesta.)

Începutul segmentului

11. Cine trebuie să fie notificat?

În câmpul CC, pe a doua pagină a formularului de asociere, puteți introduce nume sau adrese pentru orice persoană care ar trebui să fie notificată de fiecare dată când acesta pornește sau se termină.

  • Introducerea unui nume aici nu are ca rezultat atribuirea unei activități de flux de lucru persoanei respective.

  • Atunci când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificările de început și de sfârșit fără să fie nevoie să fie specificat în acest câmp.

  • Atunci când fluxul de lucru este pornit automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificările de început și de sfârșit fără să fie nevoie să fie specificat în acest câmp.

Începutul segmentului

12. Acest flux de lucru va controla aprobarea conținutului?

Este posibil să aveți liste sau biblioteci în care doriți ca elementele noi și/sau versiunile noi ale elementelor curente să fie revizuite pentru acuratețea conținutului lor sau pentru a se bunătatea formularului și stilului lor, înainte să fie vizibile pentru toți cei care au acces la listă. Acest tip de proces de revizuire se numește aprobare a conținutului.

În produsele SharePoint, puteți utiliza un flux de lucru Aprobare pentru a face procesul de aprobare a conținutului mai simplu și mai eficient. Pentru mai multe informații, consultați segmentul Controlați aprobarea conținutului din acest articol.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să adăugați noul flux de lucru Aprobare în listă, bibliotecă sau colecție de site-uri, accesați segmentul Adăugare corespunzător (Listă/bibliotecă sau Colecție de site-uri) al acestui articol.

Este posibil să aveți liste și biblioteci în care doriți să fie revizuite elementele noi și/sau versiunile noi ale elementelor curente, pentru acuratețea conținutului acestora sau pentru a se bunătatea formularului și stilului înainte ca acestea să fie vizibile pentru toți cei care au acces la listă. Acest tip de proces de revizuire se numește aprobare a conținutului.

În produsele SharePoint, puteți controla manual aprobarea conținutului, fără un flux de lucru; dar un flux de lucru Aprobare SharePoint poate face procesul și mai simplu și mai eficient.

Dacă nu sunteți familiarizat deja cu caracteristicile de aprobare a versiunilor și a conținutului din produsele SharePoint, vă recomandăm să începeți cu o revizuire a următoarelor articole:

Există două modalități în care un flux de lucru Aprobare poate controla procesul de aprobare a conținutului, fiecare modalitate asociată cu un singur control în formularele de asociere pe care le completați atunci când adăugați pentru prima dată fluxul de lucru. Puteți utiliza fluxul de lucru pentru ambele sau pentru ambele.

Controlul publicației pe versiunile majore

În zona Opțiuni de pornire de pe prima pagină a formularului de asociere, există o opțiune Porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element. Câteva lucruri de reținut:

  • Această opțiune este disponibilă doar pentru un flux de lucru Aprobare care rulează pe toate tipurile de conținut dintr-o singură listă sau bibliotecă și nu pentru orice flux de lucru care rulează doar pe elemente de un singur tip de conținut.

  • Pentru ca această opțiune să fie disponibilă, aprobarea conținutului trebuie activată pentru listă sau bibliotecă pe pagina Setări versiune, iar opțiunea Creare versiuni majore și minore (schiță) trebuie să fie selectată pe aceeași pagină.

  • Dacă selectați această opțiune, cele două opțiuni care o urmează devin indisponibile: Porniți acest flux de lucru atunci când se creează un element nou și Porniți acest flux de lucru atunci când un element este modificat.

  • Dacă selectați această opțiune, fluxul dvs. de lucru va rula automat pe un element doar atunci când cineva încearcă să publice o versiune majoră a elementului respectiv.

  • În orice listă sau bibliotecă, poate exista un singur flux de lucru Aprobare utilizat pentru aprobarea publicației pentru versiunile majore. Dacă încercați să desemnați un al doilea flux de lucru în aceeași listă sau bibliotecă pentru această funcție, vi se va solicita să alegeți unul sau altul.

Controlul nu se bazează pe controlul versiunilor

În zona Activare aprobare conținut de pe a doua pagină a formularului de asociere, există o opțiune de a actualiza starea de aprobare după ce fluxul de lucru se încheie (utilizați acest flux de lucru pentru a controla aprobarea conținutului).

Această opțiune este disponibilă în formular, indiferent dacă este necesară sau nu aprobarea conținutului în listă sau în bibliotecă. În orice caz, valoarea din câmpul Aprobare pentru element este actualizată pe baza rezultatului fluxului de lucru.

Utilizând această opțiune, puteți:

  • Rulați întotdeauna manual fluxul de lucru sau

  • Selectați una sau mai multe dintre opțiunile de pornire automată de pe prima pagină a formularului de asociere sau

  • Permiteți atât pornește manual, cât și automat

Controlul conținutului pentru site-urile de publicare web

Controlul conținutului este un proces specializat în site-urile care publică pagini pe web. În consecință, există un flux de lucru specializat aprobare publicare pentru utilizare în site-urile de publicare, precum și un șablon de site (denumit Site de publicare cu flux de lucru) care include o versiune a fluxului de lucru particularizată deja pentru utilizare în publicarea web.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata să adăugați noul flux de lucru Aprobare în listă, bibliotecă sau colecție de site-uri, accesați segmentul Adăugare corespunzător (Listă/bibliotecă sau Colecție de site-uri) al acestui articol.

Dacă nu vă familiarizați încă cu adăugarea fluxurilor de lucru, poate fi util să examinați segmentul LEARN și segmentul PLAN din acest articol înainte de a continua cu pașii din acest segment.

Sections in this segment

  1. Înainte de a începe

  2. Adăugarea fluxului de lucru

1. Înainte de a începe

Două aspecte importante trebuie să fie în ordine înainte de a putea adăuga un flux de lucru:

E-mail    Pentru ca fluxul de lucru să trimită notificări prin e-mail și mementouri, e-mailul trebuie să fie activat pentru site-ul SharePoint. Dacă nu sigur că s-a făcut deja acest lucru, consultați administratorul SharePoint. Consultați și SharePoint 2013 pas cu pas: Configurarea pentru setarea e-mailului de ieșire.

Permisiuni    Setările implicite SharePoint necesită să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci sau colecții de site-uri. (Grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupurile Vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul AFLAȚI din acest articol.)

Începutul segmentului

2. Adăugați fluxul de lucru

Urmați acești pași:

  1. Deschideți lista sau biblioteca pentru care doriți să adăugați fluxul de lucru.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila Listă sau Bibliotecă.

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul de listă sau de bibliotecă. De exemplu, într-o listă de calendar, fila se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Afișare asocieri flux de lucru de acest tip, specificați dacă doriți ca fluxul de lucru să ruleze în document, listă sau folder, apoi faceți clic pe Adăugare flux de lucru.

  5. Completați prima pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmează ilustrației.)

    Informații de bază despre Adăugare flux de lucru cu secțiuni explicate

    Explicația numărul unu

    Tip de conținut

    Păstrați selecția implicită ca Toatesau selectați un anumit tip de conținut.

    Explicația numărul doi

    Șablon

    Selectați șablonul Aprobare - SharePoint 2010.

    Notă: Dacă șablonul Aprobare - SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla despre activarea sa pentru colecția de site-uri sau pentru spațiul de lucru. Dacă sunteți administrator, accesați Setări site >Caracteristici colecțiede site-uri > Activare fluxuri de lucru.

    Explicația numărul trei

    Nume

    Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii acestei liste sau biblioteci.

    Pentru sugestii despre denumirea fluxului de lucru, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Listă de activități

    Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe Listă de activități nouă pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru crearea unei noi liste de activități (spre deosebire de alegerea unei liste existente), consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul cinci

    History List

    Selectați o listă de istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe Istoric flux de lucru (nou) pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru crearea unei noi liste istoric (spre deosebire de alegerea unei liste existente), consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul șase

    Opțiuni de pornire

    Specificați modul sau modurile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

    Pentru informații despre selectarea opțiunilor de pornire, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Pentru informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicația versiunilor majore, consultați segmentul Control din acest articol.

    • Rețineți că opțiunea Porniți acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element nu se afișează dacă adăugați fluxul de lucru pentru un singur tip de conținut. 

    • De asemenea, rețineți că, dacă selectați Porniți acestflux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element, cele două casete de selectare următoare devin indisponibile.

  6. Atunci când toate setările din acest formular sunt așa cum doriți, faceți clic pe Următorul.

  7. Completați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmează ilustrației.)

    Notă: Produsele SharePoint vă prezintă primele câteva opțiuni de pe această a doua pagină a formularului de asociere: numerele de la unu la șapte din ilustrația următoare, de la Aprobatori la CC, de fiecare dată când porniți manual fluxul de lucru, astfel încât să puteți efectua modificări la aceste opțiuni numai pentru acea instanță.

    Valorile implicite Adăugare flux de lucru cu câmpurile explicate

    Explicația numărul unu

    Atribuiți către

    Introduceți numele sau adresele persoanelor cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

    • Dacă activităților li se vor atribui unul câte unul (în serie)   
      Introduceți numele sau adresele în ordinea în care trebuie atribuite activitățile.

    • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
      Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

    • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
      Pentru mai multe informații despre includerea participanților externi, consultați segmentul Complet din acest articol.

    Explicația numărul doi

    Ordine

    Specificați dacă activitățile trebuie atribuite pe rând (în serie) sau simultan (în paralel).

    Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii paralele, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Adăugați o etapă nouă

    Adăugați orice etape dorite în afara primei etape pe care tocmai ați configurat-o.

    • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuire către pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Extindeți grupurile

    • Pentru a avea o activitate atribuită fiecărui membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuire către, bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate și fiecare membru va avea propria sa activitate de finalizat.)

    • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecărui grup întreg pe care îl introduceți în câmpul Atribuire către, debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar orice membru poate să revendice și să finalizeze activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiuni pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

    Explicația numărul cinci

    Solicitare

    Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni sau resurse suplimentare de care participanții ar putea avea nevoie, inclusiv:

    • Informații de contact.

    • Dacă este cazul, o notă despre activitățile unice atribuite unor grupuri întregi sau liste de distribuire. (Veți găsi instrucțiuni pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

    Explicația numărul șase

    Date scadente și duratele activității

    Specificați o dată de scadență finală pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități din momentul atribuirii acesteia.

    • Dacă acest flux de lucru va porni vreodată automat, de obicei, este o idee bună să lăsați câmpul Data scadenței pentru toate activitățile necompletat și să utilizați cele două câmpuri de durată pentru a controla data scadentă. Puteți furniza oricând o dată limită exactă în formularul de inițializare dacă și când porniți manual fluxul de lucru.

    Pentru mai multe informații despre când să utilizați date scadente și când să utilizați duratele activității, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul șapte

    CC

    Introduceți numele sau adresele de e-mail ale tuturor persoanelor care ar trebui să fie notificate de fiecare dată când fluxul de lucru pornește sau se termină.

    • Introducerea unui nume aici nu are ca rezultat atribuirea unei activități de flux de lucru.

    • Atunci când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificările de pornire și de oprire fără a fi necesar să fie specificat în acest câmp.

    • Atunci când fluxul de lucru este pornit automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificările de pornire și de oprire fără a fi necesar să fie specificat în acest câmp.

    Explicația numărul opt

    Terminarea fluxului de lucru

    Selectați niciuna dintre aceste opțiuni sau ambele.

    Pentru mai multe informații despre aceste opțiuni, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul nouă

    Activarea aprobării conținutului

    Bifați această casetă de selectare dacă veți utiliza acest flux de lucru pentru a gestiona aprobarea conținutului.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicația versiunilor majore, consultați segmentul Control din acest articol.

  8. Atunci când aveți toate setările din această pagină așa cum doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Dacă nu vă familiarizați încă cu adăugarea fluxurilor de lucru, poate fi util să examinați segmentul LEARN și segmentul PLAN din acest articol înainte de a continua cu pașii din acest segment.

Sections in this segment

  1. Înainte de a începe

  2. Adăugarea fluxului de lucru

1. Înainte de a începe

Două aspecte importante trebuie să fie în ordine înainte de a putea adăuga un flux de lucru:

E-mail    Pentru ca fluxul de lucru să trimită notificări prin e-mail și mementouri, e-mailul trebuie să fie activat pentru site-ul dvs. Dacă nu sigur că s-a făcut deja acest lucru, consultați administratorul SharePoint. Consultați și SharePoint 2013 pas cu pas: Configurarea pentru setarea e-mailului de ieșire.

Permisiuni    Setările implicite SharePoint necesită să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga fluxuri de lucru pentru liste, biblioteci sau colecții de site-uri. (Grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupurile Vizitatori nu. Pentru mai multe informații despre permisiuni, consultați segmentul AFLAȚI din acest articol.)

Începutul segmentului

2. Adăugați fluxul de lucru

Urmați acești pași:

  1. Accesați pagina de pornire pentru colecția de site-uri(nu pagina de pornire pentru un site sau un subsite din colecție).

  2. Faceți clic pe pictograma Setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Galerii designer web, facețiclic pe Tipuri conținut site.

  4. Pe pagina Tipuri de conținut site, faceți clic pe numele tipului de conținut de site pentru care doriți să adăugați un flux de lucru.

    Notă: Un flux de lucru adăugat la întreaga colecție de site-uri trebuie adăugat doar pentru elemente de un singur tip de conținut.

    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

    1. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, sub Setări, faceți clicpe Setări flux de lucru.
      Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

    2. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Adăugare flux de lucru.
      Linkul Adăugare flux de lucru

    3. Completați prima pagină a formularului de asociere.
      (Instrucțiunile urmează ilustrației.)

    Pagina de configurare a fluxului de lucru

    Explicația numărul unu

    Șablon

    Selectați șablonul Aprobare - SharePoint 2010.

    Notă: Dacă șablonul Aprobare - SharePoint 2010 nu apare în listă, contactați administratorul SharePoint pentru a afla despre activarea sa pentru colecția de site-uri sau pentru spațiul de lucru. Dacă sunteți administrator, accesați Setări site > Caracteristici colecție de site-> Activare fluxuri de lucru.

    Explicația numărul doi

    Nume

    Tastați un nume pentru acest flux de lucru. Numele va identifica acest flux de lucru pentru utilizatorii acestei colecții de site-uri.

    Pentru sugestii despre denumirea fluxului de lucru, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Listă de activități

    Selectați o listă de activități de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă de activități existentă sau să faceți clic pe Listă de activități nouă pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru crearea unei noi liste de activități (spre deosebire de alegerea unei liste existente), consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul patru

    History List

    Selectați o listă de istoric de utilizat cu acest flux de lucru. Puteți să selectați o listă istoric existentă sau să faceți clic pe Istoric flux de lucru (nou) pentru a crea o listă nouă.

    Pentru informații despre motivele pentru crearea unei noi liste istoric (spre deosebire de alegerea unei liste existente), consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul cinci

    Opțiuni de pornire

    Specificați modul sau modurile în care poate fi pornit acest flux de lucru.

    Pentru informații despre selectarea opțiunilor de pornire, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul șase

    Adăugați acest flux de lucru la tipurile de conținut fiu?

    Specificați dacă acest flux de lucru trebuie adăugat (asociat cu) la toate celelalte tipuri de conținut de site și listă care moștenesc de la acest tip de conținut.

    • Operațiunea care realizează toate adăugarea suplimentară poate dura mult timp.

    • Dacă moștenirea a fost întreruptă pentru toate site-urile sau subsite-urile în care doriți să fie adăugat acest flux de lucru la tipurile de conținut moștenite, asigurați-vă că sunteți membru al grupului Proprietari în fiecare dintre aceste site-uri sau subsite-uri înainte de a rula această operațiune.

  5. Atunci când toate setările din această pagină sunt așa cum doriți, faceți clic pe Următorul.

  6. Completați a doua pagină a formularului de asociere.
    (Instrucțiunile urmează ilustrației.)

    Notă: SharePoint vă prezintă primele câteva opțiuni de pe această a doua pagină a formularului de asociere: numerele de la unu la șapte din ilustrația următoare, de la Aprobatori la CC, de fiecare dată când porniți manual fluxul de lucru, astfel încât să puteți efectua modificări la aceste opțiuni numai pentru acea instanță.

    Valorile implicite Adăugare flux de lucru cu câmpurile explicate

    Explicația numărul unu

    Atribuiți către

    Introduceți numele sau adresele persoanelor cărora doriți să le atribuie activități fluxul de lucru.

    • Dacă activităților li se vor atribui unul câte unul (în serie)   
      Introduceți numele sau adresele în ordinea în care doriți să fie atribuite activitățile.

    • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
      Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

    • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
      Pentru mai multe informații despre includerea participanților externi, consultați segmentul Complet din acest articol.

    Explicația numărul doi

    Ordine

    Specificați dacă activitățile trebuie atribuite pe rând (în serie) sau simultan (în paralel).

    Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii paralele, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Adăugați o etapă nouă

    Adăugați orice etape dorite în afara primei etape pe care tocmai ați configurat-o.

    • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuire către pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Extindeți grupurile

    • Pentru a avea o activitate atribuită fiecărui membru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuire către, bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate și fiecare membru va avea propria sa activitate de finalizat.)

    • Pentru a avea o singură activitate atribuită unui grup întreg pe care îl introduceți în câmpul Atribuire la, debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar orice membru poate să revendice și să finalizeze activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiunile pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

    Explicația numărul cinci

    Solicitare

    Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni sau resurse suplimentare de care participanții ar putea avea nevoie, inclusiv:

    • Informații de contact.

    • Dacă este cazul, o notă despre activitățile unice atribuite unor grupuri întregi sau liste de distribuire. (Veți găsi instrucțiuni pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

    Explicația numărul șase

    Date scadente și duratele activității

    Specificați o dată de scadență finală pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități din momentul atribuirii acesteia.

    • Dacă acest flux de lucru va porni vreodată automat, de obicei, este o idee bună să lăsați câmpul Data scadenței pentru toate activitățile necompletat și să utilizați cele două câmpuri de durată pentru a controla data scadentă. Puteți furniza oricând o dată limită exactă în formularul de inițializare dacă și când porniți manual fluxul de lucru.

    Pentru mai multe informații despre când să utilizați date scadente și când să utilizați duratele activității, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul șapte

    CC

    Introduceți numele sau adresele de e-mail ale tuturor persoanelor care ar trebui să fie notificate de fiecare dată când fluxul de lucru pornește sau se termină.

    • Introducerea unui nume aici nu are ca rezultat atribuirea unei activități de flux de lucru.

    • Atunci când fluxul de lucru este pornit manual, persoana care îl pornește primește notificările de pornire și de oprire fără a fi necesar să fie specificat în acest câmp.

    • Atunci când fluxul de lucru este pornit automat, persoana care l-a adăugat inițial primește notificările de pornire și de oprire fără a fi necesar să fie specificat în acest câmp.

    Explicația numărul opt

    Terminarea fluxului de lucru

    Selectați niciuna dintre aceste opțiuni sau ambele.

    Pentru mai multe informații despre aceste opțiuni, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul nouă

    Activarea aprobării conținutului

    Bifați această casetă de selectare dacă veți utiliza acest flux de lucru pentru a gestiona aprobarea conținutului.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea fluxului de lucru pentru a controla aprobarea conținutului, inclusiv publicația versiunilor majore, consultați segmentul Control din acest articol.

  7. Atunci când aveți toate setările din această pagină așa cum doriți, faceți clic pe Salvare pentru a crea fluxul de lucru.

Ce urmează?

Dacă sunteți gata, accesați segmentul START din acest articol și porniți prima instanță pentru a vă testa noul flux de lucru.

Un flux de lucru poate fi configurat pentru a fi pornit doar manual, automat sau în orice mod:

  • Manual în orice moment, de către orice persoană care are permisiunile necesare.

  • Automat de fiecare dată când are loc un eveniment de declanșare specificat. Aceasta înseamnă că atunci când un element este adăugat în listă sau în bibliotecă și/sau când un element din listă este modificat în orice fel și/sau atunci când cineva încearcă să publice o versiune importantă a unui element).
    (Evenimentul sau evenimentele care declanșează sunt specificate pe prima pagină a formularului de asociere, în timpul asocierii și configurării inițiale a fluxului de lucru. Pentru mai multe informații, consultați segmentul PLAN din acest articol.)

Notă: Un flux de lucru nu poate porni de la un element care este extras în prezent. Însă, după ce pornește fluxul de lucru, elementul de examinat poate fi extras pentru a-l proteja împotriva modificărilor. (Dar până când acel element nu este arhivat din nou, niciun alt flux de lucru nu poate porni la acesta.)

Sections in this segment

  1. Pornirea automată a fluxului de lucru

  2. Pornirea manuală a fluxului de lucru

  3. Pornirea manuală din listă sau bibliotecă

  4. Pornirea manuală din cadrul unui program Microsoft Office

1. Pornirea automată a fluxului de lucru

Dacă fluxul de lucru este configurat să pornească automat, atunci de fiecare dată când are loc un eveniment care declanșează, fluxul de lucru rulează pe elementul care l-a declanșat.

Atunci când fluxul de lucru pornește, acesta atribuie prima activitate sau prima activitate și trimite o notificare de activitate fiecărui atribuit. Între timp, trimite notificări de început (distincte de notificările de activitate) persoanei care a adăugat inițial fluxul de lucru și tuturor celor listate în câmpul CC al paginii a doua a formularului de asociere.

Notă: Atunci când este adăugat un flux de lucru nou care va porni automat, câmpul Data scadenței pentru toate activitățile de pe a doua pagină a formularului de asociere ar trebui de obicei să fie lăsat necompletat, deoarece orice valoare de dată explicită specificată acolo nu se va ajusta automat în funcție de data la care fluxul de lucru pornește de fiecare dată. Pentru mai multe informații, consultați segmentul PLAN din acest articol.

Începutul segmentului

2. Porniți manual fluxul de lucru

O notă despre permisiuni    De obicei, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru a porni un flux de lucru. (În mod implicit, grupul Membri și grupul Proprietari au această permisiune, dar grupul Vizitatori nu o are. Cu toate acestea, un Proprietar poate alege, în funcție de fluxul de lucru, să solicite permisiunea Gestionare liste pentru persoanele care pornesc fluxul de lucru. Prin alegerea acestei opțiuni, proprietarii pot specifica în esență că doar aceștia și alți proprietari pot porni un anumit flux de lucru. Pentru mai multe detalii, consultați segmentul Aflați din acest articol.)

Două locuri de unde să începeți

Puteți porni manual un flux de lucru din oricare dintre cele două locuri:

  • Din lista sau biblioteca unde este stocat elementul

  • Din interiorul elementului propriu-zis,deschis în programul Microsoft Office în care a fost creat. (Rețineți că acesta trebuie să fie programul instalat, nu o versiune de aplicație web.)

Restul de două secțiuni din acest segment furnizează instrucțiuni pentru ambele metode.

Începutul segmentului

3. Porniți manual din listă sau bibliotecă

  1. Accesați lista sau biblioteca în care este stocat elementul în care doriți să rulați fluxul de lucru.

  2. Faceți clic pe punctele de suspensie de lângă numele elementului, apoi, în caseta de dialog, faceți clic pe punctele de suspensie pentru a deschide meniul de elemente , apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. Pe pagina Fluxuri de lucru: Nume element, sub Pornire flux de lucru nou,faceți clic pe fluxul de lucru pe care doriți să-l rulați.
    Link către pornirea fluxului de lucru

  4. Pe pagina Modificați un flux de lucru, în formularul de inițializare, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă: Modificările efectuate aici, în formularul de inițializare, sunt utilizate numai în timpul instanței curente a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați modificări care se vor aplica de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați setările fluxului de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul CHANGE din acest articol.

    Formular de inițializare

    Explicația numărul unu

    Atribuiți către

    Efectuați modificările listei de persoane pentru care doriți ca fluxul de lucru să atribuie activități.

    • Dacă activităților li se vor atribui unul câte unul   
      Introduceți numele sau adresele în ordinea în care trebuie atribuite activitățile.

    • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp   
      Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

    • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
      Pentru mai multe informații despre includerea de participanți externi, consultați segmentul Complet din acest articol

    Explicația numărul doi

    Ordine

    Asigurați-vă că specificațiile care arată dacă activitățile trebuie atribuite pe rând (în serie) sau simultan (în paralel) sunt modul în care le doriți.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii paralele, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul trei

    Adăugați o etapă nouă

    Adăugați sau orice etape dorite în afara etapelor configurate momentan.

    • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuire către pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul patru

    Extindeți Grupuri

    • Pentru a avea o activitate atribuită fiecăruimembru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuire către, bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi notificarea despre activitate și fiecare membru va avea propria sa activitate de finalizat.)

    • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecărui grup întreg pe care îl introduceți în câmpul Atribuire către, debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar orice membru poate să revendice și să finalizeze activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiunile pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

    Explicația numărul cinci

    Solicitare

    Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni sau resurse suplimentare de care participanții ar putea avea nevoie, inclusiv:

    • Informații de contact pentru întrebări și probleme

    • Dacă este cazul, o notă despre activități unice atribuite unor grupuri întregi sau liste de distribuire (Veți găsi instrucțiuni pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

    Explicația numărul șase

    Date scadente și duratele activității

    Specificați o dată de scadență finală pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități din momentul atribuirii acesteia.

    Pentru mai multe informații despre când să utilizați date scadente și când să utilizați duratele activității, consultați segmentul PLAN din acest articol.

    Explicația numărul șapte

    CC

    Efectuați orice adăugiri sau eliminări dorite. Rețineți că:

    • Introducerea unui nume aici nu are ca rezultat atribuirea unei activități de flux de lucru.

    • Deoarece porniți manual fluxul de lucru, veți primi notificările de pornire și de oprire dacă sunteți listat sau nu în acest câmp.

  5. Atunci când aveți toate setările în formularul de inițializare așa cum doriți, faceți clic pe Pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau primele activități, iar între timp vă trimite notificări de pornire dvs. și tuturor celor listate în câmpul CC al formularului de inițializare.

Începutul segmentului

  1. Deschideți elementul în programul Office instalat pe computer.

  2. În elementul deschis, faceți clic pe fila Fișier, pe Salvare & Trimitere, apoi faceți clic pe fluxul de lucru care doriți să ruleze în element.

  3. Dacă vedeți următorul mesaj, care vă spune că fluxul de lucru necesită ca fișierul să fie arhivat, faceți clic pe butonul Arhivare.

  4. Faceți clic pe butonul mare Pornire flux de lucru.

  5. Pe pagina Modificați un flux de lucru, în formularul de inițializare, efectuați modificările pe care doriți să le aplicați la această instanță specifică a fluxului de lucru.

    Notă: Modificările efectuate aici, în formularul de inițializare, sunt utilizate numai în timpul instanței curente a fluxului de lucru. Dacă doriți să efectuați modificări care se vor aplica de fiecare dată când rulează fluxul de lucru sau dacă doriți să modificați setările fluxului de lucru care nu apar în acest formular, consultați segmentul CHANGE din acest articol.

    Formular de inițializare

Explicația numărul unu

Atribuiți către

Efectuați modificările listei de persoane pentru care doriți ca fluxul de lucru să atribuie activități.

  • Dacă activităților li se vor atribui unul câte unul (în serie)   
    Introduceți numele sau adresele în ordinea în care trebuie atribuite activitățile.

  • Dacă toate activitățile vor fi atribuite în același timp (în paralel)   
    Ordinea numelor sau adreselor nu contează.

  • Dacă atribuiți o activitate unei persoane din afara organizației SharePoint   
    Pentru mai multe informații despre includerea participanților externi, consultați segmentul Complet din acest articol.

Explicația numărul doi

Ordine

Asigurați-vă că specificațiile care arată dacă activitățile trebuie atribuite pe rând (în serie) sau simultan (în paralel) sunt modul în care le doriți.

Pentru mai multe informații despre utilizarea ordinii în serie și a ordinii paralele, consultați segmentul PLAN din acest articol.

Explicația numărul trei

Adăugați o etapă nouă

Adăugați sau orice etape dorite în afara etapelor configurate momentan.

  • Pentru a șterge o întreagă etapă, faceți clic în câmpul Atribuire către pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Pentru mai multe informații despre utilizarea mai multor etape, consultați segmentul PLAN din acest articol.

Explicația numărul patru

Extindeți grupurile

  • Pentru a avea o activitate atribuită fiecăruimembru al fiecărui grup pe care îl introduceți în câmpul Atribuire către, bifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi notificarea despre activitate și fiecare membru va avea propria sa activitate de finalizat.)

  • Pentru a avea o singură activitate atribuită fiecărui grup întreg pe care îl introduceți în câmpul Atribuire către, debifați această casetă de selectare. (Fiecare membru al grupului va primi o notificare de activitate, dar orice membru poate să revendice și să finalizeze activitatea unică în numele întregului grup. Veți găsi instrucțiunile pentru solicitarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

Explicația numărul cinci

Solicitare

Orice text pe care îl includeți aici va fi inclus în fiecare notificare de activitate pe care o trimite fluxul de lucru. Nu uitați să includeți instrucțiuni sau resurse suplimentare de care participanții ar putea avea nevoie, inclusiv:

  • Informații de contact pentru întrebări și probleme.

  • Dacă este cazul, o notă despre activități unice atribuite unor grupuri întregi sau liste de distribuire. (Veți găsi instrucțiunile pentru revendicarea unei activități de grup în segmentul Finalizare al acestui articol.)

Explicația numărul șase

Date scadente și duratele activității

Specificați o dată de scadență finală pentru întregul flux de lucru și/sau specificați numărul de zile, săptămâni sau luni permise pentru terminarea fiecărei activități din momentul atribuirii acesteia.

Pentru mai multe informații despre când să utilizați date scadente și când să utilizați duratele activității, consultați segmentul PLAN din acest articol.

Explicația numărul șapte

CC

Efectuați orice adăugiri sau eliminări dorite. Rețineți că:

  • Introducerea unui nume aici nu are ca rezultat atribuirea unei activități de flux de lucru.

  • Deoarece porniți manual fluxul de lucru, veți primi notificările de pornire și de oprire dacă vă a listat sau nu în acest câmp.

  1. Atunci când aveți setările în formularul de inițializare așa cum doriți, faceți clic pe Pornire pentru a porni fluxul de lucru.

Fluxul de lucru atribuie prima activitate sau primele activități, iar între timp vă trimite notificări de pornire dvs. și tuturor celor listate în câmpul CC al formularului de inițializare.

Ce urmează?

  • Dacă este prima dată când rulează acest flux de lucru, ceilalți participanți pot avea nevoie de informații și asistență pentru a-și finaliza activitățile atribuite. (Ei pot găsi utile segmentul Complete din acest articol.)

  • De asemenea, este o idee bună să verificați dacă participanții primesc notificări prin e-mail și, mai ales, dacă notificările nu sunt mânăte de filtrele de e-mail nedorit.

  • Și, desigur, este posibil să aveți una sau mai multe activități de flux de lucru pentru a vă finaliza. Accesați segmentul Complet din acest articol pentru detalii despre cum să le finalizați.

  • Între timp, pentru informații despre cum puteți urmări progresul instanței curente a fluxului de lucru, accesați segmentul MONITOR din acest articol.

Dacă aceasta este prima dată când vă este atribuită o activitate într-un flux de lucru Aprobare, poate fi util să revizuiți acest segment din articol în întregime înainte de a finaliza activitatea. Astfel, veți ști toate opțiunile care vă sunt deschise.

Notă: Dacă știți că v-a fost atribuită o activitate de flux de lucru, dar mesajul de notificare nu a apărut în Inboxul dvs. de e-mail, asigurați-vă că notificarea nu a fost redirecționată nedorit de filtrul de e-mail nedorit. Dacă s-a făcut acest lucru, ajustați setările filtrului în mod corespunzător.

Mai întâi, asigurați-vă că aveți articolul potrivit

Diverse tipuri de fluxuri de lucru necesită acțiuni de activitate diferite.

Așadar, înainte de a începe, asigurați-vă că activitatea care i-a fost atribuită este într-adevăr o activitate flux de lucru Aprobare și nu o activitate pentru un alt tip de flux de lucru.

Căutați textul Aprobați în oricare dintre următoarele locații:

  • În linia Subiect a notificării de
    activitate, faceți Notificare de activitate cu textul Aprobați explicat

  • Pe bara de mesaje din elementul care va fi revizuit
    Element de examinat cu textul Examinați explicat

  • În titlul activității, pe pagina Stare flux de
    lucru, faceți clic Activitate în lista paginii Stare flux de lucru, cu Examinați explicat

Dacă nu vedeți textul Aprobați în aceste locații, consultați persoana care a început sau a adăugat inițial fluxul de lucru pentru a afla pe ce șablon de flux de lucru se bazează sau dacă este un flux de lucru particularizat. Veți găsi linkuri către articole despre cum să utilizați alte tipuri de fluxuri de lucru incluse în produsele SharePoint în secțiunea Consultați și a acestui articol.

Însă, dacă activitatea dvs. este o activitate Aprobare, continuați să citiți direct!

Sections in this segment

  1. O prezentare generală a procesului

  2. Get to the item and the task form from the task notification message

  3. Get to the item and the task form from the list or library

  4. Revizuiți elementul

  5. Completarea și remiterea formularului de activități

  6. Notificări de termen depășit

  7. Revendicarea și finalizarea unei activități de grup (opțional)

  8. Solicitați o modificare a elementului (opțional)

  9. Reatribuiți activitatea Aprobare altei persoane (opțional)

  10. Finalizarea unei activități în numele unui participant extern (opțional)

1. O prezentare generală a procesului

Când vă este atribuită o activitate într-un flux de lucru, puteți afla de obicei despre activitate într-unul dintre cele trei moduri:

  • Primiți o notificare de activitate de e-mail.

  • Deschideți un document Microsoft Office și vedeți o bară de mesaje care vă informează că ați atribuit o activitate asociată.

  • Verificați site-ul SharePoint și descoperiți că una sau mai multe activități vă sunt atribuite în prezent.

Atunci când a afla că ați primit o activitate flux de lucru Aprobare, de obicei faceți două lucruri:

  • Revizuiți elementul    A verifica dacă puteți sau nu să aprobați elementul în starea sa curentă.

  • Finalizați-vă activitatea    Utilizați formularul de activități pentru a remite rezultatele recenziei.

Prin urmare, se întâmplă adesea ca următoarele trei elemente să fie implicate în terminarea activității:

  • Mesajul de notificare (pe care îl primiți ca e-mail)

  • Elementul a fost remis pentru aprobare (pe care îl deschideți și îl revizuiți)

  • Formularul de activități (pe care îl deschideți, îl terminați și îl remiteți)

Iată cum arată aceste trei elemente.

Mesaj de notificare de activitate, element de examinat și formular de activități

Notă: Butonul Deschidere activitate de pe panglică, în mesajul de notificare de activitate, apare numai atunci când mesajul este deschis în versiunea completă instalată de Outlook și nu atunci când este deschis în aplicația web Outlook Web Access.

Începutul segmentului

2. Ajungeți la element și la formularul de activități din mesajul de notificare despre activitate

Urmați acești pași:

  1. În mesajul de notificare despre activitate, în instrucțiunile Pentru a finaliza această activitate, faceți clic pe linkul la element.

  2. În elementul deschis, faceți clic pe butonul Deschidere activitate pe bara de mesaje.

Accesarea elementului și formularului de activități din mesajul de notificare prin e-mail

Notă: Butonul Deschidere activitate de pe panglică, în mesajul de notificare de activitate, apare numai atunci când mesajul este deschis în versiunea completă instalată de Outlook și nu atunci când este deschis în aplicația web Outlook Web Access.

Începutul segmentului

3. Get to the item and the task form from the list or library

Urmați acești pași:

  1. În lista sau biblioteca unde este stocat elementul de revizuit, faceți clic pe linkul În desfășurare asociat elementului și fluxului de lucru.

  2. Pe pagina Stare flux de lucru, faceți clic pe titlul activității.

  3. În formularul de activități, în această activitate de flux de lucru se aplică la bara de mesaje, faceți clic pe linkul la element.

Accesarea elementului și formularului de activități din listă sau bibliotecă

Începutul segmentului

4. Revizuiți elementul

În acest exemplu, elementul este un document Microsoft Word.

Sfat: Dacă aceasta este o activitate de grup - mai ales o singură activitate atribuită unui grup întreg sau unei liste de distribuire, astfel încât un singur membru al grupului să poată finaliza activitatea pentru întregul grup - atunci este o idee bună să revendicați activitatea înainte de a revizui elementul. Astfel, reduceți posibilitatea ca un alt membru al grupului să revizuiască și articolul. Pentru instrucțiuni, consultați Secțiunea 7 din acest segment, Revendicarea și finalizarea unei activități de grup.

Element de examinat deschis și cu bare galbene afișate

Observați cele două bare de mesaje galbene din partea de sus a documentului:

  • Server doar în citire   Acest document este deschis doar în modul doar în citire - mai înseamnă că puteți citi documentul, dar nu puteți face nicio modificare în el.
    (Rețineți că, atunci când finalizați o activitate flux de lucru Aprobare, de obicei nu efectuați modificări direct în elementul propriu-zis. În schimb, utilizați formularul de activități pentru a vă înregistra toate răspunsurile.)

  • Activitate flux de lucru   Când sunteți gata să vă înregistrați răspunsul în formularul de activități, faceți clic pe butonul Deschideți această activitate.

Începutul segmentului

5. Completarea și remiterea formularului de activități

Formularul de activități pentru o activitate flux de lucru Aprobare arată astfel.

Formular de activități al fluxului de lucru

Rețineți că primele două elemente( Ștergere element și Această activitate de flux de lucru se aplică la Titlu element )nu apar în formularul de activități atunci când este deschis din interiorul elementului pentru revizuire.

Explicația numărul unu

Ștergere element

Pentru a șterge această activitate din instanța curentă a fluxului de lucru, faceți clic pe acest buton.

  • Ștergerea activității nu șterge elementul de examinat.

  • Dacă ștergeți activitatea, acea acțiune funcționează ca (și este înregistrată în istoric ca) respingere a documentului. Așadar, dacă fluxul de lucru este configurat să se termine la prima respingere, atunci ștergerea activității încheie fluxul de lucru.

  • O activitate care a fost ștearsă nu mai apare în zona Activități a paginii Stare flux de lucru. (Cu toate acestea, ștergerea și respingerea automată prin consecință sunt înregistrate încă în zona Istoric a paginii.)

    Notă: Dacă nu ați pornit această instanță a fluxului de lucru, se întâmplă să consultați persoana care l-a pornit înainte de a șterge activitatea.

Explicația numărul doi

Această activitate de flux de lucru se aplică la Titlul elementului

Pentru a deschide elementul pentru revizuire, faceți clic pe linkul de aici.

Explicația numărul trei

Stare, Solicitat de, Comentarii sintetizate, Data scadentă

Nu puteți să editați sau să modificați intrările din aceste patru câmpuri, dar informațiile din ele pot fi utile.

Observați că caseta Comentarii sintetizate conține nu doar instrucțiuni suplimentare despre cum să finalizați activitatea, ci și toate comentariile trimise de participanți care și-au terminat deja activitățile în aceeași instanță a fluxului de lucru.

La fel, după ce remiteți propriul formular, toate comentariile incluse în caseta Comentarii (4) vor apărea, de asemenea, în caseta Comentarii sintetizate pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul patru

Comentarii

Orice text pe care îl introduceți aici va fi înregistrat în Istoricul fluxului de lucru și, de asemenea, va apărea în câmpul Comentarii sintetizate (3) pentru participanții ulteriori.

Explicația numărul cinci

Aprobare

Pentru a aproba elementul, tastați mai întâi comentariile pe care doriți să le contribuiți în câmpul Comentarii (4), apoi faceți clic pe acest buton.

Explicația numărul șase

Respingere

Pentru a respinge elementul, tastați mai întâi toate comentariile pe care doriți să le contribuiți în câmpul Comentarii (4), apoi faceți clic pe acest buton.

Explicația numărul șapte

Anulare

Pentru a închide formularul de activități fără a salva modificări sau răspunsuri, faceți clic pe acest buton. Activitatea va rămâne incompletă și vă va fi atribuită.

Explicația numărul opt

Solicitați modificarea

Pentru a solicita o modificare a elementului pe care îl revizuiți, faceți clic pe acest buton.

Pentru o ilustrație a formularului unde veți introduce detaliile solicitării și, pentru instrucțiuni suplimentare, accesați secțiunea 8 din acest segment, Solicitați o modificare a elementului.

Notă: Această opțiune poate fi dezactivată pentru unele activități din fluxul de lucru.

Explicația numărul nouă

Reassign Task

Pentru a reatribui activitatea Aprobare altei persoane, faceți clic pe acest buton.

Pentru o ilustrație a paginii unde veți introduce detaliile reatribuirii, iar pentru instrucțiuni suplimentare, accesați secțiunea 7 din acest segment, Reatribuirea activității Aprobare altei persoane.

Notă: Această opțiune poate fi dezactivată pentru unele activități din fluxul de lucru.

Începutul segmentului

6. Notificări cu termen depășit

Dacă o activitate sau o instanță de flux de lucru întreagă este întârziată pentru finalizare, notificările sunt trimise automat la:

  • Persoana căreia îi este atribuită activitatea

  • Persoana care a început fluxul de lucru (sau, dacă pornirea a fost automată, persoanei care a adăugat inițial fluxul de lucru)

Începutul segmentului

7. Revendicați și finalizați o activitate de grup (opțional)

Dacă unui singur grup îi este atribuită o singură activitate, de care aparțineți, orice membru al grupului poate revendica și finaliza acea activitate în numele întregului grup.

Revendicarea activității înainte de a revizui elementul. De îndată ce revendicați activitatea, aceasta vă este atribuită și niciun alt membru al grupului nu o poate finaliza. (Astfel, o singură persoană face munca necesară.)

  1. Pe pagina Stare flux de lucru, indicați spre numele activității atribuite grupului dvs. până când apare o săgeată

  2. Faceți clic pe săgeată, faceți clic pe Editare element, apoi, în formularul de activități, faceți clic pe butonul Solicitare activitate.
    Cum se revendică o activitate de grup

Când se reîmprospătează pagina Stare flux de lucru, puteți vedea că activitatea nu mai este atribuită grupului, ci mai exact dvs.

Mai târziu, dacă doriți să eliberați activitatea în grup din nou fără să o finalizați, utilizați aceeași acțiune pentru a reveni la formularul de activități, dar acum faceți clic pe butonul Lansare activitate.

Butonul Eliberare activitate în formularul de activități

Începutul segmentului

8. Solicitați o modificare a elementului (opțional)

Înainte de a începe acest proces, rețineți că fluxul de lucru poate fi configurat să se termine imediat, dacă se modifică elementul. Poate fi o idee bună să consultați persoana care a început sau a adăugat inițial fluxul de lucru, pentru a vă asigura că totul este în regulă să se facă o modificare și ca fluxul de lucru să se termine în acel moment.

Vom demonstra opțiunea de solicitare a modificării, punând-o într-un scenariu:

Mai întâi, imaginați-vă că numele dvs. este Daniel.

Apoi imaginați-vă că un coleg pe nume Anna a pornit un flux de lucru Aprobare pentru un document pe care l-a creat ea.

Atunci când revizuiți noul document al Anei, simțiți că Introducere este prea lungă.

Faceți clic pe butonul Solicitare modificare în partea de jos a formularului de activități al fluxului de lucru, apoi completați acest formular.

Formular pentru solicitarea unei modificări în element

Explicația numărul unu

Solicitați modificarea de la

Introduceți numele sau adresa de e-mail a persoanei de la care solicitați modificarea.

(Pentru a trimite solicitarea persoanei care a început această rulare a fluxului de lucru - sau, dacă fluxul de lucru a pornit automat, persoanei care a adăugat inițial acest flux de lucru Aprobare - puteți, de asemenea, să lăsați acest câmp necompletat.)

Explicația numărul doi

Solicitare nouă

Descrieți modificarea pe care doriți să o faceți și furnizați toate informațiile de care persoana care face modificarea. (Orice text pe care îl introduceți aici va fi adăugat în zona Comentarii sintetizate.)

Explicația numărul trei

Durată nouă

Faceți unul dintre aceste trei lucruri:

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați acest câmp necompletat.

  • Pentru a elimina complet data scadentă    Tastați numărul 0.

  • Pentru a specifica o nouă dată de scadență    Tastați un număr aici, apoi specificați unitățile de durată în câmpul următor. Împreună, cele două intrări identifică perioada de dinaintea scadenței activității de modificare.

Explicația numărul patru

Noi unități de durată

Dacă specificați o durată nouă a activității, utilizați acest câmp împreună cu câmpul Durată nouă pentru a identifica perioada de dinainte de scadența activității. (De exemplu: 3 zile sau 1 lună sau 2 săptămâni.)

Atunci când aveți toate intrările de formular așa cum doriți, faceți clic pe Trimitere,iar activitatea curentă este marcată caterminată. (Dar nu ai terminat încă. Vă va fi atribuită din nou o activitate de aprobare după ce Anna termină activitatea de modificare).

Între timp, Anna primește următoarea notificare prin e-mail:

Notificare trimisă când se solicită o modificare la un element

Anna poate spune după doar o privire în linia Subiect (numărul 1 din ilustrație) că aceasta nu este o notificare obișnuită de Aprobare, dar în schimb este o solicitare de a modifica ceva în legătură cu elementul. Ea găsește informațiile despre modificarea specifică solicitată în modificarea solicitată a textului (numărul 2).

Anna verifică elementul, efectuează modificările solicitate, apoi îi salvează modificările și verifică din nou elementul.

Apoi merge la pagina Stare flux de lucru și deschide activitatea de solicitare a modificării din zona Activități de acolo.


Formular remis după ce modificarea solicitată este efectuată

Anna adaugă orice informații dorește în câmpul Comentarii, apoi face clic pe Trimitere răspuns. Fluxul de lucru efectuează două acțiuni:

  • Marchează activitatea de solicitare de modificare a Anei ca Terminată.

  • Vă atribuie o nouă activitate de aprobare (cu comentariile Anei adăugate în câmpul Comentarii sintetizate) și vă trimite o notificare despre acea activitate.

Acum puteți să finalizați revizuirea elementului modificat.

Între timp, toate aceste acțiuni sunt urmărite și vizibile în secțiunea Istoric fluxuri de lucru de pe pagina Stare flux de lucru, așa cum se arată în ilustrația următoare.

Istoric flux de lucru afișând acțiuni din solicitarea de modificare

Iată o diagramă a întregului proces.

Schemă logică pentru solicitarea de modificare

Începutul segmentului

9. Reatribuiți activitatea Aprobare altei persoane (opțional)

Dacă doriți ca altcineva să finalizeze o activitate de flux de lucru care vi s-a atribuit, faceți clic pe butonul Reatribuiți activitatea din formularul de activități de flux de lucru.

Se afișează acest formular.

Formular de reatribuire a activității

Explicația numărul unu

Reassign Task To

Introduceți numele sau adresa persoanei căreia doriți să îi atribuiți această activitate.

Pentru a atribui această activitate persoanei care a pornit fluxul de lucru, sau, dacă fluxul de lucru a pornit automat, persoanei care a adăugat inițial acest flux de lucru, lăsați acest câmp necompletat.

Explicația numărul doi

Solicitare nouă

Furnizați toate informațiile de care persoana căreia îi atribuiți activitatea va trebui să finalizeze activitatea. (Orice text pe care îl introduceți aici va fi adăugat în zona Comentarii sintetizate.)

Explicația numărul trei

Durată nouă

Faceți unul dintre aceste trei lucruri:

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați acest câmp necompletat.

  • Pentru a elimina complet data scadentă    Tastați numărul 0.

  • Pentru a specifica o nouă dată de scadență    Tastați un număr aici, apoi specificați unitățile de durată în câmpul următor. Împreună, cele două intrări identifică perioada de dinaintea scadenței activității de modificare.

Explicația numărul patru

Noi unități de durată

Dacă specificați o durată nouă a activității, utilizați acest câmp împreună cu câmpul Durată nouă pentru a identifica perioada de dinainte de scadența activității. (De exemplu: 3 zile sau 1 lună sau 2 săptămâni.)

Când formularul este complet, faceți clic pe Trimitere. Activitatea este marcată ca Terminată, persoanei responsabile pentru activitate i se atribuie o nouă activitate și se trimite o notificare de activitate.

Toate informațiile noi pe care le-ai furnizat sunt incluse în textul delegat prin noua notificare de activitate (numărul 1 din ilustrația următoare).

Notificare de activitate pentru activitatea reatribuită

Între timp, toate aceste modificări sunt urmărite și vizibile în secțiunile Activități și Istoric de pe pagina Stare flux de lucru, așa cum se arată aici.

Zonele Activități și Istoric de pe pagina Stare flux de lucru pentru activitatea reatribuită

Începutul segmentului

10. Finalizați o activitate în numele unui participant extern (opțional)

Există un proces special pentru includerea de participanți care nu sunt membri ai organizației SharePoint. În acest proces, un membru al site-ului acționează ca proxy pentru participantul extern:

  1. Includeți adresa de e-mail a participantului extern în etapa Atribuire către corespunzătoare de pe a doua pagină a formularului de asociere.

  2. Fluxul de lucru atribuie de fapt activitatea participantului extern membrul site-ului care pornește fluxul de lucru, sau, dacă fluxul de lucru pornește automat, membrul care a adăugat inițial fluxul de lucru. Această persoană căreia îi este atribuită activitatea de fapt acționează ca proxy pentru participantul extern.

  3. Acest membru al site-ului primește o notificare de activitate, cu instrucțiuni pentru a trimite o copie a elementului de examinat participantului extern. (Între timp, participantul extern primește o copie a notificării de activitate, care poate funcționa ca avertizare utilă sau avertisment.)

  4. Membrul site-ului căruia îi este atribuită de fapt activitatea trimite o copie a elementului participantului extern.

  5. Participantul extern examinează elementul și trimite răspunsul său membru al site-ului.

  6. Atunci când răspunsul participantului extern sosește, membrul site-ului finalizeze activitatea în numele participantului extern.

Iată o diagramă a procesului.

Schemă logică a procesului de includere a participantului extern

Locația centrală din care puteți să monitorizați, să ajustați sau să opriți un flux de lucru în execuție este pagina Stare flux de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru.

Mai întâi vă vom arăta cum să ajungeți la acea pagină, apoi vă vom arăta cum să utilizați opțiunile și informațiile pe care le găsiți acolo. În sfârșit, vă vom arăta alte două pagini de unde puteți obține informații suplimentare de monitorizare.

Sections in this segment

  1. Ajungeți la pagina Stare flux de lucru

  2. Utilizarea paginii Stare flux de lucru pentru a monitoriza progresul fluxului de lucru

  3. Modificarea activităților active (activități atribuite deja)

  4. Modificarea activităților viitoare (activități care nu sunt încă atribuite)

  5. Anularea sau rezilierea acestui flux de lucru

  6. A afla ce fluxuri de lucru rulează pe un element

  7. Monitorizarea fluxurilor de lucru pentru întreaga colecție de site-uri

1. Ajungeți la pagina Stare flux de lucru

În lista sau biblioteca unde se află elementul, faceți clic pe linkul În desfășurare pentru elementul și fluxul de lucru dorit.

În acest exemplu, elementul este documentul denumit Schiță de note de cheie și fluxul de lucru este Aprobare 3.

Cum se face clic pe linkul de stare a fluxului de lucru

Se deschide pagina Stare flux de lucru.

Note: 

  • Dacă lista sau biblioteca conține un număr mare de elemente, puteți utiliza sortarea și/sau filtrarea pentru a găsi mai rapid elementul pe care îl căutați. Dacă se întâmplă să sortați și/sau să filtrați în mod repetat în același fel, poate fi util să creați o vizualizare particularizată care automatizează acel aranjament.

  • Pentru a ajunge la pagina Stare flux de lucru, puteți, de asemenea, să faceți clic pe linkul Vizualizați starea acestui flux de lucru într-o notificare de e-mail "a început", fie pe linkul Vizualizare istoric flux de lucru într-o notificare prin e-mail "s-a terminat" pentru instanța specifică care vă interesează.

Începutul segmentului

2. Utilizarea paginii Stare flux de lucru pentru a monitoriza progresul fluxului de lucru

Aici, sub ilustrația fiecărei secțiuni a paginii Stare flux de lucru, veți găsi întrebările de monitorizare la care răspunde secțiunea.

Secțiunea Informații flux de lucru

Secțiunea Informații flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Răspunsuri la întrebări:

  • Cine a pornit această instanță a fluxului de lucru?

  • Când a fost pornită această instanță?

  • Când a avut loc ultima acțiune din această instanță?

  • În ce element rulează această instanță?

  • Care este starea curentă a acestei instanțe?

Secțiunea Activități

Secțiunea de activități de pe pagina Stare flux de lucru

Răspunsuri la întrebări:

  • Ce activități au fost create și atribuite deja și care este starea lor curentă?

  • Ce activități au fost deja finalizate și care a fost rezultatul fiecăreia dintre aceste activități?

  • Care este data scadentă pentru fiecare activitate care a fost creată și atribuită deja?

Activitățile care au fost șterse și activitățile care nu au fost încă atribuite nu apar în această secțiune.

Secțiunea Istoric flux de lucru

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Răspunsuri la întrebări:

  • Ce evenimente au avut loc deja în această instanță a fluxului de lucru?

  • Rețineți că activitățile întârziate și notificările de activitate întârziate nu apar în această zonă.

Începutul segmentului

3. Modificați activitățile active (activități atribuite deja)

Există două modalități de a modifica activitățile care sunt atribuite deja, dar nu sunt finalizate încă:

  • Modificarea unei singure activități active

  • Modificarea tuturor activităților active

Modificarea unei singure activități active

Permisiuni   Pentru a efectua orice modificare la o singură activitate atribuită altei persoane, nu dvs., trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste. (Grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupurile Vizitatori nu. Așadar, este posibil, de exemplu, să aveți permisiuni care vă permit să porniți un flux de lucru, dar nu să efectuați modificări în activitatea altui participant.)

Dacă aveți permisiunile necesare:

  1. Faceți clic pe titlul activității în lista Activități.
    Cum se face clic pe titlul unei activități din listă

  2. Utilizați formularul de activități pentru a finaliza, a șterge sau a reatribui activitatea.

Pentru mai multe instrucțiuni detaliate despre cum să utilizați formularul de activități, consultați segmentul Finalizare din acest articol.

Modificarea tuturor activităților active

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din ilustrația următoare apar pe pagina Stare flux de lucru a tuturor celor care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar linkul Terminați acest flux de lucru nu apare decât dacă persoana respectivă are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupurile Vizitatori nu.)

  1. În zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Actualizați activitățile active ale Aprobării.

  2. Efectuați modificările în formularul care se deschide, apoi faceți clic pe OK.

    • Mesajele care reflectă modificările dvs. sunt trimise persoanelor care au momentan activități atribuite în această rulare.

    • Activitățile deja finalizate sau șterse, precum și activitățile care nu sunt încă atribuite, nu sunt afectate de modificările pe care le efectuați în acest formular.

    • Dacă doriți să efectuați modificări la activități care nu sunt încă atribuite, consultați secțiunea următoare, Modificarea activităților viitoare.

Formular de modificare pentru activități active

Explicația numărul unu

Durată per activitate, Unități de durată

  • Pentru a păstra data scadentă existentă    Lăsați necompletată durata per activitate și nu efectuați nicio modificare la Unități de durată.

  • Pentru a elimina data scadentă, astfel încât să nu există niciuna    Tastați numărul 0 înDurată per activitate.

  • Pentru a muta data scadentă prin extinderea duratei activității    Utilizați ambele câmpuri de durată pentru a specifica numărul și tipul de unități cu care doriți să prelungiți durata.

Explicația numărul doi

Solicitare

  • Pentru a modifica textul solicitării    Efectuați modificările dorite în caseta text.

  1. Atunci când aveți toate câmpurile în formular așa cum doriți, faceți clic pe OK.

Toate activitățile active din instanța curentă sunt actualizate.

Începutul segmentului

4. Modificați activitățile viitoare (activități care nu sunt încă atribuite)

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din ilustrația următoare apar pe pagina Stare flux de lucru a tuturor celor care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar linkul Închideți acest flux de lucru nu apare decât dacă persoana respectivă are și permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupurile Vizitatori nu.)

  1. Pe pagina Stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Adăugare sau actualizare aprobatori aprobare.

  2. Efectuați modificările în formularul care se deschide, apoi faceți clic pe ACTUALIZARE.

    Notă: Activitățile create și atribuite deja nu sunt afectate de modificările efectuate în acest formular.

Formular de modificare pentru activități viitoare

Explicația numărul unu

Participanți, Ordonare, Extindere grupuri

  • Pentru a adăuga sau a elimina participanți sau pentru a modifica ordinea activităților    Adăugați, eliminați și/sau rearanjați ordinea numelor sau adreselor participanților încâmpul Participanți.

  • Pentru a elimina o întreagă etapă    Faceți clic pe câmpul Atribuire către pentru acea etapă, apoi apăsați CTRL+DELETE.

Notă: Puteți să utilizați caseta de selectare Extindere grupuri pentru a specifica dacă grupurilor de distribuire listate să li se atribuie o singură activitate pentru întregul grup sau o activitate pentru fiecare membru.

Pentru mai multe informații despre utilizarea acestor câmpuri, consultați segmentul PLAN și segmentul Adăugare corespunzător (Listă/bibliotecă sau Colecție de site-uri)al acestui articol.

Explicația numărul doi

Solicitare

  • Pentru a modifica textul solicitării    Efectuați modificările dorite în text în casetă.

Explicația numărul trei

Data scadentă pentru toate activitățile, Durată per activitate, Unități de durată

  • Pentru a modifica sau a elimina data scadentă a calendarului    Ștergeți data existentă, apoi furnizați una nouă sau lăsați necompletat câmpul pentru a elimina cu totul data limită specifică. (Nu tastați un zero în acest câmp. Acest câmp trebuie să conțină o valoare de dată calendaristică sau să fie gol.)

  • Pentru a păstra durata existentă    Lăsați necompletată durata per activitate și nu efectuați nicio modificare la Unități de durată.

  • Pentru a elimina durata, astfel încât să nu există    Tastați numărul 0 înDurată per activitate.

  • Pentru a extinde durata activității    Utilizați ambele câmpuri de durată pentru a specifica numărul și tipul de unități cu care doriți să prelungiți durata. (Pentru mai multe informații despre setarea datelor scadente și a duratelor, consultați segmentul PLAN din acest articol.)

  1. Atunci când aveți toate câmpurile în formular așa cum doriți, faceți clic pe OK.

Toate activitățile viitoare din instanța curentă vor reflecta modificările dvs.

Începutul segmentului

5. Anularea sau rezilierea acestui flux de lucru

Există două modalități prin care puteți opri o instanță de flux de lucru în execuție înainte să se încheie:

  • Anularea fluxului de lucru    Toate activitățile sunt anulate, dar sunt păstrate în zona Activități a paginii Stare flux de lucru.

  • Sfârșitul fluxului de lucru    Toate activitățile sunt anulate și sunt șterse din zona Activități a paginii Stare flux de lucru. (Totuși, acest lucru se reflectă și în zona Istoric flux de lucru.)

Urmează instrucțiunile pentru ambele metode.

Anulare (toate activitățile au fost anulate, dar sunt păstrate atât în lista de Activități, cât și în Istoric)

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din ilustrația următoare apar pe pagina Stare flux de lucru a tuturor celor care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar linkul Sfârșit flux de lucru nu apare decât dacă persoana respectivă are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupurile Vizitatori nu.)

Dacă instanța curentă a unui flux de lucru nu mai este necesară, aceasta poate fi oprită.

  • Pe pagina Stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe linkul Anulați toate activitățile de aprobare.

  • Faceți clic pe Da pentru a confirma.

Linkul Se anulează toate activitățile

Toate activitățile curente sunt anulate, iar fluxul de lucru se termină cu starea Anulat. Activitățile anulate sunt listate încă atât în zona Activități, cât și în zona Istoric flux de lucru.

Terminate (toate activitățile șterse din lista Activități, dar păstrate în Istoric)

Permisiuni    Toate cele patru linkuri de comandă din ilustrația următoare apar pe pagina Stare flux de lucru a tuturor celor care au permisiunea Gestionare liste. Primele trei linkuri apar pe pagina persoanei care a pornit instanța fluxului de lucru, dar linkul Terminați acest flux de lucru nu apare decât dacă persoana respectivă are permisiunea Gestionare liste. (Din nou, grupul Proprietari are permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Membri și grupurile Vizitatori nu.)

Dacă apare o eroare sau dacă fluxul de lucru se oprește și nu reușește să răspundă, acesta poate fi terminat.

Pe pagina Stare flux de lucru, în zona de sub Vizualizare flux de lucru, faceți clic pe Terminați acest flux de lucru, apoi faceți clic pe Da pentru a confirma.

Toate activitățile create de fluxul de lucru sunt anulate și sunt șterse din zona Activități de pe pagina Stare flux de lucru, deși ele se reflectă încă în zona Istoric flux de lucru. Fluxul de lucru se termină cu starea fluxului de lucru anulat.

Începutul segmentului

6. A afla ce fluxuri de lucru rulează pe un element

Pe pagina Fluxuri de lucru pentru orice element, veți găsi o listă a fluxurilor de lucru care rulează în prezent pe acel element.

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Indicați spre numele elementului, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. Pe pagina Fluxuri de lucru: Nume element, sub Se execută fluxuri de lucru,veți găsi o listă de instanțe care rulează în prezent pe element.

Notă: Rețineți că mai multe instanțe ale unei singure versiuni de fluxde lucru nu pot rula pe același element în același timp. De exemplu: Au fost adăugate două fluxuri de lucru, ambele bazate pe șablonul Aprobare. Una se numește Aprobare plan, iar cealaltă se numește Aprobare buget. În orice element oricând, fiecare instanță a Aprobării planului și Aprobare buget poate rula, dar nu poate rula două instanțe ale oricărui flux de lucru.

Începutul segmentului

7. Monitorizați fluxurile de lucru pentru întreaga colecție de site-uri

Administratorii colecției de site-uri pot vizualiza dintr-o privire:

  • Câte fluxuri de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru există în prezent în colecția de site-uri.

  • Dacă fiecare șablon de flux de lucru propriu-zis este în prezent activ sau inactiv în colecția de site-uri.

  • Câte instanțe de versiuni de flux de lucru bazate pe fiecare șablon de flux de lucru rulează în prezent în colecția de site-uri.

Iată cum:

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri(nu pagina de pornire pentru un site sau un subsite din colecție).

  2. Faceți clic pe pictograma Setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Administrare site, facețiclic pe Fluxuri de lucru.

Se deschide pagina Fluxuri de lucru, afișând informațiile.

Ce urmează?

Dacă aceasta este prima dată când rulează această versiune de flux de lucru, se întâmplă să utilizați instrucțiunile din segmentul REVIEW din acest articol pentru a vizualiza evenimentele din instanță și a descoperi dacă fluxul de lucru funcționează așa cum doriți.

După ce instanța fluxului dvs. de lucru s-a terminat, puteți revizui evenimentele înregistrate în istoricul său. (Puteți accesa înregistrarea pentru orice instanță timp de până la 60 de zile după ce instanța se termină.)

Important: Rețineți că istoricul fluxului de lucru este furnizat doar pentru referință informală. Aceasta nu poate fi utilizată pentru auditări oficiale sau pentru alte scopuri evidente, legale.

De asemenea, puteți rula rapoarte despre performanța generală a fluxului de lucru în toate instanțele.

Sections in this segment

  1. Revizuiți evenimentele din cea mai recentă instanță

  2. Istoricul instanțelor de Acces pentru până la 60 de zile

  3. Crearea rapoartelor de performanță a fluxului de lucru

1. Revizuiți evenimentele din cea mai recentă instanță

Atât timp cât un element rămâne în aceeași listă sau bibliotecă și până când același flux de lucru este rulat din nou pe același element, istoricul celor mai recente instanțe poate fi accesat din listă sau bibliotecă.

Pentru a vizualiza pagina Stare flux de lucru pentru cea mai recentă instanță a unui flux de lucru care rulează pe orice element:

  • În lista sau biblioteca unde se află elementul, faceți clic pe linkul de stare pentru elementul și fluxul de lucru dorit.

În acest exemplu, elementul este documentul intitulat schiță Keynote și fluxul de lucru este Aprobare document nou.

Clic pe linkul de stare al fluxului de lucru

Pe pagina Stare flux de lucru, secțiunea Istoric flux de lucru se află în partea de jos.

Secțiunea Istoric flux de lucru de pe pagina Stare flux de lucru

Începutul segmentului

2. Accesați istoricul instanțelor timp de până la 60 de zile

Ce se întâmplă dacă doriți să revizuiți istoricul unei instanțe după ce ați rulat din nou același flux de lucru pentru același element?

De fapt, puteți face acest lucru timp de până la 60 de zile, de la oricare dintre cele două puncte de intrare: lista sau biblioteca sau notificarea de terminare a fluxului de lucru.

Din listă sau bibliotecă

  1. Accesați lista sau biblioteca unde este stocat elementul.

  2. Indicați spre numele elementului, faceți clic pe săgeata care apare, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniul vertical.

  3. Pe pagina Fluxuri de lucru: Nume element, sub Fluxuri de lucru finalizate, faceți clic pe numele sau starea instanței fluxului de lucru pe care doriți să o revizuiți.

    Lista Fluxuri de lucru finalizate pe pagina Fluxuri de lucru pentru element Se deschide pagina Stare flux de lucru pentru acea instanță.

Din notificarea de finalizare a fluxului de lucru

  • Deschideți notificarea de finalizare a fluxului de lucru pentru instanța pe care doriți să o revizuiți, apoi faceți clic pe linkul Vizualizare istoric flux de lucru.


Notificare de terminarea a fluxului de lucru, cu linkul către istoric evidențiat Se deschide pagina Stare flux de lucru pentru acea instanță.

Pentru a păstra toate notificările de finalizare, poate doriți să creați o regulă Outlook. Configurați regula pentru a copia toate mesajele primite care au textul terminat în linia Subiect în propriul lor folder separat. (Asigurați-vă că regula dvs. Outlook copiază mesajele primite și nu le mută pur și simplu, altfel acestea nu vor apărea nici în Inbox.)

Începutul segmentului

3. Crearea rapoartelor de performanță a fluxului de lucru

Pentru a afla cum una dintre versiunile dvs. de flux de lucru se desfășoară în general, în timp și în mai multe situații, puteți crea una sau ambele rapoarte predefinite:

  • Raport de durată a activității    Utilizați acest raport pentru a vedea medii ale intervalului de timp în care durează terminarea fiecărei activități dintr-un flux de lucru, precum și cât timp durează fiecare rulare finalizată sau instanță a fluxului de lucru respectiv.

  • Anulare și raport de eroare    Utilizați acest raport pentru a vedea dacă un flux de lucru este anulat frecvent sau întâmpinați erori înainte de finalizare.

Crearea rapoartelor disponibile pentru un flux de lucru

  1. În listă sau în bibliotecă, în coloana Stare pentru acel flux de lucru, faceți clic pe orice link cu informațiile de stare.
    Clic pe starea fluxului de lucru

  2. Pe pagina Stare flux de lucru, sub Istoric flux de lucru, facețiclic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru.
    Clic pe Vizualizare rapoarte flux de lucru în secțiunea Istoric flux de lucru

  3. Găsiți fluxul de lucru pentru care doriți să vizualizați un raport, apoi faceți clic pe numele raportului pe care doriți să-l vizualizați.
    Clic pe linkul pentru Raportul de durată a activității

  4. Pe pagina Particularizare, păstrați sau modificați locația în care va fi creat fișierul de raport, apoi faceți clic pe OK.

    Clic pe OK în locul de salvare a fișierului Raportul este creat și salvat în locația specificată.

  5. Când raportul este terminat, puteți face clic pe linkul afișat în ilustrația următoare pentru a-l vizualiza. Altfel, faceți clic pe OK pentru a termina și a închide caseta de dialog. (Mai târziu, când sunteți gata să vizualizați raportul, îl veți găsi în locația specificată în pasul precedent.)
    Clic pe link pentru a vizualiza raportul

Ce urmează?

Dacă fluxul de lucru funcționează așa cum doriți, atunci puteți începe să-l utilizați.

Dacă doriți să modificați ceva în legătură cu modul în care funcționează, consultați segmentul CHANGE din acest articol.

După ce rulați prima instanță a noului flux de lucru Aprobare și revizuiți rezultatele, se poate să doriți să faceți una sau mai multe modificări la modul în care este configurat fluxul de lucru.

De asemenea, în viitor este posibil să doriți, în diferite momente, să efectuați modificări suplimentare la configurație.

În sfârșit, la un moment dat este posibil să doriți să dezactivați fluxul de lucru pentru o perioadă mai scurtă sau mai lungă, dar nu să îl eliminați sau, într-adevăr, poate doriți să îl eliminați complet.

Sections in this segment

  1. Modificarea setărilor permanente pentru un flux de lucru

  2. Dezactivarea sau eliminarea unui flux de lucru

1. Modificarea setărilor permanente pentru un flux de lucru

Pentru a efectua modificări permanente la setările pentru un flux de lucru existent, deschideți și editați formularul de asociere utilizat inițial pentru a-l adăuga.

Dacă fluxul de lucru rulează într-o singură listă sau bibliotecă

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau pe fila Bibliotecă.

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul de listă sau de bibliotecă. De exemplu, într-o listă de calendar, fila se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările),faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.

    Notă: Dacă fluxul de lucru Aprobare pe care îl doriți nu apare în listă, este posibil să fie asociat cu un singur tip de conținut. Fluxurile de lucru care apar în această listă sunt controlate de fluxurile de lucru Aceste fluxuri de lucru sunt configurate să ruleze pe elemente ale acestui tip de control, aflate imediat sub listă. (Vedeți ilustrația.) Faceți clic pe opțiunile de tip de conținut din meniul vertical pentru a descoperi care se afișează fluxul de lucru dorit. Când fluxul de lucru dorit apare în listă, faceți clic pe numele acestuia.

  5. În aceleași două pagini ale formularului de asociere care au fost utilizate inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și salvați modificările dorite.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul PLAN și segmentul Adăugare corespunzător (Listă/bibliotecă sau Colecție de site-uri) al acestui articol.

Dacă fluxul de lucru rulează în toate listele și bibliotecile din colecția de site-uri

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri(nu pagina de pornire pentru un site sau un subsite din colecție).

  2. Faceți clic pe pictograma Setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Galerii designer web, facețiclic pe Tipuri conținut site.

  4. Pe pagina Tipuri de conținut site, faceți clic pe numele tipului de conținut de site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  5. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, sub Setări, faceți clicpe Setări flux de lucru.
    Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

  6. Pe pagina Setări flux de lucru, sub Nume flux de lucru (faceți clic pentru a modifica setările),faceți clic pe numele fluxului de lucru pentru care doriți să modificați setările.
    Link pentru modificarea setărilor fluxului de lucru

  7. În aceleași două pagini ale formularului de asociere care au fost utilizate inițial pentru a adăuga fluxul de lucru, efectuați și salvați modificările dorite.

    Pentru mai multe informații despre câmpurile și controalele din formularul de asociere, consultați segmentul PLAN și segmentul Adăugare corespunzător (Listă/bibliotecă sau Colecție de site-uri) al acestui articol.

Începutul segmentului

2. Dezactivarea sau eliminarea unui flux de lucru

Dacă fluxul de lucru rulează într-o singură listă sau bibliotecă

  1. Deschideți lista sau biblioteca în care rulează fluxul de lucru.

  2. Pe Panglică, faceți clic pe fila Listă sau pe fila Bibliotecă.

    Notă: Numele filei poate varia în funcție de tipul de listă sau de bibliotecă. De exemplu, într-o listă de calendar, fila se numește Calendar.

  3. În grupul Setări, faceți clic pe Setări flux de lucru.

  4. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminare, Blocare sau Restaurare flux de lucru.

  5. Utilizați formularul de pe pagina Eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, reactiva sau elimina fluxuri de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Există cinci coloane în formă:

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Instanțe    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care rulează în prezent pe elemente.

  • Se permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să funcționeze normal.

  • Fără instanțe noi    Opțiune care permite terminarea oricăror instanțe cu rulare curentă a fluxului de lucru, dar dezactivează fluxul de lucru, făcând indisponibil rularea instanțelor noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva fluxul de lucru mai târziu, reveniți la această pagină și selectați Se permite.)

  • Eliminare    Opțiune care elimină cu totul fluxul de lucru din listă sau bibliotecă. Toate instanțele rulate se încheie imediat, iar coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagina listei sau bibliotecii. (Această acțiune nu este reversibilă.)

Dacă fluxul de lucru rulează în toate listele și bibliotecile din colecția de site-uri

  1. Deschideți pagina de pornire pentru colecția de site-uri(nu pagina de pornire pentru un site sau un subsite din colecție).

  2. Faceți clic pe pictograma Setări Butonul Setări din site-ul web public SharePoint Online apoi faceți clic pe Setări site.

  3. Pe pagina Setări site, sub Galerii, faceți clicpe Tipuri conținut site.

  4. Pe pagina Tipuri de conținut site, faceți clic pe numele tipului de conținut de site pe care rulează fluxul de lucru.
    Tipuri de conținut document cu tipul evidențiat

  5. Pe pagina pentru tipul de conținut selectat, sub Setări, facețiclicpe Setări flux de lucru.
    Linkul pentru setările fluxului de lucru în secțiunea Setări

  6. Pe pagina Setări flux de lucru, faceți clic pe linkul Eliminare, Blocare sau Restaurare flux de lucru.

  7. Utilizați formularul de pe pagina Eliminare fluxuri de lucru pentru a dezactiva, reactiva sau elimina fluxuri de lucru.
    Formular pe pagina Eliminare fluxuri de lucru

Există cinci coloane în formă:

  • Flux de lucru    Numele fluxului de lucru.

  • Instanțe    Numărul de instanțe ale fluxului de lucru care rulează în prezent pe elemente.

  • Se permite    Opțiune care permite fluxului de lucru să continue să funcționeze normal.

  • Fără instanțe noi    Opțiune care permite terminarea oricăror instanțe cu rulare curentă a fluxului de lucru, dar dezactivează fluxul de lucru, făcând indisponibil rularea instanțelor noi. (Această acțiune este reversibilă. Pentru a reactiva fluxul de lucru mai târziu, reveniți la această pagină și selectați Se permite.)

  • Eliminare    Opțiune care elimină cu totul fluxul de lucru din colecția de site-uri. Toate instanțele rulate se încheie imediat, iar coloana pentru acel flux de lucru nu mai apare pe pagina listei sau bibliotecii. (Această acțiune nu este reversibilă.)

Ce urmează?

Dacă ați efectuat modificări, rulați o instanță de test a fluxului de lucru pentru a verifica de două ori efectele modificărilor.

Particularizarea suplimentară

Există diverse modalități de a particulariza în plus fluxurile de lucru incluse în produsele SharePoint.

Puteți chiar crea fluxuri de lucru particularizate de la zero.

Puteți utiliza oricare sau toate programele următoare:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Particularizați formularele, acțiunile și comportamentele fluxului de lucru.

  • Microsoft Visual Studio    Creați propriile acțiuni de flux de lucru particularizat.

Pentru mai multe informații, consultați sistemul de ajutor Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

×