"O poți avea bună, rapidă sau ieftină. Alegeți două."
Inginerii le spun asta managerilor de proiect de zeci de ani.
În termeni ușor diferiți, fiecare proiect pune în balanță un "triunghi" de timp, bani și întindere - nu puteți schimba unul fără a afecta cel puțin unul dintre celelalte. Sarcina managerului de proiect este să țină triunghiul la un loc.
Cum? În primul rând, atunci când apare o problemă, localizați-o în triunghiul proiectului - este vorba despre timp (planificare), bani (buget) sau întindere? În al doilea rând, vă dați seama ce laturi ale triunghiului puteți modifica și care sunt "fixe" pe poziție. În al treilea rând, ajustați ceea ce puteți pentru a remedia problema și a optimiza proiectul. În al patrulea rând, terminați proiectul și sărbătoriți!
În acest articol
- Timp + bani + întindere = calitate
- Știți ce nu puteți modifica
- Optimizarea planificării
- Optimizați bugetul
- Optimizarea domeniului
- Mai multe despre managementul de proiect
Timp + bani + întindere = calitate
Triunghiul proiectului este cunoscut și sub numele de "triunghiul de fier" și, mai puțin poetic, de "tripla constrângere". Oricum l-ați numi, înseamnă același lucru: nu puteți modifica bugetul, programarea sau întinderea unui proiect fără a afecta cel puțin una dintre celelalte două părți
Câteva exemple de cum funcționează:
- Pentru a aduce mai aproape data de sfârșit (ora), puteți să cheltuiți mai multe resurse (bani) pentru a termina lucrul mai repede sau să reduceți caracteristicile (întindere), astfel încât să fie mai puține de făcut înainte de noul termen limită.
- Pentru a termina proiectul în limitele bugetate (costuri), puteți să scăpați de orele suplimentare și să terminați proiectul mai târziu (timp) sau să eliminați caracteristicile (întindere).
- Pentru a adăuga caracteristici la un produs (domeniu), puteți să prelungiți termenul limită pentru a dedica timp pentru noua lucrare (timp) sau puteți să adăugați persoane care să o finalizeze mai rapid (cost). Le puteți face pe ambele!
Calitatea este a patra parte a triunghiului proiectului. Se află în centru, unde orice schimbare în orice parte îl afectează.
De exemplu, dacă ați lucrat mai mult decât la program, este posibil să reușiți să înlocuiți caracteristicile de decupare sau să acordați mai mult timp pentru activitățile existente. Cu acest timp și întindere suplimentare, rezultatul final poate fi un produs mai bun.
Un punct cheie: Nu există un standard universal pentru calitate. Pentru orice proiect, calitatea este definită în cadrul proiectului propriu-zis. Pentru unele firme, respectarea bugetului unui proiect este cea mai importantă măsură a calității. Pentru alții, aducerea pe piață la timp contează mai mult. Un manager de proiect trebuie să știe cum este definită calitatea pentru organizație și pentru proiectul respectiv.
În exemplul anterior, puteați pur și simplu să terminați produsul mai devreme cu mai puține caracteristici, aducându-l pe piață înaintea concurenței. Aceasta poate fi definiția calității pentru acel proiect din compania dvs.
Știți ce nu puteți modifica
În majoritatea proiectelor, cel puțin o latură a triunghiului este fixată în poziție. Nu o puteți modifica.
Poate că bugetul nu este negociabil. (Sună cunoscut?) Sau poate că produsul trebuie neapărat să intre în vânzare până la o anumită dată. Poate că ambele sunt adevărate.
Adesea, elementele fixe ale unui proiect sunt dictate de deasupra managerului de proiect, dar nu întotdeauna. Uneori, depinde de dvs. să decideți care element este cel mai important pentru succesul proiectului. Și chiar trebuie să fii clar în această privință pentru atunci când apar probleme (și se întâmplă întotdeauna).
Când problema apare pe partea fixă, cursul acțiunii este adesea clar. De exemplu, dacă descoperiți că finalizarea unei caracteristici software va dura mai mult decât s-a prevăzut și ați semnat un contract prin care se spune că veți livra caracteristica respectivă (domeniu), trebuie fie să mutați data de finalizare, fie să adăugați resurse pentru a termina la timp.
Dacă partea fixă și partea problemei sunt diferite, nu renunțați. Aceasta este frumusețea triunghiului proiectului; Întotdeauna este loc de a face modificări De exemplu, dacă proiectul dvs. trebuie să se termine la timp și a crescut în domeniu, puteți ajusta costurile adăugând resurse.
Dacă toate cele trei laturi ale triunghiului sunt blocate, nu vă faceți griji. Proiectul poate avea probleme, dar cel puțin știți că are probleme și aveți un punct de plecare bun pentru a regândi obiectivele proiectului sau standardele de calitate.
Optimizarea planificării
Mai devreme sau mai târziu, vă veți confrunta cu un proiect care va depăși un termen limită inflexibil.
O modalitate sigură de a scurta planificarea este să scurtați calea critică, o serie de activități a căror ultimă activitate se termină la data de sfârșit a proiectului. Modificarea altor activități poate să nu scurteze planificarea, dar modificarea activităților de cale critică va face. Pentru a scurta calea critică, aveți următoarele posibilități:
- Scurtați duratele activităților (reduceți domeniul sau adăugați resurse).
- "Accelerați" planificarea: suprapuneți activitățile pentru ca alte persoane să poată lucra la ele simultan (adăugați resurse). Această tactică se folosește cel mai bine mai aproape de începutul unui proiect.
- "Blocați" planificarea: adăugați resurse pentru a termina activitățile mai rapid (bani).
- Eliminați activități (reduceți domeniul).
Desigur, stabilirea planificării în acest mod poate avea efecte dramatice asupra bugetului, întinderii și calității proiectului.
Optimizați bugetul
În majoritatea proiectelor, cea mai mare parte din buget constă din costurile de resurse: costurile fixe și bazate pe tarife pentru persoane, echipamente și materiale. Respectarea bugetului poate necesita alegeri foarte dificile:
- Reduceți întinderea proiectului, astfel încât să existe mai puține activități mai scurte care necesită resurse.
- Eliminați resursele.
- Asigurați-vă că tarifele, taxele și orele suplimentare sunt corespunzătoare.
- Verificați dacă resursele sunt cele mai potrivite pentru activitate.
- Înlocuiți o resursă costisitoare cu una mai puțin costisitoare.
Ținerea sub control a costurilor poate forța depășirea termenului limită sau poate necesita reduceri ale întinderii proiectului. De exemplu, dacă nu permiteți ore suplimentare pentru activități, puteți descoperi că data de terminare este cu o lună mai târziu. Sau, dacă reduceți întinderea, data de terminare se poate muta.
Optimizarea domeniului
Ați lua în considerare economisirea banilor făcând un pod cu câțiva metri mai scurt decât râul pe care îl traversează? Bineînțeles că nu. Uneori, întinderea proiectului nu se poate modifica, așa că trebuie să efectuați alte acțiuni:
- Adăugați resurse pentru a vă asigura că toate activitățile sunt finalizate (costuri).
- Eliminați activitățile care nu se află pe calea critică, dacă există (cost).
- Adăugați activități sau adăugați durată activităților (cost).
- Prelungiți termenul limită pentru a lăsa timp pentru toate activitățile cu nivelul curent de resurse (timp).