Использование шаблона сайта управления проектами SharePoint

Шаблон сайта управления проектами — это сайт группы, предназначенный для использования в качестве внутренней домашней страницы для команды проекта. Создайте пространство для совместной работы для своей команды, где можно обмениваться обновлениями проектов, публиковать заметки о собраниях и получать доступ к документам команды.

В этой статье мы поделимся элементами, которые находятся в шаблоне сайта управления проектами SharePoint, и обсудим, как настроить сайт, чтобы сделать его собственным.

Возможности сайта

• Настраиваемый сайт, который поставляется с предварительно заполненными изображениями, веб-частями и содержимым, чтобы вдохновить редакторов сайтов при внесении настроек для совместной работы команд.
• Готовый к использованию шаблон отчета о состоянии проекта, который упрощает публикацию обновлений проекта и предоставление общего доступа к ним вашей команде и партнерам.
• Используйте Microsoft Списки, чтобы создать средство отслеживания проектов и список отслеживания проблем, чтобы помочь вашей команде управлять сведениями о проекте и отслеживать их.

Шаг 1. Добавление шаблона сайта управления проектами

Сначала следуйте инструкциям по добавлению шаблона на новый или существующий сайт.

Шаг 2. Просмотр предварительно заполненного содержимого сайта

Изучите предварительно заполненное содержимое сайта, веб-части и страницы и решите, какие настройки сайта потребуются для согласования с фирменной символикой, голосом и общей бизнес-целью вашей организации.

Предварительно заполненное содержимое шаблона сайта, списка и новостной публикации:

• Домашняя страница . Предоставляет целевое место для команд, чтобы легко обмениваться содержимым, работать вместе и получать обновления для проекта.
• Calendar — отображает календарь Outlook группы
• Список средств отслеживания проектов — отслеживайте все ходы работы, связанные с предстоящим проектом. Настройте этот шаблон списка, изменив текстовые поля списка.
• Список проблем — отслеживайте все проблемы, которые могут поставить на пути проекта. Настройте этот шаблон списка, изменив текстовые поля списка.
• Библиотека документов — простой и безопасный доступ к файлам проекта
• Корзина — предоставляет доступ к недавно отброшенного содержимого, связанного с проектом.
• Шаблон отчета о состоянии — Используйте этот готовый шаблон, чтобы легко публиковать отчеты о состоянии проекта в команде. Настройте этот шаблон публикации новостей, изменив веб-части текста и изображения списка.

Шаг 3. Настройка сайта

После добавления шаблона сайта управления проектами пора настроить его и сделать его собственным. Чтобы начать редактирование сайта, выберите Изменить в правом верхнем углу. Теперь можно приступить к редактированию всех веб-частей и других элементов сайта.

Проверка состояния проекта и списков средств отслеживания проблем . Используйте веб-часть "Главный герой", чтобы участники команды обновляли состояние проекта. Обратный отсчет до запуска проекта . Используйте веб-часть таймера обратного отсчета, чтобы сообщить участникам команды, сколько времени осталось на подготовку к запуску проекта. Выделение часто используемых ресурсов . Используйте веб-часть библиотеки документов для быстрого доступа к ресурсам и файлам команды. Просмотр последних действий на сайте группы . Используйте веб-часть действия сайта для просмотра содержимого, недавно просмотрированного другими участниками команды. Отображение списка расписаний и крайних сроков проекта . Используйте веб-часть События, чтобы создать список важных крайних сроков команды. Совместное использование новостей и объявлений команды . Используйте веб-часть Новости для публикации объявлений команды и возможностей проведения мероприятий. Предоставьте список часто используемых средств . Используйте веб-часть Быстрые ссылки, чтобы упростить совместную работу путем компиляции списка часто используемых средств для проекта. Предоставление доступа к ключевым контактам. Используйте веб-часть People для перечисления основных точек контакта для управления проектами.

Настройте внешний вид сайта, его навигацию, веб-части и содержимое в соответствии с потребностями пользователей и организации. При настройке убедитесь, что сайт находится в режиме редактирования, выбрав Изменить в правом верхнем углу сайта. По мере работы вы можете сохранить как черновик или Повторно опубликовать изменения, чтобы сделать изменения видимыми для зрителей.

1. Выделение состояния проекта с помощью веб-части "Главный герой"

1. Начните с выбора веб-части "Главный герой" и выберите Изменить свойства ( ).
2. Затем выберите параметры Слой и Плитка , которые лучше всего соответствуют потребностям организации.

Ознакомьтесь с различными макетами и узнайте больше о редактировании веб-части "Главный герой".

2. Используйте веб-часть таймера обратного отсчета, чтобы сообщить участникам команды, сколько времени осталось

1. Начните с выбора веб-части таймера обратного отсчета и выберите Изменить свойства ( ).
2. Добавьте дату и время события.
3. Выберите Формат для отображения таймера.
4. Добавьте призыв к действию , изменив текст наложения и добавьте ссылку на дополнительные сведения.
5. Настройте фоновое изображение веб-части, выбрав Изменить, выбрав источник изображения и выбрав Вставить.

Дополнительные сведения об использовании веб-части таймера обратного отсчета.

3. Использование веб-части библиотеки документов для быстрого доступа к ресурсам

1. Чтобы изменить представление или источник папки для веб-части библиотеки документов, выберите Изменить свойства ( ).
2. Чтобы изменить папки, метки и содержимое библиотеки документов, перейдите к библиотеке в разделе Содержимое сайта. Внесите изменения, и содержимое будет обновлено в веб-части.

Дополнительные сведения об использовании веб-части библиотеки документов.

4. Используйте веб-часть действия сайта, чтобы оставаться в курсе действий команды

1. Начните с выбора веб-части действия сайта и выберите Изменить свойства ( ).
2. Введите число на панели элементов в разделе Показать это количество элементов одновременно.

Дополнительные сведения об использовании веб-части Действия сайта.

5. Использование веб-части "События" для отслеживания дат и крайних сроков

1. Начните с выбора веб-части События и выберите Изменить свойства ( ).
2. Выберите источник.
3. Затем выберите диапазон дат , который должен отображаться на сайте.
4. Затем выберите Макет.
5. Выберите максимальное количество элементов , которые должны быть перечислены в этой веб-части.

Дополнительные сведения о веб-части "События".

6. Используйте веб-часть Новости, чтобы сделать акцент на объявлениях команды проекта и возможностях проведения мероприятий.

1. Начните с выбора веб-части Новости и выберите Изменить свойства ( ).
2. Затем выберите источник новостей, содержащий информацию, которую вы хотите отобразить.
3. Выберите параметры Макет, Просмотр и Фильтр , в котором лучше всего отображаются члены команды организации.
4. В разделе Упорядочить определите порядок отображения новостей.

Дополнительные сведения об использовании веб-части "Новости".

7. Используйте веб-часть Быстрые ссылки для компиляции списка часто используемых средств для проекта.

1. Перейдите к веб-части Быстрые ссылки и выберите ссылку, а затем — Изменить свойства ( ).
2. При необходимости измените ссылку, заголовок, значок и описание.
3. Чтобы добавить ссылку, выберите + Добавить ссылки.

Ознакомьтесь с различными типами макетов и параметрами редактирования веб-части "Быстрые ссылки".

8. Используйте веб-часть People для перечисления основных точек контакта для проектов

1. Начните с удаления образа веб-части People.
2. Найдите панель элементов ( ) справа. Выберите Просмотреть все веб-части, а затем выберите или перетащите People из списка веб-частей.
3. Выберите Изменить свойства () в веб-части People.
4. Введите имя пользователя или группы, а затем нажмите кнопку Сохранить .

Дополнительные сведения о веб-части People.

Настройте следующие страницы на сайте:

• Список средств отслеживания проектов — отслеживайте все ходы работы, связанные с предстоящим проектом. Настройте этот шаблон списка , изменив текстовые поля списка.
• Список проблем — отслеживайте все проблемы, которые могут поставить на пути проекта. Настройте этот шаблон списка , изменив текстовые поля списка.
• Шаблон отчета о состоянии — Перейдите к этому шаблону в разделе Параметры , а затем — содержимое сайта. Используйте этот готовый шаблон, чтобы легко публиковать отчеты о состоянии проекта в команде. Настройте этот шаблон публикации новостей, изменив веб-части текста и изображения списка.

Настройка внешнего вида и навигации по сайту

Прежде чем поделиться сайтом с другими пользователями, поместите на сайт последние штрихи, убедившись, что пользователи могут найти сайт, легко перемещаться по ссылкам и страницам и быстро получать доступ к содержимому сайта.

• Измените библиотеки документов, обновив имена папок и отправив ресурсы.
• Изменение и настройка навигации по сайту.
• Измените внешний вид сайта, настроив тему, логотип, макеты заголовков и внешний вид сайта.
• Добавляйте или удаляйте страницы на этом сайте или в навигацию по сайту , чтобы разместить существующее содержимое.
• Выберите связывание этого сайта с центральным сайтом в организации или при необходимости добавьте этот сайт в существующую навигацию центрального сайта .

Шаг 4. Предоставление общего доступа к сайту другим пользователям

Поделитесь своим сайтом с другими пользователями после настройки сайта, его проверки и публикации окончательного черновика.

1. Выберите Параметры , а затем — Разрешения сайта.
2. Затем выберите Пригласить пользователей , а затем выберите Добавить участников в группу , а затем Добавить , чтобы предоставить полный доступ к содержимому сайта группы, общим ресурсам, таким как календарь группы Outlook и права на редактирование сайта.
3. Затем выберите Пригласить пользователей , а затем — Общий доступ только к сайту , а затем Сохранить , чтобы предоставить общий доступ к сайту, но не общие ресурсы или права на редактирование сайта.

Узнайте больше об управлении параметрами сайта группы, сведениями о сайте и разрешениями.

Шаг 5. Обслуживание сайта

После создания и запуска сайта следующим важным этапом является поддержка содержимого сайта. Убедитесь, что у вас есть план для обновления содержимого и веб-частей.

Рекомендации по обслуживанию сайта:

• Планирование обслуживания сайта . Установите расписание для проверки содержимого сайта так часто, как это необходимо, чтобы убедиться, что содержимое по-прежнему является точным и актуальным.
• Регулярно публикуйте новости . Распространяйте последние объявления, информацию и статус по всей организации. Узнайте, как добавить публикацию новостей на сайт группы или информационный сайт, а также показать другим пользователям, которые будут публиковать объявления, как использовать новости SharePoint.
• Проверка ссылок и веб-частей . Обновляйте ссылки и веб-части, чтобы обеспечить использование полной ценности сайта.
• Использование аналитики для повышения вовлеченности . Просмотр использования сайта с помощью встроенного отчета об использовании данных для получения сведений о популярном контенте, посещениях сайтов и многом другом.
• Периодически проверяйте параметры сайта . После создания сайта в SharePoint вы можете внести изменения в параметры, сведения о сайте и разрешения для сайта.

Дополнительные ресурсы по настройке

Узнайте больше о планировании, создании и обслуживании сайтов SharePoint.

См. дополнительные шаблоны сайтов SharePoint.