В этой статье приведены пошаговые инструкции и рекомендации по обеспечению доступности электронных таблиц Excel и открытию их содержимого для всех, включая людей с ограниченными возможностями.
Например, вы узнаете, как работать с проверкой читаемости для решения проблем со специальными возможностями при создании электронной таблицы. Вы также узнаете, как добавить замещающий текст к изображениям, чтобы люди, использующие средства чтения с экрана, могли прослушать изображение. Вы также можете узнать, как создавать таблицы с поддержкой специальных возможностей и использовать шаблоны, шрифты и цвета, чтобы сделать электронные таблицы более инклюзивными, прежде чем делиться ими с другими пользователями.
В этом разделе
- Рекомендации по обеспечению доступности электронных таблиц Excel
- Проверка читаемости во время работы в Excel
- Создание удобочитаемых таблиц
- Использование шаблона с поддержкой специальных возможностей
- Добавление текста в ячейку A1
- Добавление замещающего текста для визуального контента
- Добавление текста и всплывающих подсказок с поддержкой специальных гиперссылок
- Используйте доступные формат и цвет шрифта
- Создание диаграмм с поддержкой специальных возможностей
- Переименование листов
- Удаление пустых листов
- Присвоение имен ячейкам и диапазонам
- Проверка читаемости листов
Рекомендации по обеспечению доступности электронных таблиц Excel
В следующей таблице приведены основные рекомендации по созданию электронных таблиц Excel, которые будет удобно использовать людям с ограниченными возможностями.
| Что нужно исправить | Как найти проблему | Зачем нужны исправления | Способ исправления |
|---|---|---|---|
| Избегайте распространенных проблем со специальными возможностями, таких как отсутствие замещающего текста и низкоконтрастные цвета. | Используйте проверку читаемости. | Позаботьтесь о том, чтобы вашу электронную таблицу было легко прочитать всем пользователям. | Проверка читаемости во время работы в Excel |
| Используйте простую структуру таблицы только для данных и укажите сведения о заголовках столбцов. | Чтобы убедиться, что таблицы не содержат разделенных ячеек, объединенных ячеек или вложенных таблиц, используйте проверку читаемости. Визуально просмотрите таблицы, чтобы проверка в них нет полностью пустых строк или столбцов. |
Средства чтения с экрана отслеживают свое положение в таблице путем подсчета ячеек. Средства чтения с экрана также используют сведения из заголовка для обозначения строк и столбцов. |
Создание удобочитаемых таблиц |
| Добавьте текст в ячейку A1. | Убедитесь, что в ячейке A1 есть текст. | Средства чтения с экрана начинают чтение любого листа с ячейки A1. | Добавление текста в ячейку A1 |
| Включите замещающий текст во все визуальные элементы. | Чтобы найти все экземпляры отсутствующего замещающего текста, используйте средство проверки читаемости. | Замещающий текст помогает людям, которые не видят экрана, понять, что важно в изображениях и других визуальных элементах. | Добавление замещающего текста для визуального контента |
| Добавьте понятный текст для гиперссылок и всплывающих подсказок. | Просмотрите книгу, чтобы убедиться в том, что текст гиперссылок понятен сам по себе и точно описывает конечные объекты. | Пользователи средств чтения с экрана иногда просматривают список ссылок. | Добавление текста и всплывающих подсказок с поддержкой специальных гиперссылок |
| Используйте контрастные цвета для текста и фона. | Чтобы обнаружить недостаточный контраст цветов, используйте средство проверки читаемости. Кроме того, можно найти в таблице текст, который сложно прочитать или отличить от фона. |
Сделайте текст и фон контрастными, чтобы всем пользователям было удобно работать с электронной таблицей. |
Используйте доступные формат и цвет шрифта Использование шаблона с поддержкой специальных возможностей |
| Присвоение уникальных имен всем листам и удаление пустых листов. | С помощью средства проверки читаемости убедитесь, что всем листам с данными присвоены описательные имена, а пустых листов нет. | Средства чтения с экрана произносят имена листов, которые должны предоставлять информацию о том, что находится на листе, для упрощения понимания данных и перемещения по книге. |
Переименование листов Удаление пустых листов |
| Присвоение имен ячейкам и диапазонам. | Визуально просмотрите книгу, чтобы увидеть, каким ячейкам и диапазонам лучше присвоить имя. | Когда вы присваиваете имена ячейкам и диапазонам, пользователи средств чтения с экрана могут быстро определить назначение ячеек и диапазонов. | Присвоение имен ячейкам и диапазонам |
Проверка читаемости во время работы в Excel
Средство проверки читаемости — это средство, которое проверяет ваше содержимое и отмечает проблемы с доступностью, с которыми оно сталкивается. В нем объясняется, почему каждая проблема может быть потенциальной проблемой для людей с ограниченными возможностями. Средство проверки читаемости также предлагает способы устранения возникающих проблем.
В Excel средство "Проверка читаемости" запускается автоматически в фоновом режиме при создании документа. Если средство проверки читаемости обнаружит проблемы со специальными возможностями, вы увидите напоминание в строке состояния.
Чтобы запустить средство проверки читаемости вручную, выберите "Проверка>читаемости". Панель специальных возможностей и лента специальных возможностей откроются, и вы сможете просмотреть и исправить проблемы со специальными возможностями. Лента " Специальные возможности " содержит все инструменты, необходимые для создания электронных таблиц с поддержкой специальных возможностей, в одном месте. Дополнительные сведения можно найти на ленте "Специальные возможности " и в разделе "Улучшение специальных возможностей с помощью средства проверки читаемости".
Создание удобочитаемых таблиц
Таблицы позволяют идентифицировать набор данных по имени, а также форматировать таблицу с использованием стилей, выделяющих данные. Тщательно присвойте имя и отформатируйте таблицу, и вы можете быть уверены, что все смогут понять ваши данные.
Также важно указать сведения о заголовках столбцов и использовать простую структуру таблиц, чтобы пользователи средств чтения с экрана могли легко перемещаться по таблицам.
Присвоение имени таблице
По умолчанию Excel присваивает создаваемым таблицам такие имена: "Таблица 1", "Таблица 2", "Таблица 3" и т. д. Чтобы упростить ссылку на таблицу, присвойте каждой таблице описательное имя. Понятное имя таблицы, например "EmployeeList", более полезно, чем универсальное "Table1".
Описательное имя позволяет, например, быстро перейти к таблице с помощью команды " Перейти " (CTRL+G) или диалогового окна "Диспетчер имен ". На таблицу также можно легко ссылаться в формулах.
- Поместите курсор в любое место таблицы.
- На вкладке "Конструктор таблиц " в разделе "Имя таблицы" замените имя по умолчанию, например "Таблица1", на более описательное.
Примечание
Имена таблиц должны начинаться с буквы, символа подчеркивания (_) или обратной косой черты (\) и не могут содержать пробелов. Дополнительные сведения см. в разделе "Важные заметки об именах" в статье "Переименование таблицы Excel".
Выбор доступного стиля таблицы
Таблицы светлых тонов с низкой контрастностью могут быть трудными для чтения. Чтобы сделать таблицу более удобной для восприятия, выберите стиль таблицы с ярко выраженными контрастными цветами. Например, выберите стиль с белым и темным цветом, например черный, темно-серый или темно-синий.
- Поместите курсор в любое место таблицы.
- На вкладке "Конструктор таблиц " в группе "Стили таблиц" выберите нужный стиль.
Использование заголовков таблиц
Средства чтения с экрана используют сведения о заголовках для идентификации строк и столбцов. Четкие заголовки таблиц предоставляют контекст и упрощают навигацию по содержимому таблицы.
- Поместите курсор в любое место таблицы.
- На вкладке "Конструктор таблиц " в группе "Параметры стилей таблицы " установите флажок "Строка заголовка ".
- Введите заголовки столбцов.
Инструкции по добавлению заголовков в новую таблицу см. в статье Создание и форматирование таблицы.
Структуры таблиц, которых следует избегать
При создании таблиц учитывайте следующие факторы.
Избегайте пустых ячеек, столбцов и строк. При навигации с помощью клавиатуры пустая ячейка, столбец или строка может заставить пользователя средства чтения с экрана поверить, что в таблице больше ничего нет.
- Если нет необходимости в пустой ячейке, столбце или строке, рассмотрите возможность их удаления.
- Если невозможно избежать пустой ячейки, столбца или строки, введите текст с пояснением, что это пустая ячейка. Например, введите или N/AIntentionally Blank.
Избегайте разделения и объединения ячеек. Средства чтения с экрана отслеживают свое расположение в таблице, подсчитывая количество ячеек таблицы. Если таблица вложена в другую таблицу либо ячейка объединена или разделена, средство чтения с экрана сбивается со счета и не может предоставить полезные сведения о таблице после этого момента. Объединенные или разделенные ячейки могут значительно усложнить или сделать невозможным перемещение по таблицам Excel с помощью специальных возможностей. Всегда делайте свои таблицы простыми и понятными. Чтобы убедиться, что таблицы не содержат разделенных ячеек, объединенных ячеек или вложенных таблиц, используйте проверку читаемости.
Использование шаблона с поддержкой специальных возможностей
Используйте один из шаблонов Excel со специальными возможностями, чтобы гарантировать, что оформление, цвета, контрастность и шрифты электронной таблицы будут доступны для любой аудитории. Шаблоны также разработаны таким образом, чтобы средствам чтения с экрана было удобнее читать содержимое электронных таблиц.
При выборе шаблона ищите шаблон с несколькими функциями, которые поддерживают специальные возможности. Например:
- При использовании достаточного пространства электронная таблица читается более удобно.
- Контрастные цвета облегчают их различие для людей со слабым зрением и дальтонизмом.
- Более крупные шрифты удобнее для пользователей с плохим зрением.
- Предустановленные описательные заголовки и метки упрощают понимание электронной таблицы пользователями, которые перемещаются по ней с помощью средства чтения с экрана.
Пошаговые инструкции по использованию шаблонов со специальными возможностями см. в разделе Видео: Начните с шаблона Excel со специальными возможностями.
Добавление текста в ячейку A1
Средство чтения с экрана начинает чтение любого листа с ячейки A1. Если на листе есть таблица, предпочтительно использовать в качестве заголовка таблицы ячейку A1.
Если лист длинный или сложный, добавьте инструкции или обзор листа в ячейку A1. Это информирует людей с нарушениями зрения о том, что представлено на вашем листе и как его использовать. Этот текст инструкции может соответствовать цвету фона. Это позволит скрыть его от зрителей, но позволит средствам чтения с экрана прочитать его.
Добавление замещающего текста для визуального контента
Замещающий текст помогает людям, которые не видят экрана, понять, что важно в визуальном содержимом. Визуальное содержимое включает рисунки, графические элементы SmartArt, фигуры, группы, диаграммы, сводные диаграммы, внедренные объекты, рукописный ввод и видео. В замещающем тексте кратко опишите изображение и укажите его упоминание. Средства чтения с экрана читают текст, чтобы описать изображение пользователям, которые не могут его увидеть.
Текст на изображениях не должен быть единственным способом передачи важной информации. Если необходимо использовать изображение с текстом, повторите этот текст в документе. Включите в замещающий текст краткое описание изображения, укажите, что в нем есть текст, и упомяните его цель.
Совет
Чтобы написать хороший замещающий текст, кратко и точно передайте суть и назначение изображения. Замещающий текст должен содержать не более двух коротких предложений. Обычно хватает нескольких хорошо подобранных слов. Не повторяйте окружающий текстовый контент в качестве замещающего текста и не используйте фразы, относящиеся к изображениям, например "график" или "изображение". Дополнительные сведения о написании замещающего текста см. в разделе "Все, что нужно знать, чтобы написать эффективный замещающий текст".
Пошаговые инструкции по добавлению замещающего текста см. в разделе Добавление замещающего текста к фигуре, картинке, диаграмме, рисунку SmartArt или другому объекту.
Чтобы найти отсутствующий замещающий текст, используйте средство проверки читаемости.
Примечание
Для аудио- и видеосодержимого в дополнение к замещающему тексту добавьте субтитры для людей с нарушениями слуха.
Добавление текста и всплывающих подсказок с поддержкой специальных гиперссылок
Пользователям средств чтения с экрана иногда нужно ознакомиться со списком ссылок. Ссылки должны точно и понятно описывать объект, на который они указывают. Например, не используйте такие SMS-сообщения, как "Щелкните здесь", "Посмотреть эту страницу", "Перейти сюда" или "Подробнее". Вместо этого укажите полное название целевой страницы. Вы также можете добавить всплывающие подсказки, которые появляются при наведении указателя на текст или изображение с гиперссылкой.
Совет
Если заголовок конечной страницы гиперссылки содержит точное описание содержимого гиперссылки, используйте его в качестве текста гиперссылки. Например, этот текст гиперссылки соответствует заголовку на странице назначения: Создавайте больше с помощью шаблонов Майкрософт.
Пошаговые инструкции по созданию гиперссылок и всплывающих подсказок см. в статье "Работа со ссылками в Excel".
Используйте доступные формат и цвет шрифта
Шрифт с поддержкой специальных возможностей не исключает и не замедляет скорость чтения для всех, кто читает электронную таблицу, включая людей со слабым зрением или нарушениями чтения или людей с нарушениями зрения. Правильно подобранный шрифт делает электронную таблицу более разборчивой и удобочитаемой.
Инструкции по изменению шрифта по умолчанию см. в статье "Изменение размера шрифта".
Использование специального форматирования шрифтов
Вот некоторые полезные рекомендации:
- Чтобы уменьшить нагрузку на чтение, выберите знакомые шрифты без засечек, такие как Arial или Calibri. Избегайте чрезмерного использования прописных букв и выделения курсивом или подчеркиванием.
- Человек с нарушениями зрения может не понять смысла, передаваемого определенными цветами. Например, добавьте подчеркивание к тексту гиперссылки, выделенному цветом, чтобы люди, страдающие цветовой слепотой, знали, что это ссылка, даже если они не видят цвета.
- Заголовки рекомендуется выделять полужирным начертанием или шрифтом более крупного размера.
Настройка цветов шрифтов
Текст в электронной таблице должен быть удобочитаемым в режиме высокой контрастности. Например, используйте яркие цвета и цветовые схемы с высокой контрастностью. Черно-белые схемы упрощают восприятие текста и фигур для людей с цветовой слепотой.
Вот некоторые полезные рекомендации:
- Чтобы текст хорошо отображался в режиме высокой контрастности, используйте автоматическую настройку цветов шрифта. Инструкции по изменению цвета шрифта см. в статье "Форматирование текста в ячейках".
- Используйте проверку читаемости , чтобы проанализировать электронную таблицу и найти недостаточный контраст цветов. Это средство теперь проверяет в документах соответствие между цветом текста и цветом страницы, фона ячеек таблицы, выделенных фрагментов, заливки текстовых полей, абзацев, фигур и графических элементов SmartArt, верхних и нижних колонтитулов и ссылок.
- Используйте шаблон с поддержкой специальных возможностей.
Создание диаграмм с поддержкой специальных возможностей
Диаграммы помогают облегчить понимание сложной информации. Чтобы сделать диаграммы доступными, используйте понятный и информативный язык для элементов диаграммы, таких как название диаграммы, названия осей и метки данных. Также убедитесь, что их форматирование доступно.
Инструкции по добавлению элементов диаграммы и обеспечению специальных возможностей см. в разделе Видео: Создание диаграмм с поддержкой специальных возможностей в Excel.
Форматирование элемента диаграммы
- Выделите элемент диаграммы, формат которого вы хотите отформатировать, например название диаграммы или метки данных.
- Откройте вкладку "Формат ".
- В группе "Текущий выделенный фрагмент " нажмите "Формат выделенного фрагмента". Справа откроется область "Формат ".
- Настройте параметры форматирования, которые делают элемент диаграммы доступнее, например более крупный шрифт или хорошо контрастирующие цвета.
Переименование листов
Средства чтения с экрана читают имена листов, поэтому убедитесь, что они понятны и информативны. Использование уникальных имен для листов упрощает навигацию по книге.
По умолчанию листы называются "Лист1", "Лист2, Лист3" и т. д., но их можно легко переименовать. Инструкции по переименованию листов см. в статье " Переименование листов".
Удаление пустых листов
Средства чтения с экрана читают имена листов, поэтому пустые листы могут вводить путаницу. Не добавляйте пустые листы в книги.
Инструкции по удалению листов см. в статье "Вставка и удаление листов".
Присвоение имен ячейкам и диапазонам
Присваивайте имена ячейкам и диапазонам, чтобы пользователи средств чтения с экрана могли быстро определять назначение ячеек и диапазонов на листах Excel. Пользователи могут использовать команду «Перейти » (CTRL+G), чтобы открыть диалоговое окно, в котором перечислены все определенные имена. Выбрав имя, пользователь может быстро перейти к указанному расположению.
- Выделите ячейку или диапазон ячеек, чтобы присвоить имя.
- Выберите "Формулы">Задать имя.
- Введите имя и нажмите кнопку "ОК".
Примечание
Имя должно начинаться с буквы, символа подчеркивания (_) или обратной косой черты (\) и не может содержать пробелов.
Проверка читаемости листов
Когда электронная таблица готова и вы запустили проверку читаемости, чтобы убедиться, что она инклюзивна, вы можете попробовать перемещаться по электронной таблице с помощью средства чтения с экрана, например экранного диктора. Экранный диктор поставляется вместе с Windows, поэтому вам не нужно ничего устанавливать. Это еще один из способов обнаружения проблем в навигации.
Запустите средство чтения с экрана. Например, чтобы запустить экранный диктор, нажмите клавиши CTRL+
+ВВОД.Нажимайте клавишу F6, пока фокус (синий прямоугольник) не окажется на сетке листа.
Чтобы проверить листы, выполните указанные ниже действия.
- Используйте клавиши со стрелками для перемещения между ячейками в сетке таблицы.
- Чтобы проверка имена листов в электронной таблице, удерживайте клавишу F6, пока фокус не переместится на имя текущего листа, а затем используйте клавиши со стрелками влево и вправо, чтобы услышать имена других листов.
- Если лист содержит плавающие фигуры, такие как изображения, нажмите клавиши CTRL+ALT+5. Затем для циклического перехода между перемещаемыми фигурами нажимайте клавишу TAB. Чтобы вернуться в обычный режим навигации, нажмите клавишу ESC.
Устраните все проблемы со специальными возможностями, обнаруженные при навигации с помощью средства чтения с экрана.
Закройте средство чтения с экрана. Например, чтобы выйти из экранного диктора, нажмите клавишиCTRL
++ВВОД.
Примечание
Кроме того, убедитесь, что листы легко читаются с мобильного телефона. Это приносит пользу не только людям со слабым зрением и увеличению лупы, но и очень широкому кругу пользователей мобильных телефонов.
См. также
Что нужно знать, чтобы написать хороший замещающий текст
Создание документов Word, доступных людям с ограниченными возможностями
Создание презентаций PowerPoint, доступных людям с особыми потребностями
Создание доступных писем Outlook для людей с особыми потребностями
Создание доступных записных книжек OneNote для людей с особыми потребностями
Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями
Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.
Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.