Microsoft Office Excel имеет ряд функций, упрощающих управление данными и их анализ. Чтобы в полной мере воспользоваться этими функциями, важно упорядочить и отформатировать данные на листе в соответствии со следующими рекомендациями.
В этой статье
Советы по организации данных
Помещайте аналогичные элементы в один столбец. Проектируйте данные так, чтобы все строки в одном столбце содержали аналогичные элементы.
Разделение диапазона данных Оставьте по крайней мере один пустой столбец и одну пустую строку между связанным диапазоном данных и другими данными на листе. Это позволит легче находить и выделять диапазоны при сортировке, фильтрации или автоматической вставке промежуточных итогов.
Располагайте критически важные данные над или под диапазоном. Не размещайте критически важные данные слева или справа от диапазона, потому что они могут быть скрыты при его фильтрации.
Избегайте пустых строк и столбцов в диапазоне Избегайте размещения пустых строк и столбцов в диапазоне данных. Это поможет легче находить и выделять связанные диапазоны данных.
Отображение всех строк и столбцов в диапазоне Убедитесь, что все скрытые строки или столбцы отображаются, прежде чем вносить изменения в диапазон данных. В противном случае можно непреднамеренно удалить данные. Дополнительные сведения см. в статье Отображение и скрытие строк и столбцов.
Советы по форматированию данных
Использование меток столбцов для идентификации данных Создавайте метки столбцов в первой строке диапазона данных, применяя к данным другой формат. Затем можно использовать эти подписи для создания отчетов, а также для поиска и упорядочения данных. Используйте для подписей столбцов шрифт, выравнивание, формат, узор, границу или стиль написания прописными буквами, которые отличаются от формата, применяемого для данных в диапазоне. Отформатируйте ячейки как текст перед вводом их подписей. Дополнительные сведения см. в статье Способы форматирования листа.
Использование границ ячеек для различения данных Если вы хотите отделить метки от данных, используйте границы ячеек , а не пустые строки или пунктирные строки, чтобы вставить строки под метками. Дополнительные сведения см. в статье Применение и удаление границ ячеек на листе.
Избегайте начальных или конечных пробелов, чтобы избежать ошибок Избегайте вставки пробелов в начале или конце ячейки для отступа данных. Такие лишние пробелы могут влиять на сортировку, поиск и формат, который применяется к ячейке. Вместо того чтобы добавлять отступы с помощью пробелов, можно использовать команду Увеличить отступ для текста в ячейке. Дополнительные сведения см. в статье Поворот и изменение положения данных в ячейке.
Расширение форматов данных и формул При добавлении новых строк данных в конец диапазона данных Excel расширяет согласованное форматирование и формулы. Чтобы формат применялся, он должен использоваться в трех из пяти предыдущих ячеек. Формула применяется только в том случае, если она использовалась во всех предыдущих ячейках. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическое заполнение ячеек листа данными.
Использование табличного формата Excel для работы со связанными данными Вы можете превратить смежный диапазон ячеек на листе в таблицу Excel. С данными, определенными как таблица, можно работать независимо от данных, внешних по отношению к таблице, при этом можно использовать функции работы с таблицами для быстрого выполнения сортировки, фильтрации, вычисления суммы или расчета данных. Таблицы можно также использовать для разделения наборов связанных данных на группы путем упорядочения этих данных в несколько таблиц на одном листе. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах Excel.