Каждый шаблон, включенный в Access, представляет собой полное приложение для отслеживания, содержащее предопределенные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Эти шаблоны предназначены для того, чтобы сразу же быть полезными в готовых версиях, чтобы вы могли создать новую базу данных, основанную на шаблоне, и быстро приступить к работе. Однако иногда требуется изменить новую базу данных, например добавить или переименовать поле или изменить отчет.
В этой статье объясняется, как выполнить наиболее распространенные изменения, которые могут потребоваться применить к базе данных, созданной на основе шаблона. Дополнительные сведения о конкретных областях см. по ссылкам на статьи.
В этой статье
Основные сведения о таблицах и полях
При создании базы данных данные хранятся в таблицах — тематических списках строк и столбцов. Элементы информации, которые нужно отслеживать, хранятся в полях (также называемых столбцами). Например, в таблице Контакты можно создать поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. Для таблицы Products можно создать поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.
Важно тщательно выбирать поля. Например, обычно не рекомендуется создавать поле для хранения вычисляемого значения. В большинстве случаев можно Access вычислить значение при необходимости. При выборе полей старайтесь хранить информацию в ее наименьших полезных частях. Например, вместо полного имени в одном поле рекомендуется хранить имена и фамилии отдельно. Как правило, если требуется отчеты, сортировка, поиск или вычисление элемента информации, поместите его в поле самостоятельно.
Дополнительные сведения о проектировании базы данных и выборе полей см. в статье Основные сведения о проектировании баз данных.
Поле имеет определенные определяющие характеристики. Например, каждое поле имеет имя, которое однозначно идентифицирует поле в таблице. Поле также имеет тип данных, который выбирается для соответствия хранимой информации. Тип данных определяет значения, которые могут храниться, и операции, которые могут выполняться с этими значениями, а также сколько места в хранилище выделяется для каждого значения. Каждое поле также имеет связанную группу параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид или характеристики поведения поля. Например, свойство Format определяет макет отображения поля, то есть его отображение при отображении.
Вставка и добавление поля в таблицу и создание нового поля
Вы можете легко добавить поле в таблицу в режиме таблицы. Однако можно также добавить поле в таблицу в режиме конструктора. В режиме таблицы можно добавить поле, введя некоторые данные в ячейку под заголовком Щелкните, чтобы добавить столбец. Вы также можете добавить поле в таблицу в режиме конструктора.
Дополнительные сведения о добавлении поля в таблицу в режиме таблицы см. в статье Добавление или удаление столбца в таблице.
Дополнительные сведения о добавлении поля в таблицу в режиме конструктора см. в статье Создание таблицы и добавление полей.
Примечание: При добавлении нового поля в таблицу это поле не добавляется автоматически в существующие формы и отчеты. Необходимо вручную добавить поле в эти формы и отчеты, чтобы оно отображалось в них.
Удаление поля из таблицы
По возможности следует избегать удаления поля из базы данных, созданной из одного из предоставленных шаблонов. Скорее всего, поле используется в других объектах базы данных, таких как формы и отчеты. Таким образом, удаление поля приведет к последствиям при попытке использовать другие объекты базы данных, использующие это поле. Объекты базы данных не будут работать должным образом. Чтобы эти другие объекты работали правильно, необходимо удалить все ссылки на поле из всех объектов, которые его используют.
Если вы решите удалить поле из базы данных, созданной на основе шаблона, это можно сделать в режиме таблицы или конструктора. Помните, что если другие объекты базы данных ссылаются на удаленное поле, необходимо изменить эти другие объекты, чтобы удалить ссылку. Например, если отчет содержит элемент управления, привязанный к удаленному полю, и вы запускаете отчет, появится сообщение об ошибке, так как Access не может найти данные для поля.
При удалении поля вы окончательно удаляете все данные, хранящиеся в этом поле. По этой причине следует соблюдать осторожность при удалении полей, и перед удалением поля следует создать резервную копию базы данных.
Перед удалением поля необходимо убедиться, что оно не участвует ни в каких связях таблиц. При попытке удалить поле, для которого существуют связи, Access предупреждает, что сначала необходимо удалить связи.
Пошаговые инструкции по удалению связи между таблицами см. в статье Создание, изменение и удаление связи.
Пошаговые инструкции по удалению полей из таблиц см. в статье Удаление поля.
Переименование поля или таблицы
По возможности следует избегать переименования поля или таблицы в базе данных, созданной на основе одного из предоставленных шаблонов. Скорее всего, поле или таблица будут использоваться в других объектах базы данных, таких как формы и отчеты. Таким образом, переименование поля или таблицы может привести к последствиям при попытке использовать другие объекты базы данных, использующие поле или таблицу. Другие объекты могут работать неправильно, если они по-прежнему ссылаются на старое имя. Чтобы другие объекты работали правильно, старое имя должно быть изменено на новое. Если флажок Выполнить автозамену имени установлен в категории Текущая база данных диалогового окна Параметры доступа , большая часть этой работы будет выполнена автоматически.
Может потребоваться изменить текст, отображаемый в заголовке столбца в режиме таблицы. Это можно сделать без необходимости переименовать поле. Если вы хотите изменить только текст в заголовке столбца и не хотите переименовать поле, см. раздел Изменение текста, отображаемого в заголовке столбца.
При необходимости можно переименовать таблицу в области навигации или переименовать поле в режиме таблицы или конструкторе. Прежде чем сделать это, следует включить параметр автозамены имени , если он еще не включен.
Включение параметра автозамены имени
При переименовании объекта базы данных, например поля, таблицы, формы или отчета, изменение имени обычно должно распространяться по базе данных. В противном случае объекты, ссылающиеся на старое имя, не будут работать должным образом. Access предоставляет функцию автозамены имен, которая помогает распространять изменения имен. По умолчанию автозамена имен включена для всех новых баз данных в Access. Однако если она отключена, можно сделать следующее, чтобы включить ее.
Включение параметра автозамены имени
-
Выберите Файл > Параметры.
-
В диалоговом окне Параметры доступа в левой области щелкните Текущая база данных.
-
В разделе Параметры автозамены имени установите флажок Отслеживать имя автозамены, а затем установите флажок Выполнить автозамену имени .
-
Если вы хотите сохранить таблицу, в которой регистрируются все изменения, выполненные с помощью автозамены имен, установите флажок Журнал изменений автозамены .
-
Нажмите кнопку ОК.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
Примечание: Функция автозамены имени не совпадает с функцией автозамены. Функция автозамены имен исправляет ссылки между объектами. Функция автозамены исправляет часто неправильно написанные слова или фразы.
Переименование поля в режиме таблицы
-
В области навигации дважды щелкните таблицу, в которой нужно переименовать поле.
Таблица открывается в режиме таблицы.
-
Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца для поля, которое требуется переименовать, и выберите команду Переименовать поле в контекстном меню.
-
Введите новое имя поля и нажмите клавишу ВВОД.
Переименование поля в режиме конструктора
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой нужно переименовать поле, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
Таблица открывается в режиме конструктора.
-
Щелкните ячейку в столбце Имя поля для поля, которое требуется переименовать.
Совет: Чтобы выделить все имя поля, наведите указатель мыши слева от первого символа в имени, пока указатель не изменится на стрелку, а затем щелкните.
-
Измените текст, чтобы переименовать поле.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
Переименование таблицы
Таблицу и большинство других объектов базы данных можно переименовать непосредственно из области навигации.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется переименовать, и выберите команду Переименовать в контекстном меню.
Примечание: Перед переименованием необходимо закрыть все открытые объекты, которые ссылаются на таблицу.
-
Введите новое имя и нажмите клавишу ВВОД.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
Изменение текста, отображаемого в заголовке столбца
Заголовок — это заголовок или заголовок, который можно назначить полю, задав свойство Caption поля. Заголовок не зависит от имени поля— каждое поле имеет имя поля, а также может иметь заголовок. Например, может потребоваться, чтобы имя поля было одним словом без встроенных пробелов. Затем можно использовать свойство Caption , чтобы создать более описательное имя, включающее пробелы. Access отображает заголовок вместо имени поля в режиме таблицы, а также метки и заголовки в запросах, формах и отчетах.
Если не указать текст для свойства Caption , имя поля используется по умолчанию.
Если вы хотите изменить имя, которое отображается в заголовке столбца в режиме таблицы, это можно сделать без изменения имени поля, задав свойство Caption поля. Чтобы изменить свойство caption поля, сделайте следующее:
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой нужно изменить заголовок, а затем выберите пункт Конструктор представления в контекстном меню.
Таблица открывается в режиме конструктора.
-
Щелкните ячейку в столбце Имя поля для поля, свойство Субтитры которого требуется задать.
-
В нижнем разделе в разделе Свойства поля на вкладке Общие щелкните Заголовок.
-
Введите новую подпись для поля.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
При следующем открытии таблицы в режиме таблицы в заголовке столбца появится заголовок вместо имени поля.
Добавление поля в форму или отчет
При создании базы данных, основанной на шаблоне, она будет содержать ряд встроенных готовых форм и отчетов, с которыми можно работать немедленно. Однако вы можете обнаружить, что вы хотите добавить дополнительное поле в форму или отчет. При добавлении поля в форму или отчет создается то, что называется элементом управления.
Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки) и позволяют работать с ними. Элементы управления могут быть привязаны, не связаны и вычисляются.
Полный список типов элементов управления, которые можно использовать в формах и отчетах, см. в статье Общие сведения об элементах управления.
Добавление поля в форму или отчет в режиме макета
После создания формы или отчета можно легко настроить его структуру, работая в режиме макета. Используя фактические динамические данные в качестве ориентира, вы можете настроить ширину полей и изменить порядок полей. Вы можете разместить новые поля в форме или отчете и задать свойства для формы или отчета и их элементов управления.
Чтобы переключиться в режим макета, в области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет и выберите в контекстном меню пункт Режим макета . Кроме того, можно нажать кнопку Представление макета в строке состояния Access или щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку документа для формы или отчета, а затем выбрать режим макета в контекстном меню.
Открытие страницы свойств
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Окно свойств.
Сочетание клавиш Нажмите клавишу F4.
Панель Список полей можно использовать для добавления полей из базовой таблицы или запроса в структуру. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Формат в группе Элементы управления щелкните Добавить существующие поля. Затем вы можете перетащить поля непосредственно из области "Список полей " в проект.
Отображение области "Список полей"
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.
Добавление поля из области "Список полей"
-
Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в раздел, в котором оно будет отображаться в форме или отчете.
-
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Перетащите выбранные поля в форму или отчет.
Когда вы помещаете поля в раздел, Access создает привязанный элемент управления "Текстовое поле" для каждого поля и автоматически помещает элемент управления "Метка" рядом с каждым полем.
Дополнительные сведения о формах и отчетах см. в статьях Добавление поля в форму или отчет, Создание формы в Access и Создание простого отчета.
Добавление поля, в котором хранятся документы, файлы или изображения
С помощью Access можно добавить поле с типом данных Attachment для хранения одного или нескольких документов, файлов или изображений. Поле вложения можно использовать для хранения нескольких файлов в одном поле. В этом поле можно даже сохранить несколько типов файлов. Например, в базе данных кандидатов на работу можно вложить одно или несколько резюме в дополнение к фотографии к записи для каждого контакта.
Добавление поля вложения в таблицу
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которую нужно добавить поле, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор .
Таблица открывается в режиме конструктора.
-
В столбце Имя поля щелкните первую пустую строку и введите имя для нового поля.
-
Щелкните смежную ячейку в столбце Тип данных и выберите Вложение в списке.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
В Access может появиться сообщение о том, что вы не сможете отменить изменения после сохранения таблицы. Это означает, что вы не можете преобразовать поле в другой тип данных, но вы можете удалить поле, если считаете, что совершили ошибку.
-
Нажмите кнопку Да , чтобы подтвердить изменение.
После добавления поля Вложение в таблицу можно использовать диалоговое окно Вложения для добавления документов, файлов или изображений в запись.
Добавление вложения в поле
-
В области навигации дважды щелкните таблицу, в которую нужно добавить вложение.
Таблица открывается в режиме таблицы.
-
В таблице дважды щелкните поле вложения.
Откроется диалоговое окно Вложения.
-
Нажмите кнопку Добавить.
Откроется диалоговое окно Выберите файл.
-
В списке Look in перейдите к файлу или файлам, которые нужно присоединить к записи, выберите файл или файлы, а затем нажмите кнопку Открыть.
Обратите внимание, что можно выбрать несколько файлов любого поддерживаемого типа данных.
-
Чтобы добавить файлы в таблицу, в диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.
Access добавляет файлы в поле и увеличивает число, указывающее соответствующие вложения.
-
Если требуется добавить файлы в текущее поле или другие поля таблицы, повторите эти шаги.
Дополнительные сведения о полях вложения см. в статье Присоединение файлов и графики к записям в базе данных.
Изменение способа отображения поля
Вы можете настроить отображение поля при его отображении. Например, можно задать форматы отображения для использования во всей базе данных, например в формах и отчетах, или при открытии таблицы в режиме таблицы. Чтобы задать формат отображения, необходимо задать свойство Format поля. Затем свойство Format поля автоматически наследуется новыми формами и отчетами, которые вы создаете.
Настройка формата отображения в режиме таблицы
-
В области навигации дважды щелкните таблицу, содержащую поле, формат которого требуется задать.Таблица открывается в режиме таблицы.
-
Щелкните поле, формат отображения которого требуется задать.
-
На вкладке Поля в группе Форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с пунктом Формат, а затем выберите формат.
Поле отображается в новом формате отображения.
Настройка формата отображения в режиме конструктора
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, формат отображения которого требуется изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор .
Таблица открывается в режиме конструктора.
-
Щелкните поле, формат отображения которого требуется задать.
-
В разделе Свойства поля на вкладке Общие щелкните поле Формат .
-
Щелкните раскрывающийся список и выберите формат отображения.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
