Новый Outlook предоставляет новый мощный интерфейс электронной почты, который может помочь руководителям и делегатам повысить производительность в повседневной работе. В этой статье содержатся некоторые новые советы Outlook для календаря и почты , которые полезны для руководителей.
Чтобы приступить к работе, мы рекомендуем вам попробовать новый Outlook.
Примечание: Мы хотим узнать, как улучшить взаимодействие с администраторами и представителями высшего руководства! Вы можете отправить свой отзыв здесь.
В этой статье вы можете:
Предоставление общего доступа к управлению категориями делегату
Добавление новых общих календарей или календарей делегатов
Добавление и просмотр общих почтовых ящиков и папок или делегирование
Управление категориями руководителей и использование их в качестве делегата
Предоставление общего доступа к управлению категориями с делегатом
-
В области навигации выберите Календарь.
-
На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.
-
На странице Общий доступ и разрешения введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ к календарю, и назначьте делегированный доступ. Хотя вы можете предоставить общий доступ к календарю нескольким пользователям, вы можете добавить только одного пользователя за раз из Outlook в Интернете.
-
После добавления пользователя, которому вы хотите предоставить возможность управлять вашим календарем, щелкните раскрывающийся список рядом с его именем и выберите нужный уровень доступа.
-
Выберите уровень доступа Представитель, чтобы в дополнение к разрешениям уровня "Редактор" пользователь получал приглашения на собрания и отвечал на них от вашего имени.
-
Чтобы разрешить делегату управлять категориями, выберите поле проверка для параметра Разрешить делегату управлять категориями.
Добавив пользователя и настроив разрешение для него, нажмите Общий доступ. Если вы решили не открывать доступ к календарю, щелкните значок Удалить.
Пользователь, которому вы предоставили доступ к календарю, получит по электронной почте соответствующее уведомление. Когда он нажмет кнопку Принять в приглашении, ваш календарь будет добавлен в его список календарей.
Дополнительные сведения см. в статье Предоставление общего доступа к календарю и доступ к ним с помощью прав или делегирования разрешений в Outlook.
Просмотр общих календарей
Общие или делегированные календари могут не отображаться по умолчанию в новом Outlook. Чтобы просмотреть общие календари, щелкните Показать все в списке календарей и просмотрите общие календари в разделе календари Люди. Затем выберите интересующий вас календарь, а затем выберите Разделить представление на ленте, чтобы просмотреть несколько календарей рядом.
Добавление новых общих календарей или календарей делегатов
Вы можете добавить новый общий календарь или календарь делегирования либо из сообщения электронной почты, полученного для управления приглашением, либо непосредственно из календаря.
Чтобы добавить его непосредственно из календаря, щелкните Добавить календарь. Затем выберите Добавить из каталога и выберите руководителя или участника команды, календарь которого вы хотите добавить.
Примечание: Вы можете добавить календарь любого участника команды и просмотреть сведения об общем доступе к календарю по умолчанию (для большинства организаций это, как правило, бесплатный или занятый общий доступ).
Добавление и просмотр общих почтовых ящиков и папок или делегирование
Чтобы добавить общие или делегированные почтовые ящики и папки, щелкните три точки рядом с папкой "Мне предоставлен доступ " в учетной записи и выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
Затем выберите общую учетную запись или учетную запись делегата, которую вы хотите добавить. Затем вы можете просмотреть общий почтовый ящик или папки в разделе Мне предоставлен доступ.
Управление категориями руководителей и использование их в качестве делегата
Если вам предоставлено разрешение на управление категориями, необходимо принять разрешения и перезапустить Outlook, чтобы управлять списком категорий руководителей в разделе Параметры.
Теперь вы можете создавать новые категории от имени руководителя, предоставившего разрешение. Эти категории также можно применить к событиям "Почта" и "Календарь" руководителя.
Просмотр и создание категорий для руководителя:
-
Перейдите в раздел Параметры Outlook.
-
Выберите Учетные записи > Категории.
-
Выберите учетную запись руководителя из раскрывающегося списка, чтобы просмотреть его категории.
-
Здесь вы можете создать новые категории.
Применение категорий к собраниям и событиям календаря:
-
В Outlook перейдите в раздел Календарь.
-
Разверните раздел календари Люди и выберите календарь руководителя.
-
Выберите и удерживайте (или щелкните правой кнопкой мыши) одно из своих собраний или событий, а затем выберите Категоризировать
-
Чтобы добавить существующую категорию, выберите ее из списка или выберите Создать категорию. Введите имя новой категории и выберите цвет.
-
Нажмите Сохранить.
Примечания:
-
В настоящее время вы можете создавать категории только от имени другого пользователя. Возможность редактирования, избранного или удаления существующих категорий от имени другого пользователя пока не поддерживается.
-
Кроме того, для отражения новой категории в календаре другого человека может потребоваться до 30 минут.
Ниже приведены некоторые советы по календарю и советы по почте, которые помогут помощникам и делегатам лучше ориентироваться в своих потребностях по управлению временем в новом Outlook.
Поиск времени и запрос очного события
При планировании собрания щелкните Найти время , чтобы легко найти подходящие интервалы времени в календарях участников. Доступность можно просмотреть, наведите указатель мыши на значок участника.
Вы также можете запросить личное участие, включив переключатель Личное событие . Вы по-прежнему можете добавить ссылку на собрание Teams для участников, которые не могут присоединиться лично.
Использование помощника по планированию
Используйте помощник планирования, чтобы легко найти время для собраний. В новом Outlook вы можете просматривать часовые пояса участников и метки расписания в помощнике по планированию.Обратите внимание, что часовые пояса участников отображаются только в том случае, если хотя бы один участник находится в другом часовом поясе.
Использование помощника по планированию для планирования собраний
Автоматические собрания по сети
В новом Outlook все собрания по умолчанию находятся в сети. Переключатель собрания Teams включается при добавлении участников на собрание. В отличие от классического Outlook, ссылка на собрание Teams и сведения добавляются после отправки приглашения. Затем вы можете просмотреть приглашение на собрание, чтобы просмотреть и скопировать сведения о собрании Teams.Мы работаем над обновлением этого поведения и предварительного создания ссылок на собрания, чтобы в будущем вы видели интерфейс, соответствующий классической версии Outlook.
Примечание: Вы можете обновить каждое собрание по сети в разделе Параметры> Календарь > События и приглашения, а также включить или отключить Добавление собрания по сети во все собрания.
Если вы используететрех сторонних поставщиков собраний по сети, таких как Zoom или Cisco WebEx, они также будут отображаться в качестве параметров поставщика собраний в этом параметре при условии, что у вас установлена веб-надстройка.
Скрыть список участников
Теперь можно скрыть список участников для пользователей, получающих приглашение на собрание. При создании собрания выберите Параметры ответа и щелкните Скрыть список участников.
Участники могут добавлять комнаты
В новом Outlook участники могут добавлять комнаты, переадресовав приглашение на собрание в соответствующие комнаты. Затем комната для собраний будет видна всем участникам.
Изменение событий в ряде
Новый Outlook для Windows предлагает следующие варианты редактирования серии собраний:
-
Это событие: Обновления только выбранный экземпляр ряда собраний.
-
Это и все следующие события: Обновления выбранный экземпляр и все будущие экземпляры в ряде, оставляя предыдущие экземпляры без изменений. (Этот параметр недоступен в классическом Outlook для Windows.)
-
Все события в серии: Обновления каждый экземпляр в серии собраний.
Дублирование собрания
Щелкните правой кнопкой мыши событие в области календаря и выберите Дублировать событие , чтобы дублировать его.
Добавление нескольких часовых поясов в календарь
Простое управление собраниями в разных часовых поясах в Новом Outlook. Новый Outlook позволяет добавить до 20 часовых поясов в календаре, тогда как классический Outlook позволяет добавлять только 3 часовых пояса.
Использование категорий руководителей в календаре
Выберите и удерживайте (или щелкните правой кнопкой мыши) событие в представлении календаря и выберите Категоризировать , чтобы применить категории руководителя. Мы планируем разрешить администраторам руководителей изменять, добавлять в избранное и удалять категории руководителей в будущем.
Получение уведомлений общего календаря
В новом Outlook пользователи могут получать уведомления об изменениях в событиях в общем календаре. Эта возможность распространяется как на руководителя, так и на делегатов.
Вы можете выбрать календари, на которые вы хотите согласиться на уведомления, в разделе Параметры> Календарь > Общие календари> Обновления календаря.
Не отправлять ответ RSVP с отслеживанием
В классической версии Outlook, если пользователь выбирает не отправлять ответ во время RSVPing, организатор не сможет отслеживать этот отдельный RSVP.
Однако в новом Outlook, если пользователь снимите флажок Email организатора во время RSVPing, даже если организатору не будет отправлено сообщение с ответом, организатор по-прежнему сможет отслеживать этот RSVP, пока организатор и участник RSVPing находятся в одном клиенте (или организации) M365.В будущем мы планируем поддерживать отслеживание RSVP для разных клиентов.
Сохранение отклоненных собраний в календаре и собраниях RSVP в папке "Входящие"
Сохраните отклоненные собрания в календаре, чтобы вы могли знать о нем, и при необходимости обновите RSVP позже. Это можно включить, выбрав Параметры > Календарь > События и приглашения и установите флажок Сохранить отклоненные события .
Собрания, которые были rsvp'd, также можно хранить в папке "Входящие", чтобы их можно было легко найти позже. Это можно сделать в разделе Параметры > Календарь > События и приглашения > Приглашения от других пользователей и выбрав удалить приглашения из папки "Входящие" после ответа.Эти параметры должны быть включены в почтовом ящике руководителя, чтобы они соблюдались в календаре делегата и папке "Входящие" соответственно.
Подписаться на собрание, на которое вы не можете присутствовать
Новый параметр RSVP позволяет сообщить организатору, что вы не можете присутствовать, но хотите быть в курсе. Вы по-прежнему будете иметь доступ к чату собрания и любой записи и заметкам о собрании, если они доступны. он является отличным способом оставаться в курсе обсуждений, к которым вы или ваши руководители не в состоянии присоединиться.
RSVP лично или виртуально
Если вы хотите узнать, сколько человек будет присутствовать на мероприятии лично или виртуально, создайте личное событие, включив переключатель Личное событие рядом с полем расположения. Хотя вы помечаете событие как "личное", вы также можете добавить собрание Teams для тех, кто не может попасть в офис и по-прежнему хочет принять участие.
Теперь получатели увидят параметры RSVP для параметров Да, лично, Да, виртуально и Да без сведений о посещаемости.
Отправка обновления добавленным или удаленным участникам
Теперь вы можете отправлять обновления собраний только добавленным или удаленным участникам , а не всем участникам в списке получателей.
Перетаскивание сообщений электронной почты и вложений
Новый Outlook поддерживает перетаскивание почты и вложений в форму собрания, чтобы обеспечить эффективность рабочих процессов.
Копирование и экспорт участников собрания
В новом Outlook теперь представлены расширенные функции управления участниками, в том числе:
-
Копировать. Легко копируйте и вставлять сведения о участниках непосредственно из интерфейса
-
Сортировка: по алфавиту сортировать список участников по отображаемой имени (скоро)
-
Поиск: быстрый поиск участников с помощью всего нескольких нажатий клавиш (скоро)
-
Скачать: экспорт сведений об отслеживании участников в файл .csv для внешнего использования (скоро)
Фильтры и правила почты для руководителей
В новом Outlook администраторы могут использовать фильтр электронной почты приглашений календаря , чтобы легко найти приглашения на собрание.
Вы также можете настроить правило Email, полученное для других пользователей, для учетной записи руководителя и автоматически переместить его в отдельную папку и классифицировать по своему типу.
Управление сообщениями электронной почты с помощью правил в Outlook
Перетаскивание сообщений электронной почты для создания задач
Легко оставайтесь на вершине вещей, перетаскивая электронные письма в мой день, чтобы превратить их в задачи.
Управление сообщениями электронной почты с помощью правил в Outlook
Закрепление сообщений электронной почты для быстрого доступа
Теперь вы можете закрепить сообщение электронной почты, чтобы оно отображалось в верхней части папки "Входящие", что позволит вам сэкономить время, чтобы вернуться и найти его. Наведите указатель мыши на сообщение электронной почты или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите закрепить его.
Планирование времени отправки сообщения
В современном гибридном рабочем мире ваш день может быть чьей-то ночью, поэтому вы не хотите отправлять электронное письмо кому-то посреди ночи. В новом Outlook просто отправить сообщение электронной почты при желании. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Отправить и выберите Запланировать отправку.
Задержка или планирование отправки сообщений электронной почты в Outlook
Отложить сообщение
С помощью функции отсрочки вы можете запланировать время для повторной доставки сообщения электронной почты в папку "Входящие", которая отображается в нужное время, чтобы вы могли справиться с этим сообщением, когда это подходящее для вас время. Просто щелкните правой кнопкой мыши любое сообщение и выберите Отложить или выберите Отложить на ленте. Затем выберите нужное вам время его доставки.
Отмена времени отправки
Новый Outlook предлагает возможность отмены отправки. После отправки сообщения можно увидеть параметр отмены в течение 10 секунд. Чтобы управлять этим параметром, перейдите в раздел Параметры > > Compose и Ответить > отменить отправку.
Настройка "Нет на рабочем месте"
Вы можете настроить автоматические ответы для случаев, когда вы не на месте. Вы также можете заблокировать календарь и автоматически отклонить новые собрания из этого интерфейса. Чтобы настроить автоматические ответы, перейдите в раздел Параметры > Учетные записи > Автоматические ответы.
Использование слияния
Новый Outlook поддерживает базовую возможность слияния. В новом сообщении выберите раскрывающийся список Отправить и выберите Начать слияние. Каждый получатель получит свою копию сообщения электронной почты без перечисления других получателей.
Расширенное слияние ожидается в ближайшее время и позволит поля переменных в сообщении электронной почты, которые можно заполнить значениями, определенными в списке. Для получения дополнительных сведений следуйте этому пункту стратегии.
Отправка отзывов
Обратная связь Ваши отзывы помогут нам улучшить продукт.
Вы можете отправить отзыв о новом интерфейсе Outlook в разделе Справка > отзыв. Пожалуйста, упоминание — я ea или я делегат при добавлении комментариев.
