Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
- Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
- Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
- Записи данных с процентами, валютами и почтовыми индексами правильно отформатированы в электронной таблице, чтобы Word могли правильно считывать свои значения.
- Электронная таблица Excel, используемая при слиянии, хранится на локальном компьютере.
- Изменения или дополнения в электронную таблицу выполняются до ее подключения к документу слияния в Word.
Примечание
- Вы можете импортировать сведения из электронной таблицы Excel, импортировав данные из значения с разделители-запятыми (.csv) или текстового (.txt) файла, а также использовать мастер импорта текста для создания новой электронной таблицы.
- Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Изменение списка рассылки
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.
Примечание
Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.
Вставка поля слияния
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо
- Перейдите враздел Блок адресоврассылки>.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса - Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия. - Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.
- Нажмите кнопку ОК.
- Выберите Файл>Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Предварительный просмотр и завершение слияния
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
- Перейдите в разделРезультаты предварительной версиирассылки>.
- Нажмите
или Кнопку Предыдущая
чтобы перемещать записи в источнике данных и просматривать, как они отображаются в документе. - Перейдите к разделу Готово & слияние>документов печати или Отправка сообщений электронной почты.
Сохранение слияния
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
- Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word предложит сохранить подключение.