Освоенный объем — это полезная функция для отслеживания и бюджетирования в Project. Несмотря на множество пугающих сокращений, используемых для определения этого показателя (ФС, БСВР, TPI, ОО и т. д.), особых сложностей он не вызывает. Освоенный объем помогает вам ответить на следующие вопросы: "Имея данные об уже проделанной работе по проекту, сколько средств мы должны были потратить?". Это приводит к вопросам типа "Мы закончим вовремя?".
Простой пример Вы работаете над проектом по садоводству для 10 домов в тупике и ожидаете, что весь проект из 10 домов будет завершен за 10 месяцев. Следовательно, вам нужно делать по одному саду каждый месяц. Рассмотрим этот проект более подробно.
- Ваш общий бюджет для всех десяти домов — 10 000 долл. США.
- В бюджете на каждый дом заложен 1000 долларов, что означает, что вы планируете тратить 1000 долларов в месяц на весь проект. Сюда входят деньги, потраченные на растения, инструменты и садовника.
- Вы запрашиваете отчет у вашей учетной записи по прошествии 2 месяцев. Бухгалтер говорит вам, что на данный момент на проект было потрачено 1500 долларов. Вы думаете: «Отлично, я экономлю деньги».
- Затем вы понимаете свою ошибку. За 2 месяца необходимо было реализовать 20 процентов проекта, так как 2 месяца — это 20 % от 10 месяцев, запланированных для проекта. Но фактически сделано всего полтора сада, а не 2.
- Таким образом, через два месяца вы должны были потратить 20 процентов X 10 000 долларов (или 2 000 долларов) на проект, чтобы сделать его вовремя, и два сада должны быть завершены, а не 1500 долларов за полтора сада. Теперь вы понимаете, что на самом деле отстаете от графика. Ой! Пора поговорить с садовником.
Вот сложная (и очень полезная) характеристика освоенного объема. Этот показатель объединяет время и деньги, так как умножает средства на запланированное время (или процент завершения на жаргоне профессиональных руководителей проекта).
Урок? «Время — деньги», как гласит старая поговорка. Теперь вы еще не можете похвастаться своим мастерством с освоенным капиталом. Читать надо дальше. . .
Дополнительные сведения об освоенном объеме
Отображение освоенного объема
Project отображает сведения об освоенном объеме двумя способами: с помощью представлений и отчетов. Но сначала необходимо настроить освоенный объем для отчетов.
- Создание базового плана
- Установка даты отчета о состоянии проекта
- Выбор метода получения освоенного объема для процента завершения (необязательно)
Использование отчетов
- Выберите "Отчеты>по проектам>"Дополнительные отчеты.
- Выберите "Затраты", а затем "Освоенный объем".
Использование представлений
- Выберите "Просмотреть>таблицу", а затем выберите "Другие таблицы".
- В списке выберите Освоенный объем, Индикаторы освоенного объема или Индикаторы графика освоенного объема.
Если вы не уверены, какая таблица, просто выберите "Освоенный объем". - Нажмите кнопку Применить.
Интерпретация освоенного объема
В основе анализа освоенного объема лежат три основных значения, и вам нужно знать хотя бы эти три значения для использования освоенного объема.
Важной темой, проходящей через эти общие условия освоенного объема, является дата отчета. Анализ освоенного объема предполагает, что вы хотите увидеть ход выполнения проекта до выбранной даты.
Так как лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, используем графический пример. Вот диаграмма с накоплением затрат в течение проекта. Пунктирная линия отображает расходы в течение жизненного цикла проекта.
После начала работы над проектом диаграмма основных значений освоенного объема может выглядеть следующим образом.
Дата отчета о состоянии определяет значения, вычисляемые Project. Фактическая стоимость (ФС) этого проекта превысила бюджетную стоимость. Освоенный объем (ОО) отражает фактическое значение выполненных работ. В этом случае это значение меньше суммы, потраченной на выполнение этих работ
Советы по использованию освоенного объема
| Необходимые действия | Инструкции |
|---|---|
| Быстро принимайте меры | Чем раньше вы определите разницу между фактической стоимостью, бюджетной стоимостью и освоенным объемом проекта, тем раньше вы сможете исправить проблему. |
| Работайте старательнее | Легче сказать, чем сделать. Чем больше работы вы сделаете до следующей даты отчета о состоянии для определения освоенного объема, тем лучше. Простой найм большего количества работников может не помочь, но наем более дешевых работников может помочь. Или вам, возможно, придется «пройтись по этажу», чтобы выяснить, почему работники не становятся более продуктивными. Или, может быть, проблема в менеджерах, которые предоставляют оборудование, требующее большего обслуживания, чем ожидалось. Причин может быть много, но суть в том, что использование «числового подхода» с освоенной стоимостью поможет вам выявить негативные тенденции. |
| Работайте умнее | Не пытайтесь решить проблемы с производительностью для второстепенных задач. Сначала проверьте задачи в критическом пути и изучите их влияние на положительное значение освоенного объема. |
| Повторно создайте отчеты | Анализ освоенного объема в конце проекта не имеет особой ценности. Источники проблем проекта, вероятно, расположены в ранней части жизненного цикла, и на их устранение понадобится слишком много расходов и усилий ваших рабочих, руководителя и других заинтересованных лиц. Пусть у вас войдет в привычку каждый месяц создавать отчеты по освоенному объему, если вы собираетесь использовать их в дальнейшем. |
| Не игнорируйте проблемы на ранних этапах | Если на самых ранних этапах проекта возникают проблемы (такие как увеличение затрат или расходов на обучение), соберите всю рабочую группу и выполните все многочисленные, но необходимые задачи. Не игнорируйте ранние признаки проблем, так как они могут быть более понятными на ранней стадии проекта. |