Access базы данных помогают хранить и отслеживать любые сведения, такие как инвентаризация, контакты или бизнес-процессы. Давайте рассмотрим пути, которые можно выполнить, чтобы создать базу данных Access настольном компьютере, добавить в нее данные, а затем узнать о дальнейших шагах по настройке и использованию новой базы данных.
В этой статье
Выбор шаблона
Access шаблоны имеют встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, которые готовы к использованию. Выбор шаблонов — это первое, что вы заметите, когда начнете Access, и вы можете найти другие шаблоны в Интернете.
-
В Access щелкните Файл > Создать.
-
Выберите шаблон классической базы данных и введите имя базы данных в разделе Имя файла. (Если вы не видите шаблон, который бы работал для вас, используйте поле Поиск шаблонов в Интернете .)
-
Можно либо использовать расположение по умолчанию, которое Access отображается под полем Имя файла , либо щелкнуть значок папки, чтобы выбрать его.
-
Щелкните Создать.
В зависимости от шаблона, для начала работы может потребоваться выполнить одно из следующих действий:
-
Если Access отображается диалоговое окно Входа с пустым списком пользователей:
-
Щелкните Создать пользователя.
-
Заполните форму Сведения о пользователе .
-
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
-
Выберите имя пользователя, которое вы только что ввели, и нажмите кнопку Войти.
-
-
Если Access отображает сообщение "Предупреждение системы безопасности " на панели сообщений и вы доверяете источнику шаблона, щелкните Включить содержимое. Если для базы данных требуется имя входа, войдите еще раз.
Дополнительные сведения см. в статье Создание классической базы данных Access на основе шаблона.
Создание базы данных с нуля
Если ни один из шаблонов не соответствует вашим потребностям, вы можете начать с пустой классической базы данных.
-
В Access щелкните Создать > Пустая база данных рабочего стола.
-
Введите имя базы данных в поле Имя файла .
-
Можно либо использовать расположение по умолчанию, которое Access отображается под полем Имя файла , либо щелкнуть значок папки, чтобы выбрать его.
-
Щелкните Создать.
Добавление таблицы
В базе данных данные хранятся в нескольких связанных таблицах. Чтобы создать таблицу, выполните приведенные ниже действия.
-
При первом открытии базы данных вы увидите пустую таблицу в режиме таблицы, в которую можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, щелкните Создать > таблицу. Вы можете начать вводить данные в пустое поле (ячейку) или вставлять данные из другого источника, например из книги Excel.
-
Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.
Совет: Понятные имена помогают узнать, что содержит каждое поле, не видя его содержимое.
-
В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.
-
Чтобы добавить дополнительные поля, введите в столбце Щелкните, чтобы добавить .
-
Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите его в нужное место. Вы также можете выбрать смежные столбцы и перетащить их все в новое место.
Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.
Копирование и вставка данных
Вы можете скопировать и вставить данные из другой программы, например Excel или Word, в таблицу Access. Это лучше всего работает, если данные разделены на столбцы. Если данные используются в текстовой программе, например Word, используйте теги для разделения столбцов или преобразуйте их в табличный формат перед копированием.
-
Если данные необходимо изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сначала сделайте это в исходной программе.
-
Откройте исходный код и скопируйте (CTRL+C) данные.
-
Откройте таблицу Access, в которую нужно добавить данные в режиме таблицы, и вставьте их (CTRL+V).
-
Дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите понятное имя.
-
Щелкните Файл > Сохранить и присвойте новой таблице имя.
Примечание: Access задает тип данных для каждого поля на основе сведений, которые вы вставляете в первую строку каждого столбца, поэтому убедитесь, что сведения в следующих строках соответствуют первой строке.
Импорт или связывание данных
Вы можете импортировать данные из других источников или связать данные из Access, не перемещая данные из места их хранения. Связывание может быть хорошим вариантом, если у вас есть несколько пользователей, обновляющих данные, и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию или хотите сэкономить место в хранилище. Вы можете выбрать, нужно ли связывать или импортировать данные для большинства форматов. Дополнительные сведения см . в статье Импорт данных или связь с данными в другой базе данных Access .
Процесс немного отличается в зависимости от источника данных, но следующие инструкции помогут вам начать:
-
На вкладке Внешние данные в группе Импорт & link щелкните Создать источник данных , а затем выберите формат данных, из который будет выполняться импорт или ссылка на, из перечисленных параметров подменю.
Примечание: Если по-прежнему не удается найти нужный формат, может потребоваться сначала экспортировать данные в формат файла, который Access поддерживает (например, текстовый файл с разделителями).
-
Следуйте инструкциям в диалоговом окне Получение внешних данных .
При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже приведены внешние источники, из которых можно импортировать данные или ссылку:
|
Импорт |
Создать ссылку |
|
|---|---|---|
|
Excel |
Да |
Да (только для чтения) |
|
Access |
Да |
Да |
|
Базы данных ODBC, например SQL Server |
Да |
Да |
|
Текстовые файлы или файлы данных с разделителями-запятыми (CSV) |
Да |
Да (только добавление новых записей) |
|
SharePoint Список |
Да |
Да |
|
XML |
Да |
|
|
Службы данных |
Да (только для чтения) |
|
|
Документ HTML |
Да |
Да |
|
папкаOutlook |
Да |
Да |
Дополнительные сведения см. в статье Импорт или связывание данных в другой базе данных Access.
Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц
Для быстрого определения избыточных данных можно использовать мастер анализатора таблиц. Затем мастер предоставляет простой способ упорядочить данные в отдельные таблицы. Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии.
-
Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую требуется проанализировать.
-
Щелкните Средства базы данных > Анализ таблицы.
Первые две страницы мастера содержат краткое руководство с примерами. Если отображается поле проверка с надписью Показать вводные страницы?, проверка поле, а затем дважды нажмите кнопку Назад, чтобы увидеть введение. Если вы не хотите снова просматривать вводные страницы, снимите флажок Показать вводные страницы?
Дополнительные сведения см. в статье Нормализация данных с помощью анализатора таблиц.
Дальнейшие действия
Остальная часть процесса разработки зависит от того, что вы хотите сделать, но вы, вероятно, захотите рассмотреть возможность создания запросов, форм, отчетов и макросов. Эти статьи могут помочь:
