Распространение отчета

В этой статье

• Отправка отчета с помощью команды Email

• Экспорт отчета в папку или библиотеку документов SharePoint

• Сведения о создании центра отчетов в SharePoint

Отправка отчета с помощью команды Email

Одним из самых быстрых способов распространения отчета является использование команды Email. Всего несколькими щелчками мыши Access экспортирует отчет, а затем создает новое сообщение электронной почты с вложенным к нему файлом.

1. В области навигации выберите отчет, который нужно отправить.

2. Выберите Внешние данные > Email.

3. В диалоговом окне Отправить объект как выберите формат выходных данных, который нужно использовать, например PDF, и нажмите кнопку ОК.

   Примечание.    Несмотря на то, что вы можете выбрать различные форматы, рассмотрите возможность использования формата переносимого документа (PDF), который стал стандартом defacto, сохраняет макет и формат исходного отчета Access и имеет встроенные способы настройки страниц для просмотра и печати. Дополнительные сведения см. в разделе Установка Adobe Reader и печать PDF.

   Access открывает новое сообщение электронной почты в Outlook с вложенным файлом.

4. Введите адреса электронной почты получателей в полях Кому и Копия , описание в поле Тема и сообщение в области сообщения.

   Совет    По умолчанию файл, отправляемый с помощью этого метода, не сохраняется на компьютере. Если вы хотите сохранить копию файла на компьютере, щелкните правой кнопкой мыши вложение в поле Присоединено и выберите команду Сохранить как.

5. Нажмите кнопку Отправить.

Примечание.    Чтобы автоматизировать процесс, можно использовать макрокоманду EMailDatabaseObject. Например, можно создать макрос с последовательностью этих действий для отправки разных пользователей разных отчетов.

К началу страницы

Экспорт отчета в папку или библиотеку документов SharePoint

1. В области навигации выберите отчет, который нужно экспортировать.

2. Выберите Внешние данные > PDF или XPS , чтобы открыть диалоговое окно Публикация в формате PDF или XPS .

3. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Найдите папку с помощью области навигации.

   • Найдите сайт SharePoint, щелкнув SharePoint в области навигации или введя URL-адрес сайта в поле адреса вверху. Например:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     Дополнительные сведения см. в разделе Обнаружение содержимого с помощью начальной страницы SharePoint.

4. В поле Сохранить как тип убедитесь, что выбран тип PDF-файла .

5. Чтобы изменить имя отчета по умолчанию, введите новое имя файла в поле Имя файла .

6. Чтобы открыть отчет сразу после его экспорта, установите флажок Открыть файл после публикации проверка.

7. В разделе Оптимизировать для выполните одно из следующих действий.

   • Чтобы оптимизировать отчет для большого файла с более высоким разрешением (рекомендуется для печати), выберите Стандартный.

   • Чтобы оптимизировать отчет для файла с меньшим разрешением (рекомендуется для публикации в Интернете), выберите Минимальный размер.

8. Нажмите Опубликовать. Access создает файл. Если вы решили, чтобы Access открыл файл после публикации, Adobe Reader отобразит файл.

9. Чтобы сохранить шаги операции, чтобы можно было выполнить и запланировать ту же операцию, установите флажок Сохранить шаги экспорта проверка:

   • Введите имя и описание шагов.

   • Чтобы создать задачу Outlook, которая планирует операцию экспорта на будущую дату, установите флажок Создать задачу Outlook проверка.

   Дополнительные сведения см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

   Примечание.    Другой способ автоматизации процесса — использовать макрокоманду ExportWithFormatting. Например, можно создать понятное имя файла на основе заголовка отчета и даты экспорта. Это помогает пользователям найти правильный отчет в библиотеке SharePoint или папке многих отчетов. Для этого укажите следующее выражение в аргументе Выходной файл:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Где RptQC5 — это имя объекта отчета, Auto_Header0 — раздел заголовка отчета, а свойство Caption — заголовок отчета.

К началу страницы

Сведения о создании центра отчетов в SharePoint

Рассмотрите возможность создания выделенного центра отчетов в библиотеке документов SharePoint, чтобы пользователям было проще находить и просматривать нужные отчеты. Добавляя столбцы, связывание с библиотекой из Access и настраивая библиотеку документов с представлениями, вы можете предоставить пользователям первоклассный интерфейс. Ниже приведены основные действия, которые можно выполнить.

Создание библиотеки документов    Библиотека документов — это безопасное расположение файлов, которое упрощает совместную работу. В библиотеку можно добавить столбцы, такие как категории, люди или группы, а также вычисляемые столбцы, которые затем можно использовать для создания представлений и фильтров.

Дополнительные сведения см. в статье Что такое библиотека документов?

Обновление столбцов библиотеки из Access    Связав библиотеку с Access, вы можете обновить столбцы в библиотеке документов из Access, чтобы помочь пользователям найти нужные отчеты и предоставить дополнительные сведения.

Дополнительные сведения см. в статье Импорт, связывание и перемещение данных в SharePoint.

Создание отсортированных и отфильтрованных представлений    Вместо отправки отчета из Access по электронной почте отправьте ссылку на соответствующее представление библиотеки документов. Например:

• Отсортируйте представление в порядке возрастания по столбцу Изменено , чтобы сначала отображался самый актуальный отчет. Дополнительные сведения см. в разделе Использование сортировки для изменения представления SharePoint.

• Если в библиотеке есть столбец Выбор с именем JobFunction с тремя значениями: Lineworker, Foreman и Supervisor, создайте отдельные представления на основе выражения фильтра для каждой роли задания:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Когда вы отправляете ссылку на представление "Руководитель" и пользователь щелкает его, в представлении будут отображаться определенные отчеты для руководителей. Чтобы получить ссылку на представление библиотеки, откройте представление и скопируйте URL-адрес из адресной строки.

• Если в библиотеке есть столбец person с именем OurEmployees, создайте представление на основе выражения фильтра, которое использует функцию Me для отображения отчетов только для текущего пользователя:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Когда вы отправляете ссылку на представление и пользователь щелкает его, представление будет отображать конкретные отчеты для этого пользователя.

Дополнительные сведения см. в статьях Использование фильтрации для изменения представления SharePoint и Изменение представления списка в SharePoint.

Подключение веб-частей на современной странице   Вы также можете создать современную страницу для отображения файла в зависимости от того, что пользователь выбирает в библиотеке документов, подключив веб-часть средства просмотра файлов к веб-части библиотеки документов. Пользователи могут просматривать отчеты, чтобы найти нужный.

Дополнительные сведения см. в разделах Использование веб-частей на страницах SharePoint и Подключение веб-частей в SharePoint Online.

Использование Microsoft Flow    Вы можете автоматизировать использование библиотеки и управление ею с помощью Microsoft Flow. Например, можно отправлять push-уведомления, отправлять ежедневные напоминания, создавать задачу планировщика и архивировать файлы с истекшим сроком действия в папку.

Для выбранного элемента в SharePoint создайте задачу Планировщик со ссылкой на элемент SharePoint.

Дополнительные сведения см. в статье Создание потока для списка или библиотеки в SharePoint Online или OneDrive для бизнеса.

К началу страницы