Všetko o pracovných postupoch schválenia

Pracovné postupy lokality SharePoint vám môžu pomôcť automatizovať obchodné procesy, vďaka čomu budú konzistentnejšie a efektívnejšie. Pracovný postup schválenia umožňuje smerovať dokumenty a iné položky uložené v SharePointe jednému alebo viacerým ľuďom na schválenie. 

Ďalšie informácie nájdete v téme Informácie o pracovných postupoch služby SharePoint. 

Ak všetko, čo treba urobiť, je dokončiť úlohu toku činností schvaľovania Stačí sa posunúť nadol na segment Dokončenie a rozbaliť ho. Momentálne možno nebudete potrebovať žiadne ďalšie segmenty.

Pracovné postupy SharePointu sú:

• Efektívne a konzistentné Pracovný postup schválenia automaticky smeruje dokument alebo položku, priraďuje úlohy na kontrolu a sleduje ich priebeh a v prípade potreby odosiela pripomenutia a oznámenia. Aktivitu v pracovnom postupe možno monitorovať a upravovať z centrálnej stránky stavu a história udalostí v priebehu pracovného postupu sa uchováva ešte 60 dní po dokončení.
• Menej práce pre vás Pracovný postup schválenia šetrí vám aj vašim kolegom čas a problémy a zároveň zjednodušuje a štandardizuje proces schvaľovania.

Tu je diagram veľmi jednoduchej verzie toku činností schvaľovania.

Tipy na používanie tohto článku

Informácie v tomto článku sú uvedené v desiatich rozbaliteľných segmentoch.

Kliknutím sem získate niekoľko tipov, ako tento článok využiť čo najlepšie

Ak všetko, čo treba urobiť, je dokončiť úlohu toku činností schvaľovania Stačí sa posunúť nadol na segment Dokončenie a rozbaliť ho. Momentálne možno nebudete potrebovať žiadne ďalšie segmenty.

Ak chcete pridať, spustiť, monitorovať a udržiavať pracovné postupy Ak sa s týmito úlohami ešte neoboznámite, možno bude pre vás užitočné, aby ste si pri prvom návrhu a pridaní pracovného postupu prešli tento článok segmentovaním po segmente. Keď sa oboznámite s informáciami a rozložením článku, budete môcť prejsť priamo na segment, ktorý potrebujete pri každej opakovanej návšteve.

Schválenie obsahu a schválenie publikovania Môžete mať zoznamy alebo knižnice, v ktorých chcete skontrolovať nové položky alebo nové verzie aktuálnych položiek z hľadiska presnosti ich obsahu, vhodnosti formy a štýlu predtým, než sa zobrazia všetkým používateľom s prístupom k zoznamu. Tento druh procesu revízie sa nazýva schválenie obsahu a pracovný postup schválenia môžete použiť na riadenie schválenia obsahu v zozname alebo knižnici. (Veľmi podobný je aj pracovný postup schválenia publikovania, ktorý bol vytvorený špeciálne na lokalitách SharePoint, ktoré publikujú webové stránky na internete.)

Pár slov o tlači tohto článku Tento článok je dlhý. Ak chcete vytlačiť len vybraté segmenty, uistite sa, že pri tlači sa rozbalia iba tieto segmenty. (Ak chcete do vytlačenej kópie zahrnúť kompletnú grafiku, tlačte na šírku a nie na výšku.)

A pár slov o vyhľadávaní Pred vyhľadávaním akéhokoľvek textu alebo výrazu v tomto článku skontrolujte, či sú rozbalené všetky segmenty, v ktorých chcete vyhľadávať.

Ďalšie informácie o pracovných postupoch schválenia

Pracovný postup schválenia je sharepointová funkcia, ktorá smeruje dokument alebo inú položku uloženú v zozname alebo knižnici SharePointu jednej alebo viacerým ľuďom na schválenie alebo odmietnutie. Pracovný postup celý proces automatizuje, zjednodušuje a štandardizuje.

Základný pracovný postup schválenia, ktorý je súčasťou produktov SharePointu, funguje ako šablóna. Pomocou tejto šablóny môžete na lokality pridať viaceré toky činností schvaľovania. Každý tok činností, ktorý pridáte, je jedinečnou verziou základného toku činností schvaľovania, pričom každý z nich má svoj vlastný špecializovaný spôsob práce na základe nastavení, ktoré zadáte pri jeho pridávaní.

Sekcie v tomto segmente

1. Čo mi môže robiť pracovný postup schvaľovania?
2. Čo nedokáže robiť pracovný postup schvaľovania?
3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?
4. Ako plánovať, pridávať, prevádzkovať a udržiavať tento typ pracovného postupu?

1. Čo mi môže urobiť pracovný postup schvaľovania?

• Pri prvom pridaní toku činností schvaľovania do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít môžete určiť, koľko účastníkov má byť zahrnutých a či sa im úlohy prideľujú jedna po druhej (sériovo) alebo všetci naraz (paralelne). Môžete sa dokonca rozhodnúť, či rozdelíte úlohy účastníkov do dvoch alebo viacerých samostatných etáp, a môžete tiež určiť konečný termín dokončenia alebo čas povolený na dokončenie každej úlohy. Vždy, keď spustíte pracovný postup manuálne v položke, môžete upraviť ktorékoľvek z týchto nastavení.
• Pracovný postup priradí úlohu každému určenému účastníkovi. Každý účastník si vyberie z viacerých možných odpovedí: schváliť alebo odmietnuť položku, požiadať o zmenu položky, zmeniť priradenie úlohy alebo zrušiť alebo odstrániť úlohu.
• Počas toho, ako je pracovný postup spustený, môžete sledovať priebeh a vykonávať potrebné úpravy z jedinej centrálnej stránky stavu pracovného postupu.
• Počas 60 dní po dokončení pracovného postupu je zoznam všetkých udalostí pracovného postupu, ktoré sa vyskytli počas tohto spustenia (alebo inštancie) pracovného postupu, naďalej k dispozícii na stránke stavu pracovného postupu na neformálne použitie.

Tok činností schvaľovania môžete použiť aj na spravovanie procesu schválenia obsahu zoznamu alebo knižnice. Ďalšie informácie nájdete v časti Ovládací prvok v tomto článku.

2. Čo nedokáže robiť pracovný postup schvaľovania?

Účastníci toku činností schvaľovania zvyčajne nemajú povolené vykonávať zmeny v revidovanej položke. Namiesto toho môžu účastníci požiadať o vykonanie zmien v položke v priebehu inštancie pracovného postupu. Ak chcete pridať pracovný postup, do ktorého budú účastníci vkladať komentáre a sledované zmeny priamo v samotnej položke, pozrite si článok Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok v časti Pozrite tiež .

Pracovné postupy schvaľovania tiež nie sú určené na zhromažďovanie podpisov. Ak chcete použiť pracovný postup na zhromažďovanie podpisov v dokumente programu Microsoft Word, zošite programu Microsoft Excel alebo vo formulári programu Microsoft InfoPath, pozrite si článok Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania podpisov v časti Pozrite tiež.

Na začiatok segmentu

3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

Pridanie pracovného postupuPredvolene musíte mať povolenie spravovať zoznamy, aby ste mohli pridať pracovný postup. (V predvolenom nastavení má skupina Vlastníci povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupina Návštevníci ho nemá.)

Spustenie pracovného postupuAk chcete spustiť pracovný postup, ktorý už bol pridaný, musíte mať predvolene povolenie na úpravu položiek. (V predvolenom nastavení má povolenie upravovať položky skupina Členovia aj skupina Vlastníci, skupina Návštevníci ho nemá.)

Prípadne sa vlastníci môžu rozhodnúť nakonfigurovať konkrétne pracovné postupy tak, aby ich mohli spustiť iba členovia skupiny Vlastníci. (Na vykonanie tohto kroku začiarknite políčko Vyžadovať na spustenie tohto toku činností povolenia vyžadovať na spustenie tohto toku činností.)

Na začiatok segmentu

4. Ako plánovať, pridávať, prevádzkovať a udržiavať tento typ pracovného postupu?

Toto sú základné etapy:

• PRED spustením pracovného postupu (plánovanie, pridanie, spustenie)
  Pred pridaním pracovného postupu si naplánujte, kam ho chcete pridať (pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo pre celú kolekciu lokalít) a aké podrobné informácie o tom bude fungovať. Po pridaní a nakonfigurovaní pracovného postupu môže každý s potrebnými povoleniami spustiť pracovný postup pre konkrétnu položku. Pracovný postup je tiež možné nastaviť na automatické spustenie. Automatické spustenia možno aktivovať na základe jednej alebo oboch z dvoch spúšťacích udalostí: pri pridaní alebo vytvorení ľubovoľnej položky v zozname či knižnici, alebo pri zmene ľubovoľnej položky v zozname alebo knižnici.
• POČAS pracovného postupu (dokončenie, monitorovanie, úprava)
  Počas pracovného postupu jednotliví účastníci dokončia svoje priradené úlohy. Účastníkom, ktorí nedodržali termíny úloh, sa odošlú automatické pripomenutia. Priebeh pracovného postupu môžete zatiaľ sledovať z centrálnej stránky stavu pracovného postupu pre konkrétnu inštanciu pracovného postupu. Úpravy pracovného postupu počas jeho spustenia možno vykonávať na tej istej strane. V prípade potreby môžete pracovný postup zrušiť alebo ukončiť odtiaľ.
• PO spustení pracovného postupu (revízia, zostava, zmena)
  Po dokončení pracovného postupu je možné až 60 dní skontrolovať celú históriu daného spustenia (alebo inštancie) na stránke stavu pracovného postupu. Na tej istej strane možno vytvoriť štatistické zostavy o výkone tejto verzie pracovného postupu. Nakoniec, ak chcete v súvislosti s fungovaním pracovného postupu niečo zmeniť, môžete otvoriť a upraviť formulár priradenia, ktorý ste vyplnili pri prvom pridaní pracovného postupu.

Nasledujúci vývojový diagram znázorňuje tieto etapy z pohľadu osoby, ktorá pridáva nový pracovný postup.

PLÁNOVANIE nového toku činností schvaľovania

V tomto segmente identifikujeme rozhodnutia, ktoré je potrebné urobiť, a informácie, ktoré je potrebné zhromaždiť pred pridaním verzie toku činností schvaľovania.

Ak sa už vyznáte vo postupe pridávania tohto typu pracovného postupu a potrebujete len pripomenutie jednotlivých krokov, môžete prejsť priamo na príslušný segment pridávania (zoznam/knižnicu alebo kolekciu lokalít) v tomto článku.

Sekcie v tomto segmente

1. Šablóny a verzie
2. Predstavujeme formulár priradenia
3. Dvanásť otázok na zodpovedanie

1. Šablóny a verzie

Pracovné postupy, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu, fungujú ako predlohy , na ktorých sú založené špecifické, individuálne pracovné postupy, ktoré pridáte do zoznamov, knižníc a kolekcií lokalít.

Vždy, keď napríklad pridáte tok činností schvaľovania, v skutočnosti pridávate verziu šablóny všeobecného toku činností schvaľovania. Každej verzii dáte vlastný názov a vlastné nastavenia, ktoré určíte vo formulári priradenia pri pridávaní danej verzie. Týmto spôsobom môžete pridať viaceré pracovné postupy, pričom všetky verzie sú založené na predlohe šablóny toku činností schvaľovania, pričom každá z verzií bude pomenovaná a prispôsobená pre konkrétny spôsob, akým ju budete používať. Pomenované verzie sa tiež môžu označovať ako inštancie pracovných postupov.

Na začiatok segmentu

2. Predstavujeme formulár priradenia

Vždy, keď pridáte novú verziu pracovného postupu založenú na niektorej zo šablón zahrnutých pracovných postupov, vypĺňate formulár priradenia , v ktorom určíte spôsob, akým chcete, aby nová inštancia fungovala.

V nasledujúcej časti nájdete zoznam otázok, ktoré vás pripravia na vyplnenie formulára priradenia. Najskôr si však nájdite chvíľu času na to, aby ste si prezreli formulár a jeho polia.

Prvá strana formulára priradení

Druhá strana formulára priradení

Polia v červenom poli na tejto druhej strane sa zobrazia aj vo formulári spúšťania, ktorý sa zobrazí pri každom manuálnom spustení pracovného postupu a ktorý je tu možné upraviť pre toto jedno spustenie.

Na začiatok segmentu

3. Dvanásť otázok na zodpovedanie

Hneď po získaní odpovedí na všetky otázky v tejto časti môžete pracovný postup pridať.

1. Je toto správny typ pracovného postupu?
2. Jeden zoznam, knižnicu alebo celú kolekciu lokalít? a Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?
3. Čo je dobrý názov?
4. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?
5. Ako (a kým) možno tento pracovný postup spustiť?
6. Budú mať typy obsahu, ktoré dedia z tohto pracovného postupu, aj tento pracovný postup?
7. Účastníci: Ktorí ľudia, v akom poradí?
8. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?
9. Kedy je termín dokončenia úlohy?
10. Kedy sa tento pracovný postup skončí?
11. Kto potrebuje byť upovedomený?
12. Bude tento pracovný postup riadiť schvaľovanie obsahu?

01. Je toto správny typ pracovného postupu?

Existuje niekoľko šablón pracovných postupov, ktoré majú v názve slovo schválenie. Tento článok sa týka šablóny pracovného postupu, ktorá sa v ponuke zobrazuje ako Schválenie – SharePoint 2010. Ak si nie ste istí, či je tento typ pracovného postupu pre vás tým najlepším riešením, vráťte sa na časť LEARN v tomto článku. Ďalšie informácie o ďalších šablónach pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii, nájdete v článku Informácie o pracovných postupoch zahrnutých do SharePointu v časti Pozrite tiež .

Na začiatok segmentu

02. Jeden zoznam, knižnicu alebo celú kolekciu lokalít? a) Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

Novú verziu toku činností schvaľovania môžete sprístupniť len v jednom zozname alebo knižnici, alebo ju môžete sprístupniť v rámci celej kolekcie lokalít.

• Ak pridáte pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, môžete ho nastaviť tak, aby sa spúšťal pre všetky typy obsahu alebo iba pre jeden typ obsahu.
• Ak však pridáte pracovný postup pre celú kolekciu lokalít, musíte ho nastaviť tak, aby fungoval iba v jednom type obsahu lokality.

Čo je typ obsahu?

Každý dokument alebo iná položka uložená v zozname alebo knižnici SharePointu patrí do toho či onoho typu obsahu. Typ obsahu môže byť taký základný a všeobecný ako dokument alebo tabuľkový hárok programu Excel, alebo dostatočne špecializovaný, ako je napríklad právna, zmluva alebo špecifikácia dizajnu produktu. Niektoré typy obsahu sú v produktoch SharePointu predvolene k dispozícii, ale môžete ich prispôsobiť a pridať ďalšie, ktoré si sami vytvoríte. Ďalšie informácie nájdete v témach Vytvorenie alebo prispôsobenie typu obsahu lokality a Pridanie typu obsahu do zoznamu alebo knižnice.

Na začiatok segmentu

03. Čo je dobrý názov?

Verzii pracovného postupu zadajte názov, ktorý:

• Jasne označuje, na čo sa používa.
• Jasne ho odlišuje od ostatných pracovných postupov.

Príklad

Predstavte si, že ste členom skupiny editorov. Skupina chce používať dva rôzne pracovné postupy schválenia na spravovanie odoslaných dokumentov od externých prispievateľov:

• Prvý pracovný postup spustíte pre každý odoslaný dokument a rozhodnete, či ho chcete prijať do procesu úprav.
• Po prijatí a úprave odoslaného dokumentu spustíte druhý pracovný postup upraveného konceptu, aby ste sa rozhodli, či ho chcete prijať ako finálnu verziu.

Prvý pracovný postup môžete nazvať Schválenie prijatia odoslania a druhý Schválenie konečného konceptu.

Na začiatok segmentu

04. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

Pracovný postup môže používať predvolený zoznam úloh a zoznam histórie lokality, použiť iné existujúce zoznamy úloh a histórie alebo požiadať o nové zoznamy len pre daný pracovný postup.

• Ak bude lokalita obsahovať množstvo tokov činností, prípadne niektoré toky činností budú zahŕňať množstvo úloh, zvážte možnosť vyžiadať si nové zoznamy pre každý tok činností. (Spravovanie príliš dlhých zoznamov môže spomaliť výkon. Je rýchlejšie a jednoduchšie udržiavať niekoľko kratších zoznamov ako jeden veľmi dlhý.)
• Ak budú úlohy a história tohto pracovného postupu obsahovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré je potrebné uchovať oddelene od všeobecného zoznamu úloh , určite by ste mali naznačiť, že chcete pre tento pracovný postup nové, samostatné zoznamy. (Po pridaní toku činností skontrolujte, či sú pre nové zoznamy nastavené príslušné povolenia.)

Na začiatok segmentu

05. Ako (a kým) možno tento pracovný postup spustiť?

Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, alebo iba automaticky, alebo v oboch prípadoch:

• Pri manuálnom spustení toku činností schvaľovania v konkrétnom dokumente alebo položke sa zobrazí ďalší formulár – formulár spúšťania. Formulár spúšťania obsahuje väčšinu nastavení z druhej strany formulára priradenia . Ak chce osoba, ktorá spúšťa pracovný postup, niektoré z týchto nastavení zmeniť (iba pre aktuálnu inštanciu), môže tak urobiť ešte pred kliknutím na tlačidlo Spustiť. Prechod na zoznam > Položka kontextovej ponuky>> Pracovné postupy Vyberte pracovný postup a spustite ho manuálne.
• Pri automatickom spustení samozrejme nie je možné predložiť formulár spúšťania, takže predvolené nastavenia zadané vo formulári priradenia sa použijú bez akýchkoľvek zmien.

Nasledujúci príklad zobrazuje rozdiel medzi manuálnym a automatickým spustením.

Všetky zmeny vykonané vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť trvalé predvolené nastavenie toku činností, treba upraviť pôvodný formulár priradenia tak, ako je vysvetlené v časti ZMENA v tomto článku.

Manuálne spustenie

Ak povolíte manuálne spustenie, každý, kto má potrebné povolenia, môže pracovný postup kedykoľvek spustiť v ľubovoľnej oprávnenej položke.

Výhodou manuálneho spustenia je, že vy a vaši kolegovia môžete pracovný postup spustiť iba vtedy, keď sa tak rozhodnete, a že pri každom jeho spustení budete mať možnosť zmeniť niektoré nastavenia pomocou formulára spúšťania.

Rýchly príklad Ak chcete pracovný postup spustiť iba na položkách, ktoré vytvoril autor mimo vášho tímu, manuálnym spustením sa zabráni jeho automatickému spusteniu pre položky, ktoré ste vytvorili vy a členovia vášho tímu. (Alternatívne riešenie: udržiavajte jeden zoznam alebo knižnicu pre položky od autorov v tíme a samostatný zoznam alebo knižnicu pre položky od všetkých ostatných autorov. Týmto spôsobom môžete pracovný postup spustiť automaticky, ale len v zozname externých autorov. Ďalšie riešenie: pridajte podmienku IF a nastavte položku Vytvoril konkrétnej osobe.

Hlavnou nevýhodou manuálneho spustenia je, že niekto musí pamätať na spustenie pracovného postupu vždy, keď je to potrebné.

Automatické spustenie

Môžete nastaviť, aby sa pracovný postup spustil automaticky pri ktorejkoľvek z nasledujúcich udalostí:

• Niekto sa pokúša publikovať hlavnú verziu položky.
• Vytvorí sa nová položka v zozname alebo knižnici, prípadne sa nahrá do zoznamu alebo knižnice.
• Zmení sa položka, ktorá je už uložená v zozname alebo knižnici.

Výhodou automatického spustenia je, že nikto nemusí pamätať na spustenie pracovného postupu. Spustí sa pri každom výskyte spúšťacej udalosti.

Rýchly príklad Ak ste zodpovední za presnosť a vhodnosť položiek v zozname, môžete pridať tok činností schvaľovania do tohto zoznamu a určiť seba ako jediného účastníka. Pracovný postup by ste mohli nastaviť tak, aby sa spustil automaticky vždy, keď sa zmení položka v zozname a pridá sa nová položka. Takýmto spôsobom budete vždy informovaní v aktuálnom stave.

Dve nevýhody automatického štartu:

• Pracovný postup nemôžete zastaviť vždy, keď sa vyskytne spúšťacia udalosť.
• Na začiatku jednotlivej inštancie nie je možné zmeniť žiadne nastavenia.

Ďalšie informácie o automatickom spustení toku činností schvaľovania vždy, keď sa niekto pokúsi publikovať hlavnú verziu položky, nájdete v časti Ovládací prvok v tomto článku.

Na začiatok segmentu

06. Budú mať typy obsahu, ktoré dedia z tohto pracovného postupu, aj tento pracovný postup?

Až po pridaní pracovného postupu k typu obsahu celej kolekcie lokalít máte možnosť pridať pracovný postup aj k všetkým ostatným typom obsahu v kolekcii lokalít, ktoré dedia z typu obsahu, do ktorého pridávate pracovný postup.

Poznámky

• Dokončenie operácie, ktorou sa dokončí všetko ďalšie pridanie, môže trvať dlho.
• Ak bolo dedenie prerušené v prípade ľubovoľných lokalít alebo podlokalít, kde chcete tento pracovný postup pridať k dediacim typom obsahu, pred spustením tejto operácie skontrolujte, či ste členom skupiny vlastníkov každej z týchto lokalít alebo podlokalít.

Na začiatok segmentu

07. Účastníci: Ktorí ľudia, v akom poradí?

Je potrebné zadať meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorej budú úlohy revízie priradené.

Jedna etapa alebo viacero etáp? Môžete si vybrať, či chcete mať len jednu fázu úloh revízie alebo viacero etáp. Ak máte viac ako jednu etapu, etapy sa budú vykonávať jedna po druhej.

Paralelné kontroly alebo sériové recenzie? V prípade účastníkov v ľubovoľnej etape si môžete vybrať, či im budú priradené všetky úlohy revízie naraz (paralelne), alebo či chcete, aby ich úlohy kontroly boli priradené jedna po druhej (sériovo) v uvedenom poradí. Možnosť sériového pripojenia môže byť užitočná, ak napríklad nastavíte pracovný postup tak, aby skončil po prvom odmietnutí, alebo ak chcete, aby si účastníci mohli ďalej prezerať komentáre predchádzajúcich účastníkov ako súčasť kontextu svojich recenzií.

Príklad

Tento jednoduchý scenár ilustruje niektoré z výhod viacnásobných etáp a sériových kontrol:

Predstavte si, že František pridá nový pracovný postup schválenia. Chce, aby jeho spolupracovníci Anna a Sean najskôr skontrolovali každú položku, až potom ju on sám skontroluje. Chce, aby sa pracovný postup ukončil pred jeho vlastnou kontrolou, ak Anna alebo Sean položku zamietnu. František to môže nastaviť dvoma spôsobmi:

• Pomocou sériovej revízieFrank pripraví jednofázovú sériovú recenziu, v ktorej sú Anna a Sean prvými dvoma účastníkmi a on je tretí; a vyberie možnosť Skončiť pri prvom odmietnutí .
  V tomto prípade musí Anna schváliť položku pred priradením úlohy Seanovi a potom musí Marek schváliť položku pred priradením úlohy pre Franka. Ak Anna položku odmietne, Seanovi ani Frankovi nebude priradená úloha. a ak Anna schváli, ale Marek odmietne, potom sa pracovný postup stále skončí predtým, ako sa Frankovi priradí úloha kontroly.
  Takto Frank nastavuje svoju jednofázovú sériovú recenziu.
  
  
• Použitím dvoch etápAk František chce, aby sa hodnotenia priradili Anne a Seanovi naraz, aby Marek nemusel čakať, kým Anna dokončí prácu, môže nastaviť dve etapy pracovného postupu: prvú bude mať paralelnú fázu pre recenzie Anny a Seana a druhú etapu bude predstavovať iba jeho vlastnú hodnotenie. Opäť vyberie možnosť Skončiť pri prvom odmietnutí . Druhá etapa sa začne až po dokončení prvej etapy; takže ak Anna alebo Sean položku zamietnu, Frankova úloha kontroly nebude nikdy priradená.
  Takto Frank nastavuje svoju dvojfázovú paralelnú recenziu.
  
  

Tu uvádzame diagramy oboch riešení.

Účastníci mimo organizácie Na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej sharepointovej organizácie, sa uplatňuje špeciálny postup. Člen lokality v tomto procese pôsobí ako zástupca externého účastníka.

Tu je diagram tohto procesu:

Priradiť jednu úlohu každej celej skupine alebo jednu každému členovi skupiny? Ak zahrniete adresu skupiny alebo distribučný zoznam medzi účastníkov pracovného postupu, pracovný postup môže priradiť jednu úlohu každému členovi skupiny alebo iba jednu úlohu celej skupine (no stále odosielať oznámenie o tejto jednej úlohe každému členovi). Ak je celej skupine priradená iba jedna úloha, potom si môže každý člen skupiny nárokovať a dokončiť túto jednu úlohu. (Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončené v tomto článku.)

Na začiatok segmentu

08. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?

Vo formulári priradenia sa nachádza textové pole, kde môžete zadať pokyny, podrobnosti o požiadavkách, zdrojoch a tak ďalej.

Môžete sem zahrnúť dve veci:

• Kontaktné informácie pre prípad, že majú účastníci ťažkosti alebo otázky.
• Ak váš pracovný postup priradí každej skupine alebo distribučnému zoznamu iba jednu úlohu, tu spomeňte, že jeden člen z každej takejto skupiny si má úlohu pred jej dokončením vyzdvihnúť. Takto ostatní členovia skupiny nebudú strácať čas začatím rovnakej úlohy. Podrobnosti o získaní skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončenie tohto článku

Na začiatok segmentu

09. Kedy je termín dokončenia úlohy?

Termín dokončenia úloh toku činností môžete určiť jedným alebo oboma spôsobmi:

Podľa dátumu kalendára Môžete určiť jeden kalendárny dátum, do ktorého sa majú dokončiť všetky úlohy.

• Ak nastavíte pracovný postup tak, aby sa spúšťal automaticky, zvyčajne by ste túto možnosť nemali používať. Je to preto, lebo zadaná hodnota dátumu sa automaticky neupraví vo vzťahu k aktuálnemu dátumu pri každom automatickom spustení toku činností.

Podľa trvania úlohy Môžete zadať počet dní, týždňov alebo mesiacov, ktoré sú povolené na dokončenie každej úlohy počnúc jej priradením.

• Termín dokončenia kalendára prepíše určené trvanie úlohy. To znamená: Ak je dnes 10. júna a dnes mi bola priradená úloha, ktorá trva tri dni, ale má aj kalendárny termín dokončenia 11. júna, potom termín dokončenia úlohy bude 11. júna (kalendárny termín), a nie 13. júna (koniec trojdňového trvania).

Na začiatok segmentu

10. Kedy sa tento pracovný postup skončí?

Ak nechcete strácať čas zbytočnými kontrolami, môžete sa rozhodnúť, že pracovný postup sa ukončí okamžite (pred zadaným alebo vypočítaným termínom dokončenia), keď nastane niektorá z týchto dvoch udalostí:

• ktorýkoľvek účastník položku odmietne.
• Položka sa zmení akýmkoľvek spôsobom.

Na začiatok segmentu

11. Kto potrebuje byť upovedomený?

Do poľa Kópia na druhej strane formulára priradenia môžete zadať mená alebo adresy všetkých osôb, ktoré by mali byť upozornené pri každom spustení alebo ukončení tohto pracovného postupu.

• Ak zadáte meno na tomto mieste, úloha pracovného postupu nebude mať za následok priradenie úlohy pracovného postupu danej osobe.
• Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí , dostane oznámenia o začiatku a konci bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.
• Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala , dostane oznámenia o začiatku a konci bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli.

Na začiatok segmentu

12. Bude tento pracovný postup riadiť schvaľovanie obsahu?

Môžete mať zoznamy alebo knižnice, v ktorých chcete skontrolovať nové položky alebo nové verzie aktuálnych položiek z hľadiska presnosti ich obsahu, vhodnosti formy a štýlu predtým, než sa zobrazia všetkým používateľom s prístupom k zoznamu. Tento druh procesu kontroly sa nazýva schválenie obsahu.

V produktoch SharePointu môžete pomocou pracovného postupu schválenia ešte jednoduchšie a efektívnejšie proces schválenia obsahu. Ďalšie informácie nájdete v časti Riadenie schvaľovania obsahu v tomto článku.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení pridať nový tok činností schvaľovania do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, prejdite do príslušného segmentu pridávania (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) v tomto článku.

Riadenie schválenia obsahu pomocou toku činností schvaľovania

Možno máte zoznamy a knižnice, v ktorých chcete skontrolovať nové položky alebo nové verzie aktuálnych položiek z hľadiska presnosti ich obsahu alebo vhodnosti ich formy a štýlu predtým, než sa stanú viditeľnými pre každého, kto má prístup k zoznamu. Tento druh procesu kontroly sa nazýva schválenie obsahu.

V produktoch SharePointu môžete ovládať schválenie obsahu manuálne, bez pracovného postupu. Pracovný postup schválenia v SharePointe však môže tento proces ešte viac zjednodušiť a zefektívniť.

Ak ešte nemáte skúsenosti s funkciami tvorby verzií a schvaľovania obsahu v produktoch SharePointu, odporúčame vám začať s tým, aby ste si najprv prešli na nasledujúce články:

• Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality
• Schválenie alebo odmietnutie položiek alebo súborov v zozname alebo knižnici lokality
• Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií pre zoznam alebo knižnicu

Existujú dva spôsoby, ktorými môže pracovný postup schválenia riadiť proces schvaľovania obsahu, pričom každý z nich je priradený jednému ovládaciemu prvku vo formulároch priradenia, ktoré vypĺňate pri prvom pridaní toku činností. Pracovný postup môžete použiť pre ktorýkoľvek alebo obidva.

Riadenie publikovania hlavných verzií

V oblasti Možnosti spustenia na prvej strane formulára priradení je možnosť Spustiť tento pracovný postup na schválenie publikovania hlavnej verzie položky. Niekoľko poznámok:

• Táto možnosť je k dispozícii len pre tok činností schvaľovania, ktorý je spustený pre všetky typy obsahu v jednom zozname alebo knižnici, a nie pre tok činností, ktorý je spustený len pre položky jedného typu obsahu.
• Táto možnosť je k dispozícii len vtedy, ak je pre zoznam alebo knižnicu na stránke Nastavenia tvorby verzií povolené schválenie obsahu a na tej istej stránke musí byť vybratá možnosť Vytvoriť hlavné a vedľajšie (konceptové verzie ).
• Ak vyberiete túto možnosť, nebudú k dispozícii dve možnosti, ktoré za touto možnosťou nasleduje: spustiť tento pracovný postup pri vytvorení novej položky a spustiť tento pracovný postup po zmene položky.
• Ak vyberiete túto možnosť, pracovný postup sa automaticky spustí pre položku iba vtedy, ak sa niekto pokúsi publikovať hlavnú verziu tejto položky.
• V jednom zozname alebo knižnici môže existovať iba jeden tok činností schvaľovania, ktorý sa používa na schvaľovanie publikovania hlavných verzií. Ak sa pokúsite pre túto funkciu určiť druhý pracovný postup v rovnakom zozname alebo knižnici, zobrazí sa výzva na výber jedného alebo druhého pracovného postupu.

Ovládanie nie je založené na tvorbe verzií

V oblasti Povoliť schválenie obsahu na druhej strane formulára priradenia je k dispozícii možnosť Aktualizovať stav schválenia po dokončení toku činností (tento tok činností použiť na riadenie schválenia obsahu).

Táto možnosť je k dispozícii vo formulári bez ohľadu na to, či sa v zozname alebo knižnici vyžaduje schválenie obsahu. V oboch prípadoch sa hodnota položky v poli schválenia aktualizuje na základe výsledkov toku činností.

Pomocou tejto možnosti môžete:

• vždy spúšťať pracovný postup manuálne alebo
• Vyberte jednu alebo viac možností automatického spustenia uvedených na prvej strane formulára priradenia, alebo
• Povoliť manuálne aj automatické spustenie

Ovládací prvok obsahu pre lokality publikovania na webe

Riadenie obsahu je špecializovaný proces v lokalitách, ktoré publikujú stránky na webe. Preto je na publikačných lokalitách k dispozícii špecializovaný pracovný postup schválenia publikovania, ako aj šablóna lokality (nazývaná Lokalita publikovania s pracovným postupom), ktorá zahŕňa verziu tohto pracovného postupu, ktorá už je prispôsobená na použitie pri publikovaní na webe.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení pridať nový tok činností schvaľovania do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, prejdite do príslušného segmentu pridávania (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) v tomto článku.

Pridanie toku činností schvaľovania (len pre jeden zoznam alebo knižnicu)

Ak sa s pridávaním pracovných postupov ešte nevyznáte, možno bude pre vás užitočné skontrolovať v tomto článku segment LEARN a PLAN (skôr než budete pokračovať s krokmi v tomto segmente).

Sekcie v tomto segmente

1. Skôr než začnete
2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr než začnete

Pred pridaním pracovného postupu je potrebné usporiadať dve veci:

E-mail Aby pracovný postup mohol odosielať e-mailové oznámenia a pripomenutia, na lokalite SharePoint musí byť e-mail povolený. Ak si nie ste istí, či ste postup už vykonali, obráťte sa na správcu SharePointu. Pozrite si aj SharePoint 2013: Podrobné pokyny na nastavenie odchádzajúcej pošty.

Povolenia Predvolené nastavenie SharePointu vyžaduje, aby ste mali povolenie spravovať zoznamy, aby ste mohli pridávať pracovné postupy pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (V predvolenom nastavení má skupina Vlastníci povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a Návštevníci ho nemá. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti LEARN v tomto článku.)

Na začiatok segmentu

2. Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, do ktorej chcete pridať tok činností.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .

   Poznámka

   Názov karty sa môže líšiť podľa typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa napríklad karta nazýva Kalendár.

3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie toku činností.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu v časti Zobraziť priradenia pracovného postupu tohto typu zadajte, či sa má pracovný postup spustiť pre dokument, zoznam alebo priečinok, a potom kliknite na položku Pridať tok činností.

5. Vyplňte prvú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny postupujte podľa obrázka.)
   

   	Typ obsahu Ponechajte predvolený výber Všetko alebo vyberte konkrétny typ obsahu.
   	Šablóna Vyberte šablónu Schválenie – SharePoint 2010 . Poznámka: Ak sa šablóna Schválenie – SharePoint 2010 v zozname nezobrazí, obráťte sa na správcu SharePointu a zistite viac o jej aktivácii pre kolekciu lokalít alebo pracovný priestor. Ak ste správcom, prejdite na položky Nastavenie >lokalityFunkcie>kolekcie lokalít Aktivácia funkcií pracovných postupov.
   	Názov Zadajte názov tohto toku činností. Názov bude identifikovať tento pracovný postup pre používateľov tohto zoznamu alebo knižnice. Návrhy týkajúce sa pomenovania pracovného postupu nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Zoznam úloh Vyberte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo kliknúť na položku Nový zoznam úloh a vytvoriť nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu úloh (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	History List Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku História pracovného postupu (nové), čím vytvoríte nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu histórie (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Možnosti spustenia Určite spôsob alebo spôsoby spustenia tohto pracovného postupu. Informácie o výbere možností spustenia nájdete v časti PLÁN v tomto článku. Informácie o používaní pracovného postupu na riadenie schvaľovania obsahu vrátane publikovania hlavných verzií nájdete v časti Ovládací prvok v tomto článku. Všimnite si, že možnosť Spustiť tento pracovný postup na schválenie publikovania hlavnej verzie položkysa nezobrazí , ak pridávate pracovný postup len pre jeden typ obsahu. Všimnite si tiež, že ak vyberiete položku Spustiť tento tok činností a schválite publikovanie hlavnej verzie položky, dve nasledujúce začiarkavacie políčka nebudú k dispozícii.

6. Keď sú všetky nastavenia v tomto formulári tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo Ďalej.

7. Vyplňte druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny postupujte podľa obrázka.)

   Poznámka

   Produkty SharePointu poskytujú prvých niekoľko možností na tejto druhej strane formulára priradenia (čísla jedna až sedem na nasledujúcom obrázku, od schvaľovateľov po kópie) – vždy, keď spustíte pracovný postup manuálne, takže môžete vykonať zmeny týchto možností len pre túto jednu inštanciu.

   

   	Priradiť komu Zadajte mená alebo adresy ľudí, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať po jednej (sériovo) Zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priraďovať. Ak sa budú všetky úlohy priraďovať v rovnakom čase (paralelne) Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak priraďujete úlohu osobe mimo vašej sharepointovej organizácie Ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti Complete (Všetko) v tomto článku.
   	Poradie určiť, či sa majú úlohy prideľovať po jednej (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Ďalšie informácie o používaní poradia sériových hodnôt a paralelného poradia nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Pridanie novej etapy Pridajte všetky požadované etapy okrem prvej, ktorú ste práve nakonfigurovali. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Rozbalenie skupín Ak chcete, aby bola každému členovi každej skupinypriradená jedna úloha, ktorú zadáte do poľa Priradiť, začiarknite toto políčko. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude musieť vykonať svoju vlastnú úlohu.) Ak chcete, aby bola každá celá skupina zadaná do poľa Priradiťpriradená len jedna úloha, zrušte začiarknutie tohto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale každý člen si môže prevziať a dokončiť jednu úlohu v mene celej skupiny. Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončenie tohto článku.)
   	Žiadosť Všetok text, ktorý sem zahrniete, sa zahrnie do každého oznámenia úlohy odoslaného pracovným postupom. Nezabudnite uviesť akékoľvek ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, vrátane týchto: Kontaktné informácie. Ak je to vhodné, poznámka o jednotlivých úlohách priradených celým skupinám alebo distribučným zoznamom. (Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončené v tomto článku.)
   	Termíny splnenia a trvania úloh určiť konečný termín dokončenia pre celý pracovný postup alebo počet dní, týždňov alebo mesiacov povolený na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia, Ak sa tento tok činností niekedy spustí automaticky, zvyčajne je vhodné nechať pole Termín dokončenia pre všetky úlohy prázdne a na určenie termínu dokončenia použiť dve polia trvania. Presný termín dokončenia môžete vo formulári spúšťania vždy zadať vtedy, keď a keď spustíte pracovný postup manuálne. Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny dokončenia a trvania úloh, nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	CC Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa má pracovný postup oznámiť pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu. Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli. Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.
   	Ukončenie pracovného postupu Vyberte ani jednu, ani jednu z týchto možností, alebo obe. Ďalšie informácie o týchto možnostiach nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Povoliť schvaľovanie obsahu Ak tento tok činností budete používať na správu schvaľovania obsahu, začiarknite toto políčko. Ďalšie informácie o používaní pracovného postupu na riadenie schvaľovania obsahu vrátane publikovania hlavných verzií nájdete v časti Ovládací prvok v tomto článku.

8. Keď máte všetky nastavenia na tejto stránke tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Uložiť vytvorte pracovný postup.

Pridanie toku činností schvaľovania (pre celú kolekciu lokalít)

Ak sa s pridávaním pracovných postupov ešte nevyznáte, možno bude pre vás užitočné skontrolovať v tomto článku segment LEARN a PLAN (skôr než budete pokračovať s krokmi v tomto segmente).

Sekcie v tomto segmente

1. Skôr než začnete
2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr než začnete

Pred pridaním pracovného postupu je potrebné usporiadať dve veci:

E-mail Aby mohol pracovný postup odosielať e-mailové oznámenia a pripomenutia, na lokalite musí byť e-mail povolený. Ak si nie ste istí, či ste postup už vykonali, obráťte sa na správcu SharePointu. Pozrite si aj SharePoint 2013: Podrobné pokyny na nastavenie odchádzajúcej pošty.

Povolenia Predvolené nastavenie SharePointu vyžaduje, aby ste mali povolenie spravovať zoznamy, aby ste mohli pridávať pracovné postupy pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (V predvolenom nastavení má skupina Vlastníci povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a Návštevníci ho nemá. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti LEARN v tomto článku.)

Na začiatok segmentu

2. Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Prejdite na domovskú stránku kolekcie lokalít (nie na domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie webových Designer na položku Typy obsahu lokality.

4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, ku ktorému chcete pridať tok činností.

   Poznámka

   Pracovný postup pridaný do celej kolekcie lokalít musí byť pridaný iba pre položky jedného typu obsahu.

   

   1. Na stránke pre vybratý typ obsahu kliknite v časti Nastavenia na položku Nastavenie pracovného postupu.
      
   2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Pridať pracovný postup .
      
   3. Vyplňte prvú stranu formulára priradenia.
      (Pokyny postupujte podľa obrázka.)

   

   	Šablóna Vyberte šablónu Schválenie – SharePoint 2010 . Poznámka: Ak sa šablóna Schválenie – SharePoint 2010 v zozname nezobrazí, obráťte sa na správcu SharePointu a zistite viac o jej aktivácii pre kolekciu lokalít alebo pracovný priestor. Ak ste správcom, prejdite na položky Nastavenie >lokality Funkcie > kolekcie lokalít Aktivácia funkcií pracovných postupov.
   	Názov Zadajte názov tohto toku činností. Názov bude tento pracovný postup identifikovaný pre používateľov tejto kolekcie lokalít. Návrhy týkajúce sa pomenovania pracovného postupu nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Zoznam úloh Vyberte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo kliknúť na položku Nový zoznam úloh a vytvoriť nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu úloh (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	History List Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku História pracovného postupu (nové), čím vytvoríte nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu histórie (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Možnosti spustenia Určite spôsob alebo spôsoby spustenia tohto pracovného postupu. Informácie o výbere možností spustenia nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Pridať tento pracovný postup k podradeným typom obsahu? Zadajte, či sa má tento pracovný postup pridať (priradiť) k všetkým ostatným typom obsahu lokality a zoznamov, ktoré dedia z tohto typu obsahu. Dokončenie operácie, ktorou sa dokončí všetko ďalšie pridanie, môže trvať dlho. Ak bolo dedenie prerušené v prípade niektorých lokalít alebo podlokalít, kde chcete tento pracovný postup pridať k dediacim typom obsahu, pred spustením tejto operácie skontrolujte, či ste členom skupiny vlastníkov každej z týchto lokalít alebo podlokalít.

5. Keď sú všetky nastavenia na tejto stránke nastavené tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo Ďalej.

6. Vyplňte druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny postupujte podľa obrázka.)

   Poznámka

   Produkty SharePointu poskytujú prvých niekoľko možností na tejto druhej strane formulára priradenia (čísla jedna až sedem na nasledujúcom obrázku, od schvaľovateľov po kópie) – vždy, keď spustíte pracovný postup manuálne, takže môžete vykonať zmeny týchto možností len pre túto jednu inštanciu.

   

   	Priradiť komu Zadajte mená alebo adresy ľudí, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať po jednej (sériovo) Zadajte mená alebo adresy v poradí, v akom im chcete priradiť úlohy. Ak sa budú všetky úlohy priraďovať v rovnakom čase (paralelne) Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak priraďujete úlohu osobe mimo vašej sharepointovej organizácie Ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti Complete (Všetko) v tomto článku.
   	Poradie určiť, či sa majú úlohy prideľovať po jednej (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Ďalšie informácie o používaní poradia sériových hodnôt a paralelného poradia nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Pridanie novej etapy Pridajte všetky požadované etapy okrem prvej, ktorú ste práve nakonfigurovali. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Rozbalenie skupín Ak chcete, aby bola každému členovi každej skupinypriradená jedna úloha, ktorú zadáte do poľa Priradiť, začiarknite toto políčko. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude musieť vykonať svoju vlastnú úlohu.) Ak chcete, aby bola do poľa Priradeniepriradená iba jedna úloha celej skupine, zrušte začiarknutie tohto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale každý člen si môže prevziať a dokončiť jednu úlohu v mene celej skupiny. Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončenie v tomto článku.)
   	Žiadosť Všetok text, ktorý sem zahrniete, sa zahrnie do každého oznámenia úlohy odoslaného pracovným postupom. Nezabudnite uviesť akékoľvek ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, vrátane týchto: Kontaktné informácie. Ak je to vhodné, poznámka o jednotlivých úlohách priradených celým skupinám alebo distribučným zoznamom. (Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončené v tomto článku.)
   	Termíny splnenia a trvania úloh určiť konečný termín dokončenia pre celý pracovný postup alebo počet dní, týždňov alebo mesiacov povolený na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia, Ak sa tento tok činností niekedy spustí automaticky, zvyčajne je vhodné nechať pole Termín dokončenia pre všetky úlohy prázdne a na určenie termínu dokončenia použiť dve polia trvania. Presný termín dokončenia môžete vo formulári spúšťania vždy zadať vtedy, keď a keď spustíte pracovný postup manuálne. Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny dokončenia a trvania úloh, nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	CC Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa má pracovný postup oznámiť pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu. Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli. Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.
   	Ukončenie pracovného postupu Vyberte ani jednu, ani jednu z týchto možností, alebo obe. Ďalšie informácie o týchto možnostiach nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Povoliť schvaľovanie obsahu Ak tento tok činností budete používať na správu schvaľovania obsahu, začiarknite toto políčko. Ďalšie informácie o používaní pracovného postupu na riadenie schvaľovania obsahu vrátane publikovania hlavných verzií nájdete v časti Ovládací prvok v tomto článku.

7. Keď máte všetky nastavenia na tejto stránke tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Uložiť vytvorte pracovný postup.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení, prejdite v tomto článku na časť ZAČIATOK a spustite prvú inštanciu na otestovanie nového pracovného postupu.

Spustenie toku činností schvaľovania

Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, automaticky alebo ktorýmkoľvek spôsobom:

• Manuálne a kedykoľvek kýmkoľvek, kto má potrebné povolenia.
• Automaticky vždy, keď sa vyskytne zadaná spúšťacia udalosť. Ide teda o prípad, keď sa položka pridá do zoznamu alebo knižnice a/alebo keď sa položka v zozname akýmkoľvek spôsobom zmení, alebo keď sa niekto pokúsi publikovať hlavnú verziu položky).
  (Spúšťacia udalosť alebo udalosti sú špecifikované na prvej strane formulára priradenia počas pôvodného priradenia a konfigurácie pracovného postupu. Ďalšie informácie nájdete v časti PLÁN v tomto článku.)

Sekcie v tomto segmente

1. Automatické spustenie toku činností
2. Spustenie toku činností manuálne
3. Spustenie manuálne zo zoznamu alebo knižnice
4. Spustenie manuálne z programu balíka Microsoft Office

1. Automatické spustenie pracovného postupu

Ak je pracovný postup nakonfigurovaný na automatické spustenie, potom sa pri každom výskyte spúšťacej udalosti pracovný postup spustí pre položku, ktorá ho spustila.

Po spustení pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a odošle každému z nich oznámenie o úlohe. Odosiela tiež oznámenia o spustení (na rozdiel od oznámení o úlohách) osobe, ktorá pôvodne pridala pracovný postup, a všetkým osobám uvedeným v poli Kópia na druhej strane formulára priradenia.

Na začiatok segmentu

2. Spustenie toku činností manuálne

Poznámka k povoleniam Na spustenie pracovného postupu je zvyčajne potrebné mať povolenie na úpravu položiek. (Predvolene má toto povolenie skupina Členovia aj skupina Vlastníci, skupina Návštevníci ho však nemá. Vlastník sa však môže v závislosti od pracovného postupu rozhodnúť, že od osôb, ktoré pracovný postup spustia, bude vyžadovať povolenie spravovať zoznamy. Výberom tejto možnosti môžu vlastníci v podstate určiť, že určitý pracovný postup môžu spustiť iba oni a ďalší vlastníci. Ďalšie informácie nájdete v časti Informácie v tomto článku.)

Dve miesta, od ktorých možno začať

Pracovný postup môžete spustiť manuálne na niektorom z týchto dvoch miest:

• Zo zoznamu alebo knižnice , kde je položka uložená
• Z vnútra samotnej položky sa otvorí v programe balíka Microsoft Office, v ktorom bola vytvorená. (Nezabudnite, že to musí byť nainštalovaný program a nie verzia webovej aplikácie.)

V zostávajúcich dvoch častiach tohto segmentu nájdete pokyny pre obe metódy.

Na začiatok segmentu

3. Spustenie manuálne zo zoznamu alebo knižnice

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je uložená položka, v ktorej chcete spustiť pracovný postup.

2. Kliknite na tri bodky vedľa názvu položky a potom v dialógovom okne kliknutím na tri bodky otvorte ponuku položky a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Pracovné postupy .

3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky kliknite v časti Spustiť nový pracovný postup na pracovný postup, ktorý chcete spustiť.
   

4. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania všetky zmeny, ktoré chcete použiť na túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

   Poznámka

   Zmeny vykonané tu vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenie toku činností, ktoré sa nezobrazujú v tomto formulári, pozrite si segment ZMENA v tomto článku.

   

   	Priradiť komu Vykonajte požadované zmeny v zozname osôb, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať jedna po druhej Zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priraďovať. Ak sa všetky úlohy priradia naraz Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak priraďujete úlohu osobe mimo vašej sharepointovej organizácie Ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti Complete (Všetko) v tomto článku
   	Poradie Skontrolujte, či špecifikácie, či sa majú úlohy prideľovať po jednom (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne), sú presne také, ako chcete. Ďalšie informácie o používaní poradia sériových hodnôt a paralelného poradia nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Pridanie novej etapy Pridajte okrem jednej alebo aktuálne nakonfigurovaných etáp alebo ľubovoľné etá. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	Rozbalenie skupín Ak chcete, aby bola každému členovi každej skupinypriradená jedna úloha, ktorú zadáte do poľa Priradiť, začiarknite toto políčko. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude musieť vykonať svoju vlastnú úlohu.) Ak chcete, aby bola každá celá skupina zadaná do poľa Priradiťpriradená len jedna úloha, zrušte začiarknutie tohto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale každý člen si môže prevziať a dokončiť jednu úlohu v mene celej skupiny. Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončenie v tomto článku.)
   	Žiadosť Všetok text, ktorý sem zahrniete, sa zahrnie do každého oznámenia úlohy odoslaného pracovným postupom. Nezabudnite uviesť akékoľvek ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, vrátane týchto: Kontaktné informácie v prípade otázok a problémov Ak je to možné, poznámka o jednotlivých úlohách priradených celým skupinám alebo distribučným zoznamom (Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončenie v tomto článku.)
   	Termíny splnenia a trvania úloh určiť konečný termín dokončenia pre celý pracovný postup alebo počet dní, týždňov alebo mesiacov povolený na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia, Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny dokončenia a trvania úloh, nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
   	CC Pridajte alebo odstráňte všetko podľa potreby. Nezabudnite, že: Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keďže pracovný postup spúšťate manuálne, oznámenia o spustení a zastavení budete dostávať bez ohľadu na to, či ste uvedení v tomto poli.

5. Keď máte všetky nastavenia vo formulári spúšťania tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a zatiaľ odošle oznámenia o spustení vám a všetkým uvedeným v poli Kópia formulára spúšťania.

Na začiatok segmentu

1. Otvorte položku v nainštalovanom programe balíka Office v počítači.

2. V otvorenej položke kliknite na kartu Súbor , kliknite na položku Uložiť & Odoslať a potom kliknite na pracovný postup, ktorý chcete pre položku spustiť.

3. Ak sa zobrazí toto hlásenie s informáciou, že pracovný postup vyžaduje vrátenie súboru do projektu, kliknite na tlačidlo Check In.

4. Kliknite na veľké tlačidlo Spustiť pracovný postup .

5. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania všetky zmeny, ktoré chcete použiť na túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

   Poznámka

   Zmeny vykonané tu vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenie toku činností, ktoré sa nezobrazujú v tomto formulári, pozrite si segment ZMENA v tomto článku.

   

	Priradiť komu Vykonajte požadované zmeny v zozname osôb, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať po jednej (sériovo) Zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priraďovať. Ak sa budú všetky úlohy priraďovať v rovnakom čase (paralelne) Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak priraďujete úlohu osobe mimo vašej sharepointovej organizácie Ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti Complete (Všetko) v tomto článku.
	Poradie Skontrolujte, či špecifikácie, či sa majú úlohy prideľovať po jednom (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne), sú presne také, ako chcete. Ďalšie informácie o používaní poradia sériových hodnôt a paralelného poradia nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Pridanie novej etapy Pridajte okrem jednej alebo aktuálne nakonfigurovaných etáp alebo ľubovoľné etá. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Rozbalenie skupín Ak chcete, aby bola každému členovi každej skupinypriradená jedna úloha, ktorú zadáte do poľa Priradiť, začiarknite toto políčko. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude musieť vykonať svoju vlastnú úlohu.) Ak chcete, aby bola každá celá skupina zadaná do poľa Priradiťpriradená len jedna úloha, zrušte začiarknutie tohto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale každý člen si môže prevziať a dokončiť jednu úlohu v mene celej skupiny. Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončenie v tomto článku.)
	Žiadosť Všetok text, ktorý sem zahrniete, sa zahrnie do každého oznámenia úlohy odoslaného pracovným postupom. Nezabudnite uviesť akékoľvek ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, vrátane týchto: Kontaktné informácie v prípade otázok a problémov. Ak je to možné, poznámka o jednotlivých úlohách priradených celým skupinám alebo distribučným zoznamom. (Pokyny na uplatnenie skupinovej úlohy nájdete v časti Dokončenie v tomto článku.)
	Termíny splnenia a trvania úloh určiť konečný termín dokončenia pre celý pracovný postup alebo počet dní, týždňov alebo mesiacov povolený na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia, Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny dokončenia a trvania úloh, nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	CC Pridajte alebo odstráňte všetko podľa potreby. Nezabudnite, že: Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keďže pracovný postup spúšťate manuálne, oznámenia o spustení a zastavení budete dostávať bez ohľadu na to, či ste uvedení v tomto poli.

1. Keď máte nastavenia vo formulári spúšťania požadovaným spôsobom, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a zatiaľ odošle oznámenia o spustení vám a všetkým uvedeným v poli Kópia formulára spúšťania.

Čo ďalej?

• Ak sa tento pracovný postup spustí prvýkrát, ostatní účastníci môžu potrebovať informácie a pomoc na dokončenie svojich priradených úloh. (Možno im bude pre nich užitočný segment Celé z tohto článku.)
• Tiež je vhodné skontrolovať, či účastníci dostávajú ich e-mailové oznámenia, a najmä, či filtre nevyžiadanej pošty s oznámeniami nesprávne spracúvajú.
• Samozrejme, môžete mať jednu alebo viac úloh pracovného postupu, ktoré budete musieť dokončiť sami. Podrobnosti o ich dokončení nájdete v časti Dokončenie v tomto článku.
• Zatiaľ informácie o tom, ako môžete sledovať priebeh aktuálnej inštancie pracovného postupu, nájdete v časti tohto článku o monitorovaní .

Dokončenie úlohy toku činností schvaľovania

Ak vám bola priradená úloha v rámci pracovného postupu schválenia prvýkrát, môže byť pre vás užitočné, aby ste pred dokončením úlohy skontrolovali celý tento článok článku. Takto budete vedieť o všetkých možnostiach, ktoré sa vám oskytnú.

Najprv sa uistite, že máte správny článok

Rôzne typy pracovných postupov vyžadujú odlišné akcie úlohy.

Skôr než začnete, sa preto uistite, že úloha, ktorá vám bola priradená, je naozaj úlohou pracovného postupu schválenia, a nie úlohou iného typu toku činností.

Vyhľadajte text Schváľte na niektorom z týchto umiestnení:

• V riadku Predmet upozornenia na úlohu
  
• Na paneli hlásení v položke, ktorá sa má revidovať
  
• V názve úlohy na stránke stavu pracovného postupu
  

Ak sa v týchto umiestneniach nezobrazuje text Schváľte pracovný postup, obráťte sa na osobu, ktorá pracovný postup spustila alebo pôvodne pridala, a zistite, na ktorej šablóne pracovného postupu je založený alebo či ide o vlastný pracovný postup. Prepojenia na články o používaní iných typov pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu, nájdete v časti Pozrite tiež v tomto článku.

Ak je však vašou úlohou schvaľovacia úloha, čítajte ďalej.

Sekcie v tomto segmente

1. Prehľad procesu
2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s upozornením na úlohu
3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice
4. Skontrolujte položku
5. Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy
6. Oznámenia o termíne
7. Získanie a dokončenie úlohy skupiny (voliteľné)
8. Žiadosť o zmenu položky (voliteľné)
9. Zmena priradenia úlohy schvaľovania inej osobe (voliteľné)
10. Dokončenie úlohy v mene externého účastníka (voliteľné)

1. Prehľad procesu

Po priradení úlohy v rámci pracovného postupu sa o nej zistíte zvyčajne jedným z troch spôsobov:

• Dostanete e-mailové oznámenie o úlohe.
• Otvoríte dokument balíka Microsoft Office a zobrazí sa panel hlásení s informáciou, že vám bola priradená súvisiaca úloha.
• Skontrolujete lokalitu SharePoint a zistíte, že vám je aktuálne priradená jedna alebo viacero úloh.

Keď zistíte, že vám bola priradená úloha toku činností schvaľovania, zvyčajne urobíte dve veci:

• Skontrolujte položku Zistite, či môžete položku schváliť v jej aktuálnom stave.
• Dokončenie úlohy Formulár úlohy použite na odoslanie výsledkov kontroly.

Na dokončenie úlohy sa preto často podieľajú tieto tri položky:

• Správa s oznámením (prijatá ako e-mail)
• Položka odoslaná na schválenie (ktorú otvoríte a skontrolujete)
• formulár úlohy (ktorý otvoríte, vyplníte a odošlete),

Takto tieto tri položky vyzerajú.

Na začiatok segmentu

2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s upozornením na úlohu

Postupujte takto:

1. V správe s upozornením na úlohu v časti Ak chcete dokončiť pokyny na túto úlohu , kliknite na prepojenie na položku.
2. V otvorenej položke kliknite na tlačidlo Otvoriť túto úlohu na paneli hlásení.

Na začiatok segmentu

3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

Postupujte takto:

1. V zozname alebo knižnici, kde je uložená položka na revíziu, kliknite na prepojenie Prebieha, ktoré je priradené k položke a pracovnému postupu.
2. Na stránke stavu pracovného postupu kliknite na názov úlohy.
3. Vo formulári úlohy na paneli hlásení Tento pracovný postup sa vzťahuje na prepojenie na položku.

Na začiatok segmentu

4. Skontrolujte položku

V tomto príklade je položkou dokument Microsoft Wordu.

Všimnite si dva žlté panely hlásení v hornej časti dokumentu:

• Iba na čítanie na serveriTento dokument je otvorený v režime iba na čítanie. Znamená to, že dokument môžete čítať, ale nemôžete v ňom robiť žiadne zmeny.
  (Všimnite si, že pri dokončovaní úlohy toku činností schvaľovania zvyčajne nevykonávate žiadne zmeny priamo v samotnej položke. Namiesto toho používate formulár úloh na registráciu všetkých svojich odpovedí.)
• Úloha pracovného postupuKeď ste pripravení zaregistrovať svoju odpoveď vo formulári úlohy, kliknite na tlačidlo Otvoriť túto úlohu .

Na začiatok segmentu

5. Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy

Formulár úlohy pre úlohu toku činností schvaľovania vyzerá asi takto.

Všimnite si, že prvé dve položky (Odstrániť položku a Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na názov položky) sa nezobrazia vo formulári úlohy pri jeho otvorení zvnútra položky na kontrolu.

	Odstrániť položku Ak chcete odstrániť túto úlohu z aktuálnej inštancie pracovného postupu, kliknite na toto tlačidlo. Odstránením úlohy sa neodstráni položka, ktorá sa má revidovať. Ak úlohu odstránite, táto akcia bude fungovať ako odmietnutie dokumentu (a v histórii sa zaznamená). Ak je teda pracovný postup nakonfigurovaný tak, aby sa skončil pri prvom odmietnutí, odstránením úlohy sa pracovný postup ukončí. Odstránená úloha sa už nebude zobrazovať v oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Odstránenie a následné automatické odmietnutie sa však stále zaznamenávajú v oblasti História na stránke.)Ak ste túto inštanciu pracovného postupu nespustili vy, pred odstránením úlohy sa pravdepodobne budete chcieť poradiť s osobou, ktorá pracovný postup spustila.
	Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na názov položky Ak chcete otvoriť položku na revíziu, kliknite na prepojenie tu.
	Stav, o požiadanie, konsolidované pripomienky, termín dokončenia Položky v týchto štyroch poliach nemôžete upraviť ani zmeniť, ale možno pre vás budú užitočné informácie, ktoré sa v nich nachádzajú. Všimnite si, že pole Zlúčené komentáre obsahuje nielen všetky ďalšie pokyny na dokončenie úlohy, ale aj všetky komentáre odoslané účastníkmi, ktorí už dokončili svoje úlohy v tej istej inštancii toku činností. Rovnakým spôsobom sa po odoslaní vlastného formulára všetky komentáre, ktoré zahrniete do poľa Poznámky (4), zobrazia aj v poli Konsolidované poznámky ďalším účastníkom.
	Komentáre Všetok text, ktorý na tomto mieste zadáte, sa zaznamená do histórie pracovného postupu a zobrazí sa aj v poli Konsolidované komentáre (3) pre ďalších účastníkov.
	Schválenie Ak chcete položku schváliť, do poľa Komentáre (4) zadajte ľubovoľné komentáre, ktorými chcete prispieť, a potom kliknite na toto tlačidlo.
	Odmietnuť Ak chcete položku odmietnuť, do poľa Komentáre (4) zadajte komentáre, ktorými chcete prispieť, a potom kliknite na toto tlačidlo.
	Zrušiť Ak chcete zatvoriť formulár úlohy bez uloženia zmien alebo odpovedí, kliknite na toto tlačidlo. Úloha zostane nedokončená a priradená vám.
	Požiadať o zmenu Ak chcete požiadať o zmenu položky, ktorú kontrolujete, kliknite na toto tlačidlo. Ilustráciu formulára, do ktorého zadáte podrobnosti vašej žiadosti, a ďalšie pokyny nájdete v časti 8 tohto segmentu, Žiadosť o zmenu položky. Poznámka: Pre niektoré úlohy pracovného postupu môže byť táto možnosť vypnutá.
	Zmena priradenia úlohy Ak chcete priradiť úlohu schvaľovania niekomu inému, kliknite na toto tlačidlo. Ilustráciu strany, kde zadávate podrobnosti o opätovnom priradení, a ďalšie pokyny nájdete v časti 7 v tomto segmente s názvom Zmena priradenia úlohy schválenia inej osobe. Poznámka: Pre niektoré úlohy pracovného postupu môže byť táto možnosť vypnutá.

Na začiatok segmentu

6. Oznámenia o termíne

Ak úloha alebo celá inštancia pracovného postupu uplynula po termíne dokončenia, oznámenia sa automaticky odošlú na adresu:

• Osoba, ktorej je úloha priradená
• osobu, ktorá pracovný postup spustila (alebo v prípade automatického spustenia osobe, ktorá tok činností pôvodne pridala),

Na začiatok segmentu

7. Získanie a dokončenie úlohy skupiny (voliteľné)

Ak je celá skupina, do ktorej patríte, priradená iba jedna úloha, potom si môže každý člen skupiny nárokovať a dokončiť túto jednu úlohu v mene celej skupiny.

Vyzdvihnite úlohu skôr, než položku skontrolujete. Keď úlohu prijmete, je vám priradená a žiadny iný člen skupiny ju nemôže dokončiť. (Potrebnú prácu tak urobí len jedna osoba.)

1. Na stránke stavu pracovného postupu ukážte na názov úlohy priradenej skupine, až kým sa nezobrazí šípka
2. Kliknite na šípku, kliknite na položku Upraviť položku a potom vo formulári úlohy kliknite na tlačidlo Vyžiadať úlohu .
   

Po obnovení stránky stavu pracovného postupu môžete vidieť, že úloha už nie je priradená danej skupine, ale konkrétne k vám.

Ak budete chcieť neskôr úlohu opäť uvoľniť pre skupinu bez toho, aby ste ju dokončili, pomocou rovnakých krokov sa vráťte do formulára úlohy, ale teraz kliknite na tlačidlo Uvoľniť úlohu .

Na začiatok segmentu

8. Žiadosť o zmenu položky (voliteľné)

Pred začatím tohto procesu si uvedomte, že pracovný postup môže byť nastavený tak, aby sa v prípade zmeny vykonanej v položke okamžite ukončil . Možno by bolo vhodné poradiť sa s osobou, ktorá pracovný postup spustila alebo pôvodne pridala, či je v poriadku vykonať zmenu a pracovný postup sa v tomto okamihu ukončí.

Možnosť žiadosti o zmenu si ukážeme tak, že ju vložíme do scenára:

Najprv si predstavte, že sa voláte František.

Potom si predstavte, že spolupracovníčka Anna spustila pracovný postup schvaľovania dokumentu, ktorý vytvorila.

Keď si prezeráte Anninin nový dokument, máte pocit, že úvod je príliš dlhý.

Kliknite na tlačidlo Požiadať o zmenu v dolnej časti formulára úloh pracovného postupu a vyplňte tento formulár.

	Požiadať o zmenu od Zadajte meno alebo e-mailovú adresu osoby, od ktorej o zmenu žiadate. (Ak chcete odoslať svoju žiadosť osobe, ktorá spustila tento pracovný postup – alebo osobe, ktorá pôvodne pridala tento tok činností schvaľovania – alebo ak sa pracovný postup spustil automaticky, toto pole môžete tiež nechať prázdne.)
	Nová žiadosť Popíšte požadovanú zmenu a zadajte všetky informácie, ktoré bude osoba vykonávajúca zmenu potrebovať. (Všetok text, ktorý na tomto mieste zadáte, sa pridá do oblasti zlúčených komentárov .)
	Nové trvanie Vykonajte jednu z týchto troch vecí: Zachovanie aktuálneho termínu dokončenia Toto pole ponechajte prázdne. Úplné odstránenie termínu dokončenia Zadajte číslo 0. Určenie nového termínu dokončenia Sem zadajte číslo a potom zadajte jednotky trvania do nasledujúceho poľa. Tieto dve položky spolu identifikujú obdobie pred termínom dokončenia úlohy zmeny.
	Nové jednotky trvania Ak zadávate trvanie novej úlohy, použite toto pole spolu s poľom Nové trvanie na identifikáciu obdobia pred termínom dokončenia úlohy. (Napríklad: 3 dni alebo 1 mesiac alebo 2 týždne.)

Keď máte všetky položky formulára tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo Odoslať a aktuálna úloha sa označí akodokončená. (Ešte ste tým však neskončili.) Keď Anna dokončí úlohu zmeny, úloha schvaľovania vám bude priradená znova).

Anna medzitým dostane nasledujúce e-mailové oznámenie:

Anna už po pohľade na riadok predmetu (číslo 1 na obrázku) zistí, že nejde o obyčajné oznámenie o schválení, ale o žiadosť o zmenu položky v danej položke. Vyhľadá informácie o konkrétnej zmene, ktorá bola požadovaná v texte Požadovaná zmena (číslo 2).

Anna vezme položku z projektu, vykoná požadované zmeny, potom zmeny uloží a vráti položku späť do projektu.

Potom prejde na stránku stavu pracovného postupu a otvorí svoju úlohu žiadosti o zmenu z oblasti Úlohy.

        

Anna pridá akékoľvek informácie do poľa Komentáre a potom klikne na položku Odoslať odpoveď. Pracovný postup vykonáva dve akcie:

• Označí Anninu úlohu so žiadosťou o zmenu ako dokončenú.
• Priradí vám novú úlohu schválenia (pričom Annine komentáre sa pridajú do poľa Zlúčené komentáre ) a odošle vám o tejto úlohe oznámenie.

Teraz môžete dokončiť kontrolu zmenenej položky.

Zatiaľ sa všetky tieto akcie sledujú a zobrazujú v časti História pracovného postupu na stránke stavu pracovného postupu, ako je to zobrazené na nasledujúcom obrázku.

Tu je diagram celého procesu.

Na začiatok segmentu

9. Zmena priradenia úlohy schvaľovania inej osobe (voliteľné)

Ak chcete, aby úlohu pracovného postupu, ktorú bolo priradené vám, vykonal niekto iný, kliknite vo formulári úlohy pracovného postupu na tlačidlo Zmeniť priradenie úlohy .

Tento formulár sa zobrazí.

	Zmena priradenia úlohy k Zadajte meno alebo adresu osoby, ktorej chcete túto úlohu priradiť. Ak chcete túto úlohu priradiť osobe, ktorá pracovný postup spustila, alebo osobe, ktorá ho pôvodne pridala, ak sa pracovný postup spustil automaticky.
	Nová žiadosť Zadajte všetky informácie, ktoré osoba, ktorej priraďujete úlohu, bude potrebovať na dokončenie úlohy. (Všetok text, ktorý na tomto mieste zadáte, sa pridá do oblasti zlúčených komentárov .)
	Nové trvanie Vykonajte jednu z týchto troch vecí: Zachovanie aktuálneho termínu dokončenia Toto pole ponechajte prázdne. Úplné odstránenie termínu dokončenia Zadajte číslo 0. Určenie nového termínu dokončenia Sem zadajte číslo a potom zadajte jednotky trvania do nasledujúceho poľa. Tieto dve položky spolu identifikujú obdobie pred termínom dokončenia úlohy zmeny.
	Nové jednotky trvania Ak zadávate trvanie novej úlohy, použite toto pole spolu s poľom Nové trvanie na identifikáciu obdobia pred termínom dokončenia úlohy. (Napríklad: 3 dni alebo 1 mesiac alebo 2 týždne.)

Po dokončení formulára kliknite na položku Odoslať. Úloha sa označí ako dokončená, osoba zodpovedná za úlohu má teraz na starosti novú úlohu a odošle sa oznámenie o úlohe.

Všetky nové informácie, ktoré ste poskytli, budú súčasťou textu Delegované v oznámení o novej úlohe (číslo 1 na nasledujúcom obrázku).

Zatiaľ sa všetky tieto zmeny sledujú a zobrazujú v sekciách Úlohy a História na stránke stavu pracovného postupu, ako je znázornené tu.

Na začiatok segmentu

10. Dokončenie úlohy v mene externého účastníka (voliteľné)

Na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej sharepointovej organizácie, sa uplatňuje špeciálny postup. Člen lokality v tomto procese pôsobí ako server proxy pre externého účastníka:

1. Zahrňte e-mailovú adresu externého účastníka do príslušnej etapy priradenia na druhej strane formulára priradenia.
2. Pracovný postup v skutočnosti priradí úlohu externého účastníka členovi lokality, ktorý pracovný postup spustí, alebo v prípade, že sa pracovný postup spustí automaticky, členovi, ktorý tok činností pôvodne pridal. Táto osoba, ktorej je úloha v skutočnosti priradená, pôsobí ako zástupca externého účastníka.
3. Člen lokality dostane oznámenie o úlohe spolu s pokynmi na odoslanie kópie položky na revíziu externému účastníkovi. (Účastník mimo organizácie dostane kópiu upozornenia na úlohu, ktoré môže slúžiť ako užitočné upozornenie alebo upozornenie.)
4. Člen lokality, ktorému je úloha skutočne priradená, odošle kópiu položky externému účastníkovi.
5. Externý účastník skontroluje položku a odošle späť svoju odpoveď členovi lokality.
6. Po prijatí odpovede externého účastníka vykoná člen lokality úlohu v mene externého účastníka.

Tu je diagram procesu.

Monitorovanie, úprava alebo zastavenie spusteného toku činností schvaľovania

Centrálnym miestom, z ktorého môžete sledovať, upravovať alebo zastavovať spustený pracovný postup, je stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu pracovného postupu.

Najprv vám ukážeme, ako sa dostať na danú stránku, potom vám ukážeme, ako používať možnosti a informácie, ktoré sa na nej nachádzajú. Nakoniec vám ukážeme ďalšie dve stránky, kde môžete získať ďalšie informácie o monitorovaní.

Sekcie v tomto segmente

1. Prechod na stránku stavu pracovného postupu
2. Použitie stránky stavu pracovného postupu na sledovanie priebehu pracovného postupu
3. Zmena aktívnych úloh (úloh, ktoré už sú priradené)
4. Zmena budúcich úloh (úlohy, ktoré ešte nie sú priradené)
5. Zrušenie alebo ukončenie spustenia tohto pracovného postupu
6. Zistenie pracovných postupov spustených pre položku
7. Monitorovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

1. Prechod na stránku stavu pracovného postupu

V zozname alebo knižnici, kde sa daná položka nachádza, kliknite na prepojenie Prebieha pre požadovanú položku a pracovný postup.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept kľúčovej poznámky a pracovný postup je Schválenie 3.

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu.

Na začiatok segmentu

2. Použitie stránky stavu pracovného postupu na sledovanie priebehu pracovného postupu

Tu pod ilustráciou jednotlivých častí stránky stavu pracovného postupu nájdete otázky týkajúce sa monitorovania, na ktoré táto časť odpovedá.

Sekcia Informácie o pracovnom postupe

Zodpovedané otázky:

• Kto spustil túto inštanciu pracovného postupu?
• Kedy bola táto inštancia spustená?
• Kedy došlo k poslednej akcii v tejto inštancii?
• Na ktorej položke je spustená táto inštancia?
• Aký je aktuálny stav tejto inštancie?

Sekcia Úlohy

Zodpovedané otázky:

• Ktoré úlohy už boli vytvorené a priradené a aký je ich aktuálny stav?
• Ktoré úlohy už boli dokončené a aký bol výsledok každej z nich?
• Aký je termín dokončenia každej úlohy, ktorá už bola vytvorená a priradená?

Úlohy, ktoré boli odstránené, a úlohy, ktoré ešte neboli priradené, sa v tejto časti nezobrazujú.

Sekcia História pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

• Aké udalosti sa už vyskytli v tejto inštancii pracovného postupu?
• Všimnite si, že úlohy po termíne a oznámenia o oneskorených úlohách sa v tejto oblasti nezobrazujú .

Na začiatok segmentu

3. Zmena aktívnych úloh (úloh, ktoré už sú priradené)

Existujú dva spôsoby, ako zmeniť úlohy, ktoré sú už priradené, ale ešte nie sú dokončené:

• Zmena jednej aktívnej úlohy
• Zmena všetkých aktívnych úloh

Zmena jednej aktívnej úlohy

PovoleniaAk chcete vykonať akúkoľvek zmenu v jednej úlohe, ktorá je priradená inej osobe ako vám, musíte mať povolenie Spravovať zoznamy. (V predvolenom nastavení má skupina Vlastníci povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a Návštevníci ho nemá. Je napríklad možné, že máte povolenia, ktoré vám umožňujú spustiť pracovný postup, ale nie vykonávať zmeny v úlohe iného účastníka.)

Ak máte potrebné povolenia:

1. Kliknite na názov úlohy v zozname úloh .
   
2. Formulár úlohy môžete použiť na dokončenie, odstránenie alebo zmenu priradenia úlohy.

Podrobné pokyny na používanie formulára úlohy nájdete v časti Dokončenie v tomto článku.

Zmena všetkých aktívnych úloh

Povolenia Všetky štyri príkazové prepojenia zobrazené na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu pre každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá inštanciu pracovného postupu spustila, ale prepojenie Ukončiť tento pracovný postupsa nezobrazí , ak daná osoba nemá aj povolenie spravovať zoznamy. (Skupina Vlastníci má navyše predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci ho nemá.)

1. V oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie Aktualizovať aktívne úlohy schválenia .

2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo OK.

   • Správy odrážajúce vaše zmeny sa odošlú ľuďom, ktorým sú aktuálne priradené úlohy v tomto spustení.
   • Úlohy, ktoré už boli dokončené alebo odstránené, a úlohy, ktoré ešte neboli priradené, nie sú zmenami vykonanými v tomto formulári ovplyvnené .
   • Ak chcete vykonať zmeny v úlohách, ktoré ešte neboli priradené, pozrite si nasledujúcu časť Zmena budúcich úloh.

Trvanie na úlohu, jednotky trvania Zachovanie aktuálneho termínu dokončenia Ponechajte pole Trvanie pre jednu úlohu prázdne a v jednotkách trvania nevykonávajte žiadne zmeny. Odstránenie termínu dokončenia tak, aby nebol stanovený žiadny Zadajte číslo 0v poli Trvanie jednej úlohy. Posunutie termínu dokončenia predĺžením trvania úlohy Pomocou obidvoch polí trvania určite počet a typ jednotiek, o ktoré chcete predĺžiť trvanie.

Žiadosť Zmena textu žiadosti V textovom poli vykonajte požadované zmeny.

1. Keď máte všetky polia vo formulári tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky aktívne úlohy v aktuálnej inštancii sa aktualizujú.

Na začiatok segmentu

4. Zmena budúcich úloh (úlohy, ktoré ešte nie sú priradené)

Povolenia Všetky štyri príkazové prepojenia zobrazené na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu pre každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá inštanciu pracovného postupu spustila, ale prepojenie Ukončiť tento pracovný postup sa teraznezobrazí , ak daná osoba nemá aj povolenie spravovať zoznamy. (Skupina Vlastníci má navyše predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci ho nemá.)

1. Na stránke stavu pracovného postupu v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie Pridať alebo aktualizovať schvaľovateľov schválenia .

2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo AKTUALIZOVAŤ.

   Poznámka

   Na už vytvorené a priradené úlohy nebudú zmeny vykonané v tomto formulári ovplyvnené .

	Účastníci, zoradenie, rozbalenie skupín Ak chcete pridať alebo odstrániť účastníkov alebo zmeniť poradie úloh Pridajte, odstráňte alebo zmeňte poradie mien alebo adries účastníkov v poli Účastníci . Odstránenie celej etapy Kliknite do poľa Priradiť pre danú etapu a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Poznámka: Pomocou začiarkavacieho políčka Rozbaliť skupiny môžete určiť, či distribučným skupinám v zozname má byť priradená len jedna úloha pre celú skupinu, alebo jedna úloha pre každého člena. Ďalšie informácie o používaní týchto polí nájdete v časti PLÁN a príslušnom segmente pridávania (zoznamu/knižnice alebo kolekcie lokalít) v tomto článku.
	Žiadosť Zmena textu žiadosti Vykonajte požadované zmeny textu v poli.
	Termín dokončenia pre všetky úlohy, Trvanie na úlohu, jednotky trvania Zmena alebo odstránenie termínu dokončenia kalendára Odstráňte existujúci dátum a potom buď zadajte nový, alebo v prípade, že úplne odstránite konkrétny termín dokončenia, nechajte pole prázdne. (Do tohto poľa nezadávajte nulu. Toto pole musí obsahovať hodnotu kalendárneho dátumu alebo musí byť prázdne.) Zachovanie aktuálneho trvania Ponechajte pole Trvanie pre jednu úlohu prázdne a v jednotkách trvania nevykonávajte žiadne zmeny. Odstránenie trvania tak, aby nebolo žiadne Zadajte číslo 0v poli Trvanie jednej úlohy. Predĺženie trvania úlohy Obe polia trvania môžete použiť na určenie počtu a typu jednotiek, o ktoré chcete predĺžiť trvanie. (Ďalšie informácie o nastavení termínov dokončenia a trvaní nájdete v časti PLÁN v tomto článku.)

1. Keď máte všetky polia vo formulári tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky budúce úlohy v aktuálnej inštancii sa prejavia vo všetkých vykonaných zmenách.

Na začiatok segmentu

5. Zrušenie alebo ukončenie spustenia tohto pracovného postupu

Existujú dva spôsoby, ako môžete zastaviť spustenú inštanciu pracovného postupu pred jej dokončením:

• Zrušenie toku činností Všetky úlohy sa zrušia, ale zachovajú sa v oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu.
• Ukončenie pracovného postupu Všetky úlohy sa zrušia a odstránia z oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Stále sa však prejavujú v oblasti História pracovného postupu.)

Pokyny pre obe metódy nasledujú.

Zrušiť (všetky úlohy sú zrušené, ale zachované v zozname úloh aj v histórii)

Povolenia Všetky štyri príkazové prepojenia zobrazené na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu pre každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá inštanciu pracovného postupu spustila, ale prepojenie Ukončiť pracovný postupsa nezobrazí , ak daná osoba nemá aj povolenie spravovať zoznamy. (Skupina Vlastníci má navyše predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci ho nemá.)

Ak aktuálna inštancia pracovného postupu už nie je potrebná, môžete ju zastaviť.

• Na stránke stavu pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na prepojenie Zrušiť všetky schvaľovacie úlohy .
• Akciu potvrďte kliknutím na tlačidlo Áno.

Všetky aktuálne úlohy sa zrušia a pracovný postup sa skončí stavom Zrušené. Zrušené úlohy sa naďalej zobrazujú v oblasti Úlohy aj v oblasti História pracovného postupu .

Terminate (všetky úlohy odstránené zo zoznamu úloh, ale zachované v histórii)

Povolenia Všetky štyri príkazové prepojenia zobrazené na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stavu pracovného postupu pre každého, kto má povolenie spravovať zoznamy. Prvé tri prepojenia sa zobrazia na stránke osoby, ktorá inštanciu pracovného postupu spustila, ale prepojenie Ukončiť tento pracovný postupsa nezobrazí , ak daná osoba nemá aj povolenie spravovať zoznamy. (Skupina Vlastníci má navyše predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupiny Návštevníci ho nemá.)

Ak sa vyskytne chyba alebo ak sa pracovný postup zastaví a nereaguje, môžete ho ukončiť.

Na stránke stavu pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na položku Ukončiť tento pracovný postup a potom potvrďte kliknutím na tlačidlo Áno.

Všetky úlohy vytvorené pracovným postupom sa zrušia a odstránia z oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu, hoci sa naďalej prejavujú v oblasti histórie pracovného postupu . Pracovný postup sa končí stavom Pracovný postup je zrušený.

Na začiatok segmentu

6. Zistenie pracovných postupov spustených pre položku

Na stránke Pracovné postupy nájdete pre ľubovoľnú položku zoznam pracovných postupov, ktoré sú aktuálne spustené pre danú položku.

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka uložená.
2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Pracovné postupy .
3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky v časti Spustené pracovné postupy nájdete zoznam inštancií, ktoré sú aktuálne spustené pre položku.

Na začiatok segmentu

7. Monitorovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

Správcovia kolekcie lokalít môžu prehľadne zobraziť:

• Počet pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov, ktoré momentálne existujú v kolekcii lokalít.
• informácie o tom, či sú jednotlivé šablóny pracovného postupu v kolekcii lokalít momentálne aktívne alebo neaktívne.
• počet inštancií verzií pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené v kolekcii lokalít,

Postupujte takto:

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).
2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.
3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa lokality na položku Pracovné postupy.

Otvorí sa stránka Pracovné postupy zobrazujúca informácie.

Čo ďalej?

Ak sa táto verzia pracovného postupu spúšťa prvýkrát, môžete pomocou pokynov v časti REVÍZIA tohto článku zobraziť udalosti v inštancii a zistiť, či pracovný postup funguje tak, ako chcete.

KONTROLA výsledkov toku činností schválenia a vytváranie zostáv

Po dokončení inštancie pracovného postupu môžete skontrolovať udalosti zaznamenané v jej histórii. (K záznamu pre akúkoľvek inštanciu máte prístup až 60 dní po dokončení inštancie.)

Môžete tiež spúšťať zostavy o celkovom výkone pracovného postupu v jednotlivých inštanciách.

Sekcie v tomto segmente

1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii
2. Prístup k histórii inštancie až 60 dní
3. Vytváranie zostáv výkonu pracovného postupu

1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

Kým položka zostáva v rovnakom zozname alebo knižnici a kým sa rovnaký pracovný postup znova nespustí pre túto položku, môžete získať prístup k histórii najnovšej inštancie zo zoznamu alebo knižnice.

Ak chcete zobraziť stránku stavu pracovného postupu pre najnovšiu inštanciu pracovného postupu spusteného na ľubovoľnej položke:

• V zozname alebo knižnici, v ktorej sa daná položka nachádza, kliknite na prepojenie na stav požadovanej položky a pracovného postupu.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept poznámky a pracovným postupom je schválenie nového dokumentu.

Na stránke stavu pracovného postupu sa sekcia História pracovného postupu nachádza v dolnej časti.

Na začiatok segmentu

2. Prístup k histórii inštancie až 60 dní

Čo robiť, ak chcete skontrolovať históriu inštancie po opätovnom spustení rovnakého pracovného postupu na tej istej položke?

Môžete tak urobiť až 60 dní, a to z niektorého z dvoch vstupných bodov: zo zoznamu alebo knižnice alebo z oznámenia o dokončení pracovného postupu.

Zo zoznamu alebo knižnice

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka uložená.
2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Pracovné postupy .
3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky kliknite v časti Dokončené toky činností na názov alebo stav inštancie pracovného postupu, ktorú chcete skontrolovať.
   
   Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Z oznámenia o dokončení pracovného postupu

• Otvorte oznámenie o dokončení pracovného postupu pre inštanciu, ktorú chcete skontrolovať, a potom kliknite na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu .

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Ak chcete zachovať všetky oznámenia o dokončení, môžete vytvoriť pravidlo v Outlooku. Nastavte pravidlo na kopírovanie všetkých prichádzajúcich správ, ktoré obsahujú dokončený text v riadku Predmet , do samostatného priečinka. (Skontrolujte, či pravidlo Outlooku skopíruje prichádzajúce správy a nepremiestňuje ich, pretože sa nezobrazia aj v priečinku Doručená pošta.)

Na začiatok segmentu

3. Vytváranie zostáv výkonu pracovného postupu

Ak chcete zistiť, ako jedna z vašich verzií pracovného postupu funguje všeobecne (v priebehu času a vo viacerých inštanciách), môžete vytvoriť jednu alebo obe z dvoch preddefinovaných zostáv:

• Zostava trvania aktivít Pomocou tejto zostavy získate priemernú dobu trvania každej aktivity v rámci pracovného postupu, ako aj čas, ktorý trvá každé úplné spustenie alebo inštancia daného pracovného postupu.
• Hlásenie o zrušení a chybe Pomocou tejto zostavy zistite, či sa pracovný postup často ruší alebo či pred dokončením zaznamenáva chyby.

Vytvorenie dostupných zostáv pre pracovný postup

1. V zozname alebo knižnici v stĺpci Stav daného toku činností kliknite na prepojenie na ľubovoľné informácie o stave.
   
2. Na stránke stavu pracovného postupu kliknite v časti História pracovného postupu na položku Zobraziť zostavy pracovného postupu.
   
3. Vyhľadajte pracovný postup, ktorého zostavu chcete zobraziť, a potom kliknite na názov zostavy, ktorú chcete zobraziť.
   
4. Na stránke Prispôsobenie ponechajte alebo zmeňte umiestnenie, kde sa vytvorí súbor zostavy, a potom kliknite na tlačidlo OK.
   
   Zostava sa vytvorí a uloží do určeného umiestnenia.
5. Po dokončení môžete zostavu zobraziť kliknutím na prepojenie zobrazené na nasledujúcom obrázku. V opačnom prípade kliknutím na tlačidlo OK ukončite dialógové okno a zavrite dialógové okno. (Keď budete neskôr pripravení zostavu zobraziť, nájdete ju v umiestnení, ktoré ste zadali v predchádzajúcom kroku.)
   

Čo ďalej?

Ak pracovný postup funguje podľa vašich predstáv, môžete ho začať používať.

Ak chcete na fungovaní niečo zmeniť, pozrite si v tomto článku segment ZMENA .

ZMENA, vypnutie alebo odstránenie toku činností schvaľovania

Po spustení prvej inštancie nového toku činností schvaľovania a kontrole výsledkov môžete vykonať niekoľko zmien v spôsobe konfigurácie toku činností.

V budúcnosti tiež možno budete chcieť v rôznych obdobiach vykonať ďalšie zmeny konfigurácie.

Nakoniec možno budete chcieť pracovný postup vypnúť na kratšie alebo dlhšie obdobie, ale neodstrániť ho, alebo ho možno budete chcieť odstrániť úplne.

Sekcie v tomto segmente

1. Zmena trvalého nastavenia pracovného postupu
2. Zakázanie alebo odstránenie toku činností

1. Zmena trvalého nastavenia pracovného postupu

Ak chcete vykonať trvalé zmeny v nastaveniach existujúceho pracovného postupu, otvorte a upravte formulár priradenia, ktorý ste pôvodne použili na jeho pridanie.

Ak sa pracovný postup spúšťa iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej je pracovný postup spustený.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .

   Poznámka

   Názov karty sa môže líšiť podľa typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa napríklad karta nazýva Kalendár.

3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie toku činností.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu v časti Názov pracovného postupu (kliknutím zmeňte nastavenia) kliknite na názov toku činností, ktorého nastavenia chcete zmeniť.

   Poznámka

   Ak sa požadovaný tok činností schvaľovania v zozname nenachádza, možno je priradený iba k jednému typu obsahu. Toky činností zobrazené v tomto zozname sú riadené týmito pracovnými postupmi Tieto pracovné postupy sú nakonfigurované na spustenie pre položky tohto typu , ktoré sa nachádzajú priamo pod zoznamom. (Pozri obrázok.) Kliknite na možnosti typu obsahu v rozbaľovacej ponuke a zistite, ktorá z nich zobrazí požadovaný pracovný postup. Keď sa požadovaný pracovný postup zobrazí v zozname, kliknite na jeho názov.

5. Na tých istých dvoch stranách formulára priradenia, ktoré sa pôvodne použili na pridanie pracovného postupu, vykonajte a uložte požadované zmeny.
   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradenia nájdete v časti PLÁN a v príslušnom segmente pridávania (zoznamu/knižnice alebo kolekcie lokalít) v tomto článku.

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).
2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.
3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie webových Designer na položku Typy obsahu lokality.
4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, na ktorom je pracovný postup spustený.
   
5. Na stránke pre vybratý typ obsahu kliknite v časti Nastavenia na položku Nastavenie pracovného postupu.
   
6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu v časti Názov pracovného postupu (kliknutím zmeňte nastavenia) kliknite na názov toku činností, ktorého nastavenia chcete zmeniť.
   
7. Na tých istých dvoch stranách formulára priradenia, ktoré sa pôvodne použili na pridanie pracovného postupu, vykonajte a uložte požadované zmeny.
   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradenia nájdete v časti PLÁN a v príslušnom segmente pridávania (zoznamu/knižnice alebo kolekcie lokalít) v tomto článku.

Na začiatok segmentu

2. Zakázanie alebo odstránenie toku činností

Ak sa pracovný postup spúšťa iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej je pracovný postup spustený.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .

   Poznámka

   Názov karty sa môže líšiť podľa typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa napríklad karta nazýva Kalendár.

3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie toku činností.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť, zablokovať alebo obnoviť pracovný postup .

5. Na vypnutie, opätovné zapnutie alebo odstránenie pracovných postupov použite formulár na stránke Odstránenie pracovných postupov.
   

Formulár má päť stĺpcov:

• Pracovný postup Názov pracovného postupu.
• Inštancie Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené pre položky.
• Povoliť Možnosť, ktorá umožňuje pokračovať v normálnom fungovaní pracovného postupu.
• Žiadne nové inštancie Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky aktuálne spustené inštancie pracovného postupu, ale pracovný postup zakáže tak, že zakáže jeho spúšťanie nových inštancií. (Táto akcia je vratná . Ak budete chcieť pracovný postup neskôr znova povoliť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)
• Odstrániť Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup zo zoznamu alebo knižnice. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec daného pracovného postupu sa už nebude zobrazovať na stránke pre daný zoznam alebo knižnicu. (Táto akcia nie je vratná .)

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).
2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.
3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie na položku Typy obsahu lokality.
4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, na ktorom je pracovný postup spustený.
   
5. Na stránke pre vybratý typ obsahu kliknite v časti Nastavenia na položku Nastavenie pracovného postupu.
   
6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť, zablokovať alebo obnoviť pracovný postup .
7. Na vypnutie, opätovné zapnutie alebo odstránenie pracovných postupov použite formulár na stránke Odstránenie pracovných postupov.
   

Formulár má päť stĺpcov:

• Pracovný postup Názov pracovného postupu.
• Inštancie Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené pre položky.
• Povoliť Možnosť, ktorá umožňuje pokračovať v normálnom fungovaní pracovného postupu.
• Žiadne nové inštancie Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky aktuálne spustené inštancie pracovného postupu, ale pracovný postup zakáže tak, že zakáže jeho spúšťanie nových inštancií. (Táto akcia je vratná . Ak budete chcieť pracovný postup neskôr znova povoliť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)
• Odstrániť Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup z kolekcie lokalít. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec daného pracovného postupu sa už nebude zobrazovať na stránke pre daný zoznam alebo knižnicu. (Táto akcia nie je vratná.)

Čo ďalej?

Ak ste vykonali nejaké zmeny, spustite testovaciu inštanciu pracovného postupu a dôkladne skontrolujte vplyv zmien.

Ďalšie prispôsobovanie

Existujú rôzne spôsoby, ako ďalej prispôsobiť pracovné postupy, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu.

Môžete dokonca vytvárať vlastné pracovné postupy úplne od začiatku.

Môžete použiť ktorýkoľvek alebo všetky z nasledujúcich programov:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Prispôsobenie formulárov, akcií a správania pracovného postupu.
• Microsoft Visual Studio Vytvorte si vlastné akcie pracovného postupu.

Ďalšie informácie nájdete v systéme Pomocníka siete Microsoft Software Developer Network (MSDN).