Používanie zoznamov opakovaných úloh

Obsah tohto článku 

Prehľad

Nastavenie opakovania zoznamu úloh

Publikovanie zoznamu opakovaných úloh

Preplánovať výskyt

Preskočiť výskyt

Úprava opakovania pre rad zoznamov úloh

Zrušenie opakovania pre rad zoznamov úloh

Zrušenie publikovania radu zoznamov úloh

Zrušenie publikovania zoznamu v rade zoznamov úloh

Prehľad

Publikovanie zoznamu opakovaných úloh je skvelý spôsob práce s bežnými úlohami, ktoré je potrebné dokončiť. Tu je prehľad o tom, ako to funguje.

• Opakovanie môžete pridať do štandardného zoznamu úloh v časti Koncepty definovaním nastavení opakovania a počiatočného a koncového dátumu. Týmto sa zoznam z jednorazového zoznamu úloh zmení na rad opakovaných úloh. Keď budete pripravení, môžete publikovať rad zoznamov opakovaných úloh.

• Pri publikovaní sa prvý výskyt opakujúceho sa radu zobrazí v časti Plánované , až kým nie je čas na publikovanie. Pri publikovaní plánovaného výskytu sa automaticky vytvorí ďalší výskyt.

• Po vytvorení nového výskytu sa dátumy dokončenia úlohy automaticky aktualizujú podľa toho, ako ďaleko sú po vami určenom dátume začatia radu . Povedzme napríklad, že ste vytvorili mesačný rad opakujúci sa pätnásty v každom mesiaci. Ak vyberiete dátum začiatku radu 15. januára a zahrniete úlohu s termínom 17. januára, druhý výskyt naplánovaný na 15. februára má tiež dvojdňový posun. Úloha bude splatná 17. februára. Ďalšie informácie nájdete v časti Vytvorenie opakujúceho sa zoznamu úloh v tomto článku.

• Po publikovaní prvého výskytu v rade sa rad zoznamov úloh zobrazí v časti Publikované. Môžete ho rozbaliť a zobraziť všetky publikované výskyty zoznamu úloh.

• Môžete upraviť úlohy v rade alebo plánovaný výskyt. Úlohy môžete upraviť aj v publikovanom výskyte radu zoznamov úloh.

• (Už čoskoro) Tímy príjemcov môžete upraviť pre rad alebo plánovaný výskyt. Tímy príjemcov nie je možné upravovať pre výskyt, ktorý je už publikovaný.

• Ak chcete vykonať zmeny v úlohách alebo príjemcoch radu, v ktorých ešte nebol publikovaný prvý výskyt, môžete tento rad zrušiť. Ak ešte neboli publikované žiadne výskyty, rad sa vráti do časti Koncepty.

• Po publikovaní môžete zobraziť vykazovanie výskytov zoznamov úloh rovnako ako v prípade neopakujúcich sa zoznamov úloh.

• Môžete tiež zrušiť publikovanie výskytov zoznamu úloh alebo radov zoznamov úloh, keď už nie sú potrebné alebo ak urobíte chybu.

Nastavenie opakovania zoznamu úloh

Použite interval opakovania v zozname úloh, ktorý je možné publikovať, aby sa automaticky publikoval podľa opakujúceho sa plánu, napríklad denne, týždenne, mesačne alebo ročne.

1. Na stránke Publikovanie aplikácie Planner vyberte zoznam v časti Koncepty alebo vytvorte nový zoznam a potom vyberte položku Neopakuje sa.
   
   

2. V dialógovom okne Opakovanie zoznamu vyberte nastavenia opakovania pre zoznam.
   
   

   • Interval opakovania. Podľa predvoleného nastavenia majú dátum ukončenia deň, týždeň a mesiac dva roky od počiatočného dátumu. Všetky intervaly opakovania majú maximálny koncový dátum päť rokov od počiatočného dátumu.

   • Publikovanie času a časového pásma.

   • Počiatočný a koncový dátum. Výskyty sa publikujú len vtedy, keď sa vyskytnú v deň začatia alebo po ňom a v deň alebo pred koncovým dátumom.

     Poznámka: Odporúčame nastaviť počiatočný dátum na dátum, kedy sa bude publikovať prvý výskyt. Ak sa počiatočný dátum radu a dátum publikovania prvého výskytu líšia, automatické úpravy dátumu budú založené na dátume začatia radu.
     
     Rad sa napríklad opakuje v desatine každého mesiaca s počiatočným dátumom 1. januára a obsahuje úlohu, ktorá je splatná 12. januára. V tomto príklade bude úloha splatná 11 dní po dátume publikovania každého budúceho výskytu namiesto dvoch dní potom. Dôvodom je, že automatické úpravy dátumu vychádzajú z počiatočného dátumu (1. januára) a nie od dátumu, kedy sa publikuje prvý výskyt (10. januára). 
     
     Systém používa počiatočný dátum pre tento výpočet, pretože ide o hodnotu, ktorú nastavíte priamo, čím získate väčšiu priamu kontrolu nad správaním termínu dokončenia. 

Publikovanie zoznamu opakovaných úloh

Keď je zoznam úloh pripravený na dokončenie, publikujte ho v tímoch, ktorých členovia budú pracovať. 

1. V časti Koncepty vyberte zoznam opakovaných úloh a potom v pravom hornom rohu vyberte položku Publikovať rad.

2. Vyberte tímy, ktoré dostanú zoznam úloh. 
   
   Výber týchto tímov funguje rovnako pre opakujúce sa zoznamy a neopakujúce sa zoznamy. Tímy môžete vybrať z hierarchie a použiť hlavný zoznam tímov a/alebo ľubovoľné dostupné filtre na vyhľadanie tímov, ktoré chcete zahrnúť. Prípadne môžete nahrať vlastný zoznam tímov.

3. Vyberte, či chcete informovať tímy príjemcov.

4. Vyberte položku Ďalej a potom skontrolujte plán publikácie. Ak chcete vykonať zmeny, vyberte položku Späť.

5. Začiarknite políčko Pripravené, všetko vyzerá dobre tu a potom vyberte položku Publikovať. 
   
   Príprava zoznamu opakovaných úloh môže chvíľu trvať. Môže sa zobraziť hlásenie s informáciou, že zoznam úloh sa práve naplánuje.

6. Zoznam úloh sa zobrazí v časti Plánované po dokončení akcie. Nasledujúci výskyt opakujúceho sa zoznamu sa zobrazí v časti Plánované a publikuje sa v plánovanom dátume a čase.

   Dôležité: Ak sa zobrazia ikony upozornení, vyberte položku Zobraziť podrobnosti a pomôžte vyriešiť tieto problémy.

   
   
   Po publikovaní prvého výskytu sa zobrazí aj zoznam úloh v časti Publikované, kde predstavuje rad opakovaných úloh. Môžete ho rozbaliť a zobraziť publikované výskyty v rade. Pri publikovaní výskytu sa ďalší výskyt v rade vytvorí v časti Plánované.

Ďalšie informácie o publikovaní zoznamov úloh nájdete v téme Publikovanie zoznamu úloh.

Preplánovať výskyt

Nadchádzajúci výskyt opakujúceho sa zoznamu úloh môžete preplánovať. Môže to byť potrebné napríklad v prípade, že ďalší dátum publikovania pripadne na firemný sviatok. 

Naplánovanie môžete kedykoľvek zmeniť až do dátumu nasledujúceho naplánovaného výskytu.

1. V časti Plánované prejdite na zoznam úloh, ktorý chcete preplánovať, a potom vyberte položku Ďalšie akcie > Upraviť výskyt.
   
   

2. Vyberte rozbaľovaciu ponuku intervalu opakovania (napríklad Každý pondelok) a potom vyberte položku Znova naplánovať tento výskyt.
   
   

3. V dialógovom okne Preplánovať tento výskyt vyberte podľa potreby nový dátum publikovania, čas publikovania alebo časové pásmo a potom vyberte položku Uložiť.

Preskočiť výskyt

Nadchádzajúci výskyt opakujúceho sa zoznamu úloh môžete vynechať. Môže to byť potrebné napríklad vtedy, ak sú všetci zamestnanci mimo práce, pretože ďalší dátum publikovania pripadá na firemný sviatok.

1. V časti Plánované prejdite do zoznamu úloh a potom vyberte položku Ďalšie akcie > Upraviť výskyt.

2. Vyberte rozbaľovaciu ponuku intervalu opakovania a potom vyberte položku Vynechať tento výskyt.

3. V dialógovom okne Preskočiť výskyt skontrolujte informácie a potom vyberte položku Vynechať výskyt.
   
   Vynechaný výskyt sa už nezobrazuje v časti Plánované a nebude publikovaný.

Úprava opakovania pre rad zoznamov úloh

Ak potrebujete zmeniť interval opakovania alebo iné nastavenia opakovania, upravte opakovanie pre rad zoznamov opakovaných úloh. Zmeny sa vzťahujú na ďalší výskyt a všetky budúce výskyty.

1. Ak už bol publikovaný aspoň jeden výskyt, vyhľadajte rad zoznamov úloh v časti Publikované, vyberte rad zoznamov úloh, ktorý chcete upraviť, a potom vyberte položku Ďalšie akcie > Upraviť rad. Nezabudnite vybrať rad namiesto jedného z publikovaných výskytov v rámci radu.
   
   

2. Vyberte rozbaľovaciu ponuku intervalu opakovania a potom vyberte položku Upraviť opakovanie.
   
   

3. V dialógovom okne Opakovanie zoznamu vykonajte požadované zmeny v rade zoznamov úloh.

4. Skontrolujte zmeny a potom vyberte položku Uložiť. Po publikovaní zoznamu sa zmeny použijú na všetky budúce výskyty zoznamu opakovaných úloh.

Zrušenie opakovania pre rad zoznamov úloh

Ak už nechcete, aby rad opakovaných zoznamov úloh pokračoval v publikovaní, opakovanie môžete zastaviť (zrušiť).  Všetky budúce výskyty zoznamu úloh sa nepusťujú.

1. V časti Publikované prejdite na rad opakovaných zoznamov úloh a potom vyberte položku Ďalšie akcie > Upraviť rad.

2. Vyberte rozbaľovaciu ponuku intervalu opakovania a potom vyberte položku Zrušiť rad.

3. V dialógovom okne Zrušiť rad overte, či chcete zrušiť rad, a potom vyberte možnosť Áno.

• Nasledujúci plánovaný výskyt a všetky budúce výskyty sa už nezobrazujú v časti Plánované.

• Existujúca šablóna zoznamu opakovaných úloh a príslušné publikované výskyty sú stále uvedené v časti Publikované a sú k dispozícii na vykazovanie.

• Ak zatiaľ neboli publikované žiadne zoznamy pre rad, v časti Koncepty sa zobrazí rad zoznamov opakovaných úloh.

Zrušenie publikovania radu zoznamov úloh

Ak chcete odstrániť úlohy, ktoré už nie sú potrebné, alebo opraviť chybu pri odosielaní radu, môžete zrušiť publikovanie radu úloh. V prípade chyby majte na pamäti, že môžete upraviť úlohy v zozname naplánovaných úloh alebo v publikovanom zozname úloh vrátane výskytov zoznamu úloh publikovaných ako súčasť opakujúceho sa radu. Ak potrebujete zrušiť publikovanie zoznamu úloh z dôvodu chyby, najlepšie je čo najskôr znížiť priradenie a dokončenie vymazaných úloh.

Ak chcete zrušiť publikovanie radu zoznamov úloh, postupujte podľa nasledujúcich krokov. Rad zoznamov úloh a všetky jeho zoznamy sa premiestnia do sekcie Nepublikované a môžu sa duplikovať, ale nie je možné ich znova publikovať.  

1. V časti Publikované vedľa radu zoznamov úloh, ktorých publikovanie chcete zrušiť, vyberte položku Ďalšie akcie > Zrušiť publikovanie radu.

2. Potvrďte, že chcete zrušiť publikovanie radu, a potom vyberte položku Zrušiť publikovanie radu.

3. Keď sa rad zoznamov a priradené zoznamy zobrazia v časti Nepublikované, môžete ich odstrániť alebo duplikovať, upraviť kópiu a publikovať upravenú kópiu.  

Zrušenie publikovania zoznamu v rade zoznamov úloh

Ak chcete odstrániť úlohy, ktoré už nie sú potrebné, alebo opraviť chybu pri odosielaní zoznamu úloh, môžete zrušiť publikovanie konkrétneho výskytu zoznamu úloh v rade úloh. V prípade chyby majte na pamäti, že môžete upraviť úlohy v publikovanom zozname úloh vrátane výskytu zoznamu úloh publikovaného ako súčasť opakujúceho sa radu. Ak potrebujete zrušiť publikovanie zoznamu úloh z dôvodu chyby, najlepšie je čo najskôr znížiť priradenie a dokončenie vymazaných úloh.

Ak chcete zrušiť publikovanie zoznamu v rade úloh, postupujte podľa nasledujúcich krokov. Zoznam úloh sa premiestni do sekcie Nepublikované a môže byť duplikovaný, ale nedá sa znova publikovať.  

1. V časti Publikované rozbaľte rad zoznamov úloh, prejdite na zoznam, ktorý chcete zrušiť publikovanie, a potom vyberte položku Ďalšie akcie > Zrušiť publikovanie.

2. Potvrďte, že chcete zrušiť publikovanie zoznamu, a potom vyberte položku Zrušiť publikovanie.

3. Keď sa zoznam zobrazí v časti Nepublikované, môžete ho odstrániť alebo duplikovať, upraviť kópiu a publikovať upravenú kópiu.

Pozrite tiež

Publikovanie zoznamov úloh na definovanie a sledovanie práce vo vašej organizácii

Nastavenie požiadaviek na dokončenie úlohy v zozname úloh