Publikovanie zoznamov úloh na definovanie a sledovanie práce vo vašej organizácii

Publikovanie úloh obsahuje dva typy zoznamov úloh. Môžete vytvoriť zoznamy s úlohami pre každý tím (známe ako štandardné zoznamy úloh) a zoznamy s úlohami pre každého člena tímu. Tu nájdete ďalšie informácie o jednotlivých typoch zoznamov a o tom, kedy ich použiť.

Zoznam	Použitie	Správanie pri publikovaní	Príklad
Standard zoznam úlohPre každý tím	Úlohy, ktoré je potrebné vykonať raz za tím. Tieto zoznamy môžete nastaviť ako opakované.	Pre každý vybratý tím sa v pláne pre daný tím vytvorí jedna kópia úlohy. Hneď ako jeden manažér v prvej línii alebo pracovník dokončí úlohu, považuje sa za dokončenú pre celý tím.	Reza, prevádzkový manažér vo výrobnej organizácii, vytvorí zoznam úloh na implementáciu novej výrobnej linky. Reza publikuje tento zoznam do množiny závodov určených na pilotnú novú linku. Každé vybraté umiestnenie dostane jednu kópiu úlohy. Keď tam ktorýkoľvek manažér alebo pracovník označí úlohu ako dokončenú, zobrazí sa ako dokončená pre celé miesto.
Dokončenie pre všetkýchPre každého člena tímu	Úlohy, ktoré musia dokončiť všetci členovia tímu.	Pre každý vybratý tím sa vytvorí viacero kópií úlohy. Pre každého člena tímu sa vytvorí kópia každej úlohy v osobnom pláne pre daného člena tímu a úloha sa priradí danej osobe. Všetci členovia tímu musia dokončiť úlohu pre svoje umiestnenie, aby odrážali 100 % dokončenie tejto úlohy.	Camille, prevádzkový manažér v maloobchodnej organizácii, má novú zdravotnú politiku na pracovisku, ktorú musia potvrdiť všetci zamestnanci. Camille publikuje zoznam úloh s úlohou na revíziu a podpísanie novej politiky. Každému zamestnancovi na každom vybratom mieste sa zobrazí úloha, pre ktorú bol vytvorený a priradený. Každý zamestnanec musí dokončiť svoju vlastnú úlohu. Keď používateľ označí svoju úlohu ako dokončenú, neovplyvní úlohy priradené členom tímu.

V časti Zoznamy na publikačnej stránke sa zobrazia nasledujúce časti: Koncepty, Plánované, Publikované, Nepublikované. Každá sekcia predstavuje stav zoznamu v procese publikovania.



Ak sa chcete oboznámiť s každou sekciou, použite nasledujúcu tabuľku.

Časť	Stav a správanie zoznamu	Môžu sa úlohy v zozname upravovať?	Zobrazujú sa úlohy členom tímu príjemcu?
Koncepty	Publikácia ešte nebola publikovaná alebo naplánovaná.	Áno	Nie
Naplánované	Naplánované publikovanie v určený deň a čas.	Áno	Nie
Publikované	Zoznam sa publikuje alebo prebieha publikovanie.	Áno	Áno
Nepublikované	Zoznam sa nepublikuje alebo prebieha jeho publikovanie.	Nie	Nie

1. V ľavej dolnej časti publikačnej stránky vyberte položku Nový zoznam a potom vyberte niektorú z nasledujúcich možností.
   
   

   • Pre každý tím. Používa sa na úlohy, ktoré je potrebné dokončiť raz na tím, a označujú sa aj ako štandardný zoznam úloh.

   • Pre každého člena tímu. Používa sa na úlohy, ktoré musia dokončiť všetci členovia tímu, ako sú napríklad úlohy školenia alebo potvrdenia politiky.

     Dôležité: Po vytvorení zoznamu s úlohami pre každý tím ho nemôžete zmeniť na zoznam pre každého člena tímu a naopak. Budete musieť vytvoriť nový zoznam.

2. Pomenujte svoj zoznam.

3. Ak patríte do viac ako jedného tímu, ktorý môžete publikovať, vyberte tím, z ktorý chcete publikovať. Tímy, ktoré dostanú publikáciu zoznamu úloh, uvidia, z ktorého tímu bol zoznam úloh publikovaný.

4. Vyberte položku Vytvoriť. Nový zoznam sa zobrazí v časti Koncepty.

5. V časti Názov úlohy zadajte názov prvej úlohy a vyberte položku Enter.

6. Výberom názvu úlohy otvorte úlohu a pridajte alebo upravte niektorú z nasledujúcich možností.   

   • Nadpis

   • Vedro. Používa sa na kategorizáciu úloh. Napríklad sektory Warehouse alebo Sales Desk možno použiť na identifikáciu pracovnej skupiny, ktorá bude úlohu vykonávať.

   • Priorita. Možnosti sú Naliehavé, Dôležité, Stredné a Nízke.

   • Počiatočný dátum alebo termín dokončenia

   • Poznámky

   • Kontrolný zoznam s maximálne 20 položkami. Ovládate položky, poradie a to, či sa kontrolný zoznam vyžaduje na dokončenie úlohy. Príjemcovia úlohy ovládajú označenie každej položky ako dokončenej. 

   • Príloha 

   • Požiadavky na dokončenie úlohy. Príjemcovia úlohy musia pred označením úlohy ako dokončenej splniť požiadavky. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie požiadaviek na dokončenie úlohy v zozname úloh. 

     • Požadovaný formulár: Prepojte až dva formuláre, ktoré musia príjemcovia úlohy vyplniť. Môžete vytvoriť nový formulár alebo použiť existujúci formulár.

     • Požadované schválenie: Pridajte požiadavku na schválenie, aby príjemcovia úlohy požadovali a získali schválenie od manažéra. Táto možnosť je k dispozícii len pre zoznamy úloh vytvorené pomocou možnosti Pre každý tím (nazýva sa aj štandardné zoznamy úloh). 

7. Ak chcete pridať ďalšiu úlohu, zadajte názov úlohy do poľa Nová úloha.

   Tip: Po vytvorení úloh môžete hromadne upraviť prioritu, termín dokončenia alebo sektor pre všetky vybraté úlohy. 

8.  Ak ste vytvorili zoznam pomocou možnosti Pre každý tím (označuje sa aj ako štandardný zoznam úloh), môžete ho nastaviť ako opakovaný, aby sa automaticky publikul podľa opakujúceho sa plánu. Ak to chcete urobiť, vyberte položku Neopakuje sa, vyberte nastavenia opakovania pre zoznam a potom vyberte položku Uložiť.
   
   Ďalšie informácie o práci so zoznamami opakovaných úloh nájdete v téme Používanie zoznamov opakovaných úloh. 

Pomocou akcie Duplikovať môžete vytvoriť kópiu ľubovoľného zoznamu úloh. Táto akcia vytvorí nový zoznam s kópiou úloh v pôvodnom zozname. Môžete vybrať názov nového zoznamu a tím, pre ktorý sa má vytvoriť. Potom môžete upraviť úlohy v novom zozname a pripraviť ich na publikovanie.

1. Vyberte zoznam úloh, ktorý chcete duplikovať, a potom vyberte položku Ďalšie akcie > Duplikovať. 

2. Pomenujte zoznam a vyberte položku Publikovať z tímu. Ak patríte do viacerých tímov v hierarchii organizácie, zobrazí sa viacero možností. Tímy, ktoré dostanú publikáciu zoznamu úloh, uvidia, z ktorého tímu bol zoznam úloh publikovaný.

3. Vyberte položku Duplikovať. Po duplikovaní sa zoznam zobrazí v časti Koncepty. So zoznamom môžete pracovať rovnako ako s inými konceptovými zoznamami.  

1. V časti Koncepty alebo Plánované vyberte zoznam úloh, ktorý chcete upraviť. 

2. Ak chcete zmeniť úlohu, výberom jej názvu otvorte úlohu a potom vykonajte niektorý z týchto krokov:

   • Ak chcete zmeniť ľubovoľné pole úlohy, vyberte toto pole a podľa potreby ho upravte. Prílohy a požiadavky môžete tiež pridať alebo odstrániť.  

   • Ak chcete úlohu odstrániť, napravo od názvu úlohy vyberte položku Ďalšie akcie > Odstrániť.

Zoznam konceptov môžete pred publikovaním premenovať. 

1. V časti Koncepty prejdite do zoznamu, ktorý chcete premenovať, a potom vyberte položku Ďalšie akcie > Premenovať zoznam.

2. Do poľa Názov zadajte nový názov a potom vyberte položku Uložiť.

V časti Koncepty alebo Nepublikované môžete odstrániť ľubovoľný zoznam úloh.

1. V časti Koncepty alebo Nepublikované prejdite na zoznam úloh, ktorý chcete odstrániť.

2. Vyberte položku Ďalšie akcie > Odstrániť.

Keď je zoznam úloh pripravený na dokončenie, publikujte ho v tímoch, ktorých členovia budú pracovať. 

1. V časti Koncepty vyberte zoznam úloh a potom v pravom hornom rohu vyberte položku Publikovať alebo Publikovať rad (ak ide o zoznam opakovaných úloh). 

2. Vyberte spôsob výberu tímov príjemcov. Tímy môžete vybrať z hierarchie alebo nahrať vlastný zoznam tímov. Ďalšie informácie o týchto možnostiach. Nasledujúce kroky zobrazujú výber z hierarchie.

3. Vyberte tímy, ktoré dostanú zoznam úloh. Na vyhľadanie tímov, ktoré chcete zahrnúť, použite hlavný zoznam tímov a/alebo všetky dostupné filtre.
   
   

   • Ak chcete vybrať všetky tímy v rámci vetvy hierarchie, začiarknite políčko vedľa nej. Výberom možnosti Severná Amerika sa napríklad vyberú všetky umiestnenia v danej oblasti. 

   • Ak chcete publikovať iba v umiestneniach s určitými atribútmi, vyberte filter. Ak chcete napríklad vybrať všetky umiestnenia s veľkým rozložením, vyberte filter Veľké. Na obrázku príkladu bude zoznam úloh publikovaný vo všetkých veľkých obchodoch v Severnej Amerike.

4. Vyberte, či chcete informovať tímy príjemcov.

5. Vyberte položku Ďalej a potom skontrolujte plán publikácie. Ak chcete vykonať zmeny, vyberte položku Späť.  

6. Začiarknite políčko Pripravené, všetko vyzerá dobre a potom vyberte položku Publikovať. 

   Poznámky: 

   • Hneď po začatí procesu publikovania sa zoznam úloh premiestni z konceptov do publikácie , čo znamená, že úlohy sa odosielajú a zobrazujú príjemcom. 

   • Publikovanie úloh môže chvíľu trvať, ak sa v zozname úloh nachádza veľké množstvo úloh alebo ak vyberiete veľký počet tímov príjemcov. Je v poriadku opustiť obrazovku publikovania a vrátiť sa neskôr – úlohy budú pokračovať v publikovaní na pozadí. 

7. Po dokončení publikovania sa v hornej časti publikačnej stránky zobrazí hlásenie s informáciou, že vaše úlohy boli úspešne doručené.

   Dôležité: Ak sa zobrazia ikony upozornení, vyberte položku Zobraziť podrobnosti a pomôžte vyriešiť problémy.

Úlohy v publikovanom zozname môžete upraviť tak, že zoznam prejdete do režimu úprav. Keď je zoznam v režime úprav, môžete aktualizovať úlohy v zozname, odstrániť úlohy zo zoznamu alebo pridať do zoznamu nové úlohy. Zmeny sa publikujú v tímoch príjemcov, kým nevyberiete položku Publikovať zmeny a nepotvrdíte súhrn. 

Keď publikujete zmeny úlohy v publikovanom zozname, hodnoty v poliach úloh v aktualizovanej úlohe prepíšu hodnoty týchto polí úloh v každom tíme príjemcov s výnimkou toho, že stav úlohy nie je resetovaný. Z tohto dôvodu odporúčame upraviť úlohu v publikovanom zozname, keď chcete objasniť, čo je potrebné urobiť.

Ak sa vyskytne oprava, ktorá vyžaduje opätovné dokončenie úlohy aj v prípade, že bola dokončená podľa podrobností predchádzajúcej úlohy, odporúčame odstrániť pôvodnú úlohu a vytvoriť novú.

1. V časti Publikované vyberte zoznam, ktorý chcete upraviť, a potom vyberte položku Upraviť zoznam.

2. Vyberte úlohu, ktorú chcete upraviť. Môžete tiež pridať novú úlohu alebo vybrať položku Ďalšie akcie vedľa existujúcej úlohy a odstrániť ju.

3. Keď ste pripravení na publikovanie zmien, vyberte položku Publikovať zmeny v pravom hornom rohu a publikujte zmeny vo všetkých pôvodných tímoch príjemcov.  
   
   Prípadne môžete zrušiť vykonané úpravy a zoznam sa vráti späť do predtým publikovaného stavu.

Ak potrebujete zrušiť publikovanie zoznamu úloh, najlepšie je čo najskôr znížiť priradenie a dokončenie vymazaných úloh. Nepublikovaný zoznam sa premiestni do sekcie Nepublikované a môže sa duplikovať, ale sám osebe sa nedá znova publikovať.   

1. Vedľa zoznamu, ktorý chcete zrušiť publikovanie, vyberte položku Ďalšie akcie > Zrušiť publikovanie.

2. Potvrďte, že chcete zrušiť publikovanie zoznamu, a potom vyberte položku Zrušiť publikovaniea.

Keď sa zoznam zobrazí v časti Nepublikované, môžete ho odstrániť alebo duplikovať, upraviť kópiu a publikovať upravenú kópiu.

Po publikovaní zoznamu úloh pravdepodobne budete chcieť sledovať priebeh tímov pri priraďovaní a/alebo dokončovaní úloh, ktoré ste im odoslali. Vyberte zoznam v sekcii Publikované . Tu môžete zobraziť podrobnosti o publikovaných úlohách niekoľkými rôznymi spôsobmi. 

• Zobrazenie zostavy úloh môžete použiť na zobrazenie priebehu konkrétnej úlohy v zozname.
  
  
  
  Vyberte napravo od úlohy a výberom položky Zobraziť zostavu zobrazte stav priradenej úlohy a dokončenia pre danú úlohu v tímoch, ktoré ju prijali.

• Zobrazenie zostavy zoznamu môžete použiť na zobrazenie priebehu zoznamu ako celku. V rámci úloh v zozname sa zobrazí stav priradenia a dokončenia.
  
  

V oboch zobrazeniach môžete vybrať ľubovoľnú vetvu hierarchie a rozbaliť ju alebo vybrať ľubovoľný tím, aby sa zobrazil stav daného konkrétneho tímu. Ak sa chcete po zobrazení podrobností vrátiť do zobrazenia na vysokej úrovni, vyberte názov zoznamu úloh, ktorý sa zobrazí nad názvom tímu.