Nastavenie požiadaviek na dokončenie úlohy v zozname úloh

Skúsenosti s tímom príjemcu 

Keď používateľ v tíme príjemcu – zvyčajne pracovník alebo manažér v prvej línii – otvorí úlohu, zobrazia sa položky kontrolného zoznamu s informáciou, že položky kontrolného zoznamu sú povinné. Úlohu nemôžu označiť ako dokončenú, kým sa neoznačia ako dokončené všetky položky kontrolného zoznamu. Keď sú splnené všetky požiadavky, každý zamestnanec v prvej línii môže úlohu označiť ako dokončenú. 

Zobrazenie odpovedí formulára

Po publikovaní zoznamu úloh budete chcieť zobraziť odpovede formulára od príjemcov úlohy.

Otvorte formulár a prejdite na kartu Odpovede . Tam môžete:

• Pozrite si súhrnné informácie o formulári a odpovediach.

• Výberom položky Zobraziť výsledky zobrazíte podrobnosti odpovedí jednotlivých respondentov.

• Výberom položky Ďalšie podrobnosti pod každou otázkou zobrazíte meno každého respondenta a jeho odpoveď.

• Ak chcete zobraziť odpovede v excelovom zošite, vyberte položku Otvoriť v Exceli . Zošit poskytuje snímku aktuálnych údajov odpovede.

  Tip: Pri zobrazovaní odpovedí v Exceli zoraďte odpovede podľa dátumu dokončenia alebo úpravy (alebo podľa identifikátora a dátumu dokončenia alebo úpravy) a skontrolujte najnovšie odpovede z každého umiestnenia. V niektorých prípadoch môže umiestnenie odoslať viac ako jednu odpoveď.

Ďalšie informácie nájdete v téme Kontrola a zdieľanie výsledkov formulára.

Odpovede formulára s nahratými súbormi

Ak formulár obsahuje otázky týkajúce sa nahrávania súborov, nahraté obrázky môžete zobraziť po jednom na karte Odpovede , ako je to popísané vyššie. Ak chcete, môžete tiež získať prístup k priečinku, do ktorého sa súbory nahrajú. Nahraté súbory sa ukladajú pod súbormi SharePointu publikačného tímu.

Priečinky SharePointu sa vytvoria, keď sa prvý súbor nahrá ako súčasť odoslania odpovede formulára.

Po prijatí prvého odoslania nahratia súboru bude knižnica dokumentov tímu obsahovať priečinok Aplikácie. V rámci toho priečinok Microsoft Forms obsahuje priečinok s názvom formulára. V tomto priečinku je priečinok pre každú otázku vo formulári, ktorý nahral súbory.

Ak ste napríklad pridali formulár s názvom Prieskum otvárania obchodu, ktorý obsahuje tri otázky týkajúce sa nahrávania súborov, nahraté súbory sa nachádzajú v nasledujúcich priečinkoch pre skupinu v SharePointe:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2

Každý nahratý názov súboru obsahuje názov tímu, v ktorom sa úloha nachádza, pôvodný názov obrázka a zobrazovaný názov používateľského konta, ktoré nahralo súbor a odoslalo formulár.

Napríklad názov súboru s obrázkom, ktorý nahral Joni Sherman v mene tímu Seattle Store 121, je Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

Ak chcete namiesto zoznamu obrázkov zobraziť miniatúry obrázkov, prejdite na položku Všetky dokumenty > dlaždice. 

(Voliteľné) Pomoc tímom príjemcu pri zobrazovaní nahratých obrázkov

Môžu sa vyskytnúť prípady, keď jeden člen tímu dokončil prieskum a manažér alebo iný kolega v tomto tíme chce skontrolovať, čo odoslal jeho spoluhráč. 

Z tohto dôvodu poskytujeme používateľom v tíme možnosť vidieť odpovede formulára odoslané na miesto, kde sa nachádza. Tento postup funguje bez akéhokoľvek ďalšieho nastavenia v prípade otázok, ktoré nevyžadujú nahratie súboru. V prípade otázok, ktoré vyžadujú nahratie súboru, sa odoslané súbory nahrajú do priečinka publikačného tímu, ku ktorému členovia tímov príjemcu zvyčajne nemajú prístup. Ak používateľ zobrazí odpovede formulára odoslané tímom a nemá prístup k nahratého súboru, zobrazí sa mu prepojenie na súbor, ktoré ho presunie na lokalitu SharePoint, ktorá mu umožňuje požiadať o povolenia.

Priečinok s nahratými súbormi môžete zdieľať aj so všetkými používateľmi vo vašej organizácii. Ak vám vyhovuje zdieľať priečinok so všetkými používateľmi v organizácii, môžete tento krok aktívne dokončiť a používateľom sa v rámci odoslania odpovede formulára zobrazia aj obrázky nahraté členmi ich tímu.

Zdieľanie priečinka SharePointu, ktorý obsahuje nahraté súbory:

1. V publikačných tímových súboroch prejdite do priečinka Dokumenty\Aplikácie\Microsoft Forms.

   Tip: Nezabudnite, že tento priečinok sa nezobrazí, kým sa neodošli odpoveď vo formulári s otázkou nahrávania súboru. 

2. Vyhľadajte a vyberte tlačidlo Zdieľať pre priečinok. Ak chcete, vyberte ikonu ceruzky a zmeňte povolenia z možnosti Môže upravovať na možnosť Môže zobrazovať.

3. Do poľa na pridávanie mien alebo skupín zadajte možnosť Všetci okrem externých používateľov.
   
   

4. Vyberte túto skupinu a potom vyberte položku Odoslať.

Po vykonaní týchto krokov sa priečinok a všetky jeho podpriečinky zdieľajú s danou skupinou, ktorá by mala obsahovať členov tímov príjemcu. Keďže všetky nasledujúce formuláre nahrajú súbory aj do priečinka Microsoft Forms, dokončenie tohto kroku raz by malo fungovať pre všetky minulé a budúce formuláre, ktoré daný publikačný tím používa ako požiadavky na dokončenie.

Ďalšie informácie o zdieľaní priečinka SharePoint nájdete v téme Zdieľanie súborov alebo priečinkov SharePointu.

Skúsenosti s tímom príjemcu

Keď používateľ v tíme príjemcu , zvyčajne pracovník alebo manažér v prvej línii, otvorí úlohu, uvidí, že odoslanie formulára je povinné. Môžu otvoriť formulár a vyplniť otázky bez toho, aby museli opustiť úlohu. Majte na pamäti, že nasnímať fotografiu, ktorá sa má nahrať ako súčasť odosielania formulára, vyžaduje povolenia zariadenia na prístup k fotoaparátu. Po odoslaní formulára úloha odráža, že požiadavka na formulár je splnená. Každý člen tohto tímu, ktorý si prezerá úlohu, môže tiež zobraziť odpovede odoslané tímom. Keď sú splnené všetky požiadavky, každý zamestnanec v prvej línii môže úlohu označiť ako dokončenú.

Skúsenosti s tímom príjemcu

Keď používateľ v tíme príjemcu , zvyčajne pracovník alebo manažér v prvej línii, otvorí úlohu, uvidí, že pred jej označením musí požiadať o schválenie a získať schválenie práce na úlohe.

Tento zamestnanec v prvej línii si môže vybrať člena tímu, od ktorého môže požiadať o schválenie. Zvyčajne je to ich manažér. Zamestnanec si však môže vybrať iného člena tímu, čo môže byť užitočné, ak je jeho nadriadený na dovolenke. V úlohe je uvedené, ktorý používateľ vykonal žiadosť a od koho požiadal o schválenie, takže tím má prehľad o svojej požiadavke. Určený schvaľovateľ dostane oznámenie z aplikácie Schválenia a môže udeliť schválenie pri prezeraní samotnej úlohy alebo z aplikácie Schválenia.

Zamestnanec v prvej línii, ktorý zobrazuje úlohu, môže vidieť aktuálny stav žiadosti o schválenie. Úlohu nemôžu označiť ako dokončenú, kým žiadosť o schválenie neodráža, že bola schválená. V prípade potreby môže zamestnanec v prvej línii zrušiť žiadosť a vytvoriť novú žiadosť. Keď sa žiadosť o schválenie priradená k úlohe zobrazí ako schválená, táto požiadavka je splnená. Keď sú splnené všetky požiadavky, každý zamestnanec v prvej línii môže úlohu označiť ako dokončenú.