Použitie hromadnej korešpondencie v Word na odosielanie hromadných e-mailových správ

• Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

  

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré môžete použiť na hromadnú korešpondenciu.

Tipy

• Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, budete ho môcť vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.

• Ak ako zdroj údajov používate tabuľkový hárok Excel, naformátujte PSČ ako text, aby ste sa vyhli automatickému odstráneniu úvodných núl. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.

• Ak chcete ako zdroj zoznamu použiť Outlook kontakty, uistite sa, že Outlook je váš predvolený e-mailový program a či má rovnakú verziu ako Word.

Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec pre e-mailové adresy a či existuje e-mailová adresa pre každého určeného príjemcu.

1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.

2. Vybrať zdroj údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré môžete použiť na hromadnú korešpondenciu.

3. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Ďalšie informácie o úprave, zoraďovaní alebo filtrovaní poštového zoznamu nájdete v téme Hromadná korešpondencia: Úprava príjemcov.

1. Prejdite na položky Korešpondencia > Riadok s pozdravom.

2. Vyberte formát.

3. Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.

4. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Do e-mailovej správy môžete vložiť ďalšie polia zo zdroja údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie polí hromadnej korešpondencie.

Informácie o oprave chýbajúcej časti adries alebo iných polí nájdete v téme Hromadná korešpondencia: Mapovanie polí.

Ak chcete zmeniť písmo, veľkosť alebo riadkovanie zlúčeného obsahu, vyberte názov zlučovacieho poľa a vykonajte potrebné zmeny.

1. Ak chcete zobraziť mená a adresy v texte listu, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte tlačidlo Nasledujúci alebo Predchádzajúci .

   

2. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Odoslať e-mailové správy.

   

3. V poli Komu vyberte stĺpec alebo pole s e-mailovými adresami z poštového zoznamu.

   Poznámka:  Word odošle samostatnú správu na každú e-mailovú adresu. Iných príjemcov nie je možné odoslať kópiou ani skrytou kópiou. Prílohy nie je možné pridávať, môžete však zahrnúť aj prepojenia,

4. Do poľa Predmet správy zadajte predmet správy.

5. V poli Formát poštyvyberte html (predvolené nastavenie) alebo vyberte možnosť Obyčajný text a odošlite dokument ako telo e-mailovej správy.

6. V časti Odoslať záznamy vyberte jednu z nasledujúcich možností:

   • Všetky záznamy (predvolené).

   • Aktuálny záznam, správa sa odošle iba záznamu zobrazenému na obrazovke.

   • Oda Komu odošlú iba určitú škáluzáznamov.

7. Ak chcete spustiť hromadnú korešpondenciu, vyberte tlačidlo OK

Prejdite na položky Súbor > Uložiť. Pri uložení hlavného dokumentu sa uloží aj pripojenie k vybratému zdroju údajov. Ak ho chcete znova použiť, otvorte dokument a vyberte možnosť Áno, keď sa zobrazí výzva na zachovanie pripojenia k zdroju údajov.

1. Prejdite na položky Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

   

2. V Word vytvorte e-mailovú správu, ktorú chcete odoslať.

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

Tipy

• Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie.

• Ak používate tabuľkový hárok Excel, naformátujte stĺpec PSČ ako text, aby ste sa vyhli automatickému odstráneniu úvodných núl. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a ďalších hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.

• Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook v rovnakej verzii ako program Word.

Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec pre e-mailové adresy a či je k dispozícii e-mailová adresa pre každého určeného príjemcu.

1. Prejdite na položky Korešpondencia > Vybrať príjemcov.

2. Vybrať zdroj údajov. Viac informácií nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.

3. Vyberte položky Súbor > Uložiť.

Zistite, ako upraviť, zoradiť alebo filtrovať poštový zoznam tu: Hromadná korešpondencia: Úprava príjemcov.

1. Prejdite na položku Korešpondencia > vložte zlučovacie pole a potom vyberte polia, ktoré chcete pridať.

   

2. Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a potom vyberte tlačidlo OK.

1. Prejdite na kartu Korešpondencia > Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.

   

   V jednotlivých e-mailových správach sa môžete posúvať pomocou tlačidiel so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia .

2. Ak chcete pridať alebo odstrániť zlučovacie polia, vyberte znovu položku Ukážka výsledkov.

3. Keď ste pripravení, prejdite na položku Korešpondencia > Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu.

   Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.

4. Vyberte zlučovacie pole Komu, predmet a možnosť odoslať ako text, HTML alebo ako prílohu. Keď odošlete ako prílohu, e-mail neobsahuje základný text. namiesto toho sa správa odošle ako priložený dokument.

5. Vyberte položku Hromadná korešpondencia do priečinka Pošta na odoslanie.