Microsoft Office InfoPath vám umožňuje vytvárať šablóny formulárov na zadávanie a zhromažďovanie údajov. Microsoft Office Excel 2007 umožňuje používateľom vypočítať, graf a analyzovať údaje. Použitím oboch týchto programov a XML môžete jednoducho vytvoriť jednoduché, ale účinné podnikové riešenie bez kódu na sledovanie zdrojov v spoločnosti.
Obsah tohto článku
-
Úvodné informácie o vytvorení riešenia na sledovanie majetku
-
Krok 2: Priradenie súboru schémy a prispôsobenie rozloženia tabuľky v Exceli
-
Krok 3: vytvorenie súhrnnej zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu
-
Záverečné myšlienky: Zvážte použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databázy programu Access
Úvodné informácie o vytvorení riešenia na sledovanie majetku
Údaje XML môžete vymieňať medzi programami InfoPath a Excel. Príkaz Exportovať z programu InfoPath je jednoduchý a priamočiary spôsob odosielania údajov z formulára do Excelu, čo vám umožní vykonať oveľa väčšiu flexibilitu. Explicitným priradením súboru schémy XML programu InfoPath (. xsd) v Exceli a následným importovaním súborov formulára programu InfoPath (. xml) do Excelu môžete prispôsobiť rozloženie svojich údajov a lepšie využiť funkcie v Exceli, ktoré vám pomôžu spravovať a analyzovať údaje efektívnejšie.
V tomto článku použijeme vzorovú šablónu formulára Trackera v programe InfoPath na ilustráciu toho, ako môžete nastaviť, ako môže program InfoPath, XML a Excel spolupracovať. Predstavte si, že každý rok sa v Office v každom zamestnaní zaregistrujú aktíva vašej organizácie. Potom sa spustí zostava programu Excel, ktorá vám pomôže rozhodnúť sa, ako prideliť rozpočet zariadenia na nasledujúci rok. Nasledujúci diagram je prehľad o tom, ako môžete zhromažďovať, sledovať a nahlásiť údaje o aktívach v oddelení.
1. vytvorí sa šablóna formulára Trackera majetku.
2. súbor schémy je priradený k excelovej tabuľke a rozloženie tabuľky je prispôsobená.
3. vytvorí sa prázdna Súhrnná zostava kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu.
4. formulár na sledovanie majetku sa používa na zhromažďovanie údajov od používateľov.
5. všetky údaje formulára sa exportujú do excelovej tabuľky a zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu sa obnovia.
Toto riešenie zahŕňa nasledujúce roly a produkty používateľov:
|
Softvérové požiadavky |
|||
|
Roly |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Návrhár riešenia |
|
|
|
|
Rozhodovacia právomoc |
|
|
|
|
Zamestnanci |
|
|
|
Krok 1: prispôsobenie šablóny formulára Trackera majetku
Šablóna formulára Trackera majetku, ktorá je zahrnutá v programe InfoPath, umožňuje zhromaždiť informácie o jednotlivých aktívach v kancelárii zamestnanca, oddelenie, do ktorého zamestnanec patrí, kategórie aktív a Podrobnosti o jednotlivých aktívach. V tomto riešení vytvorí návrhár formulára šablónu formulára na e-mailové konto výrobcu s použitím Office Outlook 2007.
Úloha 1: otvorenie a prispôsobenie šablóny formulára Trackera majetku
Keďže šablónu formulára nie je možné publikovať v zozname príjemcov e-mailu, ak má ovládací prvok textového poľa pre formát RTF, ktorý obsahuje prepojené obrázky, je potrebné vykonať malú zmenu vzorovej šablóny sledovania majetku.
-
V ponuke súbor kliknite na položku navrhnúť šablónu formulára.
-
V dialógovom okne návrh šablóny formulára kliknite v časti Otvoriť šablónu formulárana položku prispôsobiť vzorku.
-
V dialógovom okne Začíname kliknite na položku Ukážka – sledovanie majetkua potom v časti úlohy formulárakliknite na položku navrhnúť tento formulár.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na ovládací prvok assetNotes , ukážte na položku vlastnosti poľa pre text typu RTF , kliknite na kartu Zobraziť a potom v časti dostupné formátovaniezrušte začiarknutie políčka prepojené obrázky .
Úloha 2: definovanie možností odoslania
Ďalšou úlohou je definovať možnosti odoslania tak, aby mohli zamestnanci Odoslať súbor s jedinečným názvom formulára (. xml) k e-mailovému kontu rozhodovacieho programu ako priložený súbor.
-
V ponuke Nástroje kliknite na položku Možnosti odoslania.
-
V dialógovom okne Odoslanie – možnosti začiarknite políčko Povoliť používateľom odosielanie tohto formulára .
-
Kliknite na položku Odoslať údaje formulára do jedného cieľového umiestneniaa potom v zozname kliknite na položku E-mail.
-
Kliknite na položku Pridať.
Zobrazí sa Sprievodca pripojením údajov .
-
Do poľa Komu zadajte alias rozhodovacieho výrobcu, ktorý bude dostávať všetky odoslané formuláre.
-
Ak chcete zadať jedinečný predmet, v poli Predmet :
-
Kliknite na položku vložiť
-
Zadajte nasledujúci vzorec:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Kliknite na položku Overiť vzoreca potom dvakrát kliknite na tlačidlo OK .
-
Do poľa Úvod zadajte príslušnú správu alebo pridajte dôležité pokyny pre toto riešenie.
-
Kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na ďalšej strane sprievodcu kliknite na položku Odoslať údaje formulára ako prílohua potom začiarknite políčko priložiť šablónu formulára, aby sa zabezpečilo, že používatelia budú môcť otvoriť formulár .
Tým sa zabezpečí, že zamestnanci majú prístup k súboru šablóny formulára (. xsn) v prípade, že k nemu nemajú prístup zo sieťového umiestnenia.
-
Ak chcete zadať jedinečný názov súboru pre každý súbor formulára (. xml) v poli názov prílohy :
-
Kliknite na položku vložiť
-
Zadajte rovnaký vzorec ako ten v predmete :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Kliknite na položku Overiť vzoreca potom dvakrát kliknite na tlačidlo OK .
-
Kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Na ďalšej strane sprievodcu zadajte do poľa Zadajte názov pre toto pripojenie údajov popisný názov pre pripojenie údajov odoslania.
-
Overte správnosť informácií v časti Súhrn a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.
-
Uložte formulár do verejného sieťového priečinka, ktorý je k dispozícii pre rozhodovacieho pracovníka a všetkým zamestnancom.
Krok 2: Priradenie súboru schémy a prispôsobenie rozloženia tabuľky v Exceli
Nastavenie pripojenia medzi programom InfoPath a programom Excel vyžaduje tri úlohy: extrahovanie súboru schémy pre šablónu formulára Trackera majetku, mapovanie tohto súboru schémy v Exceli a prispôsobenie predvoleného rozloženia tabuľky programu Excel, ktorá bude obsahovať všetky importované údaje XML súbory s údajmi formulára.
Úloha 1: extrahovanie súboru schémy z programu InfoPath
-
V programe InfoPath otvorte súbor šablóny formulára Trackera Asset.
-
V ponuke Nástroje kliknite na položku navrhnúť tento formulár.
-
V ponuke súbor kliknite na položku Uložiť ako zdrojové súbory.
-
V dialógovom okne Vyhľadať priečinok vyberte priečinok alebo vytvorte nový priečinok, do ktorého chcete uložiť súbor schémy.
Všimnite si umiestnenie priečinka, v ktorom sú uložené všetky zdrojové súbory, a názov súboru schémy, v tomto prípade je to súbor . xsd, ktorý obsahuje definíciu schémy údajov XML formulára.
Úloha 2: Priradenie súboru schémy programu InfoPath v Exceli
-
Vytvorte nový excelový súbor a potom ho uložte do umiestnenia, ktoré je prístupné pre rozhodovacieho výrobcu.
-
Ak sa karta vývojár nezobrazuje v Exceli, postupujte takto:
-
Kliknite na tlačidlo Microsoft Office
-
V kategórii Obľúbené v časti hlavné možnosti pre prácu s programom Excelzačiarknite políčko Zobraziť kartu Vývojár na páse s nástrojmi a potom kliknite na tlačidlo OK.
Poznámka: Pás s nástrojmi je súčasťou rozhrania používateľské rozhranie Microsoft Office Fluent.
-
-
V skupine XML na karte Vývojár kliknite na položku Zdroj.
Zobrazí sa pracovná tabla zdroj údajov XML .
-
Kliknite na položku mapy XMLa potom v dialógovom okne mapy XML kliknite na položku Pridať.
-
V počítači so systémom Windows Vista
-
Na paneli s adresoukliknite na jednotku alebo priečinok, ktorý obsahuje súbor . xsd , ktorý ste vytvorili v kroku 2 sekcie, úloha 1: extrahovanie súboru schémy z programu InfoPath.
V počítači so systémom Microsoft Windows XP
-
V zozname kde hľadať kliknite na jednotku alebo priečinok, ktorý obsahuje súbor . xsd , ktorý ste vytvorili v kroku 2 sekcie, úloha 1: extrahovanie súboru schémy z programu InfoPath.
-
-
Kliknite na súbor a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.
-
Keď sa zobrazí dialógové okno viaceré korene , kliknite na koreňový uzol assetTracking , ktorý je definovaný v súbore s príponou. xsd, a potom kliknite na tlačidlo OK.
Mapa XML sa zobrazí na pracovnej table zdroj údajov XML .
-
Presuňte ns1: prvok uzla majetku, ktorý je opakujúci sa prvok XML, na miesto v hárku, na ktorom sa má zobraziť excelová tabuľka.
Úloha 3: prispôsobenie rozloženia tabuľky programu Excel
Excel predvolene používa názvy prvkov XML ako záhlavia stĺpcov v tabuľke. Záhlavia stĺpcov však môžete zmeniť úpravou buniek hlavičiek stĺpcov.
-
Ak chcete upraviť predvolené hlavičky stĺpcov, ponechajte vybratú tabuľku programu Excel, vyhľadajte nasledujúcu predponu reťazca, ns1: Asseta odstráňte ju. Môžete napríklad zmeniť ns1: omkt na identifikáciu.
-
Ak chcete prispôsobiť šírku stĺpca, kliknite na tlačidlo Vybrať všetko a potom dvakrát kliknite na ľubovoľnú hranicu záhlavia stĺpca.
Krok 3: vytvorenie súhrnnej zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu
Tvorcovia rozhodnutí používajú zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu na analýzu, skúmanie a vizualizáciu súhrnných údajov. Nastavením zostáv kontingenčnej tabuľky a kontingenčných grafov, ktoré chcete v tomto scenári použiť, bude táto situácia jednoduchá operácia pre rozhodovacieho výrobcu na spustenie zostavy s vyplnenými údajmi neskôr.
-
Vyberte bunku v excelovej tabuľke.
-
Na karte Vložiť kliknite v skupine tabuľky na položku Kontingenčná tabuľkaa potom kliknite na položku Kontingenčná tabuľka.
Excel zobrazí dialógové okno Vytvorenie kontingenčnej tabuľky.
-
Ak chcete umiestniť zostavu kontingenčnej tabuľky do nového hárka od bunky a1, kliknite na položku nový hároka potom kliknite na tlačidlo OK.
Excel pridá prázdnu zostavu kontingenčnej tabuľky do zadaného umiestnenia a zobrazí Zoznam polí kontingenčnej tabuľky, aby ste mohli pridávať polia, vytvárať rozloženie a prispôsobovať zostavu kontingenčnej tabuľky.
-
Ak chcete vytvoriť zostavu krížovej tabuľky údajov, presuňte pole Identifikácia do oblasti hodnoty, pole oddelenie do oblasti označenia stĺpcov, pole kategórie do oblasti označenia riadkov a pole AssignedTo do oblasti filtra zostavy.
-
Kliknite na zostavu kontingenčnej tabuľky.
-
Na karte Vložiť kliknite v skupine grafy na typ pruhového grafu.
-
V časti 2-D Barvyberte možnosť skupinový pruhový.
-
Upravte veľkosť a umiestnenie zostavy kontingenčného grafu podľa svojich predstáv.
Krok 4: zhromažďovanie informácií o majetku od používateľov
Teraz, keď je šablóna formulára pripravená na vyplnenie všetkými zamestnancami, musíte formulár publikovať a odoslať každému zamestnancovi. Keď každý zamestnanec odošle vyplnený formulár, odošle sa ako údajový súbor XML (. xml) priložený v e-mailovej správe k e-mailovému kontu rozhodovacieho výrobcu. Rozhodnutie – tvorca potom môže premiestniť všetky správy do vyhradeného priečinka programu InfoPath v Outlooku. V tomto scenári sa odporúča, aby ste každému používateľovi priradili určitú časovú lehotu na vyplnenie formulárov, aby sa po dosiahnutí termínu zhromažďovania údajov mohol v rámci rozhodovacieho obdobia spustiť zostava so všetkými vyplnenými formulármi.
-
V programe InfoPath otvorte šablónu formulára (. xsn), ktorú ste uložili v kroku 1: návrh vzorovej šablóny sledovania majetku
-
V ponuke Nástroje kliknite na položku navrhnúť tento formulár.
-
V ponuke súbor kliknite na položku Publikovať.
-
V Sprievodcovi publikovaním kliknite na zoznam príjemcov e-mailua potom kliknite na tlačidlo ďalej.
-
Na ďalšej strane sprievodcu zadajte do poľa názov šablóny formulára názov šablóny formulára a potom kliknite na tlačidlo ďalej. Názov šablóny formulára sa zobrazí v záhlaví predmetu správy, ktorá sa odošle príjemcom e-mailovej správy.
-
Voliteľne môžete na ďalšej strane sprievodcu vytvoriť stĺpce, ktoré sa zobrazia v priečinkoch programu Outlook na usporiadanie e-mailových správ.
-
Kliknite na tlačidlo Ďalej.
-
Kliknite na položku Publikovať.
-
Po dokončení publikovania šablóny formulára po dokončení sprievodcu publikovaním sa otvorí e-mailová správa s formulárom.
-
Vyplňte správu, zadajte mená zamestnancov alebo použite distribučný zoznam a potom správu odošlite.
V Outlooku môže rozhodovacia organizácia usporiadať všetky predložené XML formuláre jedným z dvoch spôsobov:
-
Ak sa zobrazí okno s hlásením formulára programu InfoPath pri prvom otvorení správy, kliknite na položku vytvoriť priečinok formulára.
-
Vytvorte pravidlo v Outlooku a presuňte všetky súvisiace formuláre programu InfoPath do priečinka programu InfoPath.
Ďalšie informácie nájdete v téme Spravovanie správ pomocou pravidiel.
Krok 5: Importovanie formulárov do Excelu
Keďže ste už vytvorili excelový zošit, postupujte podľa krokov 2 a 3, je to jednoduchá záležitosť, ktorú má tvorca rozhodnutia exportovať a skontrolovať údaje formulára. Ak chcete, aby tvorca rozhodnutia jednoducho exportoval súbory XML (. xml) z Outlooku, importujte všetky súbory formulára (. xml) do excelového zošita a potom obnovte údaje.
Úloha 1: Exportovanie formulárov z Outlooku do priečinka Windows
-
V Outlooku vyberte priečinok, ktorý obsahuje všetky formuláre, ktoré ste prijali od zamestnancov, a potom stlačením kombinácie klávesov CTRL + A vyberte všetky e-mailové správy formulára.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na výber, ukážte na položku akcie programu InfoPatha potom kliknite na položku Exportovať formuláre.
-
V dialógovom okne export formulárov vyberte priečinok a stlačte tlačidlo OK.
Úloha 2: Importovanie formulárov do Excelu
-
V excelovom zošite, ktorý ste vytvorili v kroku 2: priraďte súbor schémy a prispôsobte rozloženie tabuľky v Exceli, vyberte jednu z priradených buniek v tabuľke programu Excel.
-
Na karte vývojár kliknite v skupine XML na položku importovať.
Zobrazí sa dialógové okno Import údajov XML .
-
V počítači so systémom Windows Vista
-
Na paneli s adresoukliknite na priečinok, ktorý obsahuje súbory s údajmi XML (. xml) vytvorené v úlohe 1: Exportovanie formulárov z Outlooku do priečinka Windows.
V počítači so systémom Microsoft Windows XP
-
V zozname kde hľadať kliknite na položku priečinok, ktorý obsahuje súbory s údajmi XML (. xml) vytvorené v úlohe 1: Exportovanie formulárov z Outlooku do priečinka Windows.
-
-
Použite jeden z nasledujúcich postupov:
-
Ak sú súbory susediace, stlačte kláves SHIFT a potom kliknite na prvý a posledný súbor v zozname.
-
Ak súbory nie sú súvislé, stlačte kláves CTRL a potom kliknite na každý súbor, ktorý chcete importovať v zozname.
-
-
Kliknite na položku Importovať.
Excel predvolene prepíše všetky existujúce údaje v priradených bunkách, čo je požadovaný konečný výsledok tohto podnikového riešenia. Avšak v prípade, že by to mohol urobiť, môže to byť napríklad import údajov niekoľkokrát na meranie priebehu pred naplánovaným termínom.
Poznámka: V Exceli môžete údaje pridať aj pomocou možnosti Pripojiť nové údaje k existujúcim tabuľkám XML (na karte vývojár v skupine XML kliknite na položku Vlastnosti mapy), ktoré môžu byť vhodné pre iné riešenia.
Ďalšie informácie nájdete v téme pripojenie k súboru XML.
Úloha 3: obnovenie zostáv kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu
-
Kliknite na bunku v zostave kontingenčnej tabuľky.
-
Na karte Možnosti v skupine údaje kliknite na šípku vedľa položky Obnoviť všetkoa potom kliknite na položku obnoviť.
Zošit programu Excel teraz obsahuje všetky údaje a súhrnné zostavy, ktoré potrebujete na to, aby ste mohli vyhradiť rozpočet zariadenia na nasledujúci rok. Ak je to potrebné, môžete v excelovom zošite urobiť ďalšiu analýzu, napríklad zoraďovanie, filtrovanie alebo podmienené formátovanie údajov.
Záverečné myšlienky: Zvážte použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databázy programu Access
Na prenos údajov medzi programami InfoPath a Excel môžete ako alternatívu použiť zoznam SharePointu alebo Accessovú databázu namiesto XML.
Používanie zoznamu lokality SharePoint
Z programu InfoPath môžete jednoducho použiť zoznam SharePointu ako zdroj údajov iba na čítanie. Môžete urobiť jednu z dvoch vecí:
-
Zo zoznamu SharePointu exportujte údaje do Excelu, čím sa automaticky vytvorí pripojenie údajov v Exceli.
-
V programe Excel explicitne vytvorte pripojenie údajov k zoznamu SharePointu.
Po vytvorení údajového pripojenia môžete obnoviť údaje v Exceli, aby ste mohli získavať aktuálne údaje.
Zoznam lokality SharePoint môžete použiť na pridanie a aktualizáciu údajov, použite formulár programu InfoPath na zobrazenie položky zo zoznamu (napríklad zložitú alebo dlhú položku, ktorá je najlepšie zobrazená zvislo), a potom použite Excel na ďalšie analyzovanie údajov.
1. zobrazenie jednej položky na jednoduchú revíziu v programe InfoPath.
2. Pridajte a aktualizujte údaje v zozname SharePointu.
3. obnovte a nahláste aktuálne Excel.
Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie pripojenia údajov do knižnice dokumentov alebo zoznamu SharePointu
Používanie Accessovej databázy
Z programu InfoPath môžete vytvoriť pripojenie na čítanie a zapisovanie do databázy programu Access. Z Excelu môžete explicitne vytvoriť pripojenie údajov k databáze Accessu, ktorú môžete obnoviť na načítanie aktuálnych údajov. Môžete dokonca definovať pripojenie, ktoré sa automaticky obnoví pri otvorení zošita, alebo pravidelne obnovovať, napríklad každých 5 minút.
Accessovú databázu môžete použiť ako sprostredkovateľ medzi programom InfoPath a programom Excel. Pri odoslaní formulára programu InfoPath na Access aktualizujete databázu Accessu. Pri obnovovaní údajového pripojenia v Exceli sa načítajú aktualizované údaje z Accessu. V skutočnosti odosielate údaje nepriamo z programu InfoPath do excelového zošita.
1. zobrazenie a odoslanie formulára do databázy programu Access.
2. ukladanie údajov v Accessovej databáze.
3. obnovte a nahláste aktuálne Excel.
Ďalšie informácie nájdete v téme návrh šablóny formulára založenej na databáze programu Microsoft Access.
Tip: Vedeli ste, že môžete vytvoriť formulár programu InfoPath priamo z Accessu? Ak majú používatelia Outlook 2007 alebo 2010 a InfoPath 2007 alebo 2010 nainštalovaný vo svojich počítačoch, môžete zhromaždiť údaje od rôznych používateľov priamo z Accessu pomocou Sprievodcu zhromažďovaním údajov z e-mailových správ . Ďalšie informácie nájdete v téme Pomocníka programu Access a Pridajte údaje zhromaždené prostredníctvom e-mailov do databázy programu Access.
