Začíname vytvárať, spravovať a zdieľať súbory vo OneDrive a SharePointe

Sledovanie: Kedy používať OneDrive a SharePoint

OneDrive je platforma cloudového úložiska, kde môžete ukladať svoje individuálne alebo osobné súbory. OneDrive je pevne integrovaný s aplikáciami ako Word, Excel a PowerPoint, vďaka čomu je vhodným miestom na bezpečné ukladanie a prístup k citlivým dokumentom.

OneDrive použite vtedy, keď chcete vytvoriť dokument, ktorý je len vašim, napríklad pri práci na veľmi citlivých alebo súkromných informáciách.

Ak chcete začať pracovať s OneDrivom, prihláste sa do svojho konta Microsoft alebo si ho zaregistrujte, stiahnite a nainštalujte si počítačovú aplikáciu OneDrive, potom postupujte podľa pokynov na prihlásenie a vyberte priečinky, ktoré chcete synchronizovať s cloudom. 

• Ak chcete vytvoriť nový súbor vo OneDrive, jednoducho kliknite na tlačidlo Nové a vyberte typ súboru, ktorý chcete vytvoriť, napríklad Word dokument alebo excelový tabuľkový hárok.

• Ak chcete spravovať súbory vo OneDrive, kliknite pravým tlačidlom myši na súbor a vyberte položku Premenovať a dajte mu popisnejší názov alebo presuňte súbory myšou do rôznych priečinkov pre lepšiu organizáciu.

• Ak chcete zdieľať súbory s OneDrivom , kliknite na tlačidlo Zdieľať a zadajte e-mailové adresy ľudí, s ktorými chcete súbor zdieľať. Ďalšie informácie o spravovaní súborov vo OneDrive.

SharePoint je nástroj na spoluprácu, ktorý sa používa na spravovanie a zdieľanie súborov a informácií v rámci organizácie. SharePoint umožňuje viacerým používateľom spolupracovať na jednom centrálnom mieste.

SharePoint použite vtedy, keď potrebujete vytvoriť dokument, ktorý bude napísaný a spravovaný tímom ľudí, alebo keď ho bude potrebné zdieľať široko. Použite ho napríklad ako centralizované umiestnenie pre členov tímu na zobrazenie časových osí, úloh a medzníkov projektu. Tímy tak budú môcť efektívnejšie sledovať priebeh, byť v pláne a spolupracovať.

• Ak chcete vytvoriť nový súbor v SharePointe, prejdite do knižnice dokumentov, v ktorej chcete vytvoriť súbor, a kliknite na tlačidlo Nové .

• Ak chcete spravovať súbory, vzatie súboru z projektu, vykonanie zmien v ňom a následné vrátenie súboru späť do projektu po dokončení.

• Ak chcete zdieľať súbory, kliknite na súbor a vyberte položku Zdieľať. Môžete tiež spolupracovať v reálnom čase otvorením súboru v príslušnej aplikácii, ako je napríklad Word alebo Excel, a povolením spolutvorby. Ak chcete zobraziť predchádzajúce verzie súboru, kliknite na súbor a vyberte položku História verzií. Získajte ďalšie informácie o spravovaní súborov v SharePointe.

Regulácia prístupu interných, dodávateľov, dodávateľov a externých strán  

Ak chcete zabezpečiť, aby prístup k citlivým súborom a údajom vo OneDrive a SharePointe mali iba oprávnení používatelia:

• Definujte politiky prístupu pre rôzne typy používateľov, ako sú napríklad interní používatelia, dodávatelia, dodávatelia a externé strany. Môžete napríklad vytvoriť politiku prístupu, ktorá umožní prístup iba určitým zamestnancom k dôverným informáciám, ako sú napríklad finančné údaje alebo informácie o zákazníkoch. Môžete tiež zadať typ údajov, ku ktorých majú prístup, ako k nim budú mať prístup a ako dlho. Tým sa zabezpečí, že iba oprávnení používatelia budú mať prístup k citlivým súborom a údajom.

• Pomocou povolení a rolí môžete riadiť prístup ku konkrétnym súborom alebo priečinkom. Udeľte napríklad prístup iba na čítanie členovi tímu, ktorý potrebuje zobrazovať súbory, ale nemôže vykonávať zmeny, napríklad niekomu, kto nie je priamo zapojený do projektu, ale potrebuje byť informovaný. Definovaním týchto povolení a rolí môžete zabezpečiť, aby prístup k citlivým informáciám mali iba oprávnení používatelia a aby mohli iba zobrazovať a upravovať súbory, ku ktorým im bol udelený prístup.

• Pomocou viacfaktorového overovania zabezpečíte, že prístup k citlivým údajom budú mať iba oprávnení používatelia. Môže to zahŕňať aj požiadavku používateľov na zadanie hesla a kódu odoslaného do mobilného zariadenia alebo e-mailu.

• Monitorujte prístup a používanie prostredia OneDrivu a SharePointu, aby ste zistili a zabránili neoprávnenému prístupu alebo používaniu. Revíziou denníkov aktivít používateľov môžete napríklad identifikovať všetky nezvyčajné aktivity, ako sú napríklad pokusy o neoprávnený prístup, a vykonať kroky na zabránenie porušeniu údajov.

• Implementujte šifrovanie citlivých údajov, aby ste zabezpečili, že aj keď niekto získa neoprávnený prístup k údajom, nebude ich môcť čítať bez dešifrovacieho kľúča. Môže to pomôcť zabrániť porušeniu ochrany údajov, chrániť údaje zákazníkov a zabezpečiť súlad s nariadeniami o ochrane osobných údajov.

• Nastavte dátumy uplynutia platnosti zdieľaných prepojení, aby ste zabezpečili automatické zrušenie prístupu po určitom období. Ak napríklad zdieľate zmluvu s dodávateľom alebo dodávateľom a chcete zabezpečiť, aby mal dodávateľ alebo dodávateľ prístup k dokumentu len obmedzený čas, môžete nastaviť dátum uplynutia platnosti a prístup k dokumentu sa automaticky zruší po stanovenej lehote. Znižuje sa tým riziko prístupu k dokumentu neoprávnenými stranami.

Implementáciou týchto opatrení môžete regulovať prístup interných, dodávateľov, dodávateľov a externých strán vo OneDrive a SharePointe a zachovať svoje údaje v bezpečí. Získajte ďalšie informácie o ochrane údajov.

Zmenšenie zraniteľností OneDrivu a SharePointu  

Hoci OneDrive a SharePoint ponúkajú množstvo funkcií zabezpečenia na ochranu pred porušením údajov, stále existuje niekoľko kľúčových chýb, ktoré môžu ovplyvniť zabezpečenie týchto entít:

• Útoky neoprávneného získavania údajov môžu nalákať používateľov na poskytnutie prihlasovacích poverení, ktoré potom možno použiť na prístup do OneDrivu alebo SharePointu.

• Slabé heslá je tiež možné ľahko uhádnuť alebo prelomiť, čo vedie k neoprávnenému prístupu.

• Malvér možno použiť na krádež prihlasovacích poverení, zaznamenávanie citlivých údajov alebo prevzatie kontroly nad zariadením používateľa, čo môže ohroziť OneDrive alebo SharePoint.

• Hrozby pre insiderov, ako sú napríklad zamestnanci zámerne alebo náhodne zdieľajú citlivé údaje s neoprávnenými stranami, môžu tiež predstavovať riziko pre OneDrive alebo SharePoint. Získajte ďalšie informácie o spravovaní rizík spôsobených insidermi.

Na zmiernenie týchto slabých miest je dôležité implementovať najvhodnejšie postupy zabezpečenia, vzdelávať používateľov a pravidelne kontrolovať a auditovať povolenia používateľov. Je tiež veľmi dôležité mať zavedený komplexný plán reakcie na incidenty, aby sa rýchlo reagovalo na všetky bezpečnostné incidenty, ktoré sa môžu vyskytnúť.