Ako program Project plánuje úlohy: čo sa deje v zákulisí

V tomto článku sa hovorí o technickej stránke plánovania úloh projektu v Projecte. People sú niekedy zmätení, keď Project automaticky presunie úlohu na iný čas, než v akom čakali. Prípadne sa čudujú, prečo napríklad zmena obmedzenia úlohy spôsobila nepredvídateľné presunutie iných úloh. Toto je vaša šanca pochopiť veľké "Prečo?" za výkonným plánovacím nástrojom Projectu.

Táto funkcia nie je vždy jednoduchá na pochopenie hneď od začiatku, ale keď ju prejdete, stanete sa skúsenejším projektovým manažérom a budete mať lepšiu kontrolu nad koncovým dátumom svojho projektu.

Čo sa chcete naučiť?

• Ako počiatočný dátum projektu ovplyvňuje plán?
• Ako prepojenia úloh ovplyvňujú plán?
• Ako obmedzenia úloh ovplyvňujú plán?
• Ako typy úloh ovplyvňujú plán?
• Ako plánovanie riadené úsilím ovplyvňuje plán?
• Ako manuálne a automatické plánovanie ovplyvňuje plán?
• Ako časová rezerva ovplyvňuje plán?
• Ako dátumy termínov ovplyvňujú plán?
• Ako kalendáre ovplyvňujú plán?
• Ako priradenia zdrojov ovplyvňujú plán?
• Získajte ďalšie technické informácie o plánovaní v programe Project

Ako počiatočný dátum projektu ovplyvňuje plán?

Keď do plánu pridáte novú úlohu, automaticky sa naplánuje tak, aby začínala v počiatočnom dátume projektu. Pri pridávaní úloh do plánu a ich prepojení s inými úlohami sa časy začatia úloh budú meniť a úloha, ktorá sa má dokončiť ako posledná, bude určovať koncový dátum projektu.

• Ak chcete zistiť počiatočný dátum projektu alebo ho zmeniť na iný dátum, vyberte projekt a potom položku Informácie o projekte.

Pochopiteľne však existujú aj výnimky. Napríklad úlohy sa nepresúvajú tak ako ostatné úlohy. Ďalej v tomto článku sa dozviete viac o rozdieloch pri plánovaní medzi manuálne a automaticky naplánovanými úlohami.

Keď vytvoríte nový projekt, najskôr zadáte počiatočný dátum projektu. Keď naplánujete projekt od času začatia, všetky úlohy budú začínať v počiatočnom dátume projektu, pokiaľ neurčíte inak.

V prípade manuálne aj automaticky naplánovaných úloh, ak nie sú použité žiadne závislosti ani obmedzenia, bude trvanie projektu rovnaké ako je trvanie najdlhšej úlohy. Inými slovami, koncový dátum projektu je rovnaký ako koncový dátum najdlhšej úlohy.

Závislosti úloh, ako je napríklad závislosť typu začiatok pri dokončení medzi prvou a druhou úlohou (ako je znázornené tu), môžu zmeniť koncový dátum projektu.

Takmer všetky projekty by mali byť naplánované od známeho času začatia. Aj keď poznáte dátum, v ktorom je potrebné projekt dokončiť, maximálnu flexibilitu vám poskytne plánovanie od počiatočného dátumu.

Plánovanie od koncového dátumu je však možné v týchto prípadoch:

• Potrebujete určiť, kedy musí projekt začať, aby skončil v konkrétnom požadovanom dátume.
• Nie ste si istí, kedy sa projekt začne (napríklad dostávate prácu z iného zdroja, čo sa môže oneskoriť).
• Metodika riadenia projektu vyžaduje plánovanie od dátumu ukončenia.

Ak pracujete s projektom, ktorý sa plánuje od dátumu ukončenia, majte na pamäti rozdiely v tom, ako Project spracúva niektoré akcie:

• Keď zadáte automaticky naplánovanú úlohu, program Project automaticky nastaví obmedzenie pre koncový dátum úlohy na hodnotu Čo najneskôr. Ďalšie obmedzenia by ste mali nastaviť len v prípade potreby (vyberte úlohu a potom položku Informácie o úlohe>).
• Ak potiahnutím pruhu Ganttovho grafu zmeníte koncový dátum úlohy, program Project automaticky nastaví obmedzenie pre automaticky naplánovanú úlohu na hodnotu Nekončí neskôr než.
• Ak svoj projekt, ktorý bol pôvodne plánovaný od počiatočného dátumu, zmeníte tak, aby bol plánovaný od koncového dátumu, z automaticky naplánovaných úloh a priradení sa odstránia všetky oneskorenia pri vyvažovaní. Nebude to mať vplyv na manuálne naplánované úlohy.
• Ak na zníženie preťaženia zdrojov v projekte použijete automatické vyvažovanie, Project pridá oneskorenie pri vyvažovaní za úlohu namiesto pred ňu (ak chcete skontrolovať nastavenie vyvažovania, vyberte kartu Zdroj a potom vyberte položku Vyvážiť zdroj.).

Na začiatok stránky

Ako prepojenia úloh ovplyvňujú plán?

Prepojenia úloh (závislosti) zobrazujú vzťahy v čase medzi jednotlivými úlohami. Prepájanie úloh vytvára závislosti úloh. Dlhá reťaz pri úlohách určujte celkovú dĺžku a ukončenie projektu.

Tip na správu projektu Pri prepojení úloh v projekte sa vytvorí kritická cesta prepojení. Táto kritická cesta určujte ukončenie projektu. Prečítajte si ďalšie informácie o kritickej ceste.

Typ prepojenia	Príklad	Popis
Začiatok pri dokončení (ZD)		Závislá úloha (B) sa nemôže začať, kým sa nedokončí úloha (A), od ktorej je závislá. Ak máte napríklad dve úlohy Kopanie základov a Liatie betónu, úloha Liatie betónu sa nemôže začať pred dokončením úlohy Kopanie základov. Keď prepojíte úlohy v Projecte, predvolený typ prepojenia je Začiatok pri dokončení. Ak neurčíte typ prepojenia, bude sa predpokladať použitie vzťahu Začiatok pri dokončení.
Začiatok pri začiatku (SS)		Závislá úloha (B) sa nemôže začať, kým sa nezačne úloha (A), od ktorej je závislá. Závislá úloha sa môže začať kedykoľvek po začatí úlohy, od ktorej je závislá. Prepojenie typu Začiatok pri začiatku nemusí nevyhnutne prepájať úlohy s rovnakým časom začatia. Ak máte napríklad dve úlohy Liatie betónu a Zarovnávanie betónu, úloha Zarovnávanie betónu sa nemôže začať, kým sa nezačne úloha Liatie betónu.
Dokončenie pri dokončení (DD)		Závislú úlohu (B) nie je možné dokončiť, kým sa nedokončí úloha (A), od ktorej je závislá. Závislú úlohu je možné dokončiť kedykoľvek po dokončení úlohy, od ktorej je závislá. Prepojenie typu Dokončenie pri dokončení nemusí nevyhnutne prepájať úlohy s rovnakým časom dokončenia. Ak máte napríklad dve úlohy, Montáž elektrických káblov a Montáž vodovodných potrubí, obe musia byť dokončené naraz, skôr ako sa môže uskutočniť kontrola.
Dokončenie pri začiatku (DZ)		Závislú úlohu (B) nie je možné dokončiť, kým sa nezačne úloha (A), od ktorej je závislá. Závislú úlohu je možné dokončiť kedykoľvek po dokončení začatí úlohy, od ktorej je závislá. Pri použití prepojenia typu Dokončenie pri začiatku nie je nutné závislú úlohu nevyhnutne dokončiť súbežne so začatím úlohy, od ktorej je závislá. Tento typ prepojenia sa pri riadení projektov používa zriedkavo. Jeho príkladom môže byť montáž strechy domu s dvoma úlohami: Montáž strechy a Dohľad nad výkonom prác. V takom prípade môže montáž strechy začať, ale v určitom bode pred dokončením montáže strechy musí na stavbu prísť stavebný dozor.

Poznámka k manuálne naplánovaným úlohám: Pri prepojení manuálne naplánovanej úlohy s inou úlohou Project rešpektuje typ prepojenia a umiestní manuálne naplánovanú úlohu vzhľadom na druhú úlohu. Napríklad nasledujúca úloha s prepojením FS sa zobrazí ako začiatok po dokončení predchádzajúcej úlohy. Nadväzujúca úloha sa však premiestni až po vytvorení prepojenia. Ak predchádzajúca úloha neskôr zmení svoj koncový dátum, počiatočný dátum nasledujúcej úlohy zostane nezmenený.

Project je však možné nakonfigurovať tak, aby sa manuálne naplánovaná úloha pri prepojení s inou úlohou nepremiestňovala.

1. Vyberte položkuMožnosti>súboru>– Plán.
2. Zrušte začiarknutie políčka Aktualizovať manuálne naplánované úlohy pri úprave prepojení .

Na začiatok stránky

Ako obmedzenia úloh ovplyvňujú plán?

Obmedzenia umožňujú riadiť počiatočný alebo koncový dátum automaticky naplánovanej úlohy. Existujú tri typy obmedzení:

• Flexibilné obmedzenia: Tieto obmedzenia nemajú priradené konkrétne dátumy. Nastavenie týchto obmedzení umožňuje začať úlohy čo najskôr alebo čo najneskôr, tak, aby úloha skončila pred dokončením projektu, a so zohľadnením iných obmedzení a závislostí úloh v pláne.
• Poloflexibilné obmedzenia: Tieto obmedzenia vyžadujú priradenie dátumu, ktorý určuje najskorší alebo najneskorší počiatočný alebo koncový dátum úlohy. Tieto obmedzenia umožňujú, aby úloha skončila kedykoľvek, pokiaľ je splnený počiatočný alebo koncový termín.
• Neflexibilné obmedzenia: Tieto obmedzenia vyžadujú priradenie dátumu, ktorý určuje počiatočný alebo koncový dátum úlohy. Tieto obmedzenia sú praktické, ak je potrebné, aby plán zohľadňoval externé faktory, napríklad dostupnosť zariadení alebo zdrojov, termíny, medzníky týkajúce sa zmlúv a počiatočné a koncové dátumy.

Tip na správu projektu Takmer vo všetkých prípadoch použite obmedzenie Čo najskôr (ASAP). Toto nastavenie poskytne systému plánovania maximálnu flexibilitu pri určení ideálneho koncového dátumu projektu.

Obmedzenia týkajúce sa úloh možno okamžite zobraziť nasledujúcimi dvoma spôsobmi.

• Ak chcete skontrolovať alebo zmeniť obmedzenie, vyberte úlohu a potom položku Informácie o úlohe>. Vyberte kartu Rozšírené a zobrazte polia Typ obmedzenia a Dátum obmedzenia .
• Pri inom type obmedzenia ako Čo najskôr alebo Čo najneskôr sa pri type obmedzenia zobrazí priradený grafický indikátor v stĺpci Indikátor v akomkoľvek zobrazení hárka, napríklad v Ganttovom grafe.

Obmedzenia so strednou flexibilitou plánovania zabránia tomu, aby úloha začala alebo skončila pred alebo po vybratom dátume. Napríklad úloha s obmedzením Nezačína skôr než (SNET) 15. júna a závislosťou FS od inej úlohy sa môže začať 15. júna, ak jej predchádzajúca úloha skončí do 15. júna (alebo neskôr, ak predchádzajúca úloha skončí neskôr ako 15. júna), ale nemôže byť naplánovaná skôr ako 15. júna. Toto môže byť vhodné použitie obmedzení napríklad v prípade, ak máte stavebné povolenie, ktoré je platné len v určitých dátumoch. V tomto prípade je možné použiť obmedzenia SNET alebo FNLT.

Ak pre tieto úlohy použijete predvolený vzťah Začiatok pri dokončení a obmedzenie Čo najskôr, nasledujúca úloha (druhá) sa naplánuje tak, aby sa začala hneď po dokončení predchádzajúcej úlohy (prvej).

Pri použití obmedzenia SNET sa nasledujúca úloha nemôže začať pred dátumom obmedzenia, a to ani v prípade, (ako je tu znázornené) predchádzajúca úloha je dokončená pred dátumom obmedzenia.

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené obmedzenia, ktoré sú k dispozícii v programe Project.

Typ obmedzenia	Názov obmedzenia	Popis
Flexibilné	Čo najneskôr	Naplánuje úlohu čo najneskôr tak, aby úloha skončila pred koncom projektu a nespôsobila oneskorenie následných úloh. Toto je predvolené obmedzenie pre úlohy, ak plánujete od koncového dátumu projektu. Pri tomto obmedzení nezadávajte počiatočný ani koncový dátum úlohy.
Flexibilné	Čo najskôr	Naplánuje úlohu tak, aby začínala čo najskôr. Toto je predvolené obmedzenie pre úlohy, ak plánujete od počiatočného dátumu projektu. Pri tomto obmedzení nezadávajte počiatočný ani koncový dátum.
Poloflexibilné	Nezačína skôr než	Naplánuje úlohu tak, aby začínala v stanovenom dátume alebo po ňom. Pomocou tohto obmedzenia zabezpečíte, že úloha nezačne pred určeným dátumom.
Poloflexibilné	Nekončí skôr než	Naplánuje úlohu tak, aby skončila v stanovenom dátume alebo po ňom. Pomocou tohto obmedzenia zabezpečíte, že úloha neskončí pred určitým dátumom.
Poloflexibilné	Nezačína neskôr než	Naplánuje úlohu tak, aby začínala v stanovenom dátume alebo pred ním. Pomocou tohto obmedzenia zabezpečíte, že úloha nezačne po určenom dátume.
Poloflexibilné	Nekončí neskôr než	Naplánuje úlohu tak, aby skončila v stanovenom dátume alebo pred ním. Pomocou tohto obmedzenia zabezpečíte, že úloha neskončí po určitom dátume.
Neflexibilné	Musí skončiť	Naplánuje úlohu tak, aby skončila v stanovenom dátume. K zadanému dátumu nastaví dátum najskoršieho možného dokončenia, plánovaného dokončenia a najneskoršieho možného dokončenia a ukotví úlohu v pláne.
Neflexibilné	Musí začať	Naplánuje úlohu tak, aby začala v stanovenom dátume. K zadanému dátumu nastaví dátum najskoršieho možného začatia, plánovaného začatia a najneskoršieho možného začatia a ukotví úlohu v pláne.

Všetky úlohy v projekte naplánovanom od počiatočného dátumu majú predvolene nastavené obmedzenie Čo najskôr. Podobne všetky úlohy v projekte naplánovanom od koncového dátumu majú predvolene nastavené obmedzenie ALAP.

Neflexibilné obmedzenia zvyčajne prepíšu akékoľvek závislosti medzi úlohami a obmedzia úlohu na vybratý dátum. Napríklad úloha s obmedzením typu MSO na 30. september a závislosťou FS na inú úlohu sa vždy naplánuje na 30. september bez ohľadu na to, či predchádzajúca úloha skončí skôr alebo neskôr. Toto správanie môžete zmeniť. Vyberte položku Možnosti > súboru>, Plán, a potom začiarknite políčko Úlohy sa budú vždy riadiť dátumami obmedzení.

Na začiatok stránky

Ako typy úloh ovplyvňujú plán?

Typy úloh sa vzťahujú len na automaticky naplánované úlohy. Existujú v troch prevedeniach: pevné jednotky, pevná práca a pevná doba trvania. Project na základe typu úlohy pri plánovaní projektu určí charakteristiku trvania, práce a jednotiek pri plánovaní projektu.

Každý z typov úloh ovplyvňuje plánovanie pri úprave jedného z troch prvkov, ako je uvedené v nasledujúcej tabuľke:

V	Ak upravíte jednotky	Ak upravíte trvanie	Ak upravíte prácu
úlohe s pevnými jednotkami	Trvanie sa prepočítava.	Práca sa prepočítava.	Trvanie sa prepočítava.
úlohe s pevnou prácou	Trvanie sa prepočítava.	Jednotky sa prepočítavajú.	Trvanie sa prepočítava.
úlohe s pevným trvaním	Práca sa prepočítava.	Práca sa prepočítava.	Jednotky sa prepočítavajú.

• Ak chcete zmeniť typ úlohy, vyberte úlohu, vyberte položku Úloha>– informácie a prejdite na kartu Rozšírené .

Niekoľko príkladov

Povedzme, že máte úlohu s pevnými jednotkami, pričom máte k dispozícii 1 jednotku zdroja na plný úväzok 8 hodín denne. Nastavíte trvanie úlohy 10 dní a 80 hodín práce.

• Ak zistíte, že vám s touto úlohou môže pomôcť ďalší zdroj na plný úväzok, program Project prepočíta trvanie úlohy. K úlohe sú teraz priradené dve jednotky, pri trvaní 5 dní a 80 hodinách práce.
• Ak zistíte, že máte na dokončenie úlohy 8 dní namiesto 10, program Project prepočíta prácu v rámci úlohy. Trvanie úlohy je teraz 8 dní, ktoré zahŕňajú 64 hodín práce a 1 jednotku zdroja.
• Ak zistíte, že úloha vyžaduje 20 hodín ďalšej práce, program Project prepočíta trvanie úlohy. Trvanie úlohy je teraz 100 dní, ktoré zahŕňajú trvanie 12,5 dňa a 1 jednotku zdroja.

A teraz povedzme, že túto úlohu zmeníte na úlohu s pevnou prácou. Znamená to, že úloha môže vyžadovať len objem práce, ktorý zadáte: ani viac, ani menej. V tomto prípade má úloha k dispozícii 1 zdroj na plný úväzok počas 8 hodín denne, pričom jej trvanie je 10 dní a predstavuje 80 hodín práce.

• Ak zistíte, že vám s touto úlohou môže pomôcť ďalší zdroj na plný úväzok, program Project prepočíta trvanie úlohy. K úlohe sú teraz priradené 2 jednotky, pri trvaní 5 dní a 80 hodinách práce.
• Ak zistíte, že máte na dokončenie úlohy 8 dní namiesto 10, program Project prepočíta jednotky zdroja v rámci úlohy. Na dokončenie úlohy za 80 hodín v priebehu 8 dní je potrebné priradiť 1,25 jednotiek zdroja. Jednotka zdroja, ktorá je aktuálne priradená v tejto úlohe, je vyhradená na 125 %. Na zabezpečenie dodatočného vyhradenia na úrovni 25 % je potrebné priradiť ďalší zdroj.
• Ak zistíte, že úloha vyžaduje 20 hodín ďalšej práce, program Project prepočíta trvanie úlohy. Trvanie úlohy je teraz 100 dní, ktoré zahŕňajú trvanie 12,5 dňa a 1 jednotku zdroja.

A nakoniec povedzme, že túto úlohu zmeníte na úlohu s pevným trvaním. Znamená to, že úloha musí byť dokončená v zadanej dobe trvania. Aj v tomto prípade má úloha k dispozícii 1 zdroj na plný úväzok počas 8 hodín denne, pričom jej trvanie je 10 dní a predstavuje 80 hodín práce.

• Ak zistíte, že vám s touto úlohou môže pomôcť ďalší zdroj, program Project prepočíta prácu priradenú jednotlivým zdrojom. Ak bol k úlohe priradený len 1 zdroj, daný zdroj musí vykonať 80 hodín práce. Ak k úlohe priradíte ďalší zdroj, každý zdroj bude musieť vykonať 40 práce počas rovnakej 10-dňovej doby trvania, s celkovým počtom 80 hodín. Pridaním ďalšej jednotky zdroja sa zmení aj vyhradenie oboch jednotiek na 50 %, čím bude 50 % z nich k dispozícii na prácu na iných úlohách.
• Ak zistíte, že máte na dokončenie úlohy 8 dní namiesto 10, program Project prepočíta prácu v rámci úlohy. Trvanie úlohy je teraz 8 dní, ktoré zahŕňajú 64 hodín práce a 1 jednotku zdroja.

Ak zistíte, že úloha bude vyžadovať 20 hodín dodatočnej práce, program Project prepočíta jednotky zdrojov úloh tak, aby dodatočnú prácu bolo možné dokončiť v rámci 10-dňovej doby trvania. Úloha teraz predstavuje 100 hodín práce, pričom má trvanie 10 dní a 1,25 jednotky zdroja. Jednotka zdroja, ktorá je aktuálne priradená v tejto úlohe, je vyhradená na 125 %. Na zabezpečenie dodatočného vyhradenia na úrovni 25 % je potrebné priradiť ďalší zdroj.

V tejto tabuľke sú uvedené skutočnosti, na ktoré je potrebné pamätať v súvislosti s typmi úloh.

Tipy a triky	Vysvetlenie
Dávajte pozor pri úlohách riadených úsilím	Ak v zozname Typ úlohy vyberiete pevnú prácu, pre danú úlohu nie je možné zmeniť nastavenie riadené úsilím. Úlohy pevnej práce nemajú hodnoty flexibilnej práce, a preto sú vždy riadené úsilím. Získajte ďalšie informácie o úlohách riadených úsilím.
Pridajte stĺpec na ľahšiu zmenu typu úlohy	Typ úlohy môžete zobraziť a zmeniť pre každú úlohu priamo vo vašom zobrazení vložením poľa Typ. Vyberte stĺpec napravo od miesta, kam chcete vložiť nový stĺpec, vyberte ponuku Vložiť a potom vyberte položku Stĺpec. V zozname Názov poľa vyberte položku Typ.
Súhrnné úlohy sú vždy úlohy s pevným trvaním	Súhrnné úlohy sú vždy typu s pevným trvaním, pretože počiatočný a koncový dátum súhrnnej úlohy je určený jej čiastkovými úlohami.
Použite odsadenie na úroveň prehľadu, nie typy úloh	Ak chcete zmeniť hierarchickú štruktúru úlohy alebo čiastkovej úlohy v rámci štruktúry prehľadu projektu, musíte zvýšiť alebo znížiť úlohy, a nie zmeniť typ úlohy alebo pridať dátum termínu.
Nezamieňajte si obmedzenia úloh, napríklad Čo najskôr, s typmi úloh	Ak chcete nastaviť obmedzenia spôsobu, akým program Project vypočítava počiatočné a koncové dátumy úloh, musíte nastaviť obmedzenie úlohy, a nie typ úlohy.

Na začiatok stránky

Ako plánovanie riadené úsilím ovplyvňuje plán?

Po priradení zdroja je pri všetkých úlohách úloha naplánovaná podľa tohto vzorca (predpokladá sa, že úlohy sú predvoleného typu s pevnými jednotkami):

Duration = Work / Units

• Pre každú úlohu môžete nastavením typu úlohy určiť, ktorú časť rovnice program Project vypočíta. Keď priradíte alebo odstránite ľudí z úlohy, program Project predĺži alebo skráti trvanie úlohy v závislosti od počtu zdrojov, ktoré sú k nej priradené, ale nezmení celkový objem práce v rámci úlohy. Nazýva sa to plánovanie riadené úsilím. Toto nastavenie je zvyčajne vypnuté. Ak ho chcete zapnúť, vyberte položku Možnosti > súboru > Plán a začiarknite políčko Nové úlohy sú riadené úsilím.

Hoci plánovanie riadené úsilím možno použiť vo väčšine scenárov, môžete chcieť zmeniť toto správanie, aby presnejšie zohľadňovalo to, čo sa v konkrétnej úlohe deje pri pridaní alebo odstránení zdrojov. Môžete chcieť napríklad vidieť nárast celkového objemu práce pri pridaní ďalších ľudí k určitej úlohe.

1. Vyberte úlohu, potom položku Informácie o úlohe >a potom vyberte kartu Rozšírené.
2. Zrušte začiarknutie políčka Riadené úsilím .

Keď pracujete s plánovaním riadeným úsilím, zapamätajte si nasledujúce skutočnosti:

Tipy a triky	Vysvetlenie
Riadené úsilím sa nevzťahuje na prvý priradený zdroj	Výpočty riadené úsilím sa použijú až po tom, ako boli k úlohe pôvodne priradené prvé zdroje. Po priradení prvých zdrojov sa hodnota práce nezmení pri priradení alebo odstránení nových zdrojov z tej istej úlohy.
Vezmite do úvahy úlohy s pevnými jednotkami	Ak je priradený typ úlohy Pevné jednotky, priradením dodatočných zdrojov sa skráti trvanie úlohy.
Vezmite do úvahy úlohy s pevným trvaním	Ak je priradený typ úlohy Pevné trvanie, priradením dodatočných zdrojov sa znížia hodnoty jednotlivých jednotiek zdrojov.
Vezmite do úvahy úlohy s pevnými jednotkami	Ak je priradený typ úlohy Pevná práca, priradením dodatočných zdrojov sa skráti trvanie úlohy.
Niektoré úlohy možno nastaviť ako riadené úsilím	Súhrnné úlohy a vložené projekty nemožno nastaviť ako riadené úsilím.

Na začiatok stránky

Ako manuálne a automatické plánovanie ovplyvňuje plán?

Ak poznáte rozdiely medzi manuálne a automaticky naplánovanými úlohami, kľúčom k pochopeniu toho, ako Project plánuje svoj projekt.

Vo všeobecnosti platí, že pri manuálne naplánovaných úlohách máte kontrolu nad vytváraním plánu. Keď do plánu pridáte úlohu, zostane na danom mieste. Nie je to však vždy najlepší spôsob navrhovania plánu, najmä pri komplikovanejších projektoch, kde môže byť vhodné použiť automaticky naplánované úlohy, a tak využiť výhody výkonného plánovacieho systému Projectu.

Pozrite sa na nasledujúci obrázok. Zobrazuje dva odlišné typy úloh: prvé dve sú manuálne naplánované a druhé dve sú automaticky naplánované.

Pri manuálne naplánovaných úlohách je trvanie vyjadrené textovou hodnotou a číslom. Keďže trvanie môže byť vyjadrené textovou hodnotou, počiatočný dátum nebol nastavený automaticky programom Project a pruh Ganttovho grafu sa zobrazí len čiastočne, čím je vyjadrená neurčitosť plánu úlohy v danom bode.

Pri automaticky naplánovaných úlohách je trvanie vyjadrené číselnou hodnotou s priradenou jednotkou času, napríklad 12h pri dvanásťhodinovom trvaní. Ako už vyplýva z definície, platné trvania, počiatočné dátumy a koncové dátumy automaticky naplánovaných úloh, a tým aj pruhy v grafe, sú automaticky určené Projectom.

O niečo komplikovanejšie to môžete byť pri informáciách zadaných pre manuálne naplánované úlohy. Na to, aby Projekt mohol znázorniť v grafe pruhy pre manuálne naplánovanú úlohu, sú potrebné tri hodnoty: trvanie, počiatočný dátum a koncový dátum. Ak pre manuálne naplánovanú úlohu nastavíte dve z týchto hodnôt, Project vypočíta tretiu hodnotu automaticky a úloha zostane manuálne naplánovaná. Musíte preto počítať s týmto "neočakávaným" správaním Projectu.

Manuálne naplánované úlohy

Manuálne naplánovanú úlohu môžete umiestniť na ľubovoľné miesto v pláne, v Projecte sa nepresunie. Táto nová funkcia vám poskytuje väčšiu mieru flexibility a kontroly nad plánovaním a spravovaním plánu.

Prečo je to dôležité? Plány projektov bývajú často veľmi neformálne. Začínajú ako jednoduché zoznamy dátumov získané z e-mailov, stretnutí so zainteresovanými osobami alebo bežných rozhovorov. Projektoví manažéri často nemajú úplné informácie o pracovných položkách. Môžu napríklad vedieť iba to, kedy sa má určitá úloha začať, ale nepoznajú jej trvanie, kým nedostanú odhad od členov tímu. Alebo môžu vedieť, ako dlho bude úloha trvať, ale nevedia, že sa nemôže spustiť, kým nedostanú schválenie od správcu zdrojov.

Pri manuálne naplánovaných úlohách je potrebné mať na pamäti nasledujúce skutočnosti.

• Nikdy nezostanete v neistote: Manuálne naplánované úlohy majú vlastné indikátory a panely úloh, ktoré vám pomôžu odlíšiť ich od "klasických" automaticky naplánovaných úloh.
• Všetko je možné: Keď je úloha v manuálne naplánovanom režime, stĺpce Začiatok, Koniec a Trvanie môžu byť prázdne alebo okrem rozpoznateľných dátumov obsahovať aj textové hodnoty.
• Prepínanie režimov plánovania: Pri úlohe môžete prepínať to, či je manuálne alebo automaticky naplánovaná. Postupujte však opatrne. Keď zmeníte manuálne naplánovanú úlohu na automaticky naplánovanú úlohu, Project bude musieť spraviť určité rozhodnutia. Ak by bolo trvanie úlohy nastavené na možnosť Pol mesiaca, Project pri nastavení automatického naplánovania úlohy zvyčajne nastaví odhadované trvanie 1 deň?. Koniec koncov, nemôžete od Projectu očakávať, že bude vedieť, že pol mesiaca znamená dva týždne.
• Ovládanie sklzu: Ak sa manuálne naplánovaná úloha musí oneskoriť v dôsledku sklzu, nasledujúce úlohy sa automaticky neposunú. Projektoví manažéri sa môžu rozhodnúť, či chcú zachovať pôvodné dátumy, ak zdroje môžu pokračovať podľa plánu, alebo oneskoriť nasledujúce úlohy v prípade pevných závislostí.
• Dosahy riadenia úsilím: Manuálne naplánované úlohy nemožno nastaviť tak, aby boli riadené úsilím. Trvanie manuálne naplánovanej úlohy sa nezmení, keď k nej priradíte alebo od nej odoberiete viacero zdrojov. Ďalšie informácie nájdete ďalej v tomto článku.

V nasledujúcej tabuľke sa uvádza, ako sú definované a použité atribúty programu Project pre manuálne a automaticky naplánované úlohy.

Položka	Manuálne naplánované	Automaticky naplánované
Trvanie	Môže predstavovať číslo, dátum alebo textové informácie, napríklad 14d alebo pol mesiaca. Ak hodnota nie je v rozpoznateľnom formáte pre trvanie, program Project ju nepoužije pri plánovaní projektu.	Použiť možno iba čísla, ktoré predstavujú dĺžku času a jednotky, napríklad 14d alebo 2 mesiace.
Práca	Použiť možno iba čísla, ktoré predstavujú dĺžku času a jednotky, napríklad 14d alebo 2 mesiace.	Použiť možno iba čísla, ktoré predstavujú dĺžku času a jednotky, napríklad 14d alebo 2 mesiace.
Zdroje	Je možné priradiť k úlohám. Program Project nepoužíva kalendáre zdrojov pri plánovaní úloh.	Je možné priradiť k úlohám. Použité programom Project ako pomôcka pri stanovení najlepšieho plánovania. Zmení trvanie úloh, ak sú nastavené ako riadené úsilím, na rozdiel od manuálne naplánovaných úloh.
Počiatočný dátum	Môže predstavovať číslo, dátum alebo textové informácie, napríklad 30. januára alebo Už čoskoro. Ak hodnota nie je v rozpoznateľnom formáte pre čas, program Project ju nepoužije pri plánovaní projektu.	Použiť možno iba informácie o dátume. Použiť však môžete aj hodnoty dnes a zajtra, ktoré program Project vyhradzuje pre automaticky plánované hodnoty.
Koncový dátum	Môže predstavovať dátum alebo textové informácie, napríklad 30. januára alebo Už čoskoro. Program Project ju nepoužíva pri plánovaní projektu.	Použiť možno iba informácie o dátume. Použiť však môžete aj hodnoty dnes a zajtra, ktoré program Project vyhradzuje pre automaticky plánované hodnoty.
Obmedzenia	Ignorované programom Project.	Použité programom Project ako pomôcka pri stanovení najlepšieho plánovania.
Závislosti (prepojenia)	Môžu byť použité, ale nezmenia plánovanie úlohy. Prepojenia úlohy však pri prvom použití spôsobia preplánovanie úlohy.	Môžu byť použité a zmenia plánovanie úlohy.
Kalendáre projektu a zdrojov	Ignorované programom Project.	Použité programom Project ako pomôcka pri stanovení najlepšieho plánovania.

Automaticky naplánované úlohy

Automaticky naplánované úlohy predstavujú klasický spôsob, akým program Project plánuje úlohy. Automatické plánovanie predstavuje vysoko štruktúrovaný a systematický zdroj na spravovanie plánov projektu. Na základe zadania údajov od používateľov, napríklad trvania úlohy, plánovanej práce, počtu zdrojov a dátumov obmedzení program Project vypočíta najskoršie a najneskoršie dátumy úloh na dosiahnutie optimálneho plánu.

Program Project naplánuje projekt na základe zadaných informácií o nasledujúcich položkách:

• Projekt ako celok
• Jednotlivé pracovné položky (nazývané úlohy) potrebné na dokončenie projektu.
• V prípade potreby aj zdroje potrebné na dokončenie týchto úloh.

Ak sa po vytvorení plánu zmenia informácie o projekte, môžete dané úlohy a zdroje aktualizovať a program Project automaticky upraví daný plán.

Pre každú úlohu môžete zadať jednu alebo všetky nasledujúce položku:

• Trvanie
• Závislosti úloh
• Obmedzenia

Na základe týchto informácií program Project vypočíta dátum začatia a dokončenia pre každú úlohu.

Zdroje môžete zadať do projektu a potom ich priradiť k úlohám, čím určíte, ktorý zdroj je zodpovedný za dokončenie jednotlivých priradených úloh. Pomôže to nielen plánovať obsadenie projektu, aj aj vypočítať požadovaný počet strojov alebo množstvo spotrebovaného materiálu. Ak zadáte zdroje, plány úloh sa ďalej spresnia podľa nasledujúcich informácií o zdrojoch:

• Práca
• Jednotky
• Čas práce a mimopracovný čas vložený do kalendárov

Plánovanie môžu ovplyvniť ďalšie prvky, ako napríklad predstih a oneskorenie prepojení, typy úloh, dostupnosť zdrojov a riadiaci zdroj. Pochopenie vplyvu týchto prvkov vám teda pomôže udržať a upraviť plán podľa potreby.

Zmena režimov plánovania úloh

Môžete prepínať plánovanie úlohy medzi automatickým a manuálnym nastavením (vyberte položkuMožnosti>súboru>,Plán). Pri zmene režimov úloh majte na pamäti nasledujúce skutočnosti:

• Pri úlohe, ktorá sa nastaví na automatické plánovanie, sa trvanie a dátumy nastavia podľa predvolených nastavení Projectu. Project napríklad zmení manuálne naplánovanú úlohu s trvaním Niekoľko týždňov na predvolenú hodnotu 1 deň?. Pri zmene na automaticky naplánovanú úlohu sa v prípade úlohy s manuálne zadaným počiatočným dátumom s hodnotou zajtra zmení jej začiatok na počiatočný dátum projektu.
• Pri úlohe zmenenej na manuálne naplánovanú úlohu sa zachová jej trvanie a dátumy. Po zmene na manuálne naplánovanú úlohu však trvanie a dátumy môžu predstavovať ľubovoľnú hodnotu čísla, textu alebo dátumu.

Na začiatok stránky

Ako časová rezerva ovplyvňuje plán?

Odchýlka (označuje sa aj ako časová rezerva) pomáha pri hľadaní tých úloh, ktoré sa môžu predĺžiť bez toho, aby sa zmenil koncový dátum projektu. Možno budete potrebovať zobraziť úlohy, ktoré môžu mať časovú rezervu či sklz bez toho, aby ovplyvnili kritickú cestu (celková časová rezerva), alebo úlohy, ktoré môžu mať sklz bez toho, aby ovplyvnili úlohu, s ktorou sú prepojené (voľná časová rezerva).

Existujú dva spôsoby zobrazenia časovej rezervy v pláne.

• V Ganttovom grafe vyberte položku Formát Ganttovho grafu a potom začiarknite políčko Odchýlka . Časová rezerva sa zobrazí ako tenká čiara pripojená na koniec alebo začiatok pruhov v Ganttovom grafe.
• Použite zobrazenie podrobného Ganttovho grafu. Vyberte položku Zobraziť>viac zobrazení a potom položku Podrobný Ganttov diagram. Vyberte položku Použiť. V Ganttovom grafe vyberte položku Tabuľky > – Plán.

V súvislosti s časovou rezervou je potrebné pamätať na niekoľko skutočností:

Tipy a triky	Vysvetlenie
Dávajte pozor na neflexibilné obmedzenia	Ak má úloha, ktorá má obmedzenie k určitému dátumu, predchádzajúci úlohu, ktorá skončí príliš neskoro na to, aby mohla nadväzujúca úloha začať v dátume určenom týmto obmedzením, môže dôjsť k zápornej časovej rezerve. Záporná časová rezerva ešte viac obmedzí koncový dátum projektu.
Dátumy termínov menia celkovú časovú rezervu	Dátumy termínov môžu ovplyvniť celkovú časovú rezervu úloh. Ak zadáte dátum termínu pred koncom celkovej časovej rezervy úlohy, celková časová rezerva úlohy sa prepočíta s použitím dátumu termínu a nie najneskoršieho možného koncového dátumu úlohy. Ak celková časová rezerva dosiahne nulu, úloha sa stane kritickou.

Na začiatok stránky

Ako dátumy termínov ovplyvňujú plán?

Dátumy termínov zvyčajne neovplyvňujú plánovanie úloh. Používajú sa na označenie cieľového dátumu, ktorý si nechcete nechať ujsť, bez toho, aby bolo potrebné nastaviť obmedzenie úlohy, ktoré by mohlo ovplyvniť plánovanie v prípade zmeny predchádzajúcich úloh. Úloha s termínom sa naplánuje rovnako ako akákoľvek iná úloha, ak však táto úloha skončí po určenom termíne, Project zobrazí indikátor, ktorý vás informuje o prekročení termínu úlohy.

Ak chcete skontrolovať alebo zmeniť termín úlohy, vyberte úlohu a potom položku Informácie o úlohe>. Na karte Rozšírené použite pole Konečný termín .

Dátumy termínov môžu ovplyvniť celkovú časovú rezervu úloh. Ak zadáte dátum termínu pred koncom celkovej časovej rezervy úlohy, celková časová rezerva úlohy sa prepočíta s použitím dátumu termínu a nie najneskoršieho možného koncového dátumu úlohy. Ak celková časová rezerva dosiahne nulu, úloha sa stane kritickou.

Môžete nastaviť termíny pre súhrnné úlohy a individuálne úlohy. Ak je termín súhrnnej úlohy v konflikte s ktoroukoľvek čiastkovou úlohou, indikátor termínu bude signalizovať zmeškaný termín medzi čiastkovými úlohami.

Termíny termínov však môžu ovplyvniť spôsob plánovania úloh, ak nastavíte dátum termínu pre úlohu s obmedzením typu ALAP. Úloha sa naplánuje tak, aby skončila v dátume termínu, hoci úloha by inak mohla skončiť po termíne, ak by došlo k sklzu jej predchádzajúcich úloh.

Na začiatok stránky

Ako kalendáre ovplyvňujú plán?

Kalendáre určujú štandardný pracovný a mimopracovný čas, napríklad víkendy a sviatky, pre projekt.

Kalendáre projektu slúžia na určenie dostupnosti zdrojov, spôsobu plánovania zdrojov priradených k úlohám a spôsobu plánovania samotných úloh. Kalendáre projektov a úloh sa používajú pri plánovaní úloh, a ak sú k úlohám priradené zdroje, použijú sa aj kalendáre zdrojov.

Kalendáre navzájom prepisujú svoje nastavenia takto:

1. po vytvorení úlohy kalendár projektu úlohu naplánuje,
2. po pridaní zdroja k úlohe sa plánovanie úlohy riadi kalendárom zdrojov,
3. Keď pridáte kalendár úlohy k úlohe a nastavíte kalendár na možnosť Plánovanie ignoruje kalendáre zdrojov v poli Úloha – informácie , plánovanie sa riadi kalendárom úloh a ignoruje sa plán zdrojov priradených k úlohe.

Ak chcete pracovať s kalendármi, vyberte položku Projekt a potom položku Zmeniť pracovný čas.

Typ kalendára	Popis
Základné kalendáre	Predstavujú základ pre ostatné typy kalendárov. Základný kalendár môžete vybrať aj ako kalendár projektu a môžete ho použiť pre úlohy ako kalendár úloh alebo na nastavenie predvolených hodín pre kalendár zdrojov. Vlastný základný kalendár môžete prispôsobiť pomocou akýchkoľvek poskytnutých základných kalendárov. V Projecte sú k dispozícii tri základné kalendáre: Štandardný kalendár Standard je predvoleným kalendárom projektu a predstavuje základ kalendárov zdrojov. Tento kalendár znázorňuje tradičný pracovný plán: od pondelka do piatka, od 8:00 do 17:00, s hodinovou prestávkou. 24-hodinový kalendár 24-hodinový kalendár znázorňuje plán, ktorý neobsahuje vôbec žiadny mimopracovný čas. 24-hodinový kalendár možno použiť v prípade celodenného plánovania zdrojov a úloh na rôzne zmeny alebo v prípade, že na úlohách nepretržite pracujú zdroje vybavenia. Nočná zmenaKalendár Nočná zmena znázorňuje plán zmien od pondelkovej noci do soboty rána, od 23:00 do 8:00, s hodinovou prestávkou.
Kalendáre projektu	Nastavujú štandardný pracovný a mimopracovný čas pre projekt ako celok. Ak sa nepoužívajú kalendáre zdrojov alebo kalendáre úloh, úlohy sa predvolene naplánujú počas pracovného času v rámci kalendára projektu.
Kalendáre zdrojov	Zvyčajne sú založené na kalendári projektu v čase vytvorenia zdroja. Môžete zmeniť pracovný alebo mimopracovný čas pre konkrétne zdroje alebo množiny zdrojov, čím sa zabezpečí naplánovanie zdrojov len vtedy, keď sú k dispozícii na prácu. Ak ste zmenili pracovný alebo mimopracovný čas v kalendári zdroja a daný zdroj je priradený k úlohe, úloha sa naplánuje počas pracovného času v kalendári zdroja. Môže to ovplyvniť aj koncový dátum úlohy. Zdroje môžu buď dediť mimopracovný čas zo základného kalendára, alebo prepísať tento čas nastaveniami mimopracovného času v kalendári zdroja.
Kalendáre úloh	Možno ich použiť na definovanie pracovných časov pre úlohy mimo pracovných časov v kalendári projektu. Kalendáre úloh sa vytvárajú rovnako ako iné kalendáre. Keď je kalendár úlohy priradený k úlohe a zdroj priradený k tejto úlohe má vo svojom kalendári zdroja iný pracovný čas, úloha sa naplánuje v prekrývajúcom sa pracovnom čase oboch kalendárov. V rámci úlohy však môžete nastaviť aj možnosť, aby sa ignorovali kalendáre zdrojov a úloha sa naplánovala aj v mimopracovnom čase zdroja. Ak pre úlohu nie je určený žiaden kalendár úlohy, na naplánovanie úlohy sa použije kalendár projektu.

Na začiatok stránky

Ako priradenia zdrojov ovplyvňujú plán?

Ak nepriradíte zdroje úlohám v projekte, program Project vypočíta plán na základe trvaní, závislostí úloh, obmedzení a informácií z kalendárov projektu a úloh. Ak priradíte zdroje, úlohy sa taktiež naplánujú podľa kalendárov zdrojov a jednotiek priradenia, čím sa zabezpečí presnejšie plánovanie.

Priradenie je priradenie konkrétnej úlohy s konkrétnym zdrojom, ktorý je zodpovedný za dokončenie úlohy. K úlohe možno priradiť aj viacero zdrojov. K úlohám možno priraďovať pracovné zdroje, materiálové zdroje a nákladové zdroje. Na rozdiel od pracovných zdrojov, priradenie materiálových alebo nákladových zdrojov k úlohe nemá vplyv na plánovanie úloh.

V projekte máte napríklad úlohu s názvom Návrh špecifikácií. K dispozícii máte technický zdroj, inžiniera Šimona. Ak priradíte Šimona k úlohe Návrh špecifikácií, plánovanie tejto úlohy bude okrem trvania, závislostí úloh, obmedzení a kalendárov závisieť aj od Šimonovho kalendára zdroja a jednotiek priradenia.

Okrem plánovania podľa informácií o úlohe bude mať program Project po priradení zdrojov k úlohám v projekte k dispozícii dodatočné informácie o zdrojoch a priradení, ktoré môže použiť pri výpočte informácií o pláne, vrátane týchto informácií:

Atribút alebo nastavenie zdroja	Vysvetlenie
Práca	množstvo práce alebo práce nadčas, ku ktorému je zdroj priradený, a spôsob, akým je táto práca rozložená v čase, Distribúciu práce v čase môže ovplyvniť aj rozvrh práce.
Jednotky priradenia	Počet jednotiek priradenia pre zdroj v úlohe, t. j. čiastočný úväzok, plný úväzok alebo viacnásobné priradenie.
Typ úlohy	Typ úlohy, ktorý ovplyvňuje zmeny plánu v prípade revízie existujúceho priradenia. K trom typom úloh patrí pevná jednotka, pevná doba trvania a pevná práca.
Riadený úsilím	Ak je úloha riadená úsilím, po pridaní alebo odstránení zdrojov v priradení zostane práca v rámci úlohy konštantná a prerozdelí sa medzi zdroje. Napríklad pri úlohách s pevnými jednotkami je jedným výsledkom to, že ak sa priradí úlohe viac zdrojov, na dokončenie úlohy je potrebné kratšie trvanie. Ďalšie informácie o nastavení riadenia úsilím.
Kalendáre	Kalendáre zdrojov. Program Project naplánuje priradené zdroje na základe pracovného a mimopracovného času uvedeného v kalendároch zdrojov.
Rozvrhy práce	Rozvrhy práce umožňujú podrobne nastaviť, kedy zdroje pracujú na úlohách, napríklad v nábehovej fáze. V zobrazení Použitie úlohy kliknite pravým tlačidlom myši na zdroj priradený k úlohe a potom v zozname Rozvrh práce vyberte preddefinovanú schému práce. Po výbere schémy môžete manuálne upraviť hodiny v časti zobrazenia použitia s rozložením na časové fázy.

Ak chcete priradiť zdroje k úlohám, vyberte kartu Zdroj a potom položku Priradiť zdroje.

Na začiatok stránky

Získajte ďalšie technické informácie o plánovaní v programe Project

• Pridanie sviatkov a dní voľna
• Zobrazenie kritickej cesty ako pomôcky pri nastavení koncového dátumu projektu
• Nastavenie počiatočného (alebo koncového) dátumu projektu
• Plánovanie zhora nadol

Na začiatok stránky