|
Ak plánujete sledovať informácie o nákladoch, ste na správnom mieste. Naučte sa, kam zadať podrobnosti o jednotlivých nákladových položkách tak, aby ste si v priebehu projektu mohli z času na čas zobraziť celkové náklady a analyzovať ich.
Ak viete, na čo idú vaše peniaze, môžete prijímať lepšie rozhodnutia, aby ste dodržali rozpočet na dokončenie projektu. |
Úvodné tipy na riadenie nákladov
Tento článok predstavuje jeden z mnohých cieľov riadenia projektov uvádzaných v Návode na riadenie projektov.
-
Odhadovanie projektových nákladov História nákladov projektov, ktoré sa podobajú na projekt, ktorý plánujete, môže byť užitočná, keď začnete. Pomáha predchádzať nákladným chybám. Ak má vaša organizácia odborníkov na Project Management Office (PMO), môžete s nimi prediskutovať aj svoje plány nákladov a rozpočtu alebo požiadať skúseného a skúseného člena tímu, aby preskúmal odhady nákladov na úlohy a zdroje. Odhady nákladov sú zložité – väčšie organizácie sa riadia pokynmi PMO alebo odhadmi nákladov na zamestnancov.
-
Informácie o typoch nákladov v Projecte Väčšina projektových nákladov pochádza z pracovných zdrojov – ľudí, ktorí pracujú na priradených úlohách, alebo materiálov a zariadení potrebných na dokončenie projektu. Náklady na zdroje väčšinou vychádzajú z hodinovej sadzby alebo jednotkovej ceny, ale môže ísť aj o jednorazové náklady, ako napríklad poplatky za konzultácie, náklady na dodávateľov alebo cestovné náklady. Náklady, ktoré nesúvisia so zdrojmi, sa zvyčajne uvádzajú ako pevné náklady na konkrétne úlohy alebo celý projekt.
-
Zadávanie nákladov Náklady na zdroje sa zadávajú v zobrazení hárka zdrojov pre hodinových pracovníkov, platených pracovníkov, dodávateľov, materiálové náklady alebo iné jednorazové náklady na zdroje, ako sú napríklad náklady na poistenie alebo dlhopisy. Náklady na úlohy sa zadávajú do tabuľky nákladov, ktorú môžete pridať do ľubovoľného hárka úloh.
-
Získanie celkových nákladov Project vypočíta celkové náklady všetkých nákladov, ktoré zadáte, aby ste mohli rýchlo zistiť, ako sa náklady projektu zhodujú. Tieto informácie potom môžete zdieľať s ostatnými účastníkmi projektu, ktorých tieto informácie zaujímajú.
-
Nastavenie rozpočtu Ak celkové náklady pripomínajú rozpočet, ktorý ste vy a účastníci projektu mali na mysli pre projekt, uložením pôvodného plánu sa tieto celkové náklady stanovia ako rozpočet projektu. Zvyčajne sa to robí po zadaní všetkých informácií potrebných pre projekt ešte pred začatím práce. Rozpočet pôvodného plánu sa požaduje vtedy, ak plánujete sledovať a riadiť náklady, a ak budete v priebehu projektu vykonávať analýzu získanej hodnoty za účelom analýzy odchýlok nákladov projektu. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie a uloženie pôvodného plánu.
-
Analýza nákladov Exportujte údaje nákladov do Excelu a vykonajte hĺbkovú analýzu údajov prostredníctvom excelových kontingenčných tabuliek, grafov a ďalších funkcií, napríklad podmieneného formátovania a kriviek (znázornené na nasledujúcom obrázku).
Prípadne použite vizuálne zostavy v Projecte a zobrazte kontingenčné grafy získanej hodnoty (známe ako S krivka).
Údaje v Projecte môžete ďalej využiť na vytvorenie rozšírených analýz získaných pomocou analytických funkcií ANOVA doplnku Analysis ToolPak v Exceli. Project vám poskytuje nekonečné možnosti na analyzovanie nákladov.
Zadávanie nákladov do projektu
|
Zadanie nákladov pre zdroje |
To najdôležitejšie na začiatok – začnite zadaním mzdových sadzieb pracovníkov a jednotkových sadzieb za materiál potrebný na dokončenie projektu. Potom zadajte pevné náklady na zdroje pre vybavenie spolu so všetkými jednorazovými nákladmi, ktoré chcete v projekte sledovať. Project automaticky vypočítava skutočné náklady založené na skutočnej práci a materiáloch spotrebovaných pri plnení úloh, avšak v prípade potreby môžete zadať aktuálne náklady vynaložené na priradenú úlohu, ktorá sa dokončila. |
|
Zobrazenie celkových nákladov na projekt |
Po zadaní nákladov na zdroje, úlohy alebo oboje skontrolujte celkové náklady a zistite, či je ich potrebné upraviť, aby sa dodržali plánované náklady. |
|
Výber správnej zostavy |
V určitom bode možno budete chcieť oboznámiť ostatných ľudí vo vašej organizácii s informáciami o nákladoch projektu. Použite na to preddefinované zostavy nákladov, napríklad Peňažný tok a Hlásenie o získanej hodnote, alebo údaje nákladov zobrazte ihneď pomocou vizuálnej zostavy, napríklad kontingenčného grafu Excelu alebo kontingenčného diagramu Visia. |
Riadenie projektových nákladov
|
Nastavenie a uloženie pôvodného plánu |
Po zadaní odhadovaných nákladov ich uložte spolu s pôvodným plánom a vytvorte tak rozpočet. Toto vám umožní porovnávať plánované náklady s aktuálnymi nákladmi, ktoré sa vyskytnú v priebehu projektu, a odhadnúť, či vaše projektové náklady dodržia alebo prekročia rozpočet. |
|
Sledovanie plánovaného priebehu, jednoduché až pokročilé |
Sledujte napredovanie práce na jednotlivých úlohách a kumulovanie skutočných nákladov, aby ste vedeli určiť, či projekt dodrží rozpočet alebo hrozí jeho prekročenie. |
|
Analýza získanej hodnoty pre laikov |
V ľubovoľnom momente projektu môžete vykonať analýzu získanej hodnoty a zistiť, či boli peniaze minuté v súlade s vykonanou prácou a či sú náklady v súlade s nákladmi pôvodného plánu, ktorý ste stanovili pre úlohy, zdroje a priradenia. |
